INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN parte de los modelos de ... · El desarrollo y la decadencia de...
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INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN 1. Concepto La administración es indispensable para el funcionamiento de cualquier empresa o grupo social, y lógicamente es imprescindible para lograr la competitividad en un mundo globalizado. A través de las técnicas administrativas se simplifica el trabajo y se establecen principios, métodos y procedimientos para lograr mayor productividad y eficiencia. Esta disciplina ha contribuido al desarrollo de la sociedad al proporcionar lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos y realizar cualquier actividad con eficiencia, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en los avances de la humanidad. La administración es un proceso a través del cual se coordinan y optimizan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficiencia. Calidad y productividad en la consecución de sus objetivos. 2. Origen y evolución de la administración Los grandes avances que disfrutamos en esta época, en cualquier ámbito, ya sea, económico, tecnológico o científico, se relacionan con la administración. El avance de la humanidad sería imposible de entender sin la existencia de esta actividad. A continuación se presentan algunos ejemplos de la administración a lo largo de la historia; cabe señalar que es un resumen muy general y simplificado. Época primitiva El hombre siempre ha trabajado para subsistir, tratando de ejercer sus actividades con la mayor efectividad posible; en otras palabras, ha aplicado la ley de oro de la administración, que consiste en obtener los máximos resultados con el mínimo esfuerzo. En la época primitiva, cuando el hombre cuando el hombre comenzó a trabajar en grupo, surgió de manera incipiente la administración, como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado que requería de la participación de varias personas. Con el descubrimiento de la agricultura el hombre se hizo sedentario, y necesitó coordinar mejor sus esfuerzos para la siembra y el almacenamiento de las cosechas y, en consecuencia, aplicó formas de administración en la agricultura. Grandes civilizaciones (2150 a.C. に 500 a.C.) Con la aparición del Estado, lo cual señala el inicio de la civilización, surgieron la ciencia, la literatura, la religión, la organización política, la escritura y el urbanismo. En Mesopotamia y Egipto la sociedad se dividió en clases sociales. El control del trabajo colectivo y el pago de tributos en especie, bases en las que se apoyaban estas civilizaciones, obviamente exigía una administración más compleja. En el código de Hammurabi se declaraba: "Si un albañil construye una casa y su trabajo no es correcto y la casa se derrumba matando al dueño, el albañil será castigado con pena de muerte." Desde esta época es evidente la preocupación por obtener una máxima productividad. Los proyectos de construcción requirieron de un gran número de hombres y una mayor especialización del trabajo; esta situación originó nuevas formas de organización, y el empleo de especificaciones y procesos de administración más eficientes. Antigüedad grecolatina (500 a.C. に 400 d.C) Sin duda Grecia, cuna de la civilización occidental, es un ejemplo claro del empleo de la administración. Es en Grecia donde surge la democracia; además, fue cuna de la filosofía, la medicina, la historia, las matemáticas, la astronomía, las bellas artes, la ingeniería, el derecho y la administración. En fin, todos los grandes avances de Occidente se sustentan en gran parte en esta cultura. El avance en esta época se sustentó en la organización social, política, militar y económica. La administración se ejercía mediante una estricta supervisión del trabajo y el castigo físico. Con la aparición del cristianismo surgieron nuevas formas de administración y es en el año 325 cuando el concilio de Nicea establece la organización y lineamientos de la doctrina cristiana, y se crea el Imperio Romano de Occidente y de Oriente. La capital del Imperio se traslada a Bizancio y se establece el papado. Es precisamente la organización de la iglesia católica la que genera estructuras de administración que aún se aplican, y los principios de autoridad, jerarquía, disciplina y organización que prevalecen en la administración; de hecho, gran parte de los modelos de administración se fundamentan en las formas de organización de la iglesia y del ejército. Edad media (400-1400) En el transcurso del feudalismo las relaciones sociales se caracterizaron por un régimen de servidumbre. La administración del feudo estaba sujeta al criterio del señor feudal, quien controlaba la producción del siervo. Aparecieron los talleres, los gremios, y formas de organización y administración más complejas. En esta época se hace patente la fuerte disciplina que requerían los aprendices en los talleres artesanales. Con el desarrollo del comercio proliferaron los pequeños talleres, y los comerciantes intervinieron como intermediarios entre el productor y el consumidor; empezaron a movilizarse entre diversas regiones, y surgió la necesidad de fijar especificaciones, suministrar muestras, garantías y otros medios para establecer el equivalente a la administración de aquella época. Una forma de organización para satisfacer estas nuevas condiciones fue la de los gremios, asociaciones que existieron en Europa desde el siglo XIII hasta el XVIII, y que prácticamente eran monopolios integrados por artesanos especializados en determinada actividad (tejedores, joyeros, escultores, etc.), que se organizaban en una determinada ciudad para comercializar sus productos. Los miembros del gremio se adherían a las normas administrativas, y éstas regían la administración de los materiales, la naturaleza del proceso y el control del producto terminado. El envío de mercancías a otras ciudades se hacía también bajo un control particularmente estricto, puesto que la reputación de todos los agremiados podría perjudicarse si existían mediocres resultados en los productos. Edad moderna: Renacimiento y Reforma (1400-1700) Con el surgimiento del capitalismo comercial y el trabajo asalariado, se fortalecen los gremios y los talleres continúan funcionando como incipientes empresas. Los sistemas de administración y los estilos de liderazgo continúan con las características de la Edad Media. Revolución Industrial (1700-1900) Diversos inventos y descubrimientos, por ejemplo, la máquina de vapor, propiciaron el desarrollo industrial y, consecuentemente, grandes cambios en los procesos de producción. La complejidad del trabajo hizo necesaria la aparición de especialistas, incipientes administradores, que atendían directamente todos los problemas de la fábrica. Durante la Revolución Industrial, con la producción en serie y la especialización del trabajo, los problemas de fabricación y administración se tornaron más complejos, el alto valor del trabajo artesanal disminuyó, y aparecieron los intermediarios de producción entre el dueño y el operario; en otras palabras, el capataz y los inspectores eran los funcionarios de la administración. En esta etapa, para resolver la problemática de la administración se contrataban especialistas en el estudio de factores técnicos de materiales, procesos e instrumentos de medición. De esta manera, muchos autores consideran a la administración como un conjunto de técnicas que surgen con la Revolución Industrial, y como una disciplina de carácter eminentemente social, ya que se requiere trabajar de una manera más eficiente, debido a la centralización de la producción en grandes fábricas. Siglo XX Este siglo se distinguió por el avance tecnológico e industrial y, en consecuencia, por la consolidación y desarrollo de la administración como ciencia indispensable para el desarrollo industrial y económico. A principios de este siglo surge la administración científica, cuyo creador Frederíck Winslow Taylor postula cinco principios de administración; de ahí en adelante diversos autores se dedicaron al estudio de esta disciplina, y surgieron múltiples enfoques y teorías conocidas como escuelas de administración, ya que esta disciplina adquiere un carácter indispensable para el adecuado funcionamiento de cualquier empresa. Taylor realizó grandes aportaciones a la administración científica y a la ingeniería industrial, y mejoró así la administración de la producción de bienes y servicios; de hecho, es considerado como el padre de la administración y de la ingeniería industrial. Henry Ford sistematizó la producción mediante líneas de ensamble y la clasificación de productos aceptables y no aceptables, lo que originó la aparición del departamento de control de calidad en las fábricas. La utilización de métodos estadísticos en las labores de inspección, y la introducción de los gráficos de control por Walter Schewart
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INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN 1. Concepto
La administración es indispensable para el funcionamiento de cualquier empresa o grupo social, y lógicamente es imprescindible para lograr la competitividad en un mundo globalizado. A través de las técnicas administrativas se simplifica el trabajo y se establecen principios, métodos y procedimientos para lograr mayor productividad y eficiencia.
Esta disciplina ha contribuido al desarrollo de la sociedad al proporcionar lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos y realizar cualquier actividad con eficiencia, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en los avances de la humanidad.
La administración es un proceso a través del cual se coordinan y optimizan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficiencia. Calidad y productividad en la consecución de sus objetivos. 2. Origen y evolución de la administración
Los grandes avances que disfrutamos en esta época, en cualquier ámbito, ya sea, económico, tecnológico o científico, se relacionan con la administración.
El avance de la humanidad sería imposible de entender sin la existencia de esta actividad. A continuación se presentan algunos ejemplos de la administración a lo largo de la historia; cabe señalar que es un resumen muy general y simplificado. Época primitiva
El hombre siempre ha trabajado para subsistir, tratando de ejercer sus actividades con la mayor efectividad posible; en otras palabras, ha aplicado la ley de oro de la administración, que consiste en obtener los máximos resultados con el mínimo esfuerzo.
En la época primitiva, cuando el hombre cuando el hombre comenzó a trabajar en grupo, surgió de manera incipiente la administración, como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado que requería de la participación de varias personas.
Con el descubrimiento de la agricultura el hombre se hizo sedentario, y necesitó coordinar mejor sus esfuerzos para la siembra y el almacenamiento de las cosechas y, en consecuencia, aplicó formas de administración en la agricultura. Grandes civilizaciones (2150 a.C. に 500 a.C.)
Con la aparición del Estado, lo cual señala el inicio de la civilización, surgieron la ciencia, la literatura, la religión, la organización política, la escritura y el urbanismo. En Mesopotamia y Egipto la sociedad se dividió en clases sociales. El control del trabajo colectivo y el pago de tributos en especie, bases en las que se apoyaban estas civilizaciones, obviamente exigía una administración más compleja.
En el código de Hammurabi se declaraba: "Si un albañil construye una casa y su trabajo no es correcto y la casa se derrumba matando al dueño, el albañil será castigado con pena de muerte." Desde esta época es evidente la preocupación por obtener una máxima productividad.
Los proyectos de construcción requirieron de un gran número de hombres y una mayor especialización del trabajo; esta situación originó nuevas formas de organización, y el empleo de especificaciones y procesos de administración más eficientes. Antigüedad grecolatina (500 a.C. に 400 d.C)
Sin duda Grecia, cuna de la civilización occidental, es un ejemplo claro del empleo de la administración. Es en Grecia donde surge la democracia; además, fue cuna de la filosofía, la medicina, la historia, las matemáticas, la astronomía, las bellas artes, la ingeniería, el derecho y la administración. En fin, todos los grandes avances de Occidente se sustentan en gran parte en esta cultura.
El avance en esta época se sustentó en la organización social, política, militar y económica. La administración se ejercía mediante una estricta supervisión del trabajo y el castigo físico. Con la aparición del cristianismo surgieron nuevas formas de administración y es en el año 325 cuando el concilio de Nicea establece la organización y lineamientos de la doctrina cristiana, y se crea el Imperio Romano de Occidente y de Oriente. La capital del Imperio se traslada a Bizancio y se establece el papado. Es precisamente la organización de la iglesia católica la que genera estructuras de administración que aún se aplican, y los principios de autoridad, jerarquía, disciplina y organización que prevalecen en la administración; de hecho, gran
parte de los modelos de administración se fundamentan en las formas de organización de la iglesia y del ejército. Edad media (400-1400)
En el transcurso del feudalismo las relaciones sociales se caracterizaron por un régimen de servidumbre. La administración del feudo estaba sujeta al criterio del señor feudal, quien controlaba la producción del siervo. Aparecieron los talleres, los gremios, y formas de organización y administración más complejas.
En esta época se hace patente la fuerte disciplina que requerían los aprendices en los talleres artesanales. Con el desarrollo del comercio proliferaron los pequeños talleres, y los comerciantes intervinieron como intermediarios entre el productor y el consumidor; empezaron a movilizarse entre diversas regiones, y surgió la necesidad de fijar especificaciones, suministrar muestras, garantías y otros medios para establecer el equivalente a la administración de aquella época. Una forma de organización para satisfacer estas nuevas condiciones fue la de los gremios, asociaciones que existieron en Europa desde el siglo XIII hasta el XVIII, y que prácticamente eran monopolios integrados por artesanos especializados en determinada actividad (tejedores, joyeros, escultores, etc.), que se organizaban en una determinada ciudad para comercializar sus productos. Los miembros del gremio se adherían a las normas administrativas, y éstas regían la administración de los materiales, la naturaleza del proceso y el control del producto terminado. El envío de mercancías a otras ciudades se hacía también bajo un control particularmente estricto, puesto que la reputación de todos los agremiados podría perjudicarse si existían mediocres resultados en los productos. Edad moderna: Renacimiento y Reforma (1400-1700)
Con el surgimiento del capitalismo comercial y el trabajo asalariado, se fortalecen los gremios y los talleres continúan funcionando como incipientes empresas. Los sistemas de administración y los estilos de liderazgo continúan con las características de la Edad Media. Revolución Industrial (1700-1900)
Diversos inventos y descubrimientos, por ejemplo, la máquina de vapor, propiciaron el desarrollo industrial y, consecuentemente, grandes cambios en los procesos de producción. La complejidad del trabajo hizo necesaria la aparición de especialistas, incipientes administradores, que atendían directamente todos los problemas de la fábrica.
Durante la Revolución Industrial, con la producción en serie y la especialización del trabajo, los problemas de fabricación y administración se tornaron más complejos, el alto valor del trabajo artesanal disminuyó, y aparecieron los intermediarios de producción entre el dueño y el operario; en otras palabras, el capataz y los inspectores eran los funcionarios de la administración. En esta etapa, para resolver la problemática de la administración se contrataban especialistas en el estudio de factores técnicos de materiales, procesos e instrumentos de medición.
De esta manera, muchos autores consideran a la administración como un conjunto de técnicas que surgen con la Revolución Industrial, y como una disciplina de carácter eminentemente social, ya que se requiere trabajar de una manera más eficiente, debido a la centralización de la producción en grandes fábricas. Siglo XX
Este siglo se distinguió por el avance tecnológico e industrial y, en consecuencia, por la consolidación y desarrollo de la administración como ciencia indispensable para el desarrollo industrial y económico. A principios de este siglo surge la administración científica, cuyo creador Frederíck Winslow Taylor postula cinco principios de administración; de ahí en adelante diversos autores se dedicaron al estudio de esta disciplina, y surgieron múltiples enfoques y teorías conocidas como escuelas de administración, ya que esta disciplina adquiere un carácter indispensable para el adecuado funcionamiento de cualquier empresa.
Taylor realizó grandes aportaciones a la administración científica y a la ingeniería industrial, y mejoró así la administración de la producción de bienes y servicios; de hecho, es considerado como el padre de la administración y de la ingeniería industrial. Henry Ford sistematizó la producción mediante líneas de ensamble y la clasificación de productos aceptables y no aceptables, lo que originó la aparición del departamento de control de calidad en las fábricas.
La utilización de métodos estadísticos en las labores de inspección, y la introducción de los gráficos de control por Walter Schewart
en 1931, constituyeron un avance muy importante, pues no se trataba solamente de inspeccionar los productos ya fabricados, sino de evitar la fabricación de artículos defectuosos. También surgen múltiples enfoques y escuelas de la administración en el mundo. Siglo XXI
Inicia con grandes avances tecnológicos y científicos; se caracteriza por la globalización de la economía, la existencia y proliferación de todo tipo de empresas, y múltiples estilos de gestión y avances administrativos, debido a las plantas robotizadas. Lo anterior provoca que la administración resulte imprescindible para lograr la competitividad. 3. La administración en México y América Latina
Es indudable que a lo largo de la historia han existido múltiples factores que condicionan la forma de ser de sus habitantes, y, en consecuencia, las formas de administración. De manera similar a las civilizaciones del viejo mundo, en México y América Latina la administración tuvo gran importancia, y asumió diversas formas. A continuación se presenta un breve resumen de las etapas históricas y su vínculo con el desarrollo de la administración en México, el cual es muy similar al resto de los países latinoamericanos. Época Prehispánica
Horizonte Preclásico (1800 a.C. に 200d.C) Esta etapa se caracterizó por la división social del trabajo por edad y sexo y en actividades artesanales, comerciales y agrícolas, el surgimiento de las clases sociales, la aparición de la escritura jeroglífica y el poder teocrático y centralizado. Algunos vestigios de la administración en esa época son el sistema calendárico y el numérico; la utilización del barro cocido para uso doméstico y ceremonial, y la construcción de pirámides.
Horizonte clásico (200 d.C. に 800 d.C.) Durante este periodo se desarrollaron las culturas teotihuacana,
maya y zapoteca. La principal característica de la administración en esta etapa es el estado teocrático con administración centralizada y numeración vigesimal. Algunos ejemplos del empleo de la administración se encuentran en el levantamiento de templos ceremoniales y pirámides; en la organización social; y en la construcción de ciudades como Uxmal y Chichen Itzá por los mayas, y Monte Albán en Oaxaca por los zapotecas.
Horizonte posclásico (800-1492) El desarrollo y la decadencia de la cultura azteca sucedieron en
este periodo. Se caracterizó por el predominio de un estado militar donde la clase sacerdotal tenía gran importancia. La organización comercial y militar del Imperio Azteca, que abarcó hasta Centroamérica, los increíbles sistemas de distribución, la organización y la especialización del trabajo, fueron causa de asombro para los españoles, tal como se narra en las Cartas de Relación de Hernán Cortés. Toda esta infraestructura es muestra de la excelente administración que prevalecía en dicha cultura. Época Colonial (1521-1810)
La época colonial estableció un sistema de administración de gobierno con las características de control central, burocracia y poder absoluto, por parte de España. En la Nueva España una de las actividades más importantes además de la agricultura fue la minería. Los españoles descubrieron y explotaron los yacimientos de oro y plata a partir de 1532. El trabajo se caracterizó en sus inicios por la esclavitud: los españoles utilizaban la mano de obra de los nativos fue así como surgió la encomienda para administrar su trabajo. El trabajo por jornal o peonaje surgió después de la abolición de la encomienda en 1720.
En las colonias se producían materias primas y se consumían los productos de España. Hacia 1780 el espíritu del capitalismo y del libre comercio predominaba en otros países europeos. Al igual que en Francia y España, los gremios tenían el privilegio exclusivo de fabricación, de manera que nadie sin ser maestro aprobado en un oficio podía ejercerlo. Para el control de los gremios y su administración surgieron las ordenanzas, las cuales contenían reglas específicas para lo operarios y los procedimientos de trabajo. Los gremios desaparecieron a raíz del gobierno liberal que rigió el país a mediados del siglo XIX. Los obrajes, también llamados oficinas, fueron en la Colonia el espacio y la manera para realizar el trabajo.
Los obrajes se dividían en dos clases: abiertos y cerrados. Los primeros empleaban operarios libres y remunerados, y estaban abiertos y a
la vista. Los obrajes cerrados no tenían comunicación exterior franca y empleaban a reos.
Durante el siglo XVII proliferaron las haciendas, que eran unidades de producción basadas en los latifundios y el sistema de control de los trabajadores. La hacienda mexicana se administraba como una empresa; su objetivo era lograr la productividad de la tierra y el bienestar de los campesinos; por supuesto, la administración estaba centralizada. Siglo XIX
México independiente (1810-1821) El movimiento independiente se inició en 1810 Y concluyó once
años después. A partir de 1812 los gobiernos emprendieron el fomento a la minería, la agricultura y la incipiente industria, mediante el otorgamiento de facilidades para la introducción de maquinaria, patentes y privilegios a las nuevas manufacturas.
De 1821 a 1834 hubo inestabilidad política. El primer intento de promover la industrialización se dio gracias a la iniciativa de Lucas Alamán en 1831, al crear el Banco de Avío. Los estilos de administración continuaban siendo empíricos y rudimentarios y todos centralizados.
Reforma y porfiriato (1836-1910) En este periodo Benito Juárez decretó las Leyes de Reforma; se
promulgó la Constitución de 1847; se promovió la libertad de enseñanza, de imprenta, de industria y de comercio; se superó la intervención francesa y el imperio de Maximiliano. Porfirio Díaz gobernó el país entre 1877 y 1910. La administración se aplicó principalmente en el arte y la ciencia; se fundaron academias, museos y sociedades artísticas y científicas. Se promovieron la industrialización de la minería, la industria textil, los ferrocarriles, y las empresas de carácter agrícola como el henequén y el tabaco, entre otras. Los sistemas de administración eran empíricos, centralizados y autoritarios. Siglo XX
El siglo xx se caracterizó por el avance en los ámbitos político, social y económico. En 1910, con la Revolución Mexicana, se derrocó a Porfirio Díaz y se iniciaron una serie de cambios como el reparto de tierras y la promulgación de la Constitución de 1917. Durante el periodo de 1930 a 1950 se nacionalizó la industria petrolera y se inició el proceso de industrialización en el país, pero con una política proteccionista que desalentaba las importaciones. Proliferaron las grandes empresas transnacionales, y la pequeña y mediana industria nacional. Mientras que en las primeras predominaban sistemas modernos de administración, en las segundas prevaleció la administración empírica.
Es hasta la década de 1990, con el TLC (Tratado de Libre Comercio), que el país se vio obligado a modernizar la planta productiva nacional y establecer programas de reconversión industrial. En este periodo, la administración tuvo un auge definitivo con la proliferación de empresas extranjeras y transnacionales. Siglo XXI
Siglo que se caracteriza por grandes avances tecnológicos: automatización de los procesos, tecnologías de información y su utilización en las empresas; existen múltiples empresas globales, nacionales, transnacionales, grandes, pequeñas y medianas; con esta enorme competencia, la utilización de diferentes escuelas y estilos de administración es indispensable. Del análisis de los tipos de administración que han prevalecido tanto en Europa y Estados Unidos como en América Latina, es posible concluir que en cada época y en cada cultura surgen estilos de administración, producto de los valores culturales, sociales, económicos y tecnológicos prevalecientes en la sociedad, y que las propuestas de administración varían de acuerdo al tamaño y cultura, características y recursos de cada organización.
EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA ADMINISTRACIÓN
Periodo Años Principales Características (5)
Época primitiva
? に 2150 a.C.
Surgió de manera incipiente la administración.
División de trabajo por edad y sexo.
Se comienza a utilizar la administración al trabajar y organizarse en grupos.
Con el surgimiento de la agricultura el hombre se hizo sedentario.
Surgieron formas de administración en la agricultura.
Grandes civilizaciones
2150 a.C. に 500 a.C.
Aparición del Estado.
Surgen las clases sociales.
Grandes civilizaciones que se basan en el control de trabajo colectivo y pago de tributos.
Se evidencia la preocupación por obtener la máxima productividad.
Nuevas formas de organización y procesos de administración más eficientes debido a los grandes proyectos de construcción.
Antigüedad Grecolatina
500 a.C. に 400 d.C.
Surge la democracia, las ciencias (Filosofía, medicina, historia, matemáticas, astronomía, Ingeniería, derecho y la administración) y las bellas artes.
El avance se sustenta en la organización social, política, militar y económica.
Empleo de la administración mediante estricta supervisión del trabajo y castigo físico.
Con la aparición del cristianismo surgieron nuevas formas de administración.
La Iglesia Católica genera estructuras de administración y los principios de autoridad, jerarquía, disciplina y organización.
Edad media y moderna
400 に 1700
La administración de los feudos estaba sujeta al señor feudal, el cual controlaba la producción de la servidumbre.
Los siervos se independizan y surgen los talleres artesanales.
Surgen los comerciantes y se fijan especificaciones, muestras y garantías de los productos.
Nuevas formas de administración con estructuras de trabajo extensas y niveles de supervisión escasos.
Surgen los gremios de artesanos especializados los cuales controlan la producción de una ciudad y exportan a otras.
Revolución industrial
1700 に 1900
Diversos inventos propician el desarrollo industrial y surgen cambios en los procesos de producción.
Surgen las fábricas, la especialización del trabajo y la producción en serie.
Existe una explotación excesiva de los obreros.
Estructuras de trabajo más complejas, administradas por los capataces e inspectores.
Centralización de la producción y organización económica orientada al auge industrial.
Siglo XX 1900 に 2000
Avance tecnológico e industrial.
Consolidación y desarrollo de la administración como ciencia indispensable para el desarrollo tecnológico e industrial.
Surge la administración científica y aparecen múltiples enfoques y escuelas de la administración.
Surgen las líneas de ensamblaje y los departamentos de control de calidad.
Utilización de métodos estadísticos y gráficos de control para optimizar la producción.
Siglo XXI 2000 - 2100
Grandes avances tecnológicos y científicos.
Globalización de la economía.
Aparece la sociedad de la información, donde el conocimiento es el bien más valioso.
Surgen las plantas robotizadas y flexibles.
Sistemas inteligentes de fabricación.
Administración I, CEMSAD San Vicente
EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA ADMINISTRACIÓN EN MÉXICO Y AMÉRICA LATINA
Periodo Años Principales Características (5)
Época Prehispánica.
Horizonte Preclásico
1800 a.C. に 200 d.C.
División de trabajo por edad y sexo y en actividades artesanales, comerciales y agrícolas.
Surgimiento de las clases sociales.
Ejercicio del poder teocrático y centralizado.
Surgimiento del sistema calendárico y numérico.
Construcción de pirámides.
Época Prehispánica.
Horizonte Clásico
200 に 800
Estado teocrático con administración centralizada.
Surge la numeración vigesimal.
Levantamiento de templos ceremoniales y pirámides.
Complejidad de la organización social.
Construcción de grandes ciudades como Uxmal, Chichen Itzá y Monte Albán.
Época Prehispánica.
Horizonte Posclásico
800-1492
Desarrollo y decadencia de la cultura Azteca
Predominio de un estado militar.
La clase sacerdotal tenía gran importancia.
Sistemas de distribución, organización y especialización del trabajo en el imperio Azteca.
Sistemas de administración eficientes.
Época Colonial 400 に 1700
Sistema de administración de gobierno centralizado, burocracia y poder absoluto.
La agricultura y la minería son las actividades más importantes.
Administración del trabajo mediante las encomiendas, más tarde el jornal o peonaje.
Surgen los obrajes u oficinas, los cuales eran el espacio y la manera de realizar el trabajo.
Control de gremios y proliferación de haciendas administradas como empresas.
Siglo XIX. México
Independiente 1810-1821
Fomento a la minería, agricultura y la incipiente industria.
Facilidades para introducción de maquinaria, patentes y privilegios a las nuevas manufacturas.
Creación de primer banco de desarrollo industrial (Banco del Avío)
Estilos de administración empíricos, rudimentarios y centralizados.
Inestabilidad política.
Siglo XIX. Reforma y Porfiriato
1836-1910
Se decretan las Leyes de Reforma y la constitución de 1847.
Se promovió la libertad de enseñanza, de imprenta, de industria y de comercio.
La administración se aplicó principalmente al arte y la ciencia.
Se promovió la industrialización de la minería, la industria textil, los ferrocarriles y las empresas de carácter agrícola.
Los sistemas de administración eran empíricos, centralizados y autoritarios.
Siglo XX 1900-2000
Avances en el ámbito político, social y económico.
Derrocamiento de Porfirio Díaz, reparto de tierras y promulgación de Constitución de 1917.
Nacionalización de la industria petrolera e inicio de industrialización del país.
Proliferación de grandes empresas transnacionales y pequeña y mediana industria nacional.
El TLC obliga a modernizar la planta productiva y reconversión industrial.
Siglo XXI 2000-2100
Grandes avances tecnológicos, automatización de procesos, tecnologías de la información y su utilización en las empresas.
Múltiples empresas, globales, nacionales, transnacionales, grandes, pequeñas y medianas.
Utilización de las diferentes escuelas y estilos de la administración.
Globalización de la economía y administración acorde a los avances mundiales.
Sistemas inteligentes de fabricación.
Administración I, CEMSAD San Vicente
APORTACIONES DE LOS FILÓSOFOS A LA ADMINISTRACIÓN
PERSONAJES BIOGRAFÍA OBRAS MAS IMPORTANTES
IDEAS PRINCIPALES APORTACIONES A LA ADMINISTRACIÓN
PLATÓN Filósofo Griego.
Atenas 427-347 a.C.
La Republica
El Fedro
El Timeo
El Teeteto
Concibió un Estado Ideal.
Necesidades básicas
División del trabajo
Mercado no capaz de autorregularse
Necesidades de lujo o excedentarias.
Necesidades ilimitadas, recursos limitados.
ARISTÓTELES Filósofo Griego.
Estagira 384-322 a.C.
Ética a Nicómaco
Política
El fin último del hombre es la felicidad.
El Estado como ser natural
Teoría de las seis formas de gobierno. Tres puras y tres degradaciones.
No existe el estado ideal, decidir cuál es el mejor depende de las circunstancias.
TOMAS DE AQUINO
Teólogo y Filósofo Italiano.
Roccaseca 1224-1274
Summa Theologiae
Summa contra Gentiles
Scriptum super Sententias
Propiedad privada y precio justo y usura
La propiedad privada no es contraria a la ley natural
Diferencia entre necesidad y deseo para fijar los precios
El precio justo era el que cubría los costos del trabajo mas una pequeña ganancia.
NICOLÁS MAQUIAVELO
Escritor y Estadista Italiano. Florencia
1469-1527
El Príncipe
Los Discursos
El fin justifica los medios.
Sus obras son opuestas en ideas.
En Los Discursos, dice que el mejor régimen es una república bien organizada que equilibre el poder de los dos partidos.
En El Príncipe, dice que todo príncipe debe tener virtud y fortuna para subir al poder. Virtud para tomar decisiones y fortuna para conquistar.
JUAN JACOBO ROUSSEAU
Filosofo Suizo. Ginebra
1712-1778
El Contrato Social
Emilio, o De la educación
El hombre nace libre, pero en todos lados esta encadenado.
El hombre es bueno por naturaleza.
Nueva política basada en la voluntad general y en el pueblo como soberano.
Única forma de gobierno legal será aquella de un estado republicano donde todo el pueblo legisle.
Poder que rige a la sociedad es la voluntad general que mira por el bien común.
KARL MARX
Intelectual y Militante
Comunista Alemán. Tréveris
1818-1883
El Capital
Manifiesto del Partido comunista
Socialismo y comunismo puro.
La historia de la humanidad fue siempre la historia de la lucha de clases.
La inconformidad con el capitalismo llevaría a una revolución y la instauración del socialismo, el cual sería regido por la clase obrera.
El socialismo seria eventualmente reemplazado por la sociedad sin estado o comunismo puro.
Todos los fenómenos históricos son el producto de las relaciones económicas entre los hombres.
ADAM SMITH
Economista y Filósofo Escoces. Kirkcaldy
1723-1790
La Riqueza de las Naciones.
Teoría de los Sentimientos Morales.
La Riqueza procede del trabajo
La clave del bienestar social está en el crecimiento económico.
Teoría de la Economía Clásica Pura (Economía política)
La división del trabajo genera especialización y aumenta la productividad.
Doctrina del Laissez-Faire (Dejar hacer, dejar pasar), base del liberalismo económico.
Teorías del Valor de uso y del Valor del trabajo y Teoría de la distribución.
DAVID RICARDO
Economista Ingles.
Londres 1772-1823
Principios de Economía Política y Tributación
Desarrolla la Teoría del Valor y la distribución.
La economía política debe determinar las leyes que rigen la distribución de la riqueza.
El valor del trabajo es superior a lo que el patrón paga y está determinado no solo por el trabajo presente, sino también el pasado.
Considera al trabajo como mercancía.
Desarrollo la Teoría de los costos comparativos, la cual estudia el comercio exterior.
JOHN LOCKE
Pensador Ingles.
Wrington. 1632-1704
Ensayos sobre el gobierno civil.
Ensayo sobre el entendimiento humano.
Pensamientos sobre educación.
La soberanía emana del pueblo; la propiedad, la vida, la libertad y el derecho a la felicidad son derechos naturales, anteriores a la constitución de la sociedad.
División de poderes en tres: legislativo, ejecutivo y federativo.
El estado tiene como misión proteger los derechos y libertades.
El estado tiene autoridad para resolver conflictos, los cuales son inevitables.
Administración I, CEMSAD San Vicente.
CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN. La administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz
y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la
máxima productividad.
ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN: Objetivo: la administración siempre está enfocada a lograr determinados
fines o resultados.
Eficacia: se refiere a lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.
Eficiencia: esto es hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.
Grupo social: es necesario que exista un grupo social para que se de la
administración.
Coordinación de recursos: en la administración se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.
Productividad: es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para
producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN La administración puede darse a donde exista un organismo social, y de
acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria.
Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.
En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función administrativa. Debido a su magnitud y complejidad, la administración técnica o científica es esencial, sin ella no podrían actuar.
Para las pequeñas y medianas empresas, la administración también es importante, porque al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria,
mano de obra, mercado, etc.
La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada administración el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa,
sino en toda la sociedad.
Para todos los países, mejorar la calidad de la administración es requisito indispensable, porque se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y
empleados, etc.
CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible a aplicarse
en una empresa industrial.
Valor Instrumental. La administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante esta se busca obtener determinados resultados.
Unidad temporal. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.
Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.
Especificidad. tiene características propias que le proporcionan su carácter específico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
Interdisciplinariedad. La administración es afín de todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican.
UBICACIÓN DISCIPLINAR DE LA ADMINISTRACIÓN La administración es fundamentada y relacionada con diversas ciencias y
técnicas
1. CIENCIAS SOCIALES: Son aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a
los fenómenos sociales. La administración, cuyo carácter es eminentemente social, relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales, tales como:
Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras. Muchos principios administrativos fueron
tomados de la sociología industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administración son: estudio sobre la estructura social de la empresa, sociogramas, etc.
Psicología. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamiento y operaciones. La psicología industrial tiene por objeto el
estudio del comportamiento humano en el trabajo. Aporta bases técnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la empresa, en áreas tales como: selección de personal, pruebas psicometrías, recursos humanos, técnicas de motivación, incentivos,
conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de orientación, estudios sobre ausentismo, etc.
Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. El administrador debe
conocer los ordenamientos vigentes en las áreas de: derecho civil, mercantil, fiscal, constitucional y laboral, así como respetar el marco legal en el que se desarrolle la empresa.
Economía. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tiene los hombres en la producción, distribución y consumo, de los bienes y servicios.
Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en sociedad. Los intereses de grupo: religiosos, étnicos, etc. Influyen sobre la actuación del hombre en su trabajo; de ahí la necesidad de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento humano dentro de las organizaciones.
2. CIENCIAS EXACTAS:
Matemáticas. Esta ciencia ha permitido grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de control y planeación. Sus aportaciones más Importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas, específicamente en: modelos probabilísticos, simulación, investigación de operaciones, estadística, etc.
3. DISCIPLINAS TÉCNICAS:
Ingeniería Industrial. Es el conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el óptimo aprovechamiento de los recursos del área productiva.
Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con el propósito de informar e interpretar los resultados de la misma.
Ergonomía. Estudia la interrelación existente entre las maquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, la incidencia de estos factores en su Eficiencia.
Cibernética. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la información y del control, en el hombre y en la máquina. Tiene gran
aplicación en los procesos productivos y consecuentemente en el campo de la administración, donde aporta conocimientos sobre todo en lo que se refiere a sistemas de computación e información.
NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN 1. MACROECONÓMICO. La macroeconomía es la parte de la teoría
económica que se encarga del estudio global de la economía en términos del monto total de bienes y servicios producidos, el total de los ingresos, el
nivel de empleo, de recursos productivos, y el comportamiento general de los precios.
2. MICROECONÓMICO. La microeconomía estudia el comportamiento
económico de agentes individuales, como consumidores, empresas,
trabajadores e inversores.
3. PERSONAL. La forma en que aplicamos los principios de la administración
en nuestra persona, bienes y recursos
ESCUELAS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO
ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA
IDEA PRINCIPAL Aplicación del método científico a la administración y el surgimiento de esta como una rama especifica del conocimiento
AUTORES REPRESENT. Frederick Winslow Taylor, Los esposos Gilbreth, Henry L. Gantt, Henry Metcalf, Henry Robinson Towne y Charles Babbage
AUTOR IDEAS PRINCIPALES
Frederick Winslow Taylor Estudios de tiempos y movimientos, selección de obreros, métodos de trabajo, incentivos, especialización y capacitación. Los esposos Gilbreth Desarrollaron un método de estudio de movimientos, cuyo objetivo era suprimir movimientos inútiles dentro del proceso
de trabajo (Therbligs).
Henry L. Gantt Sistema de remuneración para los trabajadores, métodos de capacitación y la Gráfica de Gantt.
Henry Metcalf Propuso una ciencia de la administración basada en principios que pueden aplicarse a una gran variedad de casos y situaciones.
Henry Robinson Towne Innovo los sistemas de pago por trabajo a destajo y abogo por un intercambio de información entre gerentes de diferentes compañías para crear una ciencia de la administración.
Charles Babbage Desarrollo una maquina calculadora (Computadora), dedujo los inconvenientes de los estudios de tiempos y postulo las ventajas de la división del trabajo.
ESCUELA DE LAS RELACIONES HUMANAS O HUMANO-RELACIONISTAS
IDEA PRINCIPAL Otorga mayor importancia al hombre y a su conducta como el punto de partida de la administración para lograr una mejor productividad.
AUTORES REPRESENT. Robert Owen y George Elton Mayo
AUTOR IDEAS PRINCIPALES Robert Owen Difundió la idea de la necesidad del bienestar social de sus empleados tanto en la comunidad como en el trabajo
George Elton Mayo Demostró que sin la cooperación y solidaridad del grupo de trabajo, la oportunidad de los trabajadores para ser escuchados y la comunicación como elemento fundamental, es difícil incrementar la productividad. Experimentos de Hawtorne.
ESCUELA NEO HUMANO-RELACIONISTA
IDEA PRINCIPAL La administración debe adaptarse a las necesidades del personal y fundamentarse en sus motivaciones, ya que es determinante para el éxito de las empresas.
AUTORES REPRESENT. Abraham Maslow, Frederik Herzberg, Douglas McGregor y Rensis Likert.
AUTOR IDEAS PRINCIPALES Douglas McGregor Propone lograr un equilibrio entre las necesidades del trabajador y las de la empresa a través de la participación activa del
trabajador en la fijación de los objetivos. Teoría X y Y.
Abraham Maslow La motivación se origina en las necesidades, las cuales a su vez influyen en el comportamiento. Jerarquía de necesidades de Maslow.
ESCUELA ESTRUCTURALISTA
IDEA PRINCIPAL Pretende equilibrar las funciones de la organización prestando atención tanto a su estructura como al recurso humano, y poniendo énfasis en los aspectos de autoridad y comunicación.
AUTORES REPRESENT. Renate Mayntz, Amitai Etzioni y Ralph Dahrendorf. AUTOR IDEAS PRINCIPALES
Renate Mayntz Clasifica a las organizaciones según su estructura. La empresa, debe prestar especial atención a la comunicación, porque de ésta depende en gran parte el logro de los objetivos, y la clasifica en Formal e Informal.
Amitai Etzioni Considera que la empresa puede ser organizada con base en las necesidades específicas de cada estructura. Define a las organizaciones como "unidades constituidas para alcanzar un fin específico"
Ralph Dahrendorf Presta especial atención a los conflictos y a las fuentes que los generan, y considera que hay diferentes tipos de conflictos: industriales, informales, derivados, manifiestos y subyacentes.
ESCUELA NEOCLÁSICA O ECLÉCTICA
IDEA PRINCIPAL Integra conocimientos y postulados de diversas corrientes, y trata de agruparlos en un pensamiento universal a través de la aplicación del proceso administrativo.
AUTORES REPRESENT. Henry Fayol, Peter F. Drucker, Ernest Dale y Lawrence Appley
AUTOR IDEAS PRINCIPALES
Henry Fayol Postula que la administración se realiza a través de varias etapas. Identifico las áreas funcionales que debían existir en cualquier organización y estableció 14 principios de administración.
Peter F. Drucker Creo la administración por objetivos y postula que los objetivos generales de la empresa deben coordinarse con los objetivos individuales para que el personal logre su autorrealización mediante la consecución de los objetivos de la organización.
Ernest Dale Afirma que la dirección de empresas no es una ciencia exacta como otras; por esto es esencial que los directivos usen su criterio basado en el sentido común y la experiencia.
Lawrence Appley Divide la administración en dos funciones: Planeación y Control.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas por medio de las cuales se efectúa la administración.
Cada etapa responde a seis preguntas fundamentales: ¿Qué? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Con quién? ¿Cuándo? Y ¿Dónde? Interrogantes que siempre deben plantearse en el proceso de administración y que son conocidas como las preguntas clave de esta disciplina. FASES DE LA ADMINISTRACIÓN
Fase mecánica: Es la parte de la administración donde se establece lo que debe hacerse. Es una fase estructural donde se determina su fina lidad y rumbo, así como las alternativas para conseguirlos.
Fase Dinámica u operativa: Se refiere a cómo manejar la empresa. En esta fase se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
PLANEACIÓN Gran parte del éxito de cualquier empresa depende de la planeación, que puede definirse como: La definición de escenarios futuros y la determinación del rumbo de la organización, para definir las estrategias, con la finalidad de lograr los
objetivos con una mayor probabilidad de éxito.
Durante la planeación se plantean y se responden a las preguntas: ¿Qué queremos? ¿Quiénes somos? ¿Hacia dónde nos dirigimos? Con la planeación se promueve la eficiencia, se optimizan los recursos, se reducen los costos y se incrementa la productividad, ya que al
establecer claramente los resultados por alcanzar, se orientan los recursos, las acciones y los procesos para lograrlo. PLAN ESTRATÉGICO
El plan estratégico o plan de negocios es el documento en el que se establecen los elementos del proceso de planeación.
FILOSOFÍA ORGANIZACIONAL. VALORES La filosofía organizacional es el conjunto de
postulados, valores, creencias y compromisos, que orientan la vida de la organización.
Para formularla debe considerarse la pregunta: ¿Qué temas, valores y prioridades filosóficas son importantes en el
futuro de nuestra organización? Es imprescindible para darle sentido y finalidad a todas las acciones futuras de la empresa. Comprende: credo, valores y compromiso. MISIÓN
La misión es la razón de ser de la organización; es la definición amplia del propósito y la actividad fundamental de carácter permanente de la empresa.
Responde a las preguntas: ¿Para qué y porque existe la
empresa? ¿Cuál es su propósito? ¿A quién sirve? ¿A qué se dedica la organización? ¿En qué sector productivo se está? ¿Cuál es nuestro valor agregado? ¿Cuáles son o deberían ser nuestros productos principales, presentes y futuros? ¿Cuál es nuestra
ventaja competitiva? VISIÓN
La visión es el enunciado que describe el estado al que aspira la organización en el futuro. Provee dirección y forja el futuro de la empresa, estimulando acciones concretas en el
presente. Responde a las preguntas: ¿Hacia dónde debemos
dirigir nuestros esfuerzos y recursos? ¿Qué contribución única se debe hacer en el futuro? ¿Cuál es la oportunidad de crecimiento?
¿En qué negocios deberíamos estar? ¿Quiénes son o deberían ser nuestros clientes? ¿Cuáles son o deberían ser nuestras
divisiones? ¿Qué es probable que cambie en nuestra organización dentro de tres o cinco años?
OBJETIVOS Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener; son fines para alcanzar, determinados cuantitativamen te y
establecidos para realizarse en un tiempo específico. Indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado para cristalizar la misión y la visión.
Deben reunir las siguientes características:
Establecerse en un tiempo específico.
Determinarse cuantitativamente.
Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo.
ESTRATEGIAS Las estrategias son alternativas o cursos de acción que muestran los medios y recursos que deben emplearse para lograr los objetivos. Mediante las estrategias se plantea como lograr específicamente y de la mejor manera los objetivos. Por ello es que existen tantas estrategias
como objetivos se definen en una organización.
Al diseñar estrategias es conveniente recordar que:
Cada decisión conlleva un riesgo, por lo que las estrategias deberán evaluarse con mucho cuidado.
Por cada objetivo deben establecerse las estrategias correspondientes.
Las estrategias deben promover la creación de ventajas competitivas. POLÍTICAS
Las políticas son guías para orientar la acción, son criterios y lineamientos generales por observar en la toma de decisiones.
En ocasiones se confunde a las políticas con las reglas, la diferencia entre ellas es que las reglas son estrictas y las políticas son flexibles. Ambas determinan u esquema de conducta que debe seguir el personal; la diferencia radica en que las políticas proporcionan libertad de reflexión y elección, mientras que en las reglas no existe margen de interpretación. PROGRAMAS
Un programa define el tiempo requerido, la secuencia de actividades específicas y los responsables para alcanzar los objetivos. El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia, así
como la de establecer la fecha de inicio y termino de cada actividad. Se utiliza comúnmente una Grafica de Gantt para elaborarlo.
Se requiere tomar en cuenta lo siguiente:
Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
Interrelacionarlas, es decir, determinar qué actividad debe llevarse a cabo antes que otra, que actividades se darán de manera simultánea y que actividades deben efectuarse después.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.
Designar a los responsables de cada actividad.
PRESUPUESTOS
El presupuesto determina にpor anticipadoねen términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios) el origen y la asignación de los recursos para un periodo específico.
Su finalidad principal es determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, así como controlar las actividades de la
organización en términos financieros. Debe incluir:
Presupuestos de operación: abarcan presupuestos de ventas, producción, compras, mano de obra y gastos diversos.
Presupuestos de capital: comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que hace la empresa y de conceptos como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario y mantenimiento.
Presupuesto financiero: incluye balance, estados de resultados, de origen y de aplicación de recursos y de flujo de caja. TÉCNICAS DE PLANEACIÓN 1. ANÁLISIS FODA: Consiste en detectar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que pueden afectar el logro de los planes.
a. Las fortalezas son puntos fuertes y características de la empresa que facilitan el logro de los objetivos. b. Las oportunidades son factores externos del entorno que propician el logro de los objetivos. c. Las debilidades son puntos débiles, factores propios de la organización que impiden el logro de los objetivos. d. Las amenazas son factores externos del entorno que afectan de manera negativa e impiden el logro de los objetivos.
La finalidad del FODA es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. También es conocido como DOFA o SWOT (por sus
siglas en ingles)
2. GRAFICA DE GANTT: También conocida como grafica de barras. En esta se anotan las actividades y los responsables. Funciona mediante una barra o línea se señalan las fechas de inicio y termino de las actividades. Conforme se avanza en el proyecto, se señala con una línea de distinto color el avance real de las actividades, de tal forma que es posible comparar lo realizado en relación con lo planeado.
PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN 1. Factibilidad: Al elaborar los planes es imprescindible considerar los recursos disponibles. Los planes deben de ser posibles. Es inoperante elaborar
planes demasiado ambiciosos u optimistas que no se pueden lograr. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
2. Objetividad: Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad,
cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos. 3. Flexibilidad: Deben considerarse márgenes de holgura que consideren los imprevistos y que proporcionen nuevos cursos de acción en todos los planes
que se adapten fácilmente a las condiciones. 4. Cuantificación: Tanto el plan estratégico como los planes tácticos y operativos deben explicarse en términos numéricos y cifras exactas. Es común que
las empresas establezcan objetivos de manera general sin determinar números y cantidades de tiempo, lo que convierte los planes en un conjunto de buenas intenciones.
5. Unidad: Los planes tácticos y operativos deben subordinarse al plan estratégico y dirigirse al logro de la misión y visión organizacionales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque y armónicos en cuanto a la interrelación que debe existir entre las distintas áreas.
6. Del cambio de estrategias: Siempre deben considerarse planes alternos para un escenario optimista, otro realista y uno pesimista. De tal forma que al programar ventas e ingresos, por ejemplo, siempre se consideren distintos escenarios y estrategias. Comúnmente esto se conoce como plan a, plan b y plan c.
ORGANIZACIÓN La organización consiste en el diseño y determinación
de las estructuras, procesos y sistemas tendientes a la simplificación y optimización del trabajo.
El propósito de la organización es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar funciones y recursos; en otras palabras, lograr que todo resulte sencillo y fácil para quienes laboran en la empresa, de tal forma que se mejore la atención y satisfacción de los clientes.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
Las etapas de la organización son: División del trabajo y Coordinación. 1. DIVISIÓN DEL TRABAJO
La división del trabajo consiste en la delimitación de las actividades, con el fin de realizar el trabajo con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo. a. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
Un proceso es la secuencia de etapas para llevar a cabo una actividad. Para realizar la descripción de procesos se requiere:
Elaborar una lista que incluya todas las funciones de la empresa. Una vez definidas las funciones, las funciones similares se clasifican y agrupan en departamentos o áreas de la empresa. Posteriormente, se analizan las funciones y determinan los grandes procesos que se llevan a cabo.
b. JERARQUIZACIÓN
Los niveles jerárquicos son el conjunto de áreas agrupadas de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean. Es la disposición de las funciones de una organización por orden de mando, grado o importancia.
c. DEPARTAMENTALIZACIÓN
La departamentalización es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, conocidos como departamentos. Al departamentalizar es conveniente apegarse a la siguiente secuencia:
Definir los procesos Listar todas las funciones Clasificarlas de acuerdo con su similitud Agruparlas según un orden jerárquico Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas: departamentos o áreas funcionales.
Tipos de estructuras organizacionales
De acuerdo con la situación específica de cada empresa, es posible diseñar diversos tipos de estructuras organizacionales; las más usuales son: FUNCIONAL: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas にsegún su función primordialねpara lograr la
especialización y, con ello, una mayor eficiencia del personal. POR PRODUCTOS: Se utiliza en las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace
con base en un producto o grupo de productos relacionados entres si, muestra la división de la empresa en áreas de productos. GEOGRÁFICA O POR TERRITORIOS: Cuando las áreas de la empresa llevan a cabo actividades en sectores alejados físicamente. Por ejemplo,
en una empresa en zonas. POR CLIENTES: Consiste en crear áreas cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. Por lo general, se aplica en
empresas comerciales, principalmente en los almacenes, aunque puede también utilizarse con base en determinados mercados. POR PROCESO O POR EQUIPOS: Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear
unidades departamentales, sobre todo si por el volumen de producción reporta ventajas económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc.; ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiera.
SECUENCIA: Este tipo de departamentalización se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores. En muchas empresas por razones técnicas o económicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo; así, una empresa que trabaja por turnos sin interrupción, puede establecer áreas que controlen cada uno de ellos.
d. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y OBLIGACIONES
Esta es la última etapa de la división del trabajo y consiste en la recopilación ordenada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo, de la mejor manera, el trabajo. Le descripción de funciones se realiza, primordialmente, mediante las técnicas de análisis de puestos y de la carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades.
Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos o áreas de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades de trabajo, o puestos, de los distintos departamentos o áreas de la organización. 2. COORDINACIÓN
La coordinación es el proceso de sincronizar y armonizar los esfuerzos para llevar a cabo, de manera eficiente, una función, tarea o actividad.
La división del trabajo requiere complementarse con la coordinación, la cual consiste en lograr la unidad de esfuerzos para alcanzar los objetivos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen, interrelacionen y se sincronicen, evitando duplicidades, tiempos ociosos y fugas de responsabilidad. TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional. Las más usuales son: ORGANIGRAMAS: Son representaciones graficas de la
estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de esta. Se pueden clasificar por: su objeto, su área y su contenido.
Existen cuatro formas de representar los organigramas: Vertical: En la que todos los niveles quedan determinados de
arriba hacia abajo. Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de
izquierda a derecha. Circular: Los niveles jerárquicos se grafican desde el centro
hacia la periferia. Mixto: Se utiliza tanto el horizontal como el vertical, por razones de espacio. MANUALES
Los manuales son documentos que contienen, en forma sistemática, información acerca de la organización de la empresa. De acuerdo con su contenido, pueden ser: de políticas, departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos, de
contenido múltiple, de técnicas y de puesto. DIAGRAMAS DE PROCESO O DE FLUJO
Los diagramas de proceso son la representación grafica de las actividades para llevar a cabo una función de carácter repetitivo. También se le conocen como flujo gramas. CARTA DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES
Mediante el cuadro o carta de distribución del trabajo se analizan las actividades para mejorar la distribución de las cargas de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas entre cinco y hasta quince personas. ANÁLISIS DE PUESTOS
Es una técnica en la que se clasifican, de manera pormenorizada, las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes que debe tener el personal que lo desempeña. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
De la misión: Todas las actividades establecidas deben servir para lograr la misión de la organización. Simplificación: Al organizar es necesario tener presente que la finalidad de la organización es simplificar el trabajo. Especialización: El trabajo se realizara más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Jerarquía: Este principio establece que la organización es una jerarquía. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido debe corresponder al grado de autoridad necesario
para cumplir dicha responsabilidad. Unidad de mando: Los subordinados no deberán reportar a más de un supervisor, pues esto solo ocasiona fuga de responsabilidad,
confusión e ineficiencia. Difusión: Las obligaciones de cada puesto, la filosofía organizacional y los manuales deben de estar a disposición de todos aquellos que
tengan relación con las mismas. Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un directivo, de tal manera que
este pueda realizar todas sus funciones eficientemente (no más de cinco o seis áreas). De la coordinación: Las áreas y departamentos de la empresa deberán mantenerse en armonía. Adecuación: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, esta requiere mantenerse y mejorarse.
DIRECCIÓN La dirección es la ejecución de proceso administrativo
mediante el ejercicio de la toma de decisiones, de la motivación, la comunicación y el liderazgo.
En muchas ocasiones se utilizan como sinónimos los conceptos さ;Sﾏｷﾐｷゲデヴ;ヴざ ┞ さSｷヴｷｪｷヴざく 1. INTEGRACIÓN
La integración es la etapa por medio de la cual se eligen los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones.
En esta etapa se adquieren los recursos necesarios para que la empresa opere. En el caso de una nueva empresa, se llevan a cabo los trámites necesarios para su apertura. Mediante la integración, la empresa obtiene el personal y los recursos para el desempeño de las actividades. Los Principios que se aplican en la integración de los recursos humanos y materiales son:
Provisión de elementos necesarios: A cada miembro de la empresa se le deben proporcionar los recursos necesarios para enfrentar con eficiencia las necesidades de su puesto.
Calidad de los proveedores: En ningún caso debe sacrificarse la calidad de los insumos, ya sean materiales o tecnológico, en aras de un menor costo.
El hombre adecuado para el puesto adecuado: Las personas que se integren a la organización deben reunir los requisitos para desempeñar su labor correctamente, en otras palabras, se debe garantizar que reúna las habilidades, conocimientos, experiencias y competencias necesarias para cubrir cada puesto.
2. TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones es el proceso sistemático y racional mediante el cual se selecciona, de entre varias alternativas, el curso de acción óptimo.
La toma de decisiones es de gran importancia porque tiene dos tipos de repercusiones en la empresa: internas, en cuanto a las utilidades, el producto y el personal, entre otras; y externas, ya que también afectan a los proveedores, los clientes, el entorno y la economía. Las decisiones poseen un efecto multiplicador. Es imprescindible que se fundamente en un proceso lógico y racional y en una serie de tácticas que permitan evaluar objetivamente el entorno, los costos, las repercusiones y los resultados.
El proceso de la toma de decisiones a. Definición del problema Algunos lineamientos para identificar el problema son:
Obtener información completa, fidedigna y oportuna (estadísticas, informes, proyecciones, etc.) No confundir el problema con las causas ni con los efectos.
Utilizar vocabulario específico y concreto.
Definir las causas Algunas técnicas para para identificar y definir el problema correctamente son las lluvias de ideas y las herramientas de Ishikawa.
b. Determinación y selección de alternativas Se desarrollan varias opciones o alternativas para resolver el problema aplicando métodos cualitativos o cuantitativos. Una vez que se
han identificado varias alternativas se elige la óptima, utilizando criterios de acuerdo con el costo beneficio de cada opción.
c. Implantación Una vez que se ha elegido la alternativa optima, se deberán establecer todas las actividades para implantarla y efectuar un seguimiento
de los resultados. Técnicas para la toma de decisiones
Las técnicas o herramientas con las que puede auxiliarse el directivo para la toma de decisiones pueden ser: o Cualitativas: cuando se basan en el criterio, la experiencia y las habilidades de quienes las toman. o Cuantitativas: que utilizan métodos matemáticos, estadísticos y de ingeniería económica.
3. MOTIVACIÓN
En su acepción más sencilla, motivar significa さﾏﾗ┗Wヴが IﾗﾐS┌Iｷヴが ｷﾏヮ┌ﾉゲ;ヴ ; ﾉ; ;IIｷﾙﾐざ. Por medio de esta se logra que los empleados trabajen con responsabilidad y agrado, de acuerdo con los estándares o patrones
establecidos.
Jerarquía de las necesidades de Abraham Maslow. Postula que a la naturaleza humana le son inherentes, en orden de predominio, cuatro necesidades básicas y una de crecimiento.
a. Necesidades básicas:
Fisiológicas: Son aquellas que surgen de la naturaleza física.
De seguridad: Implica la necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del entorno.
Amor o pertenencia: Constituyen los deseos de relaciones afectivas con las demás personas. De reconocimiento o estimación: Es la necesidad de obtener el reconocimiento por los resultados obtenidos en el desempeño del
trabajo. b. Necesidades de crecimiento o autorrealización.
Autorrealización: El deseo que existe en todo ser humano de obtener el máximo desarrollo de su potencial. Estas necesidades se satisfacen a partir de las básicas, cuando las necesidades fisiológicas han sido satisfechas, la de seguridad se activa y
así sucesivamente. Cuando se han cubierto de modo suficiente sus cuatro necesidades básicas, se sienten motivadas por la necesidad de crecimiento o autorrealización.
4. COMUNICACIÓN
La comunicación puede ser definida como el proceso mediante el cual se transmite y recibe información. Tipos de comunicación
Formal. Se origina en la estructura formal de la organización y fluye por medio de los canales organizacionales. Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización.
Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior.
Horizontal. Esta se da en niveles jerárquicos semejantes.
Ascendente. Se transmite de un nivel jerárquico superior a uno inferior. Descendente. Se transmite de un nivel jerárquico inferior a uno superior.
Verbal. Se transmite oralmente.
Escrita. Mediante material escrito o gráfico.
No verbal. Se refiere a las actitudes, gestos y comportamientos que no se expresan directamente durante la comunicación. La comunicación efectiva conlleva la existencia de los siguientes requisitos:
Claridad. Debe ser clara. El lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirlo deben ser accesibles para quien está dirigida.
Integridad. Debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr la cooperación necesaria y la realización de los objetivos.
Aprovechamiento de la organización informal. Es más efectiva cuando se utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal.
Equilibrio. Toda acción administrativa debe acompañarse de un programa de comunicación para darla a conocer.
Moderación. Debe ser lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede pro┗ﾗI;ヴ H┌ヴﾗIヴ;Iｷ;が ｷﾐWaｷIｷWﾐIｷ; ┞ さparálisis por exceso SW ｷﾐaﾗヴﾏ;Iｷﾙﾐざく
Difusión. La comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.
5. LIDERAZGO
El liderazgo es la capacidad de influir y guiar hacia el logro de una visión. Las cualidades más sobresalientes de un líder son:
Seguridad en sí mismo.
Iniciativa y creatividad. Sentido común.
Compromiso.
Optimismo.
Espíritu de logro. Sencillez y humildad.
Visión.
Estilos de liderazgo El estilo de liderazgo se refiere a una serie de comportamientos en la forma de dirigir que caracterizan al líder.
Estilo 9.1 o autocrático. Caracterizado por un alto interés por los resultados y una mínima preocupación por la gente. Estilo 1.9 o paternalista. Por lo general considera que proporcionar toda clase de prestaciones y sistemas de incentivos al personal será
suficiente para motivarlos e incrementar de manera continua la productividad. Estilo 1.1 o burócrata. Corresponde al dirigente que no se compromete. No le interesa la gente ni los resultados y permite que los
subordinados trabajen como les convenga para eliminar problemas y evitar situaciones que causen controversia y desacuerdos. Estilo 5.5 o demócrataく Eゲ Wﾉ ｴﾗﾏHヴW さﾗヴｪ;ﾐｷ┣;Iｷﾙﾐざが ┞; ケ┌W Wゲ ﾃ┌ゲデﾗ ヮWヴﾗ aｷヴﾏWが ｴ;IW IﾗﾐIWゲｷﾗﾐWゲ ; I;ﾏHｷﾗ SW ヴWゲ┌ﾉデ;Sﾗゲが ;IWヮデ; ﾉﾗゲ ;ヴヴWｪﾉﾗゲ
de las prácticas culturales y busca mejoras. Soluciona los conflictos mediante negociación de un acuerdo intermedio. Estilo 9.9 o transformador. Es la manera más adecuada para lograr la máxima productividad, se distingue por un alto grado de interés por los
resultados, unido a un gran interés por la gente. Autoridad Tipos de autoridad:
Formal. Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas. Puede ser: o Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo. o Funcional. Ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.
Técnica o staff. Surge de los conocimientos especializados de quien la posee.
Personal. Se origina en la personalidad del individuo. El ejercicio de la autoridad se realiza a través de la delegación y el mando. Delegación
La delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar. Ventajas:
Permite al directivo dedicarse a las actividades más importantes, en tanto que las funciones detalladas y rutinarias se delegan.
La responsabilidad se comparte, haciéndose más significativa.
Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro de los objetivos. Requisitos para delegar:
Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, con el fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc.
Especificar metas y objetivos de la función delegada.
Capacitar al personal en quien se va a delegar. Establecer estándares de actuación.
Mando
El mando asume dos formas: órdenes e instrucciones La orden es el ejercicio de autoridad mediante el cual se transmite la indicación de que una actividad debe de ser desempeñada.
Para que una orden sea efectiva debe:
Motivar la acción.
Que sea transmitida por escrito.
Que sea clara y precisa. Explicar y fundamentar la necesidad de su cumplimiento.
Oportunidad. Elegir el momento y el lugar más apropiados para transmitir la orden.
Las instrucciones son secuencias o pasos que deben realizarse en situaciones de carácter repetitivo. Los instructivos y las circulares son los medios más convenientes para transmitirlas.
6. PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN
De la resolución del conflicto. Los problemas deben de atenderse a partir del momento en que surgen, ya que no tomar una decisión cuando se origina un conflicto, por insignificante que parezca, ocasiona que este crezca y después sea irresoluble.
Aprovechamiento del conflicto. Los conflictos y obstáculos deben verse como oportunidades, ya que obligan al directivo a pensar en soluciones y en nuevas estrategias.
Impersonalidad de mando. Cuando un directivo o jefe emite una orden es necesario que explique a sus colaboradores que esta es un requerimiento de la empresa, no debe existir prepotencia ni abuso de autoridad de los jefes.
Coordinación de intereses. Los objetivos de todos los departamentos deben relacionarse de forma armoniosa para lograr la misión y la visión organizacionales.
De la vía jerárquica. Es indispensable respetar los niveles jerárquicos establecidos en la estructura formal, de tal menara que, al emitir una orden, se transmita a través de las líneas de comunicación definidas por la organización.
CONTROL El control es la evaluación y medición de los resultados, para detectar, prevenir y corregir desviaciones, con la finalidad de
mejorar continuamente los procesos. De forma tradicional se piensa como un método con el cual se supervisa, se establecen límites y se corrige. Sin embargo su
naturaleza es de carácter preventivo, ya que sirve para medir la situación presente y mejorar acciones futuras, su propósito principal es prevenir errores.
IMPORTANCIA Incide en la competitividad debido a que gracias a este es posible:
Establecer medidas para corregir las actividades, para alcanzar los planes. Determinar y analizar las causas que originan desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Reducir costos y ahorrar tiempos al evitar errores. Incidir directamente en la racionalización y optimización de recursos y, por consecuencia , en el logro de la productividad y la
calidad ETAPAS DEL CONTROL
1. ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES E INDICADORES
Un estándar o indicador es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón para efectuar el control.
Una vez efectuada y obtenida la información acerca de los resultados, es necesario comparar los resultados en relación con los estándares preestablecidos. 2. MEDICIÓN Y DETECCIÓN DE DESVIACIONES.
La medición de resultados consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida にdefinidas de acuerdo a los estándaresねcon la finalidad de detectar desviaciones.
Para esto se utilizan primordialmente los sistemas de información. La efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida.
Una desviación o no conformidad es la diferencia entre el desempeño real, el estándar y el cumplimiento de los requisitos. 3. CORRECCIÓN
La corrección consiste en la aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades en relación con los estándares.
Antes de iniciar la acción correctiva, es necesario reconocer si la desviación es un síntoma o una causa, con la finalidad de que las medidas establecidas resuelvan el problema. 4. RETROALIMENTACIÓN
La retroinformación proporciona elementos para efectuar mejoras en el sistema administrativo, para eliminar fallas y errores. TIPOS Y TÉCNICAS DE CONTROL
Las técnicas de control son las herramientas para llevar a cabo el proceso de control. Existen diferentes tipos de control de acuerdo con el momento en que se efectúen:
Preventivo: Se efectúa antes de llevar a cabo las actividades y es el más aconsejable; la mejor medida de control es la prevención. Concurrente: Se ejerce de manera simultánea a la puesta en marcha de actividades, como un proceso continuo.
Posterior: Se aplica después de haber realizado las actividades. Su objetivo es suministrar información para comparar los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido. Muchas de las técnicas de planeación son a su vez de control. La mejor técnica de control son los sistemas de información y la
prevención. ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA DE CONTROL Para establecer un sistema de control se requiere:
Contar con objetivos y estándares.
Que el personal comprenda y aplique los controles. Evaluar la efectividad de los controles.
Simplificarlos y perfeccionarlos. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información (SI) comprenden todos aquellos medios con los que se recopilan, procesan y analizan los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización.
Las características de un sistema adecuado de información son:
Oportunidad
Confiabilidad
Exactitud
Validez Fiabilidad Precisión
Un buen sistema de información debe ser amigable y de fácil manejo e incluir todas las áreas de la empresa.
Los sistemas de información comprenden: a) Reportes e informes
Existen múltiples tipos de reportes e informes. Al diseñar, elaborar y presentar un informe es conveniente tomar en cuenta los siguientes lineamientos:
Utilidad del tema: Cada informe debe referirse a un solo tema, para evitar confusiones.
Concentración sobre las excepciones: Deben revelar hechos críticos. Claridad y concisión: Los informes largos, detallados y genéricos causan confusiones y desatención de quien los recibe.
Equilibrio: Debe existir una estructura fundamental de informes que no debe cambiar con frecuencia, pero si revisarlos cuando se requiera.
Oportunidad: Contar con información oportuna y periódica, pero no más de lo necesario.
Evaluación: Es necesario evaluar con frecuencia la utilidad que reditúa la información. Gráficas, audiovisuales: Para la presentación de un informe puede ser de gran ayuda el uso de gráficas, material audiovisual y
explicaciones verbales para enriquecer la información. b) Formatos
Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento. Las formas facilitan la transmisión de información, además sirven para registrar las operaciones. INDICADORES
Los indicadores de actuación o estándares sirven de patrón para evaluar los resultados. Estos permiten evaluar los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y, por consecuencia evitando pérdidas de tiempo
y dinero. Sirven para evaluar el logro de los resultados. Son un parámetro para evaluar el logro de los objetivos. Tipos de indicadores:
Financieros: Se aplican en el área de finanzas. De productividad: Expresan la relación entre los insumos y los productos.
Características de los indicadores:
Confiabilidad
Relevancia Vigencia
Pertinencia PRINCIPIOS DE CONTROL
Equilibrio. Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el grado de control correspondiente. Indicadores: Los indicadores de actuación o estándares, sirven de patrón para evaluar los resultados.
Oportunidad: El control que no es oportuno carece de validez y no cumple su propósito. Desviaciones: Las no conformidades o desviaciones deben ser analizadas para detectar las causas y tomar las medidas para
evitarlas.
Costeabilidad: Un sistema de control debe justificar el costo que representa en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que reporta.
Excepción: El control debe aplicarse en las actividades excepcionales y representativas, con el fin de reducir costo y tiempo, para aplicarlo a funciones estratégicas.
Función controlada: el responsable de aplicar el control no debe estar involucrado con la actividad controlada.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Viene a ser la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los
requerimientos del proyecto. OBJETIVOS Conocer los conceptos de la metodología de Administración de Proyectos. Establecer los lineamientos en el uso de la práctica de Administración de Proyectos. Identificar las actividades críticas de la Administración de Proyectos. Establecer el primer nivel de competencias en Administración de Proyectos. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Mediante estos procesos podemos visualizar el nivel de cada actividad del inicio de una fase hasta el final de la fase en un tiempo determinado. Etapa 1: Inicio
Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo
Determinar lo que el proyecto debe lograr
Definir la meta global del proyecto Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados
Precisar el alcance general del proyecto
Seleccionar los miembros iniciales del equipo Etapa 2: Planeación
Perfeccionamiento del alcance del proyecto Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto
Secuencia de actividades
Desarrollo de un calendario y presupuesto
Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados Etapa 3: Ejecución
Dirigir el equipo
Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir
Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo). Etapa 4: Control
Vigilar las desviaciones del plan
Emprender acciones correctivas
Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto
Adaptar los niveles de recursos
Cambiar el alcance del proyecto
Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes Etapa 5: Conclusión
Reconocimiento de logros y resultados
Cierre de las operaciones y dispersión del equipo
Aprendizaje de la experiencia del proyecto
Revisión del proceso y resultados Redacción del informe final
COMPONENTES ÁREAS DE CONOCIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN. Tiene como objetivo asegurar que las diferentes partes del proyecto están correctamente
coordinadas. ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE. La gestión del alcance del proyecto, es el grupo de procesos incluirá todo el trabajo requerido y solo el
requerido, para completar exitosamente el mismo. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO La Gestión del Tiempo está orientada a los procesos requeridos para que el proyecto finalice en el tiempo
estipulado. ADMINISTRACIÓN DEL COSTO. Tiene como objetivo que el proyecto se complete con el presupuesto inicialmente aprobado. ADMINISTRACIÓN DE CALIDAD. Tiene como objetivo que el proyecto satisfaga las necesidades para las que fue inicialmente diseñado. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. La Gestión de los Recursos Humanos tiene como objetivo la utilización más eficiente posible de
las personas que participan en el proyecto. ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIÓN. La Gestión de la Comunicación incluye los procesos requeridos para generar, difundir, almacenar y
clasificar toda la información producida en el proyecto. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. La Gestión del Riesgo es el proceso sistemático para identificar, analizar y responder al riesgo del proyecto. ADMINISTRACIÓN DE ADQUISICIONES (CONTRATO). Proceso para crear y determinar los procedimientos de adquisición, utilización y
reubicación efectiva de los recursos (humanos y materiales) para proporcionar un servicio de calidad a los clientes.
BENEFICIOS ひ RﾗﾉWゲ ┞ ヴWゲヮﾗﾐゲ;HｷﾉｷS;des. ひ EaｷIｷWﾐデW I;ﾉWﾐS;ヴｷ┣;Iｷﾙﾐ SWﾉ ヮﾉ;ﾐ SW デヴ;H;ﾃﾗく ひ Cﾗﾐデヴﾗﾉ Iﾗﾐデｷﾐ┎ﾗ SWﾉ ヮヴﾗ┞WIデﾗく ひ TWﾏヮヴ;ﾐ; ｷSWﾐデｷaｷI;Iｷﾙﾐ SW ﾉﾗゲ ヮヴﾗHﾉWﾏ;ゲく ひ Tヴ;H;ﾃﾗ Wﾐ Wケ┌ｷヮﾗく ひ Éﾐa;ゲｷゲ Wﾐ ﾉ; I;ﾉｷS;Sく ひ S;デｷゲa;IIｷﾙﾐ SWﾉ IﾉｷWﾐデWく ひ Eゲデ;HﾉWIW Iﾉ;ヴ;ゲ ﾏWSｷS;ゲ SW Y┝ｷデﾗ Wﾐ ﾉﾗゲ ヮヴﾗ┞WItos (Calidad, Tiempo y Costo).
ひ PWヴﾏｷデW ; ﾉ; ﾗヴｪ;ﾐｷ┣;Iｷﾙﾐ SｷゲIｷヮﾉｷﾐ;ヴ ゲ┌ゲ Wゲa┌Wヴ┣ﾗゲ ; ﾉﾗゲ ﾗHﾃWデｷ┗ﾗゲ estratégicos. ひ ISWﾐデｷaｷI; ┞ ゲWﾉWIIｷﾗﾐ; ヮヴﾗ┞WIデﾗゲ ケ┌W WゲデYﾐ ;ﾉｷﾐW;Sﾗゲ ;ﾉ Pﾉ;ﾐ Estratégico Empresarial. ひ Oヮデｷﾏｷ┣; Wﾉ ┌ゲﾗ SW ﾉﾗゲ ヴWI┌ヴゲﾗゲ ﾗヴｪ;ﾐｷ┣;Iｷﾗﾐ;ﾉWゲく ひ AゲWｪ┌ヴ; ﾉ; ゲ;ﾉｷS; ヴ=ヮｷS; SW ヮヴﾗS┌Iデﾗゲ ┞ ゲWヴ┗ｷIｷﾗゲ ;ﾉ ﾏWヴI;Sﾗく ひ PﾗﾐW Wﾐ ヮヴ=IデｷI; ﾉﾗゲ ヮﾉ;ﾐWゲ Wゲデヴ;デYｪｷIﾗゲく
DESVENTAJAS • Tiempo.
• Asignación de recursos dedicados.
• Inversión.
ADMINISTRACIÓN PROACTIVA La administración Proactiva surge de la necesidad de anticipar procesos mediante la realización de proyecciones que permitan asegurar el
correcto funcionamiento de la organización y evaluar el producto realizado para así poder tomar decisiones de tal forma que se puedan corregir o mejorar los resultados.
Entre sus principales funciones destaca el poder administrar el tiempo de forma óptima, realizar aplicaciones futuras para la mejora del producto o la organización, aumentar la seguridad de lo que se hace es lo mejor y lo correcto, disminuir al máximo el nivel de incertidumbre y efectuar análisis detallados del desempeño de los grupos de trabajadores. Para poder llevar a cabo una administración proactiva se debe de tomar en cuenta cuatro tipos de análisis que son: 1. Causal: Se refiere al estudio de los antecedentes del evento y su pasado. Procedimiento:
a) Plantear el Problema. b) Describir el Problema (¿Que?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, ¿De que magnitud?). Se detallan los hechos observados y se comparan los datos con
estándares, modelos, etc. c) Identificar las diferencias. d) Registrar los cambios identificados. e) Buscar y detallar las posibles causas. f) Probar la causa más probable (para descartar las causas que no pudieron ocasionar los cambios). g) Verificar y confirmar la causa más probable.
2. Toma de decisiones: Cuando se analiza con lo que se tiene hasta el momento presente. Procedimiento:
a) Enunciar el objetivo de la decisión. b) Establecer criterios. c) Clasificar los criterios conforme una jerarquía para separar los obligatorios con los opcionales. d) Buscar diferentes alternativas. e) Comparar alternativas y clasificarlas de acuerdo a su efectividad y costo. f) Identificar los riesgos involucrados. g) Evaluar los riesgos. h) Tomar la decisión al comparar todas las posibilidades.
3. Planeación: Cuando se establecen propuestas para el futuro. Procedimiento:
a) Enunciar brevemente el plan con sus objetivos. b) Enumerar las etapas de ejecución del plan e identificar tiempos, responsables y áreas críticas. c) Identificar y evaluar las estrategias y amenazas potenciales. d) Determinar las principales causas de los probables problemas y oportunidades, aplicando análisis de riesgos, revisando la toma de
decisiones y definiendo sus probabilidades. e) Adoptar las medidas necesarias para evitar los problemas y apreciar las oportunidades. f) Preparar un plan de acción para cualquier contingencia. g) Implantar un sistema de alarmas para contingencias incluidas en el plan de acción.
4. Situación: Que analiza las tres anteriores para evaluar resultados. Procedimiento:
a) Identificar y enlistar asuntos de interés. b) Desglosar los asuntos de interés complejos. c) Establecer prioridades. d) Determinar el punto de partida para el análisis (si se quiere provocar un efecto, encontrar una causa, proteger el objetivo del plan o
tomar una decisión).
