Opcin, Ao 17, No. 34 (2001): 68-85ISSN 1012-1587

La organizacin basada en los sistemasde informacin*

Alexander Mosquera, Derlisiret Rincn M.y Mara Gracia Romero

UnidadAcadmica Ciencias del Lenguaje y la Comunicacin,Departamento de Ciencias Humanas, FacultadExperimental de Ciencias,

Universidad del Zulia. Maracaibo, Venezuela

Resumen

Este artculo comprende un anlisis de la importancia del posicio-namiento de los Sistemas de Informacin (SI) en la empresa postmoder-na. Se enfaiza en la urgente necesidad de enlender los SI como instrumentos que permitan a la firma responder de manera gil y efectiva enlos entornos turbulentos. Para ello, resulta conveniente plantear la realizacin de cambios en las estructuras organizacionales pertinentes, con elfin de crear una cultura informacional bajo la perspectiva del Departamento de Informacin a cargo del ChieffInformation Offlcer. Las consideraciones finales destacan que, se requiere una clara concepcin del valor de la informacin en los diferentes niveles de la empresa, pues es slobajo esta ptica que la firma puede reconducir su estrategia de negocio ysobrevivir en un contexlo donde la calidad y la agilidad son requisitos dela compeiividad.Palabras clave: Sisemas de informacin, cultura informacional, orga

nizacin.

Esta investigacin es una versin preliminar de un trabajo de investigacin en ejecucin(N 02526-99) con fondos del CONDES de LUZ.

Recibido: 22 de septiembre de 2000 Aceptado: 10 de diciembre de 2000

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Organizations Based on Information SystemsAbstract

This paper is an analysisof he importanceof the establishmenofInformation Systems (IS)in posmodern enerprises. Theurgenneedofundersanding IS as insrumenshat allowthe firms to respond in an ef-fective way o urbulent environments is emphasized. To accomplishthis, it is convenien to genrate organizationalsrucure changes in or-der o creae an informaion culture under he leadership ofan InformationDeparmen direced by a ChiefInformaion Officer. The finalcon-clusions highlighherequiremen ofaclearconcepion asohevaluofinformaion ai differen levis of he enerprise. I is only through thisperspective ha he firm can reorganize is business strategies and sur-vive in an environment where qualiy and agiliy are competitivo re-quiremens.Key words: Information sysems, informational culture, organizaion.

INTRODUCCINHoyenda,el rimoacelerado quevivela sociedad (enecnologa,

economa,salud,enreotros)est obligandoa lasempresasa asumircontinuamente unprocesode cambio conel nicoobjetivo debuscarla mejoradesucompeitividad. Ese cambio exige de lasempresas deiniciodelsiglo XXIlaimperiosa tareadeasumir unplanteamiento desussistemas informticos como Sistemas de Informacin (SI), ir ms all de unsoftware de ayudaa las funciones administrativas y entenderlos desdeuna perspectiva de apoyoa la estrategia de la organizacin.

Desdeestepuntodevista,cultura,tecnologa e informacin sonlasnuevas clavesde lacompeiividad en lasorganizaciones, lo cualconlleva a la amplitud tecnolgica en el senode la firma. As pues, el paso requerido para alcanzar la mea mencionada slo se logra si la empresaposmoderna seconsolida en tornoa lossisemas de informacin y tecnologas de la informacin que facilien su efectividad y la adapacinorganizacional a los cambios del entorno.

Al respeco existen numerosas investigaciones donde se afirmaque es un hecho constaado que los SI no slo influyen en el funciona-

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miento de las empresas, sino tambin en el propio diseo de las estructuras en las que se basa dicho funcionamiento, es decir, en el propio diseode la organizacin. No obstante, otros trabajos confirman la idea de quelos SI deben desarrollarse en funciones de apoyo a la empresa con el finde mecanizar fundamentalmente las tareas administrativas y /o operativas.

Por lo antes descrito, los objetivos de ese trabajo consisten en presentar algunos planteamienos que susenan la esis de la endencia des-cenralizadora de las funciones propias de los SI, de manera al que stosocupen un lugar relevante en la organizacin, analizar la cultura informacional y esbozar la conformacin de una estructura de funcionamiento de los SI, todo ello con un nico propsito, que su posicionamientoguarde compaibilidad con la estrategia y la poltica de funcionamientode la empresa.

1. METODOLOGAEste trabajo forma parte de la fimdamentacin terica del Proyecto

de Investigacin "Evaluacin de los Sisemas de Informacin en la Gerencia". Se realiz una investigacin documental para alcanzar los objetivos enunciados anteriormente. As mismo, se escogieron las tesis yplanteamientos que se consideraron representativos debido a la diversidad de puntos de vista en torno al cambio organizacional producto de lossistemas de informacin.

2. LA TECNOLOGA COMO POTENCIADORA DELCAMBIO

Las denominadas tecnologas de la informacin (informtica y telecomunicaciones) tienen parte de responsabilidad a la hora de dar al recurso informacin el carcter estratgico que posee en la sociedad, engeneral, y en las organizaciones, adems de la estrecha relacin entre latecnologa y el nuevo orden socio-econmico, que como bien exponeNaisbit (1983) (citado por Garca y otros, 1998): "La tecnologa del ordenador es a la era de la informacin lo que la mecanizacin fue a la revolucin industrial". De tal forma, queel uso de las tecnologas transformarn a las organizaciones y cambiar su estructura, adems la tecnologaapoyar de manera importante el rediseo de los procesos del negocio.

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Locierto esque enlaactualidad lainformacin esunvalor agregadoenlasempresas, pero seevidencia que enmuypocas organizacionesse implementan los mecanismos que garanticen informacin oportunaque les permitacoordinaroresponder eficientemente alas demandas delmercado. Sinembargo, hoyesposible construir un conjunto denuevosprocesos que se apoyen en elpoder de lainformtica ylas comunicaciones acuales. Las mejoras delasecnologas deinformacin ycomunicacin (TIC) implican importantes cambios enlas tcnicas para supervisaryconrolar, de coordinacin de actividades, de apoyo alas decisiones, deintegracin de areas yunidades yde soporte alas operaciones (Andreuyoros, 1997:108). Porloanlo, nosetrata slo decontar con laautomatizacin delosprocesos delas organizaciones, sino que resulta importantecontar conunplan adecuado que permita lograrmayores ventajas del usode las tecnologas.

Lasnuevas tecnologas y eldesarrollo desistemas deinformacinposibilitan sin lugar a dudas lainnovacin de procesos, originando laaparicin de nuevas formas organizativas yuna nueva naturaleza laboral, lo que se traduce en un nuevo paradigma directivo que requiere ademsdeeficiencia, unenfoque haciaelcliente; esdecir, aender demanera oportuna lasnecesidades quedemanda el entorno.

Segn lo expresa Ramrez (1997) las potencialidades derivadas deladisponibilidad de informacin entiempo real son enormes, y sus impactos requieren un gran esfuerzo de adecuacin organizativa y de lastcnicas de gestin por parte de laempresa. Prez (citada por Ramrez,1997) habla en este sentido de un proceso de sistemaizacinpara indicarque la tendencia aclual (en particular de los flujos informativos que integran cada vez ms estrechamente alaempresa con sus subsistemas yconsumedio ambiente) requiere que todas las actividades desarrolladas enelinterior de laempresa sepuedan fundir enunnico sistema interactivo. Elnuevo paradigma es sintico; seoriena a los lazos y sisemas deinerrelacin para una coordinacin lecno-econmica holsica.

Esineresanle acoar loque explica (Ramrez, 1997) sobre laorganizacin de laempresa, enesta perspectiva holsica seconcibe como unsistema de flujos continuos de actividad, de informacin yevaluacin dedecisiones. Esa perspectiva contempla los procesos de descenraliza-cin apartir de las bondades de latecnologa de lainformacin. Las caractersticas intrnsecas de la ecnologa informtica, as comoel nuevotrafamiento delainformacin, incrementa lacapacidaddecisional"distri-

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buida en toda la organizaciny a todos los niveles.De esta forma, aparecen sistemas organizacionales, estructurados como unidades autnomasy autosuficienes, integrados a travs de redes de empresas o empresasde redes.

Aun cuando la tecnologa resulte una herramienta de cambio es necesario dar un giro cualitativo donde la informacin se presente comouna infraestructuranecesariapara la produccinde bienes y serviciosyhacer que las cosaspasen a la base de la economaglobal. Consiste,entonces, en desarrollar una organizacin que trascienda los lmites delviejo paradigmatradicionalinformticoque adoptabamecanismos operativosjerrquicos-control denminas,almacn,inventarios-ypiramidales con la modalidad hipercentralizada en el ratamiento de la informacin,pero quehoy por hoy graciasa la tecnologade la informacin steno es el caso.

3. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Y LA ORGANIZACIN3.1. Los sistemas de informacin trasforman la organizacinEl ambiente turbulento querodealosnegocios a laspuertasdel si

glo XXI, exige de las empresas otros esfuerzos de direccin, una administracin eficaz de susrecursos deinformacin, loscuales esnjugando en nuestrosdasun rol ms decisivoen la gestin.Los sisemasde informacin desdehacevariosaoscomienzan a cobrarfuerza en la organizaciny dejandecumplirdentrodesla la funcindeinformtica, adems de la de funcionar como instrumento para soportar las funcionesoperativas bsicas. Dehecho, hoynadieponeendudalavalidez dequelainformacin es un poder, por lo que no es extrao observar como cadavez mayor nmero de organizaciones predisponen a todos los mediospara su obtencin y control (Gil, 1997:20).

Es as como, modernos enfoques organizacionales, provenientesde lasnuevasconceptualizaciones en el mbito de la informacin, reflejanlaexistencia de lainterrelacin entre los procesos informacionales ycontextos decisorios, raznpor la cual grancantidad de organizacionesen el mundo est rompiendo con el antiguo paradigma organizacionalque no contemplaba verdaderamente un rea de informacin.

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El enfoque estratgico de la organizacin considera a los sistemasde informacin como herramienta para mejorar la estructura competitivadelnegocio, lo cualgenera la captacin de nuevos servicios y clientes,nuevos productos y mercados, adquisiciones denuevos negocios y oportunidades,es decir,una mayor influencia en el medio ambientede la organizacin. Andrade (1998:243) considera que la forma final como semanifiestala tecnologadependeren todo caso, del ambiente.La perspectiva estratgica deestos sistemas losconsideran reas deoportunidadparalograr ventajas enlosnegocios, presentndose importantes progresos e innovaciones con respecto a los competidores.

En el futuro lasorganizaciones dependern cadavezmsde la tecnologa deinformacin como soportes desuestructura competitiva. Lograrque lacomunicacin delaempresa deje defuncionar demanera aisladade la gerencia es el retode la empresa postmoderna. Esfainerrela-cin que supone latransformacin delaorganizacin apartir delossistemas de informacin, es parte de la importante revolucininformativaque actualmente sedesarrolla enlaempresa, dejando de unlado los esquemas aislados y unidireccionales tradicionales.

Desde esepunide visa, puede enonces decirse queno slo esnecesario considerar a la informacin como un concepto per s, sino adems revisar la estructura interna de la organizacin, es decir, implemen-tarcambios organizacionales desde laperspectiva deloscambios enlasestructuras de informacin existentes en el interior de las organizacionesa fin de consolidar la llamada Inteligencia Empresarial. Di Filippo(1999) enfaliza que debe propiciarse eltrnsito desde unavisin mecani-cisaa una visin de la organizacincomounidad de vida inteligente.Laorganizacin (laempresa, elorganismo pblico, etc.) deja deconsiderarse como un mecanismo y tiende a concebirse como un organismo vivodotado de inteligencia.

Deloanterior, sepuede afirmar que paraconcebir la organizacintal como se ha enunciadoen este trabajo, es necesario considerarun departamento de informacin formalmente estructurado, situacin que enmuy pocos casos puede evidenciarse en organizaciones estructuradasbajo elenfoque del viejo paradigmaorganizacional donde sepuedenpercibirreas heterogneas, deunidades de informacin, conculturas, metodologas, especialisas, ec. que noconfiguran unrea funcional yprofesional, distintiva alinterior deunaorganizacin, loque nohace posiblereconocerun marco tericocomnque ligue o articuleese conjuntofun-

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cional heterogneo. Podra decirse que latendencia de cambio es hacia [estructuras de informacin oinfoestructuras infernamente en las organi- Fzaciones como respuesa a la integracin de una nueva rea.

Segn Cubillo (1999) la ptica que permite articular los fenmenos ry procesos bsicos sobre informacin puede lograrse a travs de la deno- \minada "unidad de informacin". De acuerdo con elcitado autor esta en- \tidad compleja comprende almenos reselementos ales como la Com- \ponenteProducliva, responsable de las transformaciones de insumos en [productosde informacin; laComponentedeApoyoTcnico,queinclu- \ye las actividadesde estudio, asesoray capacitacin, que regularmente ?insume launidad productivapara su operacin; yfinalmente, laCompo- fnente Gestin, responsable de planificar, organizar, dirigir ycontrolar, la [operacin global del sistema de informacin; esta visin permitira que |la unidad de informacin se vincule con el entorno, como parte integran- ftedeunaunidadmayor-la organizacin-conmisiones yobjetivos especficos y que interacte en un medio interorganizacional.

La bsqueda de un paradigma para posicionar la infoestructura dela organizacin, resulara,comose ha mencionadoen ese artculo,consecuenciadel cambio en los paradigmasorganizacionales radicionalesoviejos, porotros donde sedestaque el crecimiento delasdemandas ge-renciales por informacin, en el marcode una organizacin vista comouna unidad de vida inteligente.

Ahora bien, en atencin a los postulados anteriormente desarrollados, debe tenerse en cuenta que si las empresas de hoy no asumen unplanteamiento de sus sistemas informticos, es decir, ms all de unmero software de soporte defunciones contables y administrativas, y noaprovechan suverdadero potencialcomogeneradores de ventajas competitivas desde unaperspectiva de apoyo a la estrategia de la organizacin-como se ha explicado en el desarrollo de estaprimera parte- sinduda su posicionamiento en el sectorse ver perjudicado.

3.2. El valor de la informacinLa bondadde losprocesosde lasempresasse manifiesacon datos,

puesresulara muydifcilsolucionar unproblema sobreelquenosetieneinformacin, sininformacin, nopodra deteclarse problema alguno.Al respecto (Andrade, 2000:211) asevera que las organizaciones mseficientes de hoy en da se ubican en el contexto de la era de la informa-

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cin; cuya competencia sesustenta enuncambio enelcomercio deproductos tangibles aun comercio deproducto intangibles, particularmentede informacin.

Durantemuchotiempo,el desarrollotecnolgicode la informticaestuvo orientado por la bsqueda de nuevos y ms potenes equiposysoftware quepermitieran queun slocompuador central pudiese capturar, procesar y distribuir, enforma oportuna y sindistorsiones, lamayorcantidaddeinformacin posiblehacialosnivelesdecisorios ubicados enla cspide delapirmide organizacional (Ramrez, 1997). Sinembargo,hoyendaelrpido yeficiente tratamiento delainformacin, ascomo ladistribucin de la mismaa la personajusa en el momento oportuno haobligado avisualizar eldestino delosservicios deinformacin, modificando consecuentemente la forma tradicional de concebir el concepto derecurso informativo. Asporejemplo, existeunaclaratendencia a sobre-valorizar las fuentes y recursos informales de informacin, en especialaquella informacin que fluye a travs de las redes de personas y quenormalmente no se registra (Ramrez, 1997).

Este fenmeno es posible gracias a las nuevas tecnologas, herra-mienlas que han integrado alinterior de laempresa, las diferentes funciones deinvestigacin, diseo, produccin, abastecimiento, marketing, venas, servicio cnico y adminisracin; aportan elsoporte fundamenlal yelfuncionamiento deequipos a travs desistemas como bases dedatos compartidas, correo electrnico, teleconferencias, software para trabajos engrupo. Con ello, sehahecho posible laactivacin de unflujo informativoms directo y ms integrado entre las diferentes tareas y funciones delaempresa, loque significa que las distintas funciones puedenydeben ser integradas para contribuir conjuntamente, enforma eficiente yeficaz, con larealizacin de los objetivos de la empresa (Ramrez, 1997).

Ese flujo informativo que hace posible y necesaria la integracinde las funciones al interior de la empresa, facilia ambin una relacinms eslrecha de la empresa con sus proveedores, con sus clienes y/oconsumidores finales. Loimportante, es entonces, entender la informacinnoslo desde elpunto devista delarelacin usuario/servicios, sinodesdeel mbito de uso o contexo organizacional, dondese generanlasdemandas de informacin. Estas demandas de informacin se entiendenhoy en unmarco ms complejo que supone la existencia deproyectoscorporativos, problemas asociados a estos proyectos ypersonas con diferente grado deresponsabilidad en la resolucin deeslos problemas.

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