INTRODUCCIÓN

En estos tiempos los ejecutivos, se están enfrentando a una gran cantidad de cambios y tendencias sin precedentes. Estos cambios incluyen la necesidad de ser globales, la necesidad de crecer sin usar más capital, la necesidad de responder a las amenazas y oportunidades de la economía, el envejecimiento de la fuerza laboral, la reducción de costos y batallar por el pensar del consumidor.

Parte de estas tendencias actuales es el Outsourcing que ha formado parte importante, en los últimos años en todas las empresas a nivel mundial. El Outsourcing es una herramienta de gestión que propone la convocatoria de un especialista con recursos propios (tecnológicos, financieros, humanos, etc.) para que se haga cargo de un proceso de la empresa con características operativas no estratégicas. La metodología del Outsourcing es parte de la toma de decisiones gerenciales, la misma incluye los pasos de todo proceso administrativo de evaluación, planeación y ejecución, ayuda a planear y fijar expectativas de negocios e indica aquellas áreas donde se necesitan conocimientos especializados para realizar las distintas actividades de la organización.

Para ello es preciso pasar de un enfoque de abastecimiento tradicional que consiste en un conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación de fuentes internas o externas a una visión estratégica enfocada a aumentar el valor y la calidad de los productos de la empresa.

Es preciso aclarar que Outsourcing es diferente de relaciones de negocios y contratación, ya que en éstas últimas el contratista es propietario del proceso y lo controla, es decir, le dice al suplidor qué y cómo quiere que se desempeñen y se fabriquen los productos o servicios comprados por lo que el suplidor no puede variar las instrucciones en ninguna forma. En el caso de Outsourcing el comprador transfiere la propiedad al suplidor, es decir, no instruye al mismo en como desempeñar una tarea sino que se enfoca en la comunicación de qué resultados quiere y le deja al suplidor el proceso de obtenerlos.

El Outsourcing es una herramienta de gestión que facilita a las diferentes instituciones centrar sus esfuerzos en las actividades distintivas o “Core Bussiness”, lo cual se logra cuando una empresa o institución entrega uno o más procesos operativos a otra empresa especializada en los mismos para que los administre valiéndose de su alta experiencia en ellos, lo cual se traduce para la empresa cliente en beneficios.

El servicio Outsourcing también es conocido como “Tercerización de Servicios” o “Externalización de Procesos”.

El Outsourcing no sólo busca generar beneficios en costos para las empresas, también busca potenciar las mejores capacidades de la organización.

El Outsourcing es una herramienta de liderazgo mundial, las empresas pioneras en todos los países de todas las ramas del comercio e industria se concentran en sus mejores capacidades y contratan todo lo demás en Outsourcing.

Una empresa exitosa se dedica al 100% a las actividades que lo distinguen de las demás, y las actividades periféricas o no distintivas las entregan en Outsourcing.

Su empresa es especialista en su mercado, en su negocio, en lo que le genera ventas; lo cual se define como las actividades distintivas de su empresa. Sin embargo, no se especializa en todas las actividades que conlleva una organización, lo cual da paso a cometer errores, adivinar cómo proceder, capacitar a personal, cambiar y ajustar procedimientos de acuerdo a las personas que estén a cargo, lo que genera grandes costos para una empresa llevándola casí siempre a experimentar pérdidas que, algunas veces, pueden llevar a éstas a la quiebra. La prueba y error es lo que evita el Outsourcing y presenta las siguientes ventajas:

• Libera recursos internos

• Mejora el enfoque estratégico de la empresa

• Reduce y controla los costos operativos

• Permite acceder a habilidades de clase mundial

• Estabilidad en la gestión

• Se comparten los riesgos

• Garantiza el servicio

CARACTERÍSTICAS

Hay multitud de actividades que pueden ser subcontratadas, por ejemplo, la realización mensual de nóminas.

Cuando una empresa subcontrata a otra tiene también que facilitarle cierta información sobre la compañía para conseguir un trabajo más completo y veraz.

En la actualidad, las empresas están utilizando el outsourcing como un medio de contratación habitual, con el objetivo de hacer crecer la empresa de forma rápida.

Ejemplos:

Contratación:

Si se contrata una empresa para hacer el servicio de limpieza de una compañía, la empresa que solicita el servicio es quien determina que tipo de equipos y detergentes (químicos) utilizar para hacerlo, de que forma, cuántas personas serían necesarias y cuándo se realizaría.

Outsourcing:

En este caso la empresa que requiere del servicio solicita a la compañía proveedora, el servicio de limpieza. Entonces es el suplidor quien determina cuándo y cómo debe realizar la limpieza, cuáles detergentes va a utilizar y cuántas personas se necesitan para ello.

3. BREVE HISTORIA DEL OUTSOURCING (EVOLUCIÓN)

El Outsourcing es una practica que data desde el inicio de la era moderna. Este concepto no es nuevo, ya que muchas compañías competitivas lo realizaban como una estrategia de negocios. Al inicio de la era post-industrial se inicia la competencia en los mercados globales.

Antes del fin de la segunda guerra mundial (1945) y salvo contadas excepciones, las compañías concentraban la mayor cantidad de actividades con la intención de garantizar la eficiencia. Al pasar el tiempo, la estrategia se hizo obsoleta. La atención a una demanda creciente, entre otros factores, hicieron que los departamentos de las empresas se vieran en dificultades para mantenerse tan afinados como las organizaciones especializadas.

El concepto de Outsourcing se afianzó cuando en la década de los 70, grandes compañías lo aplicaron con éxito. Tras la acuñación del término a principios de los 80, la práctica muestra cifras importantes y un alcance global. El Outsourcing es un término creado en 1980 para describir la creciente tendencia de grandes compañías que estaban transfiriendo sus sistemas de información a proveedores.

En 1998, el Outsourcing alcanzó una cifra de negocio a nivel mundial de cien mil millones de dólares. De acuerdo con estudios recientes, esta cantidad se disparará hasta 282 mil millones de dólares.

Nunca los departamentos de una empresa podían mantenerse tan actualizados y competitivos como lo hacían las agencias independientes especializadas en un área, además, su capacidad de servicio para acompañar la estrategia de crecimiento era insuficiente.

4. TIPOS DE OUTSOURCING

4.1. Deslocalización: También conocido como Off-shoring, Implica la contratación de servicios a terceros radicados en países que ofrecen costos menores a causa de la legislación laboral, entre otros factores.

4.2. In-house: Es el outsourcing que se produce en las instalaciones de la organización contratante del servicio.

4.3. Off-site: Cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que lo presta.

4.4. Co-sourcing: Modalidad en la cual el prestador del servicio de outsourcing ofrece algún tipo de valor añadido a su cliente, como compartir los riesgos.

4.5. Colaborativo: Se aplica a la utilización de la capacidad ociosa en las operaciones para producir artículos o prestar servicios a un tercero. El término enfatiza las oportunidades de colaborar con jugadores en los que tradicionalmente no se había pensado.

5. VENTAJAS – BENEFICIOS

Abarata los costos de producción.

Facilita la obtención de productos de mejor calidad.

Reduce el número de tareas rutinarias.

Permite a la organización dedicarse a tareas de mayor rentabilidad.

Al contratar a una empresa más especializada en una tarea, ésta se realiza de forma más automática ahorrando así en costes

Controlar fácilmente tareas muy complejas que necesitarían una gran inversión de capital si la misma empresa las desarrollase

Seguridad de obtener un buen resultado.

Disposición de personal altamente capacitado.

6. DESVENTAJAS – INCONVENIENTES

Genera poca lealtad hacia la organización a la cual se presta el servicio. Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestión existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de suplidor en competidor.

Fomenta irregularidades en la contratación de los trabajadores.

Elimina puestos de trabajo en el país de origen de la organización contratante, especialmente cuando se aplica la deslocalización

Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo.

La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos.

Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio.

Pérdida de control sobre la producción.

No hay un compromiso moral de un trabajo bien hecho, dado que es una subcontratación, es decir, no forman parte de la empresa

7. IMPORTANCIA

Hasta hace un tiempo esta práctica era considerada como un medio para reducir los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas por razones tales como:

• Es más económico.

• Reducción y/o control del gasto de operación.

• Concentración de los negocios y disposición más apropiada de los fondos de capital.

• Disposición de personal altamente capacitado.

• Mayor eficiencia.

Todo esto permite a la empresa enfocarse ampliamente en asuntos empresariales, tener acceso a capacidades y materiales de clase mundial y destinar recursos para otros propósitos.

Además es importante, porque:

• Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce.

• Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.

• Incremento en los puntos fuertes de la empresa. Ayuda a construir un valor compartido.

• Ayuda a redefinir la empresa.

• Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organización.

• Incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para las decisiones críticas.

• Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla.

• Permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas.

• Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves.

• Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.

• Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos.

8. ÁREAS SUJETAS A OUTSOURCING

En lo que se ha convertido una tendencia de crecimiento, muchas organizaciones están tomando la decisión estratégica de poner parte de sus funciones en las manos de especialistas, permitiéndoles concentrarse en lo que mejor saben hacer - maximizar el rendimiento minimizando los costos.

El proceso de Outsourcing no sólo se aplica a los sistemas de producción, sino que abarca la mayoría de las áreas de la empresa. A continuación se muestran los tipos más comunes.

• Outsourcing de los sistemas financieros.

• Outsourcing de los sistemas contables.

• Outsourcing las actividades de Mercadotecnia.

• Outsourcing en el área de Recursos Humanos.

• Outsourcing de los sistemas administrativos.

• Outsourcing de actividades secundarias.

Aquí es preciso definir que una actividad secundaria es aquella que no forma parte de las habilidades principales de la compañía. Dentro de este tipo de actividades están la vigilancia física de la empresa, la limpieza de la misma, el abastecimiento de papelería y documentación, el manejo de eventos y conferencias, la administración de comedores, entre otras.

• Outsourcing de la producción.

• Outsourcing del sistema de transporte.

• Outsourcing de las actividades del departamento de ventas y distribución.

• Outsourcing del proceso de abastecimiento.

Se puede observar que el Outsourcing puede ser total o parcial.

• Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista.

• Outsourcing parcial: Solamente se transfieren algunos de los elementos anteriores.

Estas son algunas de las empresas con mucho éxito en el Perú que utilizan el outsourcing para mantenerse lideres en el mercado.

1. IBM, Microsoft, Citibank, BIF,

2. Banco del Trabajo

3. Pacifico

4. Ripley, Profuturo

5. Universidad Católica

6. Minera Antamina

7. Xstrata, Barrick

8. Grupo Hochschild

9. Pluspetrol, Techint, CVRD, GyM

10. Minera Milpo, Minsur

11. Minera Huayanca

12. Gildemeister

13. Celima, Atento

14. Colegio Markham

15. Cambridge, entre otras.

9. ÁREAS NO SUJETAS A OUTSOURCING

• Estrategia

• Finanzas corporativas

• Control de proveedores

• Calidad

• Normas ambientales

• Seguridad

• La satisfacción de los requisitos del mercado y reglamentarios

• La provisión de administración y dirección

• El mantenimiento de las competencias y el control

• La diferenciación con respecto a los competidores

• El mantenimiento de la propia identidad

10. ESTRATEGIAS DE OUTSOURCING

Cuando una Compañía decide llevar a cabo un proceso de Outsourcing debe definir una estrategia que guíe todo el proceso.

Hay dos tipos genéricos de estrategia de Outsourcing: la periférica y la central.

La periférica ocurre cuando la Empresa terceriza actividades de poca relevancia estratégica con Proveedores externos.

La central ocurre cuando las Empresas tercerizan actividades consideradas de gran importancia y larga duración. Dicha estrategia debe definirse claramente de manera que asegure que el proceso esté regido por las guías de Outsourcing de la Empresa. La misma debe ser conocida por los empleados envueltos en este proceso y apoyada por la alta gerencia. Una estrategia de este tipo debe permitir conocer a sus empleados las razones por las cuales se debe tercerizar y cuándo hacerlo.

Las Empresas están reevaluando y cambiando las relaciones entre las partes de una tercerización. En la actualidad las Organizaciones buscan relaciones más formales y a largo plazo donde el equipo interno asume un rol de socio

estratégico, lo que permite un mejor entendimiento del desarrollo de la estrategia del Proveedor de Outsourcing.

La ventaja de este tipo de relación es que permite a ambas partes familiarizarse con el personal y el estilo operativo de la otra Empresa y ayuda a que el Outsource pueda satisfacer las expectativas del contratante de manera más efectiva, en términos de comunicación y frecuencia en los reportes. Todo esto resulta en una relación más llevadera y beneficiosa para ambos.

Otra clave es la medición del desempeño del Proveedor seleccionado en términos de tiempo, adherencia al presupuesto y al éxito del proyecto medido en base al logro de los objetivos planteados. Si los niveles de desempeño no pueden medirse numéricamente se pueden crear escalas de medición subjetivas con un rango que abarque desde pobre hasta excelente (que se puede determinar mediante encuestas semestrales o anuales).

Es recomendable compartir los resultados obtenidos con el Proveedor, especialmente si se desean tener relaciones de largo plazo. Hay que hacerle saber al Outsource que cuando se comparten estos resultados no es una forma de castigo o reclamo sino más bien con el fin de buscar áreas de mejoras.

Por último se debe finalizar la estrategia haciendo partícipes de la misma no sólo a los directores generales sino los gerentes experimentados en proyectos de Outsourcing que puedan proporcionar los aspectos operacionales de la estrategia.

11. PUNTOS BÁSICOS PARA LOGRAR UN OUTSOURCING EXITOSO.

Para lograr un buen resultado en el proceso de Outsourcing hay que considerar tres aspectos principales: La revisión de la estructura de Empresa, la determinación de las actividades manejar por el outsource y la selección del Proveedor.

1. Revisar la estructura de la Empresa

Se pueden identificar tres puntos básicos para que una empresa cuente con la estructura adecuada:

Contar con una buena administración del proceso de abastecimiento

EL proceso de Outsourcing debe tener una misión definida (ej: aumentar el valor del producto percibido por el Consumidor). Un diseño exitoso de la estrategia del proceso de abastecimiento consiste en aprovechar al máximo las ventajas o habilidades principales de la Organización y subcontratar todo lo demás.

Determinar habilidades principales

Uno de los pasos clave para que una empresa pueda lograr un proceso de Outsourcing exitoso es identificar cuáles de las actividades que realiza son las centrales o principales para el negocio.

Cambiar la cultura organizacional.

Un paso importante dentro de proceso de Outsourcing es lograr que los integrantes de las Organizaciones entiendan los fundamentos de esta tercerización de actividades, así como los motivos que llevan a ella y los beneficios que puede traer para la Compañía.

2. Determinar a cuáles actividades aplicar Outsourcing y a cuáles no

Dentro de una Organización existen diversos tipos de actividades que, dependiendo de su naturaleza, pueden o no someterse a un proceso de Outsourcing.

Dentro de las actividades de una Empresa se tienen las actividades estratégicas, las altamente rentables y las rutinarias y/o de apoyo.

Las dos primeras actividades deben conservarse internamente, mientras que la última es recomendable que se subcontrate.

Se pueden identificar tres criterios para determinar las actividades a subcontratar, estos son:

i. Actividades que hacen uso intensivo de recursos.

Mediante esta técnica las compañías pueden entrar en un nuevo mercado sin la necesidad de incurrir inmediatamente en inversiones considerables de equipo.

ii. Actividades que usan servicios especializados.

La tercerización ofrece a las Empresas gran flexibilidad en sus sistemas, ya que pueden contar con el apoyo de un tercero especializado que pueda adaptarse mejor a los cambios del mercado.

iii. Actividades relativamente independientes.

Una forma de identificar actividades que no formen parte de las habilidades centrales de una Empresa, es observar aquellas tareas que tienen una relativa independencia con respecto a las demás funciones de la Compañía.

3. Selección del Proveedor

Se pueden mencionar ciertos pasos a llevar a cabo en la selección de un proveedor.

Analizar la relación costo / beneficio.

Si se obtiene un resultado positivo, es decir que el proveedor puede realizar a un costo menor y con igual o mayor calidad dicha actividad, quiere decir que la empresa ha logrado identificar una actividad que no forma parte de sus habilidades principales.

Seleccionar cuidadosamente a los proveedores.

Al seleccionar un Proveedor las Empresas deben buscar proveedores que se especialicen en la tarea que se van a subcontratar.

Elaborar un contrato escrito y estricto

Por más atractivo y beneficioso que pueda parecer, no se debe olvidar que la tercerización es delicada, se están colocando actividades importantes para la empresa en manos de terceros que pueden perjudicar los intereses de la compañía si no se ajustan a sus necesidades. Es por esto, que uno de los puntos básicos al tercerizar es el contar con un contrato por escrito, que sea claro en establecer todos los puntos necesarios para que el Outsource cumpla con la entrega del producto y/o servicio así como con las características requeridas por la Empresa.

12. EL OUTSOURCING EN EL PERÚ.

En el Perú, esta modalidad comienza a aplicarse con mucha fuerza a partir de la década de los 90´s, al liberalizarse la economía, lo que llevó a las empresas a ser más competitivas. En la actualidad la mayoría de empresas del país, hacen uso del Outsourcing, lo que ha llevado al desarrollo de las empresas que ponen en práctica este tipo de actividad. Los servicios que se prestan son asesoría: contable, financiera, administrativa, legal, tributaria, marketing; mantenimiento, manufactura, transporte, recursos humanos, informática, capacitación, seguridad y vigilancia, diseño y construcción, limpieza, etc.

Actualmente podemos encontrar que muchos de estos servicios se han ido independizando lentamente de las empresas madres, convirtiéndose en proveedores especializados y generando nichos de mercado para que nuevas

empresas se formen. Al respecto, se pueden identificar muchas ventajas tanto para las grandes como para las pequeñas empresas.

Mediante la subcontratación, surge una cualidad más y es la de ofrecer una respuesta rápida a demandas temporales que exceden la capacidad de la firma, donde los buenos clientes requieran en ciertos momentos cantidades extra de mercancías que excedían las programadas, inclusive cuando estos mismos o el propio mercado demanda cambios en el producto.

De otra parte, importa mencionar que todos los mecanismos de cooperación o colaboración que se establecen entre organizaciones empresariales fueron regulados débil y parcialmente en nuestro país en la Ley 27626 y su Reglamento DS. 003-2002-TR y otras normas reglamentarias. Más adelante, tanto la Ley 29245 (Ley de Tercerización) y el Decreto Legislativo Nº1038, publicados el 25 y 24 de junio del 2008 respectivamente, regularon el fenómeno de la tercerización, estableciendo algunos aspectos que no habían sido regulados por las normas precedentes, sobre todo en lo relacionado a la informalidad laboral y condiciones del trabajador, aspectos que ponían en tela de juicio las ventajas de la subcontratación en nuestro país.

Si bien en el Perú no se tiene cifras exactas sobre este mercado, se considera que su crecimiento va en ascenso, sobre todo por la regulación de su marco legal, y creemos que esto es a razón que desempeña un papel muy importante en los planes estratégicos de las Gerencias, dado que progresivamente va siendo vista como una herramienta valida en la planificación del crecimiento de las empresas modernas, y fundamentalmente para afrontar los cambios en el presente milenio, lo que representa una necesidad en la empresa peruana, la cual ha sido caracterizada por su falta de actualización de sus procedimientos y procesos internos, y sin planes de crecimiento no sólo a nivel nacional sino básicamente a nivel internacional.

13. CASOS DE OUTSOURCING – PERÚ

AKM

Podríamos citar muchos ejemplos de empresas en nuestro medio que ofrece sus servicios bajo esta modalidad. Tenemos empresas jóvenes como AKM (All the Keys of Marketing, “todas las llaves del marketing), que es uno de los ejemplos más recientes de éxito alcanzado por este tipo de alianzas. Actualmente, maneja toda la parte de marketing y eventos a BACKUS, la misma que por mas de 20 años tuvo esta área dentro de su empresa, pero que luego deciden subcontratarla, situación de explica su creación. Lo interesante de esta experiencia, es que sus servicios cada vez tienen una mayor participación en el mercado, ya que hoy en

día no sólo estamos hablando de Backus SABMiller (Peroni, Cusqueña, Pilsen, Cristal, Barena y Pilsen Trujillo), sino también de Telefónica, Wong, Colgate Palmolive, Gildemeister: Hyundai, Mazda, Volvo; lo que significa que su éxito se pone en evidencia en la diversificación de su cartera de clientes de renombre, gracias a la carta de presentación que poseen, como es el caso de AKM producto de lo 20 años de experiencia con Backus.

SODEX PERÚ

Un caso que no podemos dejar de mencionar, es el de Sodexo Perú, que opera en el mercado local desde 1998 y da empleo a más de 2,400 peruanos, y que según la Asociación Internacional de Profesionales del Outsourcing (IAOP por sus siglas en Inglés) se encuentra entre las 5 empresas más grandes de la industria de la tercerización de servicios a nivel mundial.

Presta servicios de outsourcing y Gestión Integral (Facilities Management, limpieza, mantenimiento de instalaciones y equipos críticos, mensajería, help desk, etc) a importantes empresas en diversos rubros, tales como:

IBM, Microsoft, Citibank, BIF,

Banco del Trabajo

Pacifico

Ripley, Profuturo

Universidad Católica

Minera Antamina

Xstrata, Barrick

Grupo Hochschild

Pluspetrol, Techint, CVRD, GyM

Minera Milpo, Minsur

Minera Huayanca

Gildemeister

Celima, Atento

Colegio Markham

Cambridge, entre otras.

 

BIBLIOGRAFÍA

Web Sites:

http://es.wikipedia.org/wiki/Subcontrataci%C3%B3n

https://www.deloitte.com/assets/Dcom-Peru/Local%20Assets/Documents/Importancia%20del%20Outsourcing%20en%20las%20empresas.pdf

http://www.degerencia.com/tema/outsourcing

http://es.slideshare.net/YAMJ2010/outsourcing-en-las-empresas

http://www.gydabogados.com/publicaciones/descentralizacion_y_outsourcing.pdf

http://cioperu.pe/articulo/11275/el-outsourcing-en-el-peru/?p=2

http://yesseniaamparoccapaquispe.blogspot.com/2010/05/casos-exitosos-de-outsourcing-en-el.html

http://www.monografias.com/trabajos89/el-outsourcing/el-outsourcing.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/outso/outso.shtml

http://www.e-conomic.es/programa/glosario/definicion-outsourcing