Jsa 09 Ga

Ditoni

JSA # 9 – Etapa de Diseño

15 de abril de 2023SEMANA 9 DE 46

PROYECTO INTEGRACIÓN

Validación del diseño del PUC con experto en materia tributaria.Se inició la definición del modelo funcional de la USC.Se elaboró el tablero de control de Racionalización de Gastos.Concurso Nombre para la Campaña de Ahorro: se recibieron las propuesta.Validación del MEF: Cartera Vencida, Horas Extras, Gasto de Combustible y Gasto de Mantenimiento.Planeación de la Demanda: análisis de la demanda y pronóstico de venta de todas las marcas, en una única herramienta centralizada.Conteo 100% Ditoni, como punto de partida de la información de inventarios en WMS.

ON TIME

LATE

CRONOGRAMA MACRO

SEMANA 9 DE 46

SEMANAS

Indicador Cumplimiento al Tiempo Programado de Reunión

AGENDA

1. Lectura Minuta JSA-Anterior 00:05 00:05

2. Modelo de Gobierno 00:05 00:10

3. USC-Administrativo 00:30 00:40

4. USC-Compras 00:20 01:00

5. USC-Almacenes 00:20 01:20

6. Integración ERP 00:15 01:45

Actividad Tiempo

Acum.

JSA05 JSA06 JSA07 JSA08 JSA09

Tiempo de Duración Estimado 01:30 01:50 01:45 01:45

Tiempo de Duración Real 02:00 02:00 02:00 01:40

Diferencia 00:30 00:10 00:15 00:00

Desviación 33% 8% 12% 0%

SEMANA 8 DE 46

MINUTA

MINUTA JSA ANTERIOR

AGENDA

USCCOMPRAS

RACIONALIZACIÓN DE GASTOS

USCALMACENES

USCADMINISTRATI

VO

MODELO DE GOBIERNO

OBJETIVOImplementar el esquema óptimo de gobierno en la Unidad de Servicios Compartidos en Quito y Guayaquil.Implementar la estructura óptima.Instalar un directorio ágil y competitivo.Implementar el Sistema de Información Gerencial.Establecer el canal de comunicación .

OBJETIVOIncrementar la productividad del área administrativa.

Cuantitativo: GYE $229KUIO $112K

OBJETIVOImplementar el sistema de control presupuestal que permita optimizar la estructura de gastos administrativos.

Cuantitativo: UIO $69KGYE $215K

OBJETIVOReducir la venta perdida y optimizar el valor del inventario

Cuantitativo: Geyoca $350KGendisca $65KDitoni $304KDipor $83K

OBJETIVOMejorar la confiabilidad del inventario.Reducir las mermas.Maximizar la utilización de la capacidad instalada.

SEMANA 9 DE 30

Pasos a SeguirLlevar acabo la segunda sesion de Modelo de Gobierno a Gerentes.

Desarrollar la agenda de seguimientos al personal de Guayaquil.

Comunicar Nombre del proyecto.

Definir la esturctura de Modelo de Gobierno USC.

Preparar la logistica para impartir una sesion con el personal de almacenes en Quito.

Hacer el benchmark del directorio.

Puntos críticos

MODELO DE GOBIERNO Y HG.

SEMANA 9 DE 30

Actividades realizadas durante la semana

Planeación y Desarrollo. Se llevo acabo la segunda sesión de Modelo de Gobierno en Guayaquil.

Se levo acabo la primera sesión de Habilidades Gerenciales en Quito.

Se selecciono Nombre del proyecto.

Se seleccionaron las personas para aplicar los Test a externos para formar parte de directorio de USC.

Se preparo la logística para impartir una sesión con el personal de almacenes en Quito.

Se llevo acabo la reunión con personal de almacenes Quito

RESPONSABLES:MIGUEL MINUTTISILVIA GUAMAN

U CSCOMPRAS

ALMACENES

SISTEMAS

ADMINISTRATIVO

UNICOS EN SERVIR CON

CALIDAD

Jefes QuitoMODELO DE GOBIERNO Y HG.

Supervisores QuitoMODELO DE GOBIERNO Y HG.


SEMANA 9 DE 30

Pasos a SeguirLlevar acabo la segunda sesión de Modelo de Gobierno a Gerentes.

Desarrollar la agenda de seguimientos al personal de Guayaquil.

Comunicar Nombre del proyecto.

Definir la estructura de Modelo de Gobierno USC.

Preparar la logística para impartir una sesión con el personal de almacenes en Quito.

Continuar con el estudio benchmark del directorio.

Puntos críticos

RESPONSABLES:MIGUEL MINUTTISILVIA GUAMAN


Planeación y Desarrollo. Se llevo acabo la segunda sesion de Modelo de Gobierno en Guayaquil.

Se levo acabo la primera sesion de Habilidades Gerenciales en Quito.

Se selecciono Nombre del proyecto.

Se selecionaron las personas para aplicar los Test a externos para formar parte de directorio de USC.

Se preparo la logistica para impartir una sesion con el personal de almacenes en Quito.

Se llevo acabo la reunion con personal de almacenes Quito

ALIDAD CERVIR CONS UNICOS EN

U CSCOMPRAS

ALMACENES

SISTEMAS

ADMINISTRATIVO

AGENDA

USCCOMPRAS


USCALMACENES

USCADMINISTRATI

VO








SEMANA 9 DE 30

INTEGRACIÓNERP

OBJETIVOGarantizar la correcta integración entre procesos optimizados y las herramientas tecnológicas (ERP-WMS), sistema central de la USC.

MAPA ESTRATEGICO

USC ADMINISTRATIVO

USC ADMINISTRATIVO

SEMANA 9 DE 46


Modelos Conceptuales.Se desarrolló el Modelo Macro de operación de USC.Se modificaron herramientas de registro: “Formato de Ausentismo”.Se realizó análisis de manejo de Caja Chica

Capacity Plan.Se continuó con la depuración de listas de actividades y costeo por servicio, se tiene un avance del 88%.

Diseño.Se validaron los PASER desarrollados.

Plan de ChoqueSe continuó con los planes de choque de: Sistemas, Cartera y Horas Extras.

IndicadoresSe continuó con el desarrollo de indicadores semanales de gestión.Se continuó con la validación de los MEF de Horas Extras, Cartera Vencida, Combustible y Mantenimiento.Plan Único de CuentasSe validó con Experto Tributario el Plan Único de Cuentas.

RESPONSABLES:DAIYSI CÁRDENAS, MARCELA REYES, NATHALY BRAVO, JORGE QUEZADA, JOSE SALINAS

OBJETIVOS:• Productividad Guayaquil USD 229,000• Productividad Quito USD 112,000

Pasos a SeguirContinuar con el desarrollo de los Tableros de Control.

Proseguir con el seguimiento semanal de los indicadores.

Definir / Validar Objetivos de Indicadores.

Solicitar a Sistemas la Automatización de los reportes de indicadores.

Implementar COPAC de USC.

Puntos críticosNo se ha concluido la evaluación de escenarios legales de constitución de la USC.

No todas las áreas se encuentran llevando los controles de Horas Extras por semana.

MODELO MACRO DE OPERACIÓN USC

USC ADMINISTRATIVO

Quito Guayaquil

Directorio

Gerencia USC

Supervisores

Ejecutores

Reporte

Supervisores

Ejecutores

Usuarios Usuarios

Principales Actividades• Norma y Estandariza.• Administra Recursos• Se asegura del cumplimiento de los

Objetivos• Vela por el cumplimiento al Tarifario

Principales Actividades• Define las directrices a

nivel MACRO.• Autoriza / Modifica

Tarifario.

Principales Actividades• Traduce los planes a programas

de trabajo.• Difunde los objetivos y

actividades.• Monitorea indicadores de

desempeño.Principales Actividades• Ejecuta los servicios con base al

procedimiento.• Reporta al Supervisión

imprevistos en la operación o desviaciones al programa.

Principales Actividades• Solicita y Recibe el servicio.• Evalúa el servicio

Principales Actividades

• Evaluaciones de Nivel de Servicio

Principales Actividades• Reporte de Cumplimiento

a Procedimientos.• Reporte de Cumplimiento

a Políticas

Principales Actividades• Reporte de Cumplimiento a

programa y presupuesto.


programa y presupuesto.


objetivos y al Tarifario.

http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Flag_of_Quito.PNG

http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Flag_of_Quito.PNG

http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Flag_of_Guayaquil.svg

http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Flag_of_Guayaquil.svg

PASER`S

USC ADMINISTRATIVO

Diseño de PASER`S

ACTIVIDADES REALIZADASSe validaron los PASER`s en Quito y Guayaquil con los usuarios de los sistemas de trabajo en las áreas de:

RRHHSistemasContabilidadCrédito y CobranzaAdministración

ACTIVIDADES POR REALIZARContinuar con el desarrollo de los subsistemas.

TABLERO DE CONTROL-USC: SEM-08 (MEDICIÓN SEMANAL)

USC ADMINISTRATIVO

Validación del Tablero en QUITO

TABLERO DE CONTROL-USC: SEM-08 (MEDICIÓN SEMANAL)

USC ADMINISTRATIVO

Nuevo!

Nuevo!

USC COMPRAS

INDICADOR: TIEMPO DE SERVICIO: CONECTIVIDADMejor Si

Baja

USC COMPRAS

INDICADOR: TIEMPO DE SERVICIO: SISTEMASMejor Si

Baja

Analizar por empresa en donde se generaron los ingresos incorrectos

USC ADMINISTRATIVO

INDICADOR: CARTERA VENCIDA VARIOS GAMejor Si

Baja

Se está reconstruyendo la fotografía de Enero a fin

de establecer el PB.

USC ADMINISTRATIVO

INDICADOR: CARTERA VENCIDA CADENAS Y AUTOSERVICIOS GA

Mejor Si Baja

Se está reconstruyendo la fotografía de Enero a fin

de establecer el PB.

Analizar causa raiz

SITUACIÓN ACTUALEl proceso de SOPORTE A USUARIOS del área de Sistemas se esta llevando por medio de un formato de control. No existe un control de este formato que garantice una correcta gestión del proceso. Se dan errores en el llenado y cerrado de los.

AUDITORIA PROCESO DE SOPORTE TECNICO

USC ADMINISTRATIVO

Formato de Control

Planificación de Auditoria

ACTIVIDADES REALIZADASSe elaboro un formato de control de conformidades en el llenado de la Solicitud de Soporte Técnico.Se elaboro un procedimiento de auditoria en el que se mida el cumplimiento del proceso y el nivel de implementación del formato.

ESTRATEGIAS

Realizar mediciones semanales del proceso de Soporte Técnico por medio del formato desarrollado. Mandar a imprimir las solicitudes con una secuencia numerada y con copia para el usuario. Realizar medición del proceso, controlando el total de registros llevados contra los del usuario.

USC ADMINISTRATIVO

FORMATO DE CONTROL

Se medirá la gestión diaria del proceso.

Se la comparará con la semana anterior.

Se llevará un control semanal de los niveles de implementación.

Formato de Control

Planificación de Auditoría

AUDITORIA PROCESO DE SOPORTE TECNICO

Control de Gestión 17-mar-09 18-mar-09 19-mar-09 20-mar-09 21-mar-09 Medición Anterior Medición Actual Mejoró?Número de Solicitudes Realizadas 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Número de Solicitudes Ejecutadas 75% 83% 100% 75% 100% 100% 87% NODatos del Solicitante Nombre/Cargo/Compañía 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Ciudad 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Fecha 100% 83% 100% 100% 100% 100% 100% Hora 100% 75% 100% 100% 100% 98% 95% NOPrioridad 20% 25% 80% 20% 80% 75% 80% SIProblemática 45% 75% 90% 45% 90% 50% 69% SIRequerimientos Se identifica requerimiento (s) 100% 92% 100% 100% 100% 90% 98% SIDescripción de Solucion Descripción Requerimiento 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Causas 60% 83% 90% 60% 90% 65% 77% SIDescripción de Solucion 75% 75% 100% 75% 100% 90% 85% NOTiempo estimado (hora ejecucion) 25% 92% 80% 25% 80% 40% 60% SICalificación Nivel de Servicio Niveles de Servicio 60% 8% 70% 60% 70% 60% 54% NOCalificación del Servicio 85% 92% 80% 85% 80% 90% 84% NOComprobación de Servicio Recibido Fecha Cerrada 90% 92% 100% 90% 100% 88% 94% SIHora Cerrada 75% 83% 90% 75% 90% 79% 83% SIFirma Técnico 50% 75% 90% 50% 90% 83% 71% NOFirme Cliente 75% 75% 80% 75% 80% 74% 77% SIFirma Jefe Sistemas 15% 50% 70% 15% 70% 43% 44% SI

% de Implementación 73% 78% 91% 73% 91% 81% 83%

EJEMPLO

USC ADMINISTRATIVO

SEMANA 9 DE 46

Pasos a SeguirContinuar con el desarrollo de los Tableros de Control.

Proseguir con el seguimiento semanal de los indicadores.

Definir / Validar Objetivos de Indicadores.

Solicitar a Sistemas la Automatización de los reportes de indicadores.

Implementar COPAC de USC.

RESPONSABLES:DAIYSI CÁRDENAS, MARCELA REYES, NATHALY BRAVO, JORGE QUEZADA, JOSE SALINAS



Modelos Conceptuales.Se modificaron herramientas de registro: “Formato de Ausentismo”.Se realizó análisis de manejo de Caja Chica

Capacity Plan.Se continuó con la depuración de listas de actividades y costeo por servicio.

Diseño.Se validaron los PASER desarrollados.

Plan Único de CuentasSe validó con Experto Tributario el Plan Único de Cuentas.

Plan de ChoqueSe continuó con los planes de choque de: Sistemas, Cartera y Horas Extras.

IndicadoresSe continuó con el desarrollo de indicadores semanales de gestión.Se validaron los MEF de Horas Extras, Cartera Vencida, Combustible y Mantenimiento.

Puntos críticosNo se ha concluido la evaluación de escenarios legales de constitución de la USC.

No todas las áreas se encuentran llevando los controles de Horas Extras por semana.

AGENDA

USCCOMPRAS


USCALMACENES

USCADMINISTRATI

VO

MODELO DE GOBIERNO

OBJETIVOImplementar el esquema óptimo de gobierno en la Unidad de Servicios Compartidos en Quito y Guayaquil.Implementar la estructura óptima.Instalar un directorio ágil y competitivo.Implementar el Sistema de Información Gerencial.Establecer el canal de comunicación .








SEMANA 9 DE 30

Pasos a SeguirDar continuidad a las iniciativas resultantes del análisis de las cuentas.

Evaluar iniciativas presentadas y coordinar la implementación de mejoras.

Actividades realizadas durante la semanaCOPACSe continuó con el seguimiento a las iniciativas de ahorro:

AlimentaciónMantenimientoCombustibleGastos de ViajeGastos por DevolucionesCombustible

Se inició la construcción del tablero de control de Racionalización de Gastos.

CAMPAÑA DE AHORROSe inició el desarrollo de aplicaciones de comunicación:

ScreensaversAvisos informativos en sitios Públicos

GASTOSRESPONSABLES:DAIYSI CÁRDENAS, TERESA REYES, JOSE SALINAS

OBJETIVOS:• Reducción del Gasto Geyoca USD 215,969• Reducción del Gasto Gendisca USD 69,000

Puntos críticosNINGUNO

SEMANA 9 DE 46

MAPA ESTRATEGICO

GASTOS



Actividades realizadas durante la semanaCOPACSe continuó con el seguimiento a las iniciativas de ahorro.Se desarrolló el tablero del COPAC.Se validaron los MEF de:

Gasto de CombustibleGasto de Mantenimiento

CAMPAÑA DE AHORROSe evaluaron las iniciativas de Logo y SLOGANn y se seleccionaron aquellas que cumplían con las condiciones establecidas:

Que contuvieran Logo, Nombre y SLOGANn.Que no tuvieran el nombre de “Grupo Alarcón”.

PROCESO DE RACINALIZACIÓN DEL GASTOSe desarrollaron los PASER de Presupuesto y COPAC.




SEMANA 9 DE 46

TABLERO DE CONTROL-COPAC: SEM-09 (MEDICIÓN SEMANAL)

GASTOS

Nuevo!

Nuevo!

El resto de las cuentas están pendientes por

ingresar su información en el formato homologado.

Nuevo!

INDICADOR: GASTO DE MANTENIMIENTO - QUITO

GASTOS

Mejor Si Baja

En proceso de construcción/validación

del periodo base.

INDICADOR: GASTO DE MANTENIMIENTO - GYE

GASTOS

Mejor Si Baja

INDICADOR: GASTO DE ALIMENTACIÓN

GASTOS

Mejor Si Baja

El análisis causa se desarrollará en la sesión del COPAC del Miércoles.

AREA: Facturación y Caja DitoniNOMBRE: Ahorremos

CAMPAÑA DE AHORRO

SELECCIÓN DE NOMBRE Y

SLOGAN

GASTOS

AREA: DIPOR Manta.NOMBRE: Sin Nombre – (Propuesta para utilizarla como tips informativo)

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

AREA: Ventas Ditoni.NOMBRE: Sin Nombre – (Propuesta para utilizarla como tips informativo)

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

AREA: Guayaquil - RRHHNOMBRE: Ahorra

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

GASTOS

AREA: GuayaquilNOMBRE: Ahorrando por Nuestro Futuro

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

AREA: Guayaquil - USCNOMBRE: Ahorremos

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

AREA: Dipor CuencaNOMBRE: Ahorremos

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

AREA: Dipor ContabilidadNOMBRE: Si Ahorramos Juntos, Ganamos Todos…. !

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

AREA: GendiscaNOMBRE: Ahorro Continuo

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

AREA: Resepcion - GuayaquilNOMBRE: Ahorrando para el futuro

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

AREA: Contabilidad DiporNOMBRE: Somos una Familia

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

AREA: Sistemas – Ditoni - DiporNOMBRE: Recicla

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

AREA: Ventas DitoniNOMBRE: Compartiendo Servicios y Responsabilidades

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

AREA: GuayaquilNOMBRE: Ahorra o nunca….

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

AREA: Equipo USCNOMBRE: Varios

CAMPAÑA DE AHORRO


SLOGAN

GASTOS

SITUACIÓN ACTUALActualmente no se cuenta con un modelo de control unificado que permita el seguimiento a un catálogo de cuentas de gasto del Grupo.El Control tiende a ser reactivo normalmente dirigido por incidentes o gastos elevados detectados, siendo una actividad post-mortem.

ACTIVIDADES REALIZADAS

Se desarrollaron los 3 PASER principales para asegurar el control del Gasto en el Grupo los cuales son:

COPACMesa de ControlPresupuesto

ACTIVIDADES POR REALIZAR

Validar los PASER`s.Solicitar / Desarrollar en conjunto con las áreas los presupuestos de Gasto Mensual requeridos para la implementación de la mesa de control.

MODELO DE CONTROL DEL PRESUPUESTO

IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS

DESARROLLO DE PASER

DESARROLLO DE SUBSISTEMAS

IMPLEMENTACIÓN DE INDICADORES

GASTOS

PLANEACIÓN ASIGNACION SEGUIMIENTO Y EJECUCIÓN EVALUACIÓN RETROALIMENTACIÓN

DISEÑO DE PROCESOS: COPAC

Preparar ABC de Gasto

Seguimiento a Planes de Acción

Definir Integrantes del COPAC

Presentación de

Análisis de Cuentas

Identificar obstáculos a

las soluciones propuestas

Asignación de

Cuentas a Miembros

Evaluación de Eficacia

de los Planes de

Acción

Presentación de

Gestión del COPAC en

la JSA

GASTOS

Definir día, lugar y hora del COPAC

Definir el líder y el

secretario del COPAC EN PROCESO

DE VALIDACION


DISEÑO DE PROCESOS: MESA DE CONTROL

Elaborar ABC de

cuentas de Gasto

Evaluar Gastos

sujetos a validación de

la Mesa

Selección de las

cuentas a incluir bajo

revisión

Validar pagos vs gastos

aprobados por la mesa

Comunicar a Gerentes

Procedimiento de control de cuentas

Incluir pagos no

aprobados por la mesa

de ctrl.

Informe del Estatus del presupuest

o

GASTOS

EN PROCESO

DE VALIDACION


DISEÑO DE PROCESOS: PRESUPUESTO

Elaboración del

Cronograma del

Presupuesto

Elaboración del

presupuesto por área.

Elaborar/ Revisar

catálogo de cuentas de

gasto.

Recopilación de

avance según

cronograma

Reunión para

comunicar premisas e indicadores

Consolidación y Revisión

del Presupuesto

Aprobación y

Divulgación

GASTOS

Definición de las Premisas

del Presupuesto

EN PROCESO

DE VALIDACION



Actividades realizadas durante la semanaCOPACSe continuó con el seguimiento a las iniciativas de ahorro.Se desarrolló el tablero del COPAC.Se validaron los MEF de:

Gasto de CombustibleGasto de Mantenimiento

CAMPAÑA DE AHORROSe evaluaron las iniciativas de Logo y SLOGANn y se seleccionaron aquellas que cumplían con las condiciones establecidas:

Que contuvieran Logo, Nombre y SLOGANn.Que no tuvieran el nombre de “Grupo Alarcón”.

PROCESO DE RACINALIZACIÓN DEL GASTOSe desarrollaron los PASER de Presupuesto y COPAC.




SEMANA 9 DE 46

AGENDA

USCCOMPRAS


USCALMACENES

USCADMINISTRATI

VO








SEMANA 9 DE 30

INTEGRACIÓNERP


USC COMPRASRESPONSABLES:JUAN PABLO RIBADENEIRA ANDRES BRUQUEMARIO MUÑOZ

OBJETIVOS:• Venta Perdida USD 802,000


Desarrollo Se continuo con el levantamiento de los indicadores claves del área.Se ingreso el maestro de Gendisca en la herramienta y se iniciaron las pruebas piloto

Plan de choqueSe hizo seguimiento a las estrategias para la disminución de obsoletos. Se iniciaron pruebas para el cronogramas de recepción de Gendisca

DiseñoSe continuó avanzando el diseño de los procesos del área.

Indicadores• OTIF (Proveedor)• Venta Perdida (Gendisca y Geyoca)• Composición de inventarios (Geyoca y Gendisca)• Asertividad a la venta (Alicorp Quito, Guayaquil y Geyoca)

Pasos a SeguirDar seguimiento a las estrategias para la disminución de obsoletos.

Continuar el desarrollo de los indicadores.

Validar del Método de Evaluación Financiera – MEF (Venta Perdida – Obsoletos).

Iniciar el diseño del proceso de análisis de la demanda.

Implementar cronogramas de recepción de productos.

Continuar cargando los productos de Geyoca en la herramienta


SEMANA 9 DE 46

USC COMPRAS

MAPA ESTRATEGICO

USC COMPRAS

TABLERO DE CONTROL DE INDICADORES

USC COMPRAS

INDICADOR: OTIF ALICORP UIO

OBJETIVO: Medir el nivel de Servicio del Proveedor para aumentar los argumentos de negociación y alinear el modelo de reposición.

USC COMPRAS

INDICADOR: OTIF PESA UIO


USC COMPRAS

INDICADOR: OTIF TONI GYE


USC COMPRAS

INDICADOR: BAJA ROTACION GEYOCA

SE CUMPLIO CON EL

OBJETIVO

USC COMPRAS

INDICADOR: BAJA ROTACION GENDISCA

USC COMPRAS

INDICADOR: OBSOLETOS DIPOR

USC COMPRAS

INDICADOR: ACERTIVIDAD DE PRESUPUESTO GA

USC COMPRAS

INDICADOR: ACERTIVIDAD DE PRESUPUESTO TONI GYE

USC COMPRAS

INDICADOR: ACERTIVIDAD DE PRESUPUESTO ALICORP GYE

USC COMPRAS

INDICADOR: ACERTIVIDAD DE PRESUPUESTO ALICORP UIO

INDICADOR: COMPOSICION DE INVENTARIO GYE

USC COMPRAS

INDICADOR: COMPOSICION DE INVENTARIO GENDISCA

USC COMPRAS

INDICADOR: COMPOSICION DE INVENTARIO GEYOCA

USC COMPRAS

SOBRE STOCK GEYOCA: PRODUCTOS REFRIGERADOS

USC COMPRAS

SOBRE STOCK EN EL 51% DE LOS PRODUCTOS DE FRIO.LA TOTALIDAD DE ESTOS

PRODUCTOS EL DIA LUNES OCUPABAN ALREDEDOR DE

417 ESPACIOS PALLET DE UN TOTAL DE 450 DISPONIBLES.

PARTE DEL PROBLEMA PRESENTADO EN LA BODEGA FUE LA ACUMULACION DE LA ENTREGA DE PEDIDOS DE TONI EN LOS ULTIMOS DIAS DE LA SEMANA EN

PRESENTACIONES DE ALTA ROTACION Y OCUPACION DE ESPACIO.

EL 70% DE LOS ITEMS EN LA SEMANA 10 TUVIERON UN

CUMPLIMIENTO POR DEBAJO DEL PRESUPUESTO

ESTIMADO Y UN 60% EN LA SEMANA 11.

SEGÚN PRESUPUESTO NECESITAMOS UN PROMEDIO DE ALREDEDOR 258 ESPACIOS

PALLET POR DIA OCUPANDO EN UN 57% LA CAPACIDAD

INSTALADA (450 ESPACIOS PALLET).

PARA DICIEMBRE REQUERIREMOS UN

PROMEDIO DE ALREDEDOR DE 398 ESPACIOS PALLET POR DIA

OCUPANDO EN UN 88% LA CAPACIDAD INSTALADA (450

ESPACIOS PALLET).

PASER

PLANIFICACIÓN Y COMPRAS

20%

20%

10%

20%

20%

PASER

PLANIFICACIÓN Y COMPRAS

OBJETIVO:• Ejecutar el presupuesto de compras de acuerdo a los

términos de negociación y cotización.• Vigilar que los niveles de reposición sean los

necesario

ELEMENTOS:• Presupuesto de compras.• Términos de negociación con proveedores.• Cotización• Política de Inventario• Herramienta de Reposición.

ACTIVIDADES REALIZADAS:• Esta cargada la información de Gendisca en la

herramienta de planeación, esta semana empiezan las pruebas.

• Se acordó con el Grupo Más incluir toda la información que se requiere de cada sku en el nuevo Sistema mediante tablas de información.

• Se iniciaron las pruebas con el formato de cronograma de recepción para alamcenes

OBJETIVO:• Ejecutar el presupuesto de compras de acuerdo a los

términos de negociación y cotización.• Vigilar que los niveles de reposición sean los

necesario

ELEMENTOS:• Presupuesto de compras.• Términos de negociación con proveedores.• Cotización• Política de Inventario• Herramienta de Reposición.

ACTIVIDADES REALIZADAS:• Esta cargada la información de Gendisca en la

herramienta de planeación, esta semana empiezan las pruebas.

• Se acordó con el Grupo Más incluir toda la información que se requiere de cada sku en el nuevo Sistema mediante tablas de información.

• Se iniciaron las pruebas con el formato de cronograma de recepción para alamcenes

USC COMPRASRESPONSABLES:JUAN PABLO RIBADENEIRA ANDRES BRUQUEMARIO MUÑOZ

OBJETIVOS:• Venta Perdida USD 802,000


Desarrollo Se elaboró junto con el área de compras el levantamiento de los indicadores que se manejarán en el departamento.

Plan de choqueSe hizo seguimiento a las estrategias para la disminución de obsoletos. En Geyoca, luego de haberse cumplido con el objetivo cuantitativo, se definieron nuevamente los productos obsoletos.

DiseñoSe continuó avanzando el diseño de los procesos del área.

Indicadores• OTIF (Proveedor)• Venta Perdida (Gendisca y Geyoca)• Composición de inventarios (Geyoca y Gendisca)


SEMANA 9 DE 46

Pasos a SeguirDar seguimiento a las estrategias para la disminución de obsoletos.

Continuar el desarrollo de los indicadores.

Validar del Método de Evaluación Financiera – MEF (Venta Perdida – Obsoletos).

Iniciar el diseño del proceso de análisis de la demanda.

Implementar cronogramas de recepción de productos.

Continuar cargando los productos de Geyoca en la herramienta

AGENDA

USCCOMPRAS


USCALMACENES

USCADMINISTRATI

VO








SEMANA 9 DE 30

INTEGRACIÓNERP



Pasos a SeguirSeguir con desarrollo y mejoras a tablero de control.

Monitorear le toma correcta de datos

Diseño de tres subsistemas del PASER

Continuar con la evaluación de los periodos base

ALMACENES

SEMANA 9 DE 46

RESPONSABLES:ANTONELLA PAGALOS, GERMAN BENAVIDES, OMAR MANSSUR, MARIO MUÑOZ, MANUEL COSSIO

OBJETIVOS:Asegurar confiabilidad de inventarios.


Avances indicadoresSe levantaron procesos de medición para todos los indicadores faltantes. Ahora todos los indicadores están siendo medidos correctamente.

Planes de choquePlan de choque devolucionesSe obtuvieron los primeros resultados del programa de las fundas y sellos. Plan de choque recepciónEl tablero de recepción de Gendisca tuvo su primera semana de operación exitosa.Plan de choque facturación KeystoneEl nuevo proceso está diseñado, sólo falta la instalación de la nueva tarjeta de impresora para poder facturar en bodega.

PASERSe inició con el diseño de los subsistemas de recepción, administración y despacho.

glosario

ALMACENES

MAPA ESTRATÉGICO

mapa

PASER DE RECEPCION DE PRODUCTO.

P A S E R

40 %

20 %

80 %

80 %

40 %

30 %

Involucramiento parcial de SisLogInvolucramiento importante de SisLog

PASER DE ADMINISTRACION DE INVENTARIO

P A S E R

0%

0 %

80 %

80 %

0 %

0 %

10 %

0 %0 %

0 %

0 %

50 %

0 %


PASER DE DESPACHO

P A S E R

10%

10 %

10 %

10 %

10 %

0 %

40 %

10 %

10 %

0 %

80 %

80 %


Status 1STATUS DE LOS INDICADORES

INDICADORES

En Medición

En Proceso de Evaluación

Sin Medir

PROCESO NOMBRE INDICADOR

UNIDAD DE MEDIDA ES MEJOR SI OBJETIVO Periodo base Se está midiendo ?

USC Quito USC Guayaquil USC Quito USC Guayaquil

RECEPCION

Flujo pedidosPorcentaje de

pedidos ingresados antes

del cortep 100% 49%

Productividad recepción

Unidades de recepcion (UR)

por hora hombre p

Flujo camiones

Porcentaje de camiones

llegados dentro de la hora de

recepción estipulada

p 100% 85% 91%

Tiempo de espera

camiones

Porcentaje de camiones que

esperan más de 60 minutos

q 0% 66% 6%

Comentarios:Los indicadores nuevos están en amarillo porque se necesitan 4 semanas de mediciones para definir un PB. Una vez tengamos el periodo base podremos definir el objetivo de las productividades.

Status 2 STATUS DE LOS INDICADORES

INDICADORES

En Medición


Sin Medir



USC Quito USC Guayaquil USC Quito USC Quito

ADMINISTRACION DE INVENTARIO

5 SPuntaje de la

bodega sobre 100 puntos p 100% 66% 86%

Exactitud en SKU

Items correctos / items totales p 100% 86%

Diferencia valorizada

Valor de la diferencia de

inventario absoluta en dolares

q $ 0 $ 1030

Exactitud en dolares

Porcentaje de la diferencia de

inventario / valor total del inventario

p 100% 99.89%

Comentarios:En Quito, se tendrá un excelente control de la confiabilidad de los inventarios una vez se termine la implementación del SisLog.


INDICADORES

En Medición


Sin Medir



Quito Guayaquil USC Guayaquil USC Quito

ARMADO

Productividad armado

Lineas por hora por hombre en

armado p

Exactitud armado

Porcentaje de consolidados

errados / consolidados

totalesq 0%

Cumplimiento armado

Porcentaje de pedidos

armados / descargados

sistemap 100%



INDICADORES

En Medición


Sin Medir




DESPACHO

Productividad despacho

Lineas por hora por hombre en despacho

p

Cumplimiento despacho

Porcentaje de pedidos despachados / armados totales

p 100%



INDICADORES

En Medición


Sin Medir



UNIDAD DE MEDIDA

ES MEJOR

SIOBJETIVO Periodo base Se está midiendo ?


GLOBAL MermaDolares perdidos

por mala manipulación /

semanaq $ 0 $ 335

Nuevo!

Nuevo!

Nuevo!

Nuevo!

Nuevo!

TABLERO DE CONTROL

Nuevo!

Nuevo!

PRODUCTIVIDAD RECEPCION: UR/HH

MEDICIONES DE INDICADORES

QUITO

GUAYAQUIL

Mejor SiSube

FLUJO DE CAMIONES: % CUMPL. HORA DE RECEPCIÓN


QUITO

GUAYAQUIL

Mejor SiSube

TIEMPO DE ESPERA DE CAMIONES: % ESPERA MAYOR A 60 MINS


QUITO

GUAYAQUIL

Mejor Si Baja

5 S´s: % CUMPL. DE LAS 5 S´s


QUITO

GUAYAQUIL

Mejor SiSube

Caída en puntaje debido a reorganización

del área de devoluciones y sobrestock, la cual ya

está terminada


Pasos a SeguirSeguir con desarrollo y mejoras a tablero de control.

Monitorear le toma correcta de datos

Diseño de tres subsistemas del PASER

Continuar con la evaluación de los periodos base

ALMACENES

SEMANA 8 DE 46

RESPONSABLES:ANTONELLA PAGALOS, GERMAN BENAVIDES, OMAR MANSSUR, MARIO MUÑOZ, MANUEL COSSIO

OBJETIVOS:Asegurar confiabilidad de inventarios.


Avances indicadoresSe levantaron procesos de medición para todos los indicadores faltantes. Ahora todos los indicadores están siendo medidos correctamente.

Planes de choquePlan de choque devolucionesSe obtuvieron los primeros resultados del programa de las fundas y sellos. Plan de choque recepciónEl tablero de recepción de Gendisca tuvo su primera semana de operación exitosa.Plan de choque facturación KeystoneEl nuevo proceso está diseñado, sólo falta la instalación de la nueva tarjeta de impresora para poder facturar en bodega.

PASERSe inició con el diseño de los subsistemas de recepción.

AGENDA

SEMANA 9 DE 30

INTEGRACIÓNERP


USCCOMPRAS


USCALMACENES

USCADMINISTRATI

VO








SEMANA 9 DE 46


Seguimiento.Se continuó con el seguimiento a los proyectos de TI.

Homologación de Marcas.Se entregó el análisis de Homologación de Marcas a Sistemas para su gestión.

Pasos a SeguirImplementar COPAC ERP incluyendo a los líderes funcionales.

Gestionar la implementación del DEMO en los equipos de los líderes funcionales.

Continuar con el análisis de brechas entre el sistema de información y los sistemas de trabajo.


RESPONSABLES:RICARDO GARCES, EDWIN TRUJILLOPEDRO ALVAREZ, CARLOS GRANIZO,JOSE SALINAS


USC INTEGRACION ERP

MAPA ESTRATEGICO

USC INTEGRACION ERP

SITUACIÓN ACTUALProyectos de TI desarrollándose en el Grupo Alarcón Quito:

Implementación GP FAPART Implementación WMS FAPART – GP FAPART – SISTEMA ACTUAL (SAC). Implementación GP en distribuidoras (DITONI - DIPORT).

ACTIVIDADES REALIZADAS

Venida de Líder de Implementación Quito Ing. Edwin Trujillo a Guayaquil. Seguimiento de proyectos.Inducción de GP contabilidad a Paola Paucar usuario de Contabilidad Quito en Guayaquil.


Definir líder de Implantación Quito. Instalación de GP contabilidad, cuentas por

cobrar y cuentas por pagar en FAPART.Acordar cronograma de implementación de

interfaces SAC-GP-WMS.Análisis de Funcionalidad por módulo con

Lideres Funcionales.

CRONOGRAMA DE INTEGRACION DE PROYETOS

USC INTEGRACION ERP

SEGUIMIENTO Guayaquil

CRONOGRAMAQuito

SEGUIMIENTOQuito

CRONOGRAMA Guayaquil


USC INTEGRACION ERP

1. No se ha realizado el seguimiento del cronograma de implementación de WMS y GP en Quito. No se enviaron cronogramas a usuarios y a personal de sistemas Quito.

2. Falta de comunicación hacia usuarios finales por parte del Proveedor.

ANALISIS CAUSA

1. Definir líder de implementación GA Quito – WMS y GP FAPART.

2. Instalar GP en FAPART.3. Revisar y ajustar Plan de cuentas LEFALSI para

uso de FAPART.4. Replantear el cronograma de implementación

en Quito.



CRONOGRAMAQuito

SEGUIMIENTOQuito



USC INTEGRACION ERP

CRONOGRAMA Quito


SEGUIMIENTOQuito

NUEVOS COMPROMISOS RESPONSABLES FECHA COMP. ESTATUS

OKEn ProcesoPendiente

Por Definir

16-Marzo-09

SEGUIMIENTOGuayaquil

Instalación GP FAPART

Julio Villón

Carlos Terán

Ricardo Garces/Pedro Alvarez

Entrenamiento módulo de Contabilidad en Guayaquil

Verificación de Proyectos Curso Gye-Uio

16-Marzo-09

Por DefinirCarlos TeránCompra del Servidor GP

SITUACIÓN ACTUALProyectos de TI desarrollándose en el Grupo:

Implementación GP LEFALSI Implementación WMS LEFALSI – GP LEFALSI – SISTEMA ACTUAL. Implementación GP en distribuidoras (GEYOCA - GENDISCA).

ACTIVIDADES REALIZADASSe entregaron tablas de maestros y relaciones

referenciales a Grupo Mas por parte de Sistemas GA para proceder con el ciclo de ciclos funcionales.

Se dio la venida del Técnico de ATOS para la finalización de parametrización del ambiente de producción WMS y capacitación a personal administrativo y operativo.

Se Definió entrega de Balances Preliminar LEFALSI.

Se compro Servidor para manejo de WEB services WMS.


Cuadre de Balances LEFALSI.Finalización de pruebas funcionales de

interfaces WMS a GP y de GP a Sistema Actual. (Interfases de entrada y de salida) FINALES.

Análisis de Funcionalidad por módulo con Lideres Funcionales.


USC INTEGRACION ERP

CRONOGRAMA Quito


CRONOGRAMAGuayaquil

SEGUIMIENTOQuito


USC INTEGRACION ERP

1. Funcionalidad actual del sistema no va muy acorde con la forma de trabajo actual y normal del usuario.

2. Pruebas de ciclos funcionales.

ANALISIS CAUSA

1. Balances Finales LEFALSI.2. Pruebas funcionales de Interfaces.


1

2

CRONOGRAMA Quito


CRONOGRAMAGuayaquil

SEGUIMIENTOQuito


USC INTEGRACION ERP

CRONOGRAMA Quito


SEGUIMIENTOGuayaquil

COMPROMISOS ANTERIORES RESPONSABLES FECHA COMP. ESTATUS

12-13 Marzo-09

OKEn ProcesoPendiente

Pruebas de Interfaces (Entrada y Salida)

Juan C. Vélez/ Pedro Álvarez

NVS. COMPROMISOS

SEGUIMIENTOQuito

Balances LEFALSI - ENERO

Entrega de Datos de Maestros y Tablas referenciales

Ricardo Garces/Carlos Granizo/Pedro Álvarez

10-Marzo-09

Julio Villón 18-Marzo-09

SEMANA 9 DE 46


Seguimiento.Se continuó con el seguimiento a los proyectos de TI.

Homologación de Marcas.Se entregó el análisis de Homologación de Marcas a Sistemas para su gestión.

Pasos a SeguirImplementar COPAC ERP incluyendo a los líderes funcionales.

Gestionar la implementación del DEMO en los equipos de los líderes funcionales.

Continuar con el análisis de brechas entre el sistema de información y los sistemas de trabajo.


RESPONSABLES:RICARDO GARCES, EDWIN TRUJILLOPEDRO ALVAREZ, CARLOS GRANIZO,JOSE SALINAS


USC INTEGRACION ERP

Ditoni

JSA # 9 – Etapa de Diseño

15 de abril de 2023SEMANA 9 DE 46

PROYECTO INTEGRACIÓN

Jsa 09 Ga

Economy & Finance

Transcript of Jsa 09 Ga