Ipae Trabajo Analisis y Diseño Organizacional - Cuadros Flores

7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores

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DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE

MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL

Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores

Presentado por: Susan Grace Cuadros Flores

Caso Empresa: GREENLAND PER S.A.C.

Greenland cuenta con quince aos de exitosa experiencia ofreciendo la ms alta calidad de los

productos agrcolas en todo el en el mercado de las agroexportaciones, tiene su origen en el

potencial agrcola y ecolgico del Per, pas que posee una riqueza en sus tierras que muy pocos

lugares en el mundo son capaces de superar.

Greenland, inicio sus exportaciones hacia el mercado mexicano en el 2005 y hoy se ha

potencializado su presencia en los mercados de EEUU, Europa y Asia con los productos de paprika,

cebolla, palta, mango, uva, granada.

Toda esta experiencia sumada a productos de altsima calidad hace de Greenland Per un socio

comercial de alta confiabilidad en el sector agroexportador peruano.

VISIN

Ser la mejor compaa exportadora de productos peruanos al mundo brindando calidad, asesora

permanente del campo al destino y cumplir con los requerimientos sanitarios que exigen las normas

nacionales e internacionales.

MISIN

Somos una empresa comprometida con los exportadores peruanos, buscamos su mejor desarrollo y

brindamos el contacto adecuado con los clientes extranjeros a quienes ofrecemos asesora y

aseguramos la calidad de los productos del campo. Brindamos una constante observacin de cada

uno de los procesos desde la siembra, cosecha, embalaje, transporte y llegada de los productos a su

destino en las mejores condiciones y dando las facilidades pertinentes siempre en cumplimiento de

las normas sanitarias nacionales e internacionales.

VALORES* Compromiso, hacer que las cosas sucedan, Estar atentos a las oportunidades.

* Confianza, Cada uno de nuestros recursos son altamente confiables.

* Empeo, trabajar con pasin con nuestros clientes.

* Honestidad, Ser realistas y de fiar.

* Alegra, hacer con perfeccin todas nuestras asignaciones.


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ORGANIGRAMA

FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

- Excelente equipo de trabajo

especializado

- Programas de capacitacin continua

- Estrechos lazos de comunicacin con

los agricultores

-Vinculacin confiable con clientes en elextranjero

- Polticas accesibles de crdito.

- Kardex actualizado de clientes

- Control de la calidad de los productos

- Equipo de trabajo insuficiente ante el

incremento de clientes y productos a

comercializar.

- Tiempo laboral extenso en

campaas.

-Falta de comunicacin con jefes decampo.

- Poca evaluacin de cotizaciones y

solicitud de materiales a finanzas.

- Medios de comunicacin interna no

formales.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

- Ferias de Agroexportacin en el

extranjero

- Apertura del mercado Asitico

- Tratados de libre comercio.

- Aplicacin de SGS y control de

Inocuidad

- Mercado europeo accesible y sin

muchas restricciones.

- Apertura del puerto de Matarani para

agroexportaciones

- Plagas agrcolas o problemas en

cosecha.

- Mercado asitico estricto en control

de inocuidad

- Huelgas y protestas en canal de

Panam

- Incremento de las tarifas navieras y

logsticas.

- Incremento de la irregularidad en los

puertos martimos.

- Problemas logsticos en carreteras

nacionales.

GERENCIAGENERAL

VENTAS LOGSTICA YEXPORTACIONES

CAMPO

CONTABILIDADY FINANZAS

RECURSOSHUMANOS


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1. HERRAMIENTAS PARA EL DIAGNSTICO

1.1FACERAP

REA: LOGSTICA Y EXPORTACIONES

FALLA APARIENCIA CAUSA EFECTO RESPONSABLE ACCIN PREVISIN

Solicitud tardade losmateriales deembalaje

Queja en Plantade empaque

Lentitud en laentrega depresupuesto afinanzas

Retraso en elprograma dePlanta

Jefe deLogstica

Elaborar elpresupuesto demateriales condos meses deanticipacin alinicio decampaa

Programar lascampaas confechas y tiempoestablecidopara entrega dereportes

Lentitud en elenvo decuadros deestado de lasmercancas en

el agua

Queja delCliente

Problemas conel cambio defechas de lasNavieras

Retraso en losprogramas deventa delcliente

Asistente deLogstica

Enviar unaproximado delas fechasindicando losposibles

ajustes, diario.

Revisar elsistema de lasnavieras aDiario, o en talcaso, solicitar al

agente estainformacin.

Lentitud en elllenado deReporteGeneral porAgricultor

Queja delAgricultor

Lentitud en laentrega deReportes delJefe de campo

Los Agricultoresno puedenllevar sucontabilidadadecuadamente

Jefe de CampoEnviar losreportes decampo diario.

Campo deberenviar diario elreporte delestado decampo.

Falta decomunicacincon planta deembalaje.

Lentitud enreportes

Problemas deseal

Retraso enprogramas deembalaje

Asistente deLogstica

Cambiar laforma decomunicacin

Solicitar nuevoplan detelefona ocomunicacin.

Lentitud en laentrega delpresupuesto al

inicio de lacampaa

Queja de

Finanzas

Lentitud alrealizar lascotizaciones y

la evaluacincon losproveedores

Retraso en elprograma de

embalaje

Jefe de

Logstica

Realizar lascotizacionescon dos meses

y medio deanticipacin.

Programar lascampaas confechas y tiempo

establecidopara entrega dereportes

1.2ANLISIS FACTORIAL

REAS de la empresa GREENLAND PER

1.

GERENCIA GENERAL

2. CONTABILIDAD Y FINANZAS

3.

LOGSTICA Y EXPORTACIONES

4. RECURSOS HUMANOS

5.

VENTAS

FACTOR / FUNCION : LOGSTICA DEFICIENCIAS Y CAUSAS

Componentes A B C D F N

3.1 El traslado de mercancas X

3.2 La preparacin de los pedidos X 3 1

3.3 El transporte de distribucin hasta el cliente. X 3 1

3.4 Coordinacin con Proveedores X 3 1

3.5 Coordinacin con Almacn X 3 1

3.6 Coordinacin con Transporte X 3 1

3.7 Control de existencias X 2 1

1 1 4 1 6


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Porcentaje Limitante: 1/6 : 0.17

Porcentaje de Limitacin de cada Factor / Funcin Limitante (PLFk) :

La Funcin Logstica tiene:

1 elemento evaluado como Muy Bueno.

1 elemento evaluado como Bueno.

4 elementos evaluados como Regulares.

1 elemento evaluado como Malo.

Adems: Tiene 6 Factores / Funciones limitantes (n)

La Funcin Logstica tiene como Factores / Funciones Limitantes:

PLF3 (Logstica y Exportaciones)

PLF2 (Contabilidad y Finanzas)

Si, PL = 0.17, entonces:

PLF3 = 5 x 0.17 = 0.85

PLF2 = 1 x 0.17 = 0.17

ndice de Eficiencia de cada Factor / Funcin (IE)

1 marca en A = 1.00

1 marca en B = 0.50

4 marcas en C= 1.00

1 marca en D = 0.00

= 2.50 / 7 = 0.36 = 36% EFICIENCIA

= 67% DEFICIENCIA

Matriz de Valores Limitantes: LOGISTICA

Factor/Funcin

EFICIENCIA CAUSA

.1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 1 2 3 4 5

1

2

3 0.36 0.17 0.85

4

5

EFICIENCIA Y DEFICIENCIA DE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA O REA

MATRIZ DE VALORES LIMITANTES DE TODAS LAS REAS

Factor/Funcin

EFICIENCIA CAUSA

.1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 1 2 3 4 5

1 0.45 0.17 0.85 0.17

2 0.70 0.20 0.40 0.20

3 0.36 0.17 0.85

4 0.80 0.40 0.20 0.40

5 0.50 0.51 0.51

EO = 0.45+0.70+0.36+0.80+0.50 = 0.56 56% EFICIENCIA

5

DO = 1 - 0.56 = 0.44 44% DEFICIENCIA


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2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

2.1

ESTRUCTURA HORIZONTAL.

Greenland Per se puede definir como una estructura horizontal puesto que cada reapuede y debe tomar las decisiones adecuadas para su rea.

2.2TRAMO ESTRECHO

Greenland Per se caracteriza por ser de Tramo estrecho por ser una empresa pequea no

requiere mucha divisin de funciones.

VENTAS LOGSTICA Y

EXPORTACIONESCAMPO

CONTABILIDAD

Y FINANZAS

RECURSOS

HUMANOS

GERENCIA

GENERAL

JEFE DE

LOGSTICA

Grupo Campaa Cebolla

Grupo Campaa Uva

Grupo Campaa Mango


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3.

DEPARTAMENTALIZACIN

3.1ENFOQUE FUNCIONAL

Greenland Per es una empresa que se divide en 5 reas con poco personal siendo una

comunicacin muy estrecha entre reas.

3.2

DEPARTAMENTALIZACIN POR PRODUCTO

El rea de Logstica y Exportaciones trabaja acorde al tipo de Campaa que va a iniciar,

todas las campaas inician en diferentes fechas en el ao siendo que algunas veces tiende a

cruzarse la exportacin de los productos por lo que se realiz la divisin del rea por tipo de

producto a exportar.

VENTAS LOGSTICA YEXPORTACIONES CAMPO

CONTABILIDAD YFINANZAS

RECURSOSHUMANOS

GERENCIA GENERAL

LOGISTICA YEXPORTACIONES

CAMPAACEBOLLA

CAMPAA UVA CAMPAAMANGO

Cebolla AmarillaCebolla Roja

Red GlobeSeedless

KentOtras variedades


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3.3

POR REA GEOGRFICA

El rea de Ventas, se encarga bsicamente de hacer las conexiones necesarias con los

clientes en el extranjero por lo que al requerir cada destino un tratamiento diferente se

divide por Continente y por Pas Importador. Esta rea slo era destinada a una persona, no

obstante se estn realizando los cambios necesarios para tener un mejor manejo por

destino.

3.4DEPARTAMENTILIZACIN POR PROCESOS

Greenland Per trabaja con una planta empacadora la cual tiene divisiones acorde al

proceso desde la llegada de los camiones con la fruta a la planta pasando por el lavado y

procesamiento, seguido por el empaque y finalmente el grupo encargado del despacho y

embarque. Cada grupo es diferente por la manipulacin que requiere la fruta.

3.5DEPARTAMENTALIZACIN POR CLIENTES

El rea de Exportaciones se encarga de dos tipos de clientes:

Exportadores: Clientes Agricultores y Productores, quienes entregan el producto.

Importadores: Clientes Extranjeros que reciben los productos.

VENTAS VENTAS ASIA VENTAS

REA DE VENTAS

HolandaInglaterraFrancia

JapnChinaKorea

NorteamricaSudamricaCentroamrica

LAVADO YPROCESO EMPAQUE

DESPACHO YEMBARQUE

JEFE DE PLANTA

JEFE DE CAMPO

EXPORTADORES IMPORTADORES

EXPORTACIONES


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3.6

ESTRUCTURA MATRICIAL

Al inicio de una nueva Campaa todas las reas ocupan determinado espacio dentro de sus

labores para la planeacin y posterior desarrollo.

3.7

ESTRUCTURA DE EQUIPOTodas las reas generales renen esfuerzos al inicio de cada campaa por separado. Grupos

de empleados a quienes se rene en un grupo parecido a un departamento formal. Los

equipos juntan a miembros de todas las reas funcionales para enfocarlos a una tarea o a un

proyecto en particular.

Exportaciones

3.8ENFOQUE DE REDES

Greenland Per trabaja con otras empresas que ayudan a un mejor funcionamiento de la

logstica y contabilidad. En el caso de logstica se contrata los servicios de un agente logstico

quien se encarga de la entrega, monitoreo de contenedores y documentacin necesaria en

Lima en los terminales portuarios. Tambin se ayuda de las compaas navieras con quienes

se coordinan los contenedores, ingresos, tarifas y tiempo de duracin de los viajes.

En el empaque y embalaje de la fruta, Greenland se ayuda de una Planta empacadora que

presta sus servicios al inicio de la Campaa.Asimismo, se ha contratado un estudio contable para el manejo de la contabilidad.

GERENCIA GENERAL

VENTAS LOGISTICACONTABILIDAD Y

FINANZAS CAMPO

NuevaCampaaPprika

GERENCIA GENERAL

VENTAS LOGISTICACONTABILIDAD Y

FINANZASCAMPO

Campaa Cebolla

Campaa Uva

Campaa Mango


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3.9ORGANIZACIN VIRTUAL

Especialistas en cultivo de mango reunidos temporalmente pre inicio de cosecha, se

disuelve al inicio de la cosecha.

3.10

ORGANIZACIN CIRCULAREn Greenland Per el tipo de comunicacin es como el de una organizacin circular.

GREENLANDPER

ESTUDIOCONTABLE

PLANTAEMPACADORASC Packing

ESTUDIO DEABOGADOS

AGENTESLOGSTICOS

GREENLANDPER

Evaluadores decampo pre-inicio

de cosecha deMango

- Evaluador Ica

- Evaluador Chiclayo

- Evaluador Trujillo

GERENTE

GENERAL

JEFE DE

LOGSTICAJEFE DE

RRHH

JEFE DE

VENTAS

JEFE DE

FINANZAS

Asistente de

Logstica

Asistente de

Exportaciones

Asistente

Legal

Asistente

Contabilidad

Asistente

VentasESTUDIO

CONTABLE

AGENTES

LOGSTICOS

ESTUDIO DE

ABOGADOS


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3.11CADENA DE MANDO

Autoridad de Lnea Autoridad de Staff

Unidad de Mando

3.12

CENTRALIZACIN / DESCENTRALIZACIN

- Greenland Per practica Empowerment con sus colabores dndoles la facilidad de tomar

decisiones.

- Greenland Per tambin cuenta con una serie de procedimientos (Formalizacin) que

facilita la comunicacin dentro de una misma rea y entre reas siendo que todas las reas

se ven comprometidas entre s para el correcto manejo de las campaas.

4.

PROCESOS

4.1GESTIN DE PROCESOS

Compra de materiales para el Procesamiento y Empaque

Listado de materiales autilizarse

Cotizacin de materialescon proveedores

Evaluacin decotizaciones

Eleccin y Solicitud demateriales

Preparacin delCronograma de entrega de

materiales

Jefe de Logstica y

Exportaciones

Jefe de Finanzas y

Contabilidad

Jefe de Recursos

HumanosJefe de Ventas

Asistente de

Lo stica

Asistente de

Ex ortaciones

Asistente de

Contabilidad

Asistente de

Le al


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4.2FLUJOGRAMA

Recepcin de Materiales en Planta

Macroproceso: Logstica de Compras

Proceso: Compra de Materiales de embalaje

Fecha de actualizacin: 25/06/2014

Subproceso: Entrega de Materiales a Almacn

Descripcin de la ActividadDocumentacin

Registros Referencias

1.

Mercancas recibidas en

almacn

Registro de Entrega

2.

Inspeccin de mercancas Registro de Inspeccin Contenido del pedido?

3.

Control de calidad entrada Registro de calidad Mercanca aceptada?

4.

Notificacin de recepcin

en depsito

Registro de Mercancas aceptadas

Mercancasrecibidas en

almacn

Contenido

del pedido?

NO

Inspeccin

demercancas

NotificarCompra

Si

Control de calidad

entrada

Mercancaaceptada?

NO

Si

Documento de

ingreso

Notificacinde recepcinen depsito


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4.3

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO

4.4

PROCEDIMIENTOS

Solicitud de exportacin de 1 contenedor de Cebolla Roja

ACTIVIDAD QUIEN CUANDO DONDE COMO DOCUMENTOS

Presentar lasolicitud del

Importador

Importador 7 das antesVaelectrnica

AutomticoCorreoelectrnico

Verificar ladisponibilidadde fruta

Jefe deCampo

7 das antes Campo AutomticoReporte Generalde Ingresos ySalidas

Coordinar eltipo y fecha depago

Jefe deLogstica

7 das antesVaelectrnica


Confirmar elcontenedor aser exportado

Jefe decampo

7 das antes Campo AutomticoCorreoelectrnico

Coordinar conAgente

logstico

Jefe deLogstica

5 das antesVaelectrnica

AutomticoSolicitud deexportacin

Coordinar conPlantaempacadora

Jefe deCampo

7 das antesPlantaempacadora

Automtico Guas de remisin

Controlar eldesplazamientodel contenedorde salida eingreso alterminalportuario

Asistentede Logstica

1 da antesVaelectrnica


Irregularidades en elBalance General

Anual

Personal y Oficina Sistema Contable

Documentacin Comunicacin

Poco personal contable

Espacio reducido de oficina

Desfasado

Inexacto

Mal revisada

Observaciones de SUNAT

Poca coordinacin con Logstica

Poca coordinacin con Ventas

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