LA IMPORTANCIA DE LA GESTION DE LA INFORMACION Y CONOCIMIENTO EN EMPRESAS CONSTRUCTORAS

Sofía Villagarcía1

Sinopsis: Con el fin de evitar “reinventar la rueda” cada vez que se ejecuta un nuevo proyecto de construcción, es importante que la empresa tenga mecanismos de captura, diseminación y actualización del conocimiento debidamente integrados. Estos mecanismos deben ser amigables para evitar el rechazo de los usuarios.

Palabras Clave: Gestión del Conocimiento, bases de datos, integración, tecnologías de información.

Introducción 1

Como se sabe, durante el desarrollo y ejecución de un proyecto de construcción se genera un gran conocimiento e información. Sin embargo, la mayor parte de la misma no queda capturada por la empresa, sino que queda simplemente de experiencia para los involucrados directos perdiéndose así el potencial de poder compartirla y diseminarla para otros proyectos futuros que tengan actividades similares. Así vemos que frecuentemente se repiten los mismos errores y “se reinventa la rueda” constantemente (Tan et al., 2006).

Es evidente que las características particulares del “producto construcción” es uno de los principales motivos que llevan a este escenario. Los proyectos de construcción son casi siempre productos únicos. Además, para cada proyecto se designa una cantidad de personal y recursos que tiene como foco principal y exclusivo el desarrollo de un determinado emprendimiento, dentro de un plazo y costo ya previsto.

Por otro lado, dado que la construcción es artesanal y multidisciplinar, ya que intervienen numerosos participantes (personal de obra, proveedores de materiales o componentes, subcontratistas), tiene como consecuencia que cada proyecto sea comparable a un sistema complejo con elevada variabilidad, es decir un sistema difícil de predecir. Así cada obra tiene una carga para procesar información bastante elevada y complicada para atender y

1 Ingeniero Civil, Magister en Ingeniería Universidad de Sao Paulo, GyM SA, svillagarcia@gym.com.pe

resolver las situaciones que surgen diariamente.

Todas estas características, generan un escenario bastante complejo que no favorece que se den las condiciones para la captura del conocimiento. En general, el personal que labora en un proyecto está focalizado casi exclusivamente en el éxito de su obra y el hecho de registrar información que no la necesita al corto plazo genera una carga de trabajo más que no se encuentra entre sus prioridades inmediatas.

Sin embargo, desde el punto de vista de la empresa, la información y conocimiento generado en cada proyecto son valiosísimos y es parte del know how de la organización. El poder capturarla y usarla de una manera organizada para no repetir errores y mejorar nuestros procesos, podría constituir una ventaja competitiva frente a sus pares. Por lo tanto, es importante, que las empresas tengan mecanismos formales que faciliten y permitan:

La captura y registro del conocimiento e información durante el desarrollo de los proyectos,

la difusión y uso de la información capturada.

El objetivo de este documento es discutir y analizar las distintas herramientas y técnicas que usan las empresas para la Gestión de la Información y Conocimiento y proponer algunas recomendaciones para el mejoramiento de esta gestión en empresas constructoras.

La información y el conocimiento en la empresa

La información soporta el planeamiento, control y la toma de decisiones específicas

como futuras en una organización. Sin ella el escenario se vuelve incierto por lo que la carga para procesar informaciones aumenta. (Galbraith, 1974). Esta afirmación ratifica la importancia de la información no solo para el uso inmediato sino para decisiones futuras.

Por otro lado, la Gestión del Conocimiento tiene el fin de transferir el conocimiento e información desde el lugar dónde se genera hasta el lugar en dónde se va a emplear. Implica el desarrollo de las competencias necesarias al interior de las organizaciones para compartirlo y utilizarlo entre sus miembros. De esta definición podemos inferir que la Gestión del Conocimiento tiene dos puntos principales:

Conocimiento e Información: que incluye la captura, almacenamiento y difusión del conocimiento e información generada en la empresa.

Personas: que son los que finalmente toman las decisiones con la información y conocimiento disponible.

Respecto al primer punto, la dificultad está en capturar el conocimiento y usarlo para alimentar y mejorar el sistema. Es una actividad que demanda tiempo y esfuerzo y que frecuentemente se realiza cuando el proyecto ya está terminado y por ello se pierde información. En este sentido, Tan et al. (2006) afirman que es importante que la captura del conocimiento se haga de una manera “viva”, es decir, en el momento que se genera el conocimiento. Algunos beneficios de esta práctica son:

Prevenir la pérdida de conocimiento debido al periodo de tiempo transcurrido entre la captura y la ejecución.

Maximiza el valor de re-uso del conocimiento ya que permite que el conocimiento sea compartido y re usado lo antes posible.

Provee de información que puede ser usada en el momento de operación, mantenimiento, etc.

Estos mismos autores señalan que se deben tener en cuenta los siguientes aspectos para que se viabilice la captura del conocimiento en vivo:

Carga de trabajo: el mecanismo usado por la empresa para este fin no debe incrementar la carga de trabajo del empleado.

La metodología o técnica usada para capturar el conocimiento debe garantizar la veracidad y exactitud del conocimiento.

El costo para capturarlo no debe ser mayor a los beneficios obtenidos.

A seguir se lista las técnicas y tecnologías más usadas para Gestionar el Conocimiento en empresas relacionadas a la construcción son (Tan et al., 2006):

Reclutamiento: es una práctica para obtener personal capacitado para cubrir necesidades existentes o futuras de la empresa.

Mentoring: el mentor ayuda al profesional a su cargo a desarrollar las capacidades acordes con su potencial y a conseguir, un comportamiento que unido al conocimiento y habilidades cumpla con los requerimientos de la empresa.

Desarrollo del talento: la empresa es consciente que sus empleados son su principal activo y son los que enfrentan los retos en el día a día y toman decisiones. Consiste en capacitar al empleado para que desarrollen competencias que le ayudaran a desenvolverse en su cargo de una manera efectiva.

Rotación de puestos de trabajo: consiste en rotar a los empleados en diferentes puestos para que cambien de funciones y aprendan nuevas competencias.

Capacitaciones, reuniones, workshops, presentaciones: bastante utilizado para difundir conocimiento generado en los proyectos.

Relatorios o Informes Post Proyectos: son realizados al culminar el proyecto.

Forums: es una herramienta muy poderosa para compartir información, pero tiene la desventaja que es de naturaleza pasiva, por lo que si un tema no sale en el fórum no se llega a compartir.

Directorio de especialistas: es usado para capturar la información de “quien sabe qué” dentro de la empresa. Es útil

para conectar personas que necesita conocimiento con las que tiene el conocimiento.

Intranets: se utiliza para compartir conocimiento documentado entre proyectos.

Portales: que usan la internet para compartir información específica y tiene acceso libre o restringido.

Softwares, etc.

Podemos apreciar que algunas herramientas están enfocadas en mejorar las competencias de los empleados mientras que otras en registrar y diseminar el conocimiento e información. El uso de estas herramientas es un indicador de la importancia que ha tomado este tema dentro de las empresas del rubro.

A continuación se dividirá el análisis de la información levantada en la bibliografía en dos interrogantes:

¿Cómo capturamos y difundimos la información en una empresa constructora?

Si pensamos en un proyecto de construcción por ejemplo, podemos clasificar el conocimiento e información que necesitamos capturar en dos tipos:

a) Información que se encuentra en informes y archivos registrados de una manera formal por la obra durante la ejecución del proyecto, por ejemplo: ratios de productividad, costos, relatorios, etc.

b) Conocimiento no registrado formalmente en obra, por ejemplo: conocimiento resultante del aprendizaje de implementar nuevos procesos, tecnologías, equipos, etc. Lock Lee (2005) llama a este tipo de conocimiento tácito, está muchas veces entendido como el “know how” no codificado que resulta de la experiencia humana, improvisación e innovación.

Se debe notar que el conocimiento no registrado en la obra (Tipo b) es el que más abunda y difícil de capturar.

Para poder aprovechar el potencial de la información formalmente registrada (tipo a), la empresa debe garantizar que se encuentre almacenada de una manera tal

que sea de fácil acceso y recuperación. De lo contrario, se duplicarían los esfuerzos al buscarla o no se usaría, ya que los usuarios no sabrían como encontrarla a pesar de estar formalmente registrada.

Esta situación sucede frecuentemente en las empresas donde si bien cada proyecto desarrolla bastantes documentos o informes que podrían ser útiles para otras obras y áreas de la empresa, estos no se encuentran almacenados de una forma que favorezcan su difusión y uso posterior. Por ello, es importante la información se encuentre debidamente integrada y respaldada por un sistema de informaciones que contemple ese fin. Este sistema debe incluir el diseño de sus flujos, formas de emisión, de recepción y de registro de la información y conocimiento

Debemos tener en cuenta que en los últimos años las Tecnologías de la Información y Comunicación- TIC´s) han evolucionado tremendamente y facilitan la integración, la captura, almacenamiento, filtro de informaciones dentro de las empresas. Por lo que las empresas deben garantizar que estas cumplan una función estratégica dentro de la organización y usarlas como un soporte para la difusión de la información y conocimiento.

En este sentido, el uso de redes y servidores para cada proyecto es en la actualidad una necesidad y es el punto de inicio para la captura de información de la obra. En muchas ocasiones se pierde mucho tiempo buscando información dentro de un mismo proyecto ya que los usuarios no la colocan en el servidor sino que cada uno maneja sus archivos en carpetas personales no compartidas.

La estructura de la red debe definirse al inicio de obra y de preferencia todas las obras de la empresa deberían manejar la misma para facilitar la búsqueda de informaciones. La Figura 1 presenta un ejemplo de una lista de carpetas para guardar archivos en obra. La idea sería que en todas las obras se utilice una codificación única y esta debe estar definida por un administrador del sistema. Así, una persona que busque información podrá encontrarla rápidamente ya que todas las

obras usan la misma “lógica” para archivarla.

Figura 1- Carpetas del Servidor

Otra herramienta sumamente poderosa que nos trae las TIC’s son las bases de datos virtuales. Una base de datos es una colección de datos almacenados con un fin específico y organizados de una manera tal que permite que su contenido sea fácilmente recuperado, administrado y actualizado (Learn IT: The Power of the database, 2012). En casi todas las empresas es bastante común el uso de bases de datos para registrar información contable, costos, ventas, órdenes de compras, facturas, pagos, etc.

Figura 2- Base de Datos

Tomando el caso de una obra, una base de datos virtual que contenga una evaluación actualizada de proveedores, por ejemplo, es

una información sumamente importante que podría evitar que se contrate a un proveedor que ha tenido problemas anteriores con la empresa. Es muy frecuente encontrar este tipo de problema en obras porque no se tiene la información disponible en el momento oportuno.

Si además, tenemos otra base de datos virtual que contenga información acerca de: los diferentes sistemas, procedimientos y/o tecnologías constructivas implementados, los responsables que acompañaron la implementación de los mismos y el proveedor o subcontratista que lo realizó, ya tendríamos una base de datos actualizada de especialistas o “de quien sabe que” dentro de la empresa.

Es decir si, por ejemplo, en una obra se va hacer un Muro de Tierra Retenida – MTR y se necesita información del tema, se podría realizar una búsqueda en el sistema bajo MTR y aparecerían: todas las obras que han trabajado con este sistema, el responsable de la implementación, el proveedor que suministro el material, etc. Además, si esta base está relacionada a otras bases de datos como: la de proveedores, la de datos generales de la obra, etc., la búsqueda podría también proporcionar información acerca del desempeño del proveedor para ese proyecto, del gerente de obra de ese proyecto, etc.

Figura 3-Estructura de Red (Villagarcia, Frigieri, & Cardoso, 1999)

Esto es un pequeño ejemplo del potencial de las bases de datos virtuales para organizar conocimiento e información de una manera eficaz. Es importante resaltar que no basta con registrar la información y el conocimiento, es importante que estos se encuentren almacenados de una forma tal que puedan ser consultados fácilmente y

soportados por una estructura de red que integre las informaciones (Figura 3), de no ser así, lo más probable es que su uso se limite a persona que generó la información, perdiéndose de esta manera, su potencial para el uso colectivo.

Respecto al siguiente tipo de conocimiento (tipo b), llamado también tácito y que no responde a un registro formal, es sin duda el más difícil de capturar y el más abundante. Dentro de este grupo se encuentra:

el conocimiento que proviene al implementar una nueva tecnología o proceso.

el conocimiento (aprendizaje) que proviene de realizar diariamente las funciones propias del cargo del empleado.

Se propone que el paso inicial debería ser seleccionar el tipo de información que la empresa considera importante registrar. Por ejemplo, el conocimiento que proviene al implementar una nueva tecnología o proceso es definitivamente una información valiosa y por lo tanto debería responder a un procedimiento formal de la empresa.

Así, al iniciarse una obra se debe identificar las nuevas tecnologías o procesos que se implementaran y seleccionar los que se registrarían formalmente. Uno de los principales parámetros para la selección debería ser el potencial de reutilización de la información en la empresa. Cada gerente de obra deberá ser responsable del cumplimiento de este registro para que el procedimiento sea realmente ejecutado.

Es importante que la empresa tenga un formato estandarizado que incluya los datos mínimos a registrarse por cada proceso nuevo: recursos necesarios, ratios de productividad, procedimientos, costos, problemas encontrados, soluciones propuestas, consideraciones a tenerse en cuenta antes de la implementación, consejos, etc., en fin todo dato que pueda ser útil para usarse en el futuro.

Lo recomendable es capturar el conocimiento en el momento de la implementación (en vivo), para ello se recomienda llevar un histórico digital donde se registre la información relevante del día. Esta información debe complementarse con

fotos, videos y también grabaciones. Debemos tener en cuenta que actualmente los dispositivos móviles tienen aplicaciones que favorecen el registro de información in situ. El reporte final será elaborado usando la información recolectada y teniendo en cuenta los parámetros mínimos que deberán ser registrados, antes de registrarse deberá pasar por una revisión para finalmente ser registrado virtualmente y disponible para consulta. Este reporte debe estar almacenado en la base de datos de procedimientos de la empresa.

Por otro lado, para el conocimiento que es el generado como consecuencia del aprendizaje de las funciones propias de cada puesto se debe tratar que la transmisión del conocimiento se de en el momento de formación de subalternos. De esta forma, todos los empleados que tengan personal a cargo, cumplirán con la labor de transmisores de conocimiento.

Además de estas herramientas se pueden usar los fórums, charlas, capacitaciones, etc. La empresa peruana Graña y Montero, por ejemplo, tiene un portal del conocimiento para compartir información de diferentes obras y de la empresa. La misma empresa promueve el Portal de Ingeniería (Portal de Ingenieria, 2012), que es de uso público y donde los usuarios comparten información de ingeniería, colocan artículos de interés para el sector, hay fórums, en fin se comparte información en línea.

Lo importante a tener en consideración es que la información debe quedar registrada virtualmente y disponible para consulta desde las obras o áreas que la necesiten.

¿Cuál es la importancia del empleado en la gestión del conocimiento?

El empleado es clave en este proceso ya que por un lado es el que genera y trae el conocimiento y por otro es el que enfrenta las diversas situaciones que se presentan diariamente y propone soluciones usando su criterio basado en la información disponible.

Por lo tanto, es importante que la empresa garantice que los mismos tengan las competencias necesarias para desenvolverse eficazmente en sus cargos. Las

capacitaciones, mentoring, rotación de puestos, reclutamiento son herramientas usadas por las empresas para alcanzar este objetivo.

La empresa Graña y Montero, por ejemplo, identificando esta necesidad ha diseñado un Programa de Crecimiento para sus empleados. Se han identificado 21 competencias a alcanzar y 5 niveles de desarrollo. Para ello se ha establecido un Programa de Formación acorde con las competencias que se desean alcanzar en cada nivel. (Creciendo en Graña y Montero, 2012). Es claro que la implementación de este programa requiere de una fuerte inversión pero el objetivo de la empresa es garantizar un crecimiento sostenido para el futuro y tiene claro que su principal activo son sus empleados. Además, es consciente que para el sector es una empresa guía que sirve de ejemplo y lo que hace tiene impacto para las demás empresas de su rubro, por ello su compromiso también es con la sociedad.

Comentarios Finales

Se ha discutido la importancia de tener información y conocimiento debidamente registrado y accesible para las diferentes áreas y proyectos de la empresa.

El diseño de un sistema de información que integre la información y conocimiento y que esté debidamente respaldado por las TIC’s es vital. Como ejemplo, se han planteado herramientas rápidas de implementar y que ahorrarían tiempo y dinero a la empresa como son: el crear una base de datos de proveedores con evaluación actualizada realizada desde la obra, el tener una base de datos de procedimientos implementados en obra, relacionado a los responsables de implementación, proveedores o subcontratistas, ambas bases deben contar con acceso desde obra. Así como también, que el registro de nuevos procedimientos en obras se haga en vivo y que este respaldado por una política de la empresa.

Como se comentó en la introducción, uno de los principales obstáculos para la captura de información en empresas constructoras es que, la gestión se hace por proyecto y por ello los participantes están concentrados

particularmente en sus proyecto. Siendo así, si la empresa no establece los lineamientos respecto a la Gestión del Conocimiento y diseñe un sistema de acuerdo a los objetivos que se desean alcanzar en un corto y mediano plazo difícilmente se va a tener éxito en la captura y reaprovechamiento del conocimiento generado dentro de las obras. Es fundamental que la alta gerencia de la empresa lidere y respalde el Sistema de Gestión de Conocimiento que se decida implementar.

Referencias Bibliográficas

Creciendo en Graña y Montero. (2012). Recuperado el 20 de 04 de 2012, de http://www.creciendoengranaymontero.com.pe/

Galbraith, J. (1974). Organization Design: An Information Processing View. Interfaces , 4 (3), 28-36.

Learn IT: The Power of the database. (2012). Recuperado el 12 de 04 de 2012, de http://whatis.techtarget.com/tutorial/learn-it-database.html

Lock Lee, L. (2005). Balancing business process with business pactice for organizational advantage. Journal of Knowledge Management , 20-41.

Portal de Ingenieria. (2012). Recuperado el 04 de 2012, de http://www.portaldeingenieria.com/

Tan, C., Carrillo, P., Anumba, C., Kamara, J., Bouchlaghem, D., & Udeaja, C. (2006). Live Capture and reuse of Project Knowledge in Construction Organizations. Knowledge Management Research & Practice , 149 - 161.

Villagarcia, S., Frigieri, V., & Cardoso, F. (1999). A tecnologia da Informacao e a Industria da Construcao de Edificios. Simpósio Brasileiro de Gestão da Qualidade e Organizacao do Trabalho (págs. 71-80). Recife, Brasil: GEQUACIL/UPE.