COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................2

LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL...............................................................................................3

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL..........................................................4

PRINCIPIOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.......................................................................5

COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL...............................................................................................7

FLUJOS DE COMUNICACION....................................................................................................................10

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL..............................................................12

REDES DE LA COMUNICACIÓN:..............................................................................................................13

TIPOS DE COMUNICACIÓN.......................................................................................................................14

MEDIOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.....................................................................16

LA COMUNICACIÓN EFICIENTE.............................................................................................................18

BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA ORGANIZACIÓN..................................18

RECOMENDACIONES PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA ORGANIZACIÓN...........19

LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA........................................................................................20

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA.................................................................................20

CONCLUSIONES............................................................................................................................................22

REFERENCIAS...............................................................................................................................................23

INTRODUCCIÓN

En muchas organizaciones, e inclusive, directivos en la actualidad, consideran la

comunicación como algo espontaneo y sencillo de hacer. Además es prescindible,

por lo tanto las prioridades no son la comunicación y solo consideran

comunicación las instrucciones escritas, ordenadas, lógicas e interpretaciones de

trabajos o normas, desechando lo demás, es decir, otras formas de comunicación.

Sí, la comunicación se da siempre, con o sin programa, debido a que es propia del

ser humano, entonces solo puede ser de dos formas posibles, es decir, una

comunicación positiva o negativa dentro de la empresa.

La comunicación organizacional, dentro de la administración como ciencia social,

tiene como objetivo el estudio de todos los procesos comunicativos dentro y fuera

de las organizaciones, lo cual, visto desde un ángulo muy abierto, podría ser

ubicado dentro de la comunicación humana en general. Pero, en efecto la

importancia de la comunicación como factor de éxito o fracaso dentro de las

organizaciones nos lleva a plantear la necesidad de entender y valorar todos los

procesos comunicativos que pueden existir en una empresa.

Por lo que en el presente trabajo, que no pretende abarcar la totalidad de esta

temática, solo espera poder aclarar terminología y ser una introducción general

que pueda ser utilizado en el desarrollo de la comunicación en nuestros centros de

trabajo, en las aulas y en nuestras vidas.

LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de

mensajes dentro de una compleja organización. Dicho proceso puede ser interno,

es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo.

Si ampliamos la concepción de comunicación, comunicación organizacional

también puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y

consumo de significados entre una organización y sus públicos.

La comunicación organizacional se considera por lo general como un proceso que

ocurre entre los miembros de una colectividad social. Al ser un proceso, la

comunicación dentro de las organizaciones consiste en una actividad dinámica, en

cierta forma en constante flujo, pero que mantiene cierto grado de identificación de

estructura. No obstante se debe considerar que esta estructura no es estática sino

cambiante, y que se ajusta de acuerdo con el desarrollo de la organización. Las

colectividades en las que la comunicación en las organizaciones se lleva acabo

son consideradas típicamente como sistemas. Un sistema para organizar está

compuesto por una serie de actividades interdependientes que al integrarse

forman un conjunto específico de objetivos. Por lo tanto, la comunicación en las

organizaciones se considera como un proceso que se lleva a cabo dentro de un

sistema determinado de actividades interrelacionadas. Finalmente la comunicación

entre los miembros de una organización implica la creación, intercambio

(recepción y envió), proceso y almacenamiento de mensajes. A pesar del hecho

de que las organizaciones han existido desde los tiempos bíblicos de una u otra

forma, no fue sino hasta principios de siglo XX que las teorías formales de la

organización fueron desarrolladas y diseminadas ampliamente. La mayor parte de

estas teorías establecen principios claros acerca de la comunicación en las

organizaciones o hacen suposiciones implícitas acerca del rol de la comunicación

de las organizaciones “eficientes”.

La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado

en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que

destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y

la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y

buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena

comunicación organizacional. Así pues, la comunicación organizacional estudia las

formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos

esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La importancia de la comunicación organizacional radica en que ésta se encuentra

presente en toda actividad empresarial y por ser además el proceso que involucra

permanentemente a todos los empleados. Para los dirigentes es fundamental una

comunicación eficaz porque las funciones de planificación, organización y control

sólo cobran cuerpo mediante la comunicación organizacional.

La comunicación organizacional es esencial para la integración de las funciones

administrativas. Por ejemplo, los objetivos establecidos en la planeación se

comunican para que se pueda desarrollar la estructura organizacional apropiada.

La comunicación organizacional es también esencial en la selección, evaluación y

capacitación de los gerentes para que desempeñen sus funciones en esta

estructura. De igual modo, el liderazgo eficaz y la creación de un ambiente

conducente a la motivación dependen de esta comunicación. Más aún, mediante

la comunicación organizacional se puede determinar si los acontecimientos y el

desempeño se ajustan a los planes.

PRINCIPIOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La comunicación organizacional o corporativa es el conjunto de mensajes que una

institución (empresa, fundación, universidad, ONG, etc.) proyecta a un público

determinado a fin de dar a conocer su misión y visión, y lograr establecer una

empatía entre ambos.

La Comunicación Corporativa tiene que ser dinámica, planificada y concreta,

constituyéndose en una herramienta de dirección u orientación sinérgica, basada

en una retroalimentación constante.

Proceso de la Comunicación (Ejemplo: La Fórmula de Lasswell)

Toda comunicación responde prioritariamente a seis preguntas: Quién, Qué,

Cuándo, Dónde, Cómo y Por Qué.

La Percepción Comunicacional

En la comunicación corporativa, la percepción que tengan los públicos es uno de

los aspectos más importantes, ya que de ello depende la comprensión y la actitud

que tomarán, lo cual repercutirá en la respuesta al mensaje y la forma de

retroalimentación que generará.

Los Paradigmas

Son los elementos de referencia, dados por la visión y la misión de la empresa,

que tienen que conocer todos los trabajadores, desde los niveles de tomas de

decisión hasta los trabajadores de nómina diaria, para comprender cuál es el

objetivo, las metas y las tareas que desarrollan. Para el capitán de un barco, el

objetivo es puerto; el paradigma, el faro que lo conducirá seguro al objetivo.

La Pirámide Comunicacional

Estructuralmente, la empresa se representa como una pirámide. En la cúspide,

está el presidente; en la base, los trabajadores de nómina diaria. A ésta, hay que

sobreponerle la comunicacional, que estaría representada por una pirámide

invertida, ya que la presidencia conoce absolutamente todo de la empresa,

mientras que el trabajador sólo sabe que tiene que barrer el piso. ¿Cómo mejorar

esa comunicación?, simple, estableciendo canales de comunicación de doble vía.

El Público

Es el conjunto de personas a quienes van dirigidos los mensajes. Estos pueden

ser definidos como internos y externos.

Público Interno:

Es el grupo de personas que conforman una institución y que están directamente

vinculada a ella. En el caso de una empresa, el público interno está conformado

por accionistas, directivos, empleados, trabajadores, contratistas, proveedores,

distribuidores, etc.

Público Externo:

El público externo está determinado por las personas que tienen alguna relación

con la institución, sea ésta geográfica, de productos o servicio.

COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL

Organización formal

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación

e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por

aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que

está en el papel. Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos

a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de

organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la

organización formalmente oficializada.

Organización informal

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que

ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que

establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento

de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro

documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre

las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización

formal para el desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no

han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los

participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la

organización formal.

Comunicación Formal e Informal

La idea de que tanto el individuo como la institución necesitan organizarse y

comunicarse, es de gran aceptación. Es importante hacer énfasis en que una

organización moderna constituye ante todo una composición social de seres

humanos; en donde es preciso que exista una estructura, una jerarquía necesaria

para que se logren los fines que la organización se propone.

Por tratarse de seres humanos, el factor esencial de la conducta de una

organización es la comunicación en todas sus direcciones y en todos los niveles; a

través de los elementos del proceso de comunicación; en el que se distingue a los

canales de comunicación; es decir, a la línea de personas a través de las cuales

pasan los mensajes; y la utilización de las tecnologías.

Por proceso seriado se entiende el camino paso a paso que sigue la comunicación

dentro de la organización es decir, el proceso persona a persona. Existen y

coexisten paralelamente redes formales e informales.

La existencia de los sistemas trata de que al darse la comunicación en todas las

direcciones se fortalezcan las redes formales, así se tienen bajo control las redes

informales.

Dentro de la organización también encontramos la comunicación informal, la cual

con frecuencia toma la forma de noticias, comentarios, grape vine y rumores. De

acuerdo con Gibson y Donelly (1999), la comunicación informal presenta la

siguiente tipología:

1. Castillos en el aire: Rumores anticipatorios a una situación de la empresa.

2. Conductores de cuña: Son los más dañinos y suelen difundir rumores tales

como: “Mary logro el ascenso, porque se acostó con el jefe”, “Antonio tiene

SIDA”. Este tipo de rumores son muy dañinos y destruyen lealtades.

3. De recta final. Suelen anticiparse a una situación final. Por ejemplo: la empresa

se fusionará, habrá cambios de jefe, María cambiará de empleo, etc.

La comunicación informal suele expresarse en su forma más común a manera de

rumor, de acuerdo con Dalton (1970) los rumores suelen tener en promedio más

del 70 % de sus datos como veraces. Entonces, cabría preguntarnos, ¿Porqué la

comunicación informal genera tantos problemas?

Sin duda, porque los rumores generan desestabilizad en la organización y

conflictos entre los actores organizacionales. Ante esa situación es importante

detectar a tiempo la naturaleza y el blanco del rumor, a fin de aclararlo en una

relación cara a cara. La comunicación verbal, utilizando la palabra como signo

lingüístico, es de gran importancia en la organización; sin embargo, es

complementada con la comunicación no verbal.

Adicionalmente, las redes informales la información puede correr entre los

miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es

percibida para los empleados como más confiable y creíbles que las informaciones

emitidas por la gerencia a través de las redes formales, Los rumores emergen

como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde

existe la ambigüedad y en condiciones que crean aprensión, por ejemplo el

secreto y la competencia que típicamente prevalecen en las organizaciones

alrededor de los temas como la designación de nuevos jefes, reubicación de las

oficinas y nuevas asignaciones de trabajo. Es importante entender que el chisme

es una parte de la red de información de cualquier grupo u organización, le

muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes

y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las

consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto.

FLUJOS DE COMUNICACIÓN

El análisis de la comunicación organizacional engloba las prácticas internas y

externas de los flujos comunicativos de la organización; en donde se pone énfasis

en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales

que se utilicen. Entonces establecemos que los flujos de comunicación se

encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicación y

representa en sí la estructura de la organización desde el punto de vista de las

interrelaciones de comunicación; lo cual puede ayudar a elevar la eficiencia del

proceso de las comunicaciones; es decir que se logre transmitir efectivamente un

mensaje.

La buena comunicación tiene mucha importancia para la eficacia de cualquier

organización o grupo y se refiere a la transmisión y comprensión de significados.

El hombre es un ser netamente comunicativo, y realiza esta actividad durante todo

el día, (escribe, lee, habla, escucha). No puede existir un grupo que no tenga

comunicación; es decir, la transmisión de algo con sentido entre los miembros que

lo componen.

El flujo de mensajes entre las personas sigue un camino denominado Red de

Comunicaciones. La dirección de la red ha sido tradicionalmente dividida en

comunicaciones ascendentes, descendientes y horizontales, dependiendo de

quién inicia el mensaje y quien lo recibe.

Cuando hablamos de flujos de comunicación, nos referimos a los procesos de

comunicación que se llevan a cabo al interior de la organización de acuerdo a la

estructura formal (organigrama) y éstos pueden ser de la siguiente manera:

Descendente: Teniendo como funciones principales, las de coordinar, informar,

motivar y controlar.

Ascendente: Dentro de sus

funciones se encuentra la de

comprobar la recepción del

mensaje, evaluar, informar y

sugerir.

Horizontal: (Hay autores que le

llaman lateral). Aquí la función

primordial es la de intercambio,

coordinación y apoyo entre el

personal de la misma posición

jerárquica.

Comunicación Diagonal: Es la que cruza distintas funciones y niveles de una

organización y es importante cuando los miembros de la misma no pueden

comunicarse por medio de los demás canales de comunicación.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

En cualquier organización o grupo, la comunicación tiene cuatro funciones

centrales: controlar, motivar, expresar emociones e informar (Robbins, 2004).

La comunicación controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las

organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben

seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicación desempeña una función de

control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas

laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o que

cumplan con las políticas de la empresa.

La comunicación alienta la motivación porque les aclara a los empleados qué

deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar un

rendimiento deficiente.

La definición de metas concretas, la retroalimentación sobre el avance logrado

hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada, estimulan la

motivación y requieren que exista comunicación. En el caso de un gran número de

empleados, el grupo de trabajo es su fuente primaria de interacción social. La

comunicación que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a

sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por

consiguiente, la comunicación se convierte en una puerta de expresión emocional

de sentimientos y de realización de las necesidades sociales.

La última función de la comunicación se refiere al papel que desempeña cuando

facilita decisiones. Ya que, mediante la transmisión de datos para identificar y

evaluar las posibles opciones, proporciona la información que necesitan las

personas y los grupos para tomar decisiones.

No se debe pensar que alguna de estas cuatro funciones es más importante que

las demás. Para que los grupos funcionen como deben, es preciso tener cierto

control de los miembros, estimularlos para que trabajen, proporcionarles un medio

para expresar emociones y para tomar decisiones.

REDES DE LA COMUNICACIÓN:

Las redes de la comunicación definen los canales por los cuales fluye la

información. Los canales de una organización pueden ser formales o informales y

cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son

generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las

comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes

informales no son rígidas en su dirección, puede tomar cualquiera, saltar niveles

de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros

internos de la organización, por ejemplo los rumores o chismes. Ahora bien, una

red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal.

Cadena

La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisión

de los datos es lo más importante.

Rueda

La rueda se apoya en un líder para actuar como un conducto central para todas

las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un líder, es rápido y alta

precisión

Todos los Canales

Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en

forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se busca una mayor

satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que surjan lideres.

TIPOS DE COMUNICACIÓN

La Comunicación Escrita

La comunicación escrita tiene la ventaja de facilitar registros, referencias,

defensas legales, etc. los cuales se pueden materializa a través de E. mail, Ella

puede promover la unidad de políticas, procedimientos y en algunos casos reducir

los costos. Las desventajas radican en que los mensajes escritos pueden generar

montañas de papeles, ser mal explotados por redactores ineficientes y no

proporcionar la debida retroalimentación inmediata. En consecuencia, a veces, es

prolongado el tiempo para conocer si el mensaje fue recibido y si se comprendió

adecuadamente.

Una buena redacción puede ser más la excepción, que la regla, pues la educación

y la inteligencia no garantizan una buena redacción. Se recomienda entonces

seguir las siguientes:

* Usar palabras cortas.

* Usar palabras breves y familiares.

* Utilizar pronombres personales (tales como: "usted”, cuando sea apropiado.

* Proporcionar ilustraciones y ejemplos, diagramas, etc.

* Elaborar oraciones y párrafos breves

* Utilizar verbos activos

* Economizar adjetivos.

* Explicar comportamientos en forma lógica y directa

* Evitar palabras innecesarias.

Comunicación Oral

En esta forma se comunica gran cantidad de información. Esta comunicación se

materializa cara a cara entre 2 personas, o un administrador que se dirige a un

auditorio, puede ser formal e informal, planificada o accidental.

Su ventaja radica en que puede provocar la retroalimentación inmediata, pero no

siempre esta comunicación se traduce en un ahorro de tiempo.

Comunicación No Verbal

Las personas se comunican en formas muy diferentes. Lo que se dice puede

verse reforzado o contradicho, dadas por comunicaciones no verbales como los

gestos corporales, las expresiones faciales. Siempre se espera que la

comunicación no verbal apoye o complemente la no verbal, pero no en todos los

casos sucede así.

MEDIOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes, que se

intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio".

Es decir dichos mensajes se intercambian entre los miembros de la organización y

su medio; estos mensajes se pueden transmitir en diferentes niveles y de diversas

maneras, por ejemplo:

Comunicación Escrita:

Es clara, precisa, completa y correcta; se califica como información de primera

mano y se deja constancia. Por medio de ella las personas tienen la oportunidad

de poder regresar a segmentos anteriores al mensaje, lo que permite una mejor

comprensión en la información. Esta puede darse a través de:

* Carta: Es el medio más usado dentro de la organización para las personas

ausentes, en la cual se comunica alguna cosa de interés personal o grupal.

* Memorando: Es el medio más usado, que lleva como objetivo el recordar

mensajes o información con referencia a instrucciones internas que los empleados

deben realizar dentro de la organización.

* Carteleras: Son calificadas como un factor clave en la organización, allí se

suele manejar información a través de otros medios sobre actividades de

motivación o mensajes de interés general para los empleados y directivos, algo

muy importante para que éstas funcionen se debe tener en cuenta su ubicación;

es decir la empresa establece sitios estratégicos por donde hay mayor flujo de

personal

* Revista: Es una forma de comunicación tradicional más común y con mayor

aceptación dentro de la empresa, en la cual se propicia la participación activa de

todas las actividades, en aras de contribuir al fomento de la investigación y de

acontecimientos afines a la comunicación; en las revistas se consigna la realidad

de la organización.

* Periódico: Envuelve un área de conocimientos especializados, en muchos

casos el periódico es utilizado para ganar tiempo en el ámbito de la información.

* Boletín: Es un medio de comunicación donde se maneja información

especializada para los públicos internos y externos de la organización.

Comunicación Masiva:

Es la comunicación permanente que genera mensajes y noticias de manera

específica, coherente, directa y sincera, para los públicos internos y externos de la

organización. Esta se da por medio de:

* Entrevista: Es uno de los medios más utilizados dentro de la organización para

la selección del personal; en otros casos la entrevista es empleada como un

instrumento preliminar para estructurar la comunicación interna; ahí se puede

aplicar una conversación específica para determinar los elementos que pueden

intervenir en los problemas que aquejan a la organización en ese ámbito.

* Reuniones: Se puede definir como una comunicación directa, donde

intervienen más de dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los

integrantes de la organización, donde se retroalimentan, se transfiere información

de interés general y lo más importante se toman decisiones que tiene por objeto

llegar a un acuerdo común para el beneficio de la organización.

* Circuito cerrado de televisión y radio: Medios de comunicación que tiene como

fin lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de

retroalimentación; allí los directivos, administrativos y empleados pueden tener

una visión más precisa sobre actitudes y sentimientos generados en la interacción

y percibir con mayor facilidad cual va a ser el comportamiento del otro; ese tipo de

información suele desarrollares en la comunicación no verbal.

LA COMUNICACIÓN EFICIENTE

Una comunicación eficiente está basada en el establecimiento de un puente donde

el emisor tenga detectado el objeto, el lenguaje y el contenido correcto,

conociendo previamente quién es el perceptor y previendo cuál será su feedback

(hacer las cosas correctas correctamente).

La comunicación corporativa eficiente se basa en dos escenarios fundamentales:

La estructura de una buena política de comunicación, donde se identifican los

puntos de partida reconocidos, el establecimiento de estándares de calidad en

la proyección y una coordinación para integrar toda la comunicación que se

proyecta.

Unas características específicas de la campaña, donde se identifica los

elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de la

estrategia comunicacional, los planes de implantación y el cálculo de la

efectividad del programa de comunicación corporativa.

BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA ORGANIZACIÓN

La filtración es la manipulación de la información del emisor para que sea vista

más favorablemente por el receptor. Los intereses personales y las

percepciones de lo que es importante de aquellos que resumen están

presentes en los resultados de la información, lo que hace imposible que los

receptores consigan información objetiva. Mientras más vertical es la estructura

de la organización más posibilidades de filtración habrá.

Percepción selectiva en el que los receptores ven y escuchan en forma

selectiva basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia,

antecedentes lo que no permite que se perciba la realidad y en su lugar se

interprete según el parecer de cada cual.

Defensa. Cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en

formas que reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo,

respondiendo en formas que retardan la comunicación eficaz.

Lenguaje. La edad, la educación y los antecedentes culturales son variables

que influyen en el lenguaje que una persona usa. Las palabras significan

diferentes cosas para diferentes personas lo que crea dificultades en la

comunicación.

RECOMENDACIONES PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA

ORGANIZACIÓN

El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofía y el

comportamiento, con la noción de que comunicarse con los empleados es

esencial para el logro de las metas de la organización.

Asociar las acciones con las palabras.

Comprometerse con la comunicación de dos vías (descendente y ascendente).

Énfasis en la comunicación cara a cara.

Mantener a los miembros de la organización informados de los cambios y

decisiones dentro de la organización.

Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias.

Diseñar un programa de comunicación para transmitir la información que cada

departamento o empleado necesita.

Luchar porque la información fluya continuamente.

LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

La comunicación organizacional según Fernández (1999) puede dividirse en:

Comunicación Interna, que es, cuando los programas están dirigidos al personal

de la organización (directivos, gerencia media, empleados y obreros). Se define

como el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la

creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a

través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantenga

informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los

objetivos organizacionales.

Comunicación Externa: cuando se dirigen a los diferentes públicos externos de la

organización (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades

gubernamentales, medios de comunicación, etc.). Se define como el conjunto de

mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos

externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar

una imagen favorable o a promover sus productos y servicios

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA

La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia,

medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización

como la comunicación interna. Entre ellas además debe existir una alta

integración. Aunque la comunicación externa quede vinculada a departamentos

tales como relaciones públicas y prensa, marketing, investigación de mercados,

comunicación corporativa, etc. todos los miembros de la organización pueden

realizar funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la

organización. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las

personas se sienten identificadas con la organización y mejoran las relaciones

laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera. A la vez, la imagen que

transmite la organización a la sociedad condicionará la satisfacción de ciertas

necesidades de status y prestigio de sus empleados. Cuando la persona trabaja

en una empresa sólida, importante, preocupada por los problemas sociales y que

transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente también realizada

en su consideración social, incrementándose asimismo su sentimiento de

pertenencia. Por consiguiente, estamos ante dos sistemas de comunicación

(interna y externa) interdependientes y que es necesario gestionar de una manera

coordinada. Sin embargo, las estrategias de innovación en las empresas suelen

recaer preferentemente en la comunicación externa, antes que en la interna.

CONCLUSIONES

La comunicación organizacional es esencial para la integración de las funciones

administrativas. Por ejemplo, los objetivos establecidos en la planeación se

comunican para que se pueda desarrollar la estructura organizacional apropiada.

La comunicación organizacional es también esencial en la selección, evaluación y

capacitación de los gerentes para que desempeñen sus funciones en esta

estructura. De igual modo, el liderazgo, la organización y la aplicación de las

estrategias de forma eficaz, así como, la creación de un ambiente propicio para la

motivación de los individuos dentro de la empresa dependen de esta

comunicación. Más aún, mediante la comunicación organizacional se puede

determinar si los acontecimientos y el desempeño se ajustan a los planes.

La comunicación organizacional se entiende como un conjunto de técnicas y

actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre

los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a

influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos

de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más

rápidamente con sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben partir

idealmente de la investigación, ya que a través de ella se conocerán los

problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación"

Sobre la comunicación hay muchas cosas que aun se puede decir, investigar y

quedan por resolver, es por ello que el trabajo sólo pretende ser un acercamiento

al mundo de la comunicación dentro de las organizaciones.

REFERENCIAS

Bibliográficas

BARTOLI, A., Comunicación y Organización. La Organización Comunicante y

la Comunicación Organizada. Ediciones Paidós Ibérica, España, 1992.

BERLO, D., El Proceso de Comunicación. Editorial Ateneo, Argentina, 1979.

FERNÁNDEZ, C., La Comunicación en las Organizaciones. Editorial Trillas,

México, 1999

KREPS, G. L., La Comunicación en las Organizaciones. Addison-Wesley

Iberoamericana, España, 1995.

Electrónicas

Comunicación Organizacional disponible: http://es.wikipedia.org/wiki/Comuni-

cación_organizacional consulta: 10-03-11

Comunicación Organizacional disponible http://www.comunicacionorga-

nizacional.com/ consulta: 10-03-11