GUIA 14

ARTICULO 63 DEL DECRETO 2649 DE 1.993

Art. 63. Inventarios. Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizaran o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.

El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, se debe determinar utilizando el método PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS (Últimos en Entrar, Primeros en Salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilización de otros métodos de reconocido valor técnico.

Para reconocer el efecto anual de la inflación y determinar el costo de ventas y el inventario final del respectivo año, se debe: 1. Ajustar por el PAAG anual el inventario inicial, esto es, el poseído al comienzo del año.

2. Ajustar por el PAAG mensual acumulado, las compras de inventarios realizadas en el año, así como los demás factores que hagan parte del costo, con excepción de los que tengan una forma particular de ajuste.

Sobre una misma partida, por un mismo lapso, no se puede realizar un doble ajuste. Esta norma se debe tener en cuenta para los traspasos de inventarios durante el proceso productivo.

Para reconocer el efecto mensual de la inflación, cuando se utilice el sistema de inventario permanente, se debe ajustar por el PAAG mensual el inventario poseído al comienzo de cada mes. Cuando se utilice el sistema denominado juego de inventarios se deben ajustar además los saldos acumulados en el primer día del respectivo mes en las cuentas de compras de inventarios y de costos de producción, cuando las mismas no tengan una forma particular de ajuste. Los valores correspondientes a operaciones realizadas durante el respectivo mes no son objeto de ajuste.

En una y otra opción, el inventario final y el costo de ventas deben reflejar correctamente los ajustes por inflación correspondientes, según el método que se hubiere utilizado para determinar su valor.

Al cierre del período deben reconocerse las contingencias de pérdida del valor expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su

valor neto de realización.

Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados financieros de períodos intermedios es admisible determinar el costo del inventario y reconocer las contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas.

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MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

DESCRIPCION

Registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por el ente económico que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles para su enajenación.

DINAMICA

DEBITOS

Por el costo de la mercancía comprada;Por el valor de los ajustes por sobrantes

resultantes de la toma física de inventario;Por el costo de las mercancías devueltas al

ente económico;Por el valor del inventario final al cierre del

ejercicio, cuando el ente económico utiliza el sistema periódico.

CREDITOS Por el costo de la mercancía vendida; Por el valor de las mercancías devueltas a los

proveedores; Por el valor de los ajustes originados en faltantes

o mercancía dada de baja;Por la merma en elementos susceptibles de

evaporarse o disminuirse, siempre que ésta obedezca a causas naturales;

Por el valor de las mercancías destinadas al consumo interno del ente económico, y

Por el valor del inventario inicial al cierre del ejercicio, cuando el ente económico utiliza el sistema periódico.

SISTEMAS DE INVERTARIOS

Con frecuencia, los precios sufren variaciones en cada compra de mercancías que se hace durante el ciclo contable. Esto dificulta al contador el fácil cálculo del costo de las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles. Existen varios métodos que ayudan al contador a determinar el costo del inventario final. Se recomienda seleccionar el que brinde a la empresa la mejor forma de medir la utilidad neta del período económico y el que sea más conveniente a los efectos fiscales.Existen dos buenos sistemas para calcular los inventarios, el sistema periódico y el sistema permanente.

SISTEMA PERIODICO

En el sistema periódico, cada vez que se hace una venta sólo se registra el ingreso devengado; es decir, no se hace ningún asiento para acreditar la cuenta de inventario o la de compra por el monto de la mercancía que ha sido vendida. Por lo tanto, el inventario sólo puede determinarse a través de un conteo o verificación física de la mercancía existente al cierre del período económico.

Cuando los inventarios de mercancías se determinan sólo mediante el chequeo físico a intervalos específicos, se dice que es un inventario periódico. Este sistema de inventario es el más apropiado para las empresas que venden gran variedad de artículos con alto volumen de ventas, y un costo unitario relativamente bajo; tales como supermercados, ferreterías, zapaterías, perfumerías, etc.

SISTEMA PERMANENTE

El sistema de inventario permanente o continuo, a diferencia del periódico, utiliza registros para reflejar continuamente el valor de los inventarios. Los negocios que venden un número relativamente pequeño de productos que tienen un elevado costo unitario, tales como equipos de computación, vehículos, equipos de oficina y del hogar, etc., son los más inclinados a utilizar un sistema de inventario permanente o continuo.

INVENTARIO INICIAL

• Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.

INVENTARIO FINAL

Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.

JUEGO DE INVENTARIOS

Para el control del sistema periódico se lleva a cabo el juego de inventario en el cual Toda venta tiene un costo, el cual debe ser determinado, o bien al momento de cada venta o al final de un determinado periodo.

Para realizar el juego de inventarios, es necesario conocer el inventario inicial y el final, para lo cual se requiere hacer un conteo físico de cada uno de los productos que la empresa maneja.

Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios periódico, se requiera además conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos devoluciones en compra).

Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de inventarios, el cual tiene la siguiente estructura:

Inventario inicial(+) Compras brutas(–) Devoluciones en compras= Mercancías disponibles para la venta(–) Inventario final= Costo de venta

METODOS PARA LA VALORACION DE INVENTARIOS

Existen básicamente 4 métodos para valoración de los inventarios, que son los siguientes:

Método Promedio Ponderado Método P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en Salir Método U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en Salir Método Último precio de compra.

CONTROL Y REGISTRO DE LOS DESCUENTOS EN COMPRA Y VENTA DE MERCANCIA

Los principales procedimientos existentes para llevar el control y el registro son:

1. Sistema global o de mercancías generales

2. Sistema analítico o pormenorizado3. Sistema de inventarios perpetuos o

continuos.

SISTEMA GLOBAL O DE MERCANCIAS GENERALES

De acuerdo con este sistema se abre una sola cuenta denomina Mercancías generales, en la cual se registran los débitos y los créditos que corresponden a los aumentos y disminuciones que sufre cada concepto afectado por esas operaciones en esta única cuenta.

MERCANCIAS GENERALES

DEBITO

Por los descuentos en ventas.

Por las devoluciones en ventas.

CREDITO

Por los descuentos en compras.

Por las devoluciones en compras.

SISTEMA ANALÍTICO O PORMENORIZADO

consiste fundamentalmente en abrir una cuenta para cada uno de los conceptos afectados por las operaciones realizadas directamente con mercancías, para llevar a cabo el control de sus aumentos y disminuciones.

DESCUENTO EN VENTAS

DESCUENTO EN COMPRAS

Se debita por el valor de las bonificaciones concedidas sobre el precio de las mercancías vendidas

Se acredita del valor de las bonificaciones obtenidas sobre el precio de las mercancías compradas.

DEVOLUCIONES EN VENTAS

DEVOLUCIONES EN COMPRAS

Se debita del valor de las mercancías devueltas por los clientes.

Se acredita por el valor de las mercancías devueltas a los proveedores.

SISTEMA PERPETUOS O CONTINUOS

Consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o la pérdida bruta.

Las cuentas que se emplean en este procedimiento para registrar las operaciones de mercancías son las siguientes:

1.- Almacén 2.- Costo de ventas 3.- Ventas

KARDEX

Kardex, una de las grandes referencias internacionales en materia de automatizado y almacenamiento, mantenimiento y clasificación, la empresa tiene por vocación encontrarlas mejores soluciones para sus problemas de almacenamiento, clasificación y puesta a disposición de componentes, expediciones o de toda clase de mercancías

en general. 

CONCEPTO KARDEX

El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta.

MANEJO DEL KARDEX POR EL MÉTODO PROMEDIO PONDERADO

Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.

El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.

En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.

MANEJO DEL KARDEX POR EL METODO U.E.P.S

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.

El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas.En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.

MANEJO DEL KARDEX POR EL METODOP.E.PS

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.

PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA FÍSICA Y AJUSTES DE INVENTARIO

La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Ésta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, según sea el caso.

La toma del inventario deberá considerar, además de la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad.

COSTO DE VENTA

El costo de venta es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para prestar un servicio. Es el valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien que se vende.

Determinar el costo de venta, en principio es algo muy sencillo, pues todo lo que se debe hacer es restar al valor de la venta, el valor que se invirtió en el producto vendido.

Pero cuando se venden grandes cantidades y se manejan multitud de productos, el proceso de determinación del costo de venta es mucho más complejo.