INSTRUCTIVOPARALLENAR

MATRICES DE CARGA DE LA INFORMACIN

UNIDAD DE TEGNOLOGIAS DE LA INFORMACION AREA DE DESARROLLO DE SOFTWARE

Versin 1.0ndice

INTRODUCCION ............................................................................ Error! Marcador no definido.

GENERALIDADES ........................................................................................................................... 3

IMPORTANTE ................................................................................................................................... 3

MATRICES......................................................................................................................................... 5

ndice los de Datos de las Matrices

Tabla 1 Datos de la matriz EST01 ...................................................................................................... 6Tabla 2 Datos de la matriz CPE01 ...................................................................................................... 7Tabla 3 Datos de la matriz MAT01.................................................................................................... 8Tabla 4 Datos de la matriz LIB01 ....................................................................................................... 9Introduccin

El presente instructivo describe los aspectos a tomar en cuenta para la elaboracin de las diferentes matrices de carga de informacin solicitada por la Direccin de Evaluacin de Institutos del CEAACES a travs del Sistema GIIES.

Generalidades

A continuacin se listan los aspectos generales a tomar en cuenta para llenar las matrices:

Las plantillas se encuentran disponibles en el sistema GIIES en la opcin CARGA ARCHIVOS del men principal. Total: 4 La extensin del archivo admitido es csv CSV con codificacin UTF-8 Los campos deben estar separados con punto y coma (;) Formato de fechas: dd/MM/yyyy Separador de nmeros decimales: punto(.) y 2 decimales. En los campos de texto se permite letras, espacios y adicionalmente los caracteres especiales : . Sin saltos de lnea en la celda. No se admite registros sin datos. Los registros de cada tipo de archivo son nicos. No se admite duplicados. Que cumplan con lo detallado en las tablas de matrices.

Generar archivo CSV

En las plantillas al momento de guardar en un archivo Excel , seleccionarGUARDAR COMO

Imagen 1 Guardar como

En la el campo TIPO, buscar la opcin CSV delimitado por comas

Imagen 2 Tipo de formato CSV

Seleccionar la opcin GUARDAR Para verificar que el archivo se encuentra con el formato CSV. Buscar el archivo CSV hacer clic derecho sobre el archivo y seleccionar Abrir con

Imagen 3 Abrir con

Seleccionar la opcin de Bloc de notas

Imagen 4 Seleccionar Bloc de notas

El sistema muestra que la informacin se encuentra con formato (;)

Imagen 5 Formato CSV

Para guardar el archivo en caso de mantener problemas con , seleccionarGUARDAR COMO En el campo Codificacin seleccionar UTF-8, el nombre del documento debe estar con la extensin CSV

Imagen 6 Seleccionar codificacin

Seleccionar Guardar archivo

Importante

La informacin solicitada de estudiantes corresponde a la primera matricula de los aos ao 2009 para tecnlogos ,2010 para tcnicos y los estudiantes matriculados desde el 1 de Julio 2013 hasta 30 Junio 2014.

Asegrese que las matrices contengan toda la informacin conforme lo solicitado; tomar en cuenta que una vez que el archivo sea "PROCESADO", no podr realizar cargas del mismo tipo de archivo.

Cualquier ingreso o modificacin de datos, deber ser realizada desde las opciones de men correspondientes.

Matrices

NOMBRE: Estudiantes

TIPO ARCHIVO: EST01

CORTE DE INFORMACION: La informacin solicitada de estudiantes corresponde a la primera matricula de los aos 2009 para tecnlogos, 2010 para tcnicos y los estudiantes matriculados desde el 1 de Julio 2013 hasta 30 Junio 2014.

Es importante aclarar que debe ingresar solo un registro ya que se encuentra reportando los datos personales del estudiante

DESCRIPCION: Corresponde a datos personales de los estudiantes que constan en el instituto de acuerdo al corte de informacin.

Nota importante: Debe elaborar un slo archivo de todos los estudiantes de los aos indicados, debido a que el sistema permitir que se agregue una sola vez el archivo.

N

CAMPO

DESCRIPCION

OBLIGATORIO

DATOS

1

TIPO IDENTIFICACION

SI

CEDULA

PASAPORTE

2

IDENTIFICACIONNmero de documento de identificacin del estudiante.

SI

3NOMBRES

SI

4PRIMER APELLIDO

SI

5SEGUNDO APELLIDO

SI

6

FECHA NACIMIENTO

Fecha de nacimiento en formato: dd/MM/yyyy

NO

7

SEXO

SI

FEMENINO

MASCULINO

8

DISCAPACIDAD

SIAUDITIVA FISICA INTELECTUAL LENGUAJE PSICOLOGICA VISUAL SUSTITUTO NINGUNA

9

NUMERO CONADIS

NO

10

EMAIL PERSONAL

NO

11

ETNIA

SIINDIGENA BLANCO MESTIZO MULATOAFROECUATORIANO MONTUBIOOTRO NO_ESPECIFICADO

12

PAIS ORIGEN

NO

Ver Archivo:CEAACES-Listado de Paises

13

EMAIL INSTITUCIONAL

Tabla 1 Datos de la matriz EST01

NOMBRE: Asignacin de CarrerasTIPO ARCHIVO: CPE01

CORTE DE INFORMACION: La informacin solicitada de estudiantes corresponde a la primera matricula de los aos 2009 para tecnlogos, 2010 para tcnicos y los estudiantes matriculados desde el 1 de Julio 2013 hasta 30 Junio 2014.

PREREQUISITO: Haber cargado la matriz de estudiantes (EST01)

DESCRIPCION: Corresponde a las carreras en la que se encuentra asignado el estudiante de acuerdo al corte de informacin.

Nota importante: Debe elaborar un slo archivo de todos los estudiantes de los aos indicados, debido a que el sistema permitir que se agregue una sola vez el archivo.

N

CAMPO

DESCRIPCION

REQUERIDO

REFERENCIA

1

IDENTIFICACIONNmero de documento de identificacin del estudiante.

SI

2

CODIGO CARRERA

Cdigo de la carrera que est cursando el estudiante

SI

Corresponde al cdigo obtenido desde el aplicativo GIIES. (Carreras, Informacin Carrera)

3

FECHA INICIO PRIMER NIVEL

Fecha de inicio de primer nivel en el instituto. Si tiene fecha de convalidacin este campo no debe ser ingresado. Fecha en formato: dd/MM/yyyy

NO

4

FECHA CONVALIDACIONFecha de convalidacin en el instituto. Fecha en formato: dd/MM/yyyy

NO

5

FECHA GRADUACIONFecha de graduacin en formato:dd/MM/yyyy

NO

6NUMERO REGISTRO SENESCYT

NO

Tabla 2 Datos de la matriz CPE01

NOMBRE: Matrculas

TIPO ARCHIVO: MAT01

CORTE DE INFORMACION: La informacin solicitada de estudiantes corresponde a la primera matricula de los aos ao 2009 para tecnlogos, 2010 para tcnicos y los estudiantes matriculados desde el 1 de Julio 2013 hasta 30 Junio 2014.PREREQUISITO: Haber cargado la matriz de asignacin de estudiantes (CPE01), seleccionar el periodo

DESCRIPCION: Corresponde a las matrculas de los estudiantes que estn dentro del corte de informacin y agrupados por periodo acadmico.

Nota importante: Debe generar 1 archivo por cada periodo de matrcula, en este caso el sistema un archivo por cada periodo acadmico.

NCAMPODESCRIPCIONREQUERIDOREFERENCIADATOS

1

IDENTIFICACIONNmero de documento de identificacin del estudiante.

SI

2

CODIGO CARRERA

Cdigo de la carrera que est cursando el estudiante

SICorresponde al cdigo obtenido desde el aplicativo GIIES. (Carreras, Informacin Carrera)

3CODIGO MATRICULA

SI

4NUMERO CREDITOS APROBADOSAdmite nmeros enteros positivos y decimales.

SI

5

SECCION

SI

MATUTINA VESPERTINA NOCTURNA TODOSTabla 3 Datos de la matriz MAT01

NOMBRE: Libros

TIPO ARCHIVO: LIB01

CORTE DE INFORMACION: Total

DESCRIPCION: Corresponde a la totalidad de libros que la institucin posee.

N

CAMPO

DESCRIPCION

REQUERIDO

REFERENCIA

DATOS

1

CODIGOCdigo nico del libro

SI

2

TIPO

SI

LIBRO

PUBLICACION_PERIODICA

3TITULOTitulo del libroSI

4NOMBRE BIBLIOTECA

NO

5

TIPO MEDIO SOPORTE

SI

LIBRO_IMPRESO REVISTA_IMPRESA REVISTA_ELECTRONICA AUDIOVIDEO

6NUMERO EJEMPLARESAdmite nmeros enteros positivos

NO

7

CODIGO UBICACION FISICA

SICorresponde al cdigo obtenido desde el aplicativo GIIES

(Men Instituto, Matriz/Extensin, Ubicacin Fsica)

Tabla 4 Datos de la matriz LIB01