La Innovación Tecnológica al Servicio del Archivocongresoacal.es/images/programa/Odilo.pdf ·...

La Innovación Tecnológica al Servicio del Archivo

Pedro A. Cabrera Hernández

Director del Archivo Municipal de Tinajo

EL CASO DEL AYUNTAMIENTO DE TINAJO

Y SU ARCHIVO MUNICIPAL

Segovia, 27 Mayo 2016

© AYUNTAMIENTO DE TINAJO 2016 – RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS

Índice

1. Introducción

2. Antecedentes

3. Objetivos

4. Requisitos Legales

5. Concreción de la Política de Gestión

6. Puntos Clave del Éxito

7. Solución Propuesta

8. Beneficios

• Tinajo municipio de la isla de Lanzarote

• Población: 5800 habitantes

• Territorio: 135´3 km².

• Un Parque Nacional.

• Dos Parques Naturales

• Presupuesto: 6.900.000 €

• Por tanto un municipio pequeño y con

recursos limitados.

Introducción


AÑO 2006

• Inexistencia de gestión documental • Archivo como almacén • Sin control de acceso • No organizado • Inexistencia de herramientas informáticas

AÑO 2007 • Implantación de Herramientas y equipamientos • Mejora en la gestión del Archivo • Aunque el Archivo sigue aislado

AÑO 2009 • Implantación de un tramitador de expedientes • Propuesta de análisis de procedimientos y tipos

documentales • Falta de colaboración • El servicio de archivo queda aislado • El sistema se muestra inestable y cae por dos veces

AÑO 2014 • Cambio de visión • Eliminación del sistema anterior • Implantación de plataforma de administración

electrónica • El servicio de archivo se revela como parte

indispensable

AÑO 2015 • Creación del Archivo Electrónico Único

Antecedentes


2006

2007

2015

- Inexistencia de gestión documental - Archivo como almacén - Sin control de acceso - No organizado -Inexistencia de herramientas informáticas

- Implantación de Herramientas - Mejora en la gestión del Archivo - Aunque el Archivo sigue aislado

- Implantación de un tramitador de expedientes - Propuesta de análisis de procedimientos y tipos documentales - Falta de colaboración - El servicio de archivo queda aislado - El sistema se muestra inestable y cae por dos veces

- Cambio de visión - Eliminación del sistema anterior - Implantación de plataforma de administración electrónica - El servicio de archivo se revela como parte indispensable

- Creación del Archivo Electrónico Único - Portal de Transparencia


Antecedentes

• Creación de un Archivo digital seguro

• Entorno Cloud

• Gestión conjunta de documentos electrónicos como físicos

• Integrado pero separado del sistema de producción

• Capaz de ingestar documentos electrónicos desde el punto de

origen

• Descripción automática

Objetivos


• Ley 11/2007, art. 31.2

• R. D. 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el E.N.I. art 21.1.j y 21.2

• N.T.I. de Política de Gestión de Documentos Electrónicos

• N.T.I. de Política de Firma y Certificados de la Administración

• N.T.I. de Documento Electrónico

• N.T.I. de Expediente Electrónico

• Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo y 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público

• Ordenanza de Administración Electrónica de 2010

• Política de Gestión de Documentos Electrónicos

Requisitos Legales


• Visión Integrada, para todas las áreas del Ayuntamiento

• Definición de roles y responsabilidades

• Controles archivísticos tanto en el sistema de producción como en

archivo

Concreción de la Política de Gestión


Los elementos clave del proyecto:

Respaldo de la alta gestión

Colaboración de equipos Odilo -Tinajo - Gestiona

Implicación del Archivo en la gerencia

Planificación, seguimiento y análisis de riesgos

Sujeción a normativas archivísticas y legislación

…

Puntos Clave del Éxito


• Mantener separados los sistemas de producción y de conservación.

• Los procesos archivísticos deben quedar inscritos desde el comienzo.

• Controlar que el sistema de producción siempre hará transferencias de

“buenos” documentos

• Diseñar mecanismos que eliminen ese margen subjetivo de confianza

Solución Propuesta


Un servicio web que vigila de manera automática que los expedientes que llegan del sistema de

producción cumplen las reglas impuestas por el servicio de archivo antes de ser ingeridos en el depósito

y les niega el paso cuando no lo hacen.

Solución Propuesta


Ingesta automatizada al finalizar el expediente que valida:

Los datos de contenido, metadatos y firmas deben ser empaquetados antes

de ser transferidos.

Los mecanismos de denominación de ficheros deben seguir ciertas reglas

Las firmas deben chequearse contra sus propias normas

Los documentos deben ser inmediatamente utilizables por usuarios finales uso de

PDF en base64

La clasificación funcional debe asignarse de manera automática en el momento de

crear un expediente

Los Expedientes deben identificarse de acuerdo con el Directorio DIR3

Solución Propuesta- Reglas


Solución Propuesta


• La defensa de los intereses del Municipio

• Una gestión administrativa más ágil

• Defensa de los intereses de los ciudadanos

• Mayor Transparencia de los asuntos públicos

• El mejor aliado para la investigación y la cultura

Beneficios


¡ MUCHAS GRACIAS !

Pedro A. Cabrera Hernández

Director del Archivo Municipal de Tinajo


[email protected]


PROPUESTA VALOR ODILO


COPYRIGHT ODILO 2016 1

Federico Gramage

Índice

1. Sobre Odilo

2. Propuesta de Valor



01 Sobre Odilo

Sobre Odilo


Odilo nace con el objetivo de responder a las

necesidades de innovación de archivos y

bibliotecas

Sobre Odilo


Sectores del mercado


Adaptable a las tecnologías y

completamente interoperable

Alta disponibilidad

asegurada

Alto rendimiento y uso

eficiente de recursos mediante

economías de escala

Seguridad de los contenidos:

almacenamiento redundante

en distintas ubicaciones,

separadas y sincronizadas

© ODILO 2016 – RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 7

Tecnología cloud

Eliminación de costes fijos

relacionados con

tecnología

Modalidad SaaS

Software como servicio

El proveedor realiza la

instalación y configuración

de la plataforma El proveedor se encarga de las

actualizaciones del software

Certificaciones de protección

de los contenidos m (ISO

27001 …)

Servicios sustentados sobre

proveedores con solvencia

financiera acreditada

Integración con

aplicaciones y

visualización y acceso

multidispositivo


Seguridad

Esquema Nacional de

Seguridad

Norma ISO 27001

Seguridad de la información

Norma ISO 9001

Calidad

LOPD en relación con los usuarios

Seguro de responsabilidad civil


02 Propuesta de valor

10

Gestores

documentales

Tramitación física

Tramitación electrónica

Aplicaciones de

tramitación

ECM

Escenarios de producción documental

COPYRIGHT ODILO 2016

Escenarios de gestión documental y archivo


DM Gestión

expediente

abierto

Gestión expediente cerrado

Gestión Archivo Único

Depósito físico

Depósito digital

Gestión de docs

Gestión archivo papel


Tramitación

física

PRESERVER

Solución de

preservación

digital de nueva

generación

A3W-AE

Solución completa

de gestión de

archivo electrónico

y físico

Tramitación

electrónica

Solución Odilo


Soluciones archivo y preservación digital


PRESERVER

generación

Preservación

de nueva

A3W-AE

y

electrónico

Archivo físico

Tramitación

electrónica y

en papel

MUCHAS GRACIAS


Federico Gramage

Head of Presales & Project Manager

[email protected]

mailto:[email protected]

La Innovación Tecnológica al Servicio del Archivocongresoacal.es/images/programa/Odilo.pdf ·...

Documents

Transcript of La Innovación Tecnológica al Servicio del Archivocongresoacal.es/images/programa/Odilo.pdf ·...