Estratégico

Eficaz

Flexible

Gestión más allá de la fuerza de trabajo remota

La empresa conectada:

La necesidad de un modelo de negocio siempre activo y disponible obliga a las organizaciones a reconsiderar sus procesos y operaciones. Muchas empresas también reciben cada vez más solicitudes de condiciones flexibles de trabajo de sus propios empleados que exigen un mayor control de sus vidas personales y privadas. Una tercera parte de los milénicos espera nunca tener que trabajar horas fijas, por ejemplo.

Desde una perspectiva técnica, las condiciones de trabajo remoto son más fáciles de implementar que antes. Sin embargo, el entorno tradicional de oficina crea una visión de gestión tradicional que no es compatible con el modelo de trabajo remoto que se basa en la confianza. Frente a la enorme evidencia de los beneficios del trabajo remoto, las empresas que aún no confían en sus empleados casi seguramente tienen mayores problemas de políticas que se deberán resolver antes de que el trabajo con flexibilidad sea una realidad.

Entonces, ¿cómo una empresa puede administrar sus preocupaciones con respecto a los trabajadores remotos y obtener los beneficios de productividad tan bien conocidos de una fuerza laboral potenciada?

Descubra cómo una empresa puede implementar prácticas flexibles de trabajo remoto mientras mantiene un grado adecuado de control de la gestión y seguridad de los datos.

“Los teletrabajadores bien gestionados son más productivos que sus colegas que trabajan desde la oficina. Los trabajadores a distancia van a la oficina cuando es necesario reunirse y trabajan en sus residencias o en otro lugar cuando la unidad es un obstáculo. Suelen ser más organizados y centrados que sus colegas de la oficina. Son más leales a sus empleadores, piden menos permisos por enfermedades y son menos estresados. Esto ha sido comprobado repetidamente a lo largo de los años”.Jack Nilles, gurú del teletrabajo.

La mejor manera de garantizar que los trabajadores remotos cumplan con sus obligaciones es definir una política que forme parte del contrato estándar de trabajo. Si su empresa tiene importantes preocupaciones, comuníquese con los trabajadores remotos para desarrollar una solución viable y, luego, inclúyala en el contrato estándar de trabajo. De esta forma, los empleados sabrán qué esperar y les proporciona un marco con el cual trabajar. Recuerde permitir un cierto grado de flexibilidad, para que los gerentes de línea y los jefes puedan aplicar las pautas que mejor se adaptan a sus equipos y empleados - una regla no siempre se adaptará a todas las circunstancias, lo que creará obstáculos en lugar de ayudar.

La directiva también deberá promover cambios organizativos que cambien el foco del presentismo (trabajadores visiblemente sentados en sus escritorios, aunque no produzcan lo suficiente) a una gestión objetiva (al evaluar el rendimiento del personal con base en el logro de metas y objetivos establecidos). Obviamente esta no es una función de TI como tal, pero los empleados técnicos deben ser capaces de brindar su opinión acerca de cómo se supervisará o aplicará el cumplimiento; la TI se beneficia de las mejoras en la gestión de recursos, la planificación patrimonial y la reducción de costos. Estudios sugieren que la gran mayoría de los empleados valoran condiciones flexibles de trabajo, lo que hace menos probable que abusen de tales condiciones.

Estado del Teletrabajo 2014

Incluya las políticas de uso aceptable como parte estándar de los contratos de trabajo

75 % de los teletrabajadores reciben un teléfono inteligente de la empresa.

70 % de los empleados creen que el teletrabajo impulsa la productividad.

80 % de los empleados creen que el teletrabajo impulsa la moral.

69 % de los empleados creen que el teletrabajo reduce el ausentismo.

Se deben superar varios obstáculos para que las condiciones de trabajo remoto brinden los beneficios esperados. El primer paso antes de implementar una política de trabajo remoto sería desplegar un programa piloto diseñado por puesto de trabajo para probar la posibilidad de tal política. Problemas iniciales técnicos que afecten el acceso remoto podrían dejar a los teletrabajadores sin conexión, incapaces de ser productivos a pesar de sus mejores intenciones. Con el tiempo, puede pasar a un escenario fuera de la oficina a tiempo completo, una vez que se hayan resuelto los problemas técnicos y de política.

El trabajo remoto implica un elemento importante de confianza, junto con objetivos claramente definidos que permitirán que los empleados a distancia comprendan mejor sus roles y responsabilidades. Como la confianza se basa en la comunicación, su empresa debe realizar una gran inversión en herramientas que ayuden a los trabajadores remotos a mantenerse como parte del equipo, incluso si no están ubicados en la oficina central.

Los distintos canales de comunicación (correo electrónico, teléfono, mensajería) son incapaces de hacer frente a las exigencias de velocidad y flexibilidad de las empresas actuales. Los clientes esperan ser capaces de conectarse con su equipo desde cualquier lugar y en cualquier momento con el canal de su elección. Aún más importante, esperan que la comunicación con su organización sea impecable, pocos tolerarán estar un tiempo en espera mientras sus empleados buscan información.

Impulse las comunicaciones

Comunicaciones unificadas

Comience lentamente

“68 % de los trabajadores afirmaron que presentaban dificultad al coordinar las comunicaciones entre los miembros del equipo, lo que afecta la habilidad del equipo de responder rápidamente a solicitudes urgentes de clientes. Más aún, gastan un promedio de 3.7 horas por semana al intentar coordinar las comunicaciones entre los miembros del equipo, lo que dificulta la eficiencia del equipo al avanzar hacia las metas y plazos”.Comunicaciones de las empresas de pequeño y mediano porte: Costos ocultos – Investigación Internacional de SIS

Al simplificar las comunicaciones y garantizar que su personal puede obtener a la persona que necesita, cuando la necesite, también estará mejor equipado para ofrecer un excelente servicio a sus clientes.

“Una tercera parte de los clientes no esperará más de cinco minutos”.Barómetro Mundial del Servicio al Cliente 2014 - American Express

Y sobre todo, las comunicaciones unificadas proporcionan un punto único de presencia que permite que los clientes y colegas contacten a los empleados, lo que mejora instantáneamente el flujo de información e ideas alrededor de su empresa.

Como se comprende ahora, el lugar de trabajo moderno ya no exige que todo el equipo esté presente físicamente. El correo electrónico, la mensajería de video e instantánea y las redes sociales permiten compartir ideas casi instantáneamente, por ejemplo. Proyectos de colaboración similares en suites de productividad como Microsoft Office 365 y Skype Empresarial ofrecen oportunidades adicionales de cooperación, al permitir que grupos de trabajo editen y modifiquen documentos de manera simultánea; este intercambio en tiempo real garantiza que los miembros del equipo puedan trabajar juntos sin límites.

Las herramientas de colaboración también facilitan que los empleadores aseguren que las tareas se realicen correctamente, al permitir que estén en contacto regular con sus pares, empleados y partes interesadas.

Mientras es perfectamente posible habilitar el trabajo remoto con recursos internos, descubrirá que este enfoque añade una carga administrativa importante al equipo de TI y drena recursos, incluso tiempo. El equipo de TI deberá:

Configurar los derechos de acceso remoto para cada usuario a distancia.

Reconfigurar las configuraciones de seguridad del firewall para permitir el acceso autorizado a la red.

Proporcionar una cobertura extendida de asistencia técnica para atender a los trabajadores con tiempo flexible.

Implementar medidas de seguridad adicionales para mantener seguros los datos corporativos.

Colaboración

Utilice la nube

“61 % de los encuestados tienen dificultad para establecer sesiones de colaboración con los colegas. Más aún, gastan un promedio de 3.3 horas por semana al intentar abordar con los colegas temas de falta de acceso u otra falta de colaboración total de una herramienta basada en la comunicación”.Comunicaciones de las empresas de pequeño y mediano porte: Costos ocultos – Investigación Internacional de SIS

Recuerde, la gestión de una fuerza de trabajo remota es un equilibrio cuidadoso entre políticas y tecnología:

Asegúrese de que los trabajadores remotos entiendan las expectativas de la empresa y que sus contratos de trabajo incluyan políticas adecuadas por escrito que permitan suficiente flexibilidad para individuos y roles.

Garantice la participación de la directiva en la estrategia corporativa de trabajo remoto y asegúrese de que continúe apoyando el proyecto completamente.

Establecer objetivos y llevar a cabo un despliegue en fases ayudarán a superar problemas iniciales sin grandes tiempos de inactividad ni pérdidas de productividad.

La comunicación es clave para la confianza. Garantice que los empleados tengan acceso a las herramientas correctas para mantenerlos conectados constantemente, mientras habilita a la gerencia para lidiar con una fuerza de trabajo remota.

Mucho más fácil (y rentable) es utilizar soluciones hospedadas que ofrecen todas las funciones necesarias para un equipo remoto, pero sin los dolores de cabeza comunes:

Informes de uso de recursos incorporados que les permiten a los gerentes verificar que los trabajadores remotos utilicen las herramientas de manera eficaz.

Datos almacenados en la nube, protegidos por medidas de seguridad de nivel empresarial.

Suministro de acceso remoto incorporado como estándar, lo que transfiere gran parte de la carga administrativa del personal de TI propio al proveedor del servicio.

Actualizaciones de software futuras que garantizan que los trabajadores remotos tengan acceso a las versiones más recientes como parte de la suscripción al servicio en la nube, lo que ayuda a impulsar aún más la productividad y reduce el tiempo de inactividad.

Los costos asociados a la gestión y mantenimiento de la infraestructura son responsabilidad del proveedor del servicio, lo que ayuda a reducir sus propios costos de TI.

Modelos de consumo flexibles, de pago sobre la marcha que permiten un aumento de la escala instantáneo para hacer frente a los picos de demanda.

Y tal vez la mejor de todas, sus empleados pueden acceder a los recursos en la nube desde cualquier ubicación remota, lo que simplifica las condiciones flexibles de trabajo. Las herramientas de gestión en la nube facilitan la supervisión de actividades y garantizan que se mantienen los estándares.

Puntos clave

Países y culturas que forman parte de nuestra creciente infraestructura corporativa

19 53Idiomas hablados por nuestros equipos de servicio al cliente global e incluidos en las comunicaciones para el usuario final

Oficinas en ubicaciones estratégicas para ofrecer una perspectiva global con comprensión local

[Disfrutar de compartir]Arkadin es el proveedor de servicios de colaboración que más crece en el mundo. Ofrecemos una variedad de soluciones unificadas de colaboración de web, video, audio, comunicaciones y eventos virtuales, presentes en la nube para un despliegue rápido y escalable. Nuestra misión es conducir a las empresas a un mayor crecimiento y éxito al ofrecer experiencias de colaboración positivas.

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