Julio 2013

Este documento describe las funcionalidades incluidas en la nueva versión de Gestiona, así como las mejoras y

modificaciones que han sido desarrolladas en esta versión. Para ello, el documento se ha organizado agrupando

estas modificaciones y novedades según el “módulo” o ámbito funcional de la aplicación al que afectan. Estos

módulos son:

Usuarios

Registro

Terceros

Auditoría

M

Módulo:

Usuarios

Nuevo campo “Permisos” en el filtro del listado de usuarios

En la nueva versión de Gestiona, se ha añadido un filtro en el listado de usuarios que permite realizar búsquedas de

usuarios en función de los permisos que tengan asignados.

Para ello, se debe pulsar el botón de filtros avanzados, lo que mostrará una lista desplegable denominada

“Permisos” en la que se encuentran todos los permisos que pueden estar asignados a los usuarios. Seleccionando

uno de ellos y pulsando sobre el icono “Filtrar” dentro de “Acciones” se mostrarán todos los usuarios que tengan

dicho permiso asignado.

Exportación del listado de usuarios

Además, a partir de esta nueva versión, desde la pantalla de usuarios, se podrá exportar el listado de todos los

usuarios pertenecientes a la entidad. Para ello, mediante el botón “Exportar”, se lanzará una tarea en segundo plano

denominada “Exportación del listado de usuarios” que permitirá crear un archivo en formato CSV con la información

correspondiente.

Para poder descargar o visualizar este archivo generado por la tarea, se deberá acceder a la ventana de “Tareas”

mediante el acceso en la parte superior derecha de la ventana. En ella, pulsando el enlace situado en el nombre de

la tarea podrá descargarse el fichero, cuyo nombre será “Exportación del listado de usuarios.csv”.

Este archivo contendrá la siguiente información de los usuarios:

NIF/NIE

Nombre

Puesto

E-mail

Teléfono

Permiso

Nueva funcionalidad de “Delegación de Usuarios”

La nueva versión de Gestiona permite a los usuarios delegar funciones a otros usuarios en periodos tales como

vacaciones, baja, permisos, etc. Esta delegación implica el acceso a la misma información y la realización de las

mismas funcionalidades (incluyendo el acceso a las anotaciones, expedientes y firmas), exceptuando el acceso a “Mi

cuenta” que no estará habilitado para evitar que se modifiquen datos confidenciales como la contraseña.

Las características principales de la delegación de usuarios son:

Pueden delegarse funciones en uno o varios usuarios en periodos de tiempo similares o distintos, teniendo

en cuenta además los diferentes cargos de un mismo usuario, es decir, podrán delegarse tareas durante un

mismo periodo de tiempo al mismo usuario, pero con distintos cargos. Por ejemplo, durante el mismo

periodo de vacaciones del alcalde de un ayuntamiento, éste podría delegar sus funciones en un usuario que

posea dos cargos, por ejemplo, teniente de alcalde y concejal, especificando en la delegación el cargo del

usuario en el cual desea delegar.

No existe restricción en cuanto a periodos de tiempo, permitiendo programar una o varias delegaciones en

periodos iguales o distintos.

Como campos obligatorios en la delegación de funciones, además del usuario “destinatario” de la

delegación, es necesario indicar la fecha de inicio del periodo de delegación, el cargo o condición del

usuario “destinatario” en ese caso y el motivo por el cual se delegan las funciones. Sin embargo, el campo

“Fecha fin” es opcional.

¿Cómo se puede acceder a esta nueva funcionalidad?

El usuario que desee delegar funciones podrá hacerlo desde la ventana de “Mi cuenta” a la que se accede a través

de la barra de menú superior derecha:

Dentro de esta ventana se ha incorporado la sección “Delegar funciones” en la parte inferior.

A través del buscador “Delegar funciones a:”, pulsando “Añadir”, se seleccionará el usuario destinatario de la

delegación. Tras ello, se abrirá una ventana (“Editar delegación”) para introducir los detalles de la delegación:

Se deberán informar los siguientes campos:

“En la condición de”: En este campo se seleccionará el cargo del usuario destinatario bajo el cual va a

ejercer las funciones delegadas durante el periodo asignado.

Inicio / Fin: Fechas de principio y final de periodo de delegación.

Motivo: Podrá seleccionarse entre “Vacaciones”, “Baja/Permiso” u “Otros”.

Como se ha indicado anteriormente, se deben rellenar todos los campos excepto la fecha de fin, que es opcional.

Una vez que se hayan guardado los datos, el listado de las delegaciones se actualizará mostrando la delegación o

delegaciones programadas:

Durante el periodo en que esté vigente la delegación, el usuario al que se le han delegado las funciones accederá a

Gestiona con sus credenciales habituales y se le mostrará una pantalla como la siguiente en la que deberá elegir el

usuario/cargo con el que desea entrar en la aplicación:

En primer lugar aparece su usuario habitual con su cargo correspondiente.

A continuación se listan los usuarios que le han delegado sus funciones junto con los cargos en cuya

condición se ha realizado la delegación.

En función del usuario seleccionado se podrá acceder a los datos y funciones correspondientes en cada caso.

Reforma de la ficha de usuario

Con el objeto de mejorar la visualización de los datos incluidos en la ficha de un usuario, se ha eliminado la ventana

emergente (pop-up) sustituyéndola por una ventana completa que permite el aumento de la usabilidad de la

aplicación.

Además, se ha añadido información sobre el origen del último acceso del usuario a la aplicación, incluyendo la

fecha, la hora y la dirección IP. Gracias a estos datos se podría llegar a detectar si alguien ha utilizado una cuenta

ajena para conectarse a la aplicación desde algún equipo externo, lo que da mayor seguridad a la aplicación.

Nueva funcionalidad de bloqueo de cuenta de usuario

La nueva versión de Gestiona incorpora una nueva característica, gracias a la cual, se mejora la seguridad de la

plataforma limitando el número de intentos fallidos de acceso a la aplicación. De esta forma se “dificulta” el acceso

a un posible usuario que quiera entrar en la aplicación con la cuenta de otro.

Consiste en bloquear la cuenta de un usuario tras haber introducido una contraseña incorrecta en 3 ocasiones. Tras

ello, la siguiente vez que el usuario intente acceder, obtendrá el siguiente mensaje:

Para desbloquear la cuenta, el usuario Configurador deberá acceder a la ficha del usuario, disponible en el menú

Configuración, pestaña Usuarios, seleccionando el usuario a desbloquear. En el panel del usuario podrá verse el

botón “Desbloquear usuario”.

Tras pulsar este botón, el usuario que tenía la cuenta bloqueada podrá acceder de nuevo a la aplicación.

Además del desbloqueo de cuenta por parte de un usuario configurador, la aplicación desbloqueará

automáticamente la cuenta del usuario teniendo en cuenta el siguiente proceso:

La primera vez que la cuenta de un usuario se bloquee permanecerá en estado bloqueado durante 5

minutos, desbloqueándose automáticamente tras este periodo. Una vez que haya transcurrido ese tiempo,

si el usuario intenta volver a acceder incorrectamente y bloquea de nuevo su cuenta, ésta permanecerá

bloqueada 10 minutos. Si vuelve a suceder lo mismo tras esos 10 minutos, el bloqueo siguiente será de 15

minutos y así sucesivamente hasta un máximo de 60 minutos.

En el caso de que la cuenta de usuario sea desbloqueada por un usuario Configurador o el usuario acceda

correctamente a la aplicación, el tiempo de bloqueo será reiniciado, de forma que la siguiente vez que se

bloquee la cuenta lo hará siempre durante 10 minutos.

Módulo:

Registro

Nueva funcionalidad de asignación masiva de anotaciones

La nueva versión de Gestiona ofrece la posibilidad al usuario de asignar una o múltiples anotaciones a uno o varios

usuarios de manera simultánea. Para ello se han añadido los siguientes elementos en la ventana de Registro:

En cada una de las filas del “Libro de registro de entradas” se ha añadido un check que permite seleccionar

el registro correspondiente a dicha fila.

Una vez que se han seleccionado los registros deseados del listado “Libro de registro de entradas”, se

deberá pulsar sobre la nueva opción “Asignar Registros Masivamente” del menú “Más Acciones”.

- A continuación se abrirá la ventana para seleccionar los usuarios a los que se desea asignar los registros:

Como puede verse en la imagen anterior, la asignación masiva permite asignar las anotaciones seleccionadas de dos

formas:

1- Añadiendo los usuarios seleccionados a los que dichos registros ya tienen asignados previamente a esta

asignación.

2- Sustituyendo los usuarios que tienen asignados los registros por los nuevos usuarios seleccionados.

Una vez que se hayan asignado los usuarios seleccionados a los registros se generará una tarea en segundo plano

denominada “Asignación masiva de registros”. Se podrá acceder a ella a través del enlace “Ver la tarea Asignación

masiva de registros” que aparece en la parte superior del listado de Registro de entradas:

o mediante el acceso al menú “Tareas” del menú superior derecho de la ventana:

Dentro de la ventana se encontrará la tarea generada. Si se pulsa sobre su nombre se abrirá en una ventana nueva el

resumen del proceso de asignación de registros correspondiente:

NOTA: Inicialmente se ha planteado que, para evitar la llegada de una gran cantidad de alertas a la bandeja de

entrada de los usuarios, la asignación masiva de registros no generará alertas.

Módulo:

Terceros

Nuevo filtro avanzado en el buscador de Terceros

En la nueva versión de Gestiona se ha incorporado un campo nuevo de búsqueda que permite buscar un tercero a

partir del dato “Punto de entrega” de las direcciones asociadas a ese tercero. Por ejemplo, si se desea localizar un

tercero que tiene asociadas las siguientes direcciones:

Punto de entrega: Domicilio personal

o AVENIDA Madrid 2544, 1º Izq., Zaragoza. 50011 Zaragoza (España)

Punto de entrega: Trabajo

o CALLE Ordoño II 10, Zaragoza. 50004 Zaragoza (España)

podrá realizarse la búsqueda por cualquier literal contenido en ambos campos “Punto de entrega”, en este caso

“Domicilio personal” o “Trabajo”.

Cabe destacar que el resultado de la búsqueda del tercero mostrará en todo caso la dirección PREDETERMINADA del

tercero, aunque la búsqueda se haya realizado a partir del campo “Punto de entrega” de otra dirección distinta a la

predeterminada. Por este motivo, si la búsqueda del tercero se hubiese realizado a partir del Punto de entrega

“Trabajo” y NIF/CIF 88888888R, el resultado mostrado en el listado sería el mismo (NIF y dirección predeterminada

del tercero).

Este nuevo campo de búsqueda se encuentra en el filtro avanzado de Terceros al que se puede acceder al añadir un

tercero a una anotación, a un expediente o bien desde el listado de terceros dentro de la pestaña “Terceros”.

Módulo:

Auditoría

Nueva auditoría de documentos dentro de un Expediente

En esta versión de la aplicación se ha modificado la auditoría de un expediente extrayendo en una auditoría

separada la parte correspondiente a los documentos de dicho expediente. Para ello, se ha creado el apartado

“Auditoría” dentro de las “Propiedades” del documento, al cual podrá accederse a través del listado de la pestaña

“Documentos” dentro del expediente:

En la parte inferior de la ventana (“Propiedades del documento”) puede verse la sección “Auditoría del documento”:

Modificación del permiso de auditoría

El permiso de Auditoría que, hasta esta versión, consistía en un único permiso que englobaba tanto a expedientes

como a anotaciones, se ha dividido en dos nuevos permisos que permiten separar el acceso a auditorías de registros

del acceso a auditorías de expedientes. La activación de dichos permisos puede realizarse de la misma forma que se

realiza en la actualidad a través de la configuración de los permisos de un usuario.

Con la puesta en producción de esta nueva versión de Gestiona, todos los usuarios que tuvieran activo el permiso

“Auditoría” en la versión anterior, pasarán a tener asignados ambos permisos “Auditoría de Expedientes” y

“Auditoría de Registro”.