La documentación en la empresa
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LA LA DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN EN LA EMPRESAEN LA EMPRESA
LA LA DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN EN LA EMPRESAEN LA EMPRESA
DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA
– El pedido.– El albarán.– La nota de portes.– La factura.– Documentos de pago.– El recibo.– Operaciones asociadas a los documentos
de compraventa.
LOS CONTRATOS• Elementos del contrato de
compraventa.
• Obligaciones del contrato de compraventa.
DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA
• Todas las empresas necesitan realizar compras para ofrecer unos servicios o productos. Esto debe quedar reflejado documentalmente.
EL PEDIDO• Inicia el proceso de compraventa.• Es un documento en el que se
detallan los artículos que demanda el cliente y las condiciones en las que se efectuará la compra.
EL PEDIDO• Puede realizarlo la empresa
compradora o la vendedora (por medio de representante).
• Este documento va al departamento de contabilidad para que realicen el albarán y la factura.
EL ALBARÁN• Documento que detalla y justifica
la entrega de mercancías que se efectúa al cliente.
• La firma permite emitir la factura y servir de prueba en caso de desacuerdo y falta de pago.
EL ALBARÁN• Cuatro copias:
– Archivo en el almacén para acreditar el envío.
– Departamento de ventas: formalización de la factura.
– Firmada por el cliente y devuelta al proveedor (se entrega junto a la mercancía)
– Archivada por la empresa compradora (se entrega junto a la mercancía)
LOS PORTES• Empresa de transportes.• La nota de portes refleja el servicio y
el coste:– Sin coste para el comprador: sólo se
firma la nota de portes.– Con coste para el comprador: se firma,
se paga y se recibe el recibo correspondiente.
LA FACTURA• La hace el vendedor.• Documento que acredita legalmente
la prestación del servicio o la compraventa de mercancías.
• Es obligatoria su entrega y que el vendedor se quede con copia para acreditar la operación.
LA FACTURA• Debe contener la siguiente
información:– Identificación de la empresa que efectúa la
venta.– Identificación del comprador.– Número de la factura, fecha, localidad,
referencia del albarán y número de cliente.– Descripción y referencia de los artículos
vendidos o de los servicios prestados (cantidad, precio unitario y el importe total y los gastos ligados a la operación)
– Descuento aplicado.– La base imponible.– Impuesto aplicable y tipo impositivo.– El total de la factura.
DOCUMENTOS DE PAGO
• Existen diversas maneras:– Dinero en efectivo.– Transferencia bancaria.– El cheque.– La letra de cambio.
EL CHEQUE• Documento que da una orden de pago
a una entidad bancaria para que abone una determinada cantidad de dinero a la persona a la cual va destinado o que lo presente al cobro.
TIPOS DE CHEQUE• Cheque al portador: se paga al que
lo presente al cobro.• Cheque nominativo: nombre de
quien lo tiene que cobrar.• Cheque barrado o cruzado: dos
líneas paralelas cruzan el cheque (banco y compañía)
• Cheque conformado: la entidad certifica que los datos son conformes. La cantidad queda bloqueada hasta que se cobre.
EL CHEQUE• Plazos:
– Emitido y pagadero en España: 15 días.
– Emitido en extranjero y pagadero en España: 20 ó 60 días si es país europeo o no.
– Si sólo se dispone de una provisión parcial, se pagará ésta.
– Si no tiene fondos: se pagará además el 10% del importe no cubierto e indemnización de daños y perjuicios.
LA LETRA DE CAMBIO
• Es un documento mediante el cual una persona (librador) ordena pagar a otra (librado) en una determinada fecha (vencimiento), una cantidad de dinero, normalmente por medio de una tercera persona (tenedor o tomador)
EL RECIBO• Es un documento que acredita el
pago de la cantidad adeudada.
LOS CONTRATOS• Es un acuerdo entre dos o más personas o
empresas mediante el cual, pactan dar, hacer o no hacer alguna cosa, o prestar algún servicio.
LOS CONTRATOS• Tipos:
– Compraventa: sobre un bien o derecho. Se especifican personas, bienes o derechos, el precio y las condiciones de pago.
– Prestación de servicios: para obtener servicios de otras empresas, como la publicidad.
– Suministro: de agua, luz, etc. Suelen ser contratos de adhesión (condiciones prefijadas por la empresa suministradora)
– Seguros: para prevenir los posibles riesgos derivados de la empresa. El documento es la póliza y la cantidad de dinero la prima.
ELEMENTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA
• Personales: personas mayores de 18 años o de 16 años si están emancipados.
• Materiales:– Cosa: posible, lícita, dentro del
comercio y determinada.– Precio: en dinero o cosa.
Determinado y cierto.
OBLIGACIONES DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA
El vendedor debe... El comprador ha de...
-Entregar la cosa vendida según las condiciones estipuladas, en el plazo y lugar acordados.-Conservar la cosa hasta la entrega.-Mantener en perfecto estado la cosa y repararla en caso necesario.-Correr con los gastos de la venta, salvo pacto en contrario.-Responder de los vicios o defectos ocultos que tenga la cosa.
-Pagar la cosa en los términos especificados.-En caso de demora, pagar los correspondientes intereses.-Recibir la cosa.