INVENTARIOS

POR:JUANA MELISSA DE ARCO ORTEGA

TUTOR(a)ANA LUCIA GIRALDO AGUIRRE(Administradora de empresas)

COMPLEJO TECNOLOGICO AGROINDUSTRIAL, PECUARIO Y TURISTICO

CONTABILIZACION DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERASTURBO-ANTIOQUIAABRIL-11-2014INVENTARIOS1-QUE SON LOS INVENTARIOS?R// Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en laproduccinde bienes o servicios para su posteriorcomercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas,productosenprocesoy productos terminados o mercancas para la venta, losmateriales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.http://cf-u4-informacion-financiera.blogspot.com/2012/06/concepto-de-inventario-tipo-de.html2-CLASES DE INVENTARIOSR// Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el almacn. Por medio de un registro detallado que puede servir tambin como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsica. Lo registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales. Tambin este tipo de inventario ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventarios estn siempre actualizados.

Inventarios intermitentes: este inventario se puede efectuar varias veces al ao. Se recurre a l, por razones diversas no se pueden introducir en la contabilidad del inventario contable permanente al que se trata de cumplir en parte.

Inventario final: es te inventario se realiza al termino del ejercicio econmico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado para determinar un nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos periodos.

Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones.

Inventario fsico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valoradas de las exigencias.Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. Es por ello que la preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatros fases las cuales son: Manejo de inventarios (preparativos) Identificacin Instruccin Adiestramiento

Inventario mixto: es de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particularInventarios de productos terminados: este tipo de inventario es para todas las mercancas que un fabricante es producido para vender a su cliente.Inventario en trnsito: es utilizada con el fin de sostener las operaciones para sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las compaas con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existe porque un material debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas y los clientes, existen exclusivamente por el tiempo de transporte.

Inventario de materia prima: en l se representan existencias de los insumos bsicos de los materiales que habr de incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa.

Inventarios en procesos: son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y de ms costos indirectos a la materia prima bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub.-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventarios en procesos.

Inventarios en consignacin: es aquella mercadera que se entrega par ser vendida pero el ttulo de propiedad lo conserva el vendedor.

Inventario mximo: debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un control de inventario mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada.

Inventario mnimo: es la cantidad mnima del inventario a ser mantenida en el almacn.

Inventario disponible: es a aquel que se encuentran disponibles para la produccin o venta.

Inventario en lnea: es aquel que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin.

Inventario agregado: se aplica cuando al administrar las exigencias del nico artculo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en familia u otros tipos de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia econmica,

Inventario en cuarentena: es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestible u otros.

Inventario de previsin: se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

Inventario de seguridad: son aquello que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de la mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

Inventario de anticipacin: son los que se establecen con anticipacin a los periodos de mayor demanda, a programas de produccin comercial o a un periodo de cierre de la planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horas-trabajos y horas-mquinas para futuras necesidades y limitan los cambios en la tasas de produccin.

Inventarios de lote o de tamao de lote: estos son en tamao que se piden en tamao de lote porque es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.

Inventario estacinales: los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir ms econmicamente la demanda estacional variando los niveles de produccin para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Tambin estos inventarios son utilizados para suavizar el nivel de produccin de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.

Inventarios intermitentes: es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.

Inventarios permanentes: es un mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.

Inventarios clnicos: son inventarios para apoyar la decisin de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicacin general.

3-QUE SON LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACN?R// ENTRADAS DE ALMACEN: la entrada de almacn de una empresa no es ms que la compra de mercancas que esta realiza para las actividades propias de la empresa.SALIDA DE ALMACEN: Son las ventas o devoluciones de nuestros clientes internos y externos.

4-COMO SE CONTROLAN LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACN?R// 1.Una vez recibida la mercanca se proceder a ponerla en el lugar asignado para ella en el almacn.2. Se ingresar en el sistema toda la mercanca recibida en el almacn.3. Se revisar constantemente el acomodo de la mercanca para prevenir accidentes y deterioro del producto.4. Semanalmente se har un conteo selectivo de mercanca para verificar que todo est en orden (checar la mercanca que ms se utiliza).5. Se har un inventario fsico semanal del almacn cotejndolo con el que tenemos en sistema.6. Se revisarn semanalmente las caducidades de los productos dndole prioridad y salida a los de ms cercana caducidad.7. Se harn conteos diarios de la mercanca ms cara para llevar un control de esta (tems o productos hijos).8. Las salidas de almacn a los diferentes departamentos se debern realizar mediante el formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacn y por la persona que realiza el pedido de mercancas.9. Toda salida de mercanca hacia los dems departamentos deber ser registrada en el sistema, esto es darle salida de almacn y entrada en el departamento al que se haya hecho la transferencia.

5-QUE ES ALMACENAR?R// ALMACENAR: Es la disposicin que se le da a los materiales (materias primas, insumos, repuestos y productos en general) en un lugar determinado generalmente llamado almacn.-Es cuando se guardan los diferentes tipos de mercanca. Son manejados a travs de una poltica de inventario. Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de manera coordinada el sistema de gestin del almacn y el modelo de almacenamiento. - Guardar mercanca en un almacn u otro lugar, generalmente de forma ordenada, para poder disponer de ellas cuando se necesite o convenga.

6-COMO ALMACENAR LOS MATERIALES, EQUIPOS Y ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN TENIENDO EN CUENTA LAS CONDICIONES DE SEGURIDAD INDUSTRIAL, CLASIFICACIN Y UBICACIN.

R// ALGUNOS CONCEPTOS IMPORTANTES:-Almacn: rea donde se despachan y reciben materiales. Tambin son bodegas, patios de almacenamiento, zonas de cargue y descargue.-Apilar: Colocar ordenadamente un objeto sobre otro.-Amarre: Se utiliza para atar, mantener unidos o asegurar los materiales, especialmente aquellos que se pueden separar de las pilas o de los arrumes. -Elementos de amarre: Cuerdas, bandas, cables, cadenas, entre otros.-Arrumar: Distribuir la carga en grupos o montones organizados.-Bodega: Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales.-Embalaje: Empaque o cubierta que protege una mercanca o material.-Escalera: Herramienta que se utiliza para ascender o descender de un lugar. No afiance la escalera fija sobre arrumes de materiales, utilice escaleras de tijera o andamios. Gurdelas en sitios diferentes a pasillos.-Manipular: Mover, trasladar, transportar o empacar mercancas con las manos o con ayuda mecnica

CLASIFICACIN DE MATERIALES SEGN EL SITIO DE ALMACENAMIENTO: El primer paso es conocer y clasificar los materiales. Se clasifican bajo dos aspectos importantes: Almacenamiento en patios o reas descubiertas: Se ubican materiales que no sufran deterioro en su naturaleza misma y en su embalaje. Almacenamiento bajo techo: Se deben almacenar los materiales que por su forma, volumen, valor, actividad de entrega y salida lo requiera.

TCNICAS DE ALMACENAMIENTO 1. En estantera: Calcular la capacidad y resistencia de la estantera para sostener los materiales por almacenar, teniendo en cuenta que la altura ms apropiada la determina la capacidad portante del piso, la altura disponible al techo, la capacidad del alcance del equipo de manipulacin y la altura media de la carga en los entrepaos. Los materiales ms pesados, voluminosos y txicos, se deben almacenar en la parte baja. 2. En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia, estabilidad y facilidad de manipulacin del embalaje.

ORGANIZACIN INTERNA DE LA BODEGA: Adems, analizados los aprovechamientos de los espacios y de las reas especiales del almacenamiento se debe tener en cuenta: 1. Pasillos: Los pasillos, hasta donde sea posible, deben ser rectos y conducir directamente a las salidas, deben existir el menor nmero de cruces posibles. Los mismos deben ser situados donde existe la mayor iluminacin y visibilidad. Dejar un pasillo peatonal perifrico de 70 cm. a100cm., entre los materiales almacenados y los muros del almacn, lo que facilita realizar inspecciones, prevencin de incendios y defensa del muro contra los derrumbes. Los pasillos interiores longitudinales y transversales deben tener dimensiones apropiadas al tipo de manipulacin y al equipo a utilizar en esta maniobra. Los pasillos de circulacin de marcados deben estar constantemente libres de obstculos.2. Demarcacin: Pintar una franja de 10 cm., con pintura amarilla en los pasillos, las zonas de almacenamiento y la ubicacin de los equipos de control de incendios y primeros auxilios. 3. Sealizacin: Colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicacin de los equipos de control de incendios y de primeros auxilios, salidas de emergencia, sitios y elementos que presenten riesgos como columnas, reas de almacenamiento de materiales peligrosos y otros. Permitir el fcil acceso a los extintores y dems equipos de lucha contra incendio. Las vlvulas, interruptores, cajas de fusibles, tomas de agua, sealizaciones, instalaciones de seguridad tales como botiqun, etc.

ALMACENAMIENTO DE MATERIALES 1. Los materiales se deben depositar en los lugares destinados para tal fin. 2. Los Guardalmacenes debern identificar cada tem dentro de las Bodegas con una tarjeta de Registro de Inventario, donde consten el cdigo, nombre, identificacin por proveedor y contratos, y datos pormenorizados del bien 3. No deben quedar ocultados por bultos, pilas, etc. Las pilas de materiales no deben entorpecer el paso, estorbar la visibilidad no tapar el alumbrado. 4. No se deben almacenar materiales que por sus dimensiones sobresalgan de las estanteras, y en caso de que esto ocurra (lo cual se debe evitar) se debe sealizar convenientemente. 5. Se debe cubrir y proteger el material cuando ste lo requiera. 6. Respetar la capacidad de carga de las estanteras, entrepisos y equipos de transporte 7. Para recoger materiales, no se debe trepar por las estanteras. Utilizar las escaleras adecuadas. 8. Al almacenar materiales comprobar la estabilidad de los mismos 9. Las pilas de materiales que puedan rodar, tambores, deben asegurarse mediante cuas, tacos o cualquier otro elemento que impida su desplazamiento. 10. Evitar pilas demasiado altas 11. Para bajar un bulto de una pila, no colocarse delante de ella, sino a un costado. 12. Las filas de cajas se deben colocar perfectamente a nivel. Cuando se apile un cierto nmero de cajas no se debe colocar de modo que coincidan los cuatro ngulos de una caja con los de la inferior. Si es posible, conviene disponerlas de tal modo que cada caja repose sobre la cuarta parte de la situada debajo Si las cajas son de cartn deben ser aplicada en plataformas para protegerlas de la humedad y evitar el derrumbe. 13. Para el almacenamiento de productos en sacos deben inspeccionarse cuidadosamente el espacio previsto para el su depsito para ver si existen clavos, vidrios, etc., que puedan perforar o desgarrar los mismos, ya que los sacos no deben ser arrojados ni manejados con brusquedad. Estos productos ensacados deber ser almacenados en pilas de capas atravesadas. Las bocas de los sacos deben estar dirigidas hacia la parte interior de la pila. 14. Utilizar, siempre que se pueda, medios mecnicos para el movimiento de materiales15. En suelos inclinados o combados, las cargas deben ser bloqueadas apropiadamente para evitar vuelcos. 16. Si los materiales son txicos, corrosivos, inflamables, explosivos, polvorientos o de mal olor, se debe advertir y proteger al personal expuesto. 17. En caso de un almacenamiento provisional que suponga una obstruccin a la circulacin, se debe colocar luces de advertencia, banderas, vigilantes, vallas, etc. 18. Utilizar casco cuando hay movimiento areo de materiales 19. Mantener permanentemente despejadas las salidas para el personal, sin obstculos.

ORDEN Y LIMPIEZA EN LAS BODEGAS 1. Mantenga los pasillos despejados todo el tiempo. Nunca deje obstculos asomarse en los pasillos, ni siquiera por un momento. 2. Para el apilamiento de objetos pequeos disponga de recipientes que, adems de facilitar el apilamiento, simplifiquen el manejo de los objetos, 3. Tenga cuidado de colocar los desperdicios en los recipientes apropiados. Nunca deje desperdicios en el piso o en los pasillos 4. Use los bidones o recipientes para desperdicios distribuidos en la planta para lograr mantener las condiciones de orden y limpieza 5. No deje que los lquidos se derramen o goteen, lmpielos tan pronto pueda. 6. Utilice recipientes o bandejas con aserrn colocados en los lugares donde las mquinas o las transmisiones chorreen aceite o grasa para evitar derrames y posibles lesiones provocadas por resbalones o cadas. 7. Asegrese de que no haya cables o alambres tirados en los pisos de los pasillos. 8. Preste atencin a las reas marcadas en las cuales se sealan los equipos contra incendio, salidas de emergencia o de acceso a los paneles de control elctricos, canillas de seguridad, botiquines, etc. y no los obstaculice. 9. Mantenga limpia toda mquina o puesto de trabajo que utilice. 10. Obedezca las seales y afiches de seguridad que usted vea, cmplalas y hgalas cumplir 11. Mantenga ordenadas las herramientas en los lugares destinados para ellas. Utilizar para ello soportes, estantes o perchas.

DISPOSICIONES Primera.- La Unidad de Contrataciones realizar las gestiones necesarias para que conste como requisito en los contratos que el Proveedor entregue los bienes rotulados por Contrato y Proveedor. Segunda.- La Gerencia de Servicios Generales, realizar las gestiones necesarias para que los Guardalmacenes de Bodegas cuenten con una mquina etiquetadora para que los bienes en existencia (en la medida de los posible) o que entren a las bodegas sin identificacin se rotulen adecuadamente.

7-QUE SON LAS INCONSISTENCIAS Y LOS FALTANTES EN LOS INVENTARIOS?R// INCONSISTENCIAS: Diferencia numrica encontrada entre lo mostrado en el sistema Informacin de inventario y lo contado directamente en el campo la cual puede ser por exceso o por defecto.Sntomas:Al revisar el inventario despus de ejecutar las herramientas de replicacin, se encuentran inconsistencias (el inventario no es igual en la base de datos local que en la base de datos central).Causas:Se han agregado datos en las bases de datos locales (productos por ejemplo), si se realizan algunas ventas (que contienen esos productos) no se enviarn a la base de datos central ya que en la central no existe.

FALTANTES: Diferencia numrica negativa a lo mostrado en el sistema de informacin de inventario.En este caso se determinar lo siguiente: a) Faltantes por merma: Tratndose de bienes slidos o lquidos que por su naturaleza se volatilizan, ser aceptada siempre y cuando est dentro de la tolerancia establecida. b) Faltantes por negligencia o sustraccin: El almacenero o servidor a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la prdida. c) Faltantes por volumen de movimiento: En estos casos se determinar los que corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de mrgenes aceptables.

8-QUE SON LOS PEDIDOS DE ALMACN EN LAS EMPRESAS?R// El pedido de almacn es un contrato de compraventa, y cualquier incumplimiento del mismo puede perjudicar a alguna de las partes. Los pedidos de almacn se refieren tanto a los que nuestros clientes nos efectan como a los que efectuamos nosotros a nuestros proveedores. Desde un punto de vista de un observador exterior a nuestra empresa, nosotros slo somos un eslabn ms en la cadena de empresas que compran productos para utilizarlos, modificarlos y venderlos a su vez a otras empresas que repiten el mismo proceso.En una empresa se pueden recibir los pedidos por telfono o por otras vas aparte de la ms oficial que es recibir el correspondiente documento de pedido.

TIPOS DE PEDIDOSHay tres tipos de pedidos:Pedido de cliente o de venta. Son los pedidos que un cliente efecta a nuestra empresa. Se caracterizan por que el proveedor somos nosotros.Pedidos de compra. Son los pedidos que nosotros efectuamos a nuestros proveedores. Estos pedidos se caracterizan por que el cliente siempre somos nosotros. Las subcontratas tambin entran dentro de esta categora.Pedidos de gastos. Son pedidos de compra pero que no computan sus resultados en los almacenes que lleva el programa. En los dos primeros tipos, al efectuarse una compra o venta de un artculo siempre se anota la cantidad de entrada o salida en el almacn al emitirse el albarn. En los pedidos de gastos los artculos no cuentan para el almacn. Estos pedidos de gastos pueden ser subcontratas o artculos de uso corriente de los que no se desea mantener su almacn como papelera, material fungible, etc., o bien porque son pedidos de artculos que no cuentan en el almacn como servicios notariales, etc. En estos pedidos cuando se apunte el albarn de recepcin, no se modificarn los almacenes

9-QUE DOCUMENTOS SE MANEJAN CON LOS PEDIDOS DE ALMACN DE LAS EMPRESAS?R// El pedido es la orden de compra formal, dirigido a un proveedor en particular. Se maneja todos los detalles - el precio, IVA, cualquier descuento, forma de pago, fecha de entrega requerida, etc. El pedido puede ser basado en una o ms ordenes de requisicin.

PROCESO DE COMPRAS

1-Los Justificantes y DocumentosLas operaciones que realiza la empresa es necesario que queden reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos producidos en la empresa, hay que llevar un control interno con estos documentos, y tambin un control externo.Los soportes materiales de las operaciones se llaman justificantes o documentos.1. Pedido o nota de Pedido.1. Albarn1. Factura1. Pago (Cheque, pagare)1. Factura de Gastos1. Notas de Abono.

2- Pedido-Solicitamos nosotros el pedido.Mediante el representante.Pedido se define como la solicitud en firme de materiales que realiza la empresa a un proveedor despus de haber valorado las ofertas recibidas de varios proveedores.Una vez que hemos hecho el pedido habr que anotar su nmero en el Libro Registro de Compras.2. Tipos de PedidosPedidos segn el objeto de la solicitud-Pedidos de servicios u obras: son aquellos en los cuales se solicita alguna prestacin de tipo personal o por la realizacin de un trabajo determinado, en este trabajo determinado se puede o no incluir los materiales para realizar los trabajos.-Pedido de materiales: aquellos en que pedimos una mercanca concreta.Pedidos segn el destino de material-Pedidos por consumos extraordinarios: tambin llamados materiales de pronto empleo, sern materiales que existen en el almacn pero que por necesitarse extraordinariamente hayan sido solicitados para este fin evitando alterar los consumos medios.-Pedidos de reposicin: pedidos que surgen por iniciativa del almacn y se refieren a materiales cuyas existencias se ha fijado un stock mnimo.

Pedidos segn la forma-Pedidos normales: son aquellos en que las cantidades solicitadas se han ajustado en funcin de los consumos previstos durante una semana, un mes-Pedidos programados: son aquellos que se producen como consecuencia de un estudio realizado sobre los materiales, teniendo en cuenta los consumos histricos y previstos, los stocks mnimos, las existencias y las cantidades pendientes de suministro. El estudio se realiza para obtener el consumo estimado en un perodo de tiempo que ser el que abarque el pedido.Contratamos una cantidad anual cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios perodos. Normalmente pediremos una cantidad menor a la prevista.Inconvenientes: como la cantidad solicitada es inferior a la prevista si no se cumplen las fechas de entrega se puede producir rotura de stockVentajas: Se reducen los costes de gestin. Pueden disminuir los precios de adquisicin.-Pedidos abiertos: se hacen para solicitar una cantidad total aproximada sin que ello suponga un compromiso obligado de compra. Pediremos el envo de material en funcin de nuestras necesidades reales que pueden ser mayor o menos a la cantidad reservada.Caractersticas: con respecto a las cantidades solicitadas las cantidades indicadas en el pedido solo lo son a ttulo indicativo y variarn en funcin de cmo lo hagan los consumos previstos respecto a los reales. No existe compromiso de comprar, slo si surgen necesidades.Respecto a los plazos de entrega, los ms frecuentes son de 24, 48 horas o de una semana.Respecto a las existencias del suministrador habr que exigir al suministrador que disponga de las cantidades fijadas como stock mnimo.La realizacin del pedido, reducen o eliminan formalidades. Respecto al importe de los pedidos, puede haber dos posiciones: Se pueden establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia del pedido que normalmente suele ser de un ao. Se pueden aceptar subida de precios que ocurran durante la duracin del pedidoVentajas: la existencia de estos materiales en almacenes baja; disminuyen los costes de gestin ya que un pedido abierto elimina gran nmero de pedidos normales; disminuyen los precios de adquisicin por volumen de compra; disminuyen el nmero de facturas; disminuye el trabajo contable; disminuyen los plazos de aprovisionamiento.Inconvenientes: aumenta el nmero de recepciones; exige que se haga un estudio previo a su realizacin.

2.2. El impreso del PedidoEl pedido se puede hacer mediante dos formas: carta e impreso. En ambos casos se deben poner todos los datos necesarios para facilitar al mximo las relaciones comerciales y que no d lugar a equivocaciones.Impreso estndar: tiene que llevar:1. Los datos del comprador, nombre o razn social, CIF o NIF, domicilio completo, FAX, e-mail, telfono. Cuando el comprador y vendedor son de distinta nacionalidad se incluye el pas.1. La fecha de entrega o plazo mximo de envo.1. Nmero de orden1. Fecha de expedicin y referencias (nmero de contrato, representante que ha realizado el pedido).1. Datos del vendedor, nombre o razn social, CIF o NIF, direccin completa1. Relacin de artculos solicitados, nombre del producto o descripcin en unidades de venta, referencia o cdigo de cada artculo, cantidad que solicitamos de cada artculo, precios unitarios, importes totales o parciales1. Condiciones comerciales, descuentos, quien pagar los gastos de transporte, seguro, embalajes, forma de pago, otras condiciones o acuerdos tomados de forma verbal o escrita.1. Firma del comprador de quien se hace responsable de ese pedido

2.3 El Registro de Pedidos.Cuando se realiza un pedido habr que realizar un seguimiento de ellos hasta que la mercanca llegue a nuestro almacn. Se har en el libro de registros de pedidos emitidos. Contenido:1. El nmero de pedido.1. Fecha, da en que se hizo el pedido.1. Importe total de la mercanca.1. Proveedor, a que proveedor se lo hemos hecho.1. Cdigo del proveedor, en su defecto el CIF.1. Fecha de entrega del pedido.1. Fecha de recepcin.1. Almacn o lugar de entrega para el cual se realizan los pedidos1. Nmero de albarn, nmero de documento que se firma aceptando el envo1. Observaciones, incidencias

2.4. Hoja de SolicitudDocumento que se utiliza para solicitar materiales desde una seccin a otra de la empresa desde el punto de venta al almacn central.

3. La Recepcin de Mercancas(Control, documentacin)La recepcin es la aceptacin que se realiza al proveedor para que pueda enviar la factura, para otorgar el consentimiento se firmar una copia del albarn o nota de entrega suministrada por el proveedor. Dependiendo del tipo de transporte habr dos variantes:1. Que el transportista sea una agencia, la mercanca vendr catalogada por nmero de bultos y peso, exigiendo la firma del destinatario en el albarn del transporte o nota de entrega.1. Que el transportista sea el suministrador de la mercanca, la mercanca vendr con el albarn

3.1. Albarn o nota de entrega.Documento que confecciona el vendedor y lo enva al comprador junto con la mercanca. Su funcin es servir como justificante para acreditar que la mercanca ha sido entregada al cliente y tambin sirve de gua para confeccionar la factura.1. Original ms primera copia se remite al cliente y el cliente una vez cotejada la mercanca devuelve la copia firmada, esta copia firmada por el cliente va ha contabilidad para hacer la factura.1. Segunda copia, se queda en el almacn para justificar la salida de mercancas.1. Tercera copia, va a ir al departamento de ventas.Excepciones de la existencia del Albarn. El albarn se sustituye por una nota de entrega del transportista en la que se detallarn el nmero de bultos y el tipo de mercancas que contiene cada uno Cuando el comprador no exige factura y al retirar la mercanca paga al contado se le expedir el albarn valorado.Forma y contenido del Albarn Tiene que llevar: Datos del vendedor, nombre o razn social, NIF o CIF, domicilio. Nmero de orden y fecha de emisin Datos del cliente, nombre o razn social, NIF o CIF, domicilio Referencias, pondremos el nmero de pedido y fecha al que se hace referencia. Si existe agente o representante a travs del que se hizo el pedido. Forma de envo, agencia o transportista que realiza la entrega, y si la mercanca viaja a portes debidos o pagados. Descripcin de la mercanca, cdigo de las mercancas, descripcin, cantidad y precio. Observaciones, posibles incidencias observadas en la mercanca recibida. Recib, o firma de la persona autorizada por la empresa receptora. El firmar quiere decir que aceptamos la mercanca y nos enviarn la factura.

3.2. Albarn valorado.Modelo especial que se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercanca.Se formalizar incluyendo en l todos los requisitos legales exigidos para las facturas. Cuando los precios llevan incluidos el impuesto total la compra se expresa: Total ( IVA incluido). Adems este albarn valorado sirve al mismo tiempo como nota de entrega y justificante de compra.3.3. Registro y control de la mercanca.El registr y el alta de la mercanca en el almacn no tiene lugar hasta que se ha verificado que no existen errores. Errores: Equivocaciones en los artculos enviados. Falta de artculos. Dao o roturas.Para ello hacemos una inspeccin cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos. Pasos para la inspeccin: Comprobamos antes de la descarga que los datos del documento que acompaa a la mercanca coinciden con los del pedido realizado. Contaremos los bultos descargados y examinaremos si hay daos externos, si el embalaje est deteriorado de anotan los desperfectos y se acepta la mercanca con la condicin de salvo posterior examen. Se hace un recuento fsico de los artculos recibidos y se contrastan con los que aparecen relacionados en el albarn de entrega.El resultado del examen puede ser conforme o no conforme y aceptaremos o no la mercanca pero siempre indicando el motivo en las observaciones.Una vez hecho el control de la mercanca, confeccionaremos la hoja de recepcin; que se confecciona para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de entrega, rechazos, rotura etc.En la hoja de recepcin figurar:1. Orden de compra o nmero de pedido.1. Albarn o nota de entrega de la mercanca.1. Resultado del control tanto en cantidad como en calidad.1. Descripcin, clasificacin y almacn de destino del material.

4. La FacturaLa factura es el documento que acredita legalmente la operacin de compraventa o prestacin de servicios y se confecciona partiendo de los datos que figuran en el pedido y en la copia del albarn que acepta el comprador.

4.1. Normativa sobre la Factura.Est en el Real Decreto 2402/1985 BOE 30 de DiciembreDebern expedir facturas todos los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen incluso por las exportaciones debiendo conservar una copia de las mismas. Todas las facturas y sus copias deben de contener los siguientes datos.1. Datos del vendedor o emisor.1. Nmero de factura. La numeracin debe ser correlativa. Si se emiten facturas desde varios centros se pueden usar series diferentes1. Lugar y fecha de emisin.1. Datos del comprador o destinatario.1. Descripcin de la operacin de compraventa o prestacin de servicios. (descripcin artculo, nmero de unidades, precios unitarios, descuentos, otros gastos, base imponible, tipos impositivos, recargos de equivalencia, importe total).1. Tambin se debe indicar la referencia del pedido o el albarn que ha originado la factura.1. Observaciones, donde se hace constar las condiciones de pago, la forma, la cantidad.Las facturas dirigidas a un mismo destinatario pueden contener varias operaciones siempre que consten por separado los conceptos, contraprestaciones, los impuestos y la cuota de cada operacin.Tambin se puede incluir en una sola factura todas las operaciones realizadas con un mismo destinatario durante un mes natural o tiempo inferior.Los empresarios y profesionales que realicen operaciones para quienes no tengan la consideracin de tales podrn sustituir la factura por un talonario de vales o tickets numerados.Ventas al por menos, transportes de personas, servicio de hostelera y restaurantes, espectculos pblicos, autopista de peaje.Contenido del ticket:1. Nombre o razn social del vendedor, CIF, direccin completa1. Fecha de expedicin1. Dependiente o vendedor que ha efectuado la venta.1. Descripcin de los artculos vendidos o servicios prestados1. Forma de pago efectivo o tarjeta.4.2. Expedicin, copia, conservacin y registro de las facturas.Las facturas se expedirn en el acto o bien en el plazo de 30 das desde el devengo o el ltimo da del mes cuando se factura por meses. El vendedor debe expedir un original de cada factura pudiendo expedir un duplicado cuando concurran varios destinatarios o por prdida del original pero tendr que venir la expresin DUPLICADO sobreimpresa en la factura. Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida, tickets o vales durante 6 aos. Si adquirimos bienes de inversin muebles habr que conservarse la factura durante 15 aos. Los adquirientes y compradores que sean empresarios o profesionales tambin tienen que conservar la factura durante 6 aos.Los empresarios y profesionales sujetos al IVA debern llevar obligatoriamente 2 libros de registros:1. Libro de Registro de Facturas Emitidas.1. Libro de Registro de Facturas Recibidas.

4.3 Conceptos incluidos en las facturas-Gastos de Compras.Sern todos los gastos ocasionados por la adquisicin de la compra1. Portes o Transportes: estn gravados al mismo tipo impositivo del gnero o mercanca que se transporta. Si hay facturas en las que se transportan artculos al 16%, al 7% y al 4%, se deben prorratear los portes entre los distintos artculos aplicando 3 bases imponibles distintas.1. Seguros: van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercanca, si hay artculos con varios tipos impositivos habr que prorratear los seguros.1. Envases y embalajes: 2 tipos: los reutilizables y los no reutilizables, estos envases incrementan el importe de la factura y en el caso de los reutilizables el cliente los devuelve y el proveedor abona su importe mediante una factura de rectificacin.

-DescuentosSon disminuciones conseguidas por rebajas o negociaciones con el proveedor.1. Descuentos comerciales: es un porcentaje a calcular sobre el importe de cada artculo o sobre la suma de los importes total su todos tiene el mismo tanto por ciento.1. Descuentos por cantidad: se otorgan a los compradores que realizan una gran cantidad de pedidos.1. Descuentos financieros: son los concedidos por abonar rpidamente el importe de la compra, se aplicarn sobre la cantidad resultante despus de haber restado los 2 descuentos anteriores.-Unidades bonificadasSe facturan y por consiguiente forma parte del bruto de la factura, pero el importe econmico de estos artculos aumenta el descuento comercial.

5. Otros documentos de compraventa.5.1 Nota de GastosSe utiliza para reflejar los gastos suplidos que son aquellos que el vendedor paga a terceras personas en nombre y por cuenta del comprador.1. Portes: se la empresa que presta el servicio cobra en origen es el vendedor quien paga al transportista, pero si se han pactado que loa gastos fueran a cargo del comprador, el vendedor para cobrarle los gastos al comprador extender una nota de gastos por el importe pagado a la agencia de transportes.1. Envases y embalajes: estos gastos se originan cuando el producto no sale envasado de fbrica o el comprador solicita un envase o embalaje especial. En estos casos son a cargo del comprador y se facturan por separado.1. Seguros: gasto que se paga a la compaa de seguros para que asuma los riesgos que pueda sufrir la mercanca.El formato de la nota de gastos es similar a la factura, los gastos incluidos en la nota de gastos tributan al tipo impositivo general (16%), mientras que los gastos incluidos en factura se gravan con el IVA que corresponde al producto.

5.2. Factura de Rectificacin o Nota de Abono.La confeccionaremos para reflejar los importes que el vendedor tiene que devolver al comprador, sern cantidades que se han incluido en factura y cobrado pero que el comprador no tiene por qu pagar.Casos en que se hace la nota de abono:1. Para devolucin de mercancas, envases o embalajes.1. Para los rappels o descuentos por volumen de operaciones.1. Cuando se detectan errores despus de haber expedido la factura.Indicaremos en la nota de abono la causa o el nmero de documento que ha originado la rectificacin con los mismos tipos impositivos y la serie y numeracin ser distinto.

5.3. Recibo de Portes o Carta de Portes.Las empresas dedicadas al transporte para facturar el servicio que hacen a los clientes harn la carta de portes.Contenido mnimo:1. Datos de la empresa que presta el servicio.1. Datos del remitente, cargador o expedidor.1. Datos del destinatario o consignatario1. Descripcin de la mercanca, nmero de bultos, peso, volumen, etc.1. Fecha de emisin y nmero del documento.1. Forma de pago. Origen o Destino. Portes pagados o debidos.1. Importe del servicio del transporte.1. Otros gastos. Seguros, carga, descarga.1. Impuestos.1. Fecha y hora de salida y llegada.1. Transportista que realiza el seguro

10-CUALES SON LOS INSTRUMENTOS PARA LA REALIZACIN DEL INVENTARIO?R// PROGRAMACION DEL INVENTARIO Paso 1-. La Gerencia de Administracin y Finanzas dispondr la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General, que de preferencia deber ejecutarse en la segunda quincena del mes de Diciembre de cada ao. Paso 2.- La Gerencia de Administracin y Finanzas en funcin al plazo establecido fijar el cronograma de inventario para todos los almacenes que cuenta la empresa.PREPARACION DE INVENTARIO

Paso 3.- El Contador General comunicar mediante Memorndum dirigidoal Dpto. de Logstica la ejecucin del inventario con indicacin de la fecha,hora y lugar, as como las dems instrucciones que se considerennecesarias. Paso 4.- El jefe de Logstica proceder a : Dispondr se preparan los almacenes para la toma de inventarioponiendo especial nfasis en el orden y limpieza. Designar al personal que deber atender al equipo de inventario. Adoptara las acciones pertinentes para contar con medios adecuadospara la realizacin eficiente del inventario.Paso 5-. El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificacinefectuada sobre los inventarios a realizarse dispondr: El nombramiento de los jefes de equipo por Almacn as como laconformacin de los grupos para el proceso de inventario. Entregar al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Tomade Inventario (Ver anexo 1) Entregar al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario (Veranexo 2) Coordinar con el Dpto. de Logstica la movilidad y la entrega de tilesde inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor.Paso 6.- El jefe del Dpto. de Contabilidad cursar con la anticipacinpertinente, un memorndum de nombramiento y notificacin a los jefes deequipo con la finalidad de que estos se encuentren listos para efectuar lalabor requerida.Paso 7.- El jefe de equipo verificar que el proceso mecanizado deinformacin del almacn a su cargo, se encuentre debidamente al da, lo quePaso 8.- El Contador general y los jefes de equipo se reunirn con el personalque efectuar la toma de inventario y explicar los mecanismos,procedimientos y dems instrucciones necesarias para efectuar la labordebiendo absolver las dudas que pudiera tener el equipo de inventario. Enesta reunin previa se designar los grupos de trabajo as como la estrategiay forma de efectuar la labor en el almacn indicado. Se entregar asimismoel material de trabajo necesario para la labor de campo a realizar.

EJECUCION DEL INVENTARIO Paso 9.- En el da, lugar y hora sealados se reunirn el jefe de equipo con elpersonal a su cargo presentndose ante el titular del almacn porinventariar, con la autorizacin correspondiente, dejando copia de la mismaal encargado de dicho almacn.Paso 10.- El jefe de Inventario o el jefe de equipo en su caso darn lasinstrucciones necesarias sobre el movimiento de almacn al almacenero conel objeto de poder efectuar la labor sin ningn tipo de complicaciones. Eneste paso el almacenero deber transportar los materiales pendientes deentrega a la zona de despacho debiendo estos corresponder a los de las notasde salida del corte documentario.En el caso de los materiales pendientes de ingreso a la fecha del cortedocumentario, debern ser internados y ubicados en el lugar que lescorresponda.En caso de que el inventario se efecte en movimiento antes de proceder alingreso o salida de un material, el almacenero deber comunicar al jefe deequipo para que este proceda a controlar e inventariar los materiales que seprocesan, debiendo este, en todos los casos anotar su visto en losdocumentos de almacn y anexo de corte documentario.El almacenero y su personal intervendrn en el inventario solo para indicarel lugar donde se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectosrequeridos por el equipo inventariador.Paso 11.- Seguidamente se proceder a efectuar el corte documentariodebiendo firmar el jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que seencontrasen en proceso de trmite anotando en un documento denominadoCorte de Inventario la relacin de los documentos antes sealados y demsocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de conteo. Dichodocumento ser suscrito por el Contador general, jefe de equipo yencargado del almacn.Paso 12.- Una vez concluido el corte documentario, el encargado delalmacn proceder a ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso ysalida de almacn por tramitar que figuran el en documento Corte deInventario. El jefe de equipo proceder a verificar el ingreso de estainformacin en el aplicativo de inventario, procedindose a imprimir ellistado oficial de toma de inventario el cual ser emitido en los siguientesejemplares:Original: Jefe de equipoCopia: Encargado de cada Almacn. 6Los listados en mencin sern desglosados una vez concluido el procesofsico de inventario.Paso 13.- Una vez concluido el corte documentario fsico el personalinventariador proceder a ubicarse en los stands o zonas asignadasprocediendo el conteo de los materiales de acuerdo a lo indicado en elinstructivo recibido.Paso 14.- El inventario ser al barrer y se realizar por parejas, dondeuno contar y otro apuntar en las hojas de trabajo en filas debidamenteordenadas consignando los nombres de los inventariadores y la fecha encada una de las hojas.El proceso de anotacin deber contener el cdigo del tem, la cantidadencontrada y el cdigo de ubicacin de ser el caso. Seguidamente la personaque cuenta anotar en la tarjeta de control visible la fecha de inventario, eltrmino inventario en la descripcin, la cantidad inventariada y un visto queevidencie la labor efectuada. En el caso de no existir o encontrarsedeteriorada la tarjeta de control visible, recomendar al almacenero para quela sustituya.Al trmino del da se entregarn las hojas de trabajo al jefe de equipo quienlas custodiar hasta el da siguiente.Paso 15.- Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personalinventariador suscribir todas las hojas de trabajo procediendo a entregar eljefe de equipo dichos documentos. El jefe de equipo podr ir requiriendohojas de trabajo terminadas a medida que transcurre el inventario con lafinalidad de ir adelantando su trabajo de centralizacin de datos.Paso 16.- El jefe de inventario o el jefe de equipo en su caso procedern altraslado de los datos contenidos en las hojas de trabajo al listado de controlde inventario en original y copia siguiendo el procedimiento que se detalla:a) Se verificar la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado.b) En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente se efectuar elreconteo en presencia del jefe de inventario y el jefe de almacn.c) De persistir la diferencia esta ser refrendada por el jefe de inventario y elalmacenero en la lnea correspondiente del listado.7Paso 17.- Terminada la labor de verificacin, al final de los listados debernsuscribirlos necesariamente el encargado del Almacn y el jefe de equipohaciendo un resumen de los faltantes y sobrantes.Se proceder seguidamente a desglosar el listado en original y copiaentregando al encargado del almacn el ejemplar que le corresponde.Paso 18.- Al finalizar el proceso de inventario fsico el equipo deinventariadores entregarn al jefe de equipo el material de trabajo, quien a suves lo entregar al Contador General. Toda la documentacin de trabajo,base de constatacin del inventario ser archivada.

RESULTADO DE INVENTARIOPaso 19.- El Contador General en funcin a los papeles de trabajo elaborarun informe de inventario que ser entregado a la Gerencia deAdministracin y Finanzas para que esta determine el destino de lasdiferencias de inventario previo anlisis e instancias que correspondan enestos casos.Paso 20.- El Departamento de Almacenes ser notificado para que proceda aprocesar las diferencias de inventario en el kardex fsico con lascorrespondientes Notas de Ingreso y Salida por diferencias de Inventario. ElDepartamento de Contabilidad de igual forma proceder a contabilizar yprocesar en el registro de kardex valorado de almacn dichas diferenciascontra una cuenta denominada variaciones de inventario positivas onegativas segn sea el caso.Paso 21.- La Gerencia de Administracin y Finanzas en funcin al resultadode inventario, solicitar al jefe del Departamento de Logstica un informeque determine las causas de las variaciones. Deber tener en cuenta loscriterios que se detallan a continuacin:Sobrantes de Inventario.-Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas:a) Documento fuente no registrados en el kardex fsico.b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivocomprobante de salida.c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante. 8Cuando los sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien similar enlugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debefigurar como faltante en bien similar entregado. En este caso se proceder arealizar el ajuste correspondiente el mismo que ser verificado por el jefe deinventario.Faltantes de inventario.-En este caso se determinar lo siguiente:a) Faltantes por merma: Tratndose de bienes slidos o lquidos que por sunaturaleza se volatilizan, ser aceptada siempre y cuando est dentro de latolerancia establecida.b) Faltantes por negligencia o sustraccin: El almacenero o servidor a cargode la custodia son responsables tanto pecuniaria comoadministrativamente de la prdida.c) Faltantes por volumen de movimiento: En estos casos se determinar losque corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro demrgenes aceptables.Paso 22.- En razn a los informes mencionados y a otros elementos de juicioque considere conveniente proceder a determinar el destino de lasdiferencias.Paso 23.- La Gerencia de Administracin y Finanzas tomara las medidas queel caso amerite debiendo en todo caso comunicar al Departamento deContabilidad el resultado del destino de las diferencias para que este procedaa contabilizar segn corresponda.Paso 24.- La Gerencia de Administracin y Finanzas informar a la GerenciaGeneral el resultado del inventario para su conocimiento y finesconsiguientes as como entregar una copia del mismo al Departamento deControl Interno.Paso 25.- Fin del procedimientoForma parte integrante de la presente norma los siguientes anexos:Anexo 1: Hoja de instrucciones a ser entregado al jefe de equipo.Anexo 1A: Hoja de instrucciones a ser entregado a los inventariadores.Anexo 2: Ficha de toma de inventario de existencias.Anexo 3: Formulario Corte documentario. 9Anexo 4: Modelo de Acta de inicio de toma de inventario general deexistencias.Anexo 5: Modelo de Acta final del inventario general de existencias.