Investigacion Empresa Automotriz Final

5/15/2018 Investigacion Empresa Automotriz Final - slidepdf.com

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Universidad Metropolitana delEcuador

7mo Sistemas

Informe para automatización del 100%de los procesos de una empresa de

servicio automotriz

Calidad

de

Software

Presentado por:

Edwin Flores Páez

René Parco Rodríguez

Patricia Lema

Docente:

Ing. Rodrigo Cobos

Quito – Ecuador

2011



1

INDICE DE CONTENIDO

Índice……………………………………………………………………1

Tema………………………………………………………………………… ..3

Objetivos del Proyecto…………………………………………….…3

Planteamiento del Proyecto……………………………………….…3

Objetivo General………………………………………………….….3

Objetivos Específicos………………………………………….……..3

Información provista por la empresa automotriz……………...4

Estructuración de la Empresa……………………………...4

Cuadro de Requerimientos Servicio Automotriz……...5

Diagrama de Flujo de Actividades…………………….……5

Análisis del Sistema actual que funciona en la empresa……..8

Requerimientos Básicos…………………………………….…8

Técnicas para encontrar Hechos (Observación)……….8

Requerimientos del Nuevo Sistema………………………………...9

Identificación de Requerimientos esenciales…….…….9

Control de la información y documentos………….…….9

Prototipo de la Aplicación……………………………….…..10

Diseño del Sistema…….………………………………………...10

Características de los Módulos……………………………..….…..11

Control y Seguimiento de Clientes…………….………...11

Control de Cotizaciones…………….……………………...12

Control de Pendientes. …………….…………..…….…….12Historiales de Clientes. …………….……………………….12



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Historiales de Clientes………………………………………12

Información de las Cuentas por Cobrar…………………12

Envío de E-mail…………….………………………………….12 Supervisor…………….…………….…………………………..12

Agenda…………….…………….……………………………….12

Búsqueda Rápida…………….………………………………..13

Beneficios de Utilizar un Sistema…………………………….....13

Aumento de la Productividad……………………………………..13

Funciones de la aplicación…………………………………………14

Presentación de la Información………………………………….14

Sistema de Ayuda……………………………………………………16

Implementación…………………………………………………….. 16

Administración del Personal de Sistemas…………..16

Selección del Hardware…………………………………..17

Selección de Software………………………………….…17

Conclusiones……………………………………………………… ...18

Recomendaciones…………………………………………… ..…..18



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Tema

Informe para la automatización del 100% delos procesos de una empresa de servicio

Automotriz

OBJETIVOS DEL PROYECTO

El Objetivo de este estudio es presentar un informe en el que permita através de un sistema automatizar el 100% de todos los procesos de laempresa para dar un mejor servicio al cliente y poder llevar un control

de todas las áreas de una manera organizada.

Planteamiento del Problema

La empresa cuenta con un sistema ya funcionando pero el 70% de losprocesos son manuales.

Objetivo General.

Realizar un Sistemas que permita automatizar el 100% de

los procesos de una empresa en las áreas de Servicio al

cliente, Repuestos .Caja, Contabilidad.

Objetivos Específicos.

Establecer los requerimientos técnicos, físicos para la

elaboración de un Sistema para un Centro de Servicio

Automotriz, para mejorar la atención al cliente que sea de

manera rápida y eficaz.



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Analizar el sistema actual que funciona en la empresa y la

factibilidad de mantenerlo o cambiarlo.

Identificar los Requerimientos esenciales para la

elaboración del sistema.

Diseñar los módulos que intervendrán en el sistema.

Realizar el Diseñó del sistema tomando en cuenta los

principios del diseño del software.

INFORMACIÓN PROVISTA POR LA EMPRESA AUTOMOTRIZ

Estructuración de la Empresa

La empresa automotriz tiene actualmente funcionando losdepartamentos de:

Sistemas

Contabilidad

Cartera

Presupuestos

Taller

En cada departamento se encuentra estructurado de la siguientemanera:



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SISTEMAS CONTABILIDAD CARTERA

1 Jefe de Sistemas 1 Jefe deContabilidad 1 Cartera

2 Desarrolladores 2 Auxiliares

1 Procesos

1 Mantenimiento

TALLERREPUESTOS CAJA

2 Asesores deMecánica

1 Jefe de Bodega 2 Cajeros

1 Asesor deColisiones

2 Despachadores

1 Asesor de Pintura

7 Mecánicos

2 Enderezadores

1 Pintor



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1. Vehículo llega al

servicio automotriz

2. Lo recibe el asesor de

servicios

3. Se abre una orden de

trabajo

4. Cotización

5. Cliente Acepta 6. Taller realiza los

trabajos

7. Sistema envía orden de

pedido de Repuestos

8. Repuestos despacha el

pedido

9. Cliente va a caja con

orden de trabajo

10. Sistema imprime la

factura

11. Formas de Pago 12. Entrega de Vehículo



7

8



8

Análisis del Sistema actual que funciona en la empresa.

La empresa cuenta con un sistema que automatiza los procesossolamente en un 30%, por lo que se propone crear un sistema desde

cero por las siguientes razones:

Nos tomaría tiempo estudiar cómo está diseñado como trabaja ydonde es necesario hacer mejoras en el sistema actual.

Tratar de acoplar o unir este sistema al nuevo.

El nuevo sistema tendría que ser desarrollado en la mismaplataforma en el que trabaja el sistema actual.

Investigar si el sistema actual no tiene falencias y si es asírectificar las falencias que tiene.

Requerimientos Básicos:

La finalidad de la empresa es dar un excelente servicio al clienteesto comprende no demorarse más de 5 minutos en tomar losrequerimientos y entregarle una cotización con un precioestimado de la reparación de su vehículo, además de que elcliente pueda observar vía internet cómo va el avance de la orden.

Que el sistema ayude al responsable del vehículo enviando unaorden de repuestos y estos sean despachados a mecánica y elpedido sea enviado a la orden del cliente para que seanfacturados una vez cerrada el pedido.

A través del sistema el encargado del vehículo ingresará cómo vael avance del mantenimiento del vehículo de esta forma el clienteva a saber a qué hora podrá retirar del servicio automotriz.

Técnicas para encontrar Hechos (Observación)

Según el problema planteado podemos observar lo siguiente:

La empresa no está satisfecha con el actual sistema que tienenimplementado.

Desean que el trámite de ingreso de vehículos sean a través deun sistema.

Que al cliente no le tome demasiado tiempo en realizar el ingreso

al taller.



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Automatizar el tiempo entre Taller y Repuestos que se realice elpedido directamente desde el sistema.

Que el sistema controle la facturación por mano de obra y porrepuestos de manera automática.

Requerimientos del Nuevo Sistema.

Identificación de Requerimientos esenciales:

Sistema diseñado para el control de ORDENES DE SERVICIO en elnegocio ligado al ramo automotriz que de servicio a camiones,

automóviles, motocicletas y en general reparaciones relacionadas.

Contempla tener el control desde que llega el cliente con su automotoral servicio automotriz, levantar la orden de servicio con los comentariosque realice el cliente, diagnosticar la orden, cotizar la orden, autorizar laorden, cotizar las refacciones y servicios adicionales, dar garantía,facturar la orden de servicio, cobrar la orden de servicio y entregar elvehículo o trabajo.

El sistema muestra un historial de servicios del cliente donde puede

consultar el avance de cada trabajo. Además cuenta con una agenda de:pendientes, órdenes de servicio, seguimientos de cómo va su orden detrabajo.

Control de la información y documentos

Ordenes de Servicio.

Seguimiento de las Órdenes de Servicio.

Diagnostico y presupuesto de la orden de Servicio.

Calendario de Actividades de Cada Técnico de Servicio Según susÓrdenes asignadas.

Historial de servicios para la aplicación de Nuevos Servicios pormedio de recordatorios o reportes a las áreas de servicio yclientes.

Control de Proceso de Venta desde la Cotización.

Estadísticas y Reportes.



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Pantalla para consulta interactiva de avance de Órdenes deservicio, para sus clientes.

Control de todos los Pendientes por cada Colaborador.

Prototipo de la Aplicación

La empresa necesita un Sistema Integral de Administración queCuenta Con los Siguientes Módulos:

Ventas Compras Cuentas por Cobra

Cuentas por Pagar Ingreso Taller Inventarios Verificación de Orden de Trabajo

Diseño del Sistema

Sistema Modulo de Ventas Incluye:

CATALOGOS

Clientes Proveedores Clasificación de Servicios Valor de Clasificación de Servicios Almacenes Unidades de Medida Productos y Servicios

MOVIMIENTOS

Ventas Cotizaciones Pedidos Devoluciones Sobre Venta

CUENTAS POR COBRAR

Cargos Abonos



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INVENTARIOS

Entradas Salidas Traspasos Inventario Físico

REPORTES

Catálogos Ventas Cuentas por Cobrar Inventarios Facturación Electrónica

ORDENES DE SERVICIO

Orden de Trabajo Proformas

Seguimiento de Servicio

Utilerías

Configuración Respaldos Automatizados por día, Fecha, Etc.

Seguridad por Nivel de Usuarios Importación de Clientes, Productos y Servicios desde Archivos de

Excel

BASE DE DATOS.

My SQL, SQL Express 2005, SQL Express 2008.

Con este Sistema se tendrá el Control de las Ventas ya sea de productoso servicios, así como el Inventario y las Cuentas por Cobrar, es unSistema Simple y Robusto ya que maneja Base de Datos SQL, además

Cuenta Con el Modulo de Facturación.

Características de los Módulos

Control y Seguimiento de Clientes.

Se podrá realizar el seguimiento de los Clientes, dándoles unseguimiento, además que se podrá programar y asignar tareas a susColaboradores y Clientes.



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Este módulo permite registrar y programar todos los eventos yactividades relacionados con los clientes y Colaboradores.

Control de Cotizaciones

Llevar un seguimiento de las cotizaciones, desde que se recibe lasolicitud por parte del cliente, hasta que la cotización es aceptada.

Control de Pendientes.

Este módulo nos permite controlar las actividades Pendientes lo quepermite mantener de manera ordenada todas las actividades personalesrelacionadas con la operación de la empresa.

Historiales de Clientes.

A través de esta opción se podrá ver y medir todas las acciones querealiza entorno a los clientes, llevando un completo historial de todas ycada una de las actividades.

Información de las Cuentas por Cobrar

Permite consultar la información comercial de los clientes.

Podemos extraer información del sistema Comercial es útil para el áreade crédito y cobranza ya que le permite consultar en el sistema

administrativo ver el estatus crediticio de sus clientes.

Envío de E-mail

El Sistema permitirá mantener a los clientes y colaboradorescomunicados siempre y en todo lugar.

Por medio de este módulo podrá enviar mensajes de manera rápida yfácil.

Supervisor

Supervisar y medir el avance de sus colaboradores, a través delsistema.

Agenda.

Con este módulo usted podrá ver todas sus actividades y las de susColaboradores, logrando tener un control exacto del avance de losmismos.



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Búsqueda Rápida

Este módulo permite agilizar la búsqueda de registros y la atención asus clientes con una herramienta de búsqueda rápida permitiráencontrar cualquier registro en cuestión de segundos a través dediversos parámetros, si tanta espera para los clientes.

Beneficios de Utilizar un Sistema

· Incentivar lealtad de sus clientes: Un cliente será leal al proveedorque le brinde satisfacción y la mejor atención.

· Crear una filosofía de trabajo: Con esta herramienta, es una culturaempresarial, que será utilizada para hacer crecer la empresa.

· Controlar resultados: Las métricas en la empresa son importantes, yaque se podrá determinarlas y medirlas para la Toma de Decisiones.

· Automatizar procesos de servicio de las Unidades atendidas:Estandarizando los procesos de servicio la empresa se harán máseficientes y productivos.

· Implementar niveles de servicio: Un servicio de Calidad garantiza lasatisfacción y lealtad de sus consumidores.

Las áreas normalmente involucradas en este tipo de estrategia sonventas y servicio al cliente obteniendo:

Personas comprometidas con los procesos definidos

Cuentan con mejores habilidades de ventas

Más altos logros de servicios

Reducción de costos, etc.

Aumento de la Productividad

La productividad de la empresa es importante por tal razón tomaremoslas siguientes precauciones:

Presentar los avances del sistema para evitar el incorrectodesarrollo.



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Evitar errores de diseño.

Realizar pruebas con las personas que estarán usando el sistemapara modificar eliminar y facilitar el fácil uso del sistema.

Esto garantizará que no tendremos que volverse a hacer el trabajode desarrollo.

Funciones de la aplicación:

Fichero de clientes y proveedores con acceso desde estos módulosa todos los registros relacionados con ellos. Ejemplo: desde elmodulo de clientes tendremos acceso a todos las ordenes deservicio, facturas, presupuestos de este cliente.

Modulo de vehículos: Desde aquí dispondremos de una ficha delos vehículos, con un fácil acceso a todos los registros (ordenes detaller, ordenes de servicio, presupuestos) relacionados con él.

Órdenes de Taller: EL programa genera órdenes de taller dondepodremos llevar un control del trabajo realizado en el taller, horasde mano de obra, materiales, etc.

Modulo de facturación con una gestión de cobros para múltiplesvencimientos y formas de pago.

Control de gastos, clasificados por categorías, con una gestión depagos muy eficaz para realizar sus previsiones de pago.

Modulo de empleados: Permite llevar un control, mecánicos,agentes comerciales, etc. Asignarles trabajo controlar, extraerlistados del trabajo realizado por estos.

Modulo de Terminal Punto de Venta, el programa dispone de unmodulo de ventas de mostrador, que puede usarse, con impresorade tickets, lector de código de barras y si se desea pantalla táctil

Presentación de la Información

Para el fácil manejo del sistema por el usuario será diseñado de lasiguiente manera:

Menús desplegables para poder manejar mayor volumen deinformación.

Uso de iconos que sean reconocidos fácilmente por el usuario,

por lo que esto causa un efecto visual atractivo parafamiliarizarse y ayudándole así a manejar el sistema.



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El diseño de salida estará ajustada para que el usuario tengauna buena visión de la información presentada en pantalla, yventanas de aparición repentina que sirven para dar información,advertencia o incluso mostrar errores.

El diseño de entradas se hará para que un 80% el sistemarealice los procesos automáticamente y se utilice un 20% por elusuario, para que de esta manera reducir el número de errores dedatos que deben entrar al sistema.

Los diseños de documentos fuentes el sistema será capaz deleer los datos que se encuentren en la forma minimizando así lacantidad de entradas.

La captura de datos la realizará el usuario a través del teclado y

del lector de código de barras ingresando esta información alsistema.

La Verificación de los datos el sistema ayudará a que lainformación no sea ingresada repetida o con errores estableciendométodos de validación de la siguiente manera.

o Pruebas de existencia que los datos no contenganespacios en blanco.

o Pruebas de límite o rango validando el mínimo o máximode caracteres aceptables para un dato.

o Prueba de combinación validando si todos los campostienen relación

o Corrección Automática El sistema detecta el error paraque de alertas en pantalla para que el usuario tome encuenta y pueda modificar la información que se estáingresando de manera errónea.

Rendimiento Con la información recopilada el desarrollo delsistema debe ser rápido y eficiente, la plataforma bajo Windows,no existe limitación alguna ya que además los software utilizadosson con licencia free, fáciles de encontrar, se ingresa al internet yse descarga tanto el PHP como la base.

La interfaz gráfica del sistema es amigable, intuitiva y fácilmanejo



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Con esto economizamos dinero, y tiempo lo que es un rubro muyimportante en la economía de la empresa.

Sistema de Ayuda

El sistema contará con funciones de ayuda que proporcionaninformación al usuario, como por ejemplo si pasa el puntero del mousepor encima de un icono le dará una breve explicación de lo que hace eseicono.

Además si desea una ayuda con mayor explicación deberá presionaruna tecla de función (F1) en la que se abrirá una pantalla la cual tendráinformación más explícita del problema que desea averiguar de esta

manera se evitará las llamadas a soporte técnico.

IMPLEMENTACIÓN

Capacitación

Se realizará un curso de entrenamiento para todo el personal que seencuentra a cargo de los diferentes módulos establecidos en el sistemade la siguiente manera.

Identificación de hardware que se van a utilizar como porejemplo:

o Monitoro Tecladoo Mouseo CPUo DVDo Lector de Código de Barraso Impresoras(Punto de Venta, Matriciales, Inyección, Laser)o Red

Conceptos Básicos del Sistema Operativo que se va a utilizar. Ingreso al Sistema de la empresa y que se familiaricen con las

características de los menús desplegables, los iconos y lasfunciones que se encuentran en la pantalla.

Ingreso de Datos al Sistema Entrega de Reportes Salidas en pantalla Impresiones Reconocimiento de errores por el usuario Entrega de un manual de usuario



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Administración del Personal de Sistemas

La empresa automotriz cuenta con personal calificado en el área desistemas de la siguiente manera.

1 Jefe de Sistemas 2 Desarrolladores 1 Procesos 1 Mantenimiento

Los mismos que están encargados de la revisión de los requerimientos,diseño, código y de las pruebas del software.

Selección del Hardware

Realizaremos un inventario de todos los computadores que cuenta laempresa de esta manera las clasificaremos en tres grupos:

Computador a dar de baja, estas máquinas no cumplen lascaracterísticas mínimas para un óptimo desempeño.

Computador a ser actualizado, el mismo que será mejorado en eldesempeño ya sea agregando más memoria o un mejorprocesador y cumpla las características necesarias.

Computador sin problemas, este pasa todos los requerimientos yserá puesto en marcha.

El Hardware para el servidor debe contar con características especialespor la cantidad de procesos que se van a ejecutar en este, por lo que serecomienda utilizar un servidor con dos procesadores físicos y quesoporte arreglos de discos RAID en espejo por seguridad de lainformación.

Una granja de discos duros para sacar respaldos de toda la información

ya que en caso de desastres poder levantar toda la informaciónnecesaria.

Selección de Software

Como es un sistema que está diseñado para multiplataforma se puedeutilizar para cualquier sistema operativo entre los más conocidostenemos Windows y Linux.

Para el servidor se recomienda una versión que puede ser Windows2003 u Windows 2008 en el caso Microsoft o una versión de CENTOSen Linux.



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Conclusiones:

La solución ayudará a la empresa automotriz a responder rápidamentea las necesidades de los clientes proveyendo respuestas inmediatas conrespecto al estado de los pedidos, los requisitos del cliente y la

disponibilidad global del inventario.

Recomendaciones:

Para poder realizar este proyecto se necesita contar con mayorinformación de la empresa para poder realizarlo con mayor exactitud yaque en algunos de los casos hemos tomado datos ficticios para podercompletar la información.

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