INSTRUCTIVO CAMBIOS SISTEMAS INFORMATICOS
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NORMATIVAINTERNA
DESARROI.LOCORPORAllVO
INSTRUCTIVO
REVISION
INSTRUCTIVO PARA LA DEFINICiÓN Y SOLICITUD DECAMBIOS EN SISTEMAS INFORMÁTICOS
FECHA
CODIGO: GPD- l. 06
HOJA
RESOLUCiÓN N° 3 4 2Othón Zevallos Moreno
GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANADE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO
CONSIDERANDO:
N.- 01
2011-10-17
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Que, en el Suplemento del Registro Oficial W 48, de 16 de octubre de 2009, fue expedida la Ley Orgánicade Empresas Públicas, cuyas disposiciones regulan la constitución, organización, funcionamiento,fusión, escisión y liquidación de las empresas públicas que no pertenezcan al sector financiero y queactúen en el ámbito internacional, nacional, regional, provincial o local, y establecen los mecanismosde control, económico, administrativo, financiero y de gestión que se ejercerán sobre ellas de acuerdoa lo dispuesto por la Constitución de la República del Ecuador;
Que, el 16 de abril de 2010, el Concejo Metropolitano de Quito, aprobó la Ordenanza Metropolitana No.0309, publicada en el Registro Oficial No. 186, de 5 de mayo de 2010, a través de la cual se crean lasempresas públicas metropolitanas, entre ellas, la "Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable ySaneamiento"; y,
Que, el artículo 3, numerales 3 y 6, de la Ley Orgánica de Empresas Públicas, dispone que éstasse rigen, entre otros, por los principios de eficiencia, rentabilidad, preservación y control dela propiedad estatal y empresarial pública.
En ejercicio de las atribuciones conferidas por los artículos 11, numeral 8, de la Ley Orgánica deEmpresas Públicas; 16 inciso segundo y 20 literales b) y 1), de la Ordenanza Metropolitana N° 301,sancionada el 4 de septiembre de 2009; y, 12, literal h, del Reglamento Orgánico Funcional de laEmpresa
R E S U E L V E:
Expedir el siguiente Instructivo para la "DEFINICiÓN Y SOLICITUD DE CAMBIOS EN SISTEMASINFORMÁTICOS"
Cargo:
ELABORADO
JEFE DE TECNOLOGíAINFORMÁTICA
REVISADO
Cargo: GERENTE DE PLANIFICACiÓN YDESARROLLO
APROBADO
Cargo: G~RENTE GENERAL
Nombre: Ing. Leonardo Vivar Nombre: Ing. Fernando Peñaherrera Navas Nombre: Ing. Othón Zevallos Moreno
Flnn~Firma:
FECHA:
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NORMATIVA REVISION N.- 01INTERNAINSTRUCTIVO PARA LA DEFINICiÓN Y SOLICITUD DE
DESARROU.O CAMBIOS EN SISTEMAS INFORMÁTICOSFECHA 2011-10-17CORPORATIVO
CODIGO: GPD- 1.06INSTRUCTIVO
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Artículo 1.- OBJETO:
Este instructivo establece el procedimiento para realizar los cambios a los sistemasinformáticos de la Empresa mediante un proceso metódico que asegure su eficacia yprevenga riesgos e impactos negativos.
Artículo 2.- ALCANCE:
Se aplica a los cambios que se soliciten a los sistemas desarrollados y administradospor el Departamento de Tecnología Informática, de la Gerencia de Planificación yDesarrollo.
Artículo 3.- LEYES Y NORMATIVA
Legislación específica aplicada a cada uno de los procesos:• Plan Estratégico Informático• Norma GTAG-8. (Guía de auditoría de tecnología global)
Artículo 4.- DEFINICIONES:
Nombre Descripción !i!
Proceso Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada enelementos de salida, tienen un propósito específico, tienen controles y consumenrecursos.
Sub - Proceso Son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede resultar útil paraaislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientosdentro de un mismo proceso.
Procedimiento Forma específica de llevar a cabo una actividad. Los procedimientos formalizan lasresponsabilidades internas de un proceso.
Actividad Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en una instrucción de trabajo parafacilitar su gestión. La secuencia ordenada de actividades da como resultado unsubproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o función.
Instrucciones de Conjunto de todos los documentos de diferente formato que establecen la maneratrabajo como debe ejecutarse una actividad o tarea.
Modelo deModelar un proceso, es plasmar una representación gráfica (diagrama de proceso),procesos ode las áreas involucradas, identificar los subprocesos, las interrelaciones existentesFlujogramaentre distintas actividades, analizar cada actividad y definir los puntos de contactocon otros procesos a través de sus salidas.
FuncionalidadConjunto de características o atributos que se obtienen a través del proceso.
Evaluar riesgosEs la identificación y cuantificación de los riesgos y sus medidas control a los cualesse exponen las actividades de los procesos. Aplica a las actividades actuales ya loscambios que se han propuesto.
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INSTRUCTIVO PARA LA DEFINICiÓN Y SOLICITUD DECAMBIOS EN SISTEMAS INFORMÁTICOS
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Descripción
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Impactos delcambio
ProcesosAutomatizados
Reglas denegocio
Normativa legal
Es analizar los escenarios posibles que pueden producir un cambio o procesonuevo, con relación a otros procesos, actividades, en el ámbito legal, atención,reclamos, carga de trabajo, infraestructura entre otros.
Es implementar la realización de las actividades o tareas de los procesos con eldesarrollo de software y herramientas de aplicación
Son las políticas y reglas aplicadas a las actividades y/o tareas de los procesostales, como: criterios, legislación, excepciones, aplicaciones metodológicas, etc.
Marco jurídico aplicado a la operatividad de la Empresa
Artículo 5.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:
El presente instructivo es elaborado por el Jefe de Tecnología Informática, revisado porel Gerente de Planificación y Desarrollo; y, aprobado por el Gerente General.
El seguimiento de su aplicación les corresponde a las Jefaturas de los Departamentos deTecnología Informática y Gestión de Procesos y Calidad; y, la aplicación en sí, esresponsabilidad de la Unidad de Sistemas y Aplicaciones.
Art. 6.- NORMAS ESPECíFICAS:
1. Todo requerimiento de cambio en el diseño de procesos para la modificación eimplementación de aplicaciones o nuevos desarrollos, debe cumplir con los requisitosestablecidos en el presente instructivo.
2. Las solicitudes de cambio en el proceso establecido, deben estar acompañadas dela aprobación del Gerente de Área y ser remitidas mediante memorando al Gerentede Planificación y Desarrollo, quien autorizará su ejecución.
3. El área solicitante, deberá realizar una propuesta de rediseño del proceso con elapoyo del Departamento de Gestión de Procesos y Calidad, aplicando criterios defuncionabilidad, para lo cual el documento del cambio deberá venir firmado enconjunto con el personal del Departamento de Gestión del Procesos y Calidad.
4. El área requirente deberá efectuar un análisis de la normativa legal, políticas, reglasde negocio, impacto y riesgos, mediante el uso de escenarios e implicacionesposibles sobre la aplicación e implementación de los cambios solicitados. st
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5. El Jefe de Sistemas y Aplicaciones implementará un sistema de calendarización de laejecución de solicitudes, de acuerdo a las prioridades del ámbito de operación ypresupuesto de la Empresa
6. Es deber y responsabilidad del personal involucrado, cumplir con las disposiciones deeste instructivo con respecto a la autorización, manejo, registro, control, desarrollo eimplementación del cambio a los procesos establecidos
Artículo 7.- EJECUCiÓN:
La descripción de las actividades del instructivo para la definición y solicitud de cambios {]-en sistemas informáticos se detalla en la siguiente página.
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DEFINICiÓN Y SOLICITUD DE CAMBIOS EN SISTEMAS INFORMÁTICOSNOMBRE DEL PROCESO-SUBPROCESO:OBJETIVO:ALCANCE:
A: SEPTIEMBRE /2011
FLUJO RESPONSABLE DESCRIPCiÓN DOCUMENTO IREGISTRO
Flujograma derediseño
Formato de solicitudcon flujograma de
rediseño
Flujograma derediseño con fichasde caracterización
Formato de solicitudcon soportes
Solicitud de cambio aprocesos establecidosFormato de solicitud
Definir reglas de negocioy aplicación en relacióncon la normativa legalvigente y reglamentosintemos de aplicación
La Gerencia,Departamento o Unidaddebe definir el marcoreferencial de cambio alos procesos en formato
establecido
Verificar la afectación ointegración que seproducira con otrosprocesos en el area
sollcitante
Modelación del proceso decambio propuesto, incluyendo
instrucciones de tareas,información de sistemas ycontroles establecidos con lacoordinación del Opto. de
Gestión de Proceso y Calidad
Definir las principalescaracterísticas para que elrediseño cumpla con las
funciones establecidas con elapoyo de la Unidad deSistemas y Aplicaciones
Gerencias,Departamentos y
Unidades Solicitantes
Gerencias,Departamentos,
Unidades solicitantes
Gerencias,Departamentos,
Unidades solicitantes
Gerencias,Departamentos,
Unidades solicitantes
Gerencias,Departamentos,
Unidades solicitantes
3
4
2
5
6
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7EVALUAR RIESGOS EIMPACTOS DE CAMBIO
Gerencias,Departamentos,
Unidades solicitantes
Evaluar el impacto y riegosque puede producirse al
aplicar el modelo,afectación e interrelación
con otros procesos
Formato de solicitudcon soportes
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9
Gerencia de área
Gerencia dePlanificación yDesarroUo-
Departamento deTecnología deInformación
Aprobar el rediseñodel proceso solicitado
Evaluar viabilidad yadecuación del cambio
solicitado
Formato aprobadocon Memorando de
solicitud
Formato aprobadocon Memorando de
aceptación
Formato aprobadocon Memorando de
aceptación
Aprobar cambio aprocedimiento establecido deacuerdo a estudio previo
En caso de ser> 45 días paraimplementación necesitaráaprobación del Comité deTecnología lnformatica
Comité de TecnologíaInformática
Gerencia de Planificacióny Desarrollo -
Departamento deTecnología de Información
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DEFINICiÓN Y SOLICITUD DE CAMBIOS EN SISTEMAS INFORMÁTICOS
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RESPONSABLE DeSCRIPCIÓN DOCUMENTO IREGISTRO
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8.- ANEXOS:
Formulario para definición y solicitud de cambios en sistemas informáticos.
329
ANEXO
1. Propósito del cambio
2. Cambios al flujograma de tareas
si Adjuntar cambios al flujograma
no Pasar a la siguiente etapa
3. Reglas de negocio
Tarea Reglas y Políticas Legislación
3.1 Integración
Tareas Áreas involucradas Interrelación de procesos
FORMULARIO PARA DEFINICIÓN DE CAMBIOS EN SISTEMAS
INFORMÁTICOS
Nombre del Proceso:
Nombre del subproceso: Fecha de presentación: dd/mm/aaaa
Responsable del proceso: Fecha última revisión:
Prioridad:
Ninguna Propuesta:
En curso
4. Funcionalidades requeridas
5. Evaluación de riesgos e Impactos Efectos directos del cambio Efectos secundarios Implicaciones
6. Análisis de la situación actual Frecuencia:
N° transacciones /día:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha aprobación de cambio: