Instructivo para la elaboracion de documentos

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

CODIGO: A-I-01

VERSION: 0

FECHA APROBACION: 08 de noviembre de 2011

1. OBJETIVO

Estructurar de manera unificada y estandarizada la documentación involucrada dentro del Sistema de Gestión de Calidad de Empresa de Correo Entrega Rápida.

2. DEFINICIONES

Manual de Calidad: documento que especifica el sistema de gestión de calidad de una organización. (ISO 9000: 2000 numeral 3.7.4).

Procedimiento: es la manera como se especifica como efectuar las actividades de un proceso. Un procedimiento documentado generalmente contiene: objetivo, alcance actividad y responsable; lo que debe hacer y quién lo debe hacer, cuándo, porque y cómo se debe hacer.

Instructivo: describe las operaciones que hay que realizar en cada proceso o en cada puesto de trabajo, de forma detallada.

Formato: documento en el que se recolecta evidencia objetiva o registra información. Es la plantilla como tal del documento y puede ser modificada.

Registro: documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados, se recolectan en formatos.

Flujograma: representación gráfica de las actividades que ocurren en un proceso, se identifica mediante símbolos.

3. RESPONSABLE

Es responsabilidad del Representante por la Dirección dar cumplimiento a la coordinación de las actividades de elaboración de la documentación según la estructura descrita en éste instructivo.

4. CONDICIONES GENERALES

Para elaborar documentos del sistema de calidad se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

Que sean sencillos y fáciles de entender, debe haber uniformidad en la redacción y en la terminología.

El lenguaje debe ser universal y no debe usarse jergas que confundan su interpretación.

Si este documento es impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA Pág. 1 de 5


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5. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Encabezado: en el encabezado va el logo de Empresa de Correo Entrega Rápida.

Identificación: se refiere al título del documento, el código, la versión y fecha de aprobación.

Pie de Página: se relaciona el número de página actual y el total de páginas del documento. En el caso de ser impreso el documento, aparecerá una nota que indica que es una copia no controlada del documento.

6. FORMATO DE ALGUNOS DOCUMENTOS

Caracterizaciones

Se identifican los aspectos mas relevantes del proceso como son el objetivo, los procesos cliente y proveedor, las entradas, salidas, controles e indicadores, registros, recursos y los requisitos a cumplir de la norma NTC-ISO 9001:2008.

Procedimientos

A continuación se relaciona la estructura de los procedimientos:

Objetivo: es el fin hacia el cual se dirige el documento, lo que se pretende con él.

Alcance: describe el campo de aplicación del procedimiento o actividad y los límites de la misma.

Responsable: se refiere al cargo (s) de la persona (s) que van hacer y desarrollar las actividades descritas en el procedimiento, documento o norma.

Versión: se refiere a las veces que ha sufrido modificaciones un documento.

Código: es una cadena alfanumérica, exclusiva para cada documento y que permite su identificación junto con el título.

Definiciones: son los conceptos necesarios para la comprensión del documento.

Diagrama de Flujo: representación gráfica de la secuencia del proceso.



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SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Indica actividades a realizar.

Conecta una página con otra ó relaciona la dirección a otra actividad.

Representa los documentos que se generan durante el proceso.

Se grafica cuando se presentan opciones o decisiones.

Se emplea para indicar el principio y fin de los procedimientos

Descripción: indica lo principal de cada actividad que compone el procedimiento.

QUÉ? QUIÉN? CUÁNDO? CÓMO? POR QUÉ / PARA QUÉ? DONDE?

El formato de la descripción indica:

Qué?: Describe las actividades. Quién?: Cargo encargado de realizar la actividad. Cuándo?: Espacio de tiempo en que se realiza la actividad. Cómo?: Metodología o mecanismo a través del cual se realiza la actividad. Por qué? / Para qué?: Justificación de realización de la actividad. Dónde?: Lugar donde se ejecuta la actividad.



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7. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

El código del documento es una cadena alfanumérica compuesta de la siguiente manera:

Las tres primeras letras corresponden a las iniciales del proceso al que pertenece el documento; la siguiente letra es el tipo de documento (X) y a continuación el consecutivo numérico del documento (00). De igual forma se codifican los formatos y demás documentos del SGC:

Tipo de documento (X): Procesos

C Caracterización E EstratégicosM Manual M MisionalesP Procedimiento A ApoyoI InstructivoQ Plan de CalidadL ListadoF FormatoE Especificación

En caso que un procedimiento se anule, el consecutivo que le correspondía no será utilizado por otro documento.

8. CONTROL DE CAMBIOS

En el cuadro de control de cambios ubicado en la parte inferior de cada procedimiento se registra lo siguiente:

Naturaleza del cambio: se describe brevemente el cambio realizado en el documento.

Versión: indica el número de cambios que ha tenido el documento actualizado. Esta inicia en 0 (cero) y por cada solicitud de cambio que implique cambios de fondo (metodología, recursos, inclusiones, exclusiones) del documento se incrementa consecutivamente. Cuando es la versión 0 se escribe ”Creación del Procedimiento”.

Aprobó: es el cargo que aprueba el documento.

Elaboración, revisión y aprobación: se escribe el cargo de quien elaboró, revisó y aprobó los documentos vigentes. En la parte superior de la tabla de control de cambios se registran las firmas de los responsables respectivos, en el caso del documento físico correspondiente al del Representante de la Dirección.

9. CONTROL DE OBSOLETOS

Para el control de los documentos obsoletos, se requiere el requerimiento en donde se solicite la anulación o modificación del mismo y posteriormente se archiva el documento en el sistema en una carpeta para documentos obsoletos y se recogen las copias obsoletas respectivas mediante



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el formato “Distribución y recolección de documentos” en la sección “Recolección de documentos obsoletos”.

10. CONTROL DOCUMENTOS EXTERNOS

El Representante de la Dirección y/o dueños de proceso son los responsables del control de los documentos externos, cada vez que se ingrese al sistema de calidad un documento externo usado por cada proceso, se debe notificar al Representante de la Dirección sobre el uso de un documento externo, para su respectiva identificación y control de su distribución, utilizando el formato "Listado maestro de documentos externos".

La identificación de estos documentos dentro del sistema de calidad se rige por el nombre de cada uno, no se usa ninguna codificación al respecto. Si se tratan de documentos legales se identifican por el número del decreto o la resolución.

11. CONTROL DE REGISTROS

Para diligenciar los registros se debe tener en cuenta que:

No dejar espacios sin diligenciar en los formatos, en caso de ser así trazar líneas o colocar un N.A. (No Aplica).

No diligenciar registros a lápiz.

No dejar registros sin firmas y fechas.

Evitar hacer enmendaduras; en caso tal, trazar una línea sobre el error, corregir el dato, colocar nombre de quien corrige al lado de la corrección y la fecha.

CONTROL DE CAMBIOS

NATURALEZA DEL CAMBIO VERSION APROBO

Creación del Instructivo de Elaboración de Documentos

0 José Elías Vargas

Yenni Prieto Director de Calidad

___________________

Larissa AragónRepresentante de la Gerencia

___________________

José Elías Vargas Gerente General

____________________

ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN


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