INVITACIÓN PÚBLICA PROCESO DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA...

INVITACIÓN PÚBLICA

PROCESO DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

No. 001 – 2017

Calle 49 No. 13-33 PBX 3394460 www.contraloriadecundinamarca.gov.co

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OBJETO: PRESTAR EL SERVICIO DE: “ALMACENAMIENTO, CONSERVACION, CUSTODIA, PRESTAMO, TRANSPORTE DE LOS ACERVOS DOCUMENTALES DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA ENTIDAD, DE CONFORMIDAD CON LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD Y EN CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS LEGALES CONSAGRADOS EN LA LEY 594 DE 2000 – LEY GENERAL DE ARCHIVO Y DEMÁS DISPOSICIONES”.

La Contraloría de Cundinamarca invita a todas las personas y organizaciones interesadas

en hacer veeduría y que se encuentren conformadas de acuerdo a la Ley 850 de 2003, para que realicen el control social a los procesos de contratación de la Entidad para el año

2017.

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BOGOTA D.C., ENERO 2017

CAPITULO I GENERALIDADES DEL PROCESO

1.1. OBJETO: PRESTAR EL SERVICIO DE “ALMACENAMIENTO, CONSERVACION, CUSTODIA, PRESTAMO, TRANSPORTE DE LOS ACERVOS DOCUMENTALES DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA ENTIDAD, DE CONFORMIDAD CON LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD Y EN CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS LEGALES CONSAGRADOS EN LA LEY 594 DE 2000 – LEY GENERAL DE ARCHIVO Y DEMÁS DISPOSICIONES”. 1.2. MODALIDAD DE SELECCIÓN QUE SE UTILIZARÁ

En virtud de la ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. el artículo 2.2.1.2.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015, la modalidad de selección abreviada para la escogencia del contratista por el factor cuantía será de mínima cuantía. (Compilado en el art. 84 Decreto 1510 de 2013). En desarrollo del articulo 94 Transparencia en la contratación de Mínima cuantía de la ley 1474 de 2011 Que Adiciono al artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 el siguiente numeral. “La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas: a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas; b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil; c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas; d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. PARÁGRAFO 1o. Las particularidades del procedimiento aquí previsto, así como la posibilidad que tengan las entidades de realizar estas adquisiciones en establecimientos que correspondan a la definición de “gran almacén” señalada por la Superintendencia de


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Industria y Comercio, se determinarán en el reglamento que para el efecto expida el Gobierno Nacional. PARÁGRAFO 2o. La contratación a que se refiere el presente artículo se realizará exclusivamente con las reglas en él contempladas y en su reglamentación. En particular no se aplicará lo previsto en la Ley 816 de 2003, ni en el artículo 12 de la Ley 1150 de 2007. Para garantizar el principio de selección objetiva se realizará invitación a través de la página del SECOP www.contratos.gov.co para escoger la oferta que satisfaga de mejor manera los requerimientos de la entidad. 1.3. CONSULTA DE DOCUMENTOS La invitación a presentar propuestas, podrá consultarse en la página del SECOP www.contratos.gov.co o en la Dirección Administrativa y Financiera de la Contraloría de Cundinamarca, ubicada en la calle 49 No. 13-33 piso 10 de la ciudad de Bogotá, D.C. 1.4. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES El proponente no podrá encontrarse incurso dentro de ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar, a que se refiere la Constitución Política, los artículos 8, 9 y siguientes de la ley 80 de 1993, el artículo 18 de la ley 1150 de 2008 y demás normas concordantes. 1.5. PARTICIPANTES Bajo los parámetros establecidos en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 podrán participar en el presente proceso contractual de Contratación de Mínima Cuantía, todas las personas naturales o jurídicas, en forma individual o conjunta (consorcio o unión temporal), que dentro de su actividad comercial u objeto social se halle comprendido el objeto del presente proceso de Contratación de Mínima Cuantía y además cumplan con todos los requisitos exigidos en la presente invitación Publica. Los proponentes se deben presentar bajo alguna de las siguientes modalidades, siempre y cuando cumplan las condiciones exigidas en la presente invitación y no se encuentren incursos dentro de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Constitución y la ley:

Individualmente, como: personas naturales, personas jurídicas nacionales o extranjeras, que se encuentren debidamente constituidas, previamente a la fecha de apertura de la invitación.

Conjuntamente, en cualquiera de las formas de asociación previstas en la ley.




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1.6. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN En todas las actuaciones derivadas de lo regulado en la presente invitación pública a presentar oferta y lo estipulado en el contrato que se celebre, el proponente obrará con la transparencia y buena fe que la Constitución Política y las leyes consagran. En caso que la CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA advierta hechos constitutivos de corrupción de parte de un proponente durante el proceso de selección, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar, podrá rechazar la respectiva propuesta. Asimismo, la CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA advierte que, en el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial “Lucha contra la Corrupción”. 1.7. INVITACIÓN A LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS En cumplimiento del artículo 66 de la ley 80 de 1993, Ley 850 de 2003 y con fundamento en el Decreto 1082 de 2015 (Compilatorio del Decreto 1510 de 2013), se convoca a las veedurías ciudadanas para que realicen el control social al presente proceso de Convocatoria Pública, buscando la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios públicos. Se les invita a que participen en todas las actuaciones que se realicen durante el presente proceso. 1.8. OFERTAS Y ADJUDICACIONES PARCIALES No se aceptarán propuestas parciales en la presente invitación pública. 1.9. RECHAZO DE LA OFERTA

La CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA rechazará aquellas propuestas que no se ajusten a las exigencias en la presente invitación. A continuación, se indican de manera ilustrativa los casos en que se generará RECHAZO de la propuesta:

a) Cuando el Proponente se encuentre en una situación de incapacidad, inhabilidad o incompatibilidad, que le impida contratar con La CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA de conformidad con la Constitución y la Ley.

b) Entrega extemporánea de la oferta o cuando no se radique en el lugar indicado en la invitación pública.




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c) No presentación de los documentos que acrediten la calificación del proponente; ó que los documentos mencionados no cuenten con los requisitos exigidos en la invitación pública.

d) Estar reportados en el Boletín Fiscal que expide la Contraloría General de la República como responsables fiscales. (artículo 60 de la Ley 610 de 2000).

e) Presentar oferta cuyo valor total supere el presupuesto oficial estimado para la presente contratación.

f) Cuando la Oferta presente deficiencias e inexactitudes que no puedan ser aclaradas y que impidan compararla.

g) Cuando se presente falsedad en la información. Los proponentes al presentar su propuesta autorizan a la CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA para contactar y verificar toda la información que en ella suministren.

h) En caso que la persona jurídica proponente ó parte de un consorcio o unión temporal no cumpla con el objeto social y la duración exigida en la invitación pública, al momento del cierre del presente proceso, la propuesta será RECHAZADA.

i) Si el representante legal de la persona jurídica proponente ó parte de un consorcio o unión temporal tiene restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntarse a la propuesta el documento de autorización expresa del órgano competente.

j) La no presentación de la autorización junto con la propuesta, o la presentación de una autorización que resulte insuficiente de conformidad con lo exigido en las presentes bases, será causal de RECHAZO de la propuesta.

k) Presentar ofertas parciales. l) No se allegue la documentación exigida en las condiciones técnicas mínimas

exigidas. m) Si la oferta presentada no incluye todas las especificaciones técnicas exigidas en la

presente Invitación Publica. n) Cuando el contratista carezca de capacidad para desarrollar el objeto de la presente

contratación. o) Cuando el proponente modifique o suprima las columnas o filas que se encuentran

en el anexo de la Propuesta Económica (Anexo 1), o esta se presente sin estar suscrita por el representante legal.

p) Las demás causales no contempladas expresamente en este numeral, que se encuentren expresamente señaladas a lo largo de la presente Invitación Publica.

q) Si el oferente presenta oferta alternativa sin formular simultáneamente oferta básica, o condiciona la oferta básica o cuando la propuesta básica no se haya ajustado a la Invitación Publica.

r) Cuando el proponente, en forma individual o conjunta, no acredite los requisitos habilitantes, o no subsane en debida forma o no presente las aclaraciones o la documentación que la entidad solicite, dentro del término concedido por la entidad, en cuanto a los aspectos que pueden subsanarse.




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1.10. PRESUPUESTO OFICIAL Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

La Contraloría de Cundinamarca cuenta con un presupuesto total para la ejecución del contrato de hasta la suma de DIEZ Y SIETE MILLONES DE PESOS ($17.000.000) MONEDA CORRIENTE, que incluye IVA, retenciones, impuestos, tasas, contribuciones y todo costo directo e indirecto que la ejecución conlleve. Para atender el presente compromiso, se cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 2017000031 del 26 de Enero de 2017. 1.11. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN PÚBLICA.

ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR

Publicación de la invitación pública y los estudios previos.

El 30 de Enero de 2017. Página WEB www.contratos.gov.co

Presentación de propuestas.

31 de Enero de 2017, hasta las 3:00 PM.

Contraloría de Cundinamarca – Dirección Administrativa y Financiera Calle 49 No 13 – 33 - Piso 10.

Evaluación de propuestas. El 1 de febrero de 2017 Contraloría de Cundinamarca – Dirección Administrativa y Financiera Piso 10.

Traslado de la evaluación El 2 de febrero de 2017. Página WEB www.contratos.gov.co y Dirección Administrativa y Financiera Piso 10.

Presentación de observaciones a la evaluación.

El 3 de febrero de 2017.

Dirección Administrativa y Financiera Calle 49 No. 13 – 33 P-10 y/o a través del correo electrónico [email protected]

Respuestas a las observaciones presentadas a la evaluación.


Página del SECOP www.contratos.gov.co

Comunicación de aceptación de la oferta y/o Firma del contrato, o declaratoria desierta del proceso.


Página WEB www.contratos.gov.co y Dirección Administrativa y Financiera, Calle 49 No 13 – 33, Piso 10, Piso 10.

NOTA 1: Tenga en cuenta que las propuestas la deben entregar en el plazo y en el horario establecido en el cronograma de la presente invitación, razón por la cual el Oferente deberá llegar con la debida anticipación al sitio indicado en el mismo previendo que existen medidas de seguridad para el ingreso a la Entidad. NOTA 2: Es responsabilidad del proponente verificar, en la página Web www.contratos.gov.co, la publicación de los diferentes documentos que hagan parte integral de la presente invitación.

CAPITULO II INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO




mailto:[email protected]






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2.1. DE LAS PROPUESTAS Los proponentes deberán elaborar la propuesta por su cuenta y riesgo, y deberán incluir dentro de ella toda la información exigida de conformidad con lo solicitado en la presente invitación. Las propuestas deberán tener en cuenta las siguientes reglas: i. La oferta deberá presentarse en forma escrita en medio impreso y en idioma

Castellano. Los documentos expedidos en el exterior en idioma diferente al español, deberán ser acompañados de traducción simple.

ii. Las propuestas DEBERÁN SER RADICADAS EN LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA UBICADA EN LA CALLE 49 NO. 13-33 PISO 10, hasta el día y hora señalados en el cronograma de la presente invitación de Contratación de Mínima Cuantía. Las propuestas que no se encuentren dentro de la respectiva fecha fijada para la recepción de propuestas serán consideradas como propuestas extemporáneas y NO SERÁN TENIDAS EN CUENTA.

iii. La propuesta deberá estar suscrita por el proponente o su representante legal. iv. La propuesta se debe presentar foliada, en sobre cerrado. v. Una vez presentada la propuesta no se aceptará a los proponentes variación alguna

en sus términos, ni la presentación de documentos o información adicional, lo cual no obsta para que La CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA pueda solicitar las aclaraciones que considere necesaria.

2.2. CRITERIOS DE SELECCIÓN Y PROCEDIMIENTO Conforme con lo previsto en los artículos 2.2.1.2.1.5.1 y 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, (Compilatorio de los artículos 84 y 85 del Decreto 1510 de 2013), el proponente en la fecha prevista en el cronograma, presentará una propuesta que reúna y satisfaga las condiciones requeridas en la ejecución del servicio y/o bien a contratar. Por lo tanto, el proponente que cumpla con los requisitos mínimos habilitantes exigidos en la invitación por la entidad, se le adjudicara el presente proceso. En todo caso la verificación de los requisitos de habilitación enunciados en la presente invitación pública se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. En caso de que éste no cumpla con los mismos, procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.




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La entidad podrá adjudicar el presente proceso de contratación cuando sólo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero

la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el SECOP. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente.

CAPITULO III REQUISITOS DE HABILITACIÓN

Los proponentes con la propuesta, deberán presentar los documentos de habilitación de contenido jurídico, técnicos, de experiencia y financieros establecidos en el presente capitulo. 3.1. REQUISITOS JURÍDICOS DE HABILITACIÓN Los proponentes deberán presentar los documentos que se enuncian a continuación: a) FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal o de la persona natural. b) RUT Fotocopia del Rut de la persona natural o jurídica. c) CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS DE LA PROCURADURÍA

GENERAL DE LA NACIÓN Certificado de la persona jurídica o natural y del Representante legal, donde conste que no se encuentran reportados en el Boletín de Antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación. Emitido dentro de los treinta (30) días calendario a la fecha de la presentación de la propuesta. d) CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Si la propuesta la presenta una persona jurídica, debe allegar el certificado de existencia y representación legal, expedido por respectiva la Cámara de Comercio dentro de los treinta




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(30) días hábiles anteriores al cierre del presente proceso, donde conste quién ejerce la representación legal, las facultades del mismo, el objeto social, dentro del cual se debe hallar el objeto del presente proceso de contratación de mínima cuantía y la duración de la sociedad. En el caso de uniones temporales o consorcios, sus miembros deberán acreditar que dentro de su objeto social se encuentra comprendida la actividad que se comprometen a desarrollar en el acuerdo de conformación correspondiente. En todo caso el consorcio o la unión temporal deberá cada integrante, acreditar que sus objetos sociales comprenden el objeto del concurso de méritos. La sociedad debe tener una duración no inferior al plazo del contrato y un año más (artículo 6o ley 80 de 1993). Las personas naturales deberán presentar certificado de inscripción en Cámara de Comercio o registro mercantil en el cual conste que su actividad mercantil registrada es directamente relacionada con la que se pretende contratar. El registro mercantil debe estar vigente a la fecha de presentación de la propuesta. e) CERTIFICACIÓN DE ESTAR AL DÍA EN LAS OBLIGACIONES DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES Certificado de estar al día en el pago de las obligaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, la cual deberá ser suscrita por el representante legal o por el revisor fiscal si por ley está obligado a tenerlo, de acuerdo al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. En caso de Consorcio o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deberá presentar este documento. f) CERTIFICADO DE ANTECEDENTES FISCALES DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Certificado de la persona jurídica o natural y del Representante legal donde conste que no se encuentran reportados en el Boletín de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría General de la República. Emitido dentro de los treinta (30) días calendario a la fecha de la presentación de la propuesta. g). FORMATO ÚNICO HOJA DE VIDA PERSONA NATURAL Y/O JURÍDICA. El proponente allegará con la propuesta el formato debidamente diligenciado de Persona Natural Leyes 190 de 1995, 489 y 443 de 1998 y/o formato de persona jurídica Leyes 190 de 1195 y 443 de 1998, Resolución 580 de 19 de agosto de 1999, debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la empresa, en caso de ser persona jurídica.




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3.2. REQUISITOS TÉCNICOS DE HABILITACIÓN 3.2.1. Descripción de los servicios y/o bienes requeridos. El desarrollo del contrato objeto del presente proceso de contratación de mínima cuantía, se regirá por las condiciones y especificaciones mínimas establecidas en la presente invitación y el estudio previo. El proponente deberá manifestar expresamente en su oferta que cumplirá con todas las especificaciones técnicas que se describen en la presente invitación pública. Las especificaciones técnicas mínimas del servicio objeto a contratar son las siguientes:

SERVICIO DE CUSTODIA Y ADMINISTRACIÓN DE MÍNIMO 2000 CAJAS

ÍTEM

SERVICIO

UNIDAD DE

SERVICIO

DESCRIPCIÓN

1 ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA

Cajas X-200

Tener una bodega que cumpla las especificaciones del

Archivo General de la Nación, sobre clase de pintura,

iluminación y en general con el acuerdo 037 de 2002.

La Entidad entregará las cajas de acuerdo a los volúmenes establecidos y administra la base de datos del contenido

de las mismas. (FUID)

2 CONSULTA EN

SALA

Cajas X-200

y/o Libros, Folios

Prestar el servicio de consulta en las instalaciones del

proponente, la cual debe proveer el espacio adecuado

para la Contraloría de Cundinamarca y se realice en

el horario habitual de la bodega o instalaciones.

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Cajas X-200 y/o Libros, Folios

Traslado de cajas Ref. X-200 en los cuales hay material empacado en sobres de manila, carpetas, libros




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empastados y demás que sea necesario.

TRANSPORTE ORDINARIO

(Traslado del archivo y/o

documentos requeridos desde

la bodega de custodia del

Proveedor hasta las instalaciones requeridas por la

Contraloría y viceversa)

Trasladar desde las instalaciones de Royal

Technologies S.A.S. centro empresarial CIEM OIKOS

Occidente Km 2.5 Vía Siberia vereda Parcelas Bodega

K165-166 Cota,Cundinamarca, quien en la actualidad tiene la

custodia del acervo documental, al sitio de

custodia y conservación del proponente seleccionado y al

sitio determinado por la Contraloría en la ciudad de

Bogotá D.C., Ubicar las cajas debidamente organizadas y en

orden consecutivo.

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TRANSPORTE DE EMERGENCIA


Traslado de mínimo 200 cajas Ref. X-200, material

empacado en bolsas, carpetas, libros empastados y

demás que sea necesario.

Prestar el servicio de traslado al sitio que sea indicado por la Contraloría de Cundinamarca, en la ciudad de Bogotá D.C. de manera Urgente; es decir en dos (2) horas después de haberse realizado la solicitud.

5 DIGITALIZAR

DOCUMENTOS POR DEMANDA

Folio

El proponente debe disponer de máquinas con tecnología especializada para realizar en

el menor tiempo posible la digitalización de los documentos que se

encuentren físicamente en su




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custodia y que por solicitud de la Contraloría de

Cundinamarca se requiera su digitalización para atender

consultas, derechos de petición, acciones de tutela y

demás requerimientos legales que se requiera el documento de Urgencia y

solicitudes en general de los usuarios de la Entidad, con

base en la información suministrada por la Contraloría de Cundinamarca, relacionada

con el número de caja.

6

ENVIO DE DOCUMENTOS VIA CORREO

ELECTORNICO O FAX

Folio

El proveedor deberá disponer de correo electrónico, equipos de escáner y fax para remitir,

por estas vías, los documentos que requiera la Contraloría de Cundinamarca, a través de la

persona designada por la Entidad

7

RECUPERACIÓN O DESCUELGUE

DE UNIDAD DOCUMENTAL (Búsqueda de la

información efectiva o fallida)


Prestar el servicio de recuperación de la unidad

documental, ubicada en las cajas, tomar copia del documento a enviar y

transmitir vía correo o fax.

8 SUMINISTRO DE

CÓDIGO DE BARRAS

Stickers

Suministrar a la Contraloría de Cundinamarca códigos de

barras. Esta misma identificará la ubicación de la caja dentro de la bodega de custodia, la

Contraloría de Cundinamarca relacionará el número que

tendrá la caja según su inventario inicial.

El punteo de unidad documental se debe realizar

frente a la base de datos




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suministrada por la Contraloría de Cundinamarca, se debe

colocar un código de barras a cada unidad documental es decir, en Caja X-200 el cual

deberá ser capturado mediante el lector de código

de barras.

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CARGUE DE DATOS A

SOFTWARE DE GESTIÓN DE

INVENTARIOS Y PRUEBA

SELECTIVA

Cajas X-200

Realizar el cargue del inventario al sistema de

gestión de inventarios del proponente, con base en el

inventario inicial realizado por la Contraloría de Cundinamarca

Adicionalmente la Entidad

podrá realizar la validación de la consistencia y fiabilidad del inventario inicial a través de

una prueba selectiva.

10 INVENTARIO Cajas X-

200

De encontrarse inconsistencias en el

inventario inicial, el proponente deberá llevar a cabo un inventario del archivo correspondiente para

garantizar la fiabilidad y trazabilidad de la información.

11 INSERCIONES A

UNIDADES Folio

Los folios deberán ser debidamente archivados

según lo describa la Contraloría de Cundinamarca,

en su caja respectiva

3.3 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE 3.3.1 Experiencia general:




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Los proponentes para poder participar en este proceso deben acreditar experiencia mínima, mediante la presentación de dos (2) contratos o certificaciones de contrato, que hayan sido ejecutados y terminados en los últimos cinco (5) años con entidades públicas o privadas, cuyo valor de cada uno de los contratos o certificaciones, sea igual o superior al presupuesto oficial destinado para el presente proceso, y además su objeto se encuentre el SERVICIO DE CUSTODIA Y ADMINISTRACIÓN DE ACERVO DOCUMENTAL, PRESTACION DE SERVICIOS DE ARCHIVO, GENERACION DE TABLAS DE RETENCION, TABLAS DE VALORACION Y DEMAS ACTIVIDADES CONEXAS CON EL MANEJO ARCHIVISTICO, EN CONCORDANCIA CON LAS NORMAS ESTABLECIDAS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. de acuerdo con la Ley de Archivo General, similar al objeto del presente proceso. Estos contratos deberán estar terminados antes de la fecha de apertura del presente proceso. 3.4 PROPUESTA ECONOMICA Para obtener el valor total de la oferta económica, (PESOS COLOMBIANO) el proponente debe diligenciar el Anexo 1, el proponente deberá presentar una propuesta económica. Al formular la oferta, el proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o municipales, y dentro de estos mismos niveles territoriales, los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades, que afecten el contrato y las actividades que de él se deriven. El proponente que ofrezca el menor precio, será aquel valor total que sumado los servicios por la unidad de cada ítem (Anexo 1) sea la oferta con menor valor ofrecido y en PESOS COLOMBIANOS. Los precios consignados por el proponente deben estar relacionados estrictamente con las especificaciones de la invitación pública, en tal sentido, no se aceptarán precios de especificaciones distintas a las que allí se describen. Al momento de hacer su ofrecimiento, el proponente debe tener en cuenta toda la información contenida en el cuadro de la oferta económica, Anexo No 1. Si transcribe el citado anexo, se recomienda hacerlo de manera textual y expresa.

CAPITULO IV

PARAMETROS GENERALES DE VERIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACION

4.1 El cumplimiento de los requisitos y de la documentación solicitada se analizará de conformidad con lo establecido en los artículos 2.2.1.2.1.5.1 y 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, (Compilatorio de los artículos 84 y 85 del Decreto 1510 de 2013), y lo señalado en la presente invitación pública para cada uno de ellos. La verificación de los




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documentos jurídicos, técnicos y de los requisitos mínimos de la experiencia del oferente que debe ofrecer el proponente no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que debe realizar la Contraloría de Cundinamarca para determinar si la propuesta se ajusta a los requerimientos de la Ley y de la invitación pública, estableciendo CUMPLE o NO CUMPLE. En desarrollo de lo establecido en dichos artículos, la Contraloría de Cundinamarca dentro del plazo de verificación y evaluación de las propuestas, le solicitará a los proponentes que en el término que se le fije en el cronograma del proceso o hasta la fecha máxima indicada en el cronograma, realice las aclaraciones, precisiones y/o allegue los documentos que se le requieran en relación con el proponente o la futura contratación, sin que con ello se pretenda adicionar, modificar o completar los ofrecimientos inicialmente presentados. Si dentro de dicho plazo el oferente no procede de conformidad, su propuesta será rechazada.

CAPITULO V

CONDICIONES DEL CONTRATO 4.2. CONDICIONES DE PAGO

La Contraloría de Cundinamarca, cancelará el presente contrato de manera mensual, una

vez se preste y se cause el servicio objeto a contratar, previa suscripción de la garantía,

aprobación de la garantía, registró presupuestal, suscripción del acta de inicio. Así mismo,

previa presentación de la factura del servicio contratado y recibido a satisfacción de

cumplimiento y ejecución del servicio contratado y ejecutado, emitido por el supervisor del

contrato. Los anteriores pagos se realizarán dentro de los primeros cinco (5) días hábiles

siguientes a la presentación de la factura del servicio contratado previa constancia suscrita

por el supervisor del contrato.

La respectiva factura deberá estar acompañada de la certificación del representante legal o el revisor fiscal, según el caso, de que se encuentra al día en el pago de los aportes al sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales), así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. Las demoras que se presenten por presentación inoportuna de la factura o falta del lleno de los requisitos para la realización del pago correspondiente, serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello derecho al pago. 4.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El contrato tendrá un plazo de ejecución de diez (10) meses y veinticinco (25) días , siempre que no supere la vigencia fiscal de 2017, una vez se hayan cumplido los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato previstos en el inc.2º del art. 41 de la L.80/93,




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modificado por el artículo 23 de la ley 1150/07, El acta de inicio se hará constar por escrito con la firma del contratista y el supervisor del contrato. 4.4. OBLIGACIONES DE CONTRATISTA

Considerando el alcance de las actividades a desarrollar en el presente proceso de contratación, es conveniente incorporar las siguientes obligaciones: DERECHOS, DEBERES Y OBLIGACIONES: Además de los (as) establecidos (as) en los

artículos 4º y 5º de la Ley 80 de 1993, el CONTRATISTA se compromete a cumplir todas

aquellas obligaciones que se deriven del clausulado del presente acto pre-contractual así

como las de los actos contractuales que se deriven del proceso de selección, y que por su

naturaleza y esencia se consideren imprescindibles para su correcta ejecución. Así mismo,

son:

4.4.1. Obligaciones Generales:

4.4.1.1. Realizar el pago y cancelar oportunamente sus aportes a seguridad social en salud,

pensión y riesgos laborales correspondientes a los periodos de tiempo empleados en la

ejecución contractual y entregar los respectivos comprobantes al supervisor del contrato

conforme con La Ley 828 de 2003.

4.4.1.2. Mantener libre de todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan

causarse o surgir por daños, perjuicios y/o lesiones a terceros, ocasionados por el

contratista, sus subcontratistas o dependientes, durante la ejecución del objeto del contrato.

4.4.1.3. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, de acuerdo con lo descrito en los

estudios previos, condiciones técnicas y en la propuesta presentada.

4.4.1.4. Mantener la reserva profesional sobre la información que le sea suministrada para

el desarrollo del objeto del contrato.

4.4.1.5. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales evitando

dilaciones y en trabamientos.

4.4.1.6. No acceder a peticiones o amenazas de quien actúen por fuera de la ley con el fin

de hacer u omitir algún hecho.

4.4.1.7. Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas de la celebración del

presente contrato y de la ejecución del mismo, de conformidad con lo establecido en las

leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

4.4.1.8. Mantener actualizado su domicilio durante toda la vigencia del contrato y cuatro

meses más y presentarse en la Entidad en el momento que sea requerido




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4.4.2. Obligaciones Específicas:

4.4.2.1. Cumplir con el objeto del presente contrato, con plena autonomía técnica y

administrativa, y bajo su propia responsabilidad, lo cual conlleva que no existirá ningún tipo

de subordinación, ni vínculo laboral alguno del contratista con la Entidad.

4.4.2.2. Realizar y cumplir a cabalidad con los servicios y especificaciones técnicas mínimas

objeto del presente proceso.

4.4.2.3. Presentar a la Entidad en los plazos y en la forma indicada los informes que se

requieran.

4.4.2.4 Disponer de las instalaciones, tecnología y personal profesional idóneo para el

desarrollo de los servicios y actividades de custodia, administración y gestión de los

documentos archivísticos objeto del presente contrato.

4.4.2.5. Prestar asesoría y acompañamiento técnico en toda la información necesaria a los

funcionarios del Archivo de la Contraloría de Cundinamarca.

4.4.2.6. Cumplir con las características técnicas establecidas por el AGN de las

edificaciones en las cuales se albergarán los documentos;

4.4.2.7. Garantizar la idoneidad del personal asignado para la atención de los servicios

contratados;

4.4.2.7. Organización de los documentos por series documentales, siguiendo el principio de

procedencia, orden original e integridad de los fondos;

4.4.2.8 Utilización de sistemas de información archivísticos que cumplan con las normas

internacionales de descripción archivística adoptadas por el Consejo Internacional de

Archivos (CIA);

4.4.2.9. Cumplir con las Características de los materiales y contenedores utilizados para

almacenamiento de los documentos;

4.4.2.10. Cumplimiento de condiciones de preservación y conservación de los documentos físicos y electrónicos que custodien Obligaciones específicas acorde con el área técnica de la gestión documental acuerdo 08-2017, ley 594 de 2000 decreto 1515 de 2013 y demás norma técnica que estimen conveniente 4.5. SUPERVISIÓN




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La supervisión de la presente contratación estará a cargo de la Subdirección de Servicios Generales de la Contraloría de Cundinamarca.

4.6. GARANTIAS

De conformidad con lo consagrado por el Decreto 1082 de 2015, (Compilatorio del Decreto 1510 de 2013), se recomienda incluir en los Estudios Previos y la invitación Pública el que dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la comunicación de aceptación de oferta, el contratista presente a la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría de Cundinamarca, entre otros documentos considerados indispensables para la legalización del mismo, cualquiera de los mecanismos de cobertura del riesgo, que cubra los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contrato, así:

AMPARO

PORCENTAJE (%) SOBRE EL VALOR TOTAL DEL

CONTRATO

VIGENCIA Y MONTO

CUMPLIMIENTO

10%

Tiempo de ejecución del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la suscripción del contrato

CALIDAD DE LOS SERVICIOS SUMINISTRADOS

10%

Tiempo de ejecución del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la suscripción del contrato

Nota: En todo caso, el contratista se compromete a ajustar la vigencia de los amparos de la garantía a partir de la suscripción del acta de inicio, así como a ampliar el valor de la misma o su vigencia, en el evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue su término, en virtud de lo consagrado en el artículo 2.2.1.2.3.1.18 del Decreto 1082 de 2015. (Compilado en el art. 127 Decreto 1510 de 2013) 4.7 INDEMNIDAD EL CONTRATISTA mantendrá indemne a LA CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA contra todo reclamo, demanda, acción legal y contra reclamaciones laborales de cualquier índole. En caso de que se entable demanda, reclamo o acción legal por este concepto EL CONTRATISTA será notificado por este concepto lo más pronto posible para que por su cuenta adopte las medidas previstas por la Ley a un arreglo de conflictos, entendiéndose que en caso de que LA CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA sea condenado por tal concepto, es EL CONTRATISTA quien debe responder por la satisfacción de la condena y el pago pecuniario de la misma. 4.8 CLAUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de declaratoria de incumplimiento del contrato, EL CONTRATISTA deberá pagar a LA CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA el VEINTE POR CIENTO (20%) del valor total




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del contrato como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que se causen, sin perjuicio de que LA CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA pueda solicitar al CONTRATISTA la totalidad del valor de los perjuicios causados en lo que excedan del valor de la cláusula penal pecuniaria. PARAGRAFO: El CONTRATISTA autoriza que LA CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA descuente de las sumas que le adeude, los valores correspondientes a la cláusula penal pecuniaria. 4.9 MULTAS O CADUCIDAD POR INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DE SEGURIDAD SOCIAL. Es obligación contractual del contratista el cumplimiento de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF) por lo cual, el incumplimiento de ésta obligación será causal para la imposición de multas sucesivas hasta tanto se dé el cumplimiento, previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la entidad administradora. Cuando durante la ejecución del contrato o a la fecha de su liquidación se observe la persistencia del incumplimiento por cuatro (4) meses LA CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA dará aplicación a la cláusula excepcional de caducidad administrativa. La presente clausula se incorpora de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 50 de la ley 789 de 2002. De igual manera en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse las correspondientes garantías. Esta póliza requiere de la aprobación del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA.

ANA LUCIA LÓPEZ PINZÓN Directora Administrativa y Financiera

Proyecto: Gloria Marcela Gaitán Chiriví– Profesional Dirección Administrativa y Financiera

Revisó: Dra. Luz Andrea Cubillos Gualdron - Jefe Oficina Asesora Jurídica.




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ANEXO N° 1

PROPUESTA ECONOMICA PROPONENTE: ______________________________ (Nombre del Representante Legal del Proponente), identificado como aparece al pie de firma, en mi calidad de Representante Legal de (Nombre del proponente), presento la siguiente oferta económica para el Proceso de contratación de la referencia.

SERVICIO DE CUSTODIA Y ADMINISTRACIÓN DE MÍNIMO 2000 CAJAS

ÍTEM

SERVICIO UNIDAD DE SERVICIO

DESCRIPCIÓN

1 ALMACENAMIENTO

Y CUSTODIA Cajas X-200

Tener una bodega que cumpla las especificaciones del Archivo General de la Nación, sobre clase de pintura, iluminación y en general con el acuerdo 037 de 2002.

La Entidad entregará las cajas de acuerdo a los volúmenes establecidos y administra la base de datos del contenido de las mismas. (FUID)

2 CONSULTA EN SALA

Cajas X-200 y/o

Libros, Folios

Prestar el servicio de consulta en las instalaciones del proponente, la cual debe proveer el espacio adecuado para la Contraloría de Cundinamarca y se realice en el horario habitual de la bodega o instalaciones.

3

Cajas X-200 y/o Libros,

Folios

Traslado de cajas Ref. X-200 en los cuales hay material empacado en sobres de manila, carpetas, libros empastados y demás que sea necesario.

TRANSPORTE ORDINARIO




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(Traslado del archivo y/o documentos

requeridos desde la bodega de custodia del Proveedor hasta

las instalaciones requeridas por la

Contraloría y viceversa)

Trasladar desde las instalaciones de Royal Technologies S.A.S. centro empresarial CIEM OIKOS Occidente Km 2.5 Vía Siberia vereda Parcelas Bodega K165-166 Cota,Cundinamarca, quien en la actualidad tiene la custodia del acervo documental, al sitio de custodia y conservación del proponente seleccionado y al sitio determinado por la Contraloría en la ciudad de Bogotá D.C., Ubicar las cajas debidamente organizadas y en orden consecutivo.

4

TRANSPORTE DE EMERGENCIA


Folios

Traslado de mínimo 200 cajas Ref. X-200, material empacado en bolsas, carpetas, libros empastados y demás que sea necesario. Prestar el servicio de traslado al sitio que sea indicado por la Contraloría de Cundinamarca, en la ciudad de Bogotá D.C. de manera Urgente; es decir en dos (2) horas después de haberse realizado la solicitud.

5 DIGITALIZAR

DOCUMENTOS POR DEMANDA

Folio

El proponente debe disponer de máquinas con tecnología especializada para realizar en el menor tiempo posible la digitalización de los documentos que se encuentren físicamente en su custodia y que por solicitud de la Contraloría de Cundinamarca se requiera su digitalización para atender consultas, derechos de petición, acciones de tutela y demás requerimientos legales que se requiera el documento de Urgencia y solicitudes en general de los usuarios de la Entidad, con base en la información suministrada por la Contraloría de Cundinamarca, relacionada con el número de caja.

6

ENVIO DE DOCUMENTOS VIA

CORREO ELECTORNICO O

FAX

Folio

El proveedor deberá disponer de correo electrónico, equipos de escáner y fax para remitir, por estas vías, los documentos que requiera la Contraloría de Cundinamarca, a través de la persona designada por la Entidad




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7

RECUPERACIÓN O DESCUELGUE DE

UNIDAD DOCUMENTAL (Búsqueda de la

información efectiva o fallida)


Folios

Prestar el servicio de recuperación de la unidad documental, ubicada en las cajas, tomar copia del documento a enviar y transmitir vía correo o fax.

8 SUMINISTRO DE

CÓDIGO DE BARRAS Stickers

Suministrar a la Contraloría de Cundinamarca códigos de barras. Esta misma identificará la ubicación de la caja dentro de la bodega de custodia, la Contraloría de Cundinamarca relacionará el número que tendrá la caja según su inventario inicial. El punteo de unidad documental se debe realizar frente a la base de datos suministrada por la Contraloría de Cundinamarca, se debe colocar un código de barras a cada unidad documental es decir, en Caja X-200 el cual deberá ser capturado mediante el lector de código de barras.

9

CARGUE DE DATOS A SOFTWARE DE

GESTIÓN DE INVENTARIOS Y

PRUEBA SELECTIVA

Cajas X-200

Realizar el cargue del inventario al sistema de gestión de inventarios del proponente, con base en el inventario inicial realizado por la Contraloría de Cundinamarca Adicionalmente la Entidad podrá realizar la validación de la consistencia y fiabilidad del inventario inicial a través de una prueba selectiva.

10 INVENTARIO Cajas X-200

De encontrarse inconsistencias en el inventario inicial, el proponente deberá llevar a cabo un inventario del archivo correspondiente para garantizar la fiabilidad y trazabilidad de la información.

11 INSERCIONES A

UNIDADES Folio

Los folios deberán ser debidamente archivados según lo describa la Contraloría de Cundinamarca, en su caja respectiva

0




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PROPUESTA ECONÓMICA PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN Y CUSTODIA DOCUMENTAL DE ACUERDO CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS EXIGIDAS EL

PROCESO

SERVICIO

VALOR SIN IVA

IVA

VALOR TOTAL

COSTO O TARIFA MENSUAL PARA 2000 CAJAS X-200

VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA: (Servicio por ocho meses de servicio) $_________________ (Incluye todos los costos, impuestos directos e indirectos, tasas, contribuciones, gastos laborales y no laborales, gastos administrativos, operacionales, y en general todos los gastos y costos necesarios para la ejecución del contrato, así como la utilidad del contratista)

Atentamente, NOMBRE DEL PROPONENTE: NIT: NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: CEDULA DE CIUDADANIA: DIRECCIÓN: CIUDAD: TELÉFONO: CORREO ELECTRÓNICO:

________________________________ FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL: NOMBRE


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