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JORNADA DE PLANIFICACIÓN, ESTRATEGIA Y COORDINACIÓN EN BELLAS ARTES

Presente y futuro de los Archivos Estatales 26 de marzo de 2019 Auditorio del Ministerio de Cultura y Deporte

PRESENTE Y FUTURO DE LOS ARCHIVOS ESTATALES

1. PLAN DE MEJORA EN LA GESTIÓN

2. ESTRATEGIA DE MISIÓN

3. SEGMENTACIÓN DE ARCHIVOS ESTATALES

4. ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO

5. MECANISMOS DE COORDINACIÓN

6. PLAN DE PROCESOS

7. MAPA DE CONOCIMIENTO

8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Importancia y relevancia de los archivos españoles

Prestigio de los profesionales de los archivos

Presencia y liderazgo internacional

Reconocimiento por parte de investigadores, administraciones y ciudadanos.

Experiencia y buen uso de las TICs

PASADO Y PRESENTE

FUTURO

Nuevos públicos

Nuevos contextos, normas y demandas de servicios

Nuevas exigencias: Transparencia y rendición de cuentas…

Aprendizaje continuo

Información veraz, segura y accesible

Nuevos retos: e-Administración, digitalización, preservación…

Mayor cooperación nacional e internacional

“Al verdadero Juan Gaviota que todos llevamos dentro…” Richard Bach

Estrategia de Misión Mapa estratégico y despliegue. Grupos de interés y priorización.

Segmentación de archivos. Nuevas Cartas de

Servicios. Mecanismos de

coordinación. Cultura compartida.

Información para toma de decisiones. Sistema de indicadores. Herramienta tecnológica

del CMI (En colaboración con SGTIC).

Plan de marketing y comunicación. Capacitación de la organización. Comunicación interna.

Estructura y puestos y perfiles. Mapa de conocimiento y

formación Autoevaluación y Mejora.

Tipos de usuarios. Diseño del proceso. Implantación.

PLAN DE MEJORA EN LA GESTIÓN

DEFINICIÓN DE ESTRATEGIA

ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO

CUADRO DE MANDO

COMUNICACIÓN Y MARKETING

ATENCIÓN A USUARIOS

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

GRUPOS DE TRABAJO

COMITÉ DE EXCELENCIA

PLAN DE COMUNICACIÓN


ESTRATEGIA

CUADRO DE MANDO

INTEGRAL

REVISIÓN ORGANIZATIVA Y

ACTUALIZACIÓN DE PUESTOS DE

TRABAJO

COMPETENCIAS Y MAPA DE

CONOCIMIENTO

GRUPO TIC

Participantes en Grupos de Trabajo de Planificación Estratégica y Mejora de la Organización

PROCESOS

DESCRIPCIÓN

CONOCIMIENTO Y TALENTO

TRANSPARENCIA Y DEMOCRACIA

GARANTÍA Y CERTIFICACIÓN

GENERACIÓN DE VALOR

e-ADMINISTRACIÓN PRESERVACIÓN

DIGITAL DEL FUTURO AL PASADO

REPOSITORIOS DIGITALES

CERTIFICACIÓN

INTEGRACIÓN

CONSERVACIÓN

FONDOS DOCUMENTALES

PRESERVACIÓN

PARES

NUEVOS PÚBLICOS

MOVILIDAD TRANSNACIONAL

DATOS ABIERTOS Y ENLAZADOS

TRANSMISIÓN

NUEVAS HERRAMIENTAS NUEVOS RECURSOS

e-ADMINISTRACIÓN

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

COMUNICACIÓN Y MARKETING

INTERNACIONAL

REPUTACIÓN

NACIONAL

COLABORACIÓN, COOPERACIÓN Y

ALIANZAS

1.PLAN DE MEJORA EN LA GESTIÓN

2.ESTRATEGIA DE MISIÓN

3.SEGMENTACIÓN DE ARCHIVOS ESTATALES

ModeradorNotas de la presentaciónNumero 1

“CONSERVAR, PROTEGER Y DIFUNDIR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL ESPAÑOL, TRANSMITIENDO AL

FUTURO LA MEMORIA COLECTIVA, IMPULSANDO LA GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y CREANDO TECNOLOGÍAS Y

CONTENIDOS CULTURALES DE CALIDAD”

MISIÓN


“LIDERAR LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA,

ADMINISTRATIVA, ELECTRÓNICA Y DIGITAL EN ESPAÑA”

VISIÓN


EXCELENCIA: Generador de conocimiento especializado en los ámbitos científico, cultural y tecnológico y transmisor al futuro de la memoria colectiva de España.

TRANSPARENCIA: Impulsor de la apertura a la Administración pública y a la sociedad, proporcionando datos abiertos y pertinentes, y garantizando el ejercicio de derechos y libertades ciudadanas, y el acceso a los archivos y registros públicos.

INNOVACIÓN: Facilitador de accesibilidad a documentos con métodos y tecnologías innovadoras dirigidas a la comunidad global.

COMPROMISO: Actitud personal comprometida con la misión y los valores de la SGAE, pudiendo asumir sus objetivos como propios, contribuyendo a su mejora permanente.

TRABAJO EN EQUIPO: Capacidad de trabajar y cooperar con los demás, dentro y fuera del propio departamento, compartiendo información, coordinando actividades y dirigiendo esfuerzos de grupo para alcanzar los objetivos marcados.

VALORES


Mejorar posicionamiento ante la Administración y la sociedad,

siendo transparente y generando confianza

Transmitir patrimonio documental español, siendo referente en colaboración y cooperación

internacional

Liderar la gestión y preservación de documentos electrónicos de la Administración Pública

Conservar y proteger patrimonio documental español, asegurando perdurabilidad

CONSERVACIÓN TRANSMISIÓN

REPUTACIÓN TRANSFORMACIÓN DIGITAL

METAS ESTRATÉGICAS


EJE 1 CONSERVACIÓN, PROTECCIÓN Y

TRANSMISIÓN DEL PATRIMONIO DUCUMENTAL

L1 Incremento de fondos

documentales

Mejora de valoración y transferencia de fondos

documentales

Asesoramiento y coordinación de entes públicos y privados

para mejorar protección documental

Aseguramiento de suministro

de información veraz y transparente y de

conocimiento especializado.

L2

L3

L4

EJE 2 TRANSFORMACIÓN

DIGITAL

L5 Alfabetización digital de

técnicas archivísticas

Implantación de la política de gestión de documentos

electrónicos

Impulso de recursos e infraestructuras

tecnológicas para la administración electronica

Optimización de PARES

L6

L7

L8

EJE 3 COOPERACIÓN,

COLABORACIÓN Y ALIANZAS

L9 Definición del modelo de

alianzas

Colaboración público-privada (mecenazgo)

Colaboración con instituciones docentes, culturales y sociales

Colaboración con otras Administraciones Públicas

Colaboración y cooperación internacional

L10

L11

L12

L13

EJE 4 DESARROLLO DEL

MODELO DE GESTIÓN

L14 Mejora y desarrollo del

modelo de gestión

Potenciación de coordinación organizativa

Gestión del equipo y reconocimiento

Formación continua de las personas

Diseño e implantación de Cuadro de Mando

L15

L16

L17

L18

EJE 5 MEJORA DE LA

REPUTACIÓN SOCIAL

L19 Desarrollo de un plan de

marketing estratégico institucional

Participación en el Sistema educativo

Revisión de Carta de servicios

L20

L21

EJES ESTRATÉGICOS

Titulares de Fondos y Colecciones

Sindicatos

Editoriales y Medios

Socios y Colaboradores

Medios de Comunicación

Visitantes y Público General

Sociedad

Proveedores de Servicios y Suministros

Instituciones Docentes,

Culturales y Sociales

Administraciones Públicas

Empleados

Administrados

Investigadores

Ministerio de Cultura y Deporte

PRIORIZACIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS


Elementos clave: • Coordinación y comunicación entre todos los segmentos • AHN como nexo entre dos segmentos

SEGMENTACIÓN DE ARCHIVOS ESTATALES

Segmento Histórico

AHN

AHNob

CDMH

ACA AGS

AGI

ARCHV

ARCHIVOS HISTÓRICOS

SEGMENTO DE TRANSFORMACIÓN

DIGITAL

AHN AGA

ACC

SEGMENTO DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL

SEGMENTO DE SOPORTE

SERVICIOS CENTRALES CIDA SRD

SEGMENTO SOPORTE

4.ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO

5.MECANISMOS DE COORDINACIÓN


• Cartas de servicio actualizadas con el Plan estratégico • Correlación y priorización entre los segmentos,

servicios y objetivos:

Servicios

Objetivos

Segmentos


• Orientar la cartera de servicios por segmentos:

¿QUÉ SERVICIOS CREAR?

¿QUÉ SERVICIOS POTENCIAR?

¿QUÉ SERVICIOS MANTENER?

¿QUÉ SERVICIOS REDUCIR?

¿QUÉ SERVICIOS ELIMINAR?


Implantar un plan de calidad homogéneo para los centros del segmento

Coordinar la publicación de contenidos digitales en red (PARES, web, RRSS…) para los centros del segmento

Implementar una metodología de valoración económica de documentos

Diseñar un plan de difusion (publicaciones, eventos, visitas…) para los centros del segmento

Crear un Plan de Preservación digital

Diseñar un Plan de Normas

Desarrollar un modelo formativo especializado en archivística

Coordinar la implantación del plan de calidad global

Diseñar un Plan de Publicación de contenidos en red (PARES, web, RRSS)

Desarrollar un plan de gestión para la reproducción de documentos y la emisión de copias auténticas.

Identificar prioridades en la salida y control de fondos en los centros del segmento.

Coordinar la elaboración de normas relativas a transformación digital

Hacer una propuesta de actuaciones prioritarias sobre valoración archivística en los centros del segmento

Implantar un plan de calidad homogéneo a los centros del segmento

Identificar prioridades en la recogida de documentos y el control de fondos

Implantar un Plan de Calidad homogéneo al segmento histórico

Coordinar la publicación de contenidos digitales en red (PARES, web, RRSS…) junto con el segmento Histórico

Implementar una metodología de valoración económica de documentos junto con el segmento Histórico

Diseñar un plan de difusión (publicaciones, eventos, visitas…) junto con el segmento Histórico

HISTÓRICOS SOPORTE TRANSFORMACIÓN (SIN AHN) MIXTO (AHN)

COMITÉS Consejo de Dirección de los Archivos Estatales Comité de Dirección de la SGAAEE Comité de Excelencia Consejo de Dirección de Archivo

Comités técnicos: Comité de Conservación y Digitalización. Comité de Descripción y Normalización. Comité de Referencias y Difusión. Comité de Administradores. Comité de Tecnologías de Información y

Comunicación.

MECANISMOS DE COORDINACIÓN

6. PLAN DE PROCESOS


Primeros pasos en 2010 (antecedente al plan global de 2015).

Implantación por unidades y, a partir de 2015, en toda la organización.

Búsqueda de la simplificación administrativa y la adecuada rendición de cuentas.

Las fases iniciales del proyecto cristalizaron en Manuales de Calidad.

IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

Análisis de necesidades, elementos y puntos de mejora.

Elaboración de propuestas de cambio del proceso para simplificar y lograr mayor eficacia.

No sólo mejoras paulatinas, sino también diseño o reingeniería de procesos.

Toma de decisiones dirigida y orientada de acuerdo con la estrategia de la Subdirección General de Archivos Estatales.

MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS

• Grupos de trabajo internos: • Personas formadas en gestión por procesos. • Naturaleza funcional (grupos no basados en jerarquías).

Identificación de elementos del proceso

• Actividades • Recursos • Instrucciones • Resultados • Agentes

Identificación de posibles mejoras

• Actuaciones innecesarias

• Reducción de flujos

• Mejor control y seguimiento

Propuestas de cambio del proceso

• Mejoras paulatinas • Reingeniería • Introducción de

indicadores (CMI)

METODOLOGÍA DE TRABAJO

Mapa de procesos simplificado (de +130 procesos en 2010 a tan sólo 44).

Identificación de procesos clave a los que dar prioridad.

Propuestas de mejora (Control de fondos, Atención a usuarios…).

Cambios ya efectuados (Descripción, Difusión en Internet, Informes…).

Falta la implantación integral y su incorporación a la cultura corporativa de los Archivos Estatales.

PRINCIPALES RESULTADOS

7. MAPA DE CONOCIMIENTO


CONOCIMIENTO

TÁCITO

ESTRUCTURADO

MAPA DE CONOCIMIENTO

EXPLÍCITO

NO ESTRUCTURADO

• Experiencias • Reflexión

• Manuales • Procedimientos • Guías

• Notas • E-mails


SISTEMÁTICA DE GESTIÓN

ÁREAS

SOPORTE DE GESTIÓN

OBJETIVO


Mejorar la coordinación y la homogeneidad en la calidad de los servicios. Extender las capacidades internas y apoyar el desarrollo del talento interno. Ordenar el conocimiento interno. Convertir conocimiento tácito en explícito estructurado.

OBJETIVO del Mapa de Conocimiento en la SG AAEE

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

MAPA DE PROCESOS SG.AA.EE

ÁREAS DE CONOCIMIENTOS CLAVE

ORGANIGRAMAS Y PUESTOS

CARTA DE SERVICIOS


CONOCIMIENTO


INFORMACIÓN

8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL Y SU APLICACIÓN


MISIÓN

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

VISIÓN

VALORES

ESTRATEGIA

Recursos, habilidades y capacidades

Infraestructuras, procesos y sistemas de información

RESULTADOS ESTRATÉGICOS

Por qué existimos

Nuestra cultura

Lo que queremos ser en el futuro

Nuestro Plan de Juego

Traducir la estrategia, medir y planificar acciones

De la ESTRATEGIA

a la ACCIÓN


Beneficios de un Cuadro de Mando Integral Permite enlazar la estrategia con la operativa de una

organización. Aporta una visión holística del desempeño de la organización. Facilita enormemente la comunicación y comprensión de la

estrategia en toda la organización. Facilita la implantación de la estrategia. Aporta enfoque a la organización. Alinea toda la organización con los objetivos corporativos. Supone en sí mismo un referente como herramienta de

medida del desempeño de una organización. Facilita la gestión de todos los grupos de interés, así como

sus interrelaciones.


Carga y proceso de

datos

Análisis de datos

Repositorio de datos

Fuentes de datos

Cuadro Mando Integral


CMI


http://cmiarchivos.labs.mcu.es/

DIRECCIÓN GENERAL DE BELLAS ARTES

Número de diapositiva 1JORNADA DE PLANIFICACIÓN, ESTRATEGIA Y COORDINACIÓN EN BELLAS ARTES Número de diapositiva 3Número de diapositiva 4Número de diapositiva 5Número de diapositiva 6Número de diapositiva 7Número de diapositiva 8Número de diapositiva 9Número de diapositiva 10Número de diapositiva 11Número de diapositiva 12Número de diapositiva 13Número de diapositiva 14Número de diapositiva 15Número de diapositiva 16Número de diapositiva 17Número de diapositiva 18Número de diapositiva 19Número de diapositiva 20Número de diapositiva 21Número de diapositiva 22Número de diapositiva 23Número de diapositiva 24Número de diapositiva 25Número de diapositiva 26Número de diapositiva 27Número de diapositiva 28Número de diapositiva 29Número de diapositiva 30Número de diapositiva 31Número de diapositiva 32Número de diapositiva 33Número de diapositiva 34Número de diapositiva 35Número de diapositiva 36Número de diapositiva 37Número de diapositiva 38Número de diapositiva 39Número de diapositiva 40Número de diapositiva 41Número de diapositiva 42Número de diapositiva 43Número de diapositiva 44Número de diapositiva 45

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