Referencia: EXP-UBA: 63.39412018 - INTEWRETACION . ^ . . - - l _ l - - - . - - L ^ . . -- ^ --.-...-_-- . ---- - 1.1- -

L' VI ST0 'b 5 JUN. 2019

Las Resoluciones (R) No 562159, (R) No 2372165 y (R) No 2671663, 10s anreceaenres de las actuaciones y relevamientos tecnicos y de diagnbstico sobre el archivo del Rectoradc de Buenos Aires y las propuestas sobre su ordenamiento y organizacion;

~ j o Superior de la Universidad

CONSIDERANDO

tunamen' te realizi Que, de acuerdo a 10s relevarnientos tCcnlc sdos por la Secretaria de Ciencia y Tecnica, a las propuestas elevadas por la Direccion de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo y al proyecto de sistemas de archivos histdriws de la Universidac! de Buenos Aires elaborado por la Direccion General de Titulos y Planes, se advierten tres problemas fuerteniente interrelacionados entre si.

Que estos problemas radican pril~c~~almente en la existencia de dificultades al momento de identificar la documentacion conservada, la carencia d e ~autas honiogeneas de evaluacion documental y la saturacion de 10s espacios fisicos destinados a los archivos.

Que, tal como se desprende (R) No 2372165 y (RI NU 267 mayormente sobre I:

L. archivo, no supo resc 3 base d Aver el pi

ntes n8 3ntecede ormativos en la materia, las Resoluciones (R) No 562159, oricamente se ha resuelto la destruccidn de 10s docurnentos archivados,

e la fecha c'e su antigiiedad, lo que si bien permiti6 la depuraci6n temporal del roblema d e la ausencia de una correcta gestidn de tales documentos.

Que para presewar el patrimonio docirmental de la Universidad y la conservaci6n de su archivo historic0 se ha previsto a partir de las Resoluciones (R) No 685ff8 y (R) No 1461113, vinculadas con la guarda y conservacion de este tipo de documentos, la necesaria intervention del Archivo Historic0 "Presbitero Antonio Sdenz". dependiente de la Secretaria de Asuntos Academicos.

Que el objeto de la gestion de documentos es el docurnento como reflejo de las actividades de la institucidn; en donde se garantice no solo la creacion y gesti6n de docurnentos autdnticos, fiables, utilizables, capaces de dar soporte a las funciones y actividades de la institucidn, sino tambien se asegure su conservacion en un entorno seyuro.

uuu v n t a r r l l lllCIJ caLaI1uatc3 II~LIUII~IC.~ t: lnternaclonales SoDre gestlbn documental que contemplan 10s ---------------

avances tecnol6gicos~re~pe~deio~-bt~~~)~~~op0rtes~yf0r~atos~confo~ea~Io~~uaes 10s documen ios se crean, reciben y se conservan. En este sentido, se han consultado para la e l a b 0 r a c i 6 ~ d e t a ~ M e ; t a s - normas de caracter internacional tales como IS0 15489-1 ("lnformacion y documentacidn - Geqticin de documentos"), IS0 30300 e IS0 30301 ("information y documentacidn - sistema de gestic I0 s documentos"), asl como las normas vigentes en el hmbito national, Decreto PEN No 113 Y la Resolucidn 44/2016 del Ministerio de Modernizacidn de la Naci6n y sus normas complemer+-ri~=

:hivo que Que es necesario proceder a la destruccibn de 10s documentos obrantes en 10s depdsitl no posean ningljn valor para su conservacion y asegurar en cambio el resguardo de aquellos aocumentos que realmente tienen valor permanente, y con ello facilitar la bQsqueda, el accesc nto de tales documentos.

Que a tales fines, corno primer medida es necesario la realizaci6n de un inventano general en las distintas dependencias de la Universidad que suponga la identificacion y clasificacidn de las series documentales.

Esta Comisidn de lnterpretacidn y Reglamento aconseja el dictado de la siauiente ResoluciA-

Por ello, y en uso de sus atribuciones,

EL CONSEJO SUPERIOR DE LA UNIVERS RESUELVE:

1 BUENO

+ ART~CULO lo.- Crear el Sistema Integral de Gestidn Documental de la Universidad de Buenos Aires.

ART~CULO 2 O . - Disponer la implementaci6n del sistema conforrne las siguientes operaciones: 1) identificacidn, 2) registro, 3) evaluaci6n, 4) conservacion y 5) destruccinn

ART~CULO 3O.- Identificaci6n. La identificacidn y clasif le 10s documentos se realizah a traves de un inventario general y conforme a las siguientes definiciones y cr~rerios:

Serie documental: conjunto homog6neo de documentos producidos por una persona ffsica o juridica en el desarrollo de una misma actividad administrativa, funcion o procedimiento y regulado por la misma nomativa. Surge como resultac el testimonio de actividades concretas, suele responder a una misma tipologia documental e in tsuntos o materias similares.

Tipo documental: unid actividad concreta, reg soporte son homogene otros) o compuesto (el

ad docu ulada po 0s. Pued axpedien

docume A ... .u--

rnenta' mininia producida por un organism0 en el desarrollo de una r una norma de procedimiento y cuyo fonnato, contenido informatiw y e ser simple (un memo, una resolucidn, una planilla de asistencia, entre te).

L ARTiCULO 4 O . - Registro. Un nto sc registra cuando se incorpora al sistema. No puede desarrollarse ningljn proceso que afecte al UVLUIIICI~~O basta que se complete su registro.

La documentaci6n se evaluarh segdn el siguiente criterio de valor de guarda:

1. Guarda permanente: es toda aquella documentacion que no tenga plazos para su destrucci6n y que se estima necesario resgzardar sea por su valor evidencial, informativo, probatorio o testimonial de las politicas y acciones de la Universidad, o documental de derechos imprescriptibles, o que contribuyan a la elaboration de la memoria institutional de la Universidad y sus funciones.

2 . buarda permanente en soporte digital: es toda aquena documentaci6n que requiere su guarda permanente, per0 puede ser destruido el soporte papel conservando copia directa en soporte digital firmado digitalmente. La conservaci6n de 10s documentos en el repositorio digital deberh garantizar su integridad, accesibilidad y disponibilidad y tendran identica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel.

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'uo~zmn~lsap ns ~ey3!los u~s ugleu!w!la as (uq!~ez!ueb~o el ap olua!ueuo!3unj la uo3 opueloqelo2 eA!leJaao n eAqeJlslu!upe uo!3unj eun aldun:, 010s anb ellanbe) oA!gew.toju! oAode ap o e~!lel!l!3ej uo~~e~uaun~op el K (sa)uatpadxa ap sol!uaJ 'e!3uapuodsal~o~ ap salueqold~~03 ow03 salel) lo~luo3 ap soluaun3op sol 'leJaua3 JopaJta e louau ou o6ue~ uo:, o!Jeuopunj un ~od epez!lolne elas A '2 oxauy lap o!.telnuJol la alue!pacu epe31~juapl gas J!n.qsap e uo!~sluaun~op el 'o~!qa~e ns oqsands!p eAey A altueq la op!npuo:, eKey ua!nb elue eu13yo n epuapuadap el lod epenpaja elas ugp3nqsap o ep~en6 ns e~ed uo!3eluaun~oo e( ap uqp3alas ey -',9 01n3]1)-~y

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ART~CULO lo0.- La destruccion de 10s documentos sera efectuada por el area que tenga a su car1 funciones de archivo. Se labrara un acta de destruccion de 10s documentos a efectos de dejar testimon~o ael procedimiento conforme el modelo del Anexo 3.

ART~CULO 11.- Capacitacion. La capacitacibn a 10s fines de la implernentacion del Sistema integral ae Gestion Documental se desarrollara a traves de la Subsecretaria de Modernizacion y Relaciones con la Comunidad de este Rectorado y Consejo Superior.

ART~CULO 12.- La autoridad de aplicacibn a 10s fines de la implernentacion del Sistema Integral de Gestion Documental de la Universidad de Buenos Aires, seran el Consejo Superior o 10s Consejos Directivos, seglin corresponda en 10s ambitos de sus respectivas competencias.

ART~CULO 13.- Registrese. Comuniquese a todas a las unidades academicas, al Ciclo Basico Comun, a la Direccion de Obra Social de la Universidad de Buenos Aires, a 10s establecimientos de ensefianza secundaria, a 10s Hospitales e lnstitutos Hospitalarios, a todas las secretarias de Rectorado y Consejo Superior, a la Comision de Administracion de Campos, a la Direccion General de Asuntos Juridicos, a la Auditoria General.

L Cumplido, archivese.

BUERES, Alberto J. NZ, Crist~na ./ I

k b l o Alejandro I

GIUSTI, Jose Luis

Anexo 1

TABLA DE P M O S MINIMoS DE GUARDA

A DE GUARDA PERMANENTE

Planes de estudio Creaci6n de Facuftades y carreras de grado y posgrado Creacion de colegios, dependencias e lnstitutos Creacion de premios Designacion de profesores consultos, emeritos y honorarios Designacion de profesores Honoris Causa Designacion de profesores contratados o invitados Juicio academic0 Expedientes de obra Vblica - regimen de contratacion y ejecuc Compra y venta de inmuebles Donaciones y legados Legajos de personal Certificaciones de servicio Formularios de seguro de vida Licencias para estudios o investigation y aiio sabatico Registro de marcas, patentes, modelos de utilidad y der Oficios y pedidos de informes y causas judiciales Expedientes de expedicion de diplomas de revalidas de titulos Libros Matriz Libros de Grado Libros de Calificaciones

ion d e o! bras pllt

echos dc

titulos, ( :tficaciones de diplomas y

B. DE GUARDA PERMANE V SOPC )RTE DIGITAL CON FIRMA DIGITAL

titulos, duplicados, rectificaciones de diplomas y - Legajos de estudiantes - Expedientes de exped

revalidas de titulos - Libros Matriz - Libros de Gradc - Libros de Calificaclone: - Convenios ma1

international: d

licion d~ ? diplom

rcos en esde la ,

general y de asistencia tecnica, capacitacion, cooperacidn academics o fecha de la fecha de su vencimiento salvo indicacion expresa en contrario.

txpedlentes finalizados de contrataciones Expedientes de rendiciones tnvestigaciones sumariales, desde que queda firme el acto que resuelve. Expedientes vinculados accidentes de trabajo Liquidaciones de pedidos de fondos, sueldos y ejecuciones presupuestarias

- Partes diarios de Tesorerla - Rendiciones de subsidios de la Univenidad (tales como UBANEX, UBACYT, entre otros; - Rendiciones de subsidios de programas especiales (financiados por organismos extl la Universidad) - Concunos bocentes: desde que queda firrne la resolucidn definitiva - Concursos de personal no docente: desde que queda firrne la resoluciCln definitivi - Historia clinica, desde la ultima actuacion registrada. - Todo expediente que no sea de conservation permanente y no tuviera otro

especfico, desde que se hubiera dispuesto su ultimo archivo.

C.2. ClNCO (5) A ~ O S - Nombramientos del personal no docente - Reubicacidn y encasitlamiento del personal no docente - Betas de estudiantes y certificaciones y rendiciones vinculadas - Legajos becarios: desde la finalization de la beca - Becas de investigacion y certificaciones y rendictones vinculadas - Proyectos de investigacion y extension acreditados y rendiciones

i- - Actas de trabajos practicos de estudiantes - Actas de examenes

(2.3. DOS (2) AnOS

?I nombr

le guarda

- Comunicaciones y notas recibidas o remitidas, sierr disponga un tratamiento diferente.

- Nombramientos. desde la fecha de resolucion di

C.4. UN (I) An0

- Cambios de horario de personal, incornpauu~~~uautzs, I r l~tvirniento de personal. - Certificaciones extendidas no retiradas por el interesado. - Mernorandos y otras comunicaciones internas.

C.5. SUPUESTOS ESF

- Solicitudes de libretas unlverslrarias, aesae que queda firme la resolucidn que lo resuelve. L

- Proyectos de investigacdn o extension no seleccionados, solicitudes de becas no asignadas: desde que queda firrne la resolucion que resuelve la convocatoria.

Solicitud NO:

Lugar de conservacibn: Funcionario/s responsablels que solicits la eliminacibn (firma y aclaracibn): Funcionariols responsablels que autoriza la eliminacibn (firma y aclaracibn:

itacion Fecha

Conformidad Archivo Histbico: Firma y aclaracibn:

Fecha:

Referencias: Nirrnero de asiento: es el nirrnero correlative que corresponds a1 Inbsg~rae~u u= docurnentos que serin elirninados. Ntimero de unidad o c6digo: se refiere al nrjmero wn el que e l expedien?e, nota o docurnento ha sidooriginariarnente identificado (puede ser por ejernplo el nljrnero COMDOC asignado). Seccion: ldentificar el area adrninistrativa/dependencia que dio inicic y jo produjo la docurnentaci6n Oficina de procedencia: refierea la dependencia dondese archivdel docurnento concluidosutrlrnite (porejemplo: Mesade Entradas, Salidasy Archivo). Serie documental: Trarnite adrninistrativo de g~stionj~nvestigaci6n/extensi6n/acadCmico que geneh la docurnentaci6n, por ejernplo "Caja chica", "Legajos de Personal", "Viiticos", "Subsidies", "Becas", "Plane: de estudio", "concurso docente", "surnario", "contratacion directa", "Proyectos de extensi6ncon subsidio", entre otros). Este nornbre puede relacionarse con el tip0 documental o con la funcion, proceso o actividad que dio origen a la serie. Tipodocurnental:setrata dela" locumento:si se trata de expedientes, planillas, ode unlibro, onotas, resoluciones, inforrnes, providencias o papeles simples, entre otros). Fecha: a60 de finalizacion del t r b~ere. Original/copia: consignar si se trara oe aocurnentacidn original o si se trata de copias

Nurnero de NO de Sec, icina de Sene Tip0 asiento unidad o ocedencia documental documc

c6digo I 1 -

OrlglnallCopia

-- -

ON Pnl!3!loS alua sald

el s uaBa~6~ qsu!~!~o sdn3 'sapnl13!los sa~ua~ntjls ssl e sopelod~o3u! soluawn3op sol ap uo!c13ru~sap ai dU ~!~U~JSUO~ slap as -..*-*---.-

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