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    La normalización de ladescripción archivísticaInstrumentos de descripción

    resultantes

    Curso de Especialista Universitario en Archivística Elisa Avilés Betegón

    5 de marzo de 2!"

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    ISAD (G)

    • Norma Internacional General de Descripción

    ArchivísticaInternational Standard of Archival Description (general)

    • Consejo Internacional de Archivos Comit! deNormas de Descripción

    • "#$# (primera re%nión de e&pertos en 'arís) *** (+I,Congreso Internacional de Sevilla)

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    La descripción

    #eg$n la norma I#A% &'(

    «Elaboración de una representaciónexacta de la unidad de descripción y, en sucaso, de las partes que la componenmediante la recopilación, análisis,

    organización y registro de lainformación que sirve para identifcar,gestionar, localizar y explicar losdocumentos de archivo, así como su

    contexto y el sistema que los ha producido.

    %e)inición

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    La descripción

    Do-le finalidad . acción del archivero/

    01S'12301S'12A0 14 30D1N D1 43S 01GIS203S

    AN54ISIS 6AC1043S 7AN18A941S : ACC1SI941S

    8os! 4%is 03D0;G

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    La descripción multinivel

    #eg$n la I#A% &'( consiste en*descri+ir cada nivel de clasi)icación,de lo general a lo particular,adaptando la in)ormación al nivel dedescripción - relacionando, entre ellos,

     .er/r0uicamente las descripciones1

    %e)inición de %escripción3ultinivel

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    La descripción multinivel

    4 ondo

    4 !6 %ivisión de )ondo4 #erie

    4 racción de serie4 Unidad documental compuesta7simple

    8iveles de descripciónLos niveles de descripción se corresponden con

    los niveles de clasi)icación

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    La descripción multinivel

     La norma I#A% &'(   lo de)ine como el

    *con.unto de documentos, cual0uiera 0ue seasu )ormato o soporte, producidosorg/nicamente -7o reunidos - utilizados poruna persona particular, )amilia u organismo en

    el e.ercicio de las actividades - )unciones deese productor14 El )ondo, por tanto, est/ de)inido por el

    principio de procedencia

    8iveles de descripción9 :8%:

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    E.emplos de :8%:• Archivo 'eneral de Indias &A'I(

    > ondo9 Conse.o de Indias> Colección9 3apas - ;lanos

    4 Archivo 'eneral de la Administración &A'A(4 ondo9 %elegación 8acional de ;rensa - ri+unal #upremo

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    La descripción multinivel

    4 #on la consecuencia de la distri+uciónadministrativa de un organismo o de la

    diversi)icación de las )unciones en otras de menorrango

    4 #u nacimiento tiene 0ue ver con la aplicación

    estricta de los cuadros de clasi)icación)undamentados en los organigramas A e)ectos deuna ma-or simplicidad en los cuadros declasi)icación se evita descender a demasiadosniveles

    8iveles de descripción9 ;

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    E.emplos de ; ondo9 Conse.o de Indias• !6 %ivisión de )ondo 9 #ala de usticia> ondo9 Conse.o de Indias

    • !6 %ivisión de )ondo 9 Contaduría•  A'A

    4 ondo9 %elegación 8acional de ;rensa -

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    E.emplos de #E'U8%A%I?I#I:8 %E :8%:

    A'A9

    • ondo9 3inisterio de omento•!6 %ivisión de )ondo 9 %irección 'eneral de :+ras ;$+licas,

      Agricultura, Industria - Comercio•26 %ivisión de )ondo 9 8egociado de ConstruccionesCiviles

    • ondo9 3inisterio de omento

    •!6 %ivisión de )ondo9 %irección 'eneral de :+ras ;$+licas•26 %ivisión de )ondo 9 8egociado de Carreteras

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    La descripción multinivel

    4Es uno de los niveles, .unto con el de )ondo -unidad documental, +/sico en la descripción de losdocumentos

    El signi)icado actual de serie vuelve a introducirseen Espa=a por la in)luencia de la archivísticanorteamericana de los 4D, 0ue ha+ía recogidolas tradiciones europeas de principios del El%iccionario de >erminología Archivística de)ine seriecomo9 Con.unto de documentos  generados por unsu.eto productor en el desarrollo de una mismaactividad administrativa - regulado por la misma

    norma de procedimiento .

    8iveles de descripción9 #EAL

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    La descripción multinivel

    4 #e acepta la serie como consecuencia delas actividades de las instituciones,

    reguladas por alg$n tipo de procedimiento -mani)estadas en una tipología documentalespecí)ica

    4 La serie es de)inida de )orma parecida,considerando como elementos +/sicos de laserie9 organismo productor, unprocedimiento, una )unción especí)ica - un

    tipo documental representativo

    8iveles de descripción9 #EAL

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    E.emplos de #E !6 %ivisión de )ondo 9 %irección 'eneral de:+ras ;$+licas• 26 %ivisión de )ondo9 8egociado deCarreteras

    • #erie9 EFpediente de eFpropiaciones

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    La descripción multinivel

    4 #egmento de la *#erie1 0ue consiste en un grupode unidades documentales simples o compuestas 0uecomponen una )racción cronológica, numérica o

    al)a+ética de la misma - 0ue pueden corresponder ono con una unidad de instalación4 La )racción de serie est/ directamente vinculada ala ordenación de las unidades de descripción 0ue la

    integran4 8o podr/ )ormalizarse este nivel si no eFiste elnivel de *#erie1 ;ero si la *racción de serie1coincide con la unidad de instalación, puede depender

    de cual0uier nivel de descripción

    8iveles de descripción9

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    E.emplos de

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    E.emplos de

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    La descripción multinivel

    4Elemento +/sico de una serie documental 0uepuede estar constituido por un solo documento

    &unidad documental simple( o por varios 0ue )ormanun eFpediente &unidad documental compuesta(

    4#e trata de un término, por tanto, 0ue se ha ido

    esta+ilizando a lo largo del siglo , puesto 0uesiempre eFistieron los términos documento, papeles,piezas, etc 0ue intenta+an recoger el $ltimoelemento imprescindi+le para la descripción del)ondo

    8iveles de descripción9

    U8I%A% %:CU3E8>AL

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    E.emplos de U8I%A%%:CU3E8>AL

    A'I ondo9  Conse.o de Indias

    !6 %ivisión de )ondo 9 #ala de 'o+ierno 26 %ivisión de )ondo 9 Audiencia de ;anam/

    #erie9

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    E.emplos de U8I%A%%:CU3E8>AL

    A'A ondo9 3inisterio de omento

    !6%ivisión de )ondo 9 %irección 'eneral de :+ras

    ;$+licas, Agricultura, Industria - Comercio 26%ivisión de )ondo 9 8egociado deConstrucciones Civiles #erie9 EFpedientes de o+ras

    Unidad documental compuesta9 *EFpedientepara el esta+lecimiento de una sola rasanteen el primer trozo de la calle orge uande 3adrid1

    ó

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    La descripción multinivel

    4 La 8orma es )leFi+le - no esta+leceo+ligación de descender a ning$n nivel

    determinado, salvo el de )ondo 0ue eso+ligatorio &8E%A(4 actores 0ue determinan los nivelesutilizados9

     Comple.idad de estructura ?olumen ?alor histórico %emanda del usuario

    8iveles de descripción9

    Características de la I#A% &'(

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    4A N307A ISAD (G)

     

    ! Krea de identi)icación

    2 Krea de conteFto

    " Krea de contenido - estructura

    J Krea de condiciones de acceso - utilización

    5 Krea de documentación asociada

    Krea de notas

    D Krea de control de la descripción

    LA# K

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    14171N23S 394IGA230I3S 1NISAD(G)

    •KIICACI@8

    Código de re)erencia>ítulo

    echas8ivel de descripción?olumen - soporte

    •KE>:

    8om+re del o de los

    productores

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    ! EL KIICACI@8Contiene in)ormación esencial para I%E8>IICA< la

    unidad de descripción

    ELE3E8>:# %EL KIICACI@8

    !! Código de re)erencia!2 >ítulo!" echas

    !J 8ivel de descripción!5 ?olumen - soporte de la unidad de

    descripción 

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    Est/ )ormado por94 Código del país4 Código del Archivo4 Código de re)erencia local, nG de control u otro identi)icador $nico

    Estos tres elementos de+en )acilitarse siempre para elintercam+io de in)ormación a nivel nacional

    !! C@%I': %E

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    !2 >>UL:

    %E8:3I8A< la unidad de descripciónConsignar &- distinguir(9

    4 Bien un >ítulo )ormal &si es largo, puede a+reviarse

    siempre 0ue no se pierda in)ormación esencial(

    4 Bien un >ítulo atri+uido de acuerdo con las reglasde descripción - las 8ormas nacionales9

    En el nivel superior, incluir el 8om+re del ;roductorEn los niveles in)eriores, incluir el autor, tipodocumental - alguna eFpresión 0ue indi0ue )unción,actividad, o+.eto, u+icación o tema

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    >>UL: A>UL: :

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    ;ara cada unidad de descripción consignar, al menos uno de lossiguientes tipos de )echas &el m/s adecuado a la documentación -al nivel de descripción( - precisar el tipo de )echa utilizado9

    4Las )echas en las 0ue el productor ACU3UL@ los

    documentos en el e.ercicio de su actividad

    4 Las )echas de ;

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    ECA %E C

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    8I?ELE#

    U8%A3E8>ALE#ondo#erieUnidad %ocumentalCompuestaUnidad %ocumental#imple

    8I?ELE#I8>E

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    Conse.o de Indias &ondo(Audiencia de ;anam/ &!G %ivisión de ondo(Cartas - EFpedientes erie(

    Cartas - EFpedientes del 'o+ernador de >ierra irmeu+serie(

    Carta de #ancho Clavi.o, 'o+ernador de ;anam/, al

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    ondo9 3inisterio de omento!6 %ivisión de )ondo9 %irección 'eneral de

    Instrucción ;$+lica26 %ivisión de )ondo9 8egociado de Universidades#erie9 EFpedientes de oposiciones - concursospara c/tedras - auFiliarías

    3apas - ;lanos &Colección('uatemala erie(*3apa del ;uerto de Ca+allos - de la costa 0ue seeFtiende desde >ruFillo hasta el 'ol)o %ulce1 &Unidad%ocumental #imple(

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     Consignar el volumen especi)icando el n$mero deunidades - la unidad de medida, - especi)icar el

    soporte

    4 Alternativamente, consignar los metros lineales deestantería &- si es necesario a=adir in)ormación

    adicional, se pondr/ entre paréntesis(4 #i es ondo a+ierto indicar su volumen conocido enuna )echa determinada -7o el volumen 0ue se custodia

    !5 ?:LU3E8 Q #:;:EIdenti)icar - descri+ir la eFtensión )ísica o

    lógica, - el soporte de la unidad de descripción

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    2 KE>:Contiene información relativa al 30IG1N :

    C:# %EL KE>: 

    2! 8om+re del o de los productores

    22 istoria institucional7rese=a+iogr/)ica2" istoria archivística2J orma de ingreso

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    Consignar el nom+re de la entidad o persona )ísica responsa+le dela producción, acumulación - conservación de los documentos Elnom+re de+er/ especi)icarse de 3A8E

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    %ente/ N3DAC (**B)

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    2!rmino gen!rico %e sirve para denominarc%al%ier descripción o instr%mento de referencia

    realiEado o reci-ido por %n servicio de archivos en el

    desarrollo del control administrativo e intelect%al

    de los doc%mentosF

    INS20

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    G%ías

    Inventarios

    CatHlogos

    ;ndices

    INS20

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    4a descripción estH insepara-lemente %nida a la tarea de

    organiEación del fondo . esta descripción adopta casi ene&cl%siva la modalidad del inventario? Se descri-e la nat%raleEa

    de los doc%mentos no s% contenidoJ?

    G%ías

    Inventarios 'rocedencia0egesto . s%nto Contenido

    INS20

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    4a descripción viene determinada intrínsecamente por la

    clasificación no admite por tanto mHs %e %n instr%mento de descripción el

    inventario s%mario o general %e refleja la estr%ct%ra doc%mental del fondo

    archivístico segKn el principio de procedencia?

      Inventario s%mario o general '03C1D1NCIA

      Inventario de selección . analítico C3N21NID3 

    D3941 39812I,3/ 1S20

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    "L principio/ De lo general a lo partic%lar

    L principio/ Gradación f%nciónactividadas%nto a los %e corresponden tres

    instr%mentos0egistro del gr%po doc%mental

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    G%ías

    Inventarios someros

    Inventarios analíticos

    CatHlogos

    ;ndices

    INS20

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    G%ías ondo sección

    Inventarios Serie (físicamente hace referenciaa las %nidades de instalación)

    CatHlogos

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    Inventario, respeta la estr%ct%ra orgHnica .@o f%ncional del organismo prod%ctor de la

    doc%mentación . refleja con toda nitideE el vínc%lo archivoinstit%ción? Inventariar e%ivale a

    descri-ir %n conj%nto de doc%mentos respetando s% integridad . el orden interno de la

    doc%mentaciónJ/

    Cat/logo altera por diversos motivos la estr%ct%ra originaria? Catalogar significaromper el orden orgHnico o f%ncional de %n fondo por %na finalidad concreta OPQ . re%nir

    artificiosamente doc%mentos -ajo %n denominador ajeno al orden nat%ral en %e la doc%mentación

    ha ido prod%ci!ndose?J

    ndices complemento indispensa-le del inventario %e ponen en conocimiento de los

    %s%arios los otros vínc%los no originarios pero necesarios para %na mejor %tiliEación de lainformación?

    *>anto el inventario como el cat/logo pueden descender en su descripción hasta la unidad

    archivística documental1

     

    %edro Arro&al 'spi!ares

    INS20

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    S%peración de/

      Contradicción entre procedencia . pertinencia

    ,ariedad de instr%mentos de descripción?

    Conj%ga en %n Knico modelo de e&presión el origen . el

    as%nto la nat%raleEa . el contenido el valor primario . el

    sec%ndario?

    8os! 4%is 03D0;G

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    4a guía descri-e glo-almente fondos doc%mentales de

    %no o varios archivos indicando las característicasf%ndamentales de los mismos/ organismos %e los originan

    series %e los forman fechas e&tremas %e comprenden .

    vol%men de la doc%mentación? AdemHs recoge la información

    so-re el archivo s% historia . formación horarios . servicios a

    los %s%ariosJ?

    INS20

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    1l inventario descri-e las %nidades de instalación .@o las %nidades doc%mentales de %na serie o series

    respetando su estructuraJ?

    INS20

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    1n %n cat/logo se descri-e %nidades doc%mentalesrelacionadas por s% a%tor en raEón de afinidad temHtica

    cronológica paleogrHfica o formal o por otro criterio

    su+.etivo esta-lecido de antemanoJ?

    INS20

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     1l índice es %n instr%mento formado por

    enca-eEamientos onomHsticos toponímicos cronológicos . de

    conceptos contenidos tanto en los propios doc%mentos comoen los instr%mentos O???QJ?

    INS20

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    3uchas gracias