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Ángel Tejedor Velasco

LA GESTION DE LOS INMUEBLES Y SERVICIOS DE SOPORTE - FACILITY

MANAGEMENT (F.M.)

4 de Marzo de 2013FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.

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1. Definición y Objetivos del F.M.

2. Modelo de Gestión del F.M.

3. Ámbito de la Gestión del F.M.

INDICE

FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.

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Definición Estándar Europeo de FM

CEN 15221-1 Terminología y Definiciones en FM

“ La integración de procesos en una organización para mantener y desarrollar los servicios acordados que dan soporte y mejoran la eficacia de las actividades principales de dicha organización”

- El desarrollo de los distintos conceptos de FM depende de:

- Desarrollo económico de cada país- Cultura de cada país- Idiosincrasias propias (geografía, influencia extranjera, historia)

1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.


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• Primera Conclusión:

““No existe un único concepto FM en el mundo”

“Pero si hay aspectos comunes y tendencias generales”


F.M. = Gestión de los Activos o Recursos Materiales y de los Servicios de Soporte (Infraestructura) necesarios para el desarrollo de las actividades de una Empresa u Organización.

Profesión multidisciplinar que abarca teorías y principios dela Arquitectura, Ingeniería, Diseño, Contabilidad, Finanzas, Gestión y Ciencias del Comportamiento (BOMI)


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La norma CEN 15.221-1 de TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES DEL F.M.

es la primera Norma de AENOR que sale en España sobre Facility

Management, por medio de la cual se define, desarrolla y regula, por fin,

esta actividad.

Con el fin de manejar un lenguaje común, esta norma trata de describir

funciones básicas de la gestión de inmuebles y definir los términos

relevantes que son necesarios.



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LAS FUNCIONES BASICAS DEL FM SON:

1. Distribución y Acondicionamiento de los Espacios donde las Empresas realizan sus actividades.

2. Mantenimiento y Operación de los Edificios, Sistemas e Instalaciones propias de la actividad.

3. Provisión y Gestión de los Servicios de Soporte a las Actividades y a las Personas.

4. Seguridad de las Personas y de los Bienes y la ProtecciónMedioambiental.



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El F.M. es la disciplina que se ocupa de dotar a las personas de las infraestructuras y los servicios necesarios para que las Organizaciones consigan sus objetivos empresariales.

El F.M. son modelos organizativos, herramientas y técnicas de gestión cuyo objetivo es la optimización de la relación entre las infraestructuras, las personas y las actividadesprincipales que realizan las compañías


El concepto Facility Management engloba todos los costes relativosal espacio : seguridad, alquiler, mantenimiento, limpieza, vending,catering,….

Supone el segundo centro de coste, después de los RecursosHumanos.

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La gestión del F.M. cubre e integra un amplísimo campo de procesos, servicios, actividades y medios.

Cada Organización decide de manera individual la diferencia entre actividades principales y servicios de apoyo.

El campo relacionado con la Gestión del F.M. puede resumirse bajo dos títulos principales:

- Espacio e Infraestructuras- Personas y Organización


Para gestionar el F.M. de una Organización–Empresa, el Facility Manager debe:> Conocer y entender la estructura de la empresa. > Comprender el negocio y la estrategia de la empresa.> Desarrollar la estrategia del área de Facilities Management.


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Esta Norma tiene como objetivo definir los términos en el Área de Gestión de Inmuebles, con el fin de :

1.- Mejorar la comunicación entre las partes implicadas.

2.- Mejorar la eficacia de las actividades principales, y de los procesos de Gestión de Inmuebles, así como la calidad de su rendimiento.

3.- Desarrollar herramientas y sistemas.

4.- Tener un documento principal en cuanto a la Gestión de Inmuebles se refiere.

No se pueden llevar a cabo iniciativas en cuanto a otras normas, directrices y especificaciones técnicas sin consultar este documento principal.

1. DEFINCIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.


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OBJETIVOS F. M.

OBJETIVOS CORPORACIÓN

Creación de ValorCreación de Valor

Compartir Conocimiento

Compartir Conocimiento

Desarrollo de RR.HH.Desarrollo de RR.HH.

CrecimientoCrecimiento

Desarrollo Nuevos Negocios

Desarrollo Nuevos Negocios

Eficiencia en Costes e Inversiones

Eficiencia en Costes e Inversiones

Eficiencia OrganizativaEficiencia

Organizativa

Eficacia en la Gestión Cambio

Eficacia en la Gestión Cambio

Mejorar Servicio al Cliente

Mejorar Servicio al Cliente

Maximizar la Calidad de los Servicios

Maximizar la Calidad de los Servicios

Aprovechar el ConocimientoAprovechar el Conocimiento

Desarrollar el Mercado Interno de

los Servicios

Desarrollar el Mercado Interno de

los Servicios

Optimizar los CostesOptimizar los Costes

Mantener el valor del Activo

Mantener el valor del Activo

ALINEACIÓN ESTRATEGICA DE LOS OBJETIVOS DEL F.M.:

Conocer y anticiparse a lasnecesidades de los Clientespara poder satisfacerlos.

Gestionar el Activo para mante-ner,como mínimo, su valor inicial y sus prestaciones.

Los Servicios deben perseguir la consecución de la etiqueta deexcelencia

Partiendo del establecimiento de los componentes de coste, darservicio y aplicar criterios demejora continua

Buscar nuevos servicios y evolucionar los existentes, capa-citando a la dirección paraasumirlos y proveerlos.El conocimiento es un activo que se incorpora a la gestión yque contribuye al desarrollode las personas.

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“Un modelo de Gestión de Inmuebles será aquel que se base en una estructura que describa los procesos de Gestiónde Inmuebles que prestan apoyo a las actividades principales de una Organización.

Un modelo deberá abordar la relación entre la demanday el suministro de servicios, y presentará los diferentesniveles de una posible interacción en la Gestión de Inmuebles”.

2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES

Definición de un Modelo de Gestión de Inmuebles según la Norma “EN 15221-1”:


12

12

ASPECTOS GENERALES:

ESTRATEGICO

TACTICO

OPERATIVO

OR

GA

NIZ

AC

ION

PRO

VEED

OR

DEM

AN

DA

SLA

SES

PEC

IFIC

OS

SUM

INIS

TRO

ENTR

EGA

DE

KPI

S

ClienteContratante

ClienteOrdenante

UsuarioFinal

Interno

y/o

Externo

PROCESOS PRINCIPALES PROCESOS DE APOYO

ACTIVIDADES PRINCIPALES SERVICIOS AL INMUEBLE

ACUERDO DE GESTION DE INMUEBLES



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Los pilares en los que se debe basar un Modelo de Gestión son:

- Profesionalización / Formación

- Eficiencia / Competitividad

- Mejora Continua

- Innovación

- Acuerdos de Nivel de Servicios e Indicadores

- Sostenibilidad



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Según estudios internacionales realizadosel incremento de productividadpuede llegar al 20 %.

El Facility Manager ha de “facilitar” los medios necesarios paraque el espacio se optimice de acuerdo con las necesidadesfuncionales de la Empresa (productividad) y para que sea unespacio agradable para trabajar (retención)

PoliticaF.M.

Productividad +

++ 20%



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CONCLUSION: Un modelo de Gestión de inmuebles efectivo será aquel que permita a los profesionales desarrollar y mejorar el futuro de la Gestión de Inmuebles.

Impulsando la integración de los diferentes procesos de servicios

Creando una fluida articulación entre los niveles estratégicos, tácticos y operativos

Asegurando una comunicación consistente (ascendente y descendente)

Desarrollando la relación y asociación entre clientes ,usuarios y proveedores de servicios

Apoyando la conexión entre hechos históricos, trabajos actuales y necesidades futuras.



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ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN EL MERCADO RELATIVAS AL F.M.

ACTIVOSINMOBILIARIOS ESPACIOS SISTEMAS SERVICIOS SEGURIDAD

ConsultoríaPlanes InversiónY DesinversiónRentabilización

ConsultoríaPlanificación

Desarrollo de Modelos de GestiónProyectos Explotación

Implantación

Proyecto Esp.InteriorismoConstrucción

Agencia Inmob.ProyectosConstrucción

Gestión PropiedadesGest. Patrimonial

Servicios Integrados (Multiservicios)Servicios Individualizados

Gestión de la Operación o Explotación

Consultoría ExplotaciónPlanes Explotación Operación

PROCESOS

OPERATIVOS

PROCESOS

TÁCTICOS

PROCESOSESTRATEGICOS

3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.

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CO

NTR

OLA

ROPTIM

IZARPLANIFICAR

OR

GA

NIZA

R

EJECUTARCOORDINAR

OBJETIVO:SOPORTE

ACTIVIDADESDE NEGOCIO

ESPA

CIOS

SEGURIDAD

SISTEMAS

SERVICIO

S

1º

2º

3º

6º

5º

4º



USO o EXPLOTACIÓN

USO o EXPLOTACIÓNINVERSIÓNINVERSIÓN DESINVERSIÓNDESINVERSIÓN

ADQUISICIÓNALQUILER

CONSTRUCCIÓN

REVALORIZACIÓN

GESTIÓN DE:ESPACIOSSISTEMASSERVICIOSSEGURIDAD

VENTA DESALQUILER

DECONSTRUCCIÓN DEMOLICIÓN

GESTIÓN PATRIMONIALGESTIÓN PATRIMONIAL

GESTIÓN EXPLOTACIÓNGESTIÓN EXPLOTACIÓN

3. ÁMBITO DE LA GESTION DEL F.M.

18FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.

Modelo de los Costes del Activo Inmobiliario

Tiempo10

100

2-5Años

Planificación y Construcción

50Años

Costes (%)

Utilización hasta demolición


FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.19

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PROGRAMASMEJORA CONTINUA

PROGRAMASMEJORA CONTINUA

AUDITORIASCALIDAD

AUDITORIASCALIDAD

CONTROLCOSTES

CONTROLCOSTES ++ESTO EXIGE AL F.M.ESTO EXIGE AL F.M.

REQUERIMIENTOSUSUARIOS

REQUERIMIENTOSUSUARIOS

CALIDAD CANTIDAD FRECUENCIA TIEMPO RESPUESTA

SERVICIOS FACILITADOSSERVICIOS

FACILITADOS

COSTE TIEMPO DEL PROCESO

F.M.

OBJETIVOSEMPRESA

OBJETIVOSEMPRESA

SATISFACCION PRODUCTIVIDAD COSTES


El Catálogo Global de Servicios del F.M. lo podemos agrupar en los siguientes tipos :

Servicios de consultoría

Servicios Mantenimiento Valor del Activo.

Servicios de Soporte a las Personas

Servicios Soporte al Negocio.

21



2222

Servicios de Consultoría:• Estudio de mercado, estudio de alternativas, necesidades, diseño, …• Project Manager• Commissioning del inmueble• Consultoría para definir el mapa de servicios• Definición de especificaciones, alcance y niveles de servicio• Preselección de proveedores de servicio• Licitación, alineamiento técnico y renegociación económica de las

ofertas recibidas• Contratación de los servicios• Confección de especificaciones técnicas a cumplir por los futuros

comerciantes al implantar su actividad en el centro• Comercialización de los espacios• Commissioning de las implantaciones comerciales de los inquilinos• Property Management• Gestión y supervisión de los servicios



2323

Servicios de Consultoría (Cont.):• Gestión de ciclos de vida de los activos• Gestión de inventario de activos• Coordinación de actividades entre los proveedores de servicio• Gestión de Seguridad y Salud (coordinación de actividades

empresariales)• Gestión medio ambiental y sostenibilidad• Plan de emergencia• Gestión de brigadas de emergencia• Gestión económico financiera• Benchmarking• Dirección de seguridad• Centro de atención de los usuarios• Asesoramiento jurídico• Planes de comunicación



2424

• Operación de las instalaciones• Mantenimiento Técnico Legal• Mantenimiento Predictivo y Preventivo• Mantenimiento Correctivo• Mantenimiento Modificativo Climatización Ventilación Extracción Instalaciones eléctricas

BT Instalaciones eléctricas

AT Instalaciones eléctricas

de continuidad (UPS y grupos electrógenos)

Pararrayos y sistemas de puesta a tierra

Instalaciones de gas Sistemas de gestión de

instalaciones (BMS) Transporte vertical Escaleras mecánicas

Plataformas de muelles de carga y descarga

Góndolas Barreras de acceso vehículos Puertas automáticas Sistemas control de accesos

parking Sistema detección CO Sistemas de Detección PCI Sistemas de Extinción PCI Prevención Legionella Calidad de aire interior Potabilidad de agua Megafonía CCTV Instalaciones de control de

accesos y antintrusión

Cableado estructurado Electrónica de red CPD Telefonía Equipos Audio Visuales Paramentos verticales Paramentos horizontales Estructura Cubiertas Pintura Carpintería interior y exterior Inspección técnica de edificios Mobiliario Saneamiento Instalaciones de fontanería Producción de ACS Fuentes ornamentales Fuentes de agua potable

Servicios de Mantenimiento del Valor del Activo:


2525

• Gestión Energética

• Limpieza

• DDD

• Gestión de residuos

• Jardinería

• Servicio de seguridad física

• Seguridad electrónica

Servicios de Mantenimiento del Valor del Activo (Cont.) :


FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L. 2525

2626

Servicios de soporte a las personas:

• Servicios de lavandería• Transporte personal• Flota de vehículos• Parking para empleados• Parking clientes• Lavado de coches• Servicio de mecánica

rápida• Vestuarios y duchas• Servicio Medico

Centro de información al usuario

Catering y Vending Cajeros automáticos Consigna Azafatas Centro de objetos

perdidos Servicio de guardería Help Desk



Servicios de soporte al negocio:

• Centralita telefónica• Transporte de mercancías• Servicios de logística interna y

externa• Correspondencia y Mensajería• Administrativas “Back Office“• Tratamiento y destrucción de

documentación confidencial

• Servicios de reprografía• Archivo• Almacén• Promociones• Material de oficina• Gestión de tarjeta de crédito• Redes informáticas• Aplicaciones informáticas• Conserjería


FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L. 2727

2828

APAGAFUEGOS

REACTIVO

PROACTIVO

GESTOR DEF.M.

VALORAÑADIDO

Hasta los 80

Hasta mitad de los 90

Hasta Inicios de 2001

Hasta el 2005

Actualmente3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.


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