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SERVICIO DE ARCHIVO DE CALIDADNIT: 1.110.176.088-3Régimen Simplificado

ENTREGA DEL PRIMER (1) INFORME DE AVANCE ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Elaborado por:DANIEL GALARZA APONTE

Gerente

Presentado ARAMON VALDERRAMA SABOGAL

Rector

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TECNICA ISMAEL SANTOFIMIO TRUJILLO

IBAGUE - TOLIMA

Oficina Calle 154 sur # 21-22 Arboleda Campestre Conjunto CambuloEmail: [email protected] - [email protected]

Web: https://www.facebook.com/searc1523?fref=ts Teléfono: 313 2610574 – Oficina: 2627717

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INTRODUCCION

Este informe consiste en dar a conocer el avance de la entrega del proyecto elaboración de las Tablas de Retención Documental, de acuerdo el cronograma de actividades, según la norma exigida por el Archivo General de la Nación y otros entes controladores.

MARCO LEGAL

Ley 80 de 1989: Por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nación de Colombia.

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Art. 24. Obligatoriedad de las TRD.Acuerdo 039 de 2002: Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD, en desarrollo del Art. 24 de la Ley General de Archivos.Acuerdo 004 de 2013: Por medio del cual se modifica el procedimiento de la elaboración, evaluación, presentación e implementación de las Tablas de Retención Documental.Circular Externa 003 de 2015: Directrices para la elaboración de las Tablas de Retención Documental. Ley 527 de 1999: Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.Acuerdo 060 del 2001: Por medio del cual el Archivo General de la Nación establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. En este acuerdo se establecen los lineamientos y procedimientos que permiten a las Unidades de Correspondencias, cumplir con los programas de Gestión Documental, para la producción, elaboración, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.






PROCESOS A REALIZAR

Dar cumplimiento al cronograma de actividades que se muestra a continuación:

1: Investigación preliminar sobre la Institución:

Revisión del comité interno de archivo:

Se procedió a revisar la creación del comité interno de archivo como un equipo interdisciplinario conformado por los líderes de cada oficina productoras y receptoras de documentos de archivos, con el objetivo de poder implementar los procedimientos archivísticos de acuerdo a la normativa del Archivo General de la Nación y entes de control – Estipulando las siguientes funciones a presentar al comité:

Aprobar la política de gestión de documentos. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración

documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación final.

Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.

Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de Contencioso Administrativo.

Hacer seguimiento de los cambios estructurales y de procedimientos que conlleve a la actualización de las Tablas de Retención Documental, aplicada a los documentos de archivo.

Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad.

Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.



No.

1

2

3

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2017 I.E.T Ismael Santofimio Trujillo - Ibagué

PROCESO GENERAL: TRD JUNIO JULIO AGOSTO. Investigación Preliminar y/o Compilación de la Información Institucióna) Identificación Legal de la Institución.b) Investigación de la Reseña Histórica.c) Visión – Misión de la Institución. d) Organigrama Actuale) Investigación del Manual de Funciones y Procedimientos




Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos.

Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.

Aprobar el programa de gestión documental de la entidad. Aprobar los formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad

para el desarrollo de sus funciones y procesos. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo

referente a al impacto de éste sobre la gestión documental y de información. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de

Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.

Elaborar y Aprobar el Plan Institucional de Archivo (PINAR) Elaborar y Aprobar el Manual de Correspondencia y Control Documental Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten

la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.

Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.

Consignar sus decisiones en Actas' que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas.

Implementar nuevos procedimientos archivísticos (Instructivos, Manuales, Tics), exigidos por el Archivo General de la Nación y entes reglamentarios.

Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.

La Rectoría podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normativa colombiana en materia de archivos y gestión documental.






Organigrama:

Se visualiza que el organigrama está estructurado según procesos administrativos, se hace necesario realizar los ajustes correspondientes.

RESEÑA HISTÓRICA

Ante la imperiosa necesidad de contar, en su entorno, con un centro de Educación Secundaria para los niños y las niñas que terminaron Básica Primaria en las escuelas de la zona, algunos integrantes de la comunidad (padres de familia, jóvenes, niños y niñas del barrio La Gaviota y sectores aledaños), con dificultades socio-económicas, pero con grandes aspiraciones para sus hijos(as), decidieron buscar los medios para contactarse con la Secretaría de Educación, con el claro y firme propósito de encontrar solución a su problemática educativa.

Esta búsqueda encontró eco en la comunidad afectada, quienes abanderados por PEDRO NEL PARRA y DORA CECILIA RUÍZ DE BERNAL, docentes de la Escuela La Gaviota, participaron de reuniones y encuentros organizados e igualmente respondieron encuestas, cuyo resultado estadístico fue valorado por las autoridades pertinentes, despertando en ellas la sabia decisión de satisfacer la necesidad tan sentida de estos sectores marginados.






En 1982, con gran beneplácito de unos y la clara oposición de otros, se inició la Institución Educativa como satélite del Instituto Técnico Femenino del Jordán, con noventa (90) estudiantes de los grados sexto y séptimo, en dos habitaciones acondicionadas como aulas en predios donados por el señor Londoño al municipio.

No fue fácil, pero parte de la comunidad creyó en la Institución y le confió la educación de sus hijos(as). Paulatinamente aumentó la imperiosa necesidad de ampliación física e independencia jurídica.

Con denodado esfuerzo y lucha tesonera, a veces titánica, la Comunidad Educativa liderada por su Rectora DORA CECILIA RUÍZ DE BERNAL y con el apoyo de políticos y gobierno comprometidos, se logra ampliar y adecuar la planta física y al mismo tiempo, con la valiosa ayuda del diputado GUSTAVO RAMOS, quien presenta Ordenanza en 1987, se inicia la construcción jurídica e independiente de la Institución.

Con gran júbilo, mediante Ordenanza No. 496 del 25 de mayo de 1988, se crea la Institución Educativa Ismael Santofimio Trujillo, haciendo honor con su nombre, a un ilustre educador tolimense. Es oficial por fundación y funciona de conformidad con las directrices dadas por la Secretaría de Educación.

Con estudios debidamente aprobados por la Secretaría de Educación, mediante Resolución 430 de noviembre 8 de 1991, orgullosamente, 13 estudiantes de la primera promoción, reciben el grado de Bachiller Académico. Desde entonces cada año, en forma consecutiva, la Institución ha entregado a la sociedad un grupo de jóvenes que son capaces de afrontar los cambios de la vida, superando sus propias expectativas.

En 1992, recogiendo la inquietud de la comunidad se gestiona la adscripción ante el C.A.S.D. en las modalidades de Secretariado, Metal-mecánica, Ciencias Naturales, Salud y Nutrición, brindando, durante una década, a la juventud de las clases más humildes, la opción de continuar sus estudios superiores o formar parte del campo laboral.

Mediante Decreto 1360 de noviembre del 2002, emanado de la Secretaría de Educación, se acepta el reto de la fusión con la Escuela Rodrigo Lara, la Escuela San Vicente de Paúl, con el Centro Nocturno La Gaviota y la Escuela Rural de La Pedregosa.

Además, debido a la cancelación del centro auxiliar C.A.S.D. en Ibagué, se gestiona y felizmente se logra firmar convenio con el Centro Técnico y Tecnológico San José (Universidad de Ibagué – Coruniversitaria), quien ofrece Capacitación Técnica en las modalidades de Sistemas con énfasis en Mantenimiento, Confecciones, Metalistería, Maderas y Electricidad; permitiendo que nuestros jóvenes de Media Vocacional, obtengan el título de Bachiller Técnico, y lo más valioso, preparándolos para que sus sueños se hagan realidad en beneficio propio y en el de sus familias.

Actualmente, se denomina Institución Educativa Técnica Ismael Santofimio Trujillo (Resolución 266 del 17 de noviembre 2004) y ofrece educación integral a






los niños, niñas y jóvenes de la zona, desde el grado Preescolar hasta el grado once de educación media vocacional. Se evidencia un proceso de crecimiento en el campo de la participación, la academia y el deporte.

En el año 2009, es trasladada la fundadora de esta Institución y llega en su reemplazo el Especialista JORGE HUMBERTO TRUJILLO SANCHEZ, año en el cual se construyeron dos aulas para clase y el aula máxima, razón por la cual se amplió la cobertura escolar para el año lectivo 2010.

Para el año 2010, se gestionó la adecuación de la sala de sistemas para la Sede Infantil San Vicente de Paul y se inicia convenio con el SENA: Proyecto Sistemas con profundización en Mantenimiento.

En el año 2.013 el rector Jorge Humberto Trujillo Sánchez dio inicio al diagnóstico poblacional, en el que se encontró que la comunidad de la Gaviota necesitaba que la institución Educativa abriera espacios para la formación académica de las personas adultas, ya que por motivos personales y laborales debían adquirir mayores conocimientos que les facilitara el pleno desarrollo de su proyecto de vida, por esta razón el día 16 de Febrero se comienzan las clases para el beneficio de la comunidad Ismaelita.

En este mismo año, en el mes de Mayo se celebró el cumpleaños número 25 de la Institución Educativa en la que se exaltó el papel y el liderazgo que esta ha tenido en la comunidad, la celebración se extendió por dos días en las que se vivenciaron espacios culturales, lúdicos, musicales y académicos.

Como resultado de la gestión del rector Jorge Humberto Trujillo, fue posible que la Institución en el mes de Noviembre disfrutara de la obra de la cubierta del patio principal, hecho que permitió que los estudiantes tuvieran un espacio adecuado para el disfrute, la enseñanza y el esparcimiento.

Al finalizar el año se graduó la décima promoción de bachilleres técnicos laborales en convenio con el centro técnico tecnológico Universidad de Ibagué y la tercera promoción de bachilleres técnicos en sistema en articulación con el Sena

MISIÓNLa Institución Educativa Técnica Ismael Santofimio Trujillo, se propone formar integralmente, niñas, niños, jóvenes y adultos, con capacidad de competir en el campo académico, laboral y empresarial, acorde a las exigencias y avances de la ciencia, tecnología y la sociedad, con el fin de ser agentes dinamizadores del desarrollo humano y empresarial, contribuyendo a la formación de una sociedad democrática, participativa y pluralista.

VISIÓNLa Institución Educativa Técnica Ismael Santofimio Trujillo, tiene como visión, posicionarse como una institución líder en la educación académica, técnica y empresarial, reconocida por su calidad humana, fundamentada en los principios de autonomía, en la búsqueda, construcción y apropiación del conocimiento en un ambiente de sana convivencia, basado en aprendizajes significativos.

ArticulaciónPlanes y Proyectos.

Los planes, proyectos y acciones se articulan generando un trabajo en equipo, enmarcándolos dentro de un ambiente de corresponsabilidad, participación y equidad. Se requiere enfatizar las estrategias de seguimiento a los diferentes planes de acción y la evaluación de resultados. Convenios Interinstitucionales.






2: Presentación y entrega del Manual de Correspondencia:

En cumplimiento del ACUERDO 060 DE 2001, sobre el manejo adecuado de las comunicaciones oficiales, se hace necesario crear el Manual de Correspondencia y Control Documental de la Institución, con el fin de controlar y administrar todas las comunicaciones recibidas y despachas por la entidad

1. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

POR SU CONTENIDO

a) ORDINARIA : Trata asuntos de carácter general memorandos comunicativos entre entidades, que no se consideren confidenciales.

b) CONFIDENCIAL: Informa sobre temas referentes al personal y trámites administrativos, informes y asuntos de investigación de carácter directivo que no deben trascender a otros empleados y otros asuntos de índole administrativo que requieren tratamiento reservado, de los cuales tendrán conocimiento determinados empleados.

2. CLASIFICACIÓN DE LA

CORRESPONDENCIA POR SU ORIGEN

a) CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es toda clase de comunicación escrita dirigida a entidades, empresas y organismos en la cual la Institución Educativa, emite conceptos o decisiones que afectan sus políticas, fija criterios o especificaciones de alto nivel que comprometen las opiniones, los recursos y las actividades de la Institución. Así mismo corresponde a aquella comunicación escrita que versa sobre aspectos o actividades que surgen de la interrelación entre una entidad externa y una dependencia interna de la Institución.

b) CORRESPONDENCIA INTERNA: Es la comunicación escrita que surge del intercambio entre las diferentes Dependencias de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA, por la cual se emiten conceptos, se ordenan trabajos o actividades, se trazan políticas y se determinan planes específicos a desarrollar.

3. CLASES DE CORRESPONDENCIA

INTERNA

a) CIRCULAR: Es toda comunicación que se origina como resultado de lo establecido en los Acuerdos y Estatutos que rigen la INSTITUCIÓN EDUCATIVA, de obligatorio cumplimiento, que contiene la reglamentación de todos aquellos asuntos de carácter general, que a criterio de la Rectoría deben ser conocidos y acatados, por todos los empleados de la Institución. La Circular Reglamentaria lleva una numeración, que será asignada, distribuida y archivada por la unidad administrativa producida.






b) MEMORANDO: Es la comunicación escrita que tiene lugar entre las diversas Dependencias, los memorandos también se utilizan para llamar la atención, para notificar una reunión o para felicitar al personal.

c) CARTAS : Breve comunicación escrita que precisa instrucciones para el trámite de un documento y algunas ameritan respuesta por parte del receptor.

4. HORARIO, DISTRIBUCIÓN Y

ENTREGA

Una vez cumplido el proceso de radicación, se colocan las comunicaciones que han sido registradas en su formato creado por la Institución que se llama entrega de la correspondencia y se envía a las dependencias a través del mensajero interno o la persona encargada del proceso de la correspondencia quien deberá hacer el respectivo diligenciamiento de entrega del formato.

Recibo de la correspondencia: 07:00 am - 12:00 pmDistribución de la correspondencia: 3:00 pm – 4:00 pm.

La correspondencia tanto externa como interna se debe entregar directamente a la persona encargada del proceso, y dirigirse a la oficina de correspondencia para su respetivo tramite documental.

5. RESPONSABILIDAD POR LAS FIRMAS DE

DOCUMENTOS

Debemos tener claridad de quienes están autorizados para la firma de las comunicaciones externas de carácter oficial, como representante de la Institución tenemos la Rector (a), quien será el responsable de firmar las comunicaciones externas; en otras circunstancias llegado el caso que el Rector (a), se ausente por un largo tiempo, el Coordinador (a) de la jornada que llego el comunicado, tendrá el deber de responder esas comunicaciones oficiales.

6. CORRESPONDENCIA RECIBIDA.

Para el control de correspondencia recibida se ha establecido el formato de seguimiento del Control de la correspondencia recibida y despachada (medio magnético), en el cuál se debe registrar toda la documentación recibida tanto de entidades externas como de las propias oficinas internas. Por consiguiente la persona responsable de la radicación de la documentación externa deberá diligenciar dentro del formato la siguiente información: Numero de radicación, Ciudad y Departamento, Fecha, Persona quien se le remite el documento, Asunto, Nombre del quien envía el documento, sección, N. Folios, medio físico o escaneado, Amerita respuesta, Fecha de la respuesta del comunicado, Numero de radicado de la respuesta.

6.1 Pasos para el tratamiento de la correspondencia

recibida

Sello de recepción de la Institución que denote claramente el nombre de la Institución Educativa, la dependencia, la Fecha, quien recibió, el número de radicado, la hora y tramitado a la dependencia correspondiente, igualmente con la ubicación de la Institución, por ejemplo:






Registro y diligenciamiento en el sistema de formato control de correspondencia.

El sello va en la parte superior derecha de los oficios. Se procede a escanear el documento y guardar en la

computadora según el metadato creado. Una vez registrado los datos, entregar la correspondencia o

comunicación recibida al destinatario de la misma, dejando la evidencia de entrega en el formato de entrega de correspondencia.

Si la nota es derivada a otro funcionario, es responsabilidad del destinatario mandar electrónicamente o solicitar la entrega física de una copia a la persona que atiende la nota.

La correspondencia recibida que amerite una respuesta, debe ser contestada y despachada en un plazo no mayor a 10 días hábiles. Cuando el planteamiento o tema de la nota recibida no permita respuesta en dicho plazo, debe responderse en ese sentido dentro del plazo establecido, haciendo mención a la fecha de solución o atención del caso.

Se diligencia el sello con quien recibe el oficio, el número de radicado, la hora, la persona a quien va tramitada el oficio, el número de folios o soporte si es CD, USB, DISCO DURO.

Es importante tener en cuenta que la encargada de la ventanilla de correspondencia, una vez se ausente tendrá la necesidad de notificar al Rector (a), para que el de aviso mediante una circular que no abra servicio de recibo de la correspondencia; en tal caso que sea un largo tiempo, deberá asumir la responsabilidad el personal que conlleve a la similitud de funciones.

7. CORRESPONDENCIA DESPACHADA

Es la correspondencia que se despacha, para ello se debe llevar un número consecutivo por cada unidad administrativa creada, el cual lleva un correlativo diferente por oficina y por año, los pasos a seguir son:

a) En el documento de Word se procede a crear una siglas y códigos propias de las dependencias para el envió de la






correspondencia:Nomenclatura – Radicado - consecutivo y año.

RECT-R. 2 -001-15

b) Toda la correspondencia despachada debe pasar por la oficina de ventanilla para darle su respectivo envió y control.

c) La correspondencia despachada, debe estar firmada por los jefes de cada oficina productora de documentos, o en su defecto por personal de mando debidamente acreditado para la respuesta.

d) En el sistema se diseñaran los formatos correspondientes a la GTC 185, norma técnica Colombiana.

e) Imprimir el documento en papel membrete original y dos copias impresas, de acuerdo al siguiente desglose:

Original para el destinatario. Copia en medio magnético para la oficina productora.f) Una vez el comunicado obtenga el sello de recibido por otra

entidad la persona encargada debe notificar a la de ventanilla para proceder hacer su digitalización.






Igualmente dentro de la capacitación se le hace entrega del sello a la encargada de la ventanilla de correspondencia; se presentan algunos documentos oficiales por estándar por implementar:

CartaMemorandoCircularActaCertificados y Constancias

Detalladamente se les explica como es el proceso de recibo y despacho de la correspondencia, se presentan los formatos adecuados para su ejecución, igualmente se hace entrega de los siguientes formatos:

For. Observador For. Peticiones, Quejas y Reclamos (P.Q.R)






For. Citación de Padres de Familia For. Excusa y Permiso Estudiante For. Solicitud Ausencia / Permiso Docente y Administrativo For. Solicitud, Entrega certificado y constancias For. Entrega de la Correspondencia For. Préstamo Interno de Documentos

Son instructivos que se deben dar por revisión y pronta implementación.

COMPROMISO 1: Los integrante del comité interno de archivo tendrá el deber de verificar y comparar los formatos y dar pronta contestación de actualización.

COMPROMISO 2: El 26 de julio el profesional en gestión documental, reforzara la capacitación con la encargada de la ventanilla para el manejo de las comunicaciones oficiales, igualmente estará a la expectativa de los demás integrantes.

COMPROMISO 3: A partir del 1 de agosto de agosto se implementara el manual de correspondencia.

Hasta una nueva comunicación.

_______________________________DANIEL J. GALARZA APONTE Profesional Archivista T.P. 629





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