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INSTRUCTIVO PROCESO DE MATRÍCULA EN LÍNEA POSTGRADO Y POSTÍTULO AÑO 2010

Durante este año se comienza la implementación del sistema de matrícula en línea en forma masiva, para todos los programas que quieran tomar parte en este proceso. Paralelamente se utilizará también la aplicación GUIA Matrícula para el ingreso de candidatos y generación de papeletas de matrícula (casos excepcionales). Al llevarse a cabo la matrícula por web, es el estudiante el encargado de registrar sus datos y generar la boleta de derecho básico por sistema. La difusión de la matrícula en línea es responsabilidad de cada programa de estudios o facultad, quienes deben determinar la mejor forma de dar a conocer esta modalidad de matrícula a sus estudiantes. Se recomienda informar a través de las páginas web de los programas y Secretarías de Escuela de Postgrado. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS

I. Ingreso de información en la base de datos

1. Incorporación de estudiantes en el sistema GUIA Matricula Se debe registrar en el sistema GUIA Matricula a todos los convocados y candidatos para el presente período académico (con excepción de aquellos programas que realizaron la selección de postulantes nuevos a través del sistema de postulación en línea, en cuyo caso debe hacer el registro de los estudiantes antiguos solamente y los nuevos que no hayan postulado por el sistema en línea). Se entenderá como convocado y candidato, a los postulantes seleccionados para ingresar al programa y a los estudiantes antiguos que cumplan con los requisitos de continuidad en el programa respectivamente. 2. Informar al Departamento de Postgrado sobre la carga de candidatos Una vez ingresados los candidatos en GUIA Matrícula, es necesario indicar a la Secretaría del Departamento de Postgrado y Postítulo1, Vicerrectoría de Asuntos Académicos, todos los estudiantes que han sido registrados para el presente período, por programa. Esto con el objetivo de permitir el acceso de los candidatos al sitio de matrícula en línea y permitir que lleven a cabo este proceso. Se recomienda el envío de un listado con los candidatos a matrícula por programa. Los plazos para informar al Departamento de Postgrado sobre los candidatos dependerán de los períodos de matrícula de cada programa. Se debe hacer

1 Contacto en Postgrado: Marcela Lagos, al e-mail mlagos@uchile.cl, teléfono 978 2192.

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llegar este listado de candidatos, indicando período y programa de estudios, por lo menos con una semana de anticipación antes del inicio del proceso. Luego se le informará a cada facultad o programa cuando se encuentre habilitado el sistema web de matrícula y el monitor para visualizar estadísticas del proceso.

II. Ingreso de información en la base de datos 1. Ingreso de los candidatos a matrícula en el sistema web La dirección para ingresar a la matrícula en línea corresponde a http://www.matriculapostgrado.uchile.cl, donde el estudiante podrá ingresar con su cuenta de pasaporte. En caso de no contar con una cuenta de la Universidad, se le solicita crearla. La página de autentificación de la matrícula contiene todas las instrucciones que describen el proceso completo en web.

La URL anterior es la que corresponde usar para hacer enlace desde las páginas web de los programas de postgrado. Se recomienda también informar a los estudiantes que el pago del derecho de matrícula se puede llevar a cabo en locales Sencillito. Existe una distinción entre los estudiantes antiguos que ya poseen una cuenta de pasaporte y los nuevos que deben crear una al momento de ingresar a la matrícula. Para estos últimos se utiliza una cuenta de visita, por lo tanto en el

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campo que dice “Cuenta Uchile” (ver recuadro de verificación en la pantalla de ingreso) se debe ingresar el correo electrónico registrado al momento de creación de la cuenta de pasaporte. En el caso de los estudiantes antiguos, ya debieran tener asignado un usuario de pasaporte, por lo tanto utilizan esa para accesar al sitio de matrícula. Una vez que los estudiantes estén efectivamente matriculados, la cuenta de pasaporte creada seguirá vigente. 2. Bienvenida El estudiante luego de autentificarse en la primera página ingresa a una bienvenida, que incluye un mensaje del Rector. Se debe notar que en la parte superior se encuentra un menú que permite navegar y volver a secciones anteriores, desde el “Formulario de Matrícula” hasta la “Formalización de la Matrícula”. En la parte superior derecha se encuentra la sección de ayuda, que permite enviar un mensaje a mesa de ayuda en caso de problemas técnicos, o contactarse con la Escuela de Postgrado respectiva para otros casos. Para salir del sistema, sólo elegir esa opción. El estudiante podrá entrar libremente al sitio y actualizar datos mientras aún no se encuentre registrado como matriculado (pago del derecho básico), después de lo cual no podrá volver a ingresar a la web de matrícula. Si quiere generar nuevamente la boleta de matrícula, debe ingresar a la web del estudiante: http://www.alumnos.uchile.cl.

3. Llenado de formulario con datos personales

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El estudiante debe completar un formulario con los datos que se solicitan en la matrícula, con la condición de llenar aquellos campos obligatorios o que requieran ser actualizados. Se debe adjuntar una fotografía de las características indicadas (“Indicaciones para fotografía.”), para permitir que posteriormente se genere, por ejemplo, la tarjeta TUI en el menor tiempo posible. El estudiante debe marcar el check box del correo electrónico, aceptando como mail de contacto el registrado en la cuenta de pasaporte. En caso de que este correo mostrado en el sistema de matrícula no coincidiera con el de la cuenta de pasaporte, se le solicitará al estudiante su actualización para poder continuar con las etapas posteriores.

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4. Resumen del formulario Luego de completar el formulario con sus datos actualizados, el estudiante tiene la opción de avanzar a una página donde se muestra un resumen de la información ingresada y se da la opción de modificar cualquier dato que esté equivocado. Cada vez que se retorne a modificación del formulario, se debe marcar el check box del correo electrónico para que permita el avance. Finalmente si no queda nada por modificar, el estudiante marca la opción de grabar y seguir.

5. Declaración de voluntad En la página siguiente a la revisión del formulario, el estudiante debe aceptar las condiciones antes de continuar con el proceso. Asume que los datos ingresados son veraces y además tiene la opción de descargar el reglamento general de los estudios conducentes a los grados de magíster y doctor. Necesariamente para continuar se debe aceptar y seguir.

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6. Modalidades de pago El sistema de matrícula en línea sólo permite realizar el trámite de formalización de pago del derecho básico, por lo tanto el estudiante debe elegir entre cancelar la matrícula a través de webpay o generar la boleta de matrícula y luego pagar el derecho básico en Cajas de la Universidad, Banco del Desarrollo o en locales Sencillito. Se recomienda definir alguna estrategia por cada programa para dar solución al tema de los aranceles, como por ejemplo, pedir al estudiante que después de realizado el trámite de matrícula presente su comprobante en facultad, o condicionando su ingreso al sistema web de matrícula a que debe documentar sus aranceles.

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Si se elige la opción de “Pago en Línea”, el estudiante se encuentra con una página que le pide seleccionar el medio de pago de su preferencia. En esta sección basta con seguir las instrucciones indicadas. Luego de pagar a través de webpay, el estudiante se encontrará automáticamente matriculado por sistema, dado que la transacción se hizo en línea y quedó registrado que canceló su derecho básico. A continuación se presenta un ejemplo de cómo debería lucir el comprobante de pago en línea, con el respectivo timbre de la Universidad.

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Si el estudiante prefiere imprimir el cupón de pago y no cancelar su derecho básico en línea, el sistema lo conduce a la página desde donde se genera la boleta de matrícula, la cual debe presentar en Cajas de la Universidad, Banco del Desarrollo o en locales Sencillito. Al cancelar la matrícula se le devuelve la boleta timbrada, lo que acredita el pago del derecho básico. El estudiante

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queda registrado como matriculado una vez que los sistemas centrales obtengan la información desde los lugares de pago.

Para salir del sistema, el estudiante sólo debe elegir la opción salir. A continuación se presenta un ejemplo de papeleta que se genera a través de “Impresión de Cupón de Pago”.

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III. Seguimiento de la Matrícula en línea

1. Monitor de Matrícula

Para ayudar al monitoreo y gestión interna durante el período de matrícula, se otorga el acceso al monitor de matrícula, sistema web que permite obtener estadísticas del proceso de matrícula en línea en tiempo real, a medida que los estudiantes van ingresando, completando formulario y pagando su derecho básico.

Para acceder al monitor es necesario definir uno o varios responsables2 por cada Escuela de Postgrado que se encarguen de realizar el monitoreo del proceso de matrícula, los cuales ingresarían al sistema con su cuenta de pasaporte. La URL del monitor de matrícula corresponde a la dirección http://www.monitor.uchile.cl/.

2 Envío de información de encargados: Marcela Lagos, al e-mail mlagos@uchile.cl, teléfono 978 2192.

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Es posible observar con el monitor el estado de los estudiantes (cuántos candidatos se han definido, los estudiantes que han ingresado al formulario, los estudiantes que ya están matriculados (activados) y aquellos rezagados que siendo candidatos no han ingresado a la matrícula en línea.

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Se muestra inicialmente cifras por facultad, para luego al ingresar en cada una de ellas, dar un detalle por programa de las mismas estadísticas. A continuación se presenta como ejemplo la Facultad de Medicina, donde se puede incluso seleccionar por tipo de programa.

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Al ingresar dentro de las cifras que se indican como link, se pueden encontrar los datos de contacto de cada estudiante que pertenece a la categoría (candidato, formulario completo, activado o rezagado). De esta manera se facilita el contacto entre las Escuela de Postgrado y sus estudiantes en proceso de matrícula.