Instructivo compromisos éticos

7/25/2019 Instructivo compromisos ticos

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SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN (MECI CALIDAD)INSTRUCTIVO PARA LA CONSTRUCCIN DE COMPROMISOS

TICOS POR PROCESOS ORGANIZACIONALESADMINISTRACIN DEL SISTEMA INTEGRAL DE

GESTIN (MECI - CALIDAD)

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CDIGO: ESDESDIGIT01 FECHA ACTUALIZACIN: 10 de Diciembre de 2009 PAGINA 1 DE 9

Este documento fue tomado y adaptado a la entidad de conformidad a la metodologa establecida en el Modelo de Gestin paraEntidades del Estado., desarrollado por USAID/CASALS.

OBJETIVO: Definir la metodologa para la construccin de los compromisos ticos por procesosorganizacionales como formas concretas de actuacin a las que los servidores pblicos se comprometenpara darle aplicacin en la entidad a los principios y valores definidos en el Cdigo de tica.

ALCANCE: Aplica para la elaboracin de los compromisos ticos por procesos organizacionales. Eldocumento establece el marco conceptual de los compromisos ticos y los pasos necesarios para laelaboracin de los mismos.

1.

QU SON LOS COMPROMISOS TICOS?Los Compromisos ticos por procesos son los acuerdos colectivos que asumen los servidores pblicos decada una de los procesos de la entidad con el fin de aplicar los principios y valores enunciados en elCdigo de tica en el cumplimiento de la funcin pblica que les corresponde, de acuerdo con lasespecificidades del respectivo proceso en cuanto a sus funciones, competencias y pblicos con los que serelaciona.

Los Compromisos ticos se refieren, entonces, a las actitudes, prcticas y formas concretas de actuacina las que los servidores pblicos se comprometen para darle aplicacin en el da a da de la entidad a losprincipios y valores definidos en el Cdigo de tica. Estos Compromisos deben ser enunciados comoformas de ser y de actuar concretas y especficas en relacin con las funciones e interacciones que elrespectivo proceso deba cumplir dentro de sus competencias organizacionales, frente a los pblicosinternos y externos. Los Compromisos son acordados y decididos por los servidores pblicos con base ensus escenarios de trabajo.

2. QUE SON LOS EQUIPOS DE GESTORES DE PRCTICAS ETICAS?

Tal como su nombre lo indica, los Equipos de gestores de prcticas ticas son grupos integrados porservidores pblicos de un mismo proceso con el propsito de convertirse en gestores de los Compromisosticos y en promotores de la observacin de los mismos por parte de todos los integrantes del respectivoproceso.

Los Grupos pueden estar integrados por dos o tres servidores del proceso, incluido el responsable delmismo. Para ello se levantar un acta de designacin y conformacin del equipo de cada proceso, en lacual se consignaran las funciones del mismo y las respectivas firmas de los integrantes.

4.1 Funciones

Los Equipos de Equipos de gestores de prcticas ticas deben desempear las siguientes funciones:

- Participar activamente en la construccin de los compromisos ticos de su proceso.


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- Participar activamente en la ejecucin de las estrategias pedaggica y comunicativa, promoviendo quelas actitudes y prcticas expresadas en los Compromisos se vayan convirtiendo paulatinamente en modosde operar de todos los servidores del proceso , y por lo tanto introducindose en la cultura organizacional.

- Ejercer veedura permanente sobre el cumplimiento de los compromisos ticos en el respectivo proceso,por parte de los servidores pblicos del mismo.

- Proponer ajustes al Plan de Mejoramiento para la Gestin tica, con el fin de hacer ms efectiva la

planeacin en el logro de los objetivos buscados.3. METODOLOGA PARA LA CONSTRUCCIN DE COMPROMISOS TICOS POR PROCESOS

INSTITUCIONALES.

Bajo la metodologa de un taller, se construirn en la forma ms participativa posible los compromisosticos especficos del mismo, como aplicacin de los valores y directrices contenidas en el Cdigo detica de la entidad. Para la construccin participativa de los Compromisos ticos se desarrollarn lossiguientes pasos:

Paso Uno: Sensibilizacin y Conceptualizacin

El facilitador del Grupo de Talento Humano explica al auditorio cul es el objetivo del taller al que hansido convocados y a continuacin presenta el Cdigo de tica, haciendo nfasis en su importancia y ellugar que ocupa en el proceso general de Gestin tica (Para ello se apoya en los conceptos enunciadosen el Captulo Octavo del Modelo de Gestin tica para entidades del estado).

A continuacin el facilitador presenta cada uno de los valores que componen el Cdigo de tica,explicando cul es el significado de cada uno de ellos y la importancia de su aplicacin para obtener unagestin pblica eficiente, ntegra y transparente. Se recomienda que se tenga como apoyo unapresentacin en PowerPoint de los valores y sus definiciones. Una vez efectuada la presentacin de losvalores, se abre un espacio de preguntas de los participantes para aclarar eventuales dudas que hayanpodido quedar. Acto seguido, el facilitador lanza algunas preguntas al auditorio sobre el contenido de lacharla efectuada, buscando verificar la comprensin que de la misma han tenido los oyentes.

Paso Dos: Identificacin de los Pblicos con quienes el proceso se relaciona y de los valores delCdigo de tica que tienen alta aplicabilidad en la relacin con estos pblicos.

Identificacin de los pblicos con los que el proceso interacta: El facilitador del grupo de TalentoHumano solicita a cada Equipo de gestores de prcticas ticas que precise los cuatro principales pblicoscon quienes el respectivo proceso se relaciona con mayor intensidad en el cumplimiento de sus funcionesy responsabilidades institucionales.


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Se recomienda considerar para este ejercicio los siguientes pblicos: Servidores Pblicos, Ciudadana engeneral, Comunidades organizadas, Contratistas, Otras Entidades Pblicas, Organismos de Control yMedio Ambiente. Es claro que el medio ambiente no es un pblico como los otros, pero s es un entornocon el cual la entidad en general y las reas en particular tienen interaccin.

Es posible que se identifiquen otros pblicos adicionales, como puede suceder, por ejemplo, con unaempresa comercial de servicios pblicos del Estado, la cual puede incluir como pblico a los clientes; ouna Contralora, que puede incluir como pblico a los entes sujetos de control.

Una vez se precisen los pblicos, cada Equipo promotor identifica los tres valores del Cdigo de ticaque tienen mayor aplicabilidad con el pblico que les correspondi, con base en la especificidad defunciones, responsabilidades y objetivo del proceso.

Paso Tres: Identificacin de Prcticas organizacionales que facilitan u obstruyen la aplicacin delos valores

El facilitador del Grupo de Talento Humano entrega a cada Equipo tres copias de la Matriz de Anlisis dePrcticas ticas por proceso para que procedan a su diligenciamiento. Se debe diligenciar una Matriz porcada uno de los tres valores que aplican al pblico asignado. Se instruye a los grupos para que en laprimera columna consignen las actitudes, comportamientos y prcticas que actualmente se observan en elproceso, mediante las cuales los servidores pblicos de la misma estn aplicando el valor en estudio conel respectivo pblico o grupo de inters. No deben anotarse asuntos que expresen aspectos deinfraestructura o de procesos organizacionales, sino formas de actuacin que tengan los servidorespblicos del rea.

Ejemplo:

Proceso: Compras y ContratacinGrupo de Inters: ContratistasValor definido: Transparencia

Actitudes, comportamientos y prcticas actuales observadas que aplican el valor:

Todos los procesos de contratacin son publicados de manera oportuna en nuestra pgina Web. Se elaboran y publican oportunamente pre-pliegos para los procesos de contratacin. Se realizan las audiencias aclaratorias necesarias para los oferentes.

Prcticas actuales contrarias al valor. En la segunda columna se anotan las actitudes, comportamientosy prcticas que actualmente se ejecutan y/o se tienen en el proceso con cada uno de los pblicos o gruposde inters identificados, y que van en contrava del valor que se est analizando. Igual que en la primera


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columna, no deben anotarse asuntos que expresen aspectos de infraestructura o de procesosorganizacionales, sino formas de actuacin que tengan los servidores pblicos del proceso.

Ejemplo:

1. Proceso: Compras y Contratacin2. Grupo de Inters: Contratistas3.

Valor definido: Transparencia4.

Actitudes, comportamientos y prcticas en contrava:

Se han identificado ofertas de pagos por parte de contratistas y aceptacin de servidores de dichospagos. A veces la publicacin de las calificaciones finales de los procesos de contratacin no contieneninformacin suficiente que permita formarse un juicio claro acerca de la imparcialidad de la decisin. No se desarrolla accin de auditora a todos los contratos.

Factores que obstaculizan la aplicacin del valor. En la tercera columna se consignan los imaginarios,prejuicios y hbitos que actualmente existen en el proceso y que se constituyen en obstculos para laaplicacin de los valores que le ha correspondido analizar al subgrupo. Es importante anotar estosobstculos por orden de importancia, anotando primero el que ms dificultades genera y de ltimo el quemenos obstaculiza.

Los obstculos o causas que se anoten no deben referirse a estructuras o procesos organizacionales, ni arecursos econmicos o a asuntos que estn situados en el campo de la organizacin. Si aceptamos que latica pblica se refiere a la disposicin personal interna de los servidores pblicos para cumplir con lospreceptos y mandatos de la Constitucin y la ley, entonces los factores que se identifiquen deben estarsituados en los servidores pblicos, no fuera de ellos.

El facilitador explica a los participantes del taller el significado de los trminos imaginarios prejuicios yhbitos, para lo cual puede apoyarse en las siguientes definiciones:

Los imaginarios son ideas instaladas en la cultura que se han convertido en modelos mentales oparadigmas, que expresan la concepcin que tiene un grupo social sobre determinados hechos,fenmenos y/o sujetos, las cuales son asumidas por los individuos como verdades, influenciando susactitudes y actuaciones. Los imaginarios no se refieren a algo que nos imaginamos, sino a formas de ver elmundo que consideramos verdaderas porque as se le ve en nuestro grupo social (Familia, empresa,regin, etc.). Por su parte, los prejuicios son juicios previos originados en experiencias personalesvividas que condicionan nuestras actitudes ante nuevas experiencias, al llevarnos a realizar juiciosautomticos. En cuanto a los hbitos, son modos de hacer las cosas que se han aprendido porrepeticin y que se consideran la forma normal de ejecutarlas.


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Ejemplos:Proceso: Compras y ContratacinGrupo de Inters: ContratistasValor definido: TransparenciaImaginarios, prejuicios y hbitos:Imaginario: Ocupar un cargo pblico con poder constituye un cuarto de hora que no se puededesaprovechar.Prejuicio: Si yo no aprovecho, otro lo har.Hbito: Es costumbre que todos los contratos que realice la entidad generen un pago (CVY).

Atencin, no olvidar: Todas las Matrices de Anlisis de Prcticas ticas que se diligencien deben seracopiadas y archivadas, pues se requieren como insumo bsico cuando se vaya a elaborar el Plan deMejoramiento de la Gestin tica.

Paso Cuatro: Formulacin de las propuestas de cambio y de los Compromisos ticoscorrespondientes:

Con base en los resultados del paso anterior, y especialmente a partir de lo consignado en la columnaObstculos de la Matriz de Anlisis de Prcticas, cada subgrupo plantea cules cambios en las actitudes,en los comportamientos y en las prcticas deben tener los servidores pblicos del rea para darcumplimiento al valor en estudio. Los cambios propuestos son anotados en la cuarta columna de la Matriz.

Los cambios deben estar referidos a los obstculos identificados en la tercera columna, y se sitan en elnivel de los imaginarios, prejuicios y hbitos que es preciso transformar para darle aplicacin al valorestudiado. A continuacin, el facilitador del taller insta a los subgrupos para que con base en los cambiospropuestos en la cuarta columna de la Matriz, formulen los Compromisos ticos de los servidores pblicosdel proceso, que se requieren para darle cumplimiento al valor que estn analizando. Los Compromisosticos estn referidos a las actitudes, comportamientos y prcticas que deben tener los servidores pblicosdel proceso, segn las funciones de la misma, para hacer realidad en el da a da del ejercicio de la funcinpblica los valores del Cdigo de tica de la entidad, y en particular a las malas prcticas que se haanotado en la segunda columna de la matriz. Para la redaccin de los Compromisos ticos se tiene encuenta los siguientes criterios:

Deben tener conexin con las problemticas anotadas en la segunda columna. Son una oracin afirmativa precisa, clara y puntual, que expresa una forma de actuar de losservidores del rea. No deben referirse al cumplimiento de funciones o a procesos de la entidad. El verbo inicial no va en infinitivo, pues no deben tener forma de objetivo. La redaccin es en presente, no en futuro, y no incluye las expresiones debe, deben o deber. El enunciado debe ser explcito en s mismo. Cada propuesta de compromiso tico es anotada en laquinta columna de la Matriz, y luego se transcribe en una hoja de papel tamao carta, para que sean


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presentadas en sesin plenaria para su discusin y aprobacin. Las propuestas se exponen en un sitioque facilite su visualizacin por parte del grupo general. Cada Equipo formula mximo sieteCompromisos ticos para el pblico asignado, lo cual seguramente implica un ejercicio de priorizacin,en caso de que inicialmente se haya enunciado un alto nmero de posibles Compromisos. CadaEquipo debe nombrar un relator, quien en plenaria presenta los resultados del trabajo. A continuacinpueden observarse algunos ejemplos de Compromisos ticos.

Proceso: Compras y ContratacinGrupo de Inters: ContratistasValor definido: Transparencia

Compromisos ticos del proceso: El nico pago que aceptamos por nuestro trabajo es el salario y la satisfaccin del deber cumplido. Publicamos las calificaciones obtenidas por todos los participantes en proceso de contratacin,haciendo especial nfasis en las variables que determinaron la ganancia del proceso por el primerparticipante. Informaremos a la instancia competente cualquier acto de presin para favorecer a algn oferente enparticular. No damos ninguna prelacin a los tramitadores.

Otros ejemplos de Compromisos ticos que pueden servir de referencia para el ejercicio deformulacin son los siguientes:

Valor: RespetoCompromisos ticos:

Escuchamos atentamente a nuestros interlocutores valorando sus opiniones, aunque no lascompartamos. Expresamos nuestras ideas en tono mesurado, sin arrogancia y sin la intencinde agredir a los interlocutores. Damos trato amable y corts a los compaeros de trabajo y en general a todas las personas conquienes nos relacionamos dentro de nuestras funciones laborales, sin distingos ni discriminaciones deninguna ndole. Reconocemos la diversidad y el derecho de los otros a opinar diferente a m.

Valor: TransparenciaCompromisos ticos:

Hablamos con franqueza y sin dobles intenciones.


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Estamos dispuestos a ser observados y evaluados en nuestra gestin. Mantenemos informados a nuestros jefes y compaeros de equipo en forma veraz y oportuna sobrenuestra gestin. No buscamos beneficios ni reconocimientos personales en las actuaciones. Actuamos consecuentemente con lo que decimos.

Paso Cinco: Socializacin y acuerdos en plenaria de los Compromisos ticosTiempo parcial:

Cumplido el Cuarto Paso, el facilitador del Grupo de Talento Humano solicita la designacin de unrelator por cada Equipo de gestores para que presente los Compromisos ticos que su respectivoproceso ha formulado, sustentando sus propuestas con el anlisis que se hizo en el ejercicio deformulacin. Se recomienda hacer la presentacin de todos los equipos y luego proceder a ladiscusin de cada una de las propuestas.

El facilitador del Grupo de Talento Humano promueve que el grupo general debata las propuestas deCompromisos ticos presentadas por los relatores para clarificar su significado, y una vez se hayanefectuado las modificaciones que la plenaria acuerde, se adoptan por consenso.

Se sugiere que el nmero total de Compromisos ticos del proceso no excedan de diez, de maneraque del conjunto de propuestas se deben seleccionar aquellos ms relevantes por su pertinencia ycapacidad de orientacin de las actitudes, prcticas y comportamientos de los servidores pblicos delrea.

Como punto final del taller, el facilitador del Grupo de Talento Humano solicita que cada equiporetome los Compromisos ticos aprobados para su proceso y les efecten una revisin y ajuste de suredaccin. Para la realizacin de esta tarea se sugiere acordar un plazo no mayor de diez das.

Paso Seis: Consolidacin extrataller.

El facilitador del Grupo de Talento Humano consolida toda la informacin en un documento conjunto,en donde se recogen los Compromisos ticos de cada una de los procesos. Este documento serinsumo para la formulacin del plan de mejoramiento de la gestin tica.

6. PAUTAS PARA LA ESTRATEGIA COMUNICATIVA DE DIVULGACIN DE LOS COMPROMISOSTICOS

Para la divulgacin de los compromisos ticos se debe hacer extensivo a los diferentes pblicos deinters internos y externos. Se pueden disear y ejecutar tres tipos de acciones comunicativas:

a. Acciones de carcter meditico, orientadas a dar a conocer los compromisos


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ticos (informativas).

b. Acciones formadoras, orientadas a profundizar en el sentido de loscompromisos ticos (pedaggicas).

c. Acciones movilizadoras, orientadas a convocar a los individuos para la aplicacin de loscompromisos ticos (de movilizacin).

Medios para la divulgacin del documento:

Medios de comunicacin internos: son medios masivos dentro de la Entidad que, por lo general,equivalen a los medios masivos que existen en la sociedad: emisoras internas, circuitos internos devideo, peridicos, revistas o publicaciones regulares.

Medios institucionales: son medios de carcter organizacional, que permiten formatosinstitucionales: lobbying, intranet, carteleras, afiches, circulares, boletines internos.

Medios no convencionales: materiales de escritorio, ubicacin de mensajes en espacios noconvencionales como baos, techos, pisos, escaleras, etc.; exposiciones y eventos artsticos,videoforos, etc.

Medios para la interlocucin: inducciones y reinducciones, reuniones, crculos de conversacin,eventos acadmicos como seminarios, talleres o conversatorios, etc. Eventos y campaas: Programas de desarrollo de personal, fiestas, carnavales, celebracionesespeciales, campaas promocionales que combinan algunos de los medios anteriores. Cada uno deestos medios permite la definicin de diferentes formatos. Un formato es un esquema o modelonarrativo que determina un lenguaje y que por lo general corresponde a un gnero determinado. Porejemplo: Los medios de comunicacin internos permiten diferentes formatos como el noticiero, elmagazn, las publicaciones por fascculos, la entrevista, el reportaje o la crnica y los desarrollostemticos por entregas. Los medios institucionales permiten formatos como el chat, la bibliotecavirtual, el peridico mural, las series temticas en afiches y los desarrollos temticos por entregas. Los medios no convencionales permiten formatos como las series temticas, los relatos secuenciales(desarrollos complementarios del mismo tema en diferentes espacios), las exposiciones de arteacompaadas y los foros teatrales o cinematogrficos. Los medios para la conversacin se definenpor sus diferentes formatos (mesas redondas, foros, reuniones, etc.). Los eventos y campaaspermiten formatos que van desde las celebraciones tradicionales (da de la madre o el padre, da delamor y la amistad, navidad), hasta campaas promocionales o publicitarias internas. 5. La seleccinde un medio y de los formatos que pueden desarrollarse tiene que ver en primer lugar con el tamaode la entidad, la cultura local y los recursos disponibles. En municipios pequeos, por ejemplo, esposible que los medios de comunicacin internos resulten demasiado costosos y a cambio sean ms


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eficaces y accesibles otros medios; por el contrario en entidades con plantas de personal muy grandeslos medios de comunicacin internos pueden ser ms eficaces para garantizar cobertura suficiente. Dela misma manera cada regin posee sus propias tradiciones y estas deben orientar el diseo deeventos y campaas. Los temas tambin determinan la seleccin de medios y formatos. Paraposicionar imaginarios, por ejemplo, las campaas son altamente eficaces si se las combina conmedios para la interlocucin y con eventos culturales. Si lo que se busca es distribuir informacin, stafluye con mayor facilidad en medios de comunicacin interna y medios institucionales. Si lo que sequiere es generar comprensiones y conocimiento, los medios para la interlocucin constituyen el canalms efectivo.

CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha y acto administrativo deaprobacin

Cambio Solicitante

1.0 Resolucin 3526 10 de Diciembre de2009 Documento nuevo Jorge Alberto Espinosa

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