JUNTA DE ShlCOS 23 UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
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23 JUNTA DE S h l C O S UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
CERTIFXCACION NLMERO 022 1995-96
Yo, Angel A. Clntrón Rivera, Miembro y Secretario de l a Junta de Síndicos,
de l a Universidad de Puerto Rico, por l a presente CERTIFICO:----------.----
Que l a Junta de Síndicos, en su reunión ordinarii del jueves, 13 de jul io
de 1995, aprobd el slguiente:
RESWEñTO CEñERAL PARA U ADQUISlCiON DE EQUlPO,
WTERIALES Y SERVICIOS NO PERSONALES DE U
WIVERSXDAD DE PUERTJ RICO
expido l a Ificacidn, en Sen Juan,
copia f i e l y exacta del o r i g i n a l que se archivos de l a Junta de Síndicos de l a
Universidad de Puerto Rico.
En San Juan, Puerto Rico, hoy 23 de agosto de 1995.
PO Box 23400, SAN ]U
. . . . . . . . . . . .... . . . . . -
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TABU DE COHTENIDO
ARTICULO I - T i t u l o . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
ARTICULO I1 - Base legal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
ARTICULO 111 - Propósito y Aplicación . . . . . . . . . . . . . . . 3
ARTICULO IV - Definiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
ARTICULO V - Disposiciones Generales . . . . . . . . . . . . . . . 9
ARTICULO de Investigaci6n c n Propuestas Aprobadas . . . . . . 12
VI - Compra de Equipos y Materiales para Uso Proyectos A
ARTICULO
ARTICULO
ARTICULO
ARTICULO
ARTICULO
ARTICULO
ART I CU LO
ARTICULO
ARTICULO
ARTICULO
VI1 - Junta de Suba %v$. . . . . . . . . . . . . . . . 16
19
40
VI11 - Subastas . . . @ . .&. . . . . . . . . . . . . . . d &
IX - Orden de Compra . e.. p. . . . . . . . . . . . . . . @ o X - Adquisiciones Median A 9 d o s de Crédito
o Fondos Personales $.e-$. . . . . . . . . . . . 43
XI - Adquisicibn de Producto P T &ec clados . . . . . . . . . 44 0-
XI1 - Recibo, Entrega, Pago de Equipo y Materiales . . . . 45
X I 1 1 - Separabilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
X I V - Derogación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
XV - Enmiendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
XVI - Vigencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
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ARTICULO 1 - Título
Estas normas se conocerán como el Reglamento General para l a
Adquisición de Equipo, Materiales y Servicios No Personales de l a
universidad de Puerto Rico.
ARTICULO I1 - Base legal
Este Reglamento tiene de base legal las disposiciones contenidas en
los Artículos 3 E (51, 5 C (5) de l a Ley Núm. 1 del 20 de enero de
1966, conocida como l a Ley de l a Universidad de Puerto Rico, según
enmendada por la Ley Número 16 del 16 de junio de 1993, e l Capitulo
111 , Art. 14, Sec. 14.10.13 del Reglamento General de l a
Universidad de Pcrerto Rico y l a Ley de Procedimiento Administrativo
Uniforme, Ley Número 170 del 12 de agosto de 1988.
ARTICULO I11 - Propósito y Aplicación
A. El propósito fundamental dedste Reglamento es asegurar que l a
les y servicios no personales adquisición de equipo,
sea de óptima calidad con& mwr eficiencia administrativa Q @
y académica y que cumpla c o n a s Qcesidades de l a Universidad
?$% 4 s
al menor costo posible. 9 9 B . Este Reglamento será de aplicaci+a-pdas 4 9 las transacciones
de adquisición de equipo, materialepy servicios no personales
realizadas por todas l a s unidades y dependencias
institucionales que componen l a Universidad de Puerto Rico.
Al igual, aplicará a las compras efectuadas por l a Junta de
Síndicos de l a Universidad de Puerto Rico.
o
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C. En concesiones, contratos, donativos, legados, acuerdos
cooperativos u otros tipos de convenios, las transacciones se
regirán por las condiciones pactadas entre las partes Para el
desarrollo de los proyectos concernidos y cualquier otra
reglamentación que sea apllcable.
Este Reglamento no aplicará a las compraventas efectuadas por
unidades que ofrezcan bienes o servicios a base del cobro de
los misinos y a las unidades que adquieran mercancla para ser
procesada o revendida, excepto el Almacén de Suministros del
Recinto Universitario de Río Piedras. Tampoco aplica a las
transacciones de compraventa inherentes a los proyectos de
mejoras permanentes que se rigen por e l Reglamento de Mejoras
Permanentes. Estas transacciones estarán reguladas conforme
a las normas vigentes aprobadas por l a Universidad de Puerto
internos que emita l a autoridad Rico y los procedi
nominadora de cada un1 i titucional.
D.
$% ARTICULO IV - Definiciones % %
d A los fines de interpretación y@l@pi6n de este Reglamento, las
frases y términos utilizados ten $$significado que se indica
A. Adqulslción - Acción de comprar equipo, materiales y servicios
no personales. El término 'compra" se uti l iza en los
documentos fiscales indistintamente por el de "adquislción".
a continuación: $3Jf
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B. Agente Comprador - Funcionario designado para realizar
transacciones de compra y a quien se l e haya expedido
nombramiento oficial a tales propósitos.
C. Apelación - Planteamiento escrito radicado por cualquier
licitador en una subasta para sol ic i tar ante un nivel
adjudicador superior l a revisión de una decisión de l a Junta
de Subastas o Director de Compras.
Avlso de Cambio - Formulario utilizado con posterioridad a l a
expedición de l a Orden de Compra para formalizar cualquier
modificación o enmienda e@l$, términos o condiciones
D.
v;) r̂
estipuladas en la orden origi %;u‘
E. Contrato - Documento legal sus&taCpor el Presidente, Rector
o Director de una unidad institu@n&en representación de l a
Universidad de Puerto Rico y porml 8JSitador a quien l e sea
adjudicada una subasta para forma@aflas especificaciones y
condiciones acordadas entre las partes.
a $A y-+ $- p.”
F . Director de Compras - Funcionario designada pera dirigir y
supervisar el funcionamiento de l a Unidad de Compras. En
aquellas unidades en que no exista este puesto se referirá al
supervisor o funcionario que ejerza l a s funciones antes
descritas.
Emergencia - Circunstancia que exige sin dilación adquirir a
corto plazo o inmediatamente equipo, materiales o servicios
no personales para evitar que se afecten adversamente los
6.
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intereses institucionales tales como: 1 a programación,
seguridad de l a institución, personal y estudiantes, entre
otros.
H. Especificaciones - Conjunto de términos, condiciones Y
características físicas, funcionales, estéticas o de calidad
para cada renglón del producto o el servicio no personal a
adquirl: se utilizado como referencia, e l cual los licitadores
deberán satisfacer al presentar sus ofertas.
Fianza de Licitación (.Bid Bond.) - Garantía que se requerirá
a los licitadores en una subasta para asegurar el cumplimiento
de l a oferta. Esta puede ser en f o p %cheque certificado o
fianza de una compaiiía de f ia sveconocida por el
Comisionado de Seguros de Puerto R i a 5.
de dinero depositada que se l e requiere@ w i t a d o r que se l e
adjudique l a subasta como parte del co@a@de compra para
asegurar el cumplimiento de l a labor, servicio o entrega a
realizarse. Esta puede ser en forma de cheque certificado o
fianza de una compahía de fianzas reconocida para hacer
negocios en Puerto Rico.
Fianza de Apelación - Garantía monetaria prestada mediante
cheque certificado o giro bancario por el diez por ciento
(1M) del importe total de l a oferta adjudicada, requerida a
cualquier licitador que apele l a adjudicación de una
I .
4
%* J . Fianza de Ejecución ('Performance Son* $ 3 - arantía o cantidad
@ c. e3 e.
r- CD
K.
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subasta, para responder por los gastos de l a apelación o por
cualquier daiío o perjuicio que l a misma ocasione a l a
Universidad.
L. Formulario de Requlslción - Formulario utilizado para
solicitar l a adquisici$n de equipo, materiales o servicios no
personales, según l o dispuesto en este Reglamento.
M . Junta de Síndicos - Cuerpo rector dedicado a gobernar y
administrar l a Universidad de Puerto Rico.
Junta de Subastas - Miembros designados por el Presidente o
Rector de cada unidad institucional que serán responsables de
evaluar y adjudicar las subastas formales para l a adquisición
de equipo, materiales y p v i e i o s no personales. + *. <.
N.
O. Llcltador o Postor - Perso@$ural .%. o jurídica que participa
P.
en una subasta presentando aa eferta. m u. Mejora Miscelánea - Aquellawefiaciones, arreglos, cambios
infraestructuras cuya
reallzacidn se considere com@n&e menor complejidad o el
conjunto de varias reparacionwmkñores distintas que no sea
necesario o conveniente atender mediante los mecanismos del
Reglamento de Subasta de Mejoras Permanentes.
Unidad Sollcltante - Cualquier oficina, división o subdivisión
administrativa de l a Universidad con responsabilidad
presupuestaria que permita a su supervisor sol ic i tar y
autorizar l a adquisición de equipo, materiales o servicios no
personales según l o dispone este Reglamento.
o mejoras a las e s t r u c t g s s o @ e
o*
Q .
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R. Orden de Compra - Formulario utilizado por l a Unidad de
Compras para formalizar los acuerdos entre l a Universidad y el
suplidor para l a adquisición de equipo, materiales o servicios
no personal es.
Pre-Subasta - Reunión que se celebra antes de l a subasta con
l a participación de los licitadores y todo aquel personal que
l a Junta de Subastas o Director de Compras considere necesario
para aclarar términos y condiciones de las especificaciones o
dudas que presenten los licitadores. La fecha, hora y lugar
de l a reunión se especificará en l a invitación a subasta.
S.
T. Rengldn - Cada categoría de equipo, material o servicio no
personal afines y agrupados cuyas especificaciones l a
distinguen sustancialmen6 ' las de cualquier otro, requiriendo que se identifi@sep @+ adamente de los demás por
r 3 sus pecul i aridades. $4
d U . Servidos No Personales - S e r v i e a cuyo costo directo de
prestación entran factores a d i c i f e a 1 trabajo humano.
Subasta Formal - Procedimiento p a r a s 6quisición de equipo,
materiales o servicios no personales cuyo costo por renglón a
adquirirse se estime que exceda l a cantidad de veinticinco mil
dólares ($25,000).
%: V .
W . Subasta Informal - Procedimiento para l a adquisición de
equipo, materiales o servicios no personales, cuyo costo por
renglón a adquirirse no exceda los veinticinco mil dólares
($25,000).
~
X .
Y .
2.
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Unidad de Compras - Oficina o División que realiza las
transacciones de adquisición de equipo, materiales y servicios
no personales en una unidad institucional.
Unidad Instltucional- Cada una de las unidades administrativas
y académicas existentes del sistema universitario, l a
Administración Central y las que en el futuro se crearen por
ley o por determinación de l a Junta de Sfndicos de l a
Universidad de Puerto Rico y cualquier otra dependencia
universitaria que esté bajo l a supervisión directa del
Presidente de l a Universidgd d de Puerto Rico.
Universidad - La Unive@i& de Puerto Rico con todas sus
unidades institucionales’i de ndencias.
r, -+
r3E 4 tn ARTICULO V - Disposiciones Generales*- g
6, A. El Presidente, l o s rectore!$j,.j @rectores decanos de unidades
F+ e, institucionales tendrán l a amrf&d para adquirir y faci l i tar
Q + P el que se provea el equipo,%o.Fmateriaies y servicios no
personales que requiera l a actividad académica y
administrativa de apoyo en sus respectivas unidades. Las
unidades institucionales, así como sus departamentos y
oficinas, podrán desarrollar actividades de compras conjuntas,
incluyendo subastas formales e informales, registros de
licitadores, requisiciones, expedición de órdenes de compra,
el establecimiento de almacenes y l a compraventa de equipos,
materiales y servicios no personales entre unidades,
dependencias y otros. Las unidades institucionales
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~
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promulgarán las normas y procedimientos internos necesarios
que facil iten estas actividades de conformidad con este
Reglamento.
B. El Presidente, los rectores y directores decanos de cada
unidad institucional establecerán su Unidad de Compras y
designarán los empleados que estarán autorizados a adquirir
equipo, materiales y servicios no personales en rep! esentación
de l a Universidad, y proveerán los sistemas y mecanismos
necesarios para la mayor calidad y eficiencia
administrativa en plimiento de l a reglamentación r- - 4 % establecida .
El Presidente, rector en @rector decano de cada unidad
institucional, o sus rep es autorizados, se asegurarán
de que l a adquisición de materiales y servicios no
personales que se so l ic i t tisfaga las necesidades de las
facultades, programas académicos, unidades de apoyo y
programas de investigación.
C .
D. Según l o establecido en la ley Núm. 12 del 24 de jul io de
1985, conocida como la “Ley de Etica Gubernamental”, los
funcionarios en quienes el Presidente, los rectores y los
directores decanos de unidades institucionales deleguen
participar como miembros o asesores técnicos en los procesos
de subastas o l a función o supervisión de las compras, no
solicitarán ni aceptarán, directa o indirectamente, utilidad,
ventajas, lucro o ganancias, regalías, préstamos, promesas,
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favores o beneficios de firmas comerciales o individuo alguno
que provea servicios o suministros a la Universidad de Puerto
Rico. Los empleados que incurran en violación de estas
normas, serán sometidos a los procedimientos disciplinarios
vigentes.
E . Todo funcionario autorizado a gestionar o aprobar l a
adquisición de equipo, materiales y servicios no personales se
regirá por criterios de necesidad, calidad, utilidad,
rendimiento y econon$,. VToda adquisición deberá hacerse
procurando satisfacer %amo, y al menor costo posible, las
necesidades de l a unida@@itante.
F . Cuando un suplídor incum 1 condiciones contractuales de
una orden de compra o i&$rden una acción lesiva a los
intereses de l a UniversidaG unidad afectada notificará r e
este incidente a la autoridad nominadora quien en consulta con
l a oficina legal de su unidad determinará si procede tomar
acción legal por incumplimiento de contrato y l a eliminación
del licitador del Registro de Licitadores, previo una garantía
del debido proceso de ley para éste.
Los documentos de subasta y contratos serán públicos y por l o
tanto, estarán accesibles a las partes interesadas. No
obstante l o expresado, no se considerarán documentos públicos
accesibles a licitadores y terceras personas los documentos de
trabajo que levante un miembro de l a Junta en particular
4
6; .,%
6.
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durante SUS deliberaciones ni los informes persuasivos 0
estudios especiales, pero no obligatorios, de los peritos
asesores o consultores de la Junta.
H. La determinación que tome l a Junta de Subastas o foros
apelativos en l a decisión de una subasta afecta únicamente el
caso bajo su consideración y no constituirá precedente para
otros procesos ape1 ativos.
Toda compra de equipo, materiales o servicios no personales se
tramitarán a través de l a Unidad de Compras antes del 31 de
marzo de cada año f iscal . A partir del 1 de abril la
autoridad nominadora,& el representante autorizado de las
I .
unidades evaluará y autorizará según
indispensables y de
relacionada con l a
y a los fines de
f i sca l . Se
ARTICULO VI - Compra de Equipos y Materiales para Uso en Proyectos de Investi gaci6n con Propuestas Aprobadas
A. Serán excluidos del proceso de subasta l a adquisición de
equipos y materiales científicos especializados que se
soliciten para uso en proyectos de investigación individual
con propuestas aprobadas, incluyendo propuestas grupales,
mu1 t idiscipl inarias y mu1 t icampus.
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B. Cuando las unidades de compras reciban l a Requisición de
Suministros, procederán a tramitar l a orden de compra con
carácter prioritario.
Los directores de las unldades de compras en coordinación con
el Director de Finanzas de l a unidad institucional
correspondiente podrán solicitar una autorización de linea de
crédito con el prop6sito de agilizar el trámite de compra con
los suplidores de equipos o materiales. La autoridad
nominadora de cada unidad institucional establecerá los
procedimientos necesarios para el control y cumpl imiento de
C.
las disposiciones reglamentarias aplicables a estas compras. -
4 D . La Unidad de Comprs v i f i c a r á que l a Requisición de
certificaciones del inve 6% principal del proyecto. En
los casos de gestiones& mpra realizadas por los
investigadores principales$.,dG los proyectos, éstos
certificarán el informe de rec%&;&ando por su naturaleza l o
ordenado se l e entregue directamente y l o enviarán a l a Unidad
de Recibo y Entrega de l a unidad institucional.
Las Unidades de Recibo y Entrega atenderán con prioridad todo
l o relacionado con materiales y equipos destinados a las áreas
científicas, proyectos de investigación y someterán copia de
l a orden de compra según recibida a l a Unidad de Propiedad
para fines de identificar los equipos solicitados.
Suministros esté c@i d $ i a con las anotaciones y
4 3
E.
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F. Investigador Principal del Proyecto
1. 6estionará directamente con los licitadores precios,
gastos de transportación o f letes , arbitrios, garantías,
fecha de entrega e instalación y condiciones de los
artículos solicitados. En compras menores de mil dólares
($1,000) por renglón el Investigador ejercerá mayor
discreción para seleccionar el licitador a base de buenas
experiencias en comprata&riores y razonabil idad de . s : ,
precio ofrecido. C u a n d E l p s t o del artículo exceda de
mil dólares ($1,000) s&@citará por l o menos tres
cotizaciones. En e l c w a p r e c i o s por catálogos se
verificará siempre con e a i e a d o r si los precios están t-d P
vigentes y si existe í;ir r r r , @cia especial para las !g ;B
instituciones educativas P E E a gest i 6n será confirmada
por escrito.
a. Para compras donde el precio fluctúe entre mil
(Sl.000) y diez mil dólares (S10,OOO) por reng16n
se obtendrá no menos de tres cotizaciones por
teléfono, facsímil, mensajero u otro medio adecuado
antes de adjudicar l a orden de compra.
En las compras donde el precio fluctúe entre diez
mil un dólar (S10,OOl) y veinticinco mil dólares
($25,000) por renglón se obtendrá no menos de tres
cotizaciones por escrito, antes de adjudicar l a
orden de compra.
P W
b.
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PAGINA 15
2.
3.
4.
Se seleccionará el licitador que mejor sat isfaga las
necesidades de investigación, cal idad, economía,
servicio, garantía y condiciones de entrega.
Preparará l a Requisición de Suministros justificando la
selección del suplidor y certificando con su firma que
los equipos o materiales solicitados son de carácter
especializados y para uso en proyectos de investigación.
Esta se enviará a l a Unidad de Compras, conjuntamente con
copia de los docume Bfps3e evidencian las gestiones de
compra real izadas.
El Investigador Princ@l &dirá, anualmente, al Decano
de Administración de 1 idad institucional, e l Informe
de Compra de Equipos $ibf$&t-iales Científicos para
Proyectos de Invest igac ig F c h o informe incluirá el
nombre del proyecto, el número de l a requisición, fecha
de l a compra, suplidor, descripción de l o comprado,
cantidad de l a compra y fecha de recibido.
I F 9: 0 ,
G .
H.
Los Investigadores autorizados por el Director del Proyecto
podrán realizar compras de emergencia a licitadores no
cubiertos por línea de crédito.
La autoridad nominadora de cada unidad institucional
establecerá los procedimientos necesarios para el control y
cumplimiento de las disposiciones reglamentarias aplicables a
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estas compras. Estos procedimientos contemplarán los
reglamentos y directrices del fiobierno Federal o entidad
donante, cuando sea aplicable.
ARTICULO VI1 - Junta de Subastas
A. Composicldn
1. Para cada Unidad de Compras se creará una Junta de
Subastas, l a cual será nombrada por el Presidente o
Rector de l a unidad institucional correspondiente, quien,
además, nombrará su Presidente. La persona designada
para presidir l a Junta no será quien supervise
operacionalmente l a Unidad de Compras. El Secretario de
l a Junta será el Director de Compras, con voz pero sin
voto. Los miembros de Subastas una vez
nombrados ejercerán hasta que se nombre su
sucesor.
2 . Cada Junta de Subastas -&reconstituida por un
Presidente y dos miembros en p%if@ seleccionados del .@s v
personal de l a unidad institucfkplf los cuales serán
nombrados por la autoridad nominadora. Además, nombrará
dos miembros alternos para asegurar el quórum requerido
en l a Junta. El quorum se constituirá con l a asistencia
del Presidente de l a Junta y dos miembros.
En ausencia del Presidente, cualquier otro miembro de l a
Junta podrá actuar como presidente interino el cual será
designado por éstos.
*A
<
3.
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PAGINA 17
B. Funciones de l a Junta de Subastas
1. Decidir todo l o relacionado con las condiciones y
adjudicación de subastas formales de conformidad con los
más altos niveles de calidad, economía y eficiencia en
cumplimiento con las normas vigentes.
2. Decidir aquellos asuntos relacionados con subastas y
otras compras que sean sometidas a su atención por el
Director de Compras.
Nombrar comités técnicos cuando l o estime necesario para
asesorarle en l a preparación o adjudicación de las
subastas y otros asuntos que se lleven a SU atención. El
empleado que o r i g i 2 l a requisición y los miembros de l a
Junta de Subask odrán desempeñarse como miembros
del comité aseso & Lowiembros de l a Junta de Subastas
y comités técnicos& Rcibirán remuneración por los
servicios prestados. $$ 9 Requerir de l a unidad . $ l y a n t e , cuando se estime
necesario, evaluaciones f recomendaciones sobre las
ofertas recibidas previo a l a adjudicación de l a subasta.
5. Evaluar y pasar juiclo al memorando explicativo de l a
unidad o funcionario solicitante que justifica l a
exención de una subasta, según l o dispuesto en el
Articulo VIII, inciso B de este Reglamento.
3 .
'P .B 4 4 d o $& 4.
e2
CERTIFICACION NUMERO 022 1995-96 - . . ~ ~
PAGINA 18
6 . Las reuniones de l a Junta serán citadas por su presidente
o por su secretario. El secretario será responsable de
llevar y mantener al día el llbro de actas donde se
consignan todos los acuerdos de las reuniones que se
celebren. Ademis, deberá asegurarse que los acuerdos se
ejecuten. Las actas de las reuniones que celebre l a
Junta de Subastas deberá contener l a firma del Presidente
y e l Secretario.
Los miembros de l a Junta de Subastas de l a Universidad de
Puerto Rico que tengan algún t i p o de relación que pueda
estar en conflicto de intereses con licitadores, sus
representantes o emplea- de éste no podrán participar
en el procedimiento’& gjudicación de l a subasta en
proceso. A tales @c=, deberán inhibirse en su
participación en dichq.3uata.
La Junta de Subastas e@@acultada para cancelar una
subasta o parte de la*i$@, antes y después de su
adjudicación, siempre y %ando dicha determinación esté
fundamentada en criterios técnicos y de otra naturaleza
fundamental s i se considera que dicha acción responde a
los mejores intereses de l a Universidad de Puerto Rico.
Esta acción deberá ser notificada a los licitadores por
facsímil o correo ordinario.
7.
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rfi
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H 8.
6 0 0;.
CERTIFICACION NUMERO O22
PAGINA 19 1995-96
ARTICULO VIII - Subastas
A. Adquisición de equipo, materiales y rerviclos no personales.
1. Por regla general, y salvo en las excepciones autorizadas
en este articulo toda adquisición de equipo, materiales
y servicios no personales cuyo costo estimado exceda de
veinticinco mil dólares ($25,000) por renglón, según las
especificaciones contenidas en los documentos de
invitación a subasta, se hará mediante el procedimiento
de subasta formal disponiéndose que dichas compras se
programarán y solicitarán con l a anticipación de tiempo
necesario para cumplir con el proceso de subasta y con
los plazos establecidos & surgir una apelación según los
términos contemplado-nrpste Reg1 amento.
2. Toda adquisición de q u i p materiales y servicios no
personales cuyo costo e%in&io no exceda de veinticinco
mil dólares ($25,0001$ % renglón, según las
espeii ficeciones contenida e a a requi sición, se harán
:: 77 * v
Y $ $
a rr?
mediante subasta informa1,era 6 7 enor con los siguientes
criterios:
a. En compras menores de mil dólares ($1.000) por
renglón el Agente Comprador ejercerá mayor
discreción para seleccionar el suplidor a base de
buenas experiencias en compras anteriores y
razonabilidad de precio ofrecido.
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b. Para compras donde el precio fluctúe entre mil
dólares ($1,000) y diez mil dólares ($10,000) por
renglón se obtendrá no menos de tres cotizaciones
por teléfono, facsimil, mensajero u otro medio
adecuado antes de tjdjudicar l a orden de compra.
En las compras donde el precio fluctúe entre diez
mil un dólar ($10.001) y veinticinco mil dólares
($25,000) por renglón se obtendrá no menos de tres
cotizaciones por escrito, antes de adjudicar l a
orden de compra.
c .
d . Se seleccionará el licitador que mejor satisfaga
los criterios d s c g d a d , economía, servicio,
garantía y c o n d i c s e g d e entrega de l a unidad - solicitante. Q 5, r n P ,
e . Para l a adjudicaci podrá requerir la
recomendación de l a u icitante y del comité
técnico, si alguno, cu especificaciones del
equipo, materiales o servicios no personales a
adquirir varíen a las sometidas originalmente. La
justificación de la adjudicación quedará consignada
en el expediente de la compra.
3. El Director de Compras y los Agentes Compradores tendrán
l a autoridad para emitir órdenes de compra mediante el
procedimiento de subasta informal por una cantidad que no
exceda los veinticinco mil dólares ($25,000) por renglón,
CERTIFICACION NUMERO 022
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según las especificaciones del documento de requisición.
Podrán obtenerse menos de tres cotizaciones sol amante
cuando no haya suficientes licitadores cualificados. El
funcionario o empleado que gestione y obtenga las
cotizaciones mantendrá un registro de las mismas, e l que
se hará formar parte del expediente de compra.
Los funcionarios y empleados de l a Universidad de Puerto
Rico no podrán intervenir directa o indirectamente con
los licitadores en l a preparación y entrega de los
pliegos de ofertas. Cuando algún licitador haya actuado
en concierto y común acuerdo con un funcionario o
empleado, podrá ser de Licitadores
sin perjuicio en se considere
pertinente para el
4.
5. Las especificaciones y d&r$&iones del equipo,
materiales o servicios no eigbnales solicitados,
incluyendo los términos y mn%iones de compra,
inspección y fecha de entre@ requeridos, deberán
mantenerse por escrito y estar disponibles para los
1 icitadores interesados. La orden de compra incorporará
por referencia las especificaciones y descripciones.
La Universidad de Puerto Rico se reservará el derecho de
cancelar una subasta o parte de l a misma antes o después
de su adjudicación cuando así l o estime necesario para
proteger los mejores intereses de l a institución. Esta
.3 5 L * s?7
6.
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disposiclón será incluida en el anuncio que se publique
en el periódico y se incluirá en las espedficaciones de
l a invitación a subasta.
B. No se celebrará subasta en los siguientes casos:
1 . En Situaciones de emergencia, cuya circunstancia deberá
exponerse por escrito y formará parte del expediente de
l a compra. Bajo ningún concepto podrá considerarse como
emergencia aquellas situaciones que no sean de carácter
urgente o imprevistas n i aquellas en las que debe
seguirse los trámites ordinarios de compras conforme a ro
las disposiciones de e s t . R amento.
Las unidades que solicite% @ @ ? a Junta de Subastas que no e se celebre subastas en camp@ e r g e n c i a justificarán
por escrito las razones para@ @Junta autorice eximir
del proceso ordinario de suba$&s$&que no ha existido
dejadez o retraso por parte de &@&unidad solicitante.
La unidad someterá l a doeumentación que evidencie que l a
demora en el trámite ordinario de compras responde a
razones totalmente justificadas. La Junta de Subastas o
e l Director de Compras en subastas Informales podrá
rechazar cualquier solicitud de compra de emergencia.
Cuando en el mercado haya un sólo licitador cuallficado
que pueda suplir los suministros o servicios que se
interese adquirir. En estos casos se justificará y
presentará evidencia a tales efectos.
* $ $ 7
2.
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PAGINA 23
3. Cuando l a compra se efectúe bajo los términos de
contratos o subastas real izadas previamente por alguna
unidad institucional o por alguna agencia gubernamental i
siempre y cuando redunde en beneficio de l a Universidad
de Puerto Rico.
Cuando los precios no estén sujetos a competencia por
estar reglamentados por ley o por autorrdad
gubernamental.
4.
5. Cuando l a compra se efectúe de alguna dependencia o
instrumentalidad pública del Gobierno de Puerto Rico,
Estados Unidos o algún país extranjero.
6. Cuando se necesiten piezahde repuesto, accesorios, - 7 equipo adicional o servic~s4liplementarios para equipo ,@ 7
cuya reparación o servici& t
Cuando se trate de r e p a r a f i n a equipos, incluyendo d
vehículos de motor que no pd@an$&pverse, que no estén
bajo contrato y que requieran % sladados al tal ler 6 del posible suplidor, previo + ? UP a cotización. Se
recurrirá al suplidor que resulte más conveniente, por l a
especialización, experiencia en l a probada calidad de los
servicios anteriores ofrecidos, distancia donde ubica el
tal ler de reparación, en cuyo caso se requerirá l a
autorización del funcionario a cargo de l a unidad para el
control de vehículos de motor.
ajo contrato. J!$ 7.
CERTIf ICACION NUMERO 022
PAGINA 24 1995-96
8. Cuando el equipo, materiales o servicios no personales
que se adquirirá sean de naturaleza especializada o se
desee comprar cierto tipo de marca en particular por el
buen servicio probado que otras unidades análogas hayan
rendido, por l a economía envuelta en mantener uniformidad
en unidades múltiples o por superioridad en el tipo y
calidad del servicio que se obtendrá en l a unidad
comprada y en su conservación, todo l o cual deberá
justificarse por escrito en l a requisición.
9. En compras de materiales, piezas y equipo usado o de
segundas ma@$ s e no exceda de cinco mil dólares *e)
-4-
($5,000) por r&I%> Para estas compras debe obtenerse ‘;b>
un informe de un$er$@ en l a materia. P
10. En compras que se &g&&ue hacer fuera de Puerto Rico,
porque no haya ningúc%.i&dor conocido y cualificado en
el mercado local qu&%u&a suplir los suministros o
servicios que se deseen, o cuando las condiciones
obtenibles en mercados exteriores, incluyendo los cargos
por f le te y arbitrios sean más ventajosas que las del
mercado local.
2 ,<’, f ld
c a y
11. Cuando la compra se efectúe según las disposiciones
aplicables a compras directas o mediante arreglos de
crédito por los empleados o funcionarios autorizados para
e l lo , según dispuesto en el Artículo X de este
Reg1 amento.
. CERTIFICACION NUMERO O22
1995-96 PAGINA 25
12. Cuando se trate de l a compra de objetos de arte,
películas. video cassettes, compra de libros,
suscripciones, revistas o pub1 icaciones técnicas a
adquirirse de l a casa publicadora o su representante
exclusivo.
C. Invitaci6n a Subastas
1. El Director de Compras proveerá para que en la
celebración de subastas se obtenga l a participación del
mayor número posible de licitadores cualificados,
representativos de las fuentes de abastecimiento de los
suministros y servicios que se interese adquirir.
En l a invitación a subasta formal se fijará l a fecha y
hora en que se cerrarán las licitaciones. Además, l a
fecha, hora y s i t io e x a c t o 9 que se abrirán los pliegos 8
de licitaciones. Las invit@%s a subasta contendrán
una notificación a los licit@% a los efectos de que
podrán estar presentes en l a rt a de los pliegos.
especificaciones
completas y descripciones de l@@pos, materiales o
servicios no personales que se desea obtener, así como
los términos y condiciones de subasta, inspección y
fecha de entrega requeridos según las indicaciones de l a
unidad solicitante.
2 .
rQ
$ le, %% 3. La invitación a subasta co
rb>
CERTIFICACION NUMERO 022
PAGINA 26 1995-96
4. Todo pliego de cotización que se radique por los
licitadores estará acompañado de una fianza de l icitación
("Bid Bond") por una cantidad no menor de un cinco por
ciento (5%) del monto de l a oferta. La oferta tendrá
vigencia de noventa (90) días calendario. La fianza será
emitida por una compañía aseguradora reconocida por el
Comisionado de Seguros de Puerto Rico. Esta podrá ser
sustituida por un cheque certificado emitido a favor de
l a Universidad de Puerto Rico. El pliego de cotización
y la fianza se colocarán en un sobre cerrado, marcado en rd l a parte de a f u e r e d o p el número de l a subasta,
"d .d identificación del prt&tk nombre, direcci6n y teléfono
del licitador.
5. Las referencias a mar@+ e< ecíficas de artículos se 8 -4 rpl harán Únicamente como & f a * índice para ayudar al 2 *
licitador a determinar l a - a a w y *- t i p o de artículos que
se desea obtener. En estos casos, los licitadores podrán
radicar cotizaciones para sus productos de fábrica y
otras marcas iguales o similares que cubran las
especificaciones indicadas en l a invitación a subasta.
Podrá cursarse invitación a subasta para l a adquisición
de marcas especificas cuando se pueda justificar, por la
experiencia habida o por alguna otra razón, que dichas
marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de l a
1
CERTIFICACION NUMERO O22 1995-96
PAGINA 27
unidad solicitante. Como parte del expediente de compra,
se incluirá un lnfonne de las justificaciones.
El término de tiempo a fijarse para l a entrega de los
sumlnistros o servicios será establecido tomando en
conslderarión l a urgencia, necesidad de l a unidad
solicitante y disponibilidad del mercado.
6 .
7. La invitaclón se hará llegar a los llcitadores por el
medio más conveniente con no menos de cinco días
laborables de antelación a l a fecha límite para recibir
cotizaciones o de reuni6n pre-subasta, a los fines de
asegurar el adecuado conocimiento y oportunidad de
concurrencia. Cualquier consulta, duda o desacuerdo con
los términos de l a subastpola expondrá el licitador por
escrito, antes de I$a&tura de los pliegos de
licitaciones. Cuando 1 n w o el Director de Compras
i o consideren conveniente e s%ar io , se convocará, como
parte de l a invitación a suba %,@ reunión pre-subasta
en l a cual se hagan las a c l a a i - pertinentes. La
asistencia a dicha reunión será &mpulsoria s i l a Unidad
de Compras l o establece en los documentos de subasta.
Cuando se efectúe una reunión pre-subasta, se concederán
no menos de cinco días laborables a los licitadores entre
l a reunión y l a fecha límite para someter sus propuestas.
/ v
%v
0 "S9 -2
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PAGINA 28
8. Cuando las circunstancias ameriten requerir una fianza de
ejecución ('Performance Bond') para garantizar el
cumplimiento de los términos del contrato, se hará
constar dicho requerimiento en l a invitación a subasta.
Dicha fianza será por el cien por ciento (lorn) de 10
cot izado.
9. La invitación & ubasta para compras en cantidades
estimadas ma&+s-pde setenta y cinco mil dólares
($75,000) por rengMn$$e notificará mediante anuncio de
subasta por dos d í a e n %diario de circulación general
en Puerto Rico y nofni8ndfhIe diez días laborables de
antelación a l a fecha lbide'$ara 4.? someter licitaciones.
10. El Director de Compras en subasta informal o l a Junta de
Subastas para subasta formal podrá cancelar o enmendar
cualquier invitación a subasta por condiciones
presupuestarias, para modificar las especificaciones y
condiciones especiales o por interés institucional,
notificando por escrito a los licitadores
correspondientes por l o menos cuarenta y ocho (48) horas
antes de l a fecha fijada para l a apertura. En casos
excepcionales, y siempre que las circunstancias l o
justifiquen, podrá obviarse el requisito de las cuarenta
y ocho (48) horas. Se dejará evidencia de las
circunstancias que motiven l a decisión, en el expediente
de la subasta.
G6...a 2 *P /L
-@ o ?.A 4. *e. 4
o
CERTIFICACION NUMERO O22 1995-96
PAGiNA 29
D. Ofertas en Subastas Formales
1. Toda oferta para subasta fonnal será recibida en sobres
se1 1 ados.
Los sobres de las ofertas radicadas por los licitadores
se marcarán con el sel lo oficial de l a Unidad de Compras
indicando l a fecha y hora exacta en que se recibieron.
Toda oferta radicada será custodiada por el secretario de
la Junta hasta la fecha y hora fijada para l a apertura de
los pliegos de subastas. No se aceptará oferta alguna
que se reciba después de l a fecha y hora fijada, según l o
indicado en el aviso de subasta. No se aceptará cambio
alguno una vez las ofertas hay-sido radicadas.
2.
3.
E. Apertura de los Pliegos de Subas&
1 . En el día fijado para l a apert F r d as cotizaciones, se a % 9.Q requerirá que todos los l i c i a o presentes en l a
apertura firmen un registro de @Js@ia anotando el
y ei puesto que desempeñan en la misma. L
c -!. nombre de l a empresa o corporaci6n+*eppresentan e- ’ d
Q, 6
2. Cualquier licitador asistente a los actos de apertura
podrá examinar, en presencia de los miembros de l a Junta
de Subastas o de algún funcionario autorizado de l a
Unidad de Compras, cualquier documento relacionado con l a
subasta sometido por otro licitador, después que l a
oferta contenida en dicho documento haya sido abierta y
leida en público.
, - . . . . . . . - - -
CERTIFICACION NUMERO 022
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3. Se aceptará una sola oferta por cada licitador en cada
subasta. Si una empresa comercial somete varias ofertas
para una subasta, en nombre propio o de alguna de sus
subsidiarias o sucursales, de alguno o varios de SUS
socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas
las ofertas y quedará excluido del proceso.
Se aceptará una oferta principal y una o varias ofertas
alternas por artículos de calidad similar y a distintos
precios, cuando en l a invitación a subasta se haya
incluido una disposición a tales efectos.
No se aceptarán ofertas a base de precios estimados.
Los pliegos de licitaciones tendrán que estar firmados en
tinta por el licitador o su representante autorizado
señalándose su relacidn oficial con l a compañía. Las que
no cumplan con este requisito no serán consideradas.
Todos los documentos que sa-adjintan al pliego formarán
parte integral de l a subas verán incluidos por los
licitadores al momento d e d ar su oferta. La
Universidad de Puerto Rico s@ reserva e l derecho de
rechazar l a oferta de cualquie@iaador que no cumpla
con este requisito. .
1 .
5.
6.
7 .
f%+
&% t n Q
0 s % F
8. Cuando un licitador no desee par T icipar en una subasta
después de haber enviado las propuestas y l a f ianza
correspondiente, deberá notificarlo por escrito a l a
Junta de Subastas antes de l a apertura de los pliegos de
. . - - . . . - . - . .... -~ . . . . -. . .
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PAGINA 31 1995-96
cotización. Una vez abiertos los pliegos de cotización,
ningún licitador podrá retirarse. Si e l licitador al que
se recomienda l a adjudicación de l a subasta retira su
cotización, l a Junta procederá a ejecutar l a fianza del
licitador ('Bid Bond"), a menos que evidencien razones
justificadas para tal acción. Además, l a Universidad de
PuertG Rico podrá tomar la acción legal que considere
pertinente y previo al debido proceso de ley eliminar a
dicho licitador del registro de licitadores cualificados.
Cuando a l a fecha fijada para l a reunión de pre-subasta
o la apertura de los pliegos de licitaciones no
comparezca ningún licitador se declarará cancelada la
subasta. Si en l a fecha f i j a d a para l a reunión
compulsoria de pre-subasta o a l a apertura de subasta se
recibe una licitación, l a Junta de Subastas podrá cb
negociar con el único I$&* r o cancelar l a misma y
referir el expediente %$Unidad de Compras para
efectuar una subasta i ~ 3 , según resulte más
conveniente a l a instituc@ o s e levantará un acta
conteniendo el expediente de @a 3 incidencia del acto.
9.
725 F. Adjudicación de Is Subasta Formal 3
-,9
1. En igualdad de condiciones, l a subasta se adjudicará al
postor más bajo. La subasta podrá adjudicarse a otro
postor si l a calidad del producto y l a conveniencia de l a
Universidad en t a l sentido l o just i f ica. En l a
CERTIFICACION NUMERO 022 1995-96
PAGÍÜA 32
evaluacidn de las ofertas, se podrá sol ic i tar l a
recomendacidn de l a unidad solicitante y del comité
técnico, si l o hubiere, en cuanto a si el producto o
servicio cotizado satisface las necesidades de l a
Universidad. Cuando se seleccione el postor que no es el
más bajo, se harán constar las razones por escrito.
Una, varias, o todas las ofertas recibidas como resultado
de una invitacidn a subasta podrán ser rechazadas si se
considera que los licitadores carecen de l a capacidad
adecuada para cumplir con su oferta, naturaleza, cal idad
del equipo, los materiales o servicios no personales no
se ajustan a los requisitos o s i los precios cotizados se
consideran irrazonables por ser demasiado altos, o t a n
bajos que constituyan ra& para dudar del cumplimiento
por parte del l i c i y por el interés de l a
Universidad se just i f i
2.
3. En la adjudicacidn de su siderará el derecho
que dispone la Ley d para las Compras del
Gobierno que establec públ i ca favorecer 1 a
compra de equipos, materiales icios no personales
producidos, manufacturados, ensamblados o mercadeados en
Puerto Rico. Dicha preferencia se hará constar en l a
invitacidn a subastas. El licitador deberá someter junto
CERTIFICACION NUMERO 022 1995-96
PAGINA 33
a su oferta copia de l a Resolución de l a Junta de
Preferencia donde se l e concede el por Ciento
correspondiente.
La Junta de Subastas podrá adjudicar una subasta por
renglón, grupos de renglones o en su totalidad, conforme
resulte conveniente a los mejores intereses de l a
Universidad de Puerto Rico. Esto deberá ser indicado en
los términos y condiciones de las especificaciones.
Las adjudicaciones de subastas formales se notificarán
por correo certificado a todos los suplidores que hayan
sometido 1 icitaciones, independientemente que hayan
asistido o no al acto de apertura. Para subastas
informales, el Dire%? Compras notificará por
facsímil o correo ordi*o a los suplidores cuando la
misma sea sobre diez mil @la% ($10,000) por reng16n.
6. Cuando haya propuestas @%as por dos o más
licitadores en precios, e$c@caciones, términos,
condiciones, experiencias pre% don los licitadores,
tiempo de entrega y otros factores establecidos, l a
subasta se adjudicará mediante sorteo en presencia de
dichos 1 ic i tadores .
4.
5.
4
&
. íeT
7. Cuando todas las ofertas recibidas excedan los fondos
disponibles para l a adquisicibn del equipo, materiales o
servicios no personales solicitados, se cancelará l a
subasta.
8.
9.
10.
CERTIFICACION NUMERO 022 1995-96
PAGINA 34
La Junta de Subastas evaluará cualquier propuesta o
cotizacibn que contenga alteraciones, tachaduras o
irregularidades que no tengan las iniciales del licitador
para determinar si las mismas constituyen un error
fundamental que afecte l a adjudicación de l a subasta. De
estar presente el licitador o .u representante
autorizado, se l e concederá l a oportunidad de hacer las
aclaraciones pertinentes y de escribir SUS iniciales en
las modificaciones ya hechas. Sin embargo, s i el
licitador o su representante autorizado no asiste a l a
apertura de subasta, l a Junta rechazará esta oferta.
Cuando l a Junta de Subastas decida anular o cancelar una
subasta bajo su consi&a n, deberá preparar un informe
sobre las razones para lit l o incluyendo recomendaciones a d e
los efectos de no adquic4’k
anunciar una nueva suba 0
La Universidad de Puerto@cGe reserva el derecho de
suministros o servicios o 5 rp,
obviar cualquier informaea * K o diferencia de menor
importancia re1 acionada con 1 as especificaciones,
términos y condiciones, siempre que e l l o no tenga efecto
sustancial sobre l a calidad, capacidad o características
esenciales de los artículos o servicios a prestarse.
CERTIFICACION NUMERO O22 1995-96
PAGINA 35
6. Señalamientos antes de l a Adjudicadbn
1. Cualquier licitador podrá presentar ante el Director de
Compras y ante la Junta de Subastas un planteamiento O
señalamiento antes o al momento de l a apertura de los
pliegos de cotizaciones. El planteamiento deberá constar
en el acta de apertura, s i se celebra ésta, y se l e
concederá al licitador dos (2) dtas laborables para
formalizar el mismo por escrito ante l a Junta de Subastas
o el Director de Compras.
2. La Junta o e l Director de Compras evaluará estos
señalamientos y decidirá sobre los mismos dentro de un
término no mayor de cinco 5) días laborables a partir de
l a fecha de recibo’3&l&crito. Si l a Junta o el c 4
Director de Compras d&%s ima el señalamiento o deja de d e d
tomar acción durante es& t B i n o , se entenderá que éste
ha sido rechazado de pl@. mando el licitador no esté
conforme con l a d e c i s i ó n s i & por !a Junta o Director
de Compras tendrá di@% para efectuar su
señalamiento, las normas y procedimientos vigentes
establecidas en el Reglamento sobre Procedimientos
Apelativos Administrativos de l a Universidad de Puerto
Rico .
s
CERTIFICACION NUMERO O22 1995-96
PAGINA 36
H. Apelación o Reconsideraclón después de l a Adjudicación en
Cualquier licitador afectado por una adjudicación de una
subasta formal o informal podrá presentar un escrito de
apelación ante el Presidente de l a Universidad en
Subastas de l a Administración Central o Rector en l a
unidad institucional correspondiente. La apelación se
hará por escrito dentro de los próximos diez (10) días
calendarios contados a partir de l a fecha de recibo de
notificación de l a decisión de l a Junta de Subastas o
Director de Compras.
Subasta Formal e Informal
1 .
2 . El recibo de l a notificación de l a decisión se P * determinará por elgga#sellos del depósito en correo
cuando el envío es p &%eo certificado, o por acuse de e e recibo cuando es entrpga iggrsonal .
3. El Presidente o R e c t o r M e e d V corresponda, considerará el s o , 'S +
caso dentro del términ¡@esnco (5) días laborables de
haberse presentado l a a m a q n y emitirá su decisión por
escrito. Enviará l a misma por correo certificado con
acuse de recibo al apelante, con copia al licitador
impugnado, Junta de Subasta y Director de Compras en
z/,
Subastas Informales. Si el Presidente o Rector, según
corresponda, deja de tomar alguna acción con relación a
l a apelación dentro del término establecido, se entenderá
CERTIFICACION NUMERO 022 1995-96
PAGINA 37
.
que ésta ha sido rechazada de plano y a partir de esa
fecha comienza el término para l a apelación en el
siguiente foro.
4. Las decisiones del Rector de una unidad institucional
podrán ser apeladas por escrito, con copia de l a decisión
apelada, ante el Presidente de l a Universidad dentro de
cinco (5 ) días laborables siguientes a l a fecha de
notificarse l a decisión al licitador apelante.
5 . El Presidente de l a Universidad considerará el caso
dentro del término de cinco (5) días laborables de
haberse presentado l a apelación y emitirá su decisión por
escrito. Enviará su d a @ por correo certificado con
acuse de recibo al a&* con copia al Rector, al
licitador impugnado l a Junta de Subastas o correspondiente. S i eWPresidente no toma acción en
relación a l a apelación&nEtp del término establecido,
se entenderá que esta swo rechazada de plano y a
partir de esa fecha comienza el término para l a apelación
en el siguiente foro.
q a G!e rei F
6. La decisión del Presidente podrá ser apelada ante l a
Junta de Síndicos dentro de los próximos cinco (5) días
laborables a partir de l a fecha de recibo de la
notificación. La apelación se hará mediante l a
radicación de un escrito, con copia de l a decisión
apelada, conteniendo una relaci6n breve y sucinta de los
CERTIFICACION NUMERO 022 1995-96
PAGINA 38
hechos y fundamentos de derecho que dan lugar a l a
apelación y remedio que sol ic i ta .
La Junta de Síndicos tendrá diez (10) d ías laborables
para considerar l a apelación. S i este organismo deja de
tomar acción alguna sobre esta apelación durante este
término, se entenderá rechazada de plano. El apelante
podrá, en el término de diez (10) días , presentar una
moción de reconsideración ante l a Junta, quien deberá
considerarla dentro de los diez (10) días laborables de
haberse presentado. Si este organismo deja de tomar
acción alguna en ese términoc, %entenderá rechazada de
7 .
plano. A partir de l a fec k e 5 . e l a Junta emita su c-- decisión final rechazando gano l a apelación o
transcurridos los diez (10) día l a r a b l e s de presentada
l a reconsideración sin ser c@@ada, comenzará el *;
término de revisión judicial. 9 8. La radicación de una a p e I a c i 4 W ~ ~ reconsideración de
adjudicación de Subasta tendrá el efecto de paralizar el
procedimiento hasta que el último foro que el licitador
acudió haya emitido una decisión f inal y firme. En casos
de emergencia justificada ante l a Junta, ésta tendrá
discreción para continuar con el proceso de adjudicación
antes de que se agoten los recursos apelativos.
23
CERTIFICACION NUMERO 022 1995 - 96
PAGiNA 39
9. De radicarse una apelación después de l a adjudicación,
e l licitador favorecido conservará vigente su oferta y
fianza de licitación ("Bid Bond") hasta l a culminación
del proceso apelativo y administrativo.
10. El Presidente o Rectores de las unidades institucionales
podrán nombrar un comité técnico o un oficial examinador
para intervenir en las apelaciones o reconsideraciones,
disponiéndose que ningqrre da sus miembros podrá haber
participado en alguna #$ durante el -proceso de
subasta.
Los comités u oficiales-&ahadores que atiendan los
procesos apelativos u s a r á ~ u ~ s c r e c i ó n para determinar
si celebran vista o si dec r a a base del contenido del
expediente. De ce lebrarsanrvis ta , cualquiera de las
partes envueltas en l a apelación o reconsideración podrá
utilizar el testimonio de peritos, expertos, técnicos y
profesionales que puedan ayudar a aclarar cualquier
concepto bajo su consideraci 6n.
11. Pl
12. Al momento de radicarse una apelación l a Junta de
Subastas y e l Director de Compras exigirán una fianza en
cheque certificado o giro bancario de diez porciento
(10%) del importe total de l a oferta adjudicada. Esta
fianza se confiscará cuando a juicio de cualquier foro
CERTIFICACION NUMERO 022 1995-96
PAGINA 40
apelativo se determine que l a apelación fue frívola,
viciosa, irrazonable y mal intencionada. A l depositar
l a fianza el apelante se somete a l a acción adjudicativa
del organismo apelativo, sin mediar acción judicial. El
incumplimiento del requisito de fianza dejará
automáticamente sin efecto la apelación radicada. La
Junta de Subastas podrá ordenar l a eliminación del
Registro de Licitadores los nombres de aquellos
licitadores que hagan uso indebido del recurso de
apelación o incumplan&s acuerdos contractuales con la
Universidad de Pue $50. Esta acción será notificada
al licitador y a l g d i ctores de compras del sistema
universitario.
El licitador apelant@n$Sprá copia de l a apelación o
reconsideración a toda@aGartes afectadas, incluyendo
sc", o Q
13. r-4 +
a l a Junta o Director d&o O & pras correspondiente. El no
cumplir con este requisito invalidará la apelación.
ARTICULO IX - Orden de Compra
A. Toda solicitud para l a adquisición de equipo, materiales o
servicios no personales se hará a l a Unidad de Compras
mediante el formulario de requisición o del Sistema
Computadorizado de Información. Toda requisición deberá
contar con los fondos necesarios en su partida presupuestaria
interna y tener l a aprobaci6n del supervisor o SU
representante autorizado.
CERTIFICACION NUMERO O22 1995-96
PAGINA 41
B. La adquisición será solicitada formalmente al suplidor
seleccionado mediante l a emisión de una orden de compra
prenumerada conforme a los acuerdos establecidos.
C. Las órdenes de compras se verificarán, a los fines de
determinar l a corrección, exactltud y propiedad del cargo a
bacerse a un fondo o partida presupuestaria conforme a las
normas establecidas, previo a remitir l a misma al suplidor.
D. En compras efectuadas mediante pago por adelantado, se
tramitará en forma directa contra el fondo en l a partida
correspondiente. Para realizar dichos, pagos se emitirá l a
orden de compra l a cual se enviará al suplidor con el pago.
En cada unidad institucional la unidad a cargo de recibo y
entrega establecerá e cuado para asegurar que
las adquisiciones se ediante el acuerdo por pago
adel antado.
E . En las compras de emerge rá prescindir del requisito
de emitir previamente u ableeer l a reserva en los
fondos o partidas c s . Se requerirá l a
autorización del fun nado por l a autoridad
nominadora de l a unidad institucional. Esta autorización se
hará formar parte del expediente de compra incluyendo l a
justificación por escrito para realizar l a misma. El
funcionario que autorice l a compra de emergencia se asegurará
CERTIFICACION NUMERO 022
PAGINA 42 1995-96
primero de que existen fondos disponibles para cubrir l a misma
y ordenará que se trámite, s i es factible, una orden de compra
o el pago en forma directa.
F. El Presidente, los rectores y los directores de unidades
institucionales procurarán por que se establezcan y cumplan
las normas y procedimientos internos que sean necesarios para
reducir a un mínimo las compras de emergencia, incluyendo
medidas que agilicen las compras regulares, utilizando medios
de reproducción y equipo electrónico para e l envío de
requisiciones, las órdenes de compra y para el seguimiento del
proceso interno y externo.
G. Los costos a incurrirse en transportar equipo o materiales
adquiridos desde el punto de entrega hasta l a Universidad, el
importe de los arbitrios y los costos de instalación cuando
sean aplicables se incluirse parte del costo del equipo P -
o material a adquirirse, E$ empre que e l lo sea posible y d e
Cuando se emita una orden de @I= y surjan circunstancias no
previstas que ameriten cambi sea en precios, cantidad,
especificaciones u otras c o n e i & s , el Director de Compras
expedirá un Aviso de Cambio a l a orden emitida mediante el
si stema computadorlzado .
práctico. C r i - d a
2 - H .
CERTIFICACION NUMERO 022
PAGINA 43 1995-96
I . En determinados casos de beneficio institucional, podrán
expedirse órdenes de compra abiertas, en virtud de las cuales
el suplidor provea materiales o servicios no personales
mediante múltiples entregas parciales a un costo unitario
predeterminado. Esto es26 sujeto a liquidarse mediante pagos
parciales por el importe de cada entrega realizada o por
facturación mensual, según sea acordado.
Cuando se expidan órdenes de compra mediante subasta informal
para realizar trabajos de mejoras misceláneas en las
facilidades f ís icas , el Director de Compras en coordinación
con el Oficial de Seguros y la Oficina de Planificación y
Desarrollo de l a unidad institucional correspondiente
evaluarán l a naturaleza dewrabajo a realizar y determinarán
los seguros o f ianzg $que se requerirán en las
especificaciones que ser> sideradas por los licitadores
para l a radicación de sus? t a c i o n e s .
J.
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ARTICULO X - Adquisiciones Mediante AI@& de Crédito @.'
El Presidente de l a UniversidafbeGblecerá las condiciones en r/>
que funcionarios universitarios podrán efectuar compras
directas con fondos personales a ser reembolsados o mediante
tarjetas de crédito propiedad de l a institución, y fijará y
revisará l a cantidad máxima a reembolsar por compras de
suministros y servicios no personales que haga cualquier
funcionario o empleado de l a Universidad mediante estos
Cp o Fondos Personales
A.
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mecanismos. Bajo ningún concepto se usará este mecanismo para
obviar los trámites ordinarios de compras.
Las compras realizadas por los funcionarios o empleados así
autorizados estarán respaldadas por facturas o cualquier otro
documento que las justifique. Los reembolsos al funcionario
o empleado, o los pagos a las empresas que concedieron el
crédito, serán aprobpM por el Director de Finanzas, o
funcionario autorif&o$en la unidad institucional
correspondi ente.
Podrán adquirirse equipovediante el mecanismo de alquiler
con opción a compra ("Lea@P@ase Plan"), siempre que se
hagan los arreglos presupu %$s requeridos. En estos rF arrendamientos el criterio para determinar l a necesidad de
efectuar subasta formal o informal, será el costo total del
artículo, asumiendo que se ejercerá l a opción de compra.
Cuando se efectúen subastas para este tipo de adquisición,
e l lo se indicará en l a invitación a subasta. La Universidad
se reservará el derecho de descontinuar los pagos y devolver
el equipo por causas presupuestarias o cuando cese l a
necesidad del mismo.
B.
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C . @ O
ARTICULO XI - Adquislcibn de Productos Reciclados
A. Las unidades de compras del sistema universitario darán
preferencia a l a adquisición de productos reciclados, siempre
y cuando no se afecte l a calidad, medioambiente y propósito
para el cual se utilizarán los mismos.
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B . Los Agentes Compradores, previo a emitir l a orden de compra,
requerirán a los licitadores que en l a cotizacián se indique
si e l producto que ofrece contiene material reciclado y el
porciento de materia reciclada que tiene el mismo.
Los Directores de Compras establecerán los mecanismos para
real izar compras de papel que contenga cincuenta porciento
(50%) de fibra reciclada hasta alcanzar en proporción
ascendente un veinticinco porciento (25%) del consumo de papel
que adquiere su unidad7 nstitucional en l a medida que l o
permitan los costos de esge material.
ARTICULO XI1 - Recibo, Entrega, Pago %quip0 y Materiales
C .
"a
A. Las entregas de equipo y m a b r w s se harán directamente a la
oficina para l a cual se tr@& orden de compra, o en una
unidad central de recibo y e@ -3 , según l o determine cada
unidad institucional. La autoridad nominadora de cada unidad
institucional establecerá los procedimientos necesarios sobre
recibo y entrega de equipos Y materiales para que se provea
una rápida notificación del recibo de las compras con el f in
de agilizar el pago de las mismas. Previo a l a aceptación y
pago de los suministros, se verificará que éstos estén en
estricto acuerdo con las especificaciones y otras
estipulaciones de l a orden de compra.
fi
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. . ,~ . " . .
B. Para asegurar los debidos controles internos, las funciones de
compra, recibo y entrega, certificacibn de pago y registro de
l a propiedad recibida permanecerán segregadas. E l empleado a
cargo de l a Unidad de Recibo y Entrega verificará que l a
cantidad solicitada por l a unidad solicitante corresponda con
l a ordenada e iniciará l a acción correctiva de ser necesario
cuando existan discrepancias en l a orden de compra.
El informe de recibo de la orden de compra será firmado por l a
persona autorizada en l a unidad solicitante cuando el empleado
a cargo de l a entrega l e hace llegar l a misma.
C .
ARTICULO XI11 - Ssparabilidad
Las disposiciones de este Reglamento son separables entre sí y la
nulidad de uno o más artículos o secciones no afectará a los otros
que puedan ser aplicados de los declarados
nul os.
ARTICULO XIV - Derogaclbn d 5. ¿ A , Se deroga el Reglamento de S g ' n a r o s aprobado mediante l a
Certificación Núm. 177, Serie e-% del entonces Consejo de
Educación Superior, l a Cert i f ic@ó~úm. 16, Serie 1987-88,
Circular del Presidente Núm. 8 7 s l . s del 28 de octubre de
7
1987, Compra de Equipos y Materiales Científicos
Especial izados para uso en Proyectos de Investigacibn,
Multicampus, Grupales o Multidisciplinarios, así como
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PAGiNA 47
cualquier otra certificación, resolucidn, circular O
comunlcacidn que esté en contravencidn con este Reglamento.
El Presidente de l a Universidad de Puerto Rico podrá emitir,
enmendar o derogar circulares y procedimientos uniformes para
B.
i.. ,-:::--.:. . .-..,..,,instrumentar ~~ -. las disposiciones de este Reglamento. ., . . _ .
, ~. . '-?-
C . Corresponderá al Presidente de l a Universidad de Puerto Rico
erpret-ar cualquier controversia en relaciín con las
disposiciones de e@ Reglamento o con situaciones no
previstas en el n#m
.. . ~ , - ~ ~ ~ ~ - ~ , ~ ~ ~ ~ - . ~ . . ~ : ~ . .. . . . . _. . . ."i n t~ ' ,. . .
.A
L % gl s e rrl rn a
ARTICULO XV - . Enmiendas
Este Reglamento podrá ser mendado o derogado únicamente por l a
Junta de Síndicos de l a $ i T i d a d de Puerto Rico. .--f ii, ARTICULO XVI - Vigencla --=-.
á. Este Reglamento entrará en-,vfgor treinta (30) días después de su
radicación en el Departamento de Estado. .. . *:. .. .
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