La comunicación escrita (I)

unidaddidáctica5

La comunicaciónescrita (I)

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Técnicas de secretariado de direcciónLa comunicación escrita (I)

1. Concepto y característicasde la comunicación escrita

La comunicación escrita es aquella que precisamente se realiza por escrito. El

emisor es una persona que produce textos (informes, certificados, solicitudes, car-

tas, actas, instancias, notas internas…) Envía su mensaje, y este mensaje llega a

muchos receptores que lo decodifican al leerlo.

1.1. Ventajas de la comunicación escrita

– Tiene Permanencia y es fuente de consulta. . Con esto nos referimos a que

siempre poseemos la información en escritos para volverla a usar. La infor-

mación está siempre escrita de forma permanente en el tiempo, no se pier-

de como las palabras, y puede llegar a muchos receptores.

– Reflexión antes de Escribir. Podemos pensar y definir bien lo que queremos

expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para poste-

riormente utilizarlo.

1.2. Desventajas de la comunicación escrita

– No hay retroalimentación inmediata. La respuesta al mensaje no es inme-

diata, sino que existe un período de tiempo entre el envío y la contestación

del mensaje.

– Puede haber una interpretación equívoca del mensaje. Como no existe

una persona que explique el mensaje de la información puede entenderse

cosas que no sean las propuestas en el mensaje.

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– Baja el nivel de interdependencia.

– Fomenta el aislamiento.

1.3. Características de la comunicación escrita

– Brevedad y concisión. Las comunicaciones escritas tienen como finalidad

transmitir un mensaje de forma breve, utilizando aquellas palabras que son

necesarias para su comprensión, sin faltar a las normas gramaticales. Hay

que utilizar pocas palabras pero gramaticalmente correctas.

Es decir, no se puede admitir una comunicación escrita con faltas de ortografía.

– Claridad. La claridad en la comunicación escrita viene determinada por

dos factores: claridad en la escritura y claridad en el mensaje. De ahí que

la escritura empleada en el mensaje sea limpia y clara (lo que se denomina

legible), y la redacción del mensaje también debe serlo.

Por ejemplo, un mensaje escrito con un tipo de letra que no se entienda

perderá su finalidad, ya que si no se puede leer, y lógicamente, no se podrá

entender.

Asimismo, una comunicación que esté escrita con buena letra puede que

esté redactada de forma que no se entienda el mensaje que se quiere trans-

mitir. Con lo que tampoco se habrá cumplido el objetivo de la comunica-

ción escrita.

• Claridad en la escritura. La escritura puede ser manuscrita o meca-

nografiada.

La manuscrita debe ser clara, y deberá utilizar letras mayúsculas si el

emisor tiene una letra poco legible, con el fin de que el lector pueda

interpretar el escrito correctamente, sin realizar un esfuerzo visual. Hay

que escribir de forma clara y legible para otras personas.

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La escritura mecanografiada irá precedida de la comprobación del buen

estado de la cinta y del buen estado de la impresora, para que su impre-

sión resulte clara. Ten en cuenta que, en ocasiones, los cartuchos o el

tóner de la impresora pueden estar en mal estado y el papel se imprime

con manchas. La imagen, en estos casos, resulta muy negativa.

• Claridad en el mensaje. Un mensaje es claro cuando no se presta a

más de una interpretación, es decir, cuando no deja lugar a dudas.

Para conseguir que la interpretación sea clara es preciso tener en cuen-

ta las siguientes normas:

- Utilizar palabras y expresiones sencillas, evitando los retorci-

mientos y los tecnicismos innecesarios. Si un mensaje sobre un nuevo

fármaco va dirigido a un farmacéutico, empleará palabras y térmi-

nos propios de esta ciencia (ya que serán entendibles por el recep-

tor del mensaje). Por el contrario, un mensaje sobre este mismo

fármaco dirigido a un paciente (que no sabe de productos químicos

y biológicos) debe emplear otro tipo de palabras y términos, de

forma que el receptor entienda lo que se le quiere transmitir.

- Ser precisos en la elección de las palabras que mejor expresen

las ideas que se quieren transmitir, evitando las de doble sen-

tido. Por ejemplo, si se escribe a un cliente que debe dinero a la

empresa y no hace frente al pago de su deuda, lo más recomen-

dable es ir directo al grano y emplear frases como: "El motivo de

la presente nota es para recordarle que tiene una deuda pendien-

te con la empresa, correspondiente a una compra efectuada el

día...". De esta forma se evitan suspicacias y malos entendidos.

- Seguir un orden lógico en la exposición de las ideas y argu-

mentos, sin superponer unos a otros de forma que se resten cla-

ridad. Es decir, comenzar por pequeños conceptos e ideas e ir

avanzando paso a paso, sin mezclar ideas principales con otras

más específicas. Así, en el ejemplo del párrafo anterior, las si-

guientes líneas indicarán al cliente la forma y el plazo en el que

debe efectuar el pago: "...Por ello, le rogamos encarecidamente

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nos ingrese en la cuenta corriente de la empresa el importe de la

factura antes de 10 días desde la fecha de recepción de esta nota".

• Construir las oraciones correctamente, utilizando de forma

debida los signos de puntuación y las reglas gramaticales,

como son las reglas de concordancia.

• Escribir oraciones cortas y concretas. Se pretende que la idea se

exprese de la forma más clara y precisa.

– Eficacia. La finalidad de todo escrito es que se produzcan en el receptor los

efectos deseados por el emisor. El autor del escrito debe conseguir que el

lector comprenda claramente su mensaje. Por tanto, un escrito será eficaz si

consigue esos efectos, por lo que su desarrollo debe contener los siguientes

pasos:

• Definir el objetivo de la comunicación. Por qué se escribe. De ahí la

famosa frase "El motivo de la presente es para informarle...". Como

ves, se está aclarando por qué se ha escrito el mensaje del que se trata.

• Determinar correctamente al destinatario. El lector debe captar ese men-

saje. La ventaja de la comunicación escrita es que se trata de una co-

municación personal y directa, en el sentido de que el receptor del

mensaje está leyendo la carta o el documento, de forma que debe

quedarle claro que esa comunicación va dirigida a él y no a otra perso-

na. Por ejemplo, si la empresa emite una comunicación y conoce el

nombre del destinatario/a, puede poner: «Estimado Señor Santos:__».

Por el contrario, si no conoce el nombre se suele poner: «Estimado/a

Señor/a:__» o «Estimados/as Señores/as:__».

• Analizar qué factores clave considerará el receptor para que el escrito

consiga su finalidad. El autor del mensaje debe pensar como lo haría el

posible lector, para que lo pueda expresar más claramente y sea capta-

do dicho mensaje.

Cuando un escrito se ha realizado, es conveniente leerlo y ponerse en

lugar del destinatario del mensaje, de forma que se detecten y queden

claros los aspectos del escrito que serán claves para el receptor.

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• Hay que desarrollar el escrito de forma que desencadene la reacción

deseada en el interlocutor, aportando datos, razonamientos y argu-

mentos que refuercen esa reacción.

Por ejemplo, si el objetivo de un mensaje es que el receptor del mismo

realice una llamada telefónica, lo ideal es que, tras leer el mensaje,

coja el teléfono y marque el número indicado.

– Naturalidad. Con esto nos referimos a utilizar la lengua más usual o más

habitual. Escribir con nuestro propio vocabulario sin rebuscamientos en el

modo de proceder.

– Cortesía. Tratar con atención y respeto a la persona a la cual le redacta-

mos. Lo cortés no quita la sencillez, la cortesía es parte de la educación y,

por lo tanto, debemos de tenerla muy en cuenta. Aun cuando la finalidad

de la comunicación sea la recriminación de una actitud o la formulación de

una reclamación, se debe mantener un tono de respeto y corrección hacia

el destinatario.

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2. Redactarun documento escrito

2.1. Concepto

El concepto de "redacción" conlleva realizar por escrito un conjunto ordenado de

pensamientos ó ideas, de acuerdo a las cualidades de coherencia, claridad y be-

lleza. Es un escrito en el que se desarrolla de una manera clara y precisa un

tema determinado.

Entre sus objetivos destacan:

1.Informar al lector sobre decisiones, proyectos o ideas.

2.Influir en la actitud que ha de adoptar el lector al leer el mensaje.

De otro lado, debemos tener en cuenta la corrección referida a:

1.Errores ortográficos.

2.Impresión desigual de letras.

3.Márgenes mal colocados.

4.Cartas descentradas.

5.Puntuación incorrecta.

6.Borrones.

7.División incorrecta de palabras.

8.Ideas y oraciones cortadas e incompletas.

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9.Cartas mal dobladas.

10.Párrafos muy anchos o muy angostos.

2.2. Las "10 Reglas de Oro para redactar"

1.Piensa siempre antes de escribir.

2.Haz una introducción breve.

3.Evite frases que aburran y que cansen al lector antes de llegar al asunto.

4.Sin olvidar la cortesía, vete directamente al objetivo principal.

5.Se positivo/a. Emplea frases agradables. Si vas a comunicar algo que con-

tenga malas noticias no lo manifiestes al principio.

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6.Para la elaboración de los documentos (correspondencia), debes contestar

a las siguientes preguntas:

a. ¿Quién?

b. ¿Cuándo?

c..¿Cómo?

d. ¿Dónde?

e. ¿Por qué?

7.Da fechas y datos concretos, nunca escribas:

a. En un futuro

b. Más tarde

c. Oportunamente

8.Se seguro/a al escribir, evite palabras como: Creo que, quizá, tal vez...

9. Incluye dentro de la carta u oficio párrafos que sean de mayor interés, para

que no parezca demasiado común, monótono o sin sentido.

10.Haga que el lector disfrute lo que has escrito.

2.3. Recomendaciones

Las sugerencias para conseguir una buena técnica de redacción son:

1.Conocimiento de estructura sintáctica.

2.Observar la expresión oral de los que nos rodean.

3.Adquisición de una riqueza léxica, para asimilar nuevos vocablos.

4.Realizar ejercicios de análisis de lectura.

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5.Realizar síntesis de escrituras.

6.Interés por la lectura de libros, periódicos, revistas, proyectos, informes…

2.4. Etapas

Para redactar un trabajo de forma escrita, hay que seguir los siguientes pasos:

1.Buscar las ideas a expresar. ¿Qué quiero decir? ¿Qué quiero expresar?

Esta etapa consiste en anotar todo lo que se nos ocurra o lo que va surgien-

do con respecto a lo que queremos redactar.

2.Ordenar las ideas coherentemente. ¿En qué orden puedo expresar lo

que yo quiero decir? Supone elaborar un plan y/ó preparar un guión para

colocar ordenadamente las ideas y conseguir que tengan un razonamiento

lógico.

3.Expresar las ideas seleccionadas. ¿Cómo y en qué forma he de expresarlo

o decirlo? Se trata aquí de redactar el escrito con coherencia, claridad y

elegancia, conforme al plan trazado en la etapa anterior.

4.Releer lo escrito. Esta etapa nos ayudará a corregir ó rectificar lo que se

ha expresado en el escrito, lo que significa que servirá para mejorar la

expresión ó el contenido.

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3. Abreviaturas,puntuación, siglas y acrónimos

3.1. Abreviaturas

La abreviación es la reducción de fonemas en una palabra o de palabras en una

frase.

Las abreviaturas son una letra o un conjunto de letras que se emplean en la

escritura para representar de forma breve una palabra o una frase. Sirven para

economizar tiempo y espacio. Las más corrientes son signos arbitrarios o las pro-

pias letras iniciales de las palabras que se abrevian.

Se han empleado desde la antigüedad y muchas abreviaturas corrientes proce-

den del latín. La mayoría de las ciencias y de las artes usan abreviaturas que son

universalmente comprendidas.

A continuación, vamos a exponer un listado de las abreviaturas más frecuentes.

Lo vamos a dividir en dos apartados: por un lado, las abreviaturas de cortesía y

tratamiento (también llamadas abreviaturas oficiales) y, de otro, las abreviaturas

comerciales.

211


3.1.1. Abreviaturas de cortesía y tratamiento

.edlaclA.cla .atadtsoP.D.P

.omisítcefA.omfa .anigáP.gáp/p

otnetA.ottA .odasaP.odP

etnematnetA.ettA .olpmejeroP.je.p

laicifOníteloB.O.B laiciduJoditraP.j.p

.odatsEledlaicifOníteloB.EOB etnediserP.etdP

ellaC./C,/c atnediserP.atdP

noD.D aicnivorP.vorP

añoD.ªD azalP.azP

.lairotidE.nóicidE.de omixórP.omxP

olpmejE.jE .oterceDlaeR.D.R

omisítnelecxE.omcxE nedrOlaeR.O.R

lirracorreF.C.F/.o.f etnetimeR.etR

medÍ.dí naS.nS/.S

.ecidnÍ.dnÍ oremúnniS.mún/s-.n/s

odatimiL.odtL roñeS.rS

212


3.1.2. Abreviaturas comerciales

.ogracA.c/a .séretnI.tnI

atneucA.atc/a.ac/a oiratnevnI.tnevni/.vnI

.nóicatpecA.tpecA .arteL.L

.nóicartsinimdA.nómdA .odaticraguL.tic.l/.c.l

.rovafa.f/a .odiuqíL.qiL

.odatrapA.odpA nóicatpecaiM.peca/M

.ovihcrA.hcrA .ograciM.ogc/M

railixuA.xuA atneuciM.atc/M

.ocnaB.ocB .rovafim.f/M

acetoilbiB.biB .arutcafiM.arf/M

oicifeneB.ºB éragapim.p/M

.sotluB./B asemeriM.r/M

etsoC.c .nólatiM.t/M

oibmaC.ºC .saícnacrem,saíredacreM.creM

omixáM.xáM .aroñeS.arS

.lapicinuM.nuM .atiroñeS.atrS

.erbmoN.n nóicatsetnocageureS.C.R.S

oremúN.múN .onoféleT.onft/.félet/.let

lairetsiniMnedrO.M.O esasÚ.ú

.aífargotrO.rgotrO .detsU.dV/.dU

213


.s/omitnéC.stnéc/tnéC .odaicogeN.geN

.ograC.ogC nedrO.O

aíñapmoC.aíC .atelpmocarbO.c.O

olutípac,latipaC.paC .ofarráP.rráP

etneirrocatneuC.etc/c,c/c .etnetaP.taP

aveunatneuCn/c atneucrop.c/p

edojesnoC.nómdaed.C.nóicartsinimdA

.nedroyatneucroP.o/c.p

euqehC.hc/hC .odibedetroP.d.p

ogidóC.dóC .odagapetrop.p.p

.dadilibatnoC.batnoC .ozalP.lP

oicremoc,nóisimoC.moCysadidréP.ª.nanaGyª.dréP

saicnanaG

ahcefsaíd.f/d .nóicazirotuaroP.A.P

.rotcerid,nóicceriD.riD nedroroP.O.P

.otnematrapeD.otpD .redoproP.P.P

.otnemucoD.coD .odavirP.virP

.otneucseD.otD .nóicacilbuP.lbuP

.odacilpuD.odpuD .ocilbúplaatnevedoicerP.P.V.P

atsivsaíD.v/d,.v.d asemer,íbiceR.R

oruE.ruE aicnerefeR.feR

oívnE.e ralugeR.ger

sotcefE.fe .ortsigeR.geR

.rarbocasotcefE.bca.fe .dadeicoS.dadS/.S

214


3.2. La puntuación

La puntuación de los textos escritos, con la que se pretende reproducir la entona-

ción de la lengua oral, constituye un capítulo importante dentro de la ortografía

de cualquier idioma. De ella depende, en gran parte, la correcta expresión y

comprensión de los mensajes escritos. La puntuación organiza el discurso y sus

diferentes elementos y permite evitar la ambigüedad en textos que, sin su em-

pleo, podrían tener interpretaciones diferentes.

El español cuenta con los siguientes signos de puntuación, resumidos en el

siguiente cuadro:

.ribicerasotcefE.cer.fe odlaS.odS

.ovitcefE.ovfE .aminónAdadeicoS.A.S

etneidepxE.etdpxE .nóisimourorreovlaS.Ou.E.S

.arutcaF.arf/.tcaf/.f ahcefnis.f.s

.oreicnanif,saznaniF.nif .sotsagniS.g/s

.oiloF.loF adatimiLdadeicoS.L.S

acirbáF.acf/.rbáF .nólat/t

.oriG.g .olutíT.tíT

sotsaG.sotG oneubotsiV.ºB.ºV

.sorenéG.sorG .otneimicneV.otV

.etropmI.pmI .atneV.atV

.atnerpmI.rpmI .nemuloV.loV

215


EDSONGISNOICAUTNUP

SOLPMEJEYNOICACILPXE

).(otnuP

.odaicnunenuedlaniflaadeseuqasuapalalañeSotnupedséupseD

erpmeis-sarutaiverbasalneodazilituledosacleneovlas-.salucsúyamebircsees etneserpalsomatnujdaeL.jE

.aicnereferedotnusalenocnóicaler

:sotnupedsesalcsertyaH

nunargetnieuqsodaicnunenarapeS.odiugesyotnuplE.aenílamsimalneodneibircseaúnitnoceS.ofarráp

neleuseuq,sotnitsidsofarrápsodarapeS.etrapayotnuplE.setnerefidsodinetnoc,otxetomsimledortned,rallorrased

.otxetnuarreiceuqlesE.lanifyotnuplE

),(amoC

ledortnedecudorpeseuqasuapeverbanuacidnI.odaicnune

anuedsorbmeimsolrarapesarapaelpmeeSanuglaropsodidecerpnagneveuqsolovlas,nóicaremune

.u,o,e,ysenoicnujnocsaled esaserpmeartseuN.jEyotcatnocedsetnel,safagednóicacirbafalaacided

.sovitiduasotarapa

.nóicaroaledotserledovitacovleralsiaaraP ayomoC.jE…odideple,oraflA.rSsomacinumocel

oraralcaarap,nóicaroanunepmurretnieuqsosicnisolnE.ohcidolrailpma edelbasnopserle,otreblA.jE

.02aídlednóinueraseariducaedeup,nóicartsinimda

sadicudortnisavitasrevdasadanidroocsenoicisoporpsalnE.onis,euqnua,sam,orepomocsenoicnujnocrop lA.jE

abatseotnemomeseneorep,11salanorasivaolrotcerid.odapucoyum

,omitlúrop,nifne,aeso,ricedse,seotsesenoiserpxesaLne,sámeda,etnatsboon,ograbmenis,etneiugisnocnop

,ragulremirpne,oibmacne,otnatolrop,osaclat…sáziuq,avitinifedne,etnemlareneg,etnemelbisop

otserlednarapeses,nóicaroanuedoipicnirplasodacoloc.amocanuetnaidemnóicaroaled on,etneiugisnocroP.jE

.adatipicerpnóiculoseranugninramotasomav.nózarseneit,etnemavitcefE

216


EDSONGISNOICAUTNUP


),(amoCes,nóicaroaledoidemnenavsenoiserpxesatseodnauC

.samocertnenebircse on,ograbmenis,setnedicniselaT.jE.noreitiperes

):(sotnupsoD

nóicnetaalramallaraposrucsidleneneitedsotnupsodsoL.eugiseseuqolerbos

.nóicaleronóicaremunanuricudortniarapasueS .jE:sarutcafsetneiugissalsomitimerotnujdA

soledséupsed,osacetsenE.selautxetsaticsalanedecerPnearbalaparemirpalribircseeleusessotnupsod

.alucsúyam aL":noreufrotceriDledsarbalapsaL.jE,setneilcedoremúnroyamnuaratpacatisecenaserpme

."raunitnocsomedoponísa

nE.sotnemucodysatracsalneodulasedsalumrófsalsarTessotnupsodsolaeugiseuqarbalapalnéibmat,osacetse

nólgernune,etnemlareneg,yalucsúyamneebircse.etrapa :zeugírdoRroñeSodamitsE.jE

,sodacifitrec,soterced(socidírujysovitartsinimdasotxetnE,obrevledséupsedsotnupsodnacoloces)…saicnatsni

ovitejboleatneserpeuq,salucsúyamneotircse.otnemucodledlatnemadnuf

:ENOPXE:ATICILOS:ACIFITREC.jE

);(amocyotnuP

eamocalropadacramalaroirepusasuapanuacidnI.otnupleropadalañesalaroirefni

esodnaucnóicaremuneanuedsotnemelesolrarapesaraP.sasnetxesenoicaroysajelpmocsenoiserpxeedatart .jEotircseusnesatseupxesenoicidnocsalodatpecasomeH

usnocsadinetnamsenoicalersaneubsalaodibed…elracinumocsomebed,etnatsboon;aserpme

omocsavitnujnocsenoicucolosenoicnujnocedetnaleDsolodnauc…nifne,ograbmenis,euqnua,sam,orep

nóicisoporpalnazebacneydutignolatreicneneitsodoírep.natcefaeuqala etnemasnetniózrofseesrodajabartlE.jE

noreufonsodatlusersol,ograbmenis;semleodotetnarud.sodarepsesol

217


EDSONGISNOICAUTNUP


sotnuP)...(sovisnepsus

lanifnuonóicaroalednóicpurretnianunenopuSodnauc,sovisnepsussotnupsoledséupseD.osicerpmi

.alucsúyamebircsees,odaicnunenunarreic seosaclE.jEnatasocnerasneponrojeM…nazahceroliseuq

.elbaborpmi

etseyodaicnunenuarreiconongisetseodnaucoreP.alucsúnimebircsees,sollesartaúnitnoc yotsE.jE

obednóisacoatsene;ératpeca…euqodnasnep.emragseirra

lenoc,satelpmocniosatreibasenoicaremuneedlaniflA.aretéctearbalapaleuqrolavomsim edsomenopsiD.jE

,sateprac,saterbil:anicifoedselairetamedopitodot…serodavihcra

riugesaaveuqoledsetnaeuqraserpxeereiuqesodnauC.nóicalicavoromet,adudedotnemomnuodibahah ,érI.jE

.otnorpemridicedobeD…érion

arapevris,seceva,odaicnunelednóicpurretniaL.adilasaledodarepseniolnocrotcellarednerpros eS.jE

selepapedseranetnecnoreyubirtsides,atnuJanuócovnocortauc…sominuerson,lanifla,yalodnáicnuna .sanosrep

.osnepsusneyotelpmocniodaicnunenurajedaraPoN…elbadargasedyumovutse,otneloivyumodoteuF.jE

.olleedodnalbahriugesoreiuq

edsongiSnóicagorretni

edy)?¿()!¡(nóicamalcxe

onagorretni,etnemavitcepser,euqsodaicnunenarreicnEratimiledarapnazilituessoremirpsoL.namalcxe

nacramedsodnugessol;sotceridsovitagorretnisodaicnunee,otceridolitsesenéibmat,sovitamalcxesodaicnune

.senoiccejretni eseseritoN¡?nóinueralseodnáuC¿.jE!olreelnisotellof

onóicagorretniederreicnacidnieuqsongissoledséupseD.otnupacnunebircseesonnóicamalcxe

senoicamalcxeosatnugerpsairavnebircseesodnauCsenoicarosalraredisnocropatpoes,severbnosysadiuges

edsongissetneidnopserrocsusnoc,setneidnepedniadacedozneimoclaalucsúyamnocy,erreicyarutrepa

.salleedanu !edratsomagelL¡!sotunimocnicnadeuQ¡.jE!asirpetaD¡

218


3.3. Siglas y acrónimos

La sigla o siglas se componen por las letras iniciales de las palabras que queremos

abreviar. Por ejemplo, la sigla de Boletín Oficial del Estado será BOE.

– Las letras que forman la sigla no irán separadas ni por espacios ni por

puntos.

EDSONGISNOICAUTNUP


)(sisetnéraP

oselatnedicnisotnemelenarreicneeuqsongisnoS.odaicnunenunesodalacretnisoirotaralca

,seragul,sahcef:nóisicerpootadnúglaralacretniaraP…salgisedodacifingis )6161(otneimicanusedoñalE.jE

GNOanU.setnavreCóirumeuqneomsimlese,oipicnirprop,resedah)latnemanrebugonnóicazinagrO(

.orculedominánisnóicaicosaanu

edeupeS.otxetlenenóicpoanuricudortnirativearaPolosoatelpmocarbalapanusisetnérapledortnedrarrecne

.sotnemgessusedonu lenáracidniesotnemucodlenE.jE.ajabalragulodinetayaheuqne)s(aíd)sol(

ertnesotnupsertnazilituessotxetednóicpircsartalnEaticalneetimoeseuqedaicnatsnocrajedarapsisetnérap

.otxetledotnemgarfnu elbisivarboal)…(íuqaatsaH.jE.ocigólonorcnedrousne,draneMed

][setehcroCsolaadicerapamrofed,larenegalgerrop,nazilitueS

nóicamrofninaroprocni,ricedsE.sisetnérap.airotaralcaoairatnemelpmoc

""sallimoC

.nóisnetxereiuqlaucedselautxetsaticricudorperaraP .jE."íS":ojidairaterceSalodnaucsecnotneeuF

,aiporpmisenóiserpxeóarbalapanueuqracidniaraPóetnemacinóriazilitueseuqo,augnelartoedóragluv

.laicepseoditnesnunocsanuglaaínetotnusaleeuq,nózarlatotnoc,ojiD.jE

."savitagorrorp"."soicogen"susnocodapucoyumátse,etnemamitlÚ

…sordauc,sameop,solucítraedsolutítraticaraP lE.jE…erbosalbah"olgisoveunledsairaterceSsaL"olucítra

219


• Mal: B.O.E.

• Bien: BOE

– Cuando se escriba por primera vez en un documento debemos hacerlo con

la denominación completa y en el resto se utilizará la sigla.

El acrónimo es la palabra formada por las iniciales, y a veces por más letras, de

otras palabras. Por ejemplo, Asociación para la DEfensa de la NAturaleza sería

Adena.

En los acrónimos, la primera letra se escribirá en mayúsculas y las demás en

minúsculas.

A continuación, se expone un cuadro que recoge una lista de las siglas y acrónimos

más conocidos y habituales.

DCEM arutluC,nóicacudEedoiretsiniMetropeDy

FIN lacsiFnóicacifitnedIedoremúN

SATM sotnusAyojabarTedoiretsiniMselaicoS

BIP oturBroiretnIotcudorP

APAM acseP,arutlucirgAedoiretsiniM.nóicatnemilAy

EMYP aserpmEanaideMyañeuqeP

PAM senoicartsinimdAedoiretsiniMsacilbúP

efneR selirracorreFedlanoicaNdeRseloñapsE

HM adneicaHedoiretsiniM ENR añapsEedlanoicaNoidaR

TCM aígolonceTyaicneiCedoiretsiniM EVTR aloñapsEnóisiveleToidaR

CSM omusnoCydadinaSedoiretsiniM SAS dulaSedzuladnAoicivreS

UCEDA edasnefeDalarapnóicaicosAsoirausUyserodimusnoC

PF lanoiseforPnóicamroF

roneA alarapaloñapsEnóicaicosA.nóicazilanoicaRynóicazilamroN

emypoC añeuqePalednóicaredefnoCaserpmEanaideMy

220


FENI nóicacudEedlanoicaNotutitsnIacisíF

rutiF omsiruTleDlanoicanretnIaireF

EEPS latatsEoelpmEedocilbúPoicivreS IND daditnedIedlanoicaNotnemucoD

evujnI dutnevuJaledotutitsnIEARD aimedacAlaeRaledoiranoicciD

.aloñapsE

dulasnI dulaSedlanoicaNotutitsnI ENI acitsídatsEedlanoicaNotutitsnI

CPI omusnoClasoicerPedecidnÍDCO alarapnóicazinagrOE

ocimónocEollorraseDleynóicarepooC

FPRI saledatneRalerbosotseupmIsacisíFsanosreP

VTI solucíheVedacincéTnóiccepsnI

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4. El informe: tipos y partes

De aquí hasta la finalización del tema, veremos las distintas comunicaciones bre-

ves que pueden llegan a existir en el interior de cualquier empresa. Son escritos

redactados para el ámbito interno de la organización, y se utilizan para informar

a las personas involucradas en la misma. Empezaremos por el informe, y tratare-

mos también el anuncio, el saluda y la circular.

El informe es el escrito que recoge información concreta sobre determi-

nadas cuestiones de interés para la empresa, con el fin de proceder a su

análisis y poder tomar decisiones.

Con relación a su contenido, los informes pueden ser expositivos, valorativos y

resolutivos.

– Informes expositivos. Son aquellos que se limitan a facilitar una informa-

ción objetiva, prescindiendo de su análisis. Exponen la información sin más.

Como ejemplo se puede citar un informe en el que se expone la situación

de una obra. Se trata de un informe totalmente objetivo, ya que la obra

está en una situación concreta, luego la persona que realiza el informe se

limita a exponer "lo que hay".

– Informes valorativos. Facilitan una información y analizan los datos que

contiene. En estos informes se analiza más a fondo la información proporcio-

nada. Por ejemplo, en el informe de la obra valorarían otros requisitos como

si cumplen con el tiempo estipulado, si utilizan los materiales originales, etc.

– Informes resolutivos. Son los informes que se elaboran a partir de un

problema planteado, facilitando la información necesaria acerca del mis-

mo y, tras una valoración de los datos, se ofrecen alternativas para solu-

cionar ese problema planteado. Por ejemplo, si no se cumple el tiempo

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establecido para la ejecución de la obra, se elabora un informe planteando

el problema y dando al mismo tiempo soluciones.

4.1. Aspectos básicos del informe

– Puede utilizarse de forma rutinaria, como los formularios, para anotar los

accidentes o el desarrollo del trabajo.

– Se puede elaborar como una larga nota interior, para consumo interno de

la empresa. Esto podría ocurrir, por ejemplo, en el caso de un informe de

estilo menos formal para tu jefe o tus compañeros, quizá con ocasión de

visitar una feria o exposición.

– El informe puede utilizar un formato especial y esquemático, incluyendo

recomendaciones básicas para actuaciones futuras.

– Puede tratarse de una información extensa; el resultado de meses y aún

años de investigación llevados a cabo por un equipo de trabajo. La publica-

ción final puede estar dirigida a un sector determinado o incluir a cualquier

tipo de público y editarse en forma de libro.

El profesional del secretariado, tendrá que:

1.Componer pequeños informes acerca de incidentes en la oficina o sugeren-

cias sobre métodos de funcionamiento.

2.Recopilar apuntes sobre notas, consejos o determinaciones de otras perso-

nas de la plantilla.

3.Procesar grandes estudios escritos por especialistas de la empresa.

Siempre se debe distinguir el tipo de informe que se está elaborando, para así,

utilizar el formato adecuado.

Ya que los informes tienen un objetivo concreto, han de transmitir correctamente

toda la información, compleja o no, que se determina; al lector tal vez sólo le

interese parte de esa información, y ha de ser fácilmente localizable, de forma

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que se pueda consultar rápidamente. Tendrás entonces que tener especial consi-

deración en el uso de apartados, secciones, encabezamientos, numeraciones e

índices, asegurándote siempre de que el formato es atractivo y fácil de leer.

Puede ser interesante, previo a la elaboración de un informe, buscar ejemplos en

libros especializados e, incluso, en los archivos de tu propia empresa.

4.2. Estructura del informe

La estructura de un informe depende de lo que se quiera decir (su contenido) y de

la forma en que se quiera decir. Por eso, no podemos decir que exista una estruc-

tura fija y determinada para todos los informes, sino que variará y se adaptará a

lo que queramos redactar e informar.

La estructura que se comenta a continuación es meramente orientiva y una op-

ción (de entre muchas) de cómo se podría estructura un informe.

1.Carta de presentación. Sirve para adjuntar el informe y va dirigida a la

persona o empresa que lo solicitó.

Cuando el informe es entregado en mano por su autor (o por otra persona

autorizada), no es imprescindible la carta de presentación.

2.Portada. Constituye la primera página del informe propiamente dicho, y

debe reflejar los siguientes datos:

• Título del informe. El título debe referirse a la causa del informe.

• Nombre de la persona, empresa o departamento que lo solicita. Quién

o qué.

• Nombre del autor o de los autores.

• Fecha de terminación del informe.

3.Índice. Aparecerán las materias incluidas en el informe, separadas por

capítulos y apartados según la estructura lógica del estudio. Como los índi-

ces de los libros.

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4.Resumen. Deben resumirse los informes extensos, para que se tenga una

idea general que le permita interpretar con mayor facilidad su contenido.

Lo que pretende el resumen es mostrar de una manera breve la idea prin-

cipal del informe.

5.Texto. El texto es el desarrollo del informe, dónde se incluirán los métodos

utilizados, fuentes consultadas y demás datos de interés. Aquí es donde se

desarrollará de forma extensa todas las ideas y conceptos del informe.

Reflejaremos los resultados, las conclusiones y, en su caso, las recomenda-

ciones que se puedan dar.

6.Anexos. Hay que incluir toda la documentación necesaria para reforzar el

contenido de la información. Deben incluirse todos los documentos que

puedan aclarar el informe, como gráficos, mapas, cuadros de texto, imáge-

nes, histogramas…

4.3. Tipos de informes

Los informes más utilizados en las

empresas son los informes persona-

les, los informes comerciales y los in-

formes de mercado.

– Los informes personales.

Estos informes recogen infor-

mación sobre los candidatos a

ocupar un puesto de trabajo.

En el currículum vitae el candi-

dato debe añadir el puesto de

trabajo realizado con anterio-

ridad, así como el cargo y las

funciones desempeñadas. En el

proceso de selección se suelen

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pedir referencias en esas empresas para conocer algunos datos de interés

acerca de la capacidad y conducta de los aspirantes.

Dependiendo de la responsabilidad del puesto a cubrir, los datos se pueden

solicitar telefónicamente o mediante carta dirigida a las anteriores empre-

sas, adjuntando un cuestionario para su cumplimentación.

Estos cuestionarios pretenden, por una parte, verificar la información dada

por el candidato (duración de la relación laboral, cargo, funciones...) y, por

otra, conocer algunas cuestiones relacionadas con su comportamiento,

moralidad y costumbres, así como las causas del cese.

El contenido de estos informes es absolutamente confidencial.

– Los informes comerciales. Son aquellos que contienen información sobre

las operaciones mercantiles realizadas por empresas o personas físicas.

Las empresas, antes de iniciar una relación comercial que implique algún

tipo de riesgo económico (ventas aplazadas, concesión de créditos...), acos-

tumbran a pedir informes comerciales del solicitante de la operación (per-

sona o entidad) para asegurarse de su solvencia.

Informe comercial a través de una gráfica

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Los datos de interés en los informes comerciales son los siguientes:

• Relación de los bancos con los que se trabaja.

• La información se puede obtener también a través de agencias espe-

cializadas en la elaboración de informes comerciales, que facilitará a la

empresa solicitante con carácter confidencial.

– Los informes de mercado. Son los que aportan información acerca de las

posibilidades de éxito de una empresa, producto o servicio.

Las empresas que van a instalarse en una nueva localidad, a lanzar un

nuevo producto o a iniciar una nueva actividad, necesitan conocer el mer-

cado en el que van a integrarse con el fin de estudiar la conveniencia de

hacerlo.

Los datos de interés en los informes de mercado son los relacionados con la

competencia (precios, productos, calidad de servicio...) y con el consumidor

(preferencias, necesidades, exigencias...).

Dependiendo del tipo de negocio, el estudio de mercado será más o menos com-

plicado, pudiéndose necesitar la aplicación de encuestas para conocer la opinión

del futuro consumidor.

Los informes de mercado complejos suelen solicitarse a empresas especializadas,

que disponen de medios y experiencia para desarrollar el trabajo de investigación

necesario y facilitar a la empresa solicitante la toma de decisión.

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5. El aviso ó anuncio

Utilizaremos estos documentos cuando deseemos informar de algo y queramos

que llegue a conocimiento general de la empresa.

El aviso o anuncio debe ser breve y tiene que estar redactado en un lenguaje

sencillo, comprensible para todos los empleados de la empresa.

Podemos iniciar el documento con las palabras anuncio, aviso, o con expresiones

como: A todo el personal.

En las empresas, suelen existir tablones de anuncios que estén destinados a colo-

car esta clase de comunicados.

En todos los avisos se indicará la fecha, y en ocasiones, estarán firmados ó sella-

dos por el departamento que los emite. Un ejemplo de anuncio es el siguiente:

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A todo el personal

En el próximo mes de Noviembre, y concretamente en los días 3, 4 y 5, sevan a realizar los reconocimientos médicos de la empresa.

Los reconocimientos se realizarán en nuestras mismas instalaciones, des-plazándose a tal fin una unidad móvil. Comenzarán a las 8.30 horas con lasextracciones de sangre, para posteriormente realizar la exploración médica.

El orden de las extracciones de sangre aparece en los listados adjuntos. Elorden del reconocimiento médico variará en los casos en los que poroperatividad o actividad del trabajador deban ser alterados.

Si existe alguna causa justificable por la que alguien no pueda acudir alreconocimiento en la fecha y hora indicada, deberá ser comunicado a Mªdel Mar Sánchez (Secretaria) antes del 20 de Octubre.

En Antequera, a 05 de Octubre de 20XX

Ejemplo de anuncio.

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6. El saluda

Llamamos saluda a las comunicaciones breves que llevan impresa esta palabra

precedida del nombre o cargo del remitente. Se trata del tipo de comunicación

que normalmente utilizan los directores de empresas, organismos públicos y au-

toridades por los motivos siguientes:

– Forma de agradecimiento.

– Invitación a actos.

– Tomas de posesión.

– Cambios de domicilio social.

– Otros análogos.

Las partes de las que consta un saluda son las siguientes:

– Inicio o Encabezamiento.

En esta parte ha de figurar el puesto ó cargo de la persona que saluda, así

como la razón social de la empresa u organismo. A continuación deberá

aparecer la palabra SALUDA.

Esta parte del saluda estará ya impresa en el modelo y centrada respecto a

los márgenes, que serán de 4 cm. aproximadamente.

– Contenido ó Cuerpo.

El texto siempre irá precedido de la letra vocal "a", para a continuación

indicar en letras mayúsculas el nombre y los dos apellidos de la persona

destinataria ó si se desconocen estos datos, figurará en su lugar el cargo de

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la persona a quien se dirige el saludo, sustituyendo la letra "a" por la pala-

bra "al" o "a la", según proceda, y seguidamente pasar a exponer el motivo

que origina el saluda.

– Final ó Pie.

Constará de los siguientes apartados:

• Nombre y apellidos de la persona que envía al saluda.

• Frase de despedida, que ha de ser corta y amable, como por ejemplo

las siguientes: "aprovecha la ocasión para reiterarle el testimonio de su

consideración más distinguida", "aprovecha gustosa la ocasión para

reiterarle el testimonio de su consideración y estima" o "tiene el honor

de ofrecerle su consideración personal más distinguida".

• Localidad y fecha de cumplimiento.

En el saluda hay que tener presentes las siguientes reglas:

• Se redactará siempre en tercera persona.

• El espaciado interlineal deberá ser doble.

• El contenido será breve.

• No irá firmado.

• No figurará el sello de la empresa.

• No se indicará la dirección del destinatario.

Un ejemplo sería el que mostramos a continuación:

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INICIO LA DIRECTORA COMERCIAL DE LA

COMPAÑÍA COMERCIAL DEL NORTE

SALUDA

CONTENIDO

a Dª. Mª JESUS GUILLÉN LABORDA y le comunica que el día 25 de No-viembre , a las 9 horas, en el salón azul del Hotel Cuzco, tendrá lugar laConvención Anual de Delegados, en la que se presentará el Plan de Ventaspara el próximo ejercicio.

FINAL Dª SOFIA RODRIGUEZ SANCHEZ

Aprovecha gustosa la ocasión para reiterarle su agradecimiento y su consideración más distinguida.

Madrid, 10 de Octubre de 20XX

Ejemplo de saluda.

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7. Circulares:características y ejemplos

Esta forma de correspondencia se utiliza cuando el mismo asunto afecta o intere-

sa a varias personas, enviando el mismo escrito a cada una de ellas. Las circulares

se emplean para comunicados de gran difusión. Las más usuales son las que

comunican cambios de horario, traspaso de negocios, variación de precios, tras-

lados de domicilio, convocatorias y puestos vacantes.

Asimismo, podremos valernos de estos escritos para comunicar un cambio o inno-

vación. En este caso deberemos completar la noticia expuesta con una alusión a

las causas que motivan este cambio, haciendo mención a las ventajas que deriva-

rán del mismo. También podremos informar del cambio de dirección de nuestras

oficinas o el traspaso de un negocio, incluyendo en el escrito la nueva dirección o

los datos oportunos y que sean necesarios.

Para la confección de cualquier tipo de circular deberemos cuidar la presentación

y la distribución del escrito, ya que el fin que perseguimos es que su aspecto visual

sea lo más parecido a una carta comercial, procurando que cada destinatario

tenga la impresión de que ha sido escrita especialmente para él. De no ser así,

acabará directamente en la papelera.

Una vez redactado el escrito, se imprimirán o fotocopiarán tantas copias como

destinatarios queramos, incluyéndose el nombre y dirección de cada uno de ellos

en cada ejemplar correspondiente.

Debido a la gran diversidad de asuntos que pueden tratar las circulares, no exis-

ten unas normas generales para la redacción de estos comunicados. Existen circu-

lares muy breves, y otras más extensas, pudiendo englobar más de una hoja. A

continuación le exponemos un ejemplo de circular:

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CIRCULARPARA: PERSONAL DE LA EMPRESADE: SECRETARIA GENERALASUNTO: INTERRUPCION Y APLAZAMIENTO DE LAS VACACIONESFECHA: 14 DE AGOSTO DE 20XX

De manera atenta, les comunico que a partir de la fecha, el personal quesolicite vacaciones deberá salir a disfrutarlas y solo podrán interrumpirsepor necesidades del servicio y las demás causales taxativas previstas en elartículo 15 del Decreto 1045 de 1978, previa aprobación de la SecretariaGeneral.

De igual manera, no se permitirá el aplazamiento de vacaciones, sino porrazones estrictamente necesarias, las cuales deben estar formalmente sus-tentadas y ser solicitadas con un mes de anterioridad, previo visto bueno deljefe inmediato, del Coordinador de Gestión Humana y contar con autoriza-ción del Secretario General.

Conforme con lo expuesto y con el fin de dar un orden administrativo alproceso de vacaciones de la entidad, se ha decidido que las personas queen la actualidad tengan pendiente el disfrute de vacaciones, es decir, vaca-ciones concedidas que hayan sido interrumpidas o aplazadas mediante actoadministrativo, deberán salir a disfrutar de las mismas antes de finalizar lavigencia 20XX.

Lo anterior y con el fin de actualizar este proceso, quedará todo el personalcon sus vacaciones al día 31 de diciembre de 20XX.

Atentamente,

(original firmado por)ESTHER MORALES SÁNCHEZ

Secretaria General

Ejemplo de circular.

La comunicación escrita (I)

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