Introducción.

El propósito de este documento es conocer un poco más sobre el Justo a Tiempo el cual

es un sistema o una filosofía que se basa en suposiciones básicas sobre la manera

correcta de fabricar o negociar con clientes y proveedores que conducen a una

fabricación eficiente y productiva. La esencia de ésta puede definirse utilizando dos

expresiones que resumen los aspectos positivos del Justo a Tiempo: el "hábito de ir

mejorando" y la "eliminación de prácticas desperdiciadoras".

Taiichi Ohno, es el hombre que fue pionero de Justo a Tiempo en Toyota, desarrolló este

concepto dada la la necesidad de tener un sistema eficiente de producir pequeñas

cantidades de automóviles, de diferentes modelos. Esta era una forma de producción

completamente diferente a la utilizada en Estados Unidos, donde se hacen grandes

cantidades de automóviles del mismo modelo.

El Justo a Tiempo está basado en la lógica de que nada se producirá hasta que se

necesite.

Cuando hablamos de la fabricación de productos, los sistemas de producción que utilizan

la filosofía del Justo a Tiempo han tenido un auge sin precedentes durante las últimas

décadas. Así, como después del éxito de las compañías japonesas durante los años que

siguieron a la crisis del 1970, investigadores y empresas de todo el mundo centraron su

atención en una forma de producción que, hasta ese momento, se habían considerado

vinculadas con las tradiciones, tanto culturales como sociales y, por tanto, muy difíciles de

implementar en industrias no  japonesas.

Fue gracias a las investigaciones realizadas, así como también de la experiencia  que se

obtuvo de las fábricas japonesas que se implantaron en occidente, se extrajo como

conclusión que el éxito de los sistemas de producción justo a tiempo, depende mucho de

la organización de un ambiente favorable en la empresa y que esa situación puede darse

también en empresas no japonesas.

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Objetivo General.

Conocer un poco más a profundidad sobre la implementación del sistema Justo a

Tiempo.

Objetivos específicos.

Conocer los antecedentes de este sistema.

Conocer cuáles son las ventajas y desventajas de su implementación.

Conocer la metodología de aplicación en la gestión de compras.

Antecedentes del Justo a Tiempo.

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La filosofía del Justo a Tiempo ganó mucha importancia a nivel mundial en la década de

los años 70, sin embargo esta filosofía data de comienzo de los años 1900 en los Estados

Unidos. Se dice que Henry Ford utilizó el concepto Justo a Tiempo al racionalizar sus

ideas de ensambles móviles para fabricar automóviles.  Por ejemplo, para eliminar el

desperdicio utilizó la parte inferior de los cajones de empaque de los asientos como el

tablero del piso del carro.  

Aunque los elementos de Justo a Tiempo estaban siendo utilizados por la industria

Japonesa desde inicios de 1930, numerosos investigadores coinciden en apuntar que

los inicios del Justo a Tiempo surgen en las funciones de aprovisionamientos de  los

astilleros japoneses. El exceso de capacidad de los fabricantes de acero permitía

entregas muy rápidas a los constructores de barcos. Dichos constructores

aprovecharon la situación haciendo que sus proveedores suministraran en menores

cantidades con mayor frecuencia, con lo que se conseguía reducir sustancialmente

los inventarios de materia prima. Este tipo de suministro (justo cuando se necesita)

se extendió a otras empresas, que empezaron a  exigir a sus proveedores entregas

justo a tiempo, a la vez que aplicaban esta forma de trabajar en sus operaciones

internas. Asimismo, en los astilleros japoneses también se introdujeron técnicas de

calidad total y sistemas de reducción de tiempos de cambio, en particular en las

grandes prensas, lo que constituiría el origen de buena parte de las técnicas Justo a

Tiempo actuales. 

Aunque ya había otras compañías en Japón que aplicaban conceptos y técnicas que

luego se conocieron con el nombre genérico de Justo a Tiempo, el sistema de

producción de Toyota se mostró como uno de los sistemas de  producción Justo a

Tiempo más avanzados, con ideas muy innovadoras sobre la producción en la

industria repetitiva.

Conceptualización.

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Es una filosofía que define la forma en que debería optimizarse un sistema de producción.

Otro concepto del justo a tiempo se define actualmente como un sistema de manufactura

donde todas las actividades se desarrollan de forma tal que los componentes y materiales

requeridos en los procesos de producción están en el lugar correspondiente, en el

momento exacto que se necesitan.

Es un conjunto integrado de actividades, diseñado para lograr un alto volumen de

producción, utilizando inventarios mínimos de materia prima, trabajo en proceso y

productos terminados.  

El Sistema Justo a Tiempo Se basa en la lógica de que nada se producirá hasta

cuando se necesite.

Filosofía Industrial de eliminación de todo lo que implique desperdicio en el proceso

de producción, desde las compras hasta la distribución, o sea eliminación de

actividades que no agreguen valor al cliente.

Los sistemas Justo a Tiempo combinan el componente de control de producción

y una filosofía administrativa. Se requieren cuatro preceptos básicos para el éxito

de un sistema Justo a Tiempo: 

Eliminación de desperdicio.

Participación de los empleados en la toma de decisiones.

Participación de los proveedores.

Control total de la calidad.

 

Desperdicio:

Todo lo que sea distinto de los recursos mínimos absolutos de materiales,

máquinas y mano de obra necesaria para agregar valor al producto. El desperdicio tiene

una relación estrecha con los procesos que agregan costo. De todos los tipos de

desperdicios, el inventario es el que más atención ha atraído.

Se asegura que el exceso de inventario cubre otros tipos de desperdicios. Al

reducir el inventario, un objetivo del Justo a Tiempo, se descubren estos problemas. 

Recursos Mínimos Absolutos: 

Un solo proveedor, si tiene capacidad suficiente

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Nada de personas ni espacios a rehacer piezas defectuosas.

Nada de existencia de seguridad

Ningún tiempo de producción en exceso

Nadie dedicado a cumplir tareas que no agregan valor

Valor Agregado:

Las únicas actividades que agregan valor son las que producen una transformación física

al producto.

Eliminación del Desperdicio.

Componentes importantes:

Imponer equilibrio, sincronización y flujo en el proceso fabril.

Actitud de la empresa hacia la calidad ; hacerlo bien la primera vez.

Participación de los empleados.

Participación de los Empleados.

Participación de los empleados.

La participación de los empleados como parte de la filosofía Justo a Tiempo va de la

mano con la cultura de los sistemas controlados por el mercado. En el sistema Justo a

Tiempo esto se logra a través del trabajo en equipo y de delegar autoridad en los

empleados. Se da más responsabilidad a cada uno de los empleados en el proceso de

producción.

Participación de los Proveedores.

La participación de los proveedores indica una relación de trabajo distinta con los

proveedores. En lugar de verlos como adversarios, los proveedores se consideran socios.

La tendencia es reducir el número de proveedores y establecer asociaciones a largo plazo

con ellos. Este proceso es también parte del enfoque del (TQM) Tecnique Quality

Manufacturing o Gestión de la Calidad Total, su impacto es mayor cuando se implanta

como parte de la filosofía Justo a Tiempo.

Control Total De La Calidad.

El Justo a Tiempo solamente podrá tener éxito en una empresa que fabrique artículos de

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calidad. El Justo a Tiempo no se puede desligar de la calidad en ningún momento. La

calidad es lo que hace posible el Justo a Tiempo. 

Recuérdese la definición y el propósito del Justo a Tiempo: producción de la cantidad

mínima posible en el último momento posible utilizando un mínimo de recursos y

eliminación del desperdicio en el proceso de producción. 

Una empresa que pretenda lograr la fabricación perfecta de un artículo cada vez,

no tendrá tiempo para rehacer piezas. Si no se fabrica una pieza buena la primera vez, y

todas las veces, entonces la producción se detendrá. Sin producción de calidad, no hay

manera de eliminar inventarios. 

En un ambiente Justo a Tiempo se necesita calidad en la fuente, haciendo hincapié en la

necesidad de hacer las cosas bien la primera vez. Hacerlo bien la primera vez no es la

manera tradicional de buscar calidad. 

La manera tradicional conocida como evaluación a posterior, consiste en producir un

artículo, luego inspeccionarlo, separar los buenos de los malos con la esperanza de que

haya suficientes buenos para satisfacer al cliente, y esperar que los malos se puedan

salvar. En esta modalidad tradicional, la fuente de calidad estaría en la mesa de

inspección. 

En la producción Justo a Tiempo, la calidad que se exige es la calidad en la fuente, o

prevención a priori. Esta hace hincapié en la calidad allí donde está el operario, ante la

máquina y en el proceso; calidad donde está el operario del proveedor, la máquina del

proveedor o el proceso del proveedor. Para pasar de la evaluación posterior a la

prevención a priori hay que seguir tres pasos. El primero es definir los requisitos, el

segundo es controlar el proceso, y el tercero es mantener el control del proceso.

Ventajas y Desventajas.

Ventajas:

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Aumentos del 20-50% en la productividad de mano de obra directa o indirecta;

Aumentos del 30-40% en la capacidad de los equipos;

Reducción del 30-40% en el tiempo de fabricación;

Reducción del 40-50% en los costos por fallas;

Reducción del 8-15 % en los costos de materiales comprados;

Reducción del 50-90 % en los inventarios;

Reducción del 30-40 % en requerimientos de espacio.

Desventajas:

La carencia de inventarios ya que si existe alguna contingencia de pedidos, no se

tiene un inventario de seguridad para poder cumplir con estos, lo que provoca una

pérdida del cliente.

La segunda es que es indispensable que tanto los proveedores como los clientes y

empresas con las que se tenga relación manejen este mismo sistema de

inventarios ya que de no ser así, dicho sistema no cumpliría con sus objetivos y no

funcionaría.

Obstáculos para su implementación.

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Resistencia inicial de los empleados es un reflejo de una actitud de complacencia el

pensar de que si la empresa funciona de manera aceptable porque cambiar.

Temor a lo desconocido, el riesgo a recorrer terrenos desconocidos y posiblemente de

arriesgar a la empresa en el proceso, hace vacilar a las compañías.

Renuncia de la administración a descartar técnicas operacionales probadas

desde hace tiempo.

Inexistencia de un sistema jurídico que garantice el cumplimiento de los contratos, de

suplir las mercancías o los servicios como se ha previsto.

La gestión de compras y el justo a tiempo.

Así como los clientes y los empleados son componentes clave del sistema Justo

a Tiempo, los proveedores también son importantes para el proceso.  Si una firma

comparte sus necesidades de uso proyectadas con sus proveedores, obtiene un cuadro a

largo plazo de las demandas que se harán a los sistemas de producción y distribución. 

Algunos proveedores están enlazados en línea con un cliente para compartir la

programación de la producción y los datos sobre las necesidades de insumos.  Esto les

permite desarrollar sistemas de nivel de producción.  La confianza en el compromiso de

entrega  del proveedor o del vendedor permite reducciones en los inventarios reguladores.

Mantener existencias a un nivel Justo a Tiempo requiere de entregas frecuentes durante

el día.  Algunos proveedores incluso entregan en un sitio a lo largo de la línea de

producción y no en el puerto de entrada.  Cuando los vendedores adopten las prácticas

de calidad pueden pasarse por alto las inspecciones de recibo a la llegada de sus

productos.

Un resultado mucho mejor es que los proveedores comprendan su propio proceso y que

lo controlen de tal manera que hagan las cosas bien la primera vez y reemplacen la

inspección con vigilancia.

Eliminación del Desperdicio en el Proceso de Compras.

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En el entendido de que el objetivo fundamental en la implementación del Justo a Tiempo

es la eliminación del desperdicio, así en el proceso de compras se dan una serie de

pasos que no agregan valor al producto y por tanto la filosofía Justo a Tiempo procede a

eliminar los siguientes tipos de desperdicios:

Orden de compra.

Una enmienda a la orden de compra.

Las remisiones y los informes de recibos y las facturas.

Sacar algo de un camión y colocarlo en un mueble central de recepción.

Traslado a una zona de espera.

La inspección. 

Colocación en un depósito.

Los recuentos.

Sacar artículos de un recipiente grande y colocarlo en uno más pequeño.

Trasladarlo al punto donde se va a utilizar. 

Los costos de transporte.

Relaciones con los Proveedores Justo a Tiempo.

Para poner en marcha las compras Justo a tiempo, hay que comenzar por forjar una

nueva serie de relaciones, que sería muy diferente a las relaciones tradicionales entre

compradores y vendedores, esta relación debe ser bilateral en el entendido de

que proveedores y compradores están pensando más o menos lo mismo.

Los elementos de esta relación son:

Largo Plazo o Duradera

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Porque se necesita mucho tiempo para resolver los problemas.

Mutuo Beneficio

Porque es la única manera de que sean duraderas.

Menos Proveedores

Porque ninguna empresa dispone de recursos para hacer tal cosa con

muchos proveedores.

Mejores Proveedores

Porque todo el proceso se basa en la calidad.

Beneficios de las gestión de compras Justo a Tiempo

Proveedor

Mayor participación de mercado

Orientación al cliente

Pronóstico acertado de la demanda

Inversión en productividad

Tecnología de calidad

Reducción del ciclo de tiempo

Comunicación sin errores

Proceso de calidad

Productividad

Participación utilidades

Clientes

Coordinación administrativa

Orientación al proveedor

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Fuente de suministro asegurada

Reducción sin errores

Tecnología de calidad

Proceso de calidad

Productividad

Metodología de aplicación en la gestión de compras.

La forma de organizar y administrar los inventarios de materias primas en la actualidad es

importante para las empresas; pues un faltante de inventario puede conducir a la perdida

de ventas, interrupciones en el área de producción y a perder la confianza de los clientes.

Es por ello que faltantes pueden ser tan dañinos como los excesos.

Por lo tanto se propone la aplicación de la técnica Justo a Tiempo en la gestión de

compras, que consta de los siguientes pasos:

1. Identificación y Evaluación de necesidades de suministro.

En esta etapa se deberá determinar la cantidad requerida a adquirir por el departamento

de compras, donde se tendrá que implementar un sistema informático de datos históricos

de compras de materiales que refleje el comportamiento de éstas del año anterior de los

meses anteriores, que le permita programar las compras. Además se deberá considerar

un sistema informático en el área de bodega para que esté en red con el departamento de

compras, permitiéndole la revisión de los inventarios, donde se establezca el

nivel mínimo de ellos, donde se podrá iniciar la programación de las compras con

entregas parciales contemplada en la orden de compra.

2. Selección de proveedores.

En la selección de los proveedores se determinarán las estrategias de implementación de

los proveedores considerando lo siguiente:

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• Asegurar la rentabilidad del proveedor.

• Asegurar que la demanda es importante para el proveedor (Rotación

significativa)

• Relación de Alianzas estratégicas.

• Monitoreo de desempeño.

Además se seleccionan los proveedores únicos donde se requiere de la solicitud de

información de los proveedores para poder evaluar la mejor opción.

a. Perfil de la empresa.

En este punto se solicita la tradición en la prestación de los servicios o en el diseño y

desarrollo de los materiales que ofrece, los sectores de mercado en que se mueve el

proveedor y las políticas de servicios a competidores.

b. Portafolio de clientes del proveedor

Se requiere conocer quienes son los clientes del proveedor, el porcentaje de las ventas

que la empresa representa para el proveedor y realizar contactos con otros clientes de

ese proveedor para conocer más sobre su historial.

c. Aspectos Financieros

Es necesario considerar la tendencia histórica de rentabilidad y retorno así mismo es

importante conocer los indicadores financieros, para determinar como se encuentra esa

empresa y poder definir si su situación será estable o posee tendencias a la ruina.

d. Capacidad de producción

Los tiempos de respuestas ofrecidos a las necesidades de la empresa, la tecnología

utilizada en el desarrollo de los materiales ofrecidos, los estándares de calidad, servicios

adicionales, manejo de devoluciones y logística en reserva son factores importantes que

se deben conocer del proveedor con el que se pretende realizar una alianza.

e. Evaluación del proveedor.

Dentro de la evaluación del proveedor se requiere del conocimiento de los siguiente

factores del proveedor:

• Verificación de requisitos exigidos para el servicio, este punto se debe conocer la actitud

respecto al cumplimiento, fuentes de materias primas, reservas de suministros, control de

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calidad, capacidad para mantener los parámetros de calidad, verificación lista de chequeo

características exigidas y pedidos similares.

• Infraestructura tecnológica, identificar el nivel de tecnología utilizada por los

proveedores, esquema de contingencia, mantenimiento y antigüedad.

• Viabilidad económica y financiera con la que cuenta el proveedor, conocer los planes de

inversión, el nivel de endeudamiento, la tendencia histórica de rentabilidad y retorno a la

inversión y los objetivos para los próximos años, son factores necesarios que debe

considerara la empresa.

• Capacidad de producción, en este factor se identifica el horario de trabajo, los turnos de

trabajo y la capacidad instalada con el objetivo de ver si es funcional para la empresa.

• Aptitud para cumplir con el programa de entrega acordado, podrá el proveedor producir

al ritmo requerido, actitud de la gerencia frente al cumplimiento y el comportamiento

seguido previamente al suministrar iguales o similares productos es un buen indicador del

nivel de competencia de un proveedor.

3. Elaboración y aprobación de la orden de compra.

En esta etapa se estructura una orden de compra con la cantidad seleccionada a compras

y el proveedor único de cada materia prima o materiales, seleccionado con anterioridad,

para el funcionamiento de la empresa, la cual permitirá programar las compras

trimestralmente con entregas parciales, cuya finalidad será no mantener inventarios altos

en la empresa; esto disminuye el papeleo administrativo, reducción en la inversión del

capital de trabajo. Previendo aumentos o disminuciones en la rotación de inventarios, las

fechas de las entregas parciales programadas en la orden de compra pueden adelantarse

o atrasarse dependiendo las necesidades.

La orden de compra tendrá las siguientes características.

a. Nombre de la empresa

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b. Fecha de elaboración

c. Numero de orden

d. Departamento que lo requiere

e. Proveedor (con su código)

f. Cantidad de materia prima

g. Descripción del producto

h. Fechas programadas de entregas

i. Precio del producto

j. Total

k. Condiciones de pago

l. Tipo de compra

m. Firma y nombre de persona responsable y persona que autoriza la compra.

4. Recibe bodega la materia prima y los materiales.

En esta etapa se deberá registrar los ingresos de materias primas y materiales que llega a

bodega en el sistema informático requerido en la primera etapa, omitiéndose la inspección

al momento de llegada; y de la misma forma se deberán registrar las salidas de los

materiales manteniendo actualizado el sistema para la toma de decisiones inmediata.

5. El proveedor emite la respectiva factura.

En esta etapa se prepara la cancelación de la factura la cual lleva anexa la orden de

compra que la ampara, al mismo tiempo tiene estipulado el crédito otorgado por el

proveedor el cual es un crédito rotativo que ha sido dado por las alianzas hechas por el

proveedor.

Los pasos aplicados en el proceso de compra, utilizando la técnica Justo a Tiempo, con

lleva a la Empresa a obtener compras muy eficientes, ya que se reducen procedimientos

administrativos que no agregan valor al producto; proveedores confiables debido a que se

seleccionan proveedores únicos que cumplan con los estándares de calidad, precio y

servicio; Y un eficiente sistema de manejo de inventario que implica el establecimiento de

un inventario de seguridad.

Conclusión.

Para concluir podemos decir que el sistema Justo a Tiempo es una herramienta muy

importante cuando lo que queremos es lograr reducir el inventario, mejorar la producción y

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las operaciones de servicio. El uso del sistema justo a tiempo es una herramienta vital para

lograr que una empresa funcione de forma eficiente, ya que esta herramienta nos simplifica

el trabajo, además de que nos ahorra dinero al reducir drásticamente el desperdicio de

materiales y otros elementos de producción.

Bibliografía.

15

Diseño de un proceso de compras, capitulo 3.

www.elprisma.com

www.monografias.com

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