INSTRUCTIVO DE SEGURIDAD - sarlaft.fiduagraria.gov.co
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1 INSTRUCTIVO DE SEGURIDAD La información contenida en el presente documento es de propiedad de Fiduagraria S.A. y se encuentra clasificada como confidencial. Las opiniones y conceptos aquí contenidos son a título informativo, y podrán ser modificados en cualquier momento sin necesidad de previo aviso. La Fiduciaria no se hace responsable por el uso que terceros den a la información. INSTRUCTIVO DE SEGURIDAD
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INSTRUCTIVO DE SEGURIDAD
La información contenida en el presente documento es de propiedad de Fiduagraria S.A. y se encuentra clasificada como confidencial.
Las opiniones y conceptos aquí contenidos son a título informativo, y podrán ser
modificados en cualquier momento sin necesidad de previo aviso. La Fiduciaria no se hace responsable por el uso que terceros den a la información.
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¿ Qué es Seguridad?
El término seguridad posee múltiples usos. A grandes rasgos, puede
afirmarse que este concepto que proviene del latín securitas hace foco en la
característica de seguro, es decir, realza la propiedad de algo donde no se
registran peligros, daños ni riesgos. Una cosa segura es algo firme, cierto e
indubitable. La seguridad, por lo tanto, puede considerarse como una certeza.
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OBJETIVO
Establecer directrices de seguridad con el objeto de controlar los riesgos
que puedan atentar contra la privacidad, integridad, oportunidad y
consistencia de la información, y afectar la salvaguarda de los activos
físicos de la fiduciaria.
DIRIGIDO
Todos los funcionarios de la fiduciaria, clientes, proveedores y todas
aquellas personas que ingresen a las instalaciones de la fiduciaria.
ALCANCE Prevenir y mitigar los riesgos de seguridad de la información y física de los
funcionarios, así como proteger los activos de la fiduciaria.
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Todos los funcionarios deben portar siempre el carné, desde el momento de ingreso al edificio y durante la jornada laboral.
Es deber de cada funcionario realizar el registro de ingreso y salida del edificio como a los
pisos de la fiduciaria, mediante las tarjetas entregadas. Si existen terceros con asignación de tarjetas deberán realizar el registro de ingreso y
salida tanto al edificio como a los pisos de la fiduciaria.
Los clientes o visitantes deben llegar al piso 29 y realizar el registro de su ingreso en la recepción con el fin de contar con el sticker, el cuál debe ser portado en un lugar visible. La recepcionista y/o secretarias informarán por teléfono al funcionario la presencia del visitante para que el funcionario se acerque a la puerta de ingreso y permita su ingreso, todo visitante tendrá que estar acompañado por el funcionario hasta que se retire de las instalaciones de la fiduciaria.
Se prohibe el ingreso de personas ajenas a la fiduciaria para realizar cualquier tipo de venta o prestación de servicio, excepto aquellos autorizados por Presidencia y/o Vicepresidencia Financiera y Administrativa.
Para ingresos el fin de semana el jefe de área diligenciará el formato, lo entregará a la
Coordinación de Recursos Físicos, ellos a su vez aprobarán y entregarán a la administración de edificio.
Generalidades
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Puerta principal es la del piso 29,donde está ubicada la recepción y es la presenta un alto
flujo de personas, por allí ingresan nuestros clientes, proveedores y demás personas que acuden a la fiduciaria.
Las puertas secundarias piso 26 y 28, tienen una especial relevancia ya que a través de
ellas se logra el acceso a áreas en las que se ejecutan actividades delicadas, como son la tesorería o la mesa de inversiones. El ingreso de clientes, proveedores y otra clase de personas es bastante limitado.
Las puertas de Evacuación y/o Salidas de Emergencia, están ubicadas en las cafeterías de los pisos 28 y 29.Como su nombre lo indica, solamente serán utilizadas en caso de Emergencia, el acceso a las instalaciones a través de ellas esta prohibido para todas las personas (funcionarios, clientes, proveedores, etc.) salvo el personal de aseo y cafetería.
Las puertas de ingreso a escaleras, están ubicadas en el pasillo exterior del edificio, su
función principal es servir como vía de evacuación en caso de emergencia aunque también puede ser utilizada para el tránsito normal de funcionarios y visitantes.
Las puertas de ingreso a los baños están ubicadas en los costados de cada piso, en el caso
de los baños piso 26 están ubicados dentro de las instalaciones. Los baños son de uso exclusivo para los funcionarios, deben permanecer cerrados y las llaves dentro de la oficina.
Instalaciones Físicas
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Dentro de la fiduciaria se encuentran las siguientes áreas de acceso restringido a la
mayoría de los funcionarios:
Piso 29: Área de Archivo, Proveeduría y Centro de Cableado,
Piso 28: Mesa de Dinero, Gerencia de Operaciones, Área de Operaciones, Centro de
Computo, Área de Tecnología, Área de Pagos y Cobranzas y Área de Archivo.
Piso 26: Centro de Cableado
Cada una de estas áreas deberá velar por el cumplimiento de esta restricción a
través de las planillas de ingreso y salida.
Áreas Restringidas
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La Jefatura Administrativa realizará la gestión de compra de las tarjetas de ingreso a los pisos y, en el caso de las tarjetas de ingreso al edificio se realiza la gestión de compra y adquisición ante la administración del mismo.
La Jefatura de Gestión Humana será la responsable de solicitar la entrega de tarjetas de ingreso a los pisos y, al edificio mediante memorando relacionando nombres completos, número de identificación, cargo y área, acorde con el procedimiento de ingreso del recurso humano.
Entrega, Desactivación o anulación de tarjetas de ingreso a los pisos de la fiduciaria y al Edificio
En el caso de visitas por parte de entes de control, el funcionario encargado de atender
la visita, será el responsable de solicitar a la Jefatura Administrativa las tarjetas de ingreso a los pisos y al edificio, mediante memorando relacionando: ente de control, nombres y número de identificación de las personas asignadas a la visita. A su vez, deberá asegurar la devolución de las tarjetas una vez terminada la visita.
La Jefatura Administrativa hará entrega de estas en un término máximo de cuatro días hábiles, siguientes a la solicitud.
Para las tarjetas de ingreso al edificio la Jefatura de Gestión Humana envía a la administración del edificio, mediante memorando la solicitud, la administración del edificio en el lapso de tres días hábiles estará entregando las tarjetas activas. Una vez recibidas las tarjetas activas, la Jefatura Administrativa hará entrega de éstas mediante memorando a la Jefatura de Gestión Humana o al funcionario responsable de la visita.
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Entrega, Desactivación o anulación de tarjetas de ingreso a los pisos de la fiduciaria y al Edificio
La desactivación temporal de tarjetas se hará en casos de: vacaciones, licencia de maternidad, licencia de paternidad, incapacidad médica superior a tres (3) días, licencias remuneradas o no remuneradas superior a tres (3) días. La Jefatura de Gestión Humana avisará al Jefatura Administrativa de las novedades arriba mencionadas donde deberá contener la fecha de inicio y de terminación de las novedades. La jefatura Administrativa procederá a desactivar la tarjeta de ingreso desde la fecha informada y a activarla para la fecha de ingreso del funcionario, lo anterior de acuerdo al procedimiento de salida de vacaciones y nómina.
En caso de que un funcionario se vaya, la Jefatura de Gestión Humana será la responsable
de informar mediante memorando relacionando nombre, cargo, dependencia y fecha de desvinculación del funcionario, anexando la tarjeta de ingreso a los pisos, así como la tarjeta de ingreso al edificio, esto acorde con el procedimiento de desvinculación del personal.
En caso de pérdida de tarjetas es deber de cada funcionario informar a la Jefatura
Administrativa mediante memorando, acompañado de la respectiva denuncia de pérdida; para que proceda a desactivarlas de manera definitiva y, solicitará mediante memorando escrito a la administración del edificio la desactivación de la misma, a su vez el funcionario debe asumir el costo de reposición de tarjetas el cual debe ser consignado en la cuenta de la Fiduciaria.
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Los elementos que son asignados por la entidad a los funcionarios y, los que son de uso personal como celulares, computadores portátiles, dinero etc., deben estar bajo la directa custodia de su tenedor.
Todo elemento que se autorice sacar de las instalaciones de la fiduciaria debe estar precedido de memorando firmado por el funcionario autorizado para tal fin, identificando claramente las especificaciones del mismo y los datos de la persona autorizada para su retiro. En caso de perdida, daño parcial o total, el costo que cause estos eventos, será asumido por el funcionario que tenía en su momento la custodia de dichos elementos.
Los equipos y herramientas que sean propiedad de contratistas, deben ser registrados al momento de su ingreso y retiro en la Coordinación de Recursos Físicos, advirtiendo que su custodia y manipulación, mientras permanecen en las instalaciones de la fiduciaria, están bajo la directa responsabilidad del propietario.
Control de Elementos.
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Condiciones de Ingreso Áreas Restringidas.
El ingreso de los funcionarios de la Vicepresidencia de inversiones, Gerencia de Operaciones y Centro de Computo del piso 28, se efectúa mediante una clave de seguridad, la cual se digita en el tablero numérico electrónico que se encuentra a la entrada de cada puerta principal de cada área.
Cada clave es personal e intransferible.
Aquellos funcionarios de otras áreas que necesiten ingresar a la Vicepresidencia de Inversiones – Mesa de Dinero y Gerencia de Operaciones, deben firmar la respectiva planilla de ingreso, en la cual indica: nombres, área, hora y motivo de ingreso.
NO está permitido el ingreso de personas externas.
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Las oficinas, archivadores y escritorios deben cerrarse con llave en el momento en que el funcionario a quien se le han asignado se ausente de las instalaciones.
Bajo ninguna circunstancia se deben dejar solos los clientes, proveedores y otros terceros en las oficinas de la fiduciaria.
Los funcionarios deben estar atentos de las personas que se encuentren en las sillas de espera, si se observa alguna situación sospechosa, es deber del funcionario comunicarla inmediatamente a la Jefatura Administrativa.
Está totalmente prohibido abrir las puertas, cajones, archivadores y escritorios de la oficina con elementos diferentes a la respectiva llave. En caso de olvido y/o pérdida de ésta, se debe informar a la Coordinación de Recursos Físicos para que adopte las medidas que permitan abrir la puerta.
En casos que se haga necesario realizar un duplicado de la llave por pérdida o robo, el costo será asumido por el funcionario responsable de la oficina, archivador o escritorio.
Funcionario que se encuentre tratando de abrir chapas con elementos diferentes a la llave o forzándola, deberá explicar dicha situación ante los órganos de control de la fiduciaria.
Control de Oficinas, Parqueaderos y Vehículos de Presidencia
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Control de Oficinas, Parqueaderos y
Vehículos de Presidencia
Solamente están autorizados para abrir las puertas de las oficinas con el duplicado de la llave el funcionario de la Coordinación de Recursos Físicos. Cuando por fuerza mayor, se tenga que forzar o romper la puerta de alguna oficina, solamente el Vicepresidente Financiero y Administrativo o Presidente podrán autorizarlo.
Al terminar la jornada laboral los funcionarios deben verificar que las ventanas y puertas principales, secundarias y de emergencia, así como las de oficinas estén debidamente cerradas.
Culminada la jornada laboral, los funcionarios deben apagar sus equipos de cómputo y las luces. Queda totalmente prohibido encender veladoras, fósforos y otros elementos que atenten contra
la seguridad de los funcionarios e instalaciones de la fiduciaria. Los funcionarios deben percatarse de no dejar a la mano en sus puestos de trabajo dinero u
objetos de valor. La fiduciaria no se hace responsable por la pérdida de objetos personales como
dinero, joyas, electrodomésticos, microcomputadores, celulares etc. A los funcionarios que se les haya asignado parqueadero en las instalaciones del edificio, tendrán
que informar los datos de los vehículos que vayan a ingresar. En caso de cambiar de vehículo, deberán informarlo a la Coordinación de Recursos Físicos de manera oportuna.
Queda totalmente prohibido alquilar y/o prestar los parqueaderos sin la previa aprobación del Presidente o Vicepresidente Financiero y Administrativo.
Los vehículos asignados a la Presidencia solamente serán conducidos por el conductor de Presidencia o por el funcionario que el presidente designe.
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Circuito Cerrado de Televisión
La fiduciaria cuenta con un circuito cerrado de televisión que está compuesto por 16 cámaras análogas día/noche.
Las únicas áreas que pueden tener acceso a las grabaciones son la Vicepresidencia Financiera y Administrativa y la Gerencia de Riesgos en sus respectivas competencias.
La cámara ubicada en la mesa de dinero está a cargo de la Gerencia de Riesgos. Cuando el Presidente lo determine conveniente, podrá solicitar el acceso a las
grabaciones para verificar la operatividad de los controles establecidos. Para aquellos casos en que se haga necesario utilizar las grabaciones, se deberá tramitar
la respectiva solicitud escrita a la Gerencia de Riesgos y/o Vicepresidencia Financiera y Administrativa quienes validarán y aprobarán según su criterio.
La Jefatura Administrativa realizará el monitoreo a las cámaras 2 veces en el mes y llevará el registro de ésto en el Formato de Monitoreo de Cámaras de Seguridad.
La fiduciaria cuenta con un tarificador de llamadas mediante el cual se hace seguimiento de salida de llamadas por número de extensión, fijo y claves. Mensualmente se revisará el informe y se cobrarán las llamadas no laborales. Por normatividad se deben grabar las llamadas a las áreas de: mesa de dinero, operaciones, ejecutiva carteras colectivas, negocios VIS, no obstante la presidencia podrá ordenar el seguimiento de cualquier otra área como control y seguimiento.
Control Telefónico
