intranet dispone de su propio manual de uso
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Intranet de la Biblioteca de la UNED
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Manual de uso de la Intranet
1. Introducción
La necesidad de adaptarnos a nuevos entornos laborales en los que se facilite la comunicación y el
trabajo en equipo, nos ha llevado a sustituir la actual intranet por otra herramienta que cuente con
aplicaciones con tecnología 2.0 que favorezcan la comunicación entre sus miembros, gestión
compartida de documentos , control de cambios, etc.
Tras analizar varios sistemas gratuitos como Joomla o Wordpress, se escogió Open Atrium , que es
una intranet empaquetada, basada en Drupal, que permite que diferentes equipos tengan su
propio espacio de trabajo. La herramienta ofrece las siguientes funcionalidades:
1. Creación de grupos en los que se integran usuarios. Un usuario puede formar parte de uno o
varios grupos.
2. Los grupos pueden ser Públicos (accesibles al resto de miembros de la intranet) o Privados-
Cerrados (solo acceden sus usuarios)
3. Los grupos se pueden personalizar y diferenciar en el diseño , asignando un color a cada
tipología para que sea más fácil saber dónde nos encontramos.
4. Cada grupo dispone de herramientas 2.0 como un blog, una wiki para editar y almacenar los
documentos, twitter, calendario, etc.
En definitiva, supone un cambio importante y un avance sustancial ya que funciona como
herramienta o espacio de trabajo para los grupos además de intranet de consulta y publicación de
documentos .
2. Intranet de la Biblioteca UNED
2.1 Estructura y organización
La intranet se organiza en grupos de trabajo, públicos o privados, identificados por colores, que
cuentan con un número determinado de miembros. Así se han creado los siguientes grupos con sus
particularidades:
1.-MI BIBLIOTECA: formado por todo el personal que trabaja en la Biblioteca Central. Es público y
diseñado en verde.
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2- UNIDADES: un grupo para cada sección y para la Biblioteca de Campus Norte y la de Gutiérrez
Mellado, diez en total. Están cerrados para que tener privacidad en el entorno de trabajo (gestión
de documentos, calendario, blog, twitter…) y se ha diseñado en color morado
Grupos de Mejora, Trabajo y Comisiones, son 7 grupos en los que se integran las personas que
colaboran en los mismos. Son públicos y se identifican por el color azul.
2.2 Herramientas o aplicaciones 2.0
En cada grupo encontramos las siguientes herramientas para comunicarnos con los
miembros del grupo, gestionar los contenidos, hacer seguimiento de tareas y proyectos y
controlar fechas destacadas en el calendario.
Blog: herramienta para hacer comentarios y notificaciones. Permite adjuntar archivos
(documentos, fotos).
Shoutbox: twitter o herramienta para compartir mensajes breves.
Cuaderno de notas: wiki o herramienta para organizar documentos jerárquicamente como si
fuera un libro, con capítulos y páginas.
Calendario: herramienta de agenda con soporte para icalendar.
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Panel o escritorio: para mostrar de manera personalizada
Gestor de proyectos, asignando tareas y fijando tiempos a miembros del grupo
3. Recorrido por la intranet
o Conexión y acceso panel principal La URL que tenemos que teclear en el navegador es
http://e-spacio.uned.es/intranet/?q=dashboard
Al acceder a esta página, el sistema pide autenticación de
usuario y contraseña. Tecleamos entonces,
Nombre y Apellidos (iniciales en mayúscula y acentos)
Contraseña: biblioteca
Y pinchamos en el botón LOG IN
Una vez conectado se nos muestra el PANEL principal de la
intranet y con la siguiente información:
» Mensaje de Bienvenida
» Valores de la Biblioteca
» Programa de Ayuda para manejarse en la intranet,
» acceso a otras redes bibliotecarias como Rebiun y Madroño y a publicaciones como el
BICI y el Boletín de la Biblioteca.
» Acceso a Mis grupos En este apartado aparecen los grupos en los que estamos dados
de alta, es decir, cada persona visualizará únicamente los grupos a los que pertenece.
Figurarán como mínimo MI BIBLIOTECA y la UNIDADES en la que trabajo. Por otro lado,
si se colabora en uno o varios Grupos de Mejora, Trabajo o Comisiones, se mostrarán
aquí
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Por otra parte, en la barra de navegación superior
vemos otros dos iconos:
o Miembros: directorio de todo el personal
de la Biblioteca, con teléfonos, dirección, correos…
Para cambiar la contraseña, haz click en tu perfil y
pincha en Opciones de la cuenta. Teclea la nueva
clave en el campo contraseña y en confirm password.
o Grupos :creados en la herramienta,
con una breve descripción y tipo
(abierto-cerrado)
3.2 Grupo “MIBIBLIOTECA”
Es el principal, integra a todo el personal
de la Biblioteca.
o Panel: Se han creado dos pestañas.
La primera que aparece es “Lo
último” que muestra el calendario
de 2012-Calendario-Blog, con los
últimos post y comentarios
recientes.
Además, se ha incluido un listado con las Palabras-Clave o Etiquetas que hay que utilizar
obligatoriamente en los contenidos del cuaderno de notas de miblioteca y en los de los grupos
de mejora y trabajo.
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- La otra pestaña recoge “Información Profesional”. Enlaces externos organizados en
Herramientas de Trabajo (Autoridades y Catalogación), Congresos y jornadas, Boletines,
Asociaciones Profesionales, Memorias.
o Blog: para publicar novedades, noticias de interés bibliotecario, aviso de documentos actualizados ,
etc.
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o Cuaderno de notas: Reúne casi todos los contenidos de la anterior intranet, clasificados
jerárquicamente en 5 grandes áreas:
1. Recursos Humanos:
1. 1 personal
1.2 becarios
2. Calidad y Planificación Estratégica:
2.1 Planificación Estratégica
2.1. Procesos clave
2.2. Encuestas
2.3. Sellos de excelencia
2.4. Evaluación ANECA
2.5. Estadísticas
2.6. Presupuestos
3. Dirección y gestión
3.1. Comisión de la Biblioteca
3.2. Consejo de Dirección (por años)
3.3. Comisión Informática
3.4. Memorias (por cursos académicos y años)
3.5. Informes apertura extraordinaria (2006-2012)
3.6. Presupuestos
4. Procedimientos de Trabajo
4.1 Bibliografías
4.2 Circulación
4.3 Proceso Técnico
4.4 Infraestructura y equipamiento
4.5 Manuales de procedimiento
5. Jornadas Bibliotecas UNED
5.1 Biblioteca Central
5.1.1 Jornada 2007
5.1.2 Jornada 2008
5.1.3 Jornada 2009
5.1.4Jornada 2010
5.1.5Jornada 2011
5.2 Encuentros Centros Asociados
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o Panel de Mensajes: mandar mensajes cortos a los miembros del grupo
o Calendario: : para estar al tanto de fechas importantes, reuniones, visitas, aperturas extraordinarias,
cambio de horario, etc. Se han creado
varias categorías para identificarlas:
Visitas
Vacaciones
Cursos
Apertura por exámenes
Reservas Salas
Reunión
Cierre
Otros
4. Manejarse en la Intranet
MIBIBLIOTECA
o Crear contenidos en el Cuaderno de Notas
Pinchar en icono Cuaderno de Notas- e ir a AÑADIR PÁGINA DE LIBRO
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Teclear el título del documento, teniendo en cuenta en qué categoría va a crearse. Esto es
importante para tener ordenada la documentación que se dé de alta en el cuaderno de notas del
grupo Mi Biblioteca.
Clasificar en la
categoría que
corresponda
Elegir palabras-clave del
listado existente. Al teclear
la inicial, seleccionar el
término
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Opción de notificar a algunos miembros de la publicación de un documento
Visualización de la página de libro 400+ con los documentos adjuntos. Por otro lado, ofrece la
opción de Referenciar un documento en el blog. Esta posibilidad es interesante para difundir todos
aquellos contenidos recientemente incorporados (nuevo) o actualizaciones.
Seleccionar Libro.
(coincide con categorías
principales )
Escoger “Elemento-Padre”.
Categoría superior de la que
depende
Archivos
adjuntados
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o Usar el Blog:
Pinchar en Añadir entrada de Blog y redactar el post incluyendo TÍTULO y el texto que se desee en el
CUERPO y asignar palabras clave o etiquetas. Además, se pueden publicar archivos adjuntos que
interesen.
Referenciar un
documento en el
blog
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o Calendario
Añadir Fechas y etiquetas de evento
o Búsquedas
Para buscar documentos en toda la intranet, es decir, en todos los grupos que la integran hay que usar
el botón de búsqueda del PANEL PRINCIPAL. . La consulta la realiza en el campo título y en las
palabras-clave. Cuando nos muestra los resultados podemos refinar o acotar la búsqueda, escogiendo
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en TIPO “Página de libro” , “Entrada de blog”, Evento, Panel de mensajes, etc. Cada tipo está
identificado por un icono determinado.
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GRUPOS UNIDADES O SECCIONES Y DE TRABAJO O MEJORA
o Seleccionar herramientas en Opciones-Personalizar Features
o Panel o escritorio: personalizar la portada del grupo para visualizar los contenidos y herramientas que
nos interesen. Interesan sobre todo Calendario, Cuaderno de notas (notebook-book all), Comentarios
recientes si se mantiene un blog, etc.
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o Crear contenidos en el Cuaderno de Notas de resto de Grupos
Pinchar en icono Cuaderno de Notas- e ir a AÑADIR PÁGINA DE LIBRO
Teclear TÍTULO y escribir en el Cuerpo del registro. Incluir Etiquetas o Palabras Clave del listado
existente para las informaciones creadas en los Grupos de Mejora o de Trabajo
Si la información está recogida en un archivo Word, Excell o Pdf, adjuntarlo, pinchando en
Seleccionar archivo
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o Usar el Blog:
Pinchar en Añadir entrada de Blog y redactar el post incluyendo TÍTULO y el texto que se desee en el
CUERPO y asignar palabras clave o etiquetas. Además, se pueden publicar archivos adjuntos que
interesen.
o Gestor de Tareas: añadir proyecto, asignar tareas a cada miembro, tipo, estado
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