La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer...

36
XXII Jornadas de Archivos Universitarios “La gestión de documentos en el entorno digital” Tarragona, 19 de mayo de 2016 Beatriz Franco Espiño Subdirección General de los Archivos Estatales (MECD) La descripción archivística: medio para la gestión de documentos

Transcript of La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer...

Page 1: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

XXII Jornadas de Archivos Universitarios “La gestión de documentos en el entorno digital”

Tarragona, 19 de mayo de 2016

Beatriz Franco Espiño

Subdirección General de los Archivos Estatales (MECD)

La descripción archivística: medio para la gestión de 

documentos

Page 2: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

¿Qué es la descripción archivística?

“Elaboración de representaciones de documentos de archivo y, en sucaso, de otras entidades archivísticas (agentes, funciones, etc.)”(CNEDA)

• Un proceso continuo.• Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de 

los documentos de archivo.• Mediante el registro de información estructurada sobre el contexto, 

contenido y estructura de los documentos de archivo.

Búsqueda, localización, intercambio, reutilización, comunicación y comprensión delos documentos de archivo.Información organizada en redes,

sistemas, bases, tablas, registros ycampos (o elementos) de datos

[Javier Barbadillo]

Page 3: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

¿Qué es la descripción archivística?

Finalidad: Hacer comprensibles los fondos documentales

Coincide con la finalidad de la propia documentación: informar

Facilita la comprensión del contexto y del contenido de los documentos, su procedencia, las funciones de las que son reflejo, los asuntos de los que tratan, sus características y volumen. 

Page 4: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Los metadatos cumplen una función esencial en relación con los documentos electrónicos:• Facilitan la recuperación. • Mejoran la gestión de documentos• Aseguran el mantenimiento de la 

integridad, y por lo tanto, la autenticidad de los documentos. 

MISMA FUNCIÓN 

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Page 5: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Entonces, ¿los metadatos pueden sustituir a la descripción archivística?

NO

No pueden sustituir a la base de la descripción:La información contextual

No pueden tomar en cuenta las necesidades de los usuarios

Se necesita una participación activa de los archiveros en el diseño de los SGD

Page 6: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.Para  la valoración, difusión, servicios de referencia y consulta.Para preservar el contexto original de producción de los documentos, a través de la salvaguarda de su autenticidad y valor probatorio

Page 7: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Descripción:

Parte de un proceso 

integral de gestión de documentos

Page 8: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Beneficios de la normalización en la descripción archivísticaIntercambio 

de informaciónó

Integración de archivos  en un único sistema

Mejora del acceso a los recursos 

archivísticos

Prácticas archivísticas homogéneas y adecuadas 

Control de series 

documentales fragmentadas

De aplicación a cualquier centro / cualquier recurso

Mejora de identificación de fondos

Obtención de descripciones uniformes

Homogeneización de las entradas y salidas de datos

Page 9: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Instrumentos descriptivos individuales Vs.

Sistemas descriptivos y herramientas integradas

Page 10: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

• Somos una comunidad, no debemos trabajar solos• Las normas son la base para el trabajo en común• Podemos trabajar juntos en la descripción de los

contextos, y• Nuestra principal voluntad es la recuperación de la

información

Actividad individual  vs.  Actividad cooperativa

Page 11: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

CONTEXTO

Page 12: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Normas de contenido Normas de intercambio

<EAG> ENCODED ARCHIVAL GUIDE

Page 13: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Innovación en los procesos técnicos archivísticos:Descripción archivística

Momento de cambios

A nivel nacionalCNEDA

Abierto período de información pública Parte 3 Atributos

Fecha límite: 15 de mayo

A nivel internacionalEGAD

Reunión 13‐15 abrilPresentación Congreso ICA 

Seúl 2016 (5‐10 sept)

Page 14: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Modelos conceptuales

Records in Contexts A Conceptual Model for Archival Description 

Page 15: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

El modelo conceptual de la CNEDA permite implantaciones flexibles y graduales:

• Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripciónarchivística, según las necesidades y recursos de cada organización.

• Permitirá establecer estructuras de datos con diferentes grados dedescomposición de sus elementos y diferente intensidad descriptiva.

Favorece la implantación de sistemas lógicos relacionales capaces de aprovechar correctamente las posibilidades de las nuevas tecnologías.

Es una guía para desarrollar sistemas descriptivos relacionales que permitan garanticen la interoperabilidad y la compartición de datos.

Page 16: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Web CNEDA

Page 17: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

EGAD/ICA Expert Group on Archival Description

Misión:

Promover y facilitar el intercambio internacional de información sobre recursos archivísticos.

Principal proyecto:

Desarrollar un modelo conceptual de datos que permita a los archiveros integrar e interrelacionar las cuatro normas descriptivas del CIA en sistemas de información archivística completos. 

Page 18: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

EGAD/ICA Expert Group on Archival Description

Objetivos:

• fomentar y facilitar el desarrollo e implementación de normas y buenas prácticas en la descripción archivística,

• apoyar la comunicación y el intercambio de información sobre estándares descriptivos y buenas prácticas, y

• proporcionar enlace con otros organismos profesiones de la información como la IFLA, ICOM y con organismos de normalización

Page 19: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

EGAD/ICA Expert Group on Archival Description

Resultados previstos

El modelo conceptual desarrollado por la EGAD se presentará de dos formas, en las que se trabajará de manera simultánea:

Representación en forma gráfica

Representación en formatos normalizados para ontologías

La expresión formal del modelo conceptual facilitará el desarrollode sistemas eficientes y flexibles de descripción archivística ysentará las bases para el desarrollo de un sistema que proporcioneun acceso integrado a la información.

Page 20: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

ISAAR (CPF)

CONSEJO DE GUERRA (1.2)‐ Institución (1.1)‐ 1516‐1834 (2.1)‐ ES28079MCU192 (4.1)

RR1Consejo de Guerra ‐ ES.47161.AGS/14‐ Fondo‐ [Productor]‐ 1386‐1706

ISAD (G)

Consejo de Guerra (1.2)‐ ES.47161.AGS/14 (1.1)‐ Fondo (1.3)‐ 1386‐1706 (1.4)‐ 4015 leg. y 438 lib. (1.5)

‐ CONSEJO DE GUERRA (2.1)

Page 21: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/productordetail.htm?id=46764

Page 22: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

CBPS – Compendio. París (2010)

Page 23: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Esquema de relaciones entre las normas descriptivas del CIA

CBPS – Compendio. París (2010)

Page 24: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades
Page 25: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Function Activity

Agent Mandate

Record Set

Record Record component

Date Place Occupation

Function (abstract) Documentary Form

Figure/Character/Being

Subject (abstract)

Named event Named Period

Movement

Named Animal

Page 26: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades
Page 27: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Necesaria y obligada colaboración y cooperación

El centro de atención de la descripción pasa a ser el contexto, no el contenido

Necesidad de creación de sistemas complejos y relacionales de descripción 

archivística 

Importancia de la normalización

Importancia de los profesionales de archivo y gestión documental en el cambio

Page 28: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

ISO 15489:2016

ACTUALIZACIÓN

CTN50/SC1‐Gestión de documentos  y aplicaciones

Page 29: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

CTN50/SC1‐Gestión de documentos  y aplicaciones

Estamos pasando de:

Documentos  datos

Entornosaislados

Entornoscolaborativos

Información centralizada               Información descentralizada

Repositorios físicos                              En la nube

Papel                        Electrónico

Page 30: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

CTN50/SC1‐Gestión de documentos  y aplicaciones

• Documentos = Activos de información

• Oportunidades para el uso y reutilización 

• Entornos de trabajo colaborativos y multi‐jurisdiccionales

• Análisis recurrente del contexto

• Importancia de la identificación y valoración de los 

documentos

• Importancia de la gestión de riesgos

Punto de partida de la norma

Page 31: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

CTN50/SC1‐Gestión de documentos  y aplicaciones

¿Qué se mantiene?

• Es una norma preparada para su implementación en entornos electrónicos pero útil también para entornos en papel o híbridos

• Sus principios están diseñados para guiar la implementación de cualquier documento

• La estructura general de la norma es similar a la versión anterior

Page 32: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

ÍNDICES 2001 vs 201615489‐1: 2001

• Beneficios de la GD• Marco reglamentario• Política y responsabilidades• Requisitos de la GD• Diseño e implementación 

de un SGD• Procesos y controles de la 

GD• Supervisión y auditoría• Formación 

15489: 2016

• Beneficios de la Gestión de Documentos

• Principios para la GD• Documentos y sistemas de 

Gestión de Documentos• Políticas y responsabilidades• Identificación y valoración 

(appraisal)• Instrumentos de GD• Procesos para la creación, 

captura y gestión de los documentos

Page 33: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

Cambios sustanciales

Page 34: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

CTN50/SC1‐Gestión de documentos  y aplicaciones

¿Qué es nuevo?

• La noción de “Authoriative records”

• Mejorada referencia a los metadatos

• Importancia de la identificación y valoración

• No presenta una metodología sobre diseño de sistemas

• Explicaciones más claras sobre controles de los documentos

Page 35: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

CTN50/SC1‐Gestión de documentos  y aplicaciones

15489: Conceptos y principios. Es la parte central de una serie de normas  e informes técnicos que van a tratar:

• El uso de metadatos para el mantenimiento de los documentos electrónicos

• Analizar los procesos de creación de documentos• La evaluación de riesgos y el uso de los documentos para 

administrar / mitigar dichos riesgos• Sistemas de gestión de documentos• Migración y conversión de documentos electrónicos• Consejos prácticos para la identificación y valoración de 

documentos

Page 36: La descripción archivística: medio para la gestión de ...€¦ · • Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades

)

MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN

[email protected]