LA PLANEACION

Ramón R. Abarca Fernández 2

“Una organización que busca la calidad sin una

misión, visión y objetivos claros, es como un barco en el que todo funciona bien, pero que no sabe a donde vá.”

Alfredo Acle.

Definición de Planeación

• Proceso que incluye la definición de objetivos de la organización.

• Determina la estrategia para alcanzar dichos objetivos

• Desarrolla una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades.

Planeación

• Propósitos: – Establece un esfuerzo coordinado

– Reduce la incertidumbre

– Reduce las actividades redundantes.

– Establece objetivos.

Objetivos Organizacionales: Cimientos de la Planificación

• Son metas a las cuales apunta un sistema administrativo abierto

• Fluyen naturalmente de la misión o propósito.

• PRINCIPIO DE LA UNIVERSALIDAD

La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materiales, presupuesto etc. • PRINCIPIO DE RACIONALIDAD Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos deben ser necesarios para lograrlos. • PRINCIPIO DEL COMPROMISO El tiempo es un factor de crucial importancia cuando se está definiendo plan, por eso debe determinarse con mucha precisión, ”No hay un tiempo estándar para planear”. Solo se deben comprometer fondos para planeación que se puedan asumir. • PRINCIPIO DE LA PREVISIÓN Cuando un plan se basa en estudios y experiencias anteriores. Este adquiere tal consistencia que intenta reducir al máximo sus errores. • PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD Los planes deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rígidas. • PRINCIPIO DE CONTINUIDAD Los planes deben formularse teniendo en cuenta el anterior, de manera que se eviten recesos por alteraciones en el plan.

Principios de la planeación

Etapas de la planeación (Koontz)

1.Conciencia de las oportunidades. Advertir una oportunidad es el punto inicial real de la planeación. “Se debe conocer la posición en la que nos encontraremos a la luz de los puntos fuertes y las debilidades, comprender por qué se desea reducir la incertidumbre y saber cuales son las expectativas de ganancias. La fijación de objetivos realista depende de este conocimiento, “la planeación exige un diagnóstico realista de la situación de las oportunidades”

2. Establecimiento de objetivos. Consiste en establecer los objetivos para la empresa en general, y después para cada área.

3. Consideración o desarrollo de premisas. Las premisas son suposiciones sobre el ambiente en

que ha de ejecutarse el plan. En la organización se debe desarrollar, divulgar y lograr acuerdos para utilizar premisas críticas de planeación, como por ejemplo: pronósticos, políticas, etc. Para el desarrollo de premisas, los planificadores deben preguntarse: ¿cuál será el mercado? ¿cuál será el volumen de ventas? ¿qué precios tendré? ¿cuánto costará? ¿cuáles son las tendencias del mercado en el largo plazo? ¿cómo financiaré la expansión territorial?

4. Determinación de cursos alternativos de

acción. Consiste en examinar cuáles pueden ser los distintos

caminos o cursos alternativos de acción que nos permiten alcanzar los objetivos.

5. Evaluación de cursos alternativos de acción.

Después de buscar los cursos alternativos de acción y examinar sus

fortalezas y debilidades, debemos evaluarlas mediante una comparación

entre estos y las metas fijadas. En este caso es útil la investigación de

operaciones, las matemáticas y la informática

6. Selección de un curso de acción.

El administrador debe elegir o hacer el proceso de toma de decisiones.

7. Formación de planes derivados.

Para realizar el plan básico se requiere de planes derivados como

respaldo.

8. Elaboración del presupuesto.

El plan se convierte en números. El presupuesto de una empresa es la

suma total de los ingresos y gastos, con las utilidades

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

Misión

Visión

Objetivos

Estrategias

Políticas y reglas

Procedimientos

Programas

Presupuestos

MISION

Es la razón de ser de la organización, para qué existe, cuál es su función social, qué hace o debe hacer. Es el punto de partida de la estrategia y lo que le da cohesión e integridad a la organización La Misión debe: Tener estabilidad en el tiempo aunque puede ser ajustada Quedar claramente definida, escrita y divulgada a todos los trabajadores de la organización

• Comprensión compartida de lo que debe ser la organización y cómo debe cambiar • Imagen mental de un estado futuro deseable y posible para la organización La Visión debe: • Comprometernos de corazón • Movilizar nuestra conciencia • Motivar las preocupaciones y necesidades profundas. • Estar basada en dos profundas necesidades humanas: calidad y dedicación • Reflejar los valores prioritarios • Engendrar autorreflexión personal

Visión

MISIÓN – CLINICA SANTAMARIA • Nuestra razón de ser, brindar atención en salud con calidez humana y calidad técnico

científica, de manera que pacientes, familiares y aseguradores reciban servicios oportunos,

accesibles, pertinentes y confiables; para lo cual se dispone con personal idóneo,

responsable, competente, respetuoso y satisfecho, que impulsando el trabajo en equipo

optimiza los recursos de la institución para así lograr la satisfacción de nuestros clientes.

Somos cultivadores de esperanza, luchamos incansablemente para la recuperación,

bienestar y confort de todos los usuarios, nuestro interés, mejorar la calidad de vida del

departamento y la región.

o VISION La Clínica Santa María SAS, Se concibe en el 2012 como una entidad prestadora de

servicios de salud Acreditada que constara con una planta física suficientemente bien

dotada con equipos de alta tecnología, recurso humano con un alto nivel científico, con

gran sentido de pertenencia, quienes a través de su compromiso y unión, lograrán la

satisfacción de nuestros usuarios, manteniendo el liderazgo en el departamento de

Sucre y regiones de córdoba y Bolívar, ayudando a construir cultura de calidad en la

atención, hábitos de vida saludables, empleo y educación en salud.

A pesar de que un objetivo debe lograrse en el futuro se determina un lapso específico para su realización

OBJETIVOS

• Son declaraciones cualitativas o cuantitativas de las aspiraciones de un individuo o grupo de individuos dentro de una organización • Es un estado futuro deseado de una organización o de uno de sus elementos • Son las metas que se persiguen, que prescriben un ámbito definido y sugieren la dirección a los esfuerzos de planeación de una organización

OBJETIVOS CLINICA SANTAMARIA

• Ser la mejor IPS de la región

• Organización centrada en sus clientes

• Mejoramiento continúo en búsqueda de la excelencia

• Prepararse para la apertura económica

• Mantener la viabilidad financiera

OBJETIVOS DE CALIDAD

• Garantizar los derechos de todos nuestros usuarios

• Alcanzar niveles adecuados de satisfacción de los usuarios con respecto

a los servicios ofrecidos

• Garantizar que los servicios que presta nuestra institución se realicen

por personal competente, comprometido y amable.

• Mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad para asegurar la

satisfacción de nuestros usuarios y el cumplimiento de las normas

vigentes.

• Prestar a nuestros usuarios servicios de salud integrales, con el mínimo

de riesgos, en forma oportuna, con eficiencia, eficacia y continuidad.

• Lograr rentabilidad social y financiera a través del fortalecimiento de la

gestión institucional y del apoyo logístico.

Otros objetivos

Hewlett – Packard (HP)

• Lealtad de los clientes: Ofrecer productos, servicios y soluciones de la más alta calidad y entregar más valor a nuestros clientes ganando su respeto y lealtad.

• Ganancia: Lograr una ganancia suficiente para financiar

el crecimiento de nuestra empresa, crear valor para nuestros accionistas y proveer los recursos que necesitamos para alcanzar los otros objetivos corporativos.

• Liderazgo del mercado: Crecer mediante el ofrecimiento

continuo de productos, servicios y soluciones útiles y significativos a los mercados que ya atendemos y expandirnos en nuevas áreas que profundizan nuestras tecnologías, capacidades e intereses de los clientes.

POLÍTICAS DE LA CLINICA • El beneficio institucional y de la empresa prima sobre el individual o el colectivo de un

grupo de sus componentes.

• Mantener la identidad corporativa mediante una gestión flexible y abierta

permanentemente a los cambios del entorno y los requerimientos de los clientes.

• La Organización dispondrá de la estructura funcional y la infraestructura física requerida

para alcanzar los grandes propósitos institucionales.

• El talento humano es el mayor patrimonio de la institución, para su selección y

vinculación solo se tendrán en cuenta los méritos personales.

• La satisfacción de los clientes, la rentabilidad, la calidad y la tecnología de punta son los

pilares de la institución.

• El cumplimiento de los valores institucionales es obligatorio para todos los integrantes

de la institución y quienes interactúen con ella.

• La Institución como entidad no tomará partido político en sus actuaciones, respetando

la libertad personal en este sentido.

• La Institución profesa los principios doctrinales de la Iglesia Católica pero respeta los

demás credos.

• Mantener un sistema de comunicación formal y ágil, basado en hechos y datos que sea el

punto de partida para todas las decisiones.

OTRAS PÒLITICAS

Nestlé

• Entrar en Nestlé: La política de Nestlé consiste en contratar colaboradores dotados de una personalidad y de actitudes profesionales que les permitan desarrollar una relación de largo plazo con la empresa.

• El empleo en Nestle: Nestlé fomenta una política de

contratación de largo plazo. Cuando una actividad no pueda ser mantenida dentro del grupo, se tomarán medidas razonables para evitar despidos colectivos, identificando en la medida de lo posible, a una empresa externa dispuesta a retomar la actividad de Nestlé en acción.

REGLAS

Reglas de seguridad de una empresa industrial mexicana:

• No fumar en las áreas de trabajo. Está estrictamente

prohibido fumar en la planta y patios exteriores, excepto en sanitarios y comedor.

• No limpiarse la ropa con el aire comprimido. Si desea

limpiarse la ropa de partículas, hágalo con la mano y nunca con aire comprimido o utilice un cepillo de cerda suaves y al momento de cepillarse hágalo dirigiendo el movimiento en dirección a sus pies o hacia abajo y nunca hacia su cara.

“Técnica y arte de concebir, preparar y dirigir las operaciones militares” “Habilidad para dirigir un asunto y lograr su objetivo”

Diccionario de la Real Lengua Española

• Las formas de lograr los objetivos • Las formas de moverse de la realidad a la visión • Arte para definir las vías para vencer, sortear, saltar o irse por debajo de las barreras • Son las fuentes de diferentes tácticas.

Estrategias

Estrategias Las estrategias propiamente son un conjunto amplio de orientaciones y programas con un horizonte de mediano plazo, ayuda a alcanzar, la razón de ser de la empresa (misión), los objetivos (visión) y sus planes de acción. Clínica SANTAMARIA: CONVENIOS CON

OTRAS ESTRATEGIAS

Mc Donalls: Franquicia

Fabricato. Exportación

Empresas de aceites en Colombia: Alianza Team

Sony: innovación

Sab Miller – Bavaria: Adquisición

Caterpillar: Global

Estrategia organizacional

La estrategia comprende:

Valores

Programas

• Promoción y Prevención

• Adulto Mayor

• RESULTADOS DEL PROGRAMA PHVA

• En las varias reuniones en donde participaron representantes de todos

los estamentos de la organización se indagó sobre el, “qué es la Clínica

Santa María”, “qué hace”, “para qué lo hace”, “cómo lo hace” y “quien lo

hace” encontrándose muchas respuestas que en el fondo tenían un

significado común pero que denotaba la carencia de un proceso forma

de las definiciones básicas.

PRESUPUESTO

Es la habilidad para entender el entorno, identificar e interpretar las

tendencias que pueden afectar la habilidad de la organización para

desarrollar la misión

Es ampliar la visión, observar, interpretar e integrar las diferentes

variables, es decir, visualizar posibles escenarios que configuran el

entorno y afectan a la organización, para ubicar en forma viable

una estrategia

La visión de futuro que se requiere desarrollar para un adecuado

pensamiento estratégico se concreta en el concepto de

prospectiva estratégica

El pensamiento estratégico

Es una planeación a largo alcance que se centra en la organización como un todo. El proceso de planeación estratégica consiste fundamentalmente en

responder a las siguientes preguntas:

• ¿Quiénes somos? Misión

• ¿En dónde estamos? Diagnostico

• ¿Para dónde vamos? Futuro probable

• ¿Hacia dónde queremos ir? Futuro deseable

• ¿Hacia dónde podemos ir? Visión del futuro

Planeación Estratégica

VISIÓN

MISIÓN

DIAGNÓSTICO

SITUACIÓN ACTUAL

BARRERAS

OBJETIVOS AÑO 1

OBJETIVOS AÑO 2

OBJETIVOS AÑO 3

PLANES DE ACCIÓN

PLANES DE ACCIÓN

PLANES DE ACCIÓN

IMPLICADOS

ENTORNO

MODELO DE CAMBIO ESTRATÉGICO

SUEÑOS

VISIÓN

MISIÓN

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

BARRERAS

ESTRATEGIAS

PLANES DE

ACCIÓN

ACCIÓN

Valor de la utopía, imaginación, arte y creatividad

Saber hacia donde vamos

Quienes somos, razón de existencia. Identidad, “Guía de acción”

Dificultades y limitaciones, debilidades y amenazas

Vías para alcanzar la Misión y los objetivos

Acción, guía, cuándo, con qué recurso, quiénes

MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Categoría rectora de la organización

Características de la planeación estratégica

1. Esta proyectada a largo plazo 2. Está orientada hacia las relaciones entre la empresa y su ambiente de tarea,

en consecuencia, está sujeta a la incertidumbre de los acontecimientos ambientales.

3. Incluye la empresa como totalidad y abarca todos sus recursos para obtener el efecto sinérgico de toda la capacidad y potencialidad de la empresa, comportamiento global y sistèmico.

1. Determinación de los objetivos empresariales ¡Cuál es el camino?

2. Análisis ambiental externo ¿Qué hay en el ambiente?

3. Análisis Organizacional interno ¿Qué tenemos en la empresa?

4. Formulación de las alternativas y elección de la estrategia. ¿Qué Hacer?

5. Elaboración de la planeación estratégica ¿ Cómo Hacer?

6. Implementación de la planeación estratégica mediante planes tácticos y operacionales?

Oportunidades y Amenazas

Potencialidad y vulnerabilidad

Fortalezas y Debilidades

Puntos fuertes y puntos débiles

Etapas de la planeación estratégica

Determinación de los objetivos empresariales

Los objetivos organizacionales se establecen en función de la misión y de la visión. Ejemplos: • Aumentar la producción con los mismos recursos disponibles • Disminuir costos operacionales • Mantener costos financieros y elevar los índices de liquidez.

OBJETIVOS

• Utilidad • Expansión • Seguridad • Autonomía

FORMULACION DE ALTERNATIVAS ESTRATÉGICAS

Adecuación entre los requerimientos para

aprovechar las oportunidades

ambientales y las fortalezas, y neutralizar

las amenazas ambientales y las debilidades internas

de la empresa

Determinación de los

objetivos empresariales

Análisis organizacional

fortalezas y debilidades de

la empresa)

Análisis ambiental

(oportunidades y

amenazas del ambiente)

PERFIL DE UN ANALISIS ORGANIZACIONAL

Nivel de la Empresa

AREAS DE LAS EMPRESAS

RECURSOS PRODUCCION MARKETING FINANZAS ADMINISTRACIÓN

FINANCIEROS

$ por Fábrica, por equipo, por

producto

$ por ventas, por promoción, por

servicios, por investigación de

mercado

$ por inversión a largo plazo, por

aplicación de recursos.

$ por sistema de planeación y control, por desarrollo gerencial.

FISICOS

# Localización de las fábricas. Grado de automatización

e integración

# Localización de las oficinas de ventas, de las

tiendas y servicio al cliente

# de accionistas o acreedores principales

Localización de las oficinas centrales

HUMANOS

Características del personal técnico y

de supervisión

Características del personal de ventas

Características del personal de finanzas y

contabilidad

Características de los gerentes y

personal de staff

SISTEMAS ORGANIZACIO

NALES

Sistemas de programación de

producción, compras y control

de calidad

Sistemas de distribución, de

servicios de crédito, de publicidad

Sistemas de flujo de efectivo, de planeación y

control presupuestario de

contabilidad

Sistemas de valores sociales de

planeación y control, de

recompensas, de autoridad.

Tipos de planeación

ALCANCE NIVELES TIPO DE PLANEACION

OBJETO

Largo plazo

Institucional

Estratégica

Elaboración del mapa ambiental para evaluación. Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Incertidumbre.

Mediano plazo

Intermedio

Táctica

Conversión e interpretación de estrategias en planes concretos en el nivel departamental.

Corto plazo

Operacional

Operacional

Subdivisión de planes tácticos de cada departamento en planes operacionales para cada tarea.

“Conjunto de reglas para la instrucción y ejercicio de la tropa para la realización de las operaciones militares” “Método o sistema para realizar una cosa y alcanzar un objetivo”

Diccionario de la Real Lengua Española

Tácticas

• Son las formas de moverse de la estrategia a la acción

• Son las fuentes de la acción

• Son a corto plazo en su perspectiva

• Representan las múltiples vías para garantizar la estrategia

• Poseen un enfoque operativo

“La estrategia es fácil, lo difícil son las tácticas.

Convertir las estrategias en realidad, en resultados y en un negocio productivo y competitivo, es posible si la gestión del día a día organizacional, la convertimos en tácticas que hagan posible el logro de resultados y metas definidas en el plan estratégico.

Planeación táctica

La planeación táctica es el conjunto de la toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos más limitados, plazo más cortos, áreas,. La planeación táctica está contenida en la planeación estratégica y no representa un concepto absoluto, sino relativo.

Nivel de Decisiones

( Se desarrolla en los escalones medios de la empresa.

Dimensión Temporal

( Esta dimensionada a mediano plazo)

Amplitud de efectos

( Las decisiones abarcan partes de la empresa, es decir, amplitud

departamental).

Características

Algunas de las características principales de la planeación táctica son: Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica.

• Es conducida o ejecutada por los ejecutivos de nivel medio (gerentes divisionales

o funcionales).

• Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa.

• Se maneja información externa e interna.

• Está orientada hacia la coordinación de recursos.

• Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.

Fundamentación

ESTRATÉGICA

PLAN DE LARGO PLAZO

Misión, visión, Valores,

Objetivos estratégicos

Análisis de asuntos críticos Objetivos de largo plazo

Planes de acción estratégicos

Análisis de asuntos críticos Metas

Planes de acción

Planes de trabajo Presupuestación

PLAN TÁCTICO 1 AÑO

PLAN DE OPERACIONES

1 AÑO

Ciclo de Planeación

Planeación Estratégica

3 - N AÑOS

SEGUIMIENTO

Define con claridad QUÉ se desea, CÓMO y

CUÁNDO se realizará y QUIÉN será el responsable.

Involucra cuatro elementos primordiales:

Planes de Acción

Áreas de resultados

claves

Metas

Análisis de problemas

críticos

Planeación táctica

Proceso de planeación táctica......

Dirección elabora el plan

estratégico

Informa a los gerentes del plan

estratégico

Cada gerente, con su personal,

elabora el plan táctico de su área y se coordina con los de otras áreas.

Aprobación del jefe inmediato

superior

Se implanta el plan táctico

No

Si

Periódicamente se evalúan

resultados y retroalimentan

¿Se lograron los planes?

Se continua con el proceso

Acción correctiva

Al final del proceso se

evalúan resultados y

retroalimenta al plan estratégico

No

Si

CLASES DE NIVELES DE PLANEACION EMPRESARIAL

Nivel de la Empresa

Tipos de la Planeación

INSTITUCIONAL ESTRATEGICA

TACTICO Mercadológica Financiera De Producción Recursos Humanos

OPERACIONAL

Plan de Ventas

Plan de Promoción

Plan de Publicidad

Plan de Investigación de

Mercados

Plan de Relaciones Públicas

Plan de Utilidades

Plan de Inversión

Plan de Flujo de caja

Plan Presupuestal de gastos

Plan de Ingresos

Plan de Producción

Plan de Mantenimiento

Plan de nuevos

equipos

Plan de Suministro

Plan de Racionalización

Plan de Carreras

Plan de salarios y remuneración

Plan de

entrenamiento

Plan de reclutamiento y

selección

Plan de Beneficios y servicios sociales

PLANEACION OPERACIONAL

Se refiere de manera especifica a las tareas y operaciones realizadas en el nivel operacional; esta constituida por numerosos planes operacionales, los cuales se pueden clasificar en cuatro clases. a) Planes relacionados con métodos, denominados procedimientos b) Planes relacionados con dinero, denominados presupuestos c) Planes relacionados con el tiempo, denominados programas d) Planes relacionados con comportamientos, denominados reglamentos.

Procedimientos

Flujograma Vertical

El circulo significa una operación (una etapa o subdivisión del proceso). Una operación se realiza cuando se crea, se modifica, se mejora o se extrae algún artículo. Ejemplo: emisión de un documento. Elaboración de un documento, anexión de copias a un formulario, anotación de un registro, etc.

La flecha o círculo pequeño corresponde a un transporte o la tarea de llevar algo de un local a otro. Ocurre cuando un objeto, un mensaje o documento se desplaza de un lugar a otro.

El cuadrado indica inspección, verificación o control, sea de cantidad o de calidad. Es la verificación o fiscalización, sin que haya realización de operaciones. Ej: revisión de un documento, verificación de alguna firma.

La letra D representa una demora o un retraso, bien sea por congestión, por distancia o por espera de alguna medida que debe tomas otra persona. Significa una espera o un aplazamiento por agenda o la llegada de un elementos del que dependa la continuación del proceso.

El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una parada casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o un archivo (cuando se trata de documentos).

Flujograma vertical A= Asistente B= Diseñador C= Mensajero

Jefe

Asist

ente

Com

prad

or

Revis

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Apun

tado

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Enca

rgad

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Tran

spor

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Jefe

Alm

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Expo

rtado

r

Revis

or

1Recibe pedido

2Verifica el inventario

3 Realiza la toma de precios

4 Actualiza la compra

5 Elabora el Pedido

6 Recibe la mercancia

7 Revisa la mercancìa

8 Remite la mercancia

9 Remite y distribuye

10 Apila la mercancìa

11 Orienta a los solicitantes

12 Revisa

Ejecuciòn Autorizaciòn

Transporte Verificaciòn

Recepciòn Almacenamiento

Flujograma de una rutina de compra y

recibo de material

Secciòn de Compras Almacenamiento

3

10

1

2

4

5

6

7

8

9

11

12

Diagrama Pert