KickOff del Proyecto Sistema de Trmite de Documentos de Pago a ProveedoresDiplomado en Gerencia de Proyectos de TICurso: Gerencia de Proyectos Profesor: C. Zapata Grupo: Quispe, Mara Sonco, Lewis Candia, Janis Erick Ramrez

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN

AGENDA

Definicin del proyecto Definicin del producto Objetivos del proyecto y Mdulos del Sistema Exclusiones , restricciones y supuestos Principales stakeholders Organigrama del proyecto y Matriz RAM Entregables y criterios de aceptacin Cronograma general Presupuesto Objetivos de calidad y escenarios de pruebas Principales riesgos Plan de capacitacin

1. DEFINICIN DEL PROYECTOEl proyecto Sistema de Trmite de Documentos de Pago de proveedores tiene el propsito desarrollar e implementar un sistema va Intranet que reemplace al sistema actual de trmite de documentos de pagos en la Pontificia Universidad Catlica del Per, el cual presenta deficiencias y no se adecua a los nuevos requerimientos del negocio.Objetivos del Negocio Estandarizar la gestin de trmite de documentos de pago a proveedores Reducir el tiempo de trmite de documentos de pago Mejorar la atencin a proveedores Mejorar la conservacin de los comprobantes de pago Aumentar la confidencialidad de la informacin Facilitar el acceso al sistema desde cualquier lugar. Objetivos del Proyecto Cumplir los requerimientos establecidos por la PUCP para el desarrollo del Sistema Concluir el proyecto en el plazo solicitado por el cliente y con el presupuesto sugerido. Todos los entregables deben iniciarse y completarse en las fechas programadas.

El proyecto ser desarrollado desde el 20 de Mayo del 2011 hasta 15 de Octubre del 2011, siendo este el tiempo mximo de entrega de todos los entregables.

2. DEFINICIN DEL PRODUCTOEl sistema deber contar con las siguientes caractersticas: Sistema web integrado a la Intranet Institucional Opciones de registro, aprobacin, devolucin o anulacin, contabilizacin del documento de pago Repositorio de documentos de pago. Niveles de acceso dependiendo de la unidad orgnica y la actividad que realice Extranet para proveedores Envo de alertas para la atencin de documentos de pago Integracin con los sistemas de compras de bienes y adquisicin de servicios existentes en la institucin, y con el sistema de pagos institucional. Generacin de reportes

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO1Recepcion de documentos de pago a proveedores

2Tramite del documento en un nivel de registro

3Tramite de documentos en un nivel unidad

4Tramite de documentos en un nivel contable sistema de pagos institucional

sistemas de adquisicin de bienes y servicios

Tramite de los documentos fisicos

Consultora ABC plantea una solucin que permite estrechar la relacin entre las unidades involucradas en trmite de documentos de los proveedores con los cambios en los procesos del negocio con la finalidad de ordenarlos, con el objeto de desarrollar un mayor compromiso para el xito de la institucin. La estrategia con la cual se logra lo anterior es creando niveles (unidad de la institucin que debe revisar y aprobar los documentos de pago a proveedores durante su trmite), creando cada uno de ellos usuarios con sus permisos exclusivos.

3.1 MDULOS DEL SISTEMA1. Recepcin de documentos de pago a proveedoresa)

b)

c)

La solucin verificar si la solicitud es consecuencia de una solicitud realizada mediante alguno de los sistemas de adquisicin de bienes o servicios de la institucin mediante interfaces con otros sistemas. La solucin verificar si el proveedor se encuentra en el listado proporcionado por la institucin de proveedores autorizados. La solucin recibir documentos y generar numero correlativo de recepcin.

2. Trmite del documento en un nivel de registroa)

b) c)

La solucin generar el nmero de trmite conformado por 2 ltimos caracteres del ao, 2 caracteres del mes, 3 caracteres del cdigo del nivel y los 4 ltimos consecutivos por nivel. La solucin enviar de correo automtico al nivel destino. La solucin determinar el flujo de aprobacin de los documentos slo puede ser cambiado desde el nivel de registro del documento.

3.1 MDULOS DEL SISTEMA3. Trmite de documentos en un nivel unidad a) Permitir a el encargado de cada unidad la aprobacin o rechazo del trmite. b) Enviar correo automtico al nivel destino. c) Permitir devolver al nivel de registro para la correccin de datos y/o cambio de flujo. d) Enviar Correo automtico al nivel donde se encuentra el documento fsico para tramitar la devolucin del documento al proveedor. e) Permitir distribuir el monto total del documento sin impuestos entre las unidades/actividades (centros de costos) que se vieron beneficiadas con el bien o servicio. 4. Trmite de documentos en un nivel contable a) Permitir el registro de documentos en un nivel contable para trmites rpidos. b) Permitir el ajustar las diferencias entre los montos que figuran en el documento, y el monto total del documento que debe coincidir con el monto total original ingresado en los datos generales del documento. c) Permitir registrar las retenciones que se le deban aplicar al documento, indicando el tipo de retencin, el porcentaje e importe de la retencin, el tipo de

3.1 MDULOS DEL SISTEMA5. Trmite de los documentos fsicos a) La solucin permitir el registro y envo de lotes de documentos con documentos fsicos al nivel de archivo. b) La solucin permitir al encargado de registro o asistente contable permitir el registro y envo de lotes de documentos con documentos fsicos por anulacin del trmite. c) La solucin permitir al asistente de Contabilidad del campus permitir la verificacin de la recepcin de lote de documentos en los niveles. d) La solucin permitir al Encargado de registro o asistente contable permitir Anulacin de lote de documentos. 6. Integraciones1.

2.

Integracin con el Sistema de adquisicin de bienes y servicios a travs de un servicio web. Integracin con el sistema de Pago a Proveedores para el desembolso de dinero.

4.1. EXCLUSIONES

No se contemplar la Instalacin, configuracin y resolucin de problemas de hardware o software de terceros (servidores, bases de datos, antivirus, aplicaciones, etc.) Integracin con cualquier sistema o aplicacin externa fuera del alcance del presente documento. No se entregar las fuentes grficas del sistema. En caso las personas que asistan a la capacitacin no continen en la empresa, el cliente es responsable de capacitar al nuevo personal, o en su defecto se atender la nueva capacitacin con una orden de servicio adicional. Cualquier desarrollo por parte de la Bd de cliente, es responsabilidad de cliente, nosotros somos responsables de dejar la informacin en las interfaces definidas durante el anlisis y diseo del proyecto

4.2 RESTRICCIONES

El presupuesto no podr exceder al 10% del monto aprobado. Cualquier adicional al presupuesto inicial deber ser aprobado por la Gerencia General para lo cual se presentar un documento con el sustento de la ampliacin. Solo se tendrn acceso a los ambientes de pruebas dentro de la PUCP 2 veces por mdulo. La fecha de la puesta en produccin del sistema es el 15 de Octubre de 2011. Se presentar un informe mensual sobre los avances del proyecto al personal de informtica de la PUCP. No se har ninguna inversin en equipos ni infraestructura tecnolgica para el desarrollo del proyecto ni durante la operacin del producto.

4.3 SUPUESTOS

Todos los miembros del equipo de proyecto tienen disponibilidad para cumplir con sus responsabilidades asumidas en el proyecto. El cliente debe participar en la revisin de los entregables segn estos se vayan realizando. Se asume que la institucin cuenta con una base de datos de personal que sea accesible para el desarrollo. La Institucin (PUCP) cuenta con la infraestructura necesaria para las pruebas e implementacin del sistema. Las personas responsables de aprobar los entregables se sujetarn a los plazos establecidos en el Plan del Proyecto. Disponibilidad de usuarios finales para pruebas del sistema. Capacitaciones nicas dentro de los ambientes de la PUCP en fechas sealadas.

5. PRINCIPALES STAKEHOLDERSIMPACTO SOBRE EL PROYECTO

BAJO

ALTO Gerente General de la PUCP: Jaime Mendoza Galviz Jefe del rea de Trmite Documentario: Jorge Valdivia Jefe de la Direccin de Administracin Jefe de Servicios Econmicos

INFLUENCIA : Involucramiento Activo IMPACTO : Capacidad para efectuar cambios al planeamiento o ejecucin del proyecto.

INFLUENCIA SOBRE EL PROYECTO

ALTA

Jefe de proyecto Coordinador del rea de Sistemas de PUCP: M. Gutirrez

BAJA

Coordinador de Contabilidad: Sergio Manzur Coordinadora de Tesorera: Mara Luisa Hernndez Usuarios registradores de Mesa de Partes Asistente Contable Asistente de Tramite Documentario Proveedores de la PUCP Alumnos de la PUCP

6.1 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

6.2 MATRIZ RAMINFORMACIN Project Charter Scope Statement Plan del Proyecto Informe de estado del Proyecto Acta de Reunin Revisin del avance del proyecto Capacitacin de usuarios finales Cierre del Proyecto Conformidad del Sistema NIVEL DE DETALLE Medio Alto Muy alto Alto Alto GRUPO RECEPTOR Sponsor, Equipo del Proyecto Sponsor, Stakeholders, Equipo del Proyecto Sponsor, Stakeholders, Equipo del proyecto Sponsor, stakeholders, METODOLOGA O TECNOLOGA FRECUENCIA Documento PDF va correo Una vez electrnico Documento PDF va correo Una vez electrnico Documento PDF va correo Una vez electrnico Documento impreso Semanal

Medio Medio Medio Medio

Sponsor, stakeholders, Reunin de coordinacin en Semanal equipo del proyecto instalaciones PUCP Cuando sea Reuniones con el equipo de Equipo del proyecto necesario proyecto Usuarios finales sistema Sponsor, stakeholders Sponsor, stakeholders del Capacitacin de usuarios en Una vez instalaciones PUCP Documento PDF va correo Una vez electrnico Documento impreso Una vez

Responsable de comunicar: Project Manager

7.1 ENTREGABLESEtapaIniciacin Planificacin Gestin del Proyecto Construccin Project Charter Plan del Proyecto Enunciado del Alcance Catalogo de Requerimientos Documento de anlisis Documento de diseo Mdulos del Sistema Informes de Prueba Plan de pruebas Listas de verificacin de la calidad Informes de Funcionalidades probadas Acta de conformidad de pruebas

Entregable

Calidad

Monitoreo y ControlCierre Del Proyecto

Informes de Estado del ProyectoDocumento de Lecciones aprendidas Conformidad del Sistema Acta de Cierre

7.2 CRITERIOS DE ACEPTACIONTcnicos Los componentes del producto deben cumplir con las especificaciones tcnicas requeridas.

Calidad

Los componentes del producto deben cumplir con los estndares de calidad definidos en la empresa y las mtricas definidas para este proyecto.

8. CRONOGRAMA01 02 03

Meses04 05 06

Sistema de Trmite de Documentos de Pago a Proveedores Va Internet

27 de Mayo Plan Inicial de la Gestin de Proyecto

20 de Mayo Inicio de Proyecto

30 de Junio Documento de Anlisis y Diseo

7 de Octubre 1er Release del Sistema 14 de Octubre 2do Release del Sistema - Calidad 16 de Octubre Despliegue

19 de Octubre Capacitacin de Usuarios

19 de Octubre Cierre del ProyectoMAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE

2011

9. PRESUPUESTO

TOTAL TAREAS Reserva de Contingencia Reserva de Gestin PRESUPUESTO DEL PROYECTO

$/. 28, 948.30 $/. 2, 894.83 $/. 2, 894.83 $/. 34, 737.96

10.1 OBJETIVOS DE CALIDAD

Mtricas del Producto: Todos los requisitos debern ser implementados al 100% El sistema no deber consumir ms del 50% de los recursos del servidor donde este alojado ya que ah se alojan aplicativos existentes El sistema deber poder instalarse al menos 2 sistemas operativos para asegurar la independencia del sistema operativo

10.2 ESCENARIOS DE PRUEBA

11. PRINCIPALES RIESGOS

12. PLAN DE CAPACITACION

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Muchas Gracias por su atencin

Preguntas?