Koha adquisiciones Castellano

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CONFIGURACIÓN-ADQUISICIONES

Antes de empezar a usar el módulo de adquisiciones, hayalgunas variables a configurar.Divisas:Para poder hacer compras, debemos confirmar la monedadel país, y si hacemos compras internacionales debemosmarcar el tipo de cambio oficial.Para definirlo: Administración –Monedas y tipo de cambio.

CONFIGURACIÓN-ADQUISICIONES

La divisa activa es la que se utilizar en la biblioteca. Debeestar marcado como ‘Activo’ y tipo de cambio ‘1’, si no sedefine una moneda activa el sistema devuelve un mensaje deerror.

[Los datos del tipo de cambio no se actualizan automáticamente, por loque para tener los datos correctos, requiere un mantenimiento manual.]

CONFIGURACIÓN-ADQUISICIONES

Presupuestos:Los presupuestos se utilizan para realizar el seguimientocontable de los gastos en adquisiciones. Se puede crear unpresupuesto para el año 2105 y después dividirlo en partidassegún convenga a cada biblioteca (libros, audio, revistas, etc.)

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Dentro del módulo de presupuestos podemos encontrar 2pestañas: presupuestos activos y presupuestos no activos.

CONFIGURACIÓN-ADQUISICIONES

Añadir un presupuesto:Los presupuestos pueden crearse de 0 o bien puedenduplicarse de un presupuesto anterior. Para duplicar unpresupuesto, click en el enlace del nombre del presupuesto.Una vez abierto, se able el desplgable de ‘Editar’ i escoger‘Duplicar el pressupuesto’.

CONFIGURACIÓN-ADQUISICIONES

Se abrirá un formulario donde solo tenemos que definir lasfechas de inicio y fin del presupuesto y guardarlo.

Esta acción no solo duplica elpresupuesto, sino todos los fondosasociados.

CONFIGURACIÓN-ADQUISICIONES

Si no habeis utilizado Koha antes, será necesario crear un“Nuevo presupuesto”. Click en “Nuevo presupuesto”

CONFIGURACIÓN-ADQUISICIONES

1) Introduce el periodo de vigencia del presupuesto.2) Introduce una pequeña descripción que te ayude a

identificarlo adecuadamente.3) Introduce la cantidad con números enteros y decimales.4) Marca un presupuesto como activo, que indica que va a

ser usado para realizar pedidos desde el módulo deadquisiciones, aunque el pedido se haga fuera de lasfechas de vigencia del presupuesto. Esto os permiteregistrar pedidos realizados contra presupuestosanteriores

5) Si se bloquea un presupuesto, las partidas no podrásmodificarlas por el personal de la biblioteca.

Una vez se han hecho todos los cambios, click en Guardar.

CONFIGURACIÓN-ADQUISICIONES

Partidas (Fondos):Se añade una partida a un presupuesto.(El presupuesto debe crearse antes que las partidas)Para añadir una nueva partida, click en el botón de ‘Nuevo’y escoge el presupuesto al que quieres añadir la partida

CONFIGURACIÓN-ADQUISICIONES

1) Código: identificador único del fondo2) Nombre: cualquiera que el personal lo

identifique fácilmente.3) Las cantidades solo con números enteros

y decimales(sin símbolos).4) Si editas el propietario, solo este usuario

lo podrá modificar.5) Escoge que biblioteca usará este

presupuesto6) Puedes restringir el acceso escogiendo el

propietario (usuario) o la biblioteca.7) Notas: Cualquier nota descriptiva que

ayude a los bibliotecarios.8) Estadísticas: Campos libres para uso en

informes personalizados.Click en “Enviar” y el sistema mostrará todaslas partidas de un presupuesto.

CONFIGURACIÓN-ADQUISICIONES

A la derecha de cada fondo, teneis las opciones de ‘Editar’, ‘Borrar y ‘Agregar un subfondo”Agregar subfondo es solo una opción para mejorar la organización de los presupuestos.

CONFIGURACIÓN-ADQUISICIONES

Planificación de presupuestos:Viendo el fondo de partidas, click en “Planificación” i escoge como prefieres planificar el gasto del presupuesto.

Si escogemos por meses, el sistema divide el presupuesto por los meses el año.

CONFIGURACIÓN-ADQUISICIONES

Puedes ocultrar o añadir nuevas columnas, haciencoclick en “Mostrar una columna”.

Puedes planificar los gastos mensuales manualmente ohacienco click en “Autorrelleno” el sistema dividirá elimporte en partes iguales.

Una vez hecho todos los cambios,click en ‘Guardar’. Si lo prefierespuedes exportar los datos en CSV

ADQUISICIONES

El módulo de adquisiciones de Koha ofrece un sistema pararegistrar los pedidos de la biblioteca a los proveedores yadministrar los presupuestos de compra.

ADQUISICIONESProveedores

Antes de poder introducir cualquier pedido, es necesario quecomo mínimo haya un proveedor.Para crear proveedores, click en el botón de ‘Nuevoproveedor’ dentro del módulo de adquisiciones.

Se abrirá un formulario para introducir losdatos del proveedor, dividido en 3 partes.

ADQUISICIONESProveedores

La primera parte del formulario és para la información básicadel proveedor. De estos campos, solo el Nombre delproveedor es obligatorio. El resto de los campos se usa parafacilita la generación de cartas de reclamación y facturas.

ADQUISICIONESProveedores

La segunda parte se refiere a los datos de contacto delproveedor.

ADQUISICIONESProveedores

La última sección se refiere a los datos de facturación

ADQUISICIONESProveedores

- Para hacer un pedido a partir de un proveedor, el mismo tieneque estar activo.

- Para la lista de precios y la factura, escoge la divisa delproveedor.

- Si la biblioteca debe abonar el impuesto hay que indicar elporcentaje.

- Si el proveedor nos ofrece un descuento sobre la lista deprecios habitualmente, añadelo en “Descuento” (se puedeespecificar descuentos concretos en los pedidos).

- Introduce el porcentaje de impuestos que se cargan en lospedidos

- Si conocemos el tiempo de entrega del pedido, lo podnemos,est nos permitirá que Koha haga una previsión de recepción yuna mejor gestión de las reclamaciones.

- Notes de uso interno.

ADQUISICIONESProveedores

Ver / Editar un proveedor:Para ver la ficha de un proveedor, debes buscarlo desde elmódulo de adquisiciones. El proveedor se puede buscar porcualquier parte del nombre.

Desde la lista de resultados, haz click en el nombre delproveedor que quieras ver.

ADQUISICIONESProveedores

Para hacer cambios en laficha del proveedor, hazclick en ‘Editar’.

Si no se ha hecho ningúnpedido al proveedor,tendrás la opción deborrar, en caso contrariola opción de borrar noestará disponible.

ADQUISICIONESProveedores

Nuevos contratos:Koha permite definir ‘contratos’ (con fecha de inicio y final) yasociarlos a un proveedor. Al final del año podrás ver cuantohas gastado en un contrato concreto con un proveedor. Enalgunos casos los contratos pueden configurarse con unimporte mínimo y máximo.

Para añadir un contrato En la parte superior de la páginade información de un proveedor.

ADQUISICIONESProveedores

Koha te pedirá la información básica del contrato.

[No se puede añadir una contrato con fecha anterior a laactual].

ADQUISICIONESProveedores

Al guardar el contrato, nos aparece en la ficha del proveedor

También aparecerá el contrato cuando hagamos un pedido.

ADQUISICIONESGestión de desideratas

Los usuarios pueden hacer sugerencias de compra via OPAC.Cuando una desiderata está pendiente de revisión, Kohamuestra un aviso en la página de inicio del administrador ydel módulo de adquisiciones.

ADQUISICIONESGestión de desideratas

Click en “Administrar sugerencias”, se inicia el módulo degestión de desideratas . También puedes acceder al módulodesde el enlace de “Sugerencias” en el menú a la izquierdade la página de las adquisiciones.

ADQUISICIONESPedidos

Para hacer un pedido, el primer paso es seleccionar elproveedor al que haremos la compra.Crear una ‘cesta’:La ‘cesta’ permite agrupar diferentes pedidos a un proveedor.

ADQUISICIONESPedidos

Click en “Nueva cesta”

1) Asignarle un nombre para suidentificación

2) Asignar el lugar de facturación ydirección de entrega

3) Puedes reasignar la cesta a otroproveedor

4) Campos notas internas y deproveedor

5) Si has creado algún contrato, podrásasignar la cesta a un contrato

ADQUISICIONESPedidos

Una vez hemos creado una cesta,podemos:- Si estás pidiendo una copia de unejemplar que ya tienes en elcatálogo lo puedes añadirdirectamente

Desde los resultados lo puedes añadirhacienco click en ‘Pedido’

ADQUISICIONESPedidos

Koha copiará la ficha bibliográficadel catálogo para añadirlo alpedido.

ADQUISICIONESPedidos

Si hay desideratas pendientes, se puede hacer el pedidodirectamente desde las sugerencias de compra.

C

C

Mismo funcionamiento que el pedido desde el OPAC, solo hay que hacer click en ‘Pedido’

ADQUISICIONESPedidos

Desde este formulario podemos hacer los cambios necesarios (desiderata).Una vez hecho el pedido, aparece un enlace desde la desiderata.

ADQUISICIONESPedidos

Koha te permite hacer un pedidodesde cero, tan solo debes escogerla opción “Desde un nuevo registro (vacío)”. Koha te facilitará un formulario en blanco y deberásrellenarlo adecuadamente.

ADQUISICIONESPedidos

También podemos hacer pedidos a partir de registros bibliográficos de catálogos externos, tan solo click en “De una fuente externa” activará la importación de registros via Z39.50

ADQUISICIONESPedidos

Desde los resultados hacemos click en “Pedido” y se nos abrirá un formulario de pedido con los datos bibliográficos. En este caso también podemos editar los datos según nos convenga.

ADQUISICIONESPedidos

Formulari de comanda:- Quantitat: número d’exemplars que vols

afegir a la comanda- Partida: el llistat prové de les partides

creades a Administració/Adquisicions- Moneda: divisa- El preu del proveïdor abans de tases o

descomptes- Si el preu no és definitiu, marca la casella

“Precio incierto” No es podrà tancar la cistella fins a tenir el preu definitiu.

- Impostos- Descompte, en cas de rebre’n algun

ADQUISICIONESPedidos

Una vez se ha añadido el ejemplar en la compra, se puede ver un resumen del pedido.

ADQUISICIONESPedidos

Desde el resumen podemos editar o eliminar ejemplares.

Selecciona “Eliminar orden” para eliminar el pedido y el registro bibliográfico en el OPAC.

Selecciona “Eliminar orden y cataloga el registro” per el pedido y mantener el registro en el catálogo.

Si el registro tiene reservas o pedidos vigentes, no se podrá eliminar del catálogo.En está página de resumen aún tenemos la opción de editar la informacióno bien exportar la cesta a un fichero csv.

ADQUISICIONSComandes

Una vez estemos seguro que hemos acabado, podemos cerrar la cesta yenviarla al proveedor. El sistema te pedirá confirmación.

Cuando cerramos la cesta, la podemos añadir a un grupo de cestas, si la adjuntamos podremoscrear un PDF con la adquisición para su envío al proveedor.

Un grupo de cestas de compra, permite que diferentes bibliotecarioshagan sus propias cestas y las agreguen para enviarlas a un únicoproveedor.

ADQUISICIONESRecepción de pedidos

Se puede gestionar la recepción de pedidos desde la ficha del proveedor.

Al recibir un pedido, lo primero que te pide el sistema es un número de factura, la fecha, si hay costes de envío y que se asigne a un presupuesto.

ADQUISICIONESRecepción de pedidos

Koha te ofrece un listado de ejmplares pendientes de recibir.

Para hacer la recepción de un ejemplar concreto click “Recibir” en la líneadel ejemplar.

ADQUISICIONESRecepción de pedidos

Se abre un formulario dondese puede modificar el número de ejemplaresrecibidos, el coste..etc

ADQUISICIONESRecepción de pedidos

Desde el formulario se puede añadir el coste real del ejemplar, marcar una parte del pedido como recibido.

Adicionalmente se puede complementar con el coste de reemplazo(para caso de pérdida), el coste actual se actualizará en el presupuesto.

Si está configurado la creación de ejemplar a la recepción del pedido, se puede añadir el código de barras

Una vez hechos todos los cambios, click en Guardar.

Una vez hecho todos los pasos cerrar la recepción con click en “Completar recepción”

ADQUISICIONESFacturas

Cuando se reciben pedidos, se asignan a factutas. Las facturas las podemos buscar en la página de adquisiciones.

Puedes buscar por cualquiera de los campos, y desde los resultados puedes ver los detalles de la factura.

ADQUISICIONESReclamaciones

Si el proveedor tiene correo eletrónico,podremos enviar correos dereclamaciones si un pedido se retrasa.

Click en “órdenes atrasadas” desde lapágina de adquisiciones se abrirá unaserie de filtros (solo se aplica sobrecestas cerradas).

ADQUISICIONESReclamaciones

Veremos los pedidos retrasados ypodemos seleccionar aquellos a los quequeremos enviar una reclamación.

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