INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL LIBRO DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIN PROCURADURA AGRARIA, Diciembre 2009.

LIBRO DE CONTABILIDAD

(Instructivo para el manejo del Libro de Contabilidad y Administracin)

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PRESENTACIN

En la mayora de los casos, los recursos de los ncleos agrarios (ejidos comunidades) se manejan basndose en la experiencia y en el sentido comn, pero hay una forma ms organizada y segura para conocer en forma clara y precisa la situacin financiera de tu ejido comunidad y administrar mejor sus recursos: aplicar la contabilidad en el manejo de tu ncleo agrario. El presente instructivo se hizo para que conozcas la importancia que tiene el uso de las funciones bsicas de la Contabilidad como un medio para tomar decisiones rpidas y acertadas para el desarrollo de tu ncleo agrario. Un Libro de Contabilidad es el libro donde se escriben todas las operaciones con dinero realizadas por el ejido o comunidad, en el orden en que se realizan (compras, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). El Libro de Contabilidad sirve para:

Llevar un manejo claro y transparente de los recursos econmicos del ncleo agrario; es ms fcil ver cuanto dinero entra y cuanto dinero sale, y cualquiera puede verificarlo.

Reducir los errores, porque ayuda a que todas las operaciones sean registradas y as no

hay peligro de olvidar una deuda o un cobro, ni hay forma de que se pierda el dinero.

Sacarle ms beneficio a los recursos, porque as se sabe cuanto dinero se tiene, en que se ha gastado y en que ms se puede gastar.

INTRODUCCIN

Un manejo transparente y ordenado de las cuentas de tu ncleo agrario, ser la base para el desarrollo del mismo y una sana convivencia, pero adems, la Ley Agraria establece en el artculo 23 que la asamblea se reunir por lo menos una vez cada seis meses o con mayor frecuencia cuando as lo determine su reglamento o su costumbre. Sern de la competencia exclusiva de la asamblea los siguientes asuntos:

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Cuentas o balances, aplicacin de los recursos econmicos del ejido y otorgamiento de

poderes y mandatos (Fraccin IV), y Distribucin de ganancias que arrojen las actividades del ejido (Fraccin V).

Por lo tanto es responsabilidad de los rganos de Representacin y Vigilancia, recibir las cuentas cuando inician su periodo y entregar el balance de sus operaciones financieras, as como de los bienes del ncleo agrario cuando terminen sus funciones. La misma Ley Agraria, nos dice que estn obligados a:

Representar al ncleo de poblacin ejidal y administrar los bienes comunes del ejido, en los trminos que fije la asamblea, con las facultades de un apoderado general para actos de administracin y pleitos y cobranzas (Artculo 33, fraccin I);

Dar cuenta a la asamblea de las labores efectuadas y del movimiento de fondos, as

como informar a sta sobre los trabajos de aprovechamiento de las tierras de uso comn y el estado en que stas se encuentren (Artculo 33, fraccin IV), y

Las dems que sealen la ley y el reglamento interno del ejido (Artculo 33, fraccin V).

Es por esto que el Libro de Contabilidad que tienes ahora en tus manos es una herramienta til y necesaria con la que cuentan los rganos de Representacin y Vigilancia para cumplir sus funciones en el marco de la Ley Agraria y del Reglamento Interno/Estatuto Comunal, y a su vez rendir cuentas ante tus compaeros ejidatarios/comuneros siendo ustedes promotores de una cultura de transparencia de los recursos econmicos de tu ncleo, scale provecho!...

INSTRUCTIVO

Amigo ejidatario/comunero, este libro est dividido en 3 partes:

- Registro para entradas de dinero. - Registro para salidas de dinero. - Inventario de los bienes del ejido.

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REGISTRO DE ENTRADAS

En esta parte se registran los ingresos recibidos en el ejido comunidad. Los ingresos son lo que el ncleo agrario recibe de dinero por las ventas hechas o por los servicios prestados. El llenado de este registro se hace de la siguiente manera:

A. Nm- En la columna marcada con una A, se escribe el nmero progresivo de las operaciones que se realicen en el mes al que corresponda la hoja de registro.

B. Fecha- En la columna marcada con una B, se escribe el da, el mes y el ao en que se realiza la operacin. Por ejemplo, para el 15 de febrero del 2010, se escribe 15Feb2010 15-02-10.

C. y D. Concepto Ingresos- Este espacio sirve para anotar el motivo por el cual se recibe dinero en el ncleo agrario; en la columna C se escribe la cantidad (cunto se vendi?) y en la columna D el concepto (qu se vendi?). Por ejemplo, si se venden tres

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costales de caf producido en las parcelas del ejido, se escribe 3 en la columna C y costales de caf en la columna D.

E. y F. Ingresos- Estas columnas sirven para escribir los importes de los ingresos del ncleo agrario; en la columna E se escribe el precio unitario (precio de venta) de cada concepto, y en la columna F se escribe la suma total de acuerdo a la cantidad vendida (el total de la venta). Por ejemplo, si cada uno de los costales de caf se vendi en $500 pesos, en la columna E se escribe el precio de cada uno de los costales (500.00) y en la columna F, la suma total de los costales vendidos (1,500.00).

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G. Por cobrar- En caso de que alguien le deba dinero al ejido, o el pago por algn concepto no se haya realizado completo, se escribe en esta columna G la cantidad de dinero que falte por cobrar. Por ejemplo, si el ejido vende 3 costales, a $500 pesos cada uno (hace un total de $1,500 pesos), y el comprador da un pago inicial de $1,000 pesos, acordando pagar el resto un mes despus, se escribe en la columna E el precio de cada costal (500.00), en la columna F el dinero que se recibi (1,000.00) y en la columna G la cantidad que falta por cobrar (500.00).

H. Fecha de vencimiento- En este espacio se anota la fecha en la que el comprador debe cubrir la suma adeudada al ejido o comunidad. Por ejemplo, si Don Jos an debe pagar al ejido $500 pesos para el 15 de marzo, se escribe 15-Mar-10 en la columna H.

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REGISTRO DE SALIDAS

En este apartado se registran los egresos realizados por el ncleo agrario. Los egresos son el dinero que sale del ejido para el pago de los gastos.

A. Nm- En la columna marcada con una A, se escribe el nmero progresivo de las operaciones que se realicen en el mes al que corresponda la hoja de registro.

B. Fecha- En la columna marcada con una B, se escribe el da, el mes y el ao en que se realiza la operacin. Por ejemplo, para el 15 de febrero del 2010, se escribe 15Feb2010 15-02-10.

I. y J. Concepto Egresos- Este espacio sirve para anotar el motivo por el cual se gasta

dinero en el ncleo agrario; en la columna I se escribe la cantidad y en la columna J el motivo. Por ejemplo, si el ejido compra dos vacas, se escribe 2 en la columna I y vacas en la columna J.

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K. y L. Egresos- Estas columnas sirven para escribir los importes de los gastos del ncleo agrario; en la columna K se escribe el precio unitario de cada concepto, y en la columna L se escribe la suma total de acuerdo a la cantidad comprada. Por ejemplo: si cada una de las vacas se compr en $2 mil pesos, en la columna K se escribe el precio de cada una de las vacas (2,000.00) y en la columna L, la suma total de las vacas compradas (4,000.00).

M. Por pagar- En caso de que el ncleo agrario deba dinero, o no haya dado el pago completo por algn concepto, se escribe en esta columna M la cantidad de dinero que falte por pagar. Por ejemplo, si el ejido compra 2 vacas, a $2 mil pesos cada una (hace

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un total de $4 mil pesos), y al vendedor se le da un pago inicial de $3 mil pesos, acordando pagar el resto un mes despus, se escribe en la columna K el precio de cada vaca (2,000.00), en la columna L el dinero que se pag (3,000.00) y en la columna M la cantidad que falta por pagar (1,000.00).

N. Fecha de vencimiento. En esta columna se anota la fecha en la que el ejido debe pagar

el dinero que debe. Por ejemplo, si el ejido le debe a Doa Victoria $1,000 pesos que tienen que pagar para el 18 de abril, se escribe 18-Abr-10 en la columna N.

NOTA: Adems, es importante que junto con el Libro de Contabilidad el ncleo agrario cuente con los comprobantes de todas sus operaciones: notas, recibos, facturas, depsitos del banco, vales, etc., por lo tanto, es esencial tener un archivo con dicha documentacin. Ten un lugar especial para guardarlos. Divide los de uso diario del ejido, de los que debes guardar con ms cuidado.

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Una vez que se pone en prctica el registro en el Libro de Contabilidad te recomendamos:

1. No cambiar los registros, el orden o la fecha de los mismos.

2. No escribir registros fuera de los espacios

3. No borrar los registros o partes de ellos.

4. No dejar espacios en blanco; si no llenas la hoja, conviene dibujar una lnea que cancele los espacios libres.

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5. No arrancar hojas, no alterar la encuadernacin foliaturas y no mutilar alguna parte del libro.

Si te equivocas en algn registro por error falt anotar algo, cualquier correccin debe hacerse en un registro distinto, en la fecha en que se note la falta, sealando en que registro se encontr el error.

Uno de los objetivos principales de llevar estos registros dentro de tu ncleo agrario, es que conozcas la cantidad

de dinero o efectivo que tienes disponible, en caja, en determinado momento. Al llegar a fin de mes, debes sumar todos los ingresos y egresos del mes

para obtener el total. Lo que hay que hacer despus es restar al total de ingresos el total de egresos y con

esto obtendrs el efectivo con el que cuentas ese mes.

Para los siguientes meses, debers sumar al efectivo

disponible del mes en que realices el corte de caja, la cantidad que hayas obtenido en meses anteriores. Por

ejemplo, si en el mes de febrero de 2010 obtuviste un total de ingresos de $2,000.00 y un total de egresos de $1,300.00,

el efectivo que tendras disponible al final de ese mes sera de $700.00. Si para el mes de marzo de 2010 obtienes un total de ingresos de $1,800.00 y un total de egresos de $900.00, el efectivo que tendras disponible al final del mes de marzo sera de $900.00 a los cuales debes sumarles los $700.00 disponibles en el mes de febrero; es decir que el total en efectivo que tendras disponible al final del mes de marzo sera de $1,600.00.

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INVENTARIO

El inventario es una relacin detallada y valorada de los distintos bienes que componen el patrimonio de tu ncleo agrario. Este formato contiene las descripciones, cantidades y precios (valor) de los bienes del ncleo agrario, que se encuentren de manera fsica (muebles, maquinaria, etc.) y la relacin de documentos (carpeta bsica, reglamento interno, etc., estos no tienen valor econmico). El llenado del formato de inventario se hace de la siguiente manera:

HOJA No.- Llenar con el nmero de hoja correspondiente.

A. Nm- En la columna marcada con una A, se escribe el nmero progresivo de los bienes que se vayan escribiendo en la hoja de registro, uno para cada tipo.

B. y C. Cantidad y Concepto- Este espacio sirve para anotar la lista de cosas del ncleo agrario, en la columna C el nombre de cada cosa, y en la columna B la cantidad de cada una. Por ejemplo, 2 sillas, 1 mesa, 1 tractor

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D. y E. Precio- Este espacio sirve para anotar el valor de lo que tiene el ncleo agrario; en la columna D se escribe el valor de cada cosa y en la columna E se escribe la suma total de los bienes. Por ejemplo, si se tienen 2 sillas y cada una cuesta $50 pesos, en la columna D se escribe el valor de cada una de las sillas (50.00) y en la columna E la suma total de las sillas (100.00).

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Observaciones- En el caso de los documentos, se escribe el nombre del

documento en la columna C y la descripcin se anota en la columna F de observaciones. Por ejemplo, si el ejido cuenta con un Reglamento Interno, entonces en la columna C se escribe Reglamento Interno, y en la columna F la descripcin (Carpeta con el Reglamento Interno del Ejido Benito Jurez).

La Procuradura Agraria los apoya, asesora y orienta en todo

este procedimiento. Adems, todos estos servicios son gratuitos.

FOLIO:

MES: PERIODO: Del al

A B C D E F G H I J K L M N

SUBTOTAL ENTRADAS 0.00 0.00 0.00 SUBTOTAL SALIDAS 0.00 0.00 0.00

LIBRO DE ADMINISTRACIN Y CONTABILIDAD(Registro de Entradas y Salidas)

NUM

ENTRADAS (Ingresos) SALIDAS (Egresos)

FECHACONCEPTO

Cuanto? Qu?

PRECIO

UNITARIO

$

RECIBIDO $ POR COBRAR

CONCEPTO

Cuanto? Qu?

PRECIO

UNITARIO

$

PAGADO$ POR PAGAR

FECHA DE VENCIMIENTO

FECHA DE VENCIMIENTO

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FOLIO:

MES: PERIODO: Del al

A B C D E F G H I J K L M N

LIBRO DE ADMINISTRACIN Y CONTABILIDAD(Registro de Entradas y Salidas)

NUM

ENTRADAS (Ingresos) SALIDAS (Egresos)

FECHACONCEPTO

Cuanto? Qu?

PRECIO

UNITARIO

$

RECIBIDO $ POR COBRAR

CONCEPTO

Cuanto? Qu?

PRECIO

UNITARIO

$

PAGADO$ POR PAGAR

FECHA DE VENCIMIENTO

FECHA DE VENCIMIENTO

SUBTOTAL ENTRADAS 0.00 0.00 0.00 SUBTOTAL SALIDAS 0.00 0.00 0.00

TOTAL ENTRADAS 0.00 0.00 0.00 TOTAL SALIDAS 0.00 0.00 0.00

NOMBRE Y FIRMA

TESORERO

NOMBRE Y FIRMA

SECRETARIOPRESIDENTE

NOMBRE Y FIRMA

COMISARIADO EJIDAL O DE BIENES COMUNALES

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HOJA No:

A B C D E F

TOTAL 0.00 0.00

TESORERO

NOMBRE Y FIRMA

INVENTARIO

PRESIDENTE

NOMBRE Y FIRMA

COMISARIADO EJIDAL O DE BIENES COMUNALES

SECRETARIO

NOMBRE Y FIRMA

NUMCANTIDAD

Cunto?

CONCEPTO

Qu?

PRECIO

UNITARIO $

PRECIO

TOTAL$OBSERVACIONES

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