Julio- Octubre 2015 En cumplimiento de lo dispuesto...

EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE SIBATE SCA ESP

Informe Pormenorizado del Estado del Control Interno Sibate 13 de Noviembre de 2015

Julio- Octubre 2015

En cumplimiento de lo dispuesto en el

Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011

Oficina de Control Interno



Informe Pormenorizado del Estado del

CONTROL INTERNO

Julio- Octubre 2015

En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de

2011, Empresas Publicas Municipales de Sibate SCA ESP a

continuación presenta informe detallado de avances en cada uno

de los dos (2) Módulos de Control 0 (Módulo de Planeación y

Gestión 0 Módulo de Evaluación y Seguimiento) y Eje Transversal:

(Información y Comunicación) del Modelo Estándar de Control

Interno “MECI”, conforme al Decreto 943 de mayo 21 de 2014.



MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Durante este periodo de evaluación se mantuvo una eficiente ejecución el plan anual de capacitación e incentivos El plan anual de capacitación, bienestar social e incentivos adoptado para 2015, dentro de los cuales además del desarrollo de capacitaciones orientadas al programa de conocimientos específicos, también se realizaron actividades en pro del bienestar social de la entidad y sus funcionarios.

AGOSTO Celebración de las primeras olimpiadas

autóctonas

Se reúnen todos los funcionarios los miércoles cada quince días para cumplir con la programación de acuerdo a cada categoría de los juegos

SEPTIEMBRE Clausura de las olimpiadas y celebración

del día del amor y la amistad

Se realizara la clausura de los juegos autóctonos, se premiaran los primeros puesto, se ofrecerá un refrigerio , cena y una reunion de integración

OCTUBRE Celebración del Halloween

Integración con los hijos de los funcionarios y refrigerio

Esto ha permitido vincular a todo el personal en actividades paralelas a sus funciones de trabajo, con un momento de esparcimiento y cambio de rutina. Además de eso con fin de profundizar y dejar claridad en procedimientos de desarrollo laboral, se gestionó con la asesoría jurídica de la entidad la propuesta de un nuevo reglamento de trabajo, dicho proyecto de reglamento fue socializado a todas las áreas de la entidad y asi mismo se solicitó la aprobación por junta directiva, una vez



estudiado dentro de la junta directiva este reglamento fue aprobado mediante la decisión de junta No. 004 del 15 de octubre de 2015, fue publicado en las carteleras dando así 15 días calendario para que los funcionarios realizaran observaciones, una vez pasados los 15 días no hubo observación alguna y por lo tanto de la entidad mediante resolución adopta e implementa el nuevo reglamento de trabajo. En otra instancia el desarrollo de las evaluaciones de desempeño no se ha realizado de manera eficiente, ya que solo la subgerencia administrativa y financiera ha desarrollado dicho procedimiento con el personal a su cargo y además como dueño del proceso ha realizado el seguimiento a la gerencia y a la subgerencia técnica operativa, dando así tiempos para consolidar los resultados de dichas evaluaciones, dado que al mes de Agosto se debian tener realizadas dos evaluaciones de desempeño como lo menciona I01-06-02 Instructivo para aplicación de evaluaciones de desempeño, sin embargo la oficina de control interno identifico que la Subgerencia Administrativa y financiera hizo el levantamiento de una acción correctiva con el fin de subsanar las causas que originan la no conformidad del incumplimiento en las evaluaciones de desempeño, con una corrección a aplicar y un plan de acción correspondiente.



MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

El 21 de Octubre mediante acta de comité de control interno NO.

002 , se dio modificación al programa donde el numeral 8 es quien

evidencia cambios.

PROGRAMA DE AUDITORIA Pg05-01

L/C A

Emisor Fecha de Emisión Fecha de Último cambio

L/C Pág 1 de 1

Control Interno 01/07/2008 21/10/2015 A

OBJETIVO ALCANCE CRITERIO

RESPONSABLE FECHA

1

Dar a conocer el avance, fortalecimiento y desarrollo del MECI Y El Sistema de Gestion de Calidad dentro de Empresas Publicas Municipales de Sibate durante el 2014.

Todos los procesos

MECI 1000-NTC GP 1000. Reporte de informacion DAFP

Control Interno

28/02/2015

2

Dar a conocer el avance, fortalecimiento y desarrollo del Control Interno Contable dentro de Empresas Publicas Municipales de Sibate durante el 2014

Administrativa y Financiera. Adquisicion de Bienes y Servicios

Contaduria General de la Republica, CHIP

Control Interno

28/02/2015

3

Dar a conocer el avance , fortalecimiento y desarrollo del Modelo Estandar de Control Interno MECI 1000 de acuerdo al articulo 9 del Estatuto anticorrupcion.

Todos los procesos

MECI 1000, Estatuto Anticorrupcion, informe pormenorizado Control Interno con corte a febrero de 2015

Control Interno

14/03/2015



4

Dar a conocer el numero y software instalado y usado por la entidad

Todos los procesos

Informe Derechos de Autor

Control Interno

15/03/2015

5

Dar a conocer el segumiento correspondiente al plan de mejoramiento aprobado mediante oficio No. C 151058200278 por la contraloria de Cundinamarca para la vigencia 2013.

A los 10 hallazgos dados por la Contraloria de Cundinamarca

Contraloria de Cundinamarca, con cortes a 30 de marzo/30 de Junio/30 de septiembre/30 de Diciembre de 2015

Control Interno

Maximo 8 dias habiles siguientes a la fecha del corte.

6

Realizar seguimiento y consolidar los indicadores de proceso y misionales, para que sean analizados por la alta direccion.

Todos los procesos

Indicadores de procesos y misionales que tiene a cargo los dueños de proceso. Con Corte a 30 de Abril/30 de Agosto/30 de Diciembre de 2015.

Control Interno

Según acta comité de Control interno maximo 20 dias siguientes a la fecha de corte.

7

Realizar seguimiento de acciones correctivas, preventivas, servicios no conformes, derivadas de auditorias o dentro de la ejecucion de los procesos

Todos los procesos

MECI- ISO 9001

Control Interno

15 Mayo de 2015

8

Realizar el seguimiento y verificacióna la conformidad del sistema de gestion de Empresas Publicas Municipales de Sibaté con lo dispuesto en la norma NTC GP 1000 ISO 9001:2008, así como lo establecido por la propia organización, identificar la eficacia del sistema y manejo del riesgo.

Seguimiento, por lo cual se determinan los procesos que mas insidencia en acciones han tenido durante las ultimas auditorias: Servicio Publico Alcantarillado, Aseo, Recursos humanos, Gestion documenta

NTC- ISO 9001:2008, NTC GP 1000:2009, Guia de Riesgo DAFP, MECI 1000 y documentos internos de Empresas Públicas Municipales de Sibaté

Control Interno

Noviembre de 2015



l y PQR.

10

Determinar la conformidad del sistema de gestion con los criterios de auditoria. Evaluar la capacidad del sistema de gestion para asegurar el cumplimiento de los requisitos contractuales, , legales y reglamentarios aplicables aplicables al sistema de gestion y a la norma de requisitos de gestion. Determinar la eficaz implementacion y mantenimiento del sistema de gestion. identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestion.

Seguimiento

ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009

Icontec

Diciembre de 2015

Se realizó envió del segundo y tercer seguimiento al plan de

mejoramiento de la auditoría integral de la controlaría de la

vigencia 2013, cumpliendo así con lo establecido en la resolución

No. 150 de 2006 y 086 de 2010.

La oficina de control Interno realizo inspecciones a los procesos de

comunicaciones, recursos humanos y pqr, identificando

recomendación y oportunidades de mejora en las debilidades

encontradas de cada proceso, eso se evidencio en el R 05-02-01,

que fue socializado y entregado a su vez a la alta dirección para

toma de decisiones.



EJE TRANSVERSAL- INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La actualización de la página Web como objetivo de mejora dentro

del MECI, ha permitido identificar información más completa de los

procesos de la organización y así fortalecer uno de los medios de

comunicación externa para con los usuarios, además de eso la

comunicación interna ha sido clave en la relación con los

funcionarios también permitiendo fortalecer la imagen

institucional y socializando así todas las actividades enmarcadas

dentro del desarrollo del talento humano, es por esto que

mediante la cartelera se han destacado temas de interés y es

importante realizar la labor que para este periodo de evaluación se

viene desarrollando con este medio de comunicación con los

funcionarios, evidenciando así mediante fotografías las

publicaciones de la cartelera y mediante informes mensuales de

dicha divulgación:



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