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Introducción a Access

¿Qué es Microsoft Access?

Microsoft Access es un sistema de gestión de base de datos

¿Y que es una Base de datos?

Una base de datos es un sistema de almacenamiento masivo de datos estructurados, esta definición suena simple, ya que la mayor parte de datos que se almacenan en una PC son datos almacenados de manera masiva y estructurada.

La diferencia entre los datos comunes(datos almacenados en archivos) y las bases de datos esta en que estas últimas están pensadas para almacenar gran cantidad de datos y entre ellos tienen una relación que posibilitan el acceso a ellos, además de la búsqueda de manera rápida y eficaz.

Microsoft hace pertenece a los sistemas de bases de datos relacionales, en los que los datos se estructuran y organizan mediante tablas, distribuidos en filas y columnas.

Cualquier base de datos se compone principalmente de dos cosas, los registros (que son las filas de la tabla), y los campos (que son las columnas de la tabla).

Un ejemplo de ello seria que en una estructura de la tabla cuya contiene los campos de Nombre, Apellidos, y Teléfono, cada registro tendrá u Nombre, unos Apellidos y un Teléfono.

Un ejemplo de esta tabla será la siguiente:

Campo 1 Campo 2 Campo 3Nombre Apellidos Teléfono

Registro 1 Ana Tomia 123-45-67

Registro 2 Paloma Nazas 765-43-21

Registro 3 Blanca Derana 135-7911

Registro 4 Germán Doadistancia 119-75-31

Elaboro: Lic. Ricardo Peña Silva Página | 1

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Una base de datos relacional ofrece la ventaja añadida de poder conectar de alguna manera los datos entre si, ya que una base de datos no tiene por que estar compuesta exclusivamente de una tabla, sino que por el contrario se puede construir por varias tablas. Esto facilitara la búsqueda de datos dentro de una tabla, y evita la necesidad de tener que repetir ciertos datos., además d que si se conocen datos de otra tabla se pueden localizar fácilmente.

Bases de datos aplicada en Access

Una parte muy importante en Access es la creación de tablas y como todo buen proyecto que se va a realizar, debemos de planificar bien antes de comenzar a crear nuestras bases de datos, su buena planificación puede resultar trascendentales para su buen aprovechamiento, si se diseñan varias tablas en buenas condiciones puede ahorrar mucho espacio de almacenamiento en el disco, y obviamente se dispone de un mejor control, mas seguridad de nuestra base de datos.

Las tablas constan de registros que se componen por campos, estos campos son los que contienen realmente los datos de la base de datos, tienen que ser de un tipo adecuado, para que se adapte perfectamente la información almacenada del mundo real en el mundo digital. Por lo tanto previamente se tendrán que analizar para detectar de qué tipo de datos se van a integrar. De esta forma no se malgasta espacio en disco. Por ejemplo, si en una tabla es necesario agregar la edad de la persona, no será necesario agregar un campo de edad, si ya disponemos uno de fecha de nacimiento, porque se podrá calcular.

Es decir Datos que se pueden calcular con otros nos se capturan, ya que son innecesarios.

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Tipos de Campos para Access

En Access existe diversos tipos de datos para capturarlos datos de tipo real n tipo digital, es importante seleccionar el tipo de dato correctamente para un mejor aprovechamiento de Access.

Los tipos de datos que ofrece Access son:

1. Texto: Se emplea para capturar datos textuales, en ellos se puede capturar cualquier tipo de carácter, con un máximo de 255 caracteres. Capturar por ejemplo “nombres”.

2. Memo: de tipo memorándum, también se pueden capturar cualquier tipo de caracteres, solo que con una capacidad de almacenamiento mayor, hasta 65535 caracteres. Capturar por ejemplo “Observaciones”.

3. Numero: Almacena cifras con las que se puede operar matemáticamente, como por ejemplo la “Edad”.

4. Fecha/Hora: Este se ocupa para almacenar datos horarios y de fecha, por ejemplo la “fecha de nacimiento de las personas”.

5. Moneda: Este dato como su nombre lo indica sirve para poder capturar datos de tipo monetarios con el formato del signo de moneda del país a seleccionar, por ejemplo el “salario”.

6. Auto numérico: Los campos de tipo Auto numérico se utilizan para llevar algún tipo de recuento que Access incrementa automáticamente en cada registro nuevo que se incorpore a la tabla. Por ejemplo si se le quiere dar la “clave” a un nombre se pondrá de manera automática un numero.

7. Si/No: Este tipo de dato se utiliza en datos que se definen claramente con una operación afirmativa o negativa, por ejemplo si se quiere saber si es “soltero o casado”

8. Objeto Ole: Este dato puede contener información originada en otras aplicaciones de Windows. Suele utilizarse para contener Imágenes, sonidos o video a los registros de una tabla.

9. Hipervínculo: Un campo de tipo Hipervínculo se utiliza cuando se quiere crear un enlace con alguna otra aplicación, o una dirección web.

10. Datos Adjuntos: Permite almacenar archivos del disco, tal como se hace en un mensaje de correo electrónico al agregar un archivo adjunto.

11. Asistente para búsquedas: Es un asistente que consigue que un dato de una tabla se pueda rellenar mediante una lisa desplegable que ofrezca valores.





¿Qué son los índices?

Una base de datos utiliza los índices para la clasificación de su contenido, lo que agiliza las búsquedas. Es más fácil encontrar un dato en una lista ordenada que en una desordenada, ya que en una ordenada se puede dirigir rápidamente al principio o al final de una lista de datos que sabemos aproximadamente donde se encuentra el dato buscado. Sin embargo, en una lista desordenada, no hay más remedio que seguirla secuencialmente hasta que la localiza el dato.

Un índice se encarga de ordenar internamente los datos sin cambiarlos realmente de sitio. De ese modo, cuando se busca en una tabla un dato que pertenece a un campo indexado (que tiene índice) su localización será mas rápida que si el campo no lo está. Hay que tomar en cuenta que una tabla puede contener millones de registros en donde buscar uno puede resultar lenta la búsqueda, y si se cuenta con un índice se acelera considerablemente la búsqueda.

Es recomendable crear índices en campos que se cree se van a realizar búsquedas en un futuro.

¿Que son los campos clave?

Los campos lave también ayudan a localizar información de forma fiable y rápida, además, de que si se trabaja en una base de datos en la que hay varias tablas resultaran indispensables para la relación de las mismas y búsqueda de datos.

En terminología de base de datos se sabe que un campo clave es un dato que identifica a un registro nunca se repetirá, es un dato único.




Ingresar a Access

Para ingresar a Access, los pasos son los siguientes:

1. Win + R y se captura “msaccess”, como se muestra en la siguiente imagen.

2. Damos clic en aceptar o “Enter”.

Lo primero que vamos a observar es una ventana con tres paneles, en el panel de tareas que se encuentra a la derecha indicamos si queremos abrir una base de datos que ya existe, la ventana que veremos será como la “imagen I”

.





Imagen I

En el panel central de la “imagen I”, podremos seleccionar la opciones de base de datos en blanco, que es en donde podremos crear una base de datos desde cero, además de poder seleccionar más opciones de plantillas que ya están creadas en Access.

Después de ingresar a Access daremos un clic en el panel central en la opción de “Base de Datos en Blanco”, veremos que el panel derecho cambia la “imagen II”, en donde lo que haremos será capturar el Nombre de Archivo, que no es más que el nombre que tendrá nuestra base

de datos, al dar clic en la imagen indicaremos el lugar aguardar de nuestra base de datos, seleccionamos la carpeta de destino y damos clic en aceptar de la misma ventana, esto nos regresara a la misma ventana de la “imagen II”, en donde para terminar daremos clic en el botón “Crear”.

Imagen II




Ventana de Inicio de Access 2007

La ventana que nos mostrara en un inicio será como la “imagen III” con sus respectivas partes:

Componentes de una Base de Datos:Cuando se dispone de una base de datos abierta, en el panel de exploración(a la izquierda de la ventana), podemos organizar todos los componentes de una base de datos que a continuación se exponen:

1. Tablas. Las tablas son los cimientos sobre los que se construyen las bases de datos, ya que contienen la información en bruto que estará disponible para el resto de funciones.

2. Consultas. Las consultas ofrecen la posibilidad de extraer la información de las tablas. Cada consulta localiza datos concretos que cumplen ciertas condiciones y





permiten realizar varias tareas con ellos (mostrarlos, eliminarlos, actualizarlos, etc.).

3. Formularios. Son ventanas de Windows cuya finalidad es actuar como una ficha rellenable para los datos de las tablas. Con ellas Access permitirá introducir y editar los datos de una tabla (o de varias conjuntas), de forma mas cómoda (en lugar de directamente sobre la tabla original). También permiten interactuar al usuario. Es posible añadir botones y otros controles que, al ser empleados, realicen alguna tarea sobre los datos de la tabla, calculen operaciones matemáticas o lógicas.

4. Informes. Se trata de elementos cuya función es generar información obtenida de las tablas perfectamente distribuida, legible y agradablemente expuesta para la impresora.

5. Macros. Una macro es una función compleja que se ha construido partiendo de otras más simples. Se crean macros con la finalidad de que ejecuten de forma automática varias funciones que sea necesario aplicar con frecuencia.

Creación y manejo de TablasExisten diversas formas de crear Tablas dentro de una base de datos, nosotros veremos algunas de ellas, la primera opción será con le herramienta “Tabla”.

Creación de Tabla Rápida

Actividad 1

Al crear una tabla de este tipo lo único que deberemos de hacer será capturar el contenido de ella, y no podremos modificar de primera instancia los tipos de datos, como veremos más adelante.

1. Clic en la Ficha Crear2. De la categoría Tablas, Clic en la

herramienta “Tabla” como se muestra en la “imagen III”

Imagen III




3. Con ello se abre la siguiente tabla como se muestra en la “imagen IV”.

Imagen IV

4. En esta tabla lo único que tenemos que hacer es capturar nuestros datos como se muestra en la “imagen V”.





Creación de Tabla con Plantillas

En el mismo grupo de tablas disponemos del botón desplegable Plantillas de Tabla que contiene tablas que ya contienen hecha parte de la información, ahorrando al usuario diseñarla.

Procedimiento para crear Tablas utilizando plantillas

Actividad 2

1. Clic en la Ficha Crear2. De la categoría Tablas, clic en

la herramienta plantilla de tabla

3. Seleccionar del menú desplegable el tipo de tabla que más le convenga, por ejemplo “Eventos”, como se muestra en la “imagen V”.

Imagen V

4. La imagen que nos mostrara será como la “Imagen VI”, en la cual lo único que tenemos que hacer es modificarla según nuestras necesidades, o capturar los registros si esta se adapta a nuestro problema.

Imagen VI




Nota: En esta actividad deberás de capturar Todas tus actividades de una semana.

Crear una tabla a partir de la Opción Diseño de Página

Actividad 3El modo más completo para crear tablas el de la vista diseño de Páginas, el procedimiento para crear una tabla es el siguiente:

1. Clic en la ficha Crear2. De la categoría Tablas, clic en

la herramienta Diseño de Tablas, como se muestra en la “imagen VII”.

Imagen VII

3. Esto nos mostrara la siguiente “Imagen VIII”, en la que capturaremos solo el nombre del campo y el tipo del mismo, así como las propiedades de cada uno.

Imagen VIII





Nota: Con esta modalidad, podrás modificar cualquier tipo de tabla creada en cualquier forma antes vista, la única condición es hacerlo antes de capturar datos para evitar errores o pérdida de información.

En esta venta se aprecian tres columnas con las que se añaden o modifican los campos de la tabla:

1. Nombre del Campo. En esta columna como su nombre lo indica colocaremos el nombre que contendrá nuestro campo en un máximo de 64 caracteres.

2. Tipo de datos. En esta columna como su nombre lo indica lo que agregaremos será el tipo de dato que contendrá la tabla, los cuales veremos más adelante.




3. Descripción. Escribir datos en este apartado es opcional, ya que se trata de información de tipo aclaratoria para el usuario que rellene la tabla con datos. Su contenido aparece en la barra de estado cuando

se va a escribir o cambiar un dato en ese campo.

Crear la siguiente tabla en Modo Diseño:

Capturarle 5 registros en la tabla

Actividad 4

Crear las siguientes tablas en el modo Diseño de Pagina, y capturarle 5 registros en cada una.

Tabla Alumnos

Tabla InscritosElaboro: Lic. Ricardo Peña Silva Página | 13




Tabla Curso

Tabla Proveedores




Tabla Pedido

Tabla Productos





Propiedades de los Campo

El panel propiedades de los campos, en la parte inferior de la ventana, como se muestra en la “imagen IX” permite complementar la funcionalidad de los campos mediante valores y funciones que alteran la forma de actuar y responder de los campos cuando se muestran en pantalla o durante la adición de sus datos.

Imagen IX

Para acceder a las propiedades del campo se puede hacer dando clic en las casillas o presionando la tecla <F6>.

Estas propiedades poseen diferentes funcionalidades definidas por Microsoft. Para modificarla solo se hace clic en ella o dependiendo del botón se le dará clic para seleccionar alguna de las opciones.

A continuación se describe la utilidad que ofrece cada propiedad:

1. Tamaño del campo. Esta propiedad establece cual será el tamaño máximo de los datos que rellenen el campo. Solo se puede emplear esta propiedad en los tipos Texto y Numero:

1. Byte. Admite solo números enteros de 0 a 255.2. Entero. Admite únicamente números enteros entre -32.768 y +32.7673. Entero Largo. Admite solamente números enteros entre -2147.483.648 y

+2.147.483.6474. Simple. Admite Números reales (Tanto enteros como fraccionarios con

decimales). 5. Doble. Admite números reales (Enteros y fraccionarios con decimales).




2. Formato. Con esta propiedad se establece la forma automática en que aparecerá el dato, el formato no se puede apreciar hasta que se termina de capturar y se pasa a otro.

1. El tipo Texto no tienen formatos predefinidos y, si se desea utilizar uno debe construirse. Los formatos principales son: “>” Todos los caracteres del campo aparecen en mayúsculas, “<” todos los caracteres aparecen en minúsculas.

2. Los tipos Numero, Auto numérico y Moneda tienen varios tipos de datos como se muestra a continuación en la imagen

3. El tipo Fecha/Hora también dispone de varios formatos de aspecto, tanto para los campos que únicamente van a contener una fecha como para los que albergaran una hora o ambos.

4. El tipo Si/No solo dispone de tres formatos, cabe mencionar que solo se pueden mostrar respuestas afirmativas o negativas.





3. Mascara de Entrada. Permite añadir una plantilla de escritura para los datos. Se utiliza con datos que tienen un aspecto uniforme (como la matricula de un coche) Ejemplo: “345-A” esta se puede crear de manera manual o con asistente.

1. Para crear una máscara de entrada hay que utilizar varios símbolos que a continuación se ponen:

i. 9 El usuario podrá capturar un digito, dicho digito podrá quedar en blanco, y existirá un espacio en banco

ii. # Similar al anterior, solo que en los espacios en blanco serán eliminados al termino de la captura

iii. 0 El usuario podrá escribir un digito entre 0 y 9, que no podrá dejarse sin teclear (será obligatorio escribirlo)

iv. “L” El usuario podrá capturar cualquier letra (dato obligatorio)v. “?” El usuario podrá capturar cualquier letra (se podrá dejar en

blanco)vi. “a” El usuario podrá capturar cualquier letra o numero y podrá

dejarse en blancovii. “A” El usuario podrá capturar cualquier letra o numero

obligatorioviii. “&” El usuario podrá teclear cualquier carácter que no podrá

dejarse en blancoix. “C” El usuario podrá capturar cualquier carácter en blanco que

podrá dejarse en blancox. “>” Todas las letras que sigan a su derecha se colocaran en

mayúsculas, lo mismo para el símbolo “<”.xi. “!” Cambia la dirección de captura del texto, en lugar de ser

de izquierda la cambia de derecha a izquierda.xii. Cualquier símbolo que se capture en la máscara aparecerá tal cual, y en el

lugar donde fue capturado.4. Titulo. Cuando se rellena una tabla, encabezando las columnas aparecen los nombres de

los campos; sin embargo, esos nombres no pueden construirse con ciertos caracteres especiales, si es el caso se capturara el nombre en la opción Titulo.

5. Valor Predeterminado. El valor predeterminado es un valor que suponemos se va a repetir mucho, y capturamos el valor que pensamos se repetirá considerablemente para ahorrar tiempo a la captura.

6. Regla de Validación. Esta propiedad limita los valores que contendrá el registro, por ejemplo

i. Edad > 0 y Edad <=150




7. Texto de Validación. Se escribe cuando se a añadido una regla de validación. Este se mostrara cuando el usuario no cumpla con la regla antes marcada.

8. Requerido. Si se escribe “Si” en requerido, cuando el usuario escriba datos en un registro, no podrá finalizarlo sin capturar algo en este registro, ya que es obligatorio.

9. Permitir Longitud Cero. Similar al anterior




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