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La comunicación con audiencias externas Frente a la emergencia

del COVID-19

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Modelar con una actuación responsable y brindar certidumbre a la cadena de valor es clave para mitigar el contagio y garantizar abastecimiento, calidad y seguridad.

• Conscientes del rol del sector empresarial en la economía, las empresas responsables

están enfocadas en garantizar la implementación de todas las medidas necesarias

para mitigar el contagio de COVID-19 y garantizar la sostenibilidad de las

operaciones.

• En este contexto, los suministros de productos, materia prima, despacho, logística,

almacén y servicios de distintos índole, son algunos de los aspectos que determinan

la capacidad de operación de muchos negocios, por eso, la gestión y comunicación

con la cadena de valor es clave.

• Es vital definir un sistema de comunicación (canales, frecuencia, mensajes) para los

principales grupos de interés dentro de cada operación: CLIENTES, PROVEEDORES,

CONTRATISTAS, MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y AUTORIDADES, son las audiencias

que con más frecuencia son clave para un negocio.

• Para ello recomendamos realizar comunicados informativos para estos stakeholders,

que detallen:

o ¿Qué estamos haciendo como empresa para hacer frente al COVID-19?

o ¿Cómo adaptamos nuestros procesos antes la contingencia?

o ¿Qué esperamos de ellos en la gestión de su negocio y en la interacción con

el nuestro?

o ¿Cuáles serán los canales y frecuencia de la comunicación?

o ¿Cómo están operando para garantizarnos suministros o servicios?

RECOMENDACIONES PARA COMUNICACIÓN

CON AUDIENCIAS EXTERNAS

1. DE CARA A CLIENTES

• Información precisa y continua sobre medidas que ha tomado la empresa para

garantizar el abastecimiento y la calidad de los productos.

• Relevancia de las medidas de seguridad en la operación para mitigar el contagio.

• Relevancia la necesidad de hacer foco en implementar las medidas gubernamentales

como actores clave dentro de la economía y el orden social.

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• Explicación de cualquier cambio en la disponibilidad o acceso de los productos o

servicios brindados al cliente, siempre garantizando la precisión y oportunidad de la

comunicación para garantizar certidumbre y gestión eficiente de los nuevos procesos.

• Según el sector, se debe evaluar crear o reforzar los canales para atender dudas o

inquietudes del público.

2. DE CARA A PROVEEDORES/CONTRATISTAS DEBE INCLUIR:

• Establecer canales de comunicación bidireccional para garantizar fluidez de los procesos

• Compartir aspectos claves del plan de continuidad del negocio, verificando que todos los momentos de interacción están contemplados

• Reforzar la relevancia del trabajo conjunto con las autoridades para garantizar la correcta implementación de las medidas impartidas.

• Explicación de los cambios operativos derivados de la decisión de teletrabajo o restricciones de acceso a las instalaciones.

• Detallar nuevos esquemas de seguridad para garantizar la interacción necesaria, minimizando el riesgo de contagio.

• Definición de espacios para la verificación del cumplimiento de las medidas de prevención y seguridad que garanticen la prestación del servicio o el suministro de los productos.

3. DE CARA MEDIOS DE COMUNICACIÓN

• Hechos relevantes para el público en relación a la operación del negocio y la

disponibilidad de productos y servicios.

• Mejores prácticas sobre la implementación de las medidas gubernamentales

• Recomendaciones especializadas por sector de consumo responsables para ayudar

a la ciudadanía a sobre llevar la emergencia.

• Medidas implementadas para mitigar el contagio y garantizar la disponibilidad de

productos y servicios.

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4. DE CARA A AUTORIDADES CORRESPONDIENTES

• Información sobre las medias que se tomen para mitigar el contagio y garantizar la

continuidad del negocio, incluyendo cualquier cambio en la oferta de productos y

servicios que haya sido requerida para adaptarse a la emergencia declarada.

• Información sobre temas sensibles del sector y la operación que deben ser tomados

en cuenta en la definición e implementación de medidas gubernamentales.

• Alineación constante para garantizar la correcta implementación de las medidas

tomadas.

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ATENCIÓN DE LA EMERGENCIA

Y LA RECUPERACIÓN SOCIAL Y ECONÓMICA.