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CONCEPTO DE ORGANIZACION

1. Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para

la sistematización racional de los recursos, mediante la

determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupaciónde actividades, con el fn de poder realizar y simplifcar

las unciones del grupo social.

2.

Organización se refere a la estructura t!cnica de las relaciones,

que debe darse entre las jerarquías, unciones y obligaciones

individuales necesarias en un organismo social para su mayor

efciencia." #$eyes %once, 2&&'(

). Organizar es el proceso de dise*ar estructuras ormales del

trabajo en una empresa, por medio de la generación de una

 jerarquía de autoridad y una departamentalización por unciones,

que establezca responsabilidades por +reas de trabajo."

#ern+ndez y $odríguez, 2&&2(

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Importancia de la Organización.

-os undamentos b+sicos que demuestran la importancia de laorganización son

1. /s de car+cter continuo0 jam+s se puede decir que a terminado,dado que la empresa y sus recursos est+n sujetos a cambiosconstantes #epansión, contracción, nuevos productos, etc(, lo queobviamente redunda en la necesidad de eectuar cambios en laorganización.

2. /s un medio a trav!s del cual se establece la mejor manera delograr los objetivos del grupo social.

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). 3uministra los m!todos para que se puedan desempe*ar lasactividades efcientemente, con un mínimo de esuerzo.

'. /vita la lentitud e inefciencia de las actividades, reduciendolos costos e incrementando la productividad.

4. $educe o elimina la duplicidad de esuerzos, al delimitar uncionesy responsabilidades.

Principios de la organización

• Principio de diisión de tra!a"o

/ste principio busca la especialización y pereccionamiento de la

persona en su puesto para producir m+s y mejor.

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enry 5ayol utiliza una met+ora en la que asimila a la empresa con un

cuerpo biológico. 6-a división del trabajo es de orden natural0 se observa

en el mundo animal, donde a medida que el ser es m+s perecto posee

m+s variedad de órganos encargados de unciones distintas. -a división

del trabajo tiene por fnalidad producir m+s y mejor con el mismoesuerzo." #7anagerselp(

• Principio de a#toridad $ responsa!ilidad.

8e acuerdo a #ern+ndez y $odríguez, 2&&2( la autoridad en la

organización y en las estructuras, implica aspectos ormales o legales,

t!cnicos y morales. -a verdadera autoridad es moral y psicológica, lo

cual se conoce como liderazgo.

• Principio de primac%a de la a#toridad lineal so!re la asesora.

%ara fnes de organización, la autoridad se clasifca en

9 -ineal

9 3ta: #asesores(

9 ;ormativa

/l principio es que todo aquel que ostente alg<n nivel de autoridad es

quien decide, por tener la responsabilidad de acerlo.

• Principio de primac%a de a#toridad normatia.

-a autoridad normativa est+ encargada de generar las normas de

operación y dependen de una autoridad local.

• Principio de delegación.

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=ien se conoce de sobra que la autoridad se delega y la responsabilidad

se comparte". /sto signifca que los jees deben permitir que su personal

a cargo aga su trabajo y tomen decisiones libremente, teniendo en

cuenta que ante cualquier error que cometa lo involucra a !l.

• Principio de #nidad de mando.

>uando eisten dos jees eiste uga de responsabilidad. /n este

principio se indica que cada individuo de la organización debe ser

responsable sólo rente a una autoridad y esta puede ser una persona,

un comit! o un consejo.

ay que recordar que quien a dos amos sirve con uno queda mal".

• Principio de "erar&#%a o cadena de mando.

?nteriormente se mencionaba como 7ois!s tuvo que organizar al pueblo

a trav!s de una jerarquía, estableciendo los conductos para resolver

problemas y acilitarse el trabajo.

 @oda organización requiere una jerarquía, es decir, un sistema de niveles

de mando.

• Principio de tramo de control.

? dierencia del principio de unidad de mando en donde una persona es

responsable acia una autoridad, en el principio de tramo de control se

refere al n<mero de unidades, departamentos o personas que pueden

ser supervisadas por una persona. /s importante se*alar que entre m+s

personas dependan de una, ejerce menos control y se ace m+s

complicada la comunicación entre los miembros.

• Principio de e&#idad en carga de tra!a"o.

>uando se organiza una empresa se debe equilibrar la carga de trabajo,

de tal orma que todos los que conorman el equipo tengan, de acuerdo

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8isposición de unciones de una organización en unción del nivel deimportancia.-os grados jer+rquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdocon el grado de autoridad y responsabilidad que posean

independientemente de la unción que realicen.

).2.2. 8/%?$@?7/;@?-BC?>BD;.

?grupamiento de unciones dentro de una estructura organizacional.

3e logra mediante una división, de las unciones, org+nica que permite ala empresa desempe*ar con efciencia sus diversas actividades.? la división y el agrupamiento de las unciones y actividades enunidades especifcas, con base en su similitud, se le conoce con elnombre de departamentalización.

 @ipos de 8epartamentalización

5uncional. /s com<n en las empresas industriales0 consiste enagrupar las actividades an+logas seg<n su unción primordial paralograr la especialización y con ello una mayor efciencia personal.

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%roducto. 3eorganiza

la

departamentalización alrededor de determinados productos olíneas de productos

 @erritorio o

geogr+fca. 3e divide el trabajo en departamentos, querepresentan +reas o localidades geogr+fcas.

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>lientes. /st+ división est+ basada en la clientela que se empleaen algunos ramos.

%or %rocesos o /quipos. /s el medio lógico cuando las m+quinas oel equipo empleado requiere de aptitud esencial para su manejo oson de gran capacidad, lo cual elimina la división org+nica0 o biencuando los elementos t!cnicos eigen de una localizaciónconcentrada.

).2.). 8/3>$B%>BD; 8/ 5H;>BO;/3

-a descripción de unciones se realiza, primordialmente, a trav!s de last!cnicas de descripción de puestos y de la carta de distribución deltrabajo o cuadro de distribución de actividades.

).2.'. ?>@BEB8?8/3 I O=-BA?>BO;/3

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3e establecen los niveles jer+rquicos y departamentos de la empresa, esnecesario defnir con toda claridad las labores y actividades que abr+nde desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo opuestos de los distintos departamentos de la organización.

).2.4. >OO$8B;?>BD;/s la sincronización de los recursos y esuerzos de un grupo social, conel fn de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo yconsecución de los objetivos.

TIPO' DE ORGANIZACIONE'

>omo se mencionó anteriormente, las organizaciones  sonetremadamente eterog!neas y diversas, por tanto, dan lugar a una

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amplia variedad de tipos de organizaciones. 3in embargo, y luego derevisar literatura especializada en administración y negocios, consideroque los principales tipos de organizaciones Jclasifcados seg<n susobjetivos, estructura y características principalesJ se dividen en 1(Organizaciones seg<n sus fnes, 2( organizaciones seg<n su ormalidad y

)( organizaciones seg<n su grado de centralización.

• Organizaciones 'eg(n '#s )ines.9 /s decir, seg<n el principalmotivo que tienen para realizar sus actividades. /stas se dividenen

1. Organizaciones con fnes de lucro -lamadas empresas,tienen como uno de sus principales fnes #si no es el <nico(generar una determinada ganancia o utilidad para su#s(propietario#s( yKo accionistas.

2. Organizaciones sin fnes de lucro 3e caracterizan por tenercomo fn cumplir un determinado rol o unción en la sociedadsin pretender una ganancia o utilidad por ello./l ej!rcito, la Bglesia, los servicios p<blicos, las entidadesflantrópicas, las organizaciones no gubernamentales #O;A(,etc. 3on ejemplos de este tipo de organizaciones.

• Organizaciones 'eg(n s# )ormalidad.9 8ico en otraspalabras, seg<n tengan o no estructuras y sistemas ofciales ydefnidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control./stas se dividen en

1. Organizaciones Formales /ste tipo de organizaciones secaracteriza por tener estructuras y sistemas ofciales ydefnidos para la toma de decisiones, la comunicación y elcontrol. /l uso de tales mecanismos ace posible defnir demanera eplícita dónde y cómo se separan personas yactividades y cómo se re<nen de nuevo.

3eg<n Bdalberto >iavenato, la organización ormalcomprende estructura organizacional, directrices, normas yreglamentos de la organización, rutinas y procedimientos, en

fn, todos los aspectos que epresan cómo la organizaciónpretende que sean las relaciones entre los órganos, cargos yocupantes, con la fnalidad de que sus objetivos seanalcanzados y su equilibrio interno sea mantenido.

ORGANIZACI*N )+NCIONA,

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-a organización por unciones re<ne, en un departamento, a todos losque se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que sedenominan unciones. /s el tipo de estructura organizacional, que aplicael principio uncional o principio de la especialización de las uncionespara cada tarea. /s probable que la organización uncional sea la orma

m+s lógica  y b+sica de división por departamentos. -a empleanesencialmente las peque*as empresas que orecen una línea limitada deproductos  porque posibilita aprovecar con efciencia  los recursosespecializados. 5acilita considerablemente la supervisión  porque cadagerente sólo debe ser eperto en un +rea limitada de conocimientos yabilidades. ?dem+s, acilita el movimiento  de los conocimientos yabilidades especializadas para su uso en los puntos donde m+s senecesitan.

>aracterísticas de la organización uncional

L ?utoridad uncional o dividida. /s una autoridad que se sustenta en elconocimiento.

L ;ing<n superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sinoautoridad parcial y relativa.

L -ínea directa de comunicación. 8irecta y sin intermediarios, busca lamayor rapidez posible en las comunicaciones  entre los dierentesniveles.

L 8escentralización de las decisiones. -as decisiones se delegan a los

órganos cargos especializados.

L Mnasis en la especialización. /specialización de todos los órganos acargo.

Eentajas de la organización uncional

L 7+ima especialización.

L 7ejor suspensión t!cnica.

L >omunicación directa m+s r+pida.

L >ada órgano realiza <nicamente su actividad específca.

8esventajas de la organización uncional

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L %!rdida de la autoridad en el mando. -a eigencia de una obedienciay la imposición de la disciplina, aspectos típicos de la organización lineal,no son lo undamental en la organización uncional.

L 3ubordinación m<ltiple.

L -a organización uncional tiene problemas en la delegación de laautoridad y en la delimitación de las responsabilidades.

L %resenta una tendencia a la competencia entre los especialistas, yaque los diversos órganos o cargos se especializan en determinasactividades0 ellos tienden a imponer a la organización su punto de vistay su enoque.

L /ibe una tendencia a la tensión y a los conNictos  en laorganización. -a rivalidad y la competencia, unidas a la p!rdida de visión

de conjunto de la organización pueden conducir a divergencias y a lamultiplicidad de objetivos que pueden ser antagónicos y crear conNictosentre los especialistas.

L @iende a la conusión en los objetivos, ya que la organizaciónuncional eige la subordinación m<ltiple0 no siempre el subordinadosabe eactamente a qui!n inormar sobre un problema. /sa duda generacontactos improductivos, difcultades para la orientación y conusión encuanto a los objetivos que deben alcanzar.

3eg<n @aylor

>onsiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de maneraque cada ombre, desde el gerente asta el obrero, ejecute el menorn<mero posible de unciones.

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ORGANIZACI*N ,INEA, O -I,ITAR

3e caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una solapersona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidadb+sica del mando. /l jee superior asigna y distribuye el trabajo a los

subalternos, quienes a su vez repartan a un solo jee.

3e le conoce como organización lineal o militar porque, precisamente, seutiliza en instituciones militares, siendo aconsejable tambi!n suaplicación en peque*as empresas. -a actividad y la responsabilidad setransmiten íntegramente por una sola línea.

Eentajas

a( 7ayor acilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de lasmismas.

b( ;o ay conNictos de autoridad ni ugas de responsabilidad.c( /s claro y sencillo.d( til en peque*as empresas.e( -a disciplina es +cil de mantener.

8esventajas

a( /s rígida e inNeible.b( -a organización depende de ombres clave, lo que origina trastornos.c( ;o omenta la especialización.d( -os ejecutivos est+n saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se

dediquen a labores directivas sino de operación simplemente.

O$A?;BC?>BD; A/OA$P5B>?

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-a organización geogr+fca suele aplicarse en todas las empresas, sobretodo en lo que se refere a ventas  y distribuciónísica. /s unaorganización estructurada verticalmente en la que fgura un directorgeneral de marQeting, directores regionales de venta, directores porciudades, etc., asta llegar escalonadamente a los vendedores. /sta

organización basada en +reas o territorios geogr+fcos es una ormaestructural com<n para que las empresas uncionen en distintosmercados geogr+fcos o atiendan una mayor +rea geogr+fca.

/l alcance m+s corto de esta organización permite al director decualquier nivel dedicar m+s tiempo  a sus subordinados, y esrecomendable cuando la labor de ventas es compleja, los vendedorestienen una elevada remuneración, y el impacto del desempe*o de losvendedores en el benefcio de la empresa es elevado.

Eentaja

• %ermite la adaptación de la estrategia a las necesidades de cadamercado geogr+fco.

• -os mercados locales pueden estar dirigidos por personas queconocen muy bien las características y los clientes de la zona.

• 8elega la responsabilidad de benefcioKp!rdida al nivel estrat!gicom+s bajo.

• 7ejora la coordinación uncional dentro del mercado objetivo.

• Obtiene benefcios de las economías de las operaciones locales.

• -as unidades de +rea son una ecelente base de capacitación paragerentes generales de nivele superiores.

• la empresa puede responder a los cambios del entorno de ormainmediata, ya que el proceso de toma de decisiones se reduce en

el tiempo por las peculiaridades intrínsecas de la propiaorganización.

8esventajas

• %resenta el problema de cu+nta uniormidad geogr+fca puedenimponer las ofcinas centrales contra cu+nta diversidad geogr+fcase debe permitir.

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• 7ayor difcultad para conservar una imagenKreputación uniormede la compa*ía en las dierentes +reas cuando los gerentesejercen demasiada libertad estrat!gica.

• ?*ade otro nivel de gerencia  para manejar las unidades

geogr+fcas.

• %uede dar como resultado que se dupliquen los servicios  delpersonal a nivel de las ofcinas centrales y niveles de distritos, locual crea una desventaja en relación con los costos.

O$A?;BC?>BD; %O$ >-B/;@/3

%or lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente

almacenes, y su unción  consiste en crear unidades cuyo inter!sprimordial es servir a los distintos compradores o clientes.

-as compa*ías orientadas acia las ventas. %ueden ser organizacionespor cliente en modelo  típico incluye las grandes defniciones en clientesminoristas y mayorista tradicionalmente. /n algunas compa*ías siguen

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estas defniciones ventas al consumidor  y ventas a la industria. -aorganización al cliente se usa en el sistema de mercadotecnia.

>uando la empresa aplica una estrategia de segmentación del mercado,los vendedores se especializan en determinados tipos de clientes, lo que

les permite conocer muco mejor las necesidades y deseos de ellos yest+n mejor preparados para poner en pr+ctica actividadespromocionales y aplicar las t!cnicas de marQeting.

Eentajas

L >omo cualquier tipo de organización bien gestionada, esta tiene asu avor que se identifca r+pido y bien con el negocio del comprador.

L %ermite introducirse como si uera el due*o en las necesidades y

potencialidades que tiene el negocio al que quiere venderle.

L /s m+s oportuno para enrentar la competencia  y actuarr+pidamente en los abituales cambios del mercado.

L permiten a los vendedores acer realidad los lineamientos demarQeting de su entidad y, sobre todo, introducirse +cilmente en elmercado potencial.

8esventajas

L Gue permite que dierentes vendedores coincidan en el mismoterritorio, ocasionando mayores gastos.

  3eg<n mucos estudios, es m+s rentable mantener los actualesclientes que buscar nuevos. /s por esto que las compa*ías est+nestableciendo relaciones a largo plazo con sus clientes como estrategiapara aumentar la rentabilidad.

/n este sentido, mucas compa*ías an eco del cliente el actordeterminante de sus estrategias  comerciales. Ia no se trata sólo dedesarrollar productos  sino, adem+s, de adaptarlos a las necesidadesreales del cliente.

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O$A?;BC?>BD; 7?@$B>B?-

/sta estructura  consiste en la agrupación de los recursos  umanos ymateriales  que son asignados de orma temporal a los dierentesproyectos  que se realizan, se crean así, equipos con integrantes devarias +reas de la organización con un objetivo en com<n /l %royecto,dejando de eistir con la conclusión del mismo.

-os empleados dentro de la matriz poseen dos jees0 un jee de unción

quien es la cabeza de la unción, es decir, al cual se le inorma acerca delos asuntos relacionados con aspectos uncionales0 y el jee de %royectosque es el responsable de los proyectos individuales, todos los empleadosque trabajan en un equipo de proyectos se llaman gerentes desubproyectos y son responsables de manejar la coordinación ycomunicación entre las unciones y proyectos.

>ondiciones

L >apacidad de organización y coordinación y procesamiento de

inormación.

L 3e necesita contar con buen capital.

L 3e necesita un equilibrio  de poder entre los aspectos uncionales yproyectos de la organización, adem+s se requiere una estructura deautoridad doble para mantener ese equilibrio.

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Eentajas

L -a estructura matricial es un medio efciente para reunir lasdiversas abilidades especializadas que se requieren para resolver unproblema complejo.

L %ermite reunir varios epertos en un equipo, esto con lleva a que se deuna jerarquía muy reducida y aya mayor Neibilidad y autonomía en laorganización.

L ?yuda a mitigar los conNictos  entre los objetivos generados por lasdistintas +reas uncionales de la organización.

L -os miembros tienden a motivarse m+s.

L 3irve para el entrenamiento  de cantera #sitio que proporcionapersonas o elementos para el ejercicio de un trabajo o proesión( de Fees.

L >ontribuye a aumentar la implicación y el compromiso de losintegrantes de los equipos.

L /sta orientada a los resultados fnales0 se mantiene la identifcaciónproesional. Bdentifca con precisión la responsabilidad de cada jee.

L >oordina la satisacción de actividades, tanto para mejorar el productocomo para satisacer el programa  y el presupuesto  requeridos por elgerente del departamento.

L %ropicia una comunicación interdepartamental sobre las unciones ylos productos.

L %ermite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuandosea necesario.

L 5avorece un intercambio de eperiencia entre especialistas para lograruna mejor calidad t!cnica.

8esventajas

L ;o todo el mundo se adapta bien al sistema matricial.

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L -os miembros del equipo, para ser eectivos, deben presentarabilidades interpersonales, ser Neibles y estar dispuestos a cooperar.

L /l doble Nujo de autoridad en ocasiones origina conNictos.

L %uede propiciar estr!s en los miembros de los equipos al tener querendir cuentas a 2 Fees.

L 3us costos burocr+ticos de operación son bastantes altos debido a queinvierte muco en capacitación de sus empleados y por lo tanto tambi!ndebe elevar salarios.

L ;o est+ bien defnida la autoridad, establecimiento de las prioridades yla utilización de recursos entre los gerentes uncionales y los deproyectos.

L /iste conusión acerca de quien depende de qui!n, lo cual puedeoriginar uga de responsabilidades y alta de delimitación de autoridad.

L 8a lugar a una luca por el poder, tanto del gerente uncional comodel gerente de producto.

L 5unciona a trav!s de mucas reuniones, lo que supone p!rdidas detiempo.

L /l personal puede sentir que su jee inmediato no apreciadirectamente su eperiencia y capacidad.

L 3e puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.

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ORGANIZACI*N 'TA))

%rototipo de organización que pretende aprovecar los aspectos m+s

positivos de las organizaciones lineal y uncional./n ella, el director general o los ejecutivos superiores disponen deun grupo de especialistas o asesores Jel sta:  o estado mayorJ que notienen ninguna autoridad directa sobre ninguno de los altos directivos,mandos intermedios o empleados.

/l director o jee del sta:  sólo ejerce la autoridad sobre los miembros desu equipo. /l jee o director del mismo coordina y reparte eltrabajo entre sus miembros.

-a labor del sta:  o estado mayor es netamente asesora o de apoyot!cnico a los altos directivos o cualquier otro jee de nivel inerior de lalínea de mando del que dependa, y la de dar respuesta a los problemasque para su estudio se le sometan.

%ueden eistir tantos sta: s o estados mayores como niveles o jees ayaen la cadena de mando. /l sta:  del presidente o director general constageneralmente de un mayor n<mero de t!cnicos de ormación m+sgeneral y eterog!nea #sta:  general(. ? medida que se desciende en lalínea de mando, el n<mero de miembros del estado mayor suele ser

menor, con una ormación m+s especializada y generalmente m+somog!nea #sta:  de especialistas(. >uando su n<mero de miembros eselevado y su especialización eterog!nea, el gabinete t!cnicoo estado mayor suele subdividirse en unidades de menor tama*o, alrente de cada una de ellas se sit<a un coordinador o subdirector.

Eentajasa( -ogra que los conocimientos epertos inNuyan sobre la manera deresolver los problemas de dirección.

b( ace posible el principio de la responsabilidad y la autoridadindivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del sta:.

8esventajas

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a( 3i los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitanclaramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse unaconusión considerable en toda la organización.b( %uede ser inefcaz por alta de autoridad para realizar sus unciones, o

por alta de un respaldo inteligente en la aplicación de susrecomendaciones.

c( %ueden eistir rozamientos con los departamentos de la organizaciónlineal.

,a organización en l%nea $ sta/  es la #tilizadacon ma$or pro0#sión en el m#ndo empresarial

T1cnicas de Organización

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3on erramientas necesarias que nos ayudan a ormar una organización

ormal. /stas t!cnicas deben aplicarse de acuerdo con las necesidades

de cada organización.

? continuación se describen las principales t!cnicas.

Organigrama

/l organigrama representa la estructura de una organización0

estructura signifcaR la disposición u ordenación de los órganos o cargos

que componen una empresa" #ern+ndez Orozco, 2&&S(

$epresentaciones gr+fcas de la estructura ormal de una organización,

que muestran las interrelaciones, las unciones, los niveles jer+rquicos,

las obligaciones y la autoridad eistentes dentro de !sta" #7Tnc

Aalindo, 2&&U(

8e acuerdo con #7Tnc Aalindo, 2&&U( nos menciona seis tipos de

organización.

a. -ineal o militar

b. 5uncional o de @aylor

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c. -íneo uncional

d. 3ta: 

e. 7atricial

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. %or comit!s

?simismo, los organigramas los podemos encontrar clasifcados por su

presentación en verticales, orizontales, mitos y circulares #3cribd(

1. Organigrama vertical. 3on los organigramas que encontramos

com<nmente en las organizaciones. %resentan los niveles jer+rquicos en

orden vertical de arriba acia abajo.

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2. Organigrama orizontal. -os niveles jer+rquicos los encontramos

ordenados en orma de columnas desplegadas de izquierda a dereca.

). Organigrama mito. >onjuga el organigrama tipo vertical y elorganigrama tipo orizontal para ampliar las posibilidades de

grafcación.

'. Organigrama circular. 5ormado por un cuadro central en el que se

coloca a la autoridad m+ima, mientras que alrededor se trazan círculosconc!ntricos que constituyen un nivel de organización. /n cada círculo

se coloca a los jees inmediatos y se les relaciona con líneas que

representan los canales de autoridad y responsabilidad.

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-an#ales

3on documentos detallados que contienen de orma ordenada y

sist!mica inormación acerca de la organización de la empresa.

Diagramas de procedimiento o de 2#"o 32#"ogramas4

/stas representaciones gr+fcas muestran la sucesión de pasos que

conorman un procedimiento. Htilizan los siguientes símbolos

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Hna vez que se a fnalizado el dise*o organizativo jer+rquico basado en

los principios de la organización, surge la necesidad de coordinar para

armonizar los esuerzos, independientemente de la estructura o modelo

organizativo que se aya elegido. ?l integrar la organización jer+rquica y

las actividades por departamento en un todo congruente es necesaria lacoordinación.