L CONTABILIDAD ELECTRÓNICA. Adecuación preventiva de la contabilidad financiera a la fiscal.

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CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

Adecuación preventiva de la contabilidad financiera a la fiscal

1.- Antecedentes.

2.- Marco Legal.

3.- Aplicación práctica.

1.- Antecedentes

CIEC

CIEC FORTALECIDA

CONTRASEÑA

1.- Antecedentes

Declaraciones electrónicas, mensuales e informativas.

1.- Antecedentes

Medio de presentación del dictamen fiscalEl Sistema de Presentación del Dictamen Fiscal (SIPRED), es un software elaborado por el SAT y se utiliza para presentar los estados financieros y el informe sobre la situación fiscal del contribuyente por medios electrónicos. Los medios que han sido utilizados en el transcurso del tiempo para presentar el dictamen fiscal han evolucionado gracias al desarrollo tecnológico de los propios sistemas electrónicos de información.

Como antecedente de la presentación del dictamen fiscal por medios electrónicos, destaca que hasta el ejercicio 2000 era en forma opcional; sin embargo, a partir del ejercicio 2001 su presentación es obligatoria.

1.- Antecedentes

Firma Electrónica Avanzada

A partir del ejercicio de 2005, el uso de la firma electrónica avanzada (FIEL) funciona como un mecanismo que permite a los contribuyentes tener seguridad jurídica en el empleo de los medios electrónicos en la presentación de declaraciones, pagos, avisos y expedición de comprobantes fiscales, entre otros.

1.- Antecedentes

Factura electrónicaLa Factura Electrónica es un documento digital con validez fiscal, que utiliza estándares técnicos de seguridad internacionalmente reconocidos para garantizar la integridad, confidencialidad, autenticidad y validez del documento.

También facilita la administración de las empresas, ya que podrían ahorrarse hasta 80% en los costos de su operación y hacer más eficientes los servicios prestados.

1.- Antecedentes

Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (Diot)

Obligación nacida en el ejercicio de 2007 y en la el contribuyente informa al SAT las operaciones de pago sujetas a la Ley de IVA generadas durante el mes en base al flujo de efectivo.

1.- Antecedentes

Servicio de Declaraciones y pagos. (SEDEPA ó DyP)

Presentación de declaraciones mensuales y provisionales, a través del portal del SAT, mediante el llenado de los formatos establecidos para cada uno de los conceptos por los cuales se encuentra el contribuyente obligado al pago.

1.- Antecedentes

Ley Federal Para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia

Ilícita

El 17 de octubre de 2012 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita. La Ley tiene por objeto proteger al sistema financiero y la economía nacional, estableciendo medidas y procedimientos para prevenir y detectar actos u operaciones que involucren recursos de procedencia ilícita, de acuerdo con la Ley, diversas actividades no financieras son consideradas vulnerables, entre otras, los juegos, concursos y sorteos, la compra venta de inmuebles, vehículos (aéreos, marítimos y terrestres), joyas, obras de arte,

1.- Antecedentes

Ley Federal Para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia

Ilícita

tarjetas de prepago; así como ciertas operaciones realizadas por agentes intermediarios, en virtud de lo anterior, quienes realicen las citadas actividades deberán presentar Avisos a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público con el objeto de identificar las operaciones riesgosas. Al respecto, la Ley y su Reglamento faculta a la Unidad de Inteligencia Financiera para recabar elementos útiles con el objeto de prevenir e identificar actos u operaciones presuntamente vinculados con los delitos de operaciones con recursos de procedencia ilícita, los relacionados con éstos, las estructuras financieras de las organizaciones delictivas y evitar el uso de esos recursos para su financiamiento.

1.- Antecedentes

Medios electrónicos en el derecho fiscal

Con la incorporación de los medios electrónicos al derecho federal común para regular y controlar el comercio electrónico, las transacciones vía internet y la digitalización de la contabilidad, se consideró necesario aprovechar la tecnología para otorgar las ventajas que ésta contiene para el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

1.- Antecedentes

Medios electrónicos en el derecho fiscalFue así como el 13 de diciembre de 2002, la Comisión de Hacienda y Crédito Público de la Cámara de Diputados, emitió el Decreto por el que se reforma, adiciona y derogan diversas disposiciones del Código Fiscal de la Federación, el cual adicionaba un Capítulo Segundo denominado: “De los medios electrónicos” al Título I “Disposiciones Generales” del CFF.La finalidad de este Decreto fue el incorporar al ámbito fiscal las nuevas tecnologías electrónicas que están siendo adoptadas en todo el mundo para realizar operaciones de carácter empresarial y agilizar las comunicaciones, con un ahorro considerable de recursos económicos, materiales y de tiempo.

2.- Marco Legal

Artículo 28 CFF. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:

I. La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesa-ble de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes;

2.- Marco Legal

en el RCFF se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.

2.- Marco Legal

Qué es la contabilidadLas Normas de Información Financiera (NIF´s), definen a la contabilidad como la técnica para el registro de operaciones que produce información financiera.Para efectos fiscales el término es mucho más amplio, pues en términos del CFF se integra por: libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, la que obliguen otras leyes y los equipos de control volumétricos de combustibles de contribuyentes del IESPS (art. 28, fracc. I, CFF).

2.- Marco Legal

2.- Marco Legal

Requisitos de la contabilidad: Los registros o asientos contables del contribuyente deben (arts. 28, fracc. II, CFF y 33, RCFF):

2.- Marco Legal

2.- Marco Legal

2. El registro de los asientos contables establecido en la fracción I Apartado B, se podrá efectuar dentro del mes siguiente a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.

2.- Marco Legal

En caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales digitales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.

2.- Marco Legal

3. En caso de no contar con la información que permita identificar el medio de pago, se podrá incorporar en los registros, la expresión “NA”, en lugar de señalar la forma de pago a que se refiere la fracción XIII del Apartado B, sin especificar si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda.

En los casos en que la fecha de emisión de los CFDI sea distinto a la formulación de la póliza contable, el contribuyente podrá considerar como cumplida la obligación, si la diferencia en días no es mayor al plazo previsto en el numeral 2 antes citado.

2.- Marco Legal

D. Las balanzas de comprobación que presentarán las personas morales a partir del mes de julio, serán de acuerdo con el calendario siguiente:

E. En el caso de que la autoridad solicite información contable sobre pólizas correspondientes a alguno de los meses de julio a diciembre de 2014, respecto a la solicitud o trámite de devolución o compensación, de conformidad con los artículos 22 y 23 del CFF, la fecha de entrega será de acuerdo a las establecidas en el cuadro anterior para las balanzas decomprobación.

2.- Marco Legal

F. Las autoridades fiscales, para los efectos de los artículos 22 y 23 del CFF yen el ejercicio de facultades de comprobación de conformidad con el artículo 42 del CFF, solicitarán la información contable de las pólizas sólo a partir y respecto de la información generada en el periodo o ejercicio 2015.

2.- Marco Legal

Modo de llevar la contabilidadLos registros o asientos deben llevarse en medios electrónicos y la documentación comprobatoria debe estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

Para ello, debe conservarse toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde se almacenan y procesan los datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las autoridades fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación (art. 34, RCFF).

2.- Marco Legal

Adicionalmente la RMISC establece que los sistemas electrónicos en que se lleve la contabilidad deben tener la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan (regla I.2.8.6., RMISC, publicada en el DOF el 4 de julio de 2014):Catálogo de cuentas utilizado en el periodo; al cual se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenidos en el Anexo 24, apartados A y B, de la RMISC (publicado en el DOF el 11 de julio de 2014)Balanza de comprobación de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden, que incluya:

o saldos inicialeso movimientos del periodoo saldos finales

2.- Marco Legal

En el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren.Se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas, así como las actividades por las que no deba pagar el impuesto. También se deben precisar los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados (Anexo 24, apartado C, RMISC)Información de las pólizas generadas incluyendo:

o detalle por transacción o cuentao subcuentao partidao sus auxiliares

3.- Aplicación Práctica

Para efecto de cumplir con el envío de la información y dejar lo que estrictamente nos están requiriendo las autoridades, debemos realizarnos los siguientes cuestionamientos:1.- La balanza se encuentra depurada.2.- No existen cuentas “basura” o colectivas sin integración.3.- El catálogo de cuentas está correcto y revisé el nivel subcuenta a entregar.4.- La contabilidad está de acuerdo a Nif´s.5.- El control interno ha sido revisado y se apega a los requerimientos de información.6.- Existe la guía contabilizadora y está actualizada.


Catálogo de cuentasLas cuentas que maneje el contribuyente, deben agruparse con base en el catálogo de cuentas dado a conocer por el SAT para integrar el archivo que se enviará a la autoridad.Solo hay que relacionar las cuentas que estén activas, por lo que se sugiere depurar el catálogo de cuentas del contribuyente para eliminar todas aquellas que no están en uso.De utilizar cuentas adicionales a las relacionadas en el catálogo de la autoridad, estas se considerarán en la cuenta genérica “Otros”, del activo, pasivo, etc., según corresponda.Respecto a las cuentas contingentes (de orden), exclusivamente se reportarán las consideradas como tales en el catálogo de la autoridad, es decir, únicamente incluyen la CUCA y CUFIN.


Catálogo de cuentas del contribuyente Catálogo agrupador de cuentas del SAT

Número Nombre de la cuenta Código agrupador Nombre Cuenta

10102 Bancos 2 Bancos

10102.01 Bancos Moneda Nacional 2.1 Bancos nacionales

10102.01.01 Banco del Norte

10102.01.01.001 Cuenta 456987 (nómina)

10102.01.01.002 Cuenta 654894 (proveedores)

10102.01.02 Banco Nacional

10102.01.02.001 Cuenta 468984

10102.01.01.002 Cuenta 326548

2.2 Bancos extranjeros


Atributo Descripción Requerido Observaciones

Version Expresión de la versión del formato Sí Valor prefijado “1.0”

RFC RFC del contribuyente que envía el catálogo Sí Longitud mínima 12 y máxima 13 (según sea persona moral o física, respectivamente)

TotalCtas Número cuentas que se relacionan en el catálogo Sí

Valor mínimo incluyente dos

Mes Mes en que inicia la vigencia del catálogo para la balanza Sí Valores permitidos del 01 hasta el 12

Año Año en que inicia la vigencia del catálogo para la balanza Sí Valor mínimo 2014 y máximo 2099

Para elaborar el archivo .xml se debe respetar la estructura contenida en el Anexo 24 apartado “A”, de la RMISC, publicado en el DOF el 4 de julio de 2014.


Balanza de comprobaciónEl archivo .xml que contiene la balanza de comprobación debe incluir los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden (regla I.2.8.6. y Anexo 24, apartado “C”, RMISC).Una vez que el SAT reciba la balanza de comprobación puede efectuar una revisión general de los saldos y movimientos que reflejan las diversas cuentas y detectar algunas contingencias entre lo registrado en la contabilidad y lo reportado en las declaraciones. Por ello, las empresas deben asegurarse que los registros sean correctos y de contar con la documentación soporte de las operaciones.


PólizasGran preocupación ha generado entre los contribuyentes la disposición en la cual se establece que los asientos contables deben permitir la identificación de cada operación relacionándola con los folios asignados a los CFDI’s o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas que resulten aplicables (art. 33, apartado B, fracción III del RCFF).


Esta norma se ha interpretado de dos formas distintas. La primera implica que en cada asiento y póliza contable se deben incluir todos los datos relativos al CFDI y al medio y forma de pago. La segunda interpretación es que basta con poder relacionar cada asiento con su documentación soporte.Además, existía inquietud respecto a si las pólizas también tendrían que enviarse mes a mes al SAT, pues de ser así los flujos de trabajo en empresas y despachos se verían seriamente afectados.


Afortunadamente, la preocupación ha disminuido pues a través de la RMISC se precisó lo siguiente:olos datos relativos al folio del CFDI y al medio de pago (cheque o transferencia) se incluirán de forma opcional en el archivo .xml (Anexo 24 de la RMISC, inciso D de la RMISC)olos archivos de las pólizas del contribuyente solo se enviarán a la autoridad fiscal cuando esta los solicite dentro del proceso de una devolución, compensación o en el ejercicio de sus facultades de revisión (regla I.2.8.8., RMISC).


Rechazo o corrección de archivosVía el buzón tributario, el SAT informará a las personas que hayan presentado los archivos .xml con errores, a fin de que los corrijan y los remitan nuevamente dentro de los tres días hábiles posteriores a aquel en que surta efectos la notificación. De no hacerlo dentro del citado plazo, se tendrán por no presentados (regla I.2.8.7., RMISC).Cuando el contribuyente hubiera enviado los archivos .xml, y posteriormente los modifique, deberá sustituirlos y remitirlos dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha de la modificación.Quienes que se encuentren en zonas donde no puedan acceder a los servicios de Internet, o no puedan enviarlo por dicho medio debido al tamaño de los archivos, podrán presentar la información en la ALSC que les corresponda a su domicilio fiscal, en medios electrónicos tales como discos compactos, DVD o memorias flash, en los plazos ya señalados.


Al tratarse de una obligación vigente a partir de julio de 2014 tratándose de compensaciones, si el importe a compensar proviene de un periodo anterior a aquel en el cual se realiza la compensación, además del archivo de las pólizas del periodo que se compensa, se entregará por única vez, el que corresponda al periodo en que se haya originado y declarado el saldo a favor a compensar, siempre que se trate del mes de julio de 2014 o de meses subsecuentes, cuya fecha de entrega será de acuerdo con el calendario para la presentación de las balanzas de 2014 (art. Décimo Tercero Transitorio, Segunda Modificación a la RMISC).

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