Transformando tus proyectos en Resultados

La integración de ITIL y PMBoK

Jorge Victoria

27 de Junio 2013

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Jorge Victoria, PMP, ITILf, Six Sigma GB

Ejecutivo con más de 25 años de experiencia como Director de Oficina de Proyectos, Project Manager Master y Consultor en la Industria de TI.

Manejo de diversas metodologías, gestión de portafolios de proyectos para más de 12 diferentes prácticas de consultoría, manejo de proyectos complejos y de alto riesgo, desarrollo de modelos de gobernabilidad y gestión de calidad y riesgos.

Miembro del equipo de traducción del PMBOK® v4 al español, conferencista en diversos foros del PMI y universidades, así como profesor de diferentes Diplomados

Ingeniero Industrial (IPN), certificación PMP desde 1999, ITIL fundamentals y Six Sigma Green Belt.

Actualmente es Director del área de consultoría en Alpha Consultoría, empresa líder en servicios de administración de proyectos.

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ITIL y PMBoK – dos puntos de vista con un misma meta

Existe confusión de como y cuando los principios de Administración de Proyectos se pueden alinear con los diferentes grupos de Servicios del Marco de Referencia de ITIL

La respuesta no es fácil. ITIL se enfoca en proveer servicios de TI basados en las expectativa del Cliente, mientras que el PMBoK se enfoca en proyectos, que entregan un producto o servicio al Cliente

Aunque estas dos disciplinas tienen sus diferencias, al hacer una revisión más cercana encontramos que tienen muchas más entradas, salidas y dependencias en común de las que se aprecian a simple vista.

En esta presentación vamos a explorar los fundamentos de cómo estos dos Marcos de referencia a menudo administrados por separado, pueden aprovecharse mutuamente para producir los resultados solicitados por sus Clientes. Dos puntos de vista con una misma meta.

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Objetivo

Presentar como pueden ser usados en conjunto el PMBoK e ITIL en beneficio de la Organización

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IT Infrastructure Library - Que es ITIL?

ITIL es el enfoque más ampliamente aceptado en el mundo para la gestión de servicios de TI .

Está desarrollada por la Oficina de Comercio Gubernamental (OGC) del Reino Unido y se ha convertido en un estándar mundial de facto.

La Guía está documentada en una serie de cinco libros que describe un marco de mejores prácticas integradas y basadas en procesos.

ITIL se alinea con el estándar ISO/IEC 20000 y armoniza con las mejores practicas de CMMI, PMI, Six Sigma, COBIT

La versión más reciente es la V3 2011 liberada en Julio de ese año 5

ITIL- servicios de TI

La Gestión de Servicios es un conjunto de capacidades organizacionales especializadas en proporcionar valor a los clientes en forma de servicios de TI.

• Un servicio es un medio para proporcionar valor a los clientes facilitándoles los resultados que desean obtener sin la necesidad de que estos asuman los costos y riesgos específicos asociados

• Desde la perspectiva del cliente, el valor del servicio se compone de dos elementos principales: utilidad (adecuado a los objetivos) y garantía (apto para su uso).

• Los servicios son parte del Portafolio de Servicios de TI y se comunican a los clientes a través del Catálogo de Servicios

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ITIL - El Ciclo de Vida del Servicio

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IT Service Management (ITSM) esta enfocado en el ciclo de vida de un servicio de TI.

Es un ciclo de mejora continua y evaluación que consta de 5 fases

Ciclo de vida del Servicio

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Decide los servicios a proporcionar

Estrategia del Servicio (Service Strategy)

provee la guía en la claridad y priorización de las inversiones en los servicios

Ciclo de vida del Servicio

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Diseño para proporcionar la correcta

utilidad y garantía

Diseño del Servicio (Service Design)

Provee la guía en el diseño de los servicios, procesos y otros aspectos del esfuerzo de TI al definir como una solución de servicio interactúa con los ambientes técnicos y del negocio

Ciclo de vida del Servicio

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Construye, prueba, implementa y entrena

Transición del Servicio (Service Transition)

Describe la entrega de los servicios en uso operacional requeridos por el negocio y a menudo acompaña muchos aspectos de la entrega de proyectos

Ciclo de vida del Servicio

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Asegura que todo funciona adecuadamente en

Producción

Operación del Servicio (Service Operation)

Aquí es donde en realidad los servicios son entregados en el ambiente del negocio y soportados en base a niveles de servicio previamente diseñados

Ciclo de vida del Servicio

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Genera lecciones y asegura que ocurran mejoras

Mejora Continua del Servicio (Continual Service Improvement)

Alinea y realinea los servicios de TI a las necesidades cambiantes del negocio, identificando e implementando mejoras al servicio que soporta los procesos de negocio

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ITIL v3 2011 - Procesos

8 procesos de gobierno 23 procesos operacionales 4 funciones

PMBoK- Definiciones

La Guia de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBoK®) es un estándar reconocido por la profesión de Administración de Proyectos que ha evolucionado a partir de las buenas prácticas reconocidas de los practicantes.

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Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único.

La Administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto.

PMBoK v5 –Áreas de Conocimiento

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Gestión de la Integración

• Desarrollar acta de inicio • Desarrollar plan de

dirección del proyecto • Dirigir y manejar el

trabajo del proyecto • Monitorear y controlar el

trabajo del proyecto • Realizar control integrado

de cambios • Cerrar proyecto o fase

Gestión del Alcance

• Planear gestión del alcance

• Recolectar requerimientos

• Definir alcance • Crear EDT • Validar alcance • Controlar alcance

Gestión del Tiempo

• Planear gestión del cronograma

• Definir actividades • Secuenciar actividades • Estimar recursos • Estimar duración de

actividades • Desarrollar cronograma • Controlar cronograma

Gestión del Costo

• Planear gestión del costo • Estimar costos • Determinar presupuesto • Controlar costos

Gestión de la Calidad

• Planear gestión de la calidad

• Realizar aseguramiento de la calidad

• Controlar la calidad

Gestión de los Recursos H

• Planear gestión de recursos humanos

• Adquirir equipo del proyecto

• Desarrollar equipo del proyecto

• Manejar equipo del proyecto

Gestión de las Comunicaciones

• Planear gestión de las comunicaciones

• Manejar comunicaciones • Controlar comunicaciones

Gestión de los Riesgos

• Planear gestión de los riesgos

• Identificar riesgos • Realizar análisis

cualitativo de riesgos • Realizar análisis

cuantitativo de riesgos • Planear respuesta a los

riesgos • Controlar riesgos

Gestión de los Abastecimientos

• Planear gestión de los abastecimientos

• Conducir abastecimientos • Controlar

abastecimientos • Cerrar abastecimientos

Gestión de los Interesados

• Identificar Interesados • Planear gestión de los

interesados • Manejar relación con los

interesados • Controlar relación con los

interesados

PMBok-Grupos de Procesos

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Los procesos Administración de Proyectos están agrupados en 5 categorías conocidas

como Grupos de Procesos.

Inicio Cierre Monitoreo y

control Ejecución Planeación

Procesos para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente, obteniendo autorización para su comienzo

Procesos para determinar el alcance del proyecto, afinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos por los que el proyecto fue emprendido

Procesos para completar el trabajo definido en el plan de dirección del proyecto para satisfacer las especificaciones del proyecto

Procesos para seguir, revisar, y regular el progreso y el desempeño del proyecto; identificar las áreas en las que el plan requiere cambios; e inicia los cambios correspondientes

Procesos para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos para cerrar formalmente el proyecto o fase

ITIL y PMBoK - SIMILITUDES

Ambas ayudan a proveer guías de referencia, un lenguaje común y soluciones descriptivas vs prescriptivas (el qué mas que el como)

Ambas son escalables, adaptables y ofrecen la utilidad de un marco de referencia para organizar procesos y conocimientos

Ambas son prácticas generalmente aceptadas

Ambas han tenido una aceptación global

Ambas enfatizan el valor de la integración

Ambas se enfocan en procesos

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ITIL y PMBoK- DIFERENCIAS

Dirección de Proyectos (PMBoK)

• Su foco es el ciclo de vida de los proyectos: “esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”

• Su gestión tiene un principio y un fin

IT Service Management

• Asegura que los servicios de TI están “alineados a las necesidades del usuario y del negocio conforme van evolucionando”

• Foco es en operaciones: continuidad y repetibilidad

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ITIL y PMBoK- DIFERENCIAS

La Gestión de servicios no se ocupa de describir la gestión de proyectos porque considera simplemente aplicarla cuando sea necesario y no es una parte intrínseca de la gestión del servicio.

ITIL evalúa lo que se necesita, PMBOK convierte esto en un proyecto.

ITIL se enfoca exclusivamente en TI, PMBoK es aplicable a cualquier dominio

EL PMBoK enfatiza al individuo profesional (director de proyectos), ITIL no

ITIL tiene implícita una orientación normativa , PMBOK no

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ITIL y PMBoK – Puntos de Intersección

La implementación de ITIL (proyectos de mejora continua del servicio)

Elementos de Planes y proyecto dentro de cada proceso

• Capacidad, Cambios, Configuración, Disponibilidad, etc

Selección de proyectos (gestión del portafolio)

Proyectos de referencia (en el trabajo de la organización)

• Cuidan y alimentan el servicio

Apoyo a los proyectos estratégicos del área de Desarrollo

ITIL y PMBoK comparten técnicas y herramientas y cada una cuenta con herramientas útiles en el dominio del otro.

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ITIL y PMBoK – Proyectos relacionados con Servicios

ITIL V3 y PMBOK son complementarios y encajan bien en el enfoque global de gestión de servicios. La demanda de un servicio nuevo o modificado impulsa la necesidad de un proyecto.

• El inicio de un proyecto “de Servicio" será el resultado de la Estrategia del Servicio (Service Strategy)y el Diseño del Servicio (Service Design).

• El equipo del proyecto puede entonces utilizar la guía de PMBOK para el cumplimiento de los objetivos.

• Por lo tanto, las competencias en Administración de Proyectos son vitales para la obtención de los resultados previstos del servicio nuevo o modificado.

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ITIL y PMBoK – Fases Clave

De las cinco fases, Diseño del Servicio, Transición del Servicio y Mejora Continua del Servicio tienen un fuerte enfoque en la gestión de los cambios que maximizan los resultados del negocio y minimmizan riesgos.

Muchos cambios se implementan como proyectos (diseño-construcción-pruebas-liberación-implementación)

Conceptualmente esto generalmente alinea a la Administración de Proyectos con las actividades de Transición del Servicio de ITIL (con cierto traslape en Diseño del Servicio y Operación del Servicio).

La Transición del Servicio incluye procesos como la Gestión de Cambios, Gestión de Activos de Servicio y de la Configuración, Gestión del Conocimiento, y Gestión de Liberaciones y de Despliegue que se vincula estrechamente con las actividades de gestión de proyectos.

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Integrando ITIL y PMBok

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Aunque alinear los marcos de referencia no provee un mapa perfecto de como las

fases y grupos de procesos corresponden los unos a los otros, esta ilustración

muestra un mapa general de sus relaciones.

Estrategia del Servicio

Diseño del Servicio

Transición del Servicio Operación

del Servicio

Planeación Estratégica

Concepto y Análisis

Requerimi-entos

Diseño Construc-

cion Prueba

Implemen-tación

Mtto y Operación

Inicio

Planeación

Ejecución

Monitoreo y Control

Cierre

Mejora Continua del Servicio

Fases del Ciclo de Vida de

ITIL.

Ciclo de Vida del

Desarrollo SDLC

Grupo de Procesos

del PMBoK

En que procesos se mezclan la gestión de proyectos y la gestión de servicios?

A nivel operación – gestión de cambios, gestión de liberaciones

A nivel implementación de las transformaciones necesarias para las mejoras continuas son necesarias para ordenar todas las acciones

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El Ciclo de Vida del Servicio

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Modelo de servicio Paquete de diseño del servicio Servicio operacional

Estrategia Diseño Transición Operación

Mejora Continua

Solicitudes de cambio

Como mínimo en TI hay 2 grandes fábricas

• La que se encarga de fabricar servicios (fábrica interna del área de TI)

Estrategia

Diseño

Construcción

Transición

• La que se encarga de operar servicios (fábrica de transacciones)

El servicio TI cuando está en marcha

Aquí es donde el usuario percibe el valor generado

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La fábrica de servicios (fábrica interna del área de TI)

• Aquí es el mundo de la Arquitectura y del Desarrollo

• Aquí aparece le gestión de desarrollo y de proyectos

• Encajan las metodologías orientadas a la aplicación de proyectos

• del PMBoK, Scrum, kanban (tienen un inicio, un fin y un resultado, que es un servicio de TI)

Ejemplos de procesos donde aplica PMI

• Estrategia de Servicios

Gestión financiera

Gestión del portafoio de servicios

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Ejemplos de procesos donde aplica PMBoK

• Estrategia del Servicio

Gestión financiera

Gestión del portafolio de servicios

• Diseño del Servicio

Gestión de Capacidades

Gestión de Continuidad

Gestión de Proveedores

• Transición del Servicio

Planificación y Soporte a la transición

Gestión de Cambios

Gestión de entregas y Despliegue

Validación y pruebas

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• La que se encarga de operar servicios (fábrica de transacciones)

El servicio TI cuando está en marcha

Aquí es donde el usuario percibe el valor generado

• La fábrica de operación

El servicio se encuentra en producción y empieza a aportarle valor al cliente

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Integrando ITIL y PMBoK – Tips para PMs

Es importante recordar que las fases del ciclo de vida de ITIL y de Gestión de Proyectos no siempre mapean perfectamente, depende en gran medida del tipo de proyecto y marcos organizacionales. En cualquier caso, aquí están algunos consejos para Jefes de Proyecto: • Familiarizarse con la perspectiva de la Organización en Gestión de Servicios de

TI y cómo se usa para prestar servicios.

• Saber quién tiene la responsabilidad de diversas áreas de la Gestión del Servicio (Gestión de Niveles de Servicio, Gestión de Cambios, etc.)

• Alinear los entregables del Proyecto con las actividades del Ciclo de Vida de ITIL donde sea posible.

• Conocer las definiciones de ITIL.

• Reconocer que ambos marcos se esfuerzan por gestionar la calidad, el riesgo y la responsabilidad

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Diplomado en Administración de proyecto de TI

• Administración de Proyectos de Tecnologías de Información

Módulo I

• Microsoft Project 2010: Administración de Proyectos

Módulo II

• Administración de Proyectos con SCRUM

Módulo III

• Certificación ITIL 2011 Foundations

Módulo IV

• Administración Ágil de Proyectos

Módulo V

• Seminario para la Certificación PMP®

Módulo VI

21 horas

DIPLOMADO EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE TI

21 horas

16 horas

21 horas

21 horas

36 horas

Contacto

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Jorge Victoria jvictoria@alpha-consultoria.com

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