Consejos para la administración del inventario

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Consejos para la administración del inventario

La administración del inventario es el proceso de administrar el flujo de la entrada y salida de

productos de un inventario existente. Administrar el inventario requiere la planificación

minuciosa de cómo abastecer y almacenar los artículos, además de formas eficientes de manejar

a intervalos regulares el inventario. Es necesario que piense de manera continua en formas de

mejorar su sistema, ya que su negocio o su mercado podrían cambiar. La administración del

inventario está integrada estrechamente con las finanzas, compras, operaciones y marketing.

Por ejemplo, al planear cómo abastecer o vender su inventario, debe usar los pronósticos de

ventas y considerar la utilización de promociones de ventas. Además, cuando agregue una nueva

línea de productos necesita preparar espacio de almacenamiento, proveedores y personal que

maneje la cantidad incrementada de existencias.

Consejos para la administración del inventario

Planeación

Pronostique con exactitud sus ventas. Cuando planee su inventario, utilice su pronóstico de

ventas para asegurarse de que pida lo suficiente para satisfacer su demanda de venta.

No ordene cantidades excesivas. Tenga cuidado particular en lo relativo a ordenar

cantidades excesivas de artículos que podrían ser perecederos o que podrían volverse

obsoletos o pasar de moda.

Compras

Conozca a sus proveedores y mantenga una buena relación con ellos. Sepa cuánto tiempo

requieren sus proveedores para surtir sus pedidos, de modo que siempre tenga los

materiales que necesita y que evite los cargos por entregas urgentes. Familiarícese con el

calendario de promociones de sus proveedores para aprovechar sus ofertas.

Tenga varios proveedores de sus productos y materiales. De esta manera, si su proveedor

principal no puede surtirle, siempre tendrá un plan de respaldo.

Elabore una política de cumplimiento para su proveedor. Esto garantizará la entrega

oportuna de productos de calidad y prevendrá disputas.

Vigile el precio de mercado y úselo a su favor. Negocie con sus proveedores para obtener el

precio más competitivo.

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Optimice sus hábitos de compra para ahorrar dinero. Ordenar por volumen le ahorra dinero,

siempre y cuando no pida cantidades excesivas.

Verifique y confirme sus entregas. Su proveedor debe proporcionarle un documento

(llamado conocimiento de embarque) en el que se enumeran las descripciones y cantidades

de los artículos entregados. Asegúrese de que tal documento corresponda a lo recibido.

Organización

Clasifique su inventario. Agrupe los artículos del inventario por categorías. Trate de que

el número de categorías sea de 10 a 30. Luego, actualizar sus registros de inventario

mediante el conteo de una categoría cada día o semana puede servir para que el proceso

sea más manejable.

Cree una buena convención de nomenclatura para las categorías. Asigne nombres que

sean sencillos y directos y que se expliquen por sí solos a las categorías.

Programe conteos físicos de los artículos según la importancia del producto. Esto suele

denominarse análisis ABC.

o Los artículos “A” son los más importantes. Estos artículos conforman el 15 a

20 % de su inventario y habitualmente generan hasta el 80 % de sus ingresos. Los

artículos “A” deben ser los vigilados más estrechamente. Se les debe otorgar la

mayor prioridad y atención en su ciclo de administración del inventario.

o Los artículos “B” y “C” son de menor importancia. El 80 al 85 % restante de su

inventario usualmente genera apenas el 20 % de sus ingresos. Se les puede

asignar menor prioridad en el ciclo de administración del inventario.

Almacene en forma estratégica los productos. Cree una plantilla o mapa de dónde y

cómo almacenará el inventario y adhiérase a su plan para fines de constancia. Esto hará

que sea más fácil encontrar los artículos cuando los necesite. Asegúrese de que los

artículos “A” estén marcados claramente y sean fáciles de encontrar.

Elimine las existencias innecesarias. El inventario obsoleto o no usado absorbe espacio y

puede costarle dinero. Recurra a promociones o cuentas especiales para tratar de

desplazar estos artículos.

Actualización del inventario

Conteos periódicos. Aun si actualiza constantemente el inventario con un sistema de

punto de venta con lector de código de barras, no deja de ser importante que realice un

conteo manual periódico. Este ayuda a que identifique y tome nota de los artículos que

son movidos o que están dañados, robados o perdidos.

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Priorice sus esfuerzos. Actualice más frecuentemente los registros de los artículos “A”,

con frecuencia intermedia los de artículos “B” y con la frecuencia más baja los de artículos

“C”.

Lleve el control de las devoluciones. Asegúrese de llevar el control de los artículos que

devuelvan los clientes y los que usted devuelva a sus proveedores.

Programe conteos por secciones. Si no tiene tiempo para realizar un inventario completo

en cada ocasión, puede realizar el conteo por secciones. Por ejemplo, cuente una cuarta

parte de su inventario cada semana, de modo que pueda completar el inventario en un

mes, y luego repita el proceso mensualmente.

Mejora continua

Lleve el control de los artículos de los que tiene existencias muy altas o muy bajas.

Estos registros le permiten saber de cuáles artículos podría ordenar cantidades mayores o

menores en el futuro. Evitar existencias excesivas puede ayudarle a manejar más

cuidadosamente su flujo de caja y reducir la cantidad de material desperdiciado en su

inventario.

Evalúe periódicamente el proceso. Considere pedir a alguien ajeno a su negocio que

examine las ineficiencias en su proceso de administración del inventario que su propio

personal podría pasar por alto. Lo ideal es que esta persona tenga experiencia en el

manejo eficiente de su propio inventario (o el de otras personas o entidades).

Respalde sus datos críticos. Al igual que en el caso de cualquier dato crítico, elabore

respaldos periódicos de sus datos del inventario para no perderlos en caso de una falla del

equipo de cómputo u otra emergencia. Por ejemplo, guárdelos en un disco removible o en

un servicio de la nube.