La Ineficiencia Comienza Por Los Supervisores

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LA INEFICIENCIA COMIENZA POR LOS SUPERVISORES Por: Edgar H. Plagemann Instructor: Ing. Eduardo Valencia F.

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la ineficiencia comienza por los supervisores

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LA INEFICIENCIA COMIENZA POR LOS SUPERVISORES

Por: Edgar H. Plagemann

Instructor: Ing. Eduardo Valencia F.

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INTRODUCCIÓN

•“En el manejo del personal hay detalles aparentemente irrelevantes que un Supervisor debe aprender a corregir, para lograr una mejor coordinación del trabajo.

•De lo contrario, la posibilidad de que todo un departamento se desorganice es muy grande, lo cual se manifiesta en un descenso de la PRODUCTIVIDAD”.

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Concepto de Supervisor

•El término Supervisor se aplica en todos los niveles de la administración a quienes dirigen las actividades de otros.

•Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo sólo a las personas de los niveles intermedios de la jerarquía administrativa.

•El SUPERVISOR ES UN ELEMENTO CLAVE dentro de cualquier organización.

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Concepto de Supervisor

•Del Supervisor depende:1. La calidad del trabajo2. El rendimiento3. La moral, y4. El desarrollo de buenas actitudes por

parte de los trabajadores.•El Supervisor dirige y evalúa el trabajo y

conoce a todos los trabajadores.

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Concepto de Supervisor

•El Supervisor moderno ha dejado de ser operador y el líder nato del grupo para convertirse en un ESPECIALISTA DEL COMPORTAMIENTO HUMANO, en lo que concierne:

•A la práctica de la habilidad administrativa y

•A la práctica de los aspectos técnicos de su cargo.

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Características del Supervisor

1. Conocimiento del Trabajo2. Conocimiento de sus Responsabilidades3. Habilidad para Instruir4. Habilidad para Mejorar Métodos5. Habilidad para Dirigir

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1.Conocimiento del Trabajo

•Esto implica que debe conocer la tecnología de la función que supervisa.

•Las características de los materiales.•La calidad deseada.•Los costos esperados.•Los procesos necesarios,•Etc.

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2.Conocimiento de sus ResponsabilidadesEsta característica es de gran importancia, ya que implica que el Supervisor:•Debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa.•Su grado de autoridad.•Sus relaciones con otros departamentos.•Las Normas de Seguridad•Las normas de Producción, de Calidad,•Etc.

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3.Habilidad para Instruir

•El Supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados óptimos.

•Las informaciones al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, DEBEN SER CLARAS Y PRECISAS.

•El Supervisor debe ser un Entrenador para su Equipo de Trabajo.

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4.Habilidad para Mejorar MétodosEl Supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible:•Los Recursos humanos,•Los Materiales, •Los Recursos técnicosY todo lo que la empresa facilite, siendo crítico en toda su gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir:•Mejorando continuamente todos los procesos del trabajo.

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5.Habilidad para Dirigir

El Supervisor debe LIDERIZAR a su personal, dirigiéndolo con:•La confianza y•La convicción Necesarias para lograr:•Credibilidad y•Colaboración de sus trabajadores.

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Funciones del Supervisor

1. PROYECTAR = PLANIFICACION2. DIRIGIR = DIRECCION =

LIDERAZGO3. DESARROLLAR = IMPLEMENTACION4. CONTROLAR = CONTROL

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1. Proyectar (Planificar)• Se debe programar o planificar el trabajo del

día,• Establecer la prioridad y el orden,• Tomando en cuenta los recursos y le tiempo

para hacerlo,• De igual forma el grado de efectividad de sus

colaboradores,• Así como la forma de desarrollar dicho

trabajo dentro de su departamento.• Proyectar en el corto, mediano y largo plazo,

es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier Supervisor.

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2. Dirigir (Liderar)• Esta función comprende la DELEGACION

DE AUTORIDAD y la TOMA DE DECISIONES.

• Lo que implica que el Supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas,

• Procurando que sus instrucciones sean:▫ Claras, ▫ Específicas, ▫ Concisas y ▫ Completas,

• Sin olvidar el nivel general de habilidad de sus colaboradores.

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3. Desarrollar (Implementar)Esta función le impone al Supervisor:• La responsabilidad de Mejorar Constantemente a su

Personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo,• Estudiando y analizando métodos de trabajo y• Elaborando planes de adiestramiento para el

personal nuevo y antiguo.Así, de esta manera:• Elevará los niveles de eficiencia de sus

colaboradores.• Motivara hacia el trabajo,• Aumentará la satisfacción laboral y• Se logrará un trabajo de alta Calidad y

Productividad.

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4. Controlar• Significa crear conciencia en sus

colaboradores para que sea cada uno de ellos los propios controladores de su gestión,

• Actuando luego el Supervisor como Conciliador de todos los objetivos planteados.

• Supervisar implica Controlar.• El Supervisor debe evaluar constantemente

para detectar en que grado los planes se están obteniendo por él o por la Dirección de la empresa.

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Funciones Básicas de los Supervisores

DirecciónDirecciónControlControl

ImplementaciónImplementación

PlanificaciónPlanificación

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El Supervisor debe mejorar el desempeño de sus

colaboradoresEnfoque en 3 etapas al entrenamiento

Competencia

Tiempo

META

Talento

Conocimiento

Habilidades

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Caso en el trabajo: el Gerente de Planta le dice a su Supervisor:

“Me parece que su departamento es el menos eficiente de todos:

• No están cumpliendo con los horarios,• Está trabajando demasiadas horas extras,• El personal está llegando tarde,• El ausentismo es muy alto y• La rotación de empleados es muy rápida.Las cosas tienen que cambiar, y me

parece que lo mejor es que hablemos al respecto”.

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Antes de que el Supervisor pueda defenderse, el Gerente le dice:

• “ Ya discutimos sobre este problema hace algunos meses; Ud. mencionó una serie de cosas que estaba haciendo el personal de su departamento, pero hasta ahora la situación no ha cambiado en nada.

• En esa ocasión no dije nada, pero he llegado a la conclusión de que el error está en Ud. La ineficiencia comienza por Ud.

• Muchas de las cosas que los empleados está haciendo en su departamento deberían corregirse, pero me parece que el primer responsable de todo esto es Ud.

• Es por ahí por donde debemos empezar a buscar una solución”.

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Resultado de esta acusación:

•Esta acusación es un duro golpe para el Supervisor, como lo hubiera sido para cualquiera de nosotros en circunstancias similares.

•Afortunadamente el Gerente tiene un buen Supervisor que comprende y desea hablar sobre los problemas.

•Otros Supervisores menos afortunados podrían encontrarse rápidamente fuera de la empresa si estuvieran viviendo una situación similar.

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Análisis de las Ineficiencias

•Una vez que se ha aceptado la idea de la ineficiencia en la supervisión, podemos comenzar a estudiar las formas en que podrían MEJORAR LOS SUPERVISORES.

•Aquí tenemos algunas ineficiencias típicas de Supervisión:

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Ineficiencias Típicas de SupervisiónEstas son 5:1. No se dice a los trabajadores que es lo

se espera de ellos2. No se toman medidas correctivas.3. Se dan instrucciones indefinidas o

imprecisas.4. Dar malos ejemplos: “Háganlo como yo

lo digo, no como yo lo hago”.5. El síndrome del “Hágalo usted mismo”.

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1. No se dice a los trabajadores que es lo que se espera de ellos• Los empleados deben saber que es lo que se

espera de ellos; tienen derecho a saberlo.• Si no se les dice cuales son sus responsabilidades,

tienden a establecer su propio ritmo de trabajo y sienten que lo están haciendo bien.

• Algunos Supervisores afirman que no les dicen a sus empleados que es lo que se espera de ellos porque saben que sus empleados pueden trabajar mejor; decirles lo que se espera de ellos solamente limitaría su rendimiento. Esta no es una buena actitud de supervisión; implica una falta de confianza y una falta de apreciación de los estándares de producción.

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1. No se dice a los trabajadores que es lo que se espera de ellos• Es sorprendente ver la cantidad de compañías

que operan sin dar a sus Supervisores la información necesaria para que puedan decir a los trabajadores que es los se espera de ellos.

• Dan por hecho que los Supervisores saben cuándo un trabajador está produciendo un buen día de trabajo.

• Es posible que algunos Supervisores conozcan los estándares y necesiten simplemente comunicárselos a sus trabajadores.

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1. No se dice a los trabajadores que es lo que se espera de ellos• Cuando en los registros del trabajo se incluye la

información sobre producción, en ellos debe estar indicada la cantidad de tiempo que consume cada operación, incluyendo la puesta a punto.

• ¿Qué puede decirse acerca de los empleados que desempeñan trabajos cuya duración no puede medirse?. Estás personas también necesitan dirección y trabajan mejor cuando se les da una información retroactiva sobre su rendimiento.

• Generalmente, el problema consiste en desarrollar una especie de patrón para efectuar la medida; algunas de las categorías podrían ser: asistencia, puntualidad, cooperación, servicio y minuciosidad.

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1. No se dice a los trabajadores que es lo que se espera de ellos• Algunos Supervisores dicen a sus trabajadores

que es lo que se espera de ellos de una manera muy informal y práctica, y les informan solamente que han hecho algo mal.

• Pero las personas necesitan que se les diga cuando están haciendo bien un trabajo, así como también cuando no lo están haciendo bien.

• A este respecto, no debemos olvidar la historia del nuevo empleado a quien su esposa preguntó, después de varias semanas de estar trabajando en la compañía, si estaba haciendo bien su trabajo. El contestó: “Me imagino que lo estoy haciendo bien; mi Jefe no me ha dicho nada”.

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1. No se dice a los trabajadores que es lo que se espera de ellos

•Un Supervisor no es eficiente cuando no logra entablar y mantener una comunicación con cada uno de los trabajadores, ya que esto afecta necesariamente la eficiencia del departamento de ese Supervisor.

•Es importante tener en cuenta los procedimientos formales o informales para la evaluación del rendimiento de los empleados.

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2. No se toman medidas correctivasLas situaciones siguientes son ejemplos de ineficiencia en la supervisión:•Es posible que para 1 ó 2 empleados sea a veces difícil llegar a tiempo al trabajo y el Supervisor no les dice nada, pues tiene en cuenta que son buenos trabajadores.•En otros casos, el Supervisor tampoco dice nada cuando algunos empleados ponen problemas cada vez que se les pide hacer algo.•Algunos Supervisores no toman ninguna medida cuando un empleado se demora el doble de tiempo necesario para hacer un trabajo si lo hace con precisión.

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2. No se toman medidas correctivas• También hay casos en que los Supervisores se

quedan callados cuando algunos empleados sistemáticamente se demoran en regresar al trabajo después del almuerzo, pero son personas que cooperan y siempre prestan su ayuda cuando se requiere trabajar horas extras a última hora.

• Todas estas situaciones son ejemplos de ineficiencia en la supervisión; el hecho de que no se tomen las MEDIDAS CORRECTIVAS necesarias, constituye una SITUACIÓN GRAVE y no puede ignorarse.

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2. No se toman medidas correctivas•En ningún momento debe pensarse que los

empleados que cumplen con las Normas no son conscientes de que su Supervisor ha dejado de tomar una medida correctiva.

•De hecho, los buenos empleados generalmente sienten la renuencia de la Gerencia a tomar medidas correctivas cuando es necesario y esto tiene como consecuencia:1. Una pérdida de estímulo y2. Una disminución en la eficiencia del

departamento.

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3. Se dan instrucciones indefinidas o imprecisas.Veamos un ejemplo:• La oficina central convocó al Supervisor Luis a

una reunión. Este estaba sumamente ocupado tratando de terminar varios trabajos que había prometido.

• Al salir llamó al principal de sus empleados Pedro y le dijo: “Encárguese de que hoy quede terminado el pedido de La Cooper, pues mañana tenemos que despacharlo temprano”, y se fue sin que Pedro pudiera hacer alguna pregunta.

• Cumpliendo con su deber, Pedro trabajó 3 horas extras, terminó él mismo el trabajo y se aseguró de que estuviera listo para despachar antes de salir de la oficina.

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3. Se dan instrucciones indefinidas o imprecisas.•A la mañana siguiente el Supervisor Luis

revisó las hojas de tiempo y vio que Pedro había trabajado 3 horas extras.

• Inmediatamente llamó a Pedro para preguntarle por que lo había hecho.

•Pedro respondió que había entendido que debía quedarse y terminar el trabajo.

•El Supervisor Luis contestó: “No, yo esperaba que Ud. alistara al personal del 2º turno para que este terminara el trabajo. No quería utilizar horas extras para este trabajo”

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3. Se dan instrucciones indefinidas o imprecisas.•Esto sucede, generalmente, cuando

estamos ocupados y no sacamos el tiempo para dejar las cosas claras.

•O aún peor, cuando suponemos que la otra persona entiende lo que queremos.

•Con mucha frecuencia esperamos que los demás sepan leer nuestras mentes.

•El hecho de dar instrucciones indefinidas o imprecisas es, sin duda alguna, una ineficiencia en la supervisión.

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3. Se dan instrucciones indefinidas o imprecisas.•No solamente crea problemas para el

Supervisor, sino que puede causar errores muy costosos.

•Los empleados:1. Se desmotivan,2. Se disminuye el entusiasmo y3. Algunas veces se dicen cosas que no

deberían decirse.•Debemos pensar desde el punto de vista

del trabajador antes de dar cualquier instrucción.

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4. Dar malos ejemplos• “Háganlo como yo lo digo, no como yo lo

hago”. No estoy muy seguro de quién fue la primera persona que dijo esta frase, pero ella describe a muchos Supervisores, aún aquellos que deberían saber más.

• Es cierto que la mayoría de las veces un Supervisor es un empleado asalariado que no debe respetar estrictamente los horarios.

• También es cierto que muchos Supervisores trabajan horas extras por las cuales no reciben ninguna remuneración adicional.

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4. Dar malos ejemplos• Esto debería diferenciarlos de los empleados

que marcan tarjeta y reciben un pago por hora, ¿no es verdad?.

• Esto no es cierto. Un Supervisor, especialmente un Supervisor de primera línea, debería dar un ejemplo llegando al trabajo antes de que empiece cada uno de los turnos.

• Con frecuencia se presentan problemas al iniciar el trabajo, que requieren la atención del Supervisor.

• La mayoría de Supervisores prefieren estar en el trabajo antes de que comience el turno, ya que eso les da la oportunidad de organizarse y hacer ajustes de última hora.

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4. Dar malos ejemplos

• Otro de los aspectos relacionados con este problema se refiere al Supervisor que generalmente se demora en la hora del almuerzo. ¿Por qué no hacerlo? Si el departamento está bajo control, no debería presentarse ningún problema.

• El problema que surge cuando el Supervisor abusa de este privilegio es que “cuando el gato no está, bailan los ratones”.

• La mayoría de los empleados son conscientes de esta situación. El Supervisor debería dar un buen ejemplo.

• Otros puntos que deben considerarse, son los siguientes:

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4. Dar malos ejemplos

• ¿Viola Ud. la norma de NO FUMAR, fumando en un área en la que está prohibido?

• ¿Hace Ud. observaciones despectivas sobre algunos empleados frente a sus compañeros?

• ¿ Piensa Ud. que hay fallas en la Gerencia y expresa su insatisfacción en presencia de sus empleados?

• ¿Mantiene Ud. su oficina y su escritorio en desorden?

• ¿Viola Ud. las NORMAS DE SEGURIDAD que Ud. debe hacer cumplir?

Un Supervisor que no da buen ejemplo se considera como un Supervisor Ineficiente.

¿En qué lugar se clasifica Ud.?

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5. El síndrome del “Hágalo Ud. mismo”• Los Supervisores que llegan a niveles

superiores deben luchar contra la tentación de seguir haciendo algunas cosas.

• Con mucha frecuencia los Supervisores deciden hacer algo por sí mismos, pues piensan que mientras encuentran una persona para que lo haga y le expliquen lo que debe hacer, ya ellos lo habrán terminado.

• Aunque este razonamiento no sea errado, es un ACTO DE INEFICIENCIA.

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5. El síndrome del “Hágalo Ud. mismo”•Ya que mientras el Supervisor está

realizando el trabajo de su empleado, que muchas veces es una actividad muy sencilla, está descuidando sus funciones de supervisión y no está delegando responsabilidades.

•Lograr que algunas cosas sean hechas por otra persona es una parte importante del cargo de un Supervisor y contribuye en su carrera administrativa.

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