INSTRUCTIVO VENTANILLA ÚNICA

PARQUES NACIONALES NATURALES DE COLOMBIA

INTRODUCCIÓN

El aplicativo Ventanilla Única, es una herramienta desarrollada por Parques Nacionales Naturales de Colombia, que busca facilitar el acceso a los trámites y servicios que ofrece la entidad, a través de un punto único de ingreso, para todo el territorio nacional, permitiendo reducir tiempos de desplazamiento y realizar solicitudes en línea.

Por medio de esta, Parques Nacionales contribuye a la estrategia de Gobierno Digital, incentivando el uso de tecnologías de la información y comunicaciones, fortaleciendo la relación usuario – entidad, empoderando a los ciudadanos ante las entidades públicas y generando procesos más eficaces y eficientes

El siguiente documento presenta los diferentes aspectos a tener en cuenta al navegar a través del aplicativo, permitiendo al usuario interactuar de forma ágil, sencilla y segura con la entidad.

1. ACCESO AL APLICATIVO

El ingreso se realiza por medio de la página: http://vu.parquesnacionales.gov.co/

(Imagen 1)

También podrá ingresar, por medio de la página web, por la sección Servicio al ciudadano > Ingrese aquí sus peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

(http://www.parquesnacionales.gov.co/portal/es/servicio-al-ciudadano/peticiones-quejas-reclamos-y-sugerencias/

(Imagen 2)

2. Una vez se encuentre en la página principal, encontrará tres (3) botones. cada uno de estos lo llevará a un módulo diferente.

(Imagen 3)

3. En la parte inferior del recuadro blanco, encontrará los “TÉRMINOS Y CONDICIONES” del aplicativo, es decir, los diferentes lineamientos a tener en cuenta al navegar el aplicativo, relativos al acceso a los contenidos que se ofrecen.

En ella se indican aspectos normativos relativos a la Ventanilla Única, los derechos y obligaciones de los usuarios, especificaciones técnicas de la misma y los canales de atención con los que cuenta la entidad para atender los requerimientos de los usuarios.

(Imagen 4)

4. PETICIONES ANÓNIMAS:

Podrá registrar el tipo de petición que desee de manera anónima, es decir, sin necesidad de identificarse o revelar algún dato personal que permita su identificación. Esta opción solo le permitirá acceder al registro de peticiones, quejas y reclamos.

Tan solo debe indicar aquella información que pueda considerar como necesaria para adelantar el trámite de respuesta de su solicitud. Si lo desea puede señalar un correo o dirección para que se notifique la respuesta, de lo contrario, esta será publicada en la página web de parques nacionales, en el link: http://www.parquesnacionales.gov.co/portal/es/normatividad/notificaciones/

Las clases de petición que encontrará en esta opción son:

✓ Petición de interés general y/o particular

✓ Queja

✓ Reclamo

✓ Sugerencia

✓ Consulta

✓ Denuncia

✓ Petición entre Entidades

✓ Peticiones del Congreso

✓ Felicitación

✓ Reclamo de Datos Personales

✓ Solicitud de información

✓ Consulta de Datos Personales

(Imagen 5)

5. REGISTRO DE UNA PETICIÓN

(Imagen 6)

5.1. Como se observa en el formulario, en la parte superior es posible indicar aquellos casos en que la petición se realiza en representación de otra persona. Se debe marcar la opción REPRESENTO A, y en el espacio en blanco, indicar el nombre del representado.

En el caso de las peticiones anónimas, tal y como se indicó anteriormente, no es necesario indicar algún nombre o dato personal.

5.2. ASUNTO: Indicar brevemente un título que represente o relacione la temática de la petición.

5.3. DESCRIPCIÓN: Se debe realizar una descripción de los hechos que originan la solicitud. Si se desea, estos pueden mencionarse en un documento anexo.

5.4. MEDIO DE ENVÍO:

El usuario deberá señalar, un medio de envío de respuesta a su solicitud. Puede indicar una dirección de correo físico o un correo electrónico.

(Imagen 7)

En el caso de las peticiones de carácter anónimo, esta opción no será obligatoria. La respuesta a su petición será publicada en la página web de la entidad. (http://www.parquesnacionales.gov.co/portal/es/normatividad/notificaciones/)

5.5. CARGAR ARCHIVOS: En esta opción podrá adjuntar los documentos o soportes que pueda considerar necesarios para el trámite de su petición. Tal y como se indica en los “TÉRMINOS Y CONDICIONES”, el tamaño máximo del documento, tendrá un límite de 40 Mb.

Respecto de las extensiones de los archivos se admite:

✓ Documentos de texto (pdf, doc, docx, xls, etc.)

✓ Imágenes (jpg, jpeg, gif, png, etc.)

✓ Videos y audios (mp3, mp4, wmv)

✓ Información Cartográfica (shp, dwg, dxf)

(Imagen 8)

Una vez se verifique que toda la información necesaria fue cargada, se dará clic en la opción GUARDAR PQRS.

(Imagen 9)

6. USUARIOS:

En este módulo, encontrará tres (3) opciones: USUARIOS, REGISTRAR USUARIO y RECUPERAR CLAVE.

(Imagen 10)

6.1. USUARIOS:

Al ingresar, encontrará la siguiente imagen:

(Imagen 11)

En el recuadro, deberá ingresar el correo electrónico y la contraseña para iniciar sesión.

(Imagen 12)

Si aún no se encuentra registrado, podrá realizarlo dirigiéndose al botón REGÍSTRESE, y seguir los pasos que se indican en el siguiente numeral.

Una vez complete los datos allí requeridos, podrá ingresar a su cuenta personal.

6.2. REGISTRAR USUARIO:

Para crear una cuenta de usuario deberá completar un FORMULARIO DE REGISTRO donde registrará algunos datos personales, como nombre, apellido, ciudad de nacimiento, correo electrónico, dirección, entre otros.

Al registrarse en el sistema, podrá acceder a herramientas que no se encuentran disponibles para aquellos usuarios que ingresen de manera anónima.

(Imagen 13. Formulario de registro Persona Natural).

Aquellas casillas que aparezcan marcadas con un (*), se deben completar de manera obligatoria, ya que son necesarias para crear la cuenta.

La recolección de estos datos se realiza conforme lo establecido en la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, y a la política de protección de datos de la entidad, que podrá ser consultada en el link: http://www.parquesnacionales.gov.co/portal/es/proteccion-de-datos-personales/

6.2.1. Tenga en cuenta que el registro se puede realizar como PERSONA NATURAL (Imagen 13) o como PERSONA JURÍDICA (Imagen 14), y según la opción que se elija, los datos requeridos varían.

6.2.2. PERSONA JURÍDICA: Este formulario aplica para aquellos usuarios que deseen registrarse, como una entidad o empresa. En la opción de Tipo de documento, deberán señalar la opción NIT (Número de Identificación Tributario), y el número que corresponda.

(Imagen 14. Formulario de registro persona jurídica)

Nota 1: Tenga en cuenta que la información que registra en la casilla de Email, será su nombre de USUARIO, con la cual podrá ingresar al aplicativo y que en esta será notificado del proceso correspondiente de su trámite o petición. Por tal motivo, se debe indicar una dirección válida. De no poseer una, puede crearlo ingresando a alguna página que ofrezca este servicio, como Gmail. Hotmail, Yahoo, entre otros.

(Imagen 15)

6.2.3. ARMAR DIRECCIÓN: Al ingresar, se desplegará un cuadro como el de la imagen que se muestra a continuación, donde deberá ir llenando los espacios según lo requiera.

(Imagen16)

A medida que se registren los datos, según la dirección que desee registrar, esta se irá completando en la parte inferior del recuadro. Una vez finalice, dará clic en el botón AGREGAR DIRECCIÓN

(Imagen 17)

Si desea corregir o borrar la dirección que está registrando, debe hacer clic en el botón LIMPIAR DIRECCIÓN.

6.2.4. Una vez complete el formulario, en la parte de inferior encontrará los avisos de privacidad, mediante los cuales autoriza o no a Parques Nacionales a:

1. Utilizar los datos con el fin de adelantar el trámite de la petición, evaluar la calidad del servicio y realizar procesos de caracterización de usuarios.

2. Recolectar, almacenar y usar los datos con el fin de enviar información sobre los servicios que presta la entidad y publicaciones que realiza.

(Imagen 18)

Al finalizar el registro de su petición, el sistema le indicará el número de radicado asignado a su petición, con la cual podrá consultar posteriormente el estado de la misma.

(Imagen 19)

3. RECUPERAR CLAVE:

En caso de olvidar la clave de acceso a la sesión de usuario, se debe indicar el correo electrónico que se inscribió en el FORMULARIO DE REGISTRO.

(Imagen 20)

(Imagen 21)

De esta forma, el sistema le enviará a su correo una notificación indicando como recuperar su contraseña.

7. ESTADO SOLICITUD:

Cuando desee consultar el estado de su solicitud, podrá ingresar en esta opción, en la cual podrá conocer el estado de su trámite o solicitud.

(Imagen 22)

Como se muestra en el ejemplo, el número que se le asignó al momento de radicar su solicitud, debe ingresarse en la campo NÚMERO DE SOLICITUD.

(Imagen 23)

Una vez haga clic en CONSULTAR SOLICITUD, aparecerá un recuadro, donde podrá conocer todos los aspectos relacionados con el mismo.

(Imagen 24)