La mecanizaciónaplicadaa seriesdocumentales«históricas»

ANTONIAHEREDIA HE1’uiEnA

Del cuerpoFacultativode ArchiverosDirectora del Archivo de la Diputación de Sevilla

De entradaquiero haceruna aclaración.Esteaño,1984, la Organiza-ción de EstadosAmericanos con motivo de la jubilación del doctorAurelio Tanodi fundador de la Escuelade Archiveros de Córdoba,enArgentina, ha preparadoun Homenajea su personacomo reconoci-miento a su labor, en el que van a participar archiveros de todo elmundo. Con estemotivo he elaboradoun trabajo con la exposicióndetalladade un programade catalogaciónde fuentesindianasa travésde un procesoinformático y cuyapublicación tendrálugar en 1985.

En estosúltimos añosmi inquietud como archiverano ha dejadopasarocasiónde asistir a cursosy a charlas quetuvieran como temacentral la mecanización,inclusohepublicado algún trabajosobreestascuestiones que no ha pasado de mero proyecto sobre los librosRegistrosCedularios del Consejode Indias. La oportunidad que mebrinda la puesta en contacto con especialistasexperimentadosenestostemasno me ha dejadolugar adudasen cuantoa la asistenciaaestasjornadascon una pequeñacolaboraciónque no es más que elresumen de ese trabajo que me ha solicitado la OEA y que no es,también,más que el pretextopara poder escucharlas enseñanzasdelos otros participantesque me serviránquizá paradisipar las dudasyrecelospue todavíame asaltanen estecampo,al desconoceraún losresultadosde los pocos proyectos de mecanizaciónelaboradosennuestropaíspor no haberllegadoningunoa susúltimas conclusiones.Y me estoy refiriendo exclusivamenteal área de los archivos «Históri-cos»en el sentidoque los profesionalesdamosa estaclasede centrosy a las seriesdocumentalesquegozan también de esecarácter.

PlANTEAMIENTO Y PROGRAMA

Es claro quede unosañosaestapartela industria de los ordenado-res ha invadido el mercado, el lenguaje de la informática se Fui

Documentaciónde las Cienciasde la Información, IX. Edit. Univ. compí. Madrid, 1985

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introducido en nuestrovocabulario,la técnica de la mecanizaciónseha metido en nuestravida diaria.Los procesosdocumentaleshansidotambién alcanzadospor estastendenciasinnovadoras.Las institucio-nesvan siendoganadaspor estasnuevascorrientesy el procesamientode datos va siendo unaforma habitual en la gestióndiaria de aquéllascon eliminación paulatina de los testimoniosescritostradicionales.

Si la técnicadel ordenadoren Españaesya un sistemahabitual suutilización no es aún tan comun en los depósitos documentaleshistóricos.Hasta la fechasehanprogramadodosproyectosdemecani-zación de series (protocolos notariales, catastro del marquésde laEnsenada).Del primero se publicaron algunosresultadosparaalgunaszonascomo Cádizy del segundo,aunqueiniciado, no seha concluido.Les frutos obtenidosparalos protocolosnotarialesno fueron excesiva-mente gratificantesquizápor tratarsede unaprimera experiencia.Losde otro proyecto, por no haberseterminado, ignoramos hastadóndehubieran sido de mayor provecho. Actualmente existe un nuevointento de informatización de los protocolos notarialespero con unaperspectivainicial de mayoresambiciqnes,Tenemosnoticias de otroproyecto para fondos históricos de municipios llevado a cabo por laDiputación Foral de Alava queha ahondadoen el contenidoinformati-yo de la documentación,perocuyosresultadosno hansidopublicadosen obraimpresa.

Hastaahorapuesno podemosofrecerunosresultadosevidentes,eneste campo concreto, que aboguen por una inclinación hacia losnuevosmétodos.¿Porqué estaresistencia?o mejor ¿porqué estafaltade resultadosconvincentesquenos empujena adoptarsin reservaslanuevatecnologíaaplicándolaa los fondos históricos?

La circunstanciadel encarecimientode las máquinasno esmotivosuficiente cuando esta misma circunstancia se da para todos losusuariosy paratodoslos campos.Quizáunade las principalesrazonesestribeen la falta de diálogo entre los técnicos en Informática y lostécnicos de archivos históricos para materializaruna programaciónCorrecta.

Existe otra cuestión: los archivos históricos, en un porcentajeconsiderable,no estánorganizados.Ni la clasificación, ni la ordenaciónse han llevado a efecto, cuando a veces existe la primera, nuncalasegundaestátotalmente terminada.Son precisasllevar a cabodichastareaspara iniciar la mecanizaciónde las seriesque por su importan-cia, dentro del contexto general,se estimen convenientespara some-terlas a su procesamiento.

Otra resistenciapuedeestaren el apegoa las formas tradicionalesde descripción de los instrumentosde trabajo y de edición de losmismos tanto por parte de los archiveroscomo de los investigadorespor sumayor «calor documental»,pudiéramosdecir. Un Catálogobien

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concebidoy elaboradosegúnel procedimientotradicional no haydudaque estámás cerca del documento—al que a veces puede inclusosustituir—quelos listadosvariosy numerosos,perofríos, que sobrelamisma seriepuedeofrecernosel ordenadory que siempreobligaránaacudir a los testimonios escritos de los que partan y además lalocalización de éstos,cuandola sedeno estápreviamenteordenada>puedeser laboriosa.

Hay sin embargoactualmenteseriesimportantescuya localizacióny cuyaordenaciónno suponentrabas—aunquesí algún trabajopreviocomo es la propia localización de los originales— para adecuaríasauna programación informatizaday que están siendo objeto de unacatalogación e indicación general. Me refiero por poner algunosejemploscercanosa mi entornoa las licenciasde pasajerosaIndias,alas consultasdel Consejode Indias> a las cartas de los ayuntamientosamericanosque estánsiendo llevados a caborespectivamentepor laSubdirecciónGeneralde Archivos, por la Diputación de Sevillay por laEscuelade EstudiosAmericanosde Sevilla. Sonproyectosampliosdedescripción y de edición que si sometidos a mecanizaciónpodíanahorrarmuchashoras de trabajo y de costo; seríapreciso tener encuentaen programacionesde tal envergadura,considerandola escasezde «manode obra»en el campoarchivístico queesprecisomultiplicar.No podemos,por otra parte,permitirnos el lujo de emplearnuestrotiempo en tareas que ciertamente justificarán nuestra dedicaciónprofesional, pero que hemos de cuestionamoscuando hemos deatendery solucionar una demandade instrumentosde infonnaciónpor partede los investigadoresqueexcedenuestrosmedioshabitualesy tradicionales de trabajo.

Ante seriesdocumentalesvoluminosas y valiosas y teniendo encuenta la limitación numérica de los archiveros, nos dice VicentaCortésque«esabsolutamentenecesariotomar la decisiónde darpocosdatos aunques sustanciales)sobremuchos documentoso comprimirmuchas noticias de algunos de ellos. No hay opción intermedia, sopenade tener que seleccionaren cantidado en calidad».

Son consideracionesque empiezopor hacermea mí misma al serresponsabledeun proyectode catalogacióny ediciónde las Consultasdel Consejo de Indias que hasta ahora ha seguido la normativatradicional de descripciónanalítica.

Aclarada mi postura,en la que la duday la indecisión jueganporpartes ighales un papel importante, me planteo como archivera laactitud antecualquierproyecto de mecanizacion.

Dentro de una planificación archivística, la mecanizaciónha deocuparsu lugar precisoque no podráen ningún casoadelantarseyaque una programación prematurade la misma, sin tener en cuentaetapaspreviasy necesariaspuedensercontraproducentesy no dar al

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final los resultadosde eficaciay deahorrode tiempoque sepretendenconseguir.

Vuelvo a insistir que en todo mi planteamientome moverécaraala documentaciónhistórica, en el sentido convencionalmentearchi-vístico.

En ningún casoel ordenadorpodrásolucionarcuestionesinicialesque atañen a tareas de organización de los depósitoscuandoéstoscarezcande la menorsistematización,como sueleocurrir en no pocoscasos. El estudio del esquemaa aplicar a un determinadofondo, laordenaciónnuméricade las unidadesde conservación,la instalaciónen las estanteríasde estasunidadesy la primera etapade la descrip-ción, como es la inventariación, son tareas que dificilmente podrásoslayarel archiveropersonalmente.

Delimitadas las series documentalesy encuadradasdentro delcuadrode clasificaciónadoptado,convendráhacerseguidamenteunavaloración equilibrada de la totalidad del fondo para determinarquéseries por su valor intrínseco, por su interés general han de sersometidasa un proceso informático.

Existe dentro de la organizaciónde un archivo, la segundatareaespecífica,despuésde ¡a clasificación,quees la ordenaciónqueno mehe atrevido a proponer rotundamentecomo necesariay previa paraprepararla informatización de unaseriebien delimitaday homogéneaencuantoasu tipologíadocumental.Se puedesin duda,mecanizarsinordenary que el orden lo fije el ordenador,pero ¿y la localizaciónposterior?Encontrarel dato ofrecido en un listado correspondienteaunacartaperfectamentecaracterizadapor sufecha,pero cuyasignatu-ra se limita al númerode la unidadde instalación(legajo o carpeta)enla que no existe orden cronológicoy cuyo número de cartaspuedealcanzarlas 200 o sobrepasarlasy cuyafechaparaalgunosperíodosnofigura en partevisible, puedeser tarealaboriosay sobretodo lenta.

Me queda,puesla inquietudde no plantearconvalentía la obligato-riedad de la ordenación de muchasseries que se sometan al orde-nador.

Hay unacuestióninicial queno podemosperderde vista: los costosde la Informática. Suelen ser elevados.Hemosde sopesarlos resulta-dos y los presupuestoseconómicos antes de empezar cualquierprograma.

Actualmente existe una tendenciabastantegeneralizadade creerqueel ordenadorha de aplicarsea cualquierclasede documentos.Sonmuchas las instituciones que teniendo un patrimonio documentalhistórico importante, pero desorganizadohasta extremos increíbles,estánadquiriendoordenadores,sin intuir la necesidadde un archiveroque searesponsablede etapaspreviasy posteriores.Existen munici-pios españolesquehan adquirido un ordenadorcuyo mantenimiento

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anualescon muchosuperioral costo de la dedicaciónde unapersonacon conocimientosadecuadospara responsabilizarsedel archivo. Lafiebre de la Informática los hace lanzarsea la comprade máquinasregateandoen cambio la contrataciónde archiverosde cualquierniveltécnico. Para muchos el ordenador es la panaceapara todos susproblemas.

Repito que no todas las seriesdocumentaleshande mecanizarse,son muchas las que a la horade la descripción serásuficiente optarpor la inventariación.Tengamosen cuentaque planteadaunaprogra-maciónarchivísticatampocotodaslas serieshande catalogarse.Y creoque es en la catalogacióndonde el archivero podría contar con uneficazauxiliar en el ordenador.Despuésde esteplanteamientogeneralpasemosya a la programación.

La elaboraciónde un procesamientode serieshistóricas requiereinicialmente la colaboracióndel archiveroy del informático —de cuyalabor coordinadanacerála programación—y por último la presenciayel uso del ordenador.

El archiverohabráde contarcon el conocimientoafondo de la seriedocumentalen cuestión:su tipología, suscaracterísticasdiplomáticas,su génesis,su tramitación administrativay la información que puedeofrecer.

De acuerdocon los datosque sequieranobtenery en conexiónconel programadorse elaboraráun impresopara el vaciado de la informa-ción que contemplarálas peculiaridadesmás frecuentesa incorporaren suencasilladoy quepor tanto variarásegúncadaserie. El archiverodirá lo que quiereobtenerdel ordenadory el técnico en informáticafacilitará la manerade hacerlo para lograr dichos resultados.No todaslas máquinasreúnen condicionesidóneaspara todos los programas.Cadauno de éstosy de acuerdocon su amplitud requeriráuno u otroordenadory sonlos expertosen Informáticaquieneshan de determi-nar las necesidadesy facilitar los caucespara conseguirunos resulta-dos fructíferos.

EL PROYECTODE DESCRIPCIONY MECANIZACIONDE [AS CONSULTAS DEL CONSEJODE INDIAS

Sentadasestas premisasvoy a referirme a un proyecto concreto.Desdehacecasi tres añosdentro de las actividadespropuestaspor laDiputación Provincial de Sevilla con motivo de la celebración del yCentenariodel Descubrimientoestuvoun programade descripcióndeFuentesindianas.

A partir de entoncesun pequeñoequipo de dos licenciados enhistoria de Américabajo mi dirección trabajaen la localizaciónde las

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consultasque se conservanhoy en el Archivo Generalde Indias, queunasvecis integranseries específicasy perfectamentelocalizablesyotras forman parte de los múltiples expedientesdel depósitodocu-mental sevillano quehay querastrear.La localizaciónva seguidade ladescripción individualizadade cadauno de estosdocumentos.

Esta localización y descripción están programadasen períodossucesivosde 25 años,a partir de 1600.Todaslas pertenecientesa cadaunade estasetapastras su indizaciónestánpublicándoseen volúme-nessucesivos.Cuatrovolúmenesestánterminadosya paraun períodode veinticinco años con un total de 16.500 asientos o fichas deconsultas.Tres años han sido precisospara lograr estos resultados,teniendo en cuenta una dedicaciónaproximadadel equipo de unas.doshorasdiariasmáslas tareasde mecanografiado,paraluego pasaralas de impresión.Tenemospuesdatosprecisosde castosy de tiempojunto con la eficacia de los resultadosobtenidos.

Al programar el próximo periodo de los siguientes25 años (1626-1650) me he planteadola convenienciade introducir la mecanizaciónen el proyectoen marcha.

He de confesarcierta resistenciaa apartarmedel procedimientotradicional,pero creo quees precisoafrontar la situacióny así al finalpodrécomprobar,valorary compararlos resultadosy costosconsegui-dos por uno y otro métodoy a la vista de ellos, optar definitivamentepor el más convincentey ventajoso.

Ni que decir tiene que la elección de las consultas ha estadodeternúnadatrasel análisisy valoraciónde las mismascomo unaserieriquísima en información, cuya vigencia abarcamás de tres siglos ycuyo interéspara el investigadoramericanistaes indiscutible.

Hasta la fecha, un porcentaje elevado del tiempo del programadedicadoa la descripciónestásiendoabsorbidopor la elaboracióndelos indices que,aunsiendodentrode los instrumentosde descripciónconsideradoscomo auxiliares no hay duda que son los que elevan ypotenciane) valarde los catálogoshastasusúltimas consecuencias.Esprecisamenteevitando la elaboraciónmanualde estosindices dondeestaríauna de las rentabilidadesde la mecanización.

He comentadoel carácterauxiliar de los índices lo que no eliminala rigurosidad de su confección. En generalnada más fácil, a simplevista,y sin embargoa la horade prepararlos cuántadeficiencia! Si desu minuciosidadse sigue la mayorutilidad de la obraa la que estánreferidos, cuanto mayor ha de ser aquélla en el casode un procesoinformático. Los ordenadores,comomáquinasqueson,no piensany eléxito de susfrutos dependerádel rigor con queles seaintroducida lainformación.

Muy brevementevoy a exponeroslas cuestionesque nos hemosplanteadoy hemostenido en cuentaa la hora de elaborarel impreso

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de recogidade datos siguiendo las orientacionesy experienciasdelmodelo preparadopara el proyecto de que os hablé al principio de«Mecanizaciónde protocolos notariales»,realizado por nuestrascom-pañerasVicenta Cortés y M.a TeresaMolina, archiverae informáticarespectivamente,y que hemosadecuadoa las necesidadesy circnns-tanciasde estasededocumentalque son las consultas.

Existendatoscuyauniformidad y permanencia,aunqueimprescin-dibles,no tienenpor qué estarexplícitamenteindicados.Me refiero aldestinatarioque siemprees la personadel reyy al depósito,que es elArchivo Generalde Indias.Lasvariantessi existenen cuantoal autor, alconsiderarcomo tal no sólo al Consejo, sino a las distintas Juntasespecialesy transitorias queen él funcionany a la Cámarade Indiasque como Junta más permanentetiene encomendadasmateriascon-cretasy limitadas.

A efectos de la información ofrecida por las consultas hemosdelimitado en primer lugarunosgruposespecíficosa modo de tipos oclasessegúnsu temáticaque suelenrepetirsey reúnencaracterísticasinformativas similares (así «provisión de cargos», «licencias»,«merce-des»,etc.) y en segundolugar en cuanto al contenido referido a laspersonas,lugaresy materiasharemosuso de descriptoresparalos quela experienciade los indicesmanualesquellevamospreparadosenlosvolúmenespublicadosnos ha de serde unautilidad decisiva.

Otros datosnecesariosquecorresponderána suscorrespondientesencasilladosserán la signatura o indicación de la ubicación en elArchivo y la fechacrónicacompletade cadadocumento.

Hemosprecisadoy estudiadoencadacasoy paracadaconceptodecadauna de las casillas del formulario la normativa a seguir con lasalternativas que puedenplanteársenos.Pero no me pareceoportunoaquí descendera esaparticularizacion.

Hastaaquí nuestraprogramaciónteórica,apartir de estemomentola puestaen práctica de la misma y tras ella mi conversióno no a laInformáticay la adquisición o no de mi ordenador.

No me cabedudaque la mecanizaciónde las consultasnos obligaráa sacrificarbastanteinformación, no olvidemospor ejemplo la supre-sión de las listas de propuestospara la provisión de cargos o latranscripciónde la resoluciónreal, tan rica en maticesy precisiones;como hasata ahora veníamos haciendo en nuestros catálogos yapublicados.Peroya lo dijimos en el inicio del planteamientoinformáti-co de las seriesdocumentaleshistóricas: hemosde salvarel desnivelentre la demandade los investigadoresy la oferta de los archiveros,multiplicando los instrumentosde trabajo, teniendo en cuentaunarealidad lamentable, el escasonúmero de profesionalesde archivosque es bastante poco probable que aumente en proporción a lasmayoresnecesidadesde la investigación.