La Empresa Inteligente

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Esteban Rivera 11/18/2013 LA EMPRESA INTELIGENTE Estos tiempos requieren que las organizaciones vayan más allá que el simple hecho de eliminar gastos operacionales. Es el tiempo de crear Empresas Inteligentes.

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Estos tiempos requieren que las organizaciones vayan más allá que el simple hecho de eliminar gastos operacionales. Es el tiempo de crear Empresas Inteligentes.

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Esteban Rivera

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LA EMPRESA INTELIGENTE

Estos tiempos requieren que las organizaciones

vayan más allá que el simple hecho de eliminar

gastos operacionales. Es el tiempo de crear

Empresas Inteligentes.

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LA EMPRESA INTELIGENTE

INTRODUCCION

Los constantes cambios y la economía global del siglo 21 hacen necesario la innovación y la

agilidad empresarial en el mundo de los negocios. La supervivencia y el crecimiento de las

organizaciones comerciales, está relacionado a

cuán rápido puedan responder a los cambios que

impone el mercado y la competencia.

Es por esto que las empresas deben crear

estructuras y procesos que les permitan conocer;

que sucede tanto interna como externamente y

los mecanismos que le permitan utilizar ese

conocimiento para reaccionar de manera rápida

y estructurada.

Aún cuando puede extraerse eficiencia coordinando las actividades de las distintas áreas de la

empresa esto en sí mismo no garantiza el reaccionar de una manera rápida a eventos no

programados. La agilidad no puede describirse con iniciativas o estrategias que no van más allá

de una visión del negocio. La agilidad requiere de planificación, procesos y estructuras que

permitan coordinar actividades dentro de la empresa, que a su vez incluyan a las empresas con las

cuales se intercambia o se hacen negocios; sean productos o servicios.

Los siguientes tres requerimientos son claves para lograr la agilidad en las empresas:

1. Facilitar la participación de grupos heterogéneos de los niveles de mando y de piso en los

distintos procesos para así facilitar el flujo de ideas.

2. Incluir la tecnología para la captura, proceso, análisis e interpretación de la información

que se asocia con los procesos de negocios.

3. Utilizando los dos puntos anteriores generar las alternativas y las decisiones con acciones

concretas e informadas.

Los negocios de hoy deben reemplazar el mando y el control jerárquico tradicional con

mecanismos que promuevan la participación de los individuos, grupos y unidades dentro del

negocio. Permitiendo actuar con el conocimiento adquirido; en las decisiones, creando así

coherencia en los procesos.

Las prácticas tradicionales de hacer

negocios han cambiado. Los negocios

de hoy en día trabajan diferente a los

del pasado. . La dinámica de hoy es de

constantes cambios en una economía

global lo cual hace imperativo hacer

negocios con agilidad e innovación

La convergencia entre el recurso humano sea gerencia o de piso y la tecnología, es crucial para establecer las estrategias requeridas.

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CONVERGENCIA Desde que la gerencia formal ha estado en existencia los procesos de negocios han sido objetos de

cambios para atemperarlos a las nuevas maneras de hacer

negocios. Aún cuando esto ha ocurrido por décadas la

interrelación entre los procesos de negocios y la tecnología en

muchas empresas no tienen convergencia.

Si la tecnología y los procesos de negocios no convergen las

empresas no pueden reaccionar rápidamente a los cambios

del mercado al no existir la agilidad necesaria. Para lograr la

agilidad necesitada es importante que:

1. Los requerimientos de nuestros clientes sean entendidos e interpretados de manera

efectiva. Las especificaciones de los mismos deben trasladarse y distribuirse a los puntos

de intervención en nuestros procesos de negocios de manera electrónica.

Cuando el cliente no está satisfecho con una mercancía y pretende devolverla.

¿El cliente debe esperar en el “counter” de servicio varios minutos por un

gerencial que autorice la devolución, ya que está ocupado en otros menesteres?

Este escenario lleva a ese cliente a no querer realizar negocios con nosotros,

porque no llenamos sus expectativas de servicio y no le prestamos importancia al

tiempo del cliente.

2. Los procesos de negocios internos deben converger de manera efectiva con la tecnología.

Debe negociarse y establecer como política los resultados esperados en las áreas que

convergen. La gerencia debe asegurarse que los procesos incluyan el agregar, analizar y

apoyar el entendimiento de la información que es generada en distintas áreas de la

empresa de una manera filtrada, estructurada y de fácil manejo para la toma rápida de

decisiones. Así los clientes estarán satisfechos con el servicio y regresarán a realizar

negocios con la empresa.

La gerencia debe establecer acuerdos de servicio entre las aéreas que convergen.

Permitiendo actuar con el conocimiento adquirido; en las decisiones, creando así coherencia en

los procesos. La convergencia está sustentada en la administración multidisciplinaria de la

empresa y la cohesión que exista en las personas que la componen

“La búsqueda del éxito en una organización comienza con el

manejo adecuado de la convergencia entre la empresa y la

tecnología”

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Las empresas deben promover la respuesta rápida a los cambios en su entorno de negocios. De

igual manera las empresas deben enfatizar en la innovación y las mejoras continuas a sus

procesos de negocios para mantenerse a la vanguardia.

Las empresas logran este propósito cuando apoyan el que converjan

diferentes áreas y grupos de personas utilizando cuatro (4) ciclos

convergentes.

El primero de los ciclos es la Planificación la cual permite que el grupo

se informe, analice y con la retroalimentación de los distintos

componentes, surgirá la Decisión estratégica que permitirá la

innovación y la efectividad. Ambos ciclos llevaran a una Respuesta

Tecnológica capaz de aumentar la eficiencia en los procesos de

negocios. Logrando con la Entrega una nueva manera de hacer

negocios adaptada a los cambios cíclicos a los que se enfrenta todo

negocio.

Ahora bien cuáles son las características de los integrantes de los grupos que manejaran los ciclos

antes expuestos. Son ellos:

Los Pensadores Analíticos- Estos ayudaran al grupo a desarrollar ideas a compartirlas y

buscar soluciones efectivas a los retos que se encuentren. Característica de las personas

tecnológicas.

Los Diplomáticos- Se aseguran que la comunicación sea con tacto sin ofender ni herir

sensibilidades. Característica de los más experimentados en la empresa.

El Buen Comunicador- La comunicación efectiva asegura la sincronización de la

información entre todo el grupo. Característica de las personas de mercadeo y ventas.

El Buen Oyente- Talento que no solamente asegura la comprensión sino que a su vez

establece buenas relaciones en el grupo. Característica de los empleados y supervisores

de línea.

De primera intención no es fácil reconocer y lograr implantar este tipo de grupo. Las

características antes expuestas ayudaran en la identificación de las personas. Estas personas están

en todas las empresas, si nos esforzamos los encontraremos. Están ahí, analicemos y a su vez

pareemos las características con las personas indicadas.

Los pensadores analíticos, los diplomáticos, los buenos conversadores y los buenos oyentes al

converger como equipo de trabajo y con los recursos necesarios lograran lo que se ha

denominado como la Cultura Ágil.

La Empresa Inteligente está sustentada en la administración multidisciplinaria de la empresa y la cohesión que exista en las personas que la componen.

Las empresas

deben

enfatizar en

la innovación

y las mejoras

continuas a

sus procesos

de negocios.

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CULTURA AGIL El establecer la Cultura Ágil en la empresa repercute en mejores ideas y decisiones porque al

existir mayor participación de las personas la información es más fiel y exacta. Esto

produce resultados de calidad ya que el apoderamiento generado en la cultura desarrolla el

compromiso de las personas para con la empresa.

Al estar todos involucrados en los procesos, la

implantación de las ideas ocurre de manera más

fácil porque la Cultura Ágil desarrolla en sí misma

la comunicación y aumenta el entendimiento de

las fortalezas y debilidades de los demás.

Las fortalezas de uno son las debilidades del otro.

Por consiguiente al existir el intercambio de las

ideas y de la información, se aumenta el

aprendizaje de todos en el grupo. Con esto se provee un sentido de seguridad en el personal

que compone el grupo, o los grupos, ya que sienten que se les toma en consideración y se les

reconoce su aportación.

Podemos concluir que en La Colaboración las personas aprenden a trabajar juntas hacia un bien

común y donde las soluciones surgen de manera estructurada y ordenada. En La Interacción se

utiliza la manera más efectiva de comunicación: Cara a Cara. Esto hace que los proyectos sean

manejados con la motivación grupal que el trabajo en equipo genera. A su vez El

Compromiso llevara al equipo en la búsqueda de la eficiencia, se adaptaran a los cambios

inesperados y crearan la confianza de que harán un buen trabajo. Esto llevara al equipo a una

continua búsqueda de la excelencia lo que es una Competencia o Habilidad que promueve la

sustentabilidad y el crecimiento continuo de la empresa.

Las empresas que establecen la Cultura Ágil se convierten en agiles, flexibles, transparentes y

responden a los cambios de los mercados de manera rápida y eficiente.

La cultura ágil depende de tres (3) grupos importantes, relacionados entre sí y con conocimiento

de sus funciones. Estos son:

El equipo con el conocimiento de los procesos existentes

y dispuestos a mejorar los mismos.

El segundo grupo son los gerentes intermedios que en

lugar de dirigir con actitud férrea utilizan herramientas de

ayuda o “coaching” para dirigir al equipo.

Y luego los ejecutivos, sean presidentes u ejecutivos

principales, que reconocen y endosan los principios de la

Cultura Ágil dentro de la empresa.

Estos grupos fundan los procesos y las estructuras que facilitan la solidez y rapidez para entregar

resultados coordinados que son capaces de mejorar la competitividad en el mundo.

La Agilidad en los Negocios

empieza reconociendo que el

activo más importante y de

más valor en una empresa es

el recurso humano.

La cultura ágil nos

enseña como entregar

productos de valor a los

clientes sean estos

internos o externos y

desarrolla los talentos que

muchas veces pasan

desapercibidos.

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LA TECNOLOGIA Hoy en día, la tecnología está presente en cada aspecto de nuestras vidas. Celulares inteligentes,

redes sociales, dinero al instante, correo electrónico, llamadas virtuales de audio y video. La

tecnología avanza en sí misma, cada día se innova en algún aspecto de ella.

Si analizamos como y que la hace avanzar tan rápido llegaremos a la

conclusión de que somos nosotros mismos. Las ideas, el

apoderamiento, el entendimiento y el querer resultados de calidad;

partes esenciales de la Cultura Ágil, son los responsables de los

avances tecnológicos.

El entendimiento de las necesidades de los clientes y el

apoderamiento de la tecnología ha promovido las ideas innovadoras

en las empresas proveyendo resultados de calidad en la arena tecnológica

que entre otras cosas le dan sentido de seguridad al cliente sea interno o externo.

La Cultura Ágil y la Tecnología van de la mano, son complemento una de la otra. Utilizando la

Cultura Ágil en conjunto con la Tecnología tendremos una empresa que será más eficiente,

responsiva a las necesidades de sus clientes y reducirá significativamente los gastos. Gastos que

no podemos ver en nuestro presupuesto, ni en el Mayor General porque no están ahí. Están

ocultos en los procesos de hacer negocios y solo con la Cultura Ágil de la mano con la

Tecnología los reconoceremos y los eliminaremos.

GASTOS OCULTOS El presupuesto y el mayor general son herramientas importantes y necesarias para todo negocio

pero no presentan la visión total del negocio. En todo negocio existen gastos ocultos que solo con

la Cultura Ágil y la Tecnología podemos minimizar o eliminar.

Tomemos como ejemplo una empresa de servicios de reparación de maquinaria. En la mayoría de

los casos el cliente que necesita que le reparen una máquina llama a la empresa y le toman la

información. El pedido se escribe en una bitácora para el próximo día ser asignada a un técnico

para la correspondiente visita al cliente y diagnostico de la reparación. Si la maquina necesita una

pieza el empleado regresa a la oficina, no sin antes terminar con las visitas en la ruta que le

asignaron. Prepara la pieza para regresar el próximo día a reparar la maquina. En total la empresa

tomo 2 días para reparar la maquina.

Pero qué tal si cuando el cliente llama a la oficina se digita la información en un sistema de

colaboración. Y qué tal si el sistema le envía un mensaje de texto y un correo electrónico al

empleado que más cercano se encuentre de las facilidades del cliente. En la gran mayoría de

situaciones la visita con el respectivo diagnostico se realiza el mismo día de la llamada. Y que

sucede si el empleado, utiliza el sistema de colaboración a través del celular y ordena la pieza. Si

la pieza está disponible puede ser enviada con mensajería de bajo costo hasta las facilidades del

cliente el mismo día y ser reemplazada en un solo día.

Por más avanzada y

eficiente que sea la

tecnología sin el ser

humano ningún

proyecto se hará

realidad

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Resultado - El sistema de colaboración ayudo a agilizar la reparación de la maquina, abaratando

los gastos de la empresa en la reparación, manteniendo un cliente contento y satisfecho con el

servicio y algo más importante aún: permitiendo ser competitivo en precios a la hora de negociar

contratos.

Las posibilidades de ahorrar tiempo respuesta a un negocio de

servicios de reparación de maquinaria son reales. Utilizando el

ejemplo anterior podemos concluir que es posible y realizable ahorrar

días en la semana de trabajo de los empleados. Para propósitos de

análisis asumamos que la empresa pudiese llegar a un ahorro de 12

horas por semana de tiempo productivo por empleado.

En la grafica podemos visualizar la formula por año donde tenemos 10

empleados multiplicado por 12 horas y luego multiplicado por 10.00

dólares, que es el salario hora de los empleados, aumentando 2.50

dólares por año por empleado.

El resultado es multiplicado por 4 semanas y ese resultado lo multiplicamos por los meses del

año. Utilizando la formula lo expandimos a tres años.

En el primer año el Gasto Oculto es de $57,600 el segundo de $72,000 y el tercero de $86,400

para un total de $216,000 dólares. Este es el Gasto de no Tener un sistema de colaboración que

utilice la Cultura Ágil y la Tecnología para que la empresa sea más eficiente y responsiva a sus

clientes.

INTENCIONALMENTE EN BLANCO

La Cultura Ágil y

La Tecnología de

la mano permiten

a los negocios

abaratar costos,

ser más

competitivos y

exitosos en el

mundo de hoy.

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GASTO POR NO TENERLO En la siguiente grafica visualizamos el costo promedio de un sistema de colaboración dividido en

3 años a razón de $33,333 por año para un total de $100,000. De la grafica podemos visualizar

que el costo del sistema de colaboración es menor al gasto de no tenerlo.

GANANCIA POR TENERLO La grafica siguiente nos presenta como con el sistema de colaboración el negocio tendría

una ganancia por tenerlo de $24,600 el primer año, de $39,000 el segundo y de $53,400 en el

tercer año para una ganancia total por tenerlo de $116,000 en los 3 años.

Obviamente estos números son para ilustrar el gasto de no tenerlo y la ganancia por tenerlo. Los

números pueden variar de acuerdo al negocio que implante el sistema de colaboración.

INTENCIONALMENTE EN BLANCO

57,600

72,000

86,400

33,000

33,000

33,000

24,600

39,000

53,400

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COLABORACION ¿Qué es la colaboración? ¿Qué la compone? Para responder a estas interrogantes es necesario

explicar las partes que soportan la siguiente pirámide:

Como primer escalón tenemos a La Cultura Ágil compuesta por el equipo con conocimiento de

los procesos. Los Gerentes Intermedios proveyendo supervisión de ayuda o “coaching” y los

ejecutivos con poder de decisión apoyando los principios de la cultura.

Como participantes de los grupos están los buenos conversadores que estarán primeros en la

lista solicitando mejoras a los productos o servicios que mercadean y venden. Porque quieren ser

más eficientes en lo que hacen. Los buenos oyentes proveerán como lograr lo solicitado con los

procesos existentes. Los diplomáticos brindaran insumo de su experiencia en cómo mejorar los

procesos existentes y los pensadores analíticos su conocimiento tecnológico.

El segundo escalón lo compone: La Tecnología donde convergen las ideas ya analizadas y

aprobadas. Utilizando las herramientas existentes y las disponibles en el mundo virtual se

desarrolla e implanta la colaboración logrando así La Empresa Inteligente.

● ● ●

Los procesos responderán a los cambios de mercado.

Las demoras desaparecerán. Las situaciones de último

minuto no existirán. La Empresa Inteligente cuenta

con la mejor herramienta, su personal humano. La

creatividad no tendrá límites porque tendrán a su

disposición la tecnología.

● ● ●

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COLABORACION - VIDEOCONFERENCIA Uno de los ambientes de colaboración más utilizado hoy en día es la videoconferencia. Esta se ha

proliferado en las empresas con el paso de los años. En sus comienzos era un gasto muy alto para

las empresas. Las nuevas opciones de videoconferencia de forma gratuita como Skype®,

Facetime® y Google Hangout® dan la facilidad de comunicación para todos.

En este escrito hablaremos sobre Google Hangout. El mismo se utiliza a través de la red social

Google Plus® la cual provee correo electrónico, manejo de documentos y almacenaje de

documentos, todos dentro de un ambiente sencillo, agradable al usuario y gratuito. Además se

puede sincronizar a la computadora, tableta y los teléfonos inteligentes o Smartphones. Lo que

sobresale de Google Hangout es que podemos realizar videoconferencia entre 9 personas a la vez

sin tener costo alguno. Siendo esto una buena opción para un empresario que

ofrezca adiestramientos a diferentes personas alrededor del mundo. También puede utilizarse para

realizar reuniones de trabajo con el personal de ventas.

Esta es la ventaja de la videoconferencia. Unir personas de manera virtual que físicamente no

pueden estarlo. Representando esto la Ganancia por Tenerlo.

COLABORACION – DRIVE VIRTUALES

Continuando con la colaboración ahora le toca el turno a los Drive Virtuales o Discos Virtuales.

Estos son servicios en el Internet que nos permiten guardar y compartir documentos desde

cualquier dispositivo electrónico que tenga acceso a Internet. Todos utilizamos discos duros todos

los días. Cada vez que en tu computadora tú guardas un documento, entiéndase el Save As, este

se guarda al disco duro de la máquina para poder volver a utilizarlo. Ahora bien si necesitas el

documento en otro lugar utilizas un USB para grabarlo y utilizarlo en otro lado. Pero ¿Cuántas

veces hemos guardado los documentos en el USB para utilizarlos en una reunión externa pero no

lo guardamos bien, a lo mejor se nos quedo el USB en la oficina o hasta se nos daña el USB?

Puedes identificarte con esta situación verdad.

En este escrito les hablare de Google Drive® el Disco Virtual de Google. Si tienes el correo

electrónico GMail tienes ya tu espacio conocido como Google Drive. Utilizando este servicio que

es gratuito tendremos los documentos siempre con nosotros. La sincronización nos permite que se

guarde la información en el área de nuestra computadora asignada a Google Drive y

automáticamente es sincronizado a través de todos nuestros dispositivos con la aplicación de

Google Drive instalada en los dispositivos sean computadoras, laptops, tabletas o teléfonos

inteligentes conocidos como Smartphones.

Google Drive se integra con Google Docs para crear y editar documentos en cualquier lugar en

que haya facilidades de Internet y hasta compartir estos documentos con otras personas pudiendo

ser editados colaborativamente por los distintos usuarios que hayas autorizado. Luego se guardan

automáticamente en el Google Drive y tendrás siempre la última versión del mismo. De esta

manera nunca faltara la presentación, la planilla Excel ni documento alguno cuando lo

necesitemos fuera de la oficina. Representando esto la Ganancia por Tenerlo.

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CONCLUSION Los ejecutivos de las organizaciones se enfocan en las decisiones estratégicas y de gran impacto a

la empresa. A diferencia, las decisiones operacionales son normalmente rechazadas porque al

parecer no tienen impacto alguno. Esto es un error porque la marca de una empresa y su plusvalía

son definidas por miles de pequeñas decisiones:

• El precio de un producto determina si el comprador piensa que es un buen producto o es un

producto caro.

• La manera en que se comporta el representante de servicios al cliente determina si el cliente se

siente bien o mal atendido.

• Las opciones de una empresa que en su página de internet, kiosco o tienda le ofrecen a los

clientes dan la impresión de que es fácil o difícil hacer negocios con ella.

Estas son pequeñas decisiones que tienen un peso grande en la empresa porque impactan

diariamente las relaciones con miles de clientes.

Las decisiones estratégicas de mercado, financieras y operacionales se han convertido en más

complejas en los últimos años. Es por esto que las empresas están utilizando los sistemas de

información para apoyar las decisiones en sus operaciones diarias. Los sistemas de información

entrelazados con sistemas de Inteligencia de Negocios (BI, por sus siglas en ingles) permiten

tomar decisiones con información relevante. Suministradas de una manera lógica y entendible

para los que tomaran la decisión revierten en intercambios, adquisiciones, fusiones, mejoras a la

manera de hacer negocios y las operaciones.

Para tomar ventaja de las decisiones operacionales una empresa tiene que lograr lo siguiente:

Enfocarse en la efectividad de las decisiones, tomando las decisiones debidamente

informados.

Reconocer que el proceso de toma de decisiones tiene que ser preciso asignándole los

recursos necesarios para mejorarlo continuamente.

Conocer cuales decisiones son importantes, quien las toma y como la tecnología apoya

cada decisión.

Conocer las medidas, dimensiones y los niveles jerárquicos que componen los

indicadores de rendimiento y utilizarlos como base para la toma de decisiones.

Este enfoque permite tomar decisiones que crean valor a la empresa. Esto es una disciplina

administrativa que utiliza las ventajas de Inteligencia de Negocios para lograr integrar las

decisiones en los procesos haciéndolos más ágiles, inteligentes y simples.

INTENCIONALMENTE EN BLANCO

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En estos tiempos de problemas económicos, muchas organizaciones y gobiernos reaccionan

reduciendo o eliminando gastos operacionales para mantenerse competitivos. Aún cuando

manejar los gastos operacionales de manera prudente es importante, es común pasar por alto las

decisiones estratégicas que se derivan de la información existente en los sistemas de información.

La realidad es que las organizaciones pueden fortalecer su ofrecimiento y mejorar el ofrecimiento

de sus servicios derivando valor de la información existente en sus sistemas. Las organizaciones

necesitan de tecnología que permita encontrar el valor de esa información. La información puede

proveer la transformación e incrementar significativamente las operaciones en una economía

incierta. Pregúntese lo siguiente:

¿Puede su organización identificar sus mejores clientes basándose en tamaño, ganancias

y potencial de crecimiento?

¿Cuán rápido puede hacerlo?

Estos tiempos requieren que las organizaciones vayan más allá que el simple hecho de eliminar

gastos operacionales. La Cultura Ágil, La Colaboración y La Tecnología llevan a la empresa a

convertirse en una donde se establecen los siguientes ambientes:

Reciprocidad: El ser humano devuelve el tipo de tratamiento que recibe. Si entregas una

actitud positiva hacia las personas que componen el equipo esa actitud recibirás.

Esparcimiento de las oportunidades: El ser humano trata por todos los medios de tener

las cosas que son raras o que no están siempre disponibles es naturaleza humana. Es

importante hacer notar que lo que ofrecemos es diferente y escaso.

Credibilidad: El conocimiento te da credibilidad y el ser humano necesita por naturaleza

creer en alguien.

Compromiso: El ser humano necesita cumplir con lo solicitado si esto es consistente con

el compromiso demostrado por quien lo solicita. En otras palabras, si solicitas

compromiso debes demostrar compromiso. No solo para la situación o proyecto sino

también para los que participan en el mismo. Demuéstrales que tienes un compromiso

con ellos, para su bienestar y su felicidad y lograrás maravillas.

Empatía: El ser humano es más propenso a envolverse en un proyecto con un gran

compromiso si quien se lo pide le demuestra empatía. Demuestra que el proyecto es

importante pero que el ser humano es más importante aún.

Consenso: El ser humano es más propenso a decir que si cuando se le hace parte del

problema y se escucha sus propuestas de soluciones al mismo. El consenso en todo

proyecto es imperativo para el éxito del mismo.

El éxito de una empresa depende de la agilidad con que responde a los

requerimientos del mercado donde realiza negocios. La convergencia del

personal humano en la toma de decisiones creara una cultura ágil. Esto proveerá

procesos colaborativos que en conjunto con la tecnología convertirá a la

empresa en una inteligente.

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BIBLIOGRAFIA

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Agile Manifesto - Mike Beedle CEO e-Architects; Arie van Bennekum DSDM Consortium

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Cunningham, Inc; Martin Fowler Chief Scientist for Thoughtworks; Jim Highsmith Adaptive

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Collaboration - Wikipedia, the free encyclopedia en.wikipedia.org/wiki/Collaboration .

Business intelligence - Wikipedia, the free encyclopedia

en.wikipedia.org/wiki/Business_

Gartner IT Glossary - Business Intelligence www.gartner.com/it-glossary/business-intelligence-

bi