Introducción Intranet

El fenómeno intranet surge a partir de la experiencia exitosa de la World

Wide Web en el mundo del Internet. El primer uso del cual se tiene noticia, surge

en 1992 cuando ingenieros de Sun Micro Systems ven en el uso del Web una

alternativa válida de apoyo a la gestión de sus procesos administrativos.1 (Patricio,

1998). Jean – Paul Lafrance en su libro Intranet Ilustrada (2001); explica que en

1995, año de despegue de Internet, algunas empresas tuvieron la idea de aplicar

la tecnología de la famosa red a su sistema informático interno de comunicación.

Lafrance indica que la tecnología implementada, no es otra que el

protocolo2 de comunicación TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Internet

Protocol) que permite dirigir y enviar informaciones a otra computadora (cualquiera

que sea su plataforma) y que la IP se encarga de determinar el destino de los

datos.

¿Qué es entonces una Intranet?

“Una Intranet no es más que una Internet privada al interior de una

organización que está protegida de las miradas indiscretas por una barrera

(firewall) que impide a cualquier intruso conocer su red informática interna.

Intranet está exclusivamente consagrada a la organización interna de la

empresa, mientras que el sitio Internet está más bien dedicado a su imagen y

sirve de interfaz con el mundo exterior”. (Lafrance, 2001: 17).

La intranet, al ser una red privada, permite cargar en ella informaciones

generales sobre una misma compañía, e informaciones específicas de diversos

especialistas, tareas o departamentos de la empresa. Ésta permite agrupar la 1 Pastor Patricio. (1998, 18 de julio) Intranet: un sistema para la gestión de información. Extraído el 28 de mayo de 2012 desde: http://caribe.udea.edu.co/~hlopera/intranet.html. 2 El protocolo de comunicación TCP/IP es un conjunto de reglas que definen el modo de comunicación entre computadoras.

información que generan los distintos departamentos o secciones de la

organización, lo cual implica la posibilidad de consultar por un dato que puede

estar localizado en distintas fuentes de información que la empresa posee.

(Patricio Pastor,1998).

Otras ventajas que contempla Pastor en el uso de la Intranet, están

determinadas porque permiten: Identificar los flujos de información, economizar

recursos en la empresa, actualizar la información, fortalecer la comunicación y

mejorar la gestión de los recursos humanos y de los grupos de trabajo.

En el mismo orden en el que éste autor presenta las posibles ventajas del

uso de una red privada, serán desarrolladas cada una de las ideas, con las que se

sustentan dichas afirmaciones desde su visión de la Intranet:

El uso de intranet, permite una visión concentrada y organizada de los

flujos de información, dado que, permite determinar el rango de acción de cada

grupo de usuarios respecto a qué, cómo, cuándo, desde dónde y sobre qué puede

participar de la intranet.

Cuando se es capaz de ofrecer una interfaz estandarizada que incorpore y

homologue la mayor parte de las aplicaciones computacionales requeridas para la

gestión de la empresa, se economizará en recursos de entrenamiento del personal

y se reducirá el costo de adquisición de licencias para las aplicaciones afectadas

por la intranet. Se agrega, que los costos de papelería en la producción y

distribución de instrucciones y documentos necesarios para la gestión, serían más

bajos, pues estos, estarían cargados en la red. Además, la consulta de la

información se haría en tiempo real, en tanto que los contenidos estarían

actualizados constantemente.

Al existir una actualización rápida de los datos, el administrador puede

mejorar la gestión de sus recursos humanos porque puede monitorear lo que el

trabajador de la empresa está haciendo para el logro de ciertos acuerdos pre-

definidos. Incluso el trabajador puede administrar mejor su tiempo porque tiene

una noción real del estado de avance de las variables que lo afectan y con ello la

oportunidad de sacar el mejor provecho de ellas.

El fácil y simultaneo acceso a las informaciones para varios miembros del

personal, permite establecer redes de comunicación entre todos los trabajadores

que no sólo les posibilitará fomentar y fortalecer la interrelación dentro de los

grupos formales, sino que también permitirá sistematizar y fortalecer las

interacciones informales, en tanto que ofrece la posibilidad de integrar esfuerzos

para generar información útil a miembros de la empresa, aun cuando no

pertenezcan al departamento o sección desde donde se generó dicha información.

En síntesis, Pastor dice que la Intranet beneficia a la empresa porque

optimiza sus recursos humanos y materiales y porque permite reorientar los

procesos que generan información y productos. Y al mismo tiempo, le permitirá a

los empelados contar con la información oportuna y confiable que requieren para

su trabajo.

Beneficios

Beneficios para cada una de las etapas del desarrollo de la Intranet dentro

de una compañía:

Etapa 1: Presentación en una intranet

En esta etapa la Intranet se convierte en una enorme pizarra de avisos: se

trata de una útil herramienta para ahorrar costos en la divulgación de información

dentro de la compañía.

Difundir la información corporativa rápida y uniformemente en toda la

compañía.

Información centralizada y de fácil acceso, sobre todo para los trabajadores a

distancia (por ejemplo, manuales de calidad, procedimientos y capacitación).

Etapa 2: Interacción en una Intranet

Un sistema centralizado de información, que permita entablar un dialogo

sustancial con sus empleados, constituye un buen punto de partida para las

empresas menos dispuestas a correr riegos:

La interacción sucede cuando la empresa centraliza el proceso de

comunicación y alienta el dialogo vivo entre los departamentos y las

personas.

Separa una estructura de comunicación más horizontal y con ello se

aceleran los procesos.

Sólo aspectos relacionados con la comunicación y la información de la

entidad se optimizan por este camino.

Etapa 3: Representación en una intranet

Durante esta etapa se amplía osadamente el uso de la tecnología, la

Intranet ofrece la oportunidad de que las compañías sean más vigorosas, sobrias

y tengan mayor capacidad de adaptarse a las necesidades:

Las bases de costos se reducen sustancialmente, así como los costos de

mantener el espacio que a su vez genera costos.

El personal operativo no se ve constreñido a permanecer en el espacio

físico de la oficina.

La comunicación es más rápida, sencilla y barata. Las personas ocupan

menos tiempo en comunicarse y más en producir resultados.

Las empresas pueden ser más horizontales sin que se reduzca el control de

la administración.

Delegar facultades a las personas se vuelve más sencillo y menos

arriesgado, en vista de que las Intranets pueden hacer los procesos más

visibles.

Contar con personas que gocen de facultades y acceso a la información

significa que satisfacer las demandas de los clientes es más fácil y que se

brindará más asistencia al cliente (suponiendo que se trate de personas

idóneas).

Desarrollo de contenido y administración del sitio

Ángel Luis Fantoni en su texto Comunicación Total, ofrece algunas

consideraciones para la elaboración de contenidos en una red; primero brinda un

aporte personal, luego cita a Paul Fleming y finalmente hace alusión a la

Asociación Española de Profesionales del Diseño (AEPD). Fantoni manifiesta que

en un website, la home page (primera pantalla) debe ser, desde un punto de vista

visual, atractiva y funcional, en donde los elementos que la componen estén

dispuestos de forma sencilla, clara y organizada para que el navegante aprenda a

orientarse con facilidad y acceda a la información de forma rápida.

Para Paul Fleming, la comunicación interactiva debe descansar sobre

cuatro pilares: flujo, funcionalidad, feedback y fidelización, que vienen a formar lo

que constituirá parte de su <<Biblia interactiva>>. Teniendo ya claras estas dos

percepciones, Fantoni ofrece algunas pautas para el diseño y redacción de

contenidos; para logarlo cita a La Asociación Española de Profesionales del

Diseño (AEPD), para quienes el diseño debe partir de un concepto fundamental en

el lenguaje de Internet: la simplicidad.

Señala además que tanto la arquitectura de datos como el diseño deben ser

sencillos. En cuanto a los contenidos señala las siguientes características como

las deseables:

Coherencia: Cada párrafo debe ser comprensible por sí solo y coherente

con los demás.

Claridad: El texto debe ser compresible a la primera lectura, incluso para

lectores de entornos culturales distintos.

Corrección: En un primer nivel se refiere a lo básico: ortografía, buena

gramática y exactitud en los nombres y direcciones.

Minimalismo: No deben presentarse demasiados elementos en una web,

no debe estar recargada.

Actitud constructiva: Exposición de soluciones recomendadas ante

posibles problemas.

Acercamiento: Si logramos entender lo que quieren nuestros lectores y

nos anticipamos a sus necesidades, los contenidos tendrán éxito.

Utilización de listas: En pantalla las frases largas resultan más difíciles de

leer. Sin embargo, las listas ofrecen la posibilidad de conectar con enlaces

a otros sites relacionados.

Frases sencillas: Cuanto más larga sea una frase, más difícil será de leer.

Deben emplearse párrafos cortos y espaciados.

Preferir los verbos fuertes a las perífrasis verbales: <<decidir>> (verbo)

en lugar de <<tomar una decisión>> (perífrasis).

Escribir con precisión: Utilizando palabras que se refieren exactamente a

lo que queremos decir.

Dejar claros los antecedentes: En cada plantilla debe quedar claro el

antecedente de todo pronombre o sujeto implícito. Si escribimos: <<es una

buena técnica de gestión>>, debemos haber mencionado en la misma

pantalla o sección a qué técnica nos referimos.

Tener en cuenta lo políticamente correcto: Cuidar el lenguaje y el

vocabulario empresarial.

Estilo directo y sin demasiados rodeos: Buscando el análisis y la

reflexión de quien lee. El uso de <<preguntas y respuestas frecuentes>>

(FAQS) constituyen una manera de motivar la reflexión.

Revisarla la información con espíritu de autocritica

Según Patrcik J. Lyinch y Sarah Horton, aunque los contenidos básicos

sean precisos, atractivos y estén bien escritos; una web no funcionará si no se

organiza sobre unos fundamentos sólidos y lógicos3. Para estos dos autores, la

manera en que la gente busca y usa la información de referencia sugiere que las

unidades de información pequeña y acotadas son más útiles y manejables que los

textos largos y uniformes. Por ello proponen cinco pasos para la organización de

la información:

1. Dividir el contenido en unidades lógicas.

2. Establecer una jerarquía entre las unidades.

3. Utilizar la jerarquía para estructuras los vínculos entre las unidades.

4. Construir un sitio de acuerdo con la estructura de información propuesta.

5. Analizar el éxito funcional y estético del sistema.

Ligado a los pasos para la organización de la información, presentan tres

formas de estructurar un sitio web: en secuencias, jerárquicamente y en forma de

telaraña.

Secuencial: Es la forma más sencilla, un orden secuencial puede darse a

partir de una cronología, una serie lógica de temas que vaya de lo más

general a lo más especifico.

Jerarquías: Es la mejor manera de organizar bloques de información

compleja, son comunes en instituciones y empresas, ésta funciona sólo si el

material está bien organizado.

Por otra parte, Bickerton Pauline, B. Matthew y Kate Simpson - Holley, señalan

que una de las principales consideraciones respecto a la implementación de

herramientas como la Intranet, es la carga de trabajo que implica mantener el

orden dentro de la compañía. Por esta razón, proponen la creación de un Sistema

de Administración de la Información (SAI) que funciona como interfaz entre los

3 Lynhg Patrick J; Horton Sarah. Manual de estilo web. (2004) Editorial Gustavo Gili. Barcelona España.

datos centrales, la tecnología, y el cliente final. “El SAI, es el proceso mediante el

cual los datos se transforman en información”.

Para ellos, éste sistema es esencial para producir una Intranet sólida confiable, y

correctamente actualizada con información pertinente y oportuna. El SAI se

configura a partir de:

1. Estructura de la compañía: funciones y responsabilidades.

2. Sistemas y procedimientos de calidad: Mantener la información al día y

exacta.

3. Seguridad: Proteger la información.

4. Aspectos legales: disponer las reglas y restricciones.

A continuación se amplía cada uno de éstos aspectos, según lo establecido

por los autores.

Estructura de la Compañía: Funciones y responsabilidad.

Se requiere establecer un Comité de dirección de la Intranet, el cual

estaría integrado por todo el personal importante responsable de la elaboración

del contenido (además habría un Gerente del proyecto de la Intranet y un

webmaster). El propósito de dicho comité es:

Compartir experiencias.

Colaborar en los proyectos.

Proponer, planear y coordinar nuevos proyectos de desarrollo.

Manejar la estructura general, la navegación y los objetivos de todo el sitio.

El Gerente del proyecto, debe encargarse del desarrollo de la Intranet, de

manera tal, que ésta continúe agregando valor tanto al personal como a las

potenciales audiencias. Entre sus funciones están:

Determinar lo relacionado con el presupuesto y garantizar que existan

fondos suficientes para sostener al proyecto.

Determinar si ello entra en conflicto con cualquier otra actividad.

Determinar los alcances del proyecto y sus efectos en la compañía.

Definir los alcances y objetivos concretos del proyecto.

Vigilar que el desarrollo se ajuste a los procedimientos y sistemas

establecidos.

Coordinar el nivel necesario de capacitación, formación, o comunicación en

lo que atañe a los usuarios.

Por su parte, el webmaster será proveedor de infraestructura y asistencia

técnica al proyecto. Entre sus funciones se hallan:

Escribir programas o secuencias de comandos para el servidor, que

ejecuten las principales tareas de Intranet.

Mantener y actualizar la información.

Administrar el correo electrónico.

Ofrecer asistencia técnica a todos los usuarios de Intranet.

Evaluar, proponer e instrumentar la adopción de nuevas tecnologías.

Los encargados de elaborar el contenido, son los empleados que tienen

la función de crear el material de su departamento o división de la compañía. Su

función consistirá en:

Defender la intranet dentro de su propio departamento.

Asumir las responsabilidades totales del contenido que proporcionen y la

exactitud y oportunidad de la información.

Sistemas y procedimientos de calidad: Mantener la información al día y

exacta

Para facilitar el trabajo de los encargados del contenido de una Intranet

controlada centralmente, es necesario instaurar sistemas y procedimientos de

aseguramiento de la calidad. Al agregar nuevas páginas, en cada una deberá

incluirse los siguientes:

Autor de la página.

Fecha de creación.

Descripción de la página.

La fecha en que la página debe eliminarse.

La situación que guarda la página (En espera de aprobación, sólo uso

interno, pueden consultarla clientes, …)

El nombre del revisor.

La fecha en la que firma el revisor.

Al modificar páginas existentes, en la página aparecerá la información del punto

anterior, más la siguiente información:

Autor de las modificaciones.

Fecha de modificación.

Número de versión de la página.

Motivo de la modificación.

Revisor de la modificación y fecha.

Al eliminar páginas hay dos posibilidades: eliminarlas por completo de la Intranet o

archivarlas en una base de datos histórica. Al hacer alguno de estos procesos,

deben guardarse los siguientes datos:

Quién eliminó (o archivó) el archivo.

Fecha de eliminación o archivado.

Motivo de eliminación o archivado.

Seguridad: Proteger la Información.

La seguridad tiene tres aristas:

1. La seguridad ante toda interferencia o acceso externos a la Intranet: El

propósito es evitar cualquier acceso externo sin autorización.

2. Asegurar los datos y la información contra pérdidas, especialmente en el

caso de datos residentes fuera del sitio.

3. Establecimiento de los grados apropiados para consultar la información

(con frecuencia este punto no se considera importante al lanzar una

Intranet, pues ésta se ve como un sistema abierto a toda la compañía, sin

restricciones de acceso).

Aspectos legales y políticas: Disponer las reglas y restricciones

Derechos de autor: No deberá publicarse material de terceros (ya sea

texto o material gráfico) sin el consentimiento de los propietarios.

Información difamatoria: No deberá publicarse información negativa de

otras entidades.

Pornografía: No se debe publicar éste tipo de material en ninguna de sus

formas a través de la Intranet.

Uso personal.

Vínculos: Si permiten vínculos a sitios de Internet, la responsabilidad de

garantizar que dichos vínculos son respaldados por la compañía

corresponde al gerente del proyecto.

Páginas con información relevante para crear una Intranet

http://edwiin-hombredeimpacto.blogspot.com/2010/05/ejemplo-de-extranet-1.html

http://www.taringa.net/posts/info/5836324/Crear-una-intranet-con-o-sin-acceso-a-

internet.html

http://www.arearh.com/software/intranet.htm

http://altamiraweb.es/intranets

http://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/article/viewFile/645/665

http://scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S1024-

94352007001000004&script=sci_arttext&tlng=en

Bibliografía

Pastor Patricio. (1998, 18 de julio) Intranet: un sistema para la gestión de

información. Extraído el 28 de mayo de 2012 desde:

http://caribe.udea.edu.co/~hlopera/intranet.html.

Bickerton P. M; Simpson - Holley, Kate. Su estrategia en internet en

Ciberestrategia. (2000). PEARSON EDUCACIÓN. México.

Lafrance, Jean – Paul. En busca de una definición de internet en Intranet Ilustrada.

(2001). Ediciones Trilce. Montevideo, Uruguay.

Ocampo, Andrés. Intranet, Un portal de conocimiento. (2007). Medellín.

Lynch Patrick J; Horton Sarah. Manual de estilo web. (2004) Editorial Gustavo Gili.

Barcelona.