INSTRUCCIONES SOBRE LA JUSTIFICACIÓN TELEMÁTICA ......Certificado Electrónico reconocido por...

Sub. Gral. de Gestión Económica y Administrativa de la Ciencia y la Innovación versión abril[2] 2018

CONVENIOS COFINANCIADOS CON FONDOS FEDER A TRAVÉS DE LA SECRETARÍA GENERAL DE CIENCIA E INNOVACIÓN PROGRAMA OPERATIVO PLURIRREGIONAL DE ESPAÑA (POPE) PERIODO 2014-2020

Compra Pública Innovadora (CPI)

Infraestructuras Científicas y Técnicas

Singulares (ICTS)

Grandes Infraestructuras Científicas y

Tecnológicas Internacionales (ESFRI)

INSTRUCCIONES SOBRE LA JUSTIFICACIÓN TELEMÁTICA A TRAVÉS DE JUSTIWEB

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ÍNDICE

1 ACCESO A LA APLICACIÓN DE JUSTIWEB ............................................................................................... 2

2 SUBIDA DE DOCUMENTACIÓN .............................................................................................................. 4

3 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: CONTRATOS ............................................................................................. 5

4 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: FACTURAS ................................................................................................ 7

5 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: GASTOS DE PERSONAL ............................................................................ 8

6 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: OTROS JUSTIFICANTES ............................................................................. 9

7 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: REINTEGROS DE ESTADO ....................................................................... 10

8 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ............................................................ 11

9 DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS DEL GASTO ....................................................................................... 11

10 DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS DEL PAGO ......................................................................................... 12

11 CIERRE DE LA JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................... 15

12 DUDAS E INCIDENCIAS SOBRE LA JUSTIFICACIÓN .............................................................................. 16

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1 ACCESO A LA APLICACIÓN DE JUSTIWEB

El objetivo de estas instrucciones es de servir de breve guía a los beneficiarios de convenios cofinanciados con el Fondo FEDER del Programa Operativo Plurirregional de España 2014-2020 (resultado de la fusión de los precedentes Programas Operativos de Crecimiento Sostenible y de Crecimiento Inteligente) a través de la Secretaría General de Ciencia e Innovación (SGCI), en la justificación telemática de estos convenios a través de la aplicación JUSTIWEB. A través de esta aplicación se pueden requerir justificaciones científicas, económicas, o ambas a la vez.

Para acceder a dicha aplicación siga el siguiente enlace: https://sede.micinn.gob.es/justificaciones/

Se abrirá la siguiente pantalla:

En el caso que nos atañe, únicamente el perfil del representante legal podrá entrar al correspondiente expediente en JUSTIWEB asociado a su convenio, bien mediante usuario y contraseña o mediante un Certificado Electrónico reconocido por @firma (FNMT, DNI-e y otros). En el caso de acceder mediante certificado electrónico se deberá acceder mediante el botón de Cl@ve, y en la siguiente página web acceder a través de DNIe o certificado electrónico (se le requerirá la clave asociada):

https://sede.micinn.gob.es/justificaciones/

3

Una vez hecho esto estará dentro de la sede electrónica del ministerio. Para acceder al expediente asociado a su convenio (previamente notificado al representante legal), acceda a “Búsqueda de ayudas” del panel izquierdo:

En el campo “Referencia”, indique exactamente la referencia de su convenio y después acceda mediante “Enviar”. También se puede optar por hacer una búsqueda genérica dentro de la línea, para ello indique la línea seguida del símbolo %, por ejemplo, CPI%, ESFRI%, ICTS%; de esta forma, aparecerán todas las referencias de expedientes que empiecen por CPI, ESFRI, e ICTS, respectivamente:

Aparecerá el expediente, para acceder pinchar en el botón correspondiente:

Una vez dentro del expediente, se procede a la justificación del mismo.

XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION

XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION Convenio FEDER

4

2 SUBIDA DE DOCUMENTACIÓN

La apertura de una ventana de justificación en el expediente requerirá la aportación de documentación, que

en el caso de que sea tanto científica como económica, requerirá al menos el informe de seguimiento

científico y la solicitud de pago del beneficiario.

Para añadir la documentación acceda al apartado de “Documentos y preguntas”:

Para adjuntar el documento de informe de seguimiento, acceda mediante el icono . Aparecerá una

ventana en la que podrá seleccionar la ruta donde esté guardado el informe de seguimiento mediante el

botón “Examinar”. Téngase en cuenta que solo se podrán adjuntar ficheros con la extensión .pdf y con un

tamaño igual o menor a 4 Mb. Una vez adjuntado el fichero “Guardar”:


ENTIDAD 1

ENTIDAD 1

CONVENIO FEDER

XXXX

XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER

X1234567Y

X1234567Y

ENTIDAD 1

ENTIDAD 1


ENTIDAD 1 X1234567Y

1

2

5

Se realiza la misma acción para el resto de la documentación requerida. Una vez que se han adjuntado todos

los ficheros, pueden realizarse dos acciones, consulta del fichero o borrado , mediante el icono

correspondiente.

Debe tenerse en cuenta que en el caso de justificación conjunta, ambos documentos, informe de

seguimiento y solicitud de pago del beneficiario son obligatorios, y no podrá cerrarse la ventana de

justificación hasta que hayan sido adjuntados.

Se puede consultar un resumen de los documentos adjuntados en el apartado correspondiente:

NOTA IMPORTANTE: En el apartado de la página web dedicado los Fondos de la Unión Europea de la

Secretaría de Estado de Investigación, Desarrollo e Innovación se podrá descargar un modelo de informe de

seguimiento y solicitud de pago del beneficiario dentro de cada línea de actuación. Para acceder a dicha

página siga el siguiente enlace:

http://www.idi.mineco.gob.es/

Una vez en la página acceda al apartado de Fondos de la Unión Europea y seleccione la pestaña Fondos

FEDER y, dentro del Organismo con senda financiera SGCI, acceda a las actuaciones cofinanciadas; en las

secciones de “Justificación técnica” y “Justificación económica” podrá descargarse los modelos

anteriormente mencionados.

3 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: CONTRATOS

En el caso de que el expediente tenga facturas asociadas a contratos, necesariamente se deberá subir la

documentación relativa al expediente completo de cada contrato, y esto se recomienda hacer antes de


X1234567Y

X1234567Y

ENTIDAD 1

ENTIDAD 1

Informe_de_seguimiento.pdf

Solicitud_de_pago.pdf




http://www.idi.mineco.gob.es/

6

adjuntar las facturas que conforman cada contrato. Para dar de alta dichos contratos se deberá acceder al

apartado de gastos; se accederá directamente al “Resumen económico”. Si es la primera vez que se accede

aparecerá el siguiente mensaje: “La búsqueda no produjo resultados”. Acceder a “Contratos”:

Se añade la información requerida en los campos (aquellos con asterisco * son obligatorios) y se guarda el

contrato mediante el botón “Guardar”.

Una vez guardado el contrato se puede proceder a adjuntar los documentos relacionados, hasta un total de

seis, tres de los cuales son obligatorios: check list del contrato, doc contrato 1 e índice doc contrato.

El check list del contrato es una documentación que se requiere en la aplicación de Fondos 2020 para cada

contrato. En la sección de “Justificación económica” de la página web de cada línea de actuación se puede

descargar el formulario en pdf del check list. La documentación relativa al contrato (resolución de

aprobación de gasto, PCAP, PPT, anuncio licitación, anuncio adjudicación, resolución de adjudicación, etc.) se

deberá subir en formato pdf necesariamente en el apartado de documentación “doc. Contrato 1” y, en el

caso de que la documentación ocupe más espacio (superior a 4 Mb), se puede repartir hasta en cuatro


ENTIDAD 1

7

archivos pdf (doc. Contrato 2, doc. Contrato 3 y doc. Contrato 4) con un tamaño igual o menor cada uno a

4Mb. Por último, con el fin de que la SGCI tenga una relación de la documentación que se ha subido y en qué

archivo se encuentra (doc. Contrato 1, doc. Contrato 2, doc. Contrato 3 o doc. Contrato 4), se deberá incluir

un índice de la documentación en formato pdf, que se subirá en el apartado “índice doc. Contrato”. Una vez

terminado el proceso de subida de documentación guardar.

Los contratos añadidos se pueden editar o eliminar, mediante los botones correspondientes:

NOTA IMPORTANTE: El beneficiario podrá guardar contratos, facturas, gastos de personal, etc. y su

documentación asociada a lo largo de todo el periodo de ejecución del convenio, sin necesidad de que se

abra una ventanilla de justificación; pero únicamente se podrá asociar a una ventana de justificación los

gastos y documentos guardados cuando el representante legal cierre mediante firma electrónica una

ventana de justificación abierta por el ministerio. La apertura de dicha ventana de justificación será

notificada a través de Facilit@.

4 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: FACTURAS

Para añadir facturas acceder mediante el enlace correspondiente del apartado de gastos:

X12345678

XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDEER

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Téngase en cuenta que si la factura está asociada a un contrato previamente dado de alta, se deberá poner

en la casilla “Nº contrato asociado” el nombre exacto del contrato tal como se dio de alta previamente. Una

vez introducidos todos los datos de la factura se procede a guardarla. Seguidamente, se procede a subir la

documentación justificativa del gasto y pago en formato pdf y con un tamaño igual o menor a 1 Mb.

Para adjuntar la documentación, acceda mediante el icono . Una vez que se han adjuntado los justificantes

de gasto y pago, se pueden consultar , o borrar , mediante el icono correspondiente.

5 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: GASTOS DE PERSONAL

Para añadir gastos de personal acceda al enlace correspondiente del apartado de gastos:

Se procede primero a dar de alta al personal para el cual se quiere introducir gastos:

Una vez hecho esto, seleccionar la persona para la que se quiere añadir gastos:


X12345678Y

Y12345678X



CONVENIO FEDEER

CONVENIO FEDEER

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Al igual que con las facturas, se rellena la información relativa al trabajador y sus gastos y se guarda. Una vez

hecho esto, se procede a subir los justificantes de gasto y pago:

6 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: OTROS JUSTIFICANTES

Para añadir otros justificantes acceder al enlace correspondiente del apartado de gastos.

Se rellena la información requerida y se guarda. Una vez hecho, esto se procede a subir los justificantes de

gasto y pago.

X12345678Y



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7 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: REINTEGROS DE ESTADO

En el caso de que el beneficiario detecte que no va a poder gastar todo el fondo FEDER, puede realizar un

reintegro voluntario por el importe no ejecutado. Para añadir un reintegro voluntario en JUSTIWEB acceder

al enlace correspondiente del apartado de gastos y añadir el reintegro:

Se procede a rellanar la información requerida y se guarda.

NOTA IMPORTANTE: Para realizar un reintegro voluntario el beneficiario deberá solicitarlo previamente a la

Subdirección General de Gestión Económica y Administrativa de la Ciencia y la Innovación (SGGEACI)

mediante el formulario de reintegros voluntarios. Este formulario, que puede descargarse en la sección de

“Justificación económica” de cada línea de actuación, deberá ser cumplimentado indicando los datos de la

ayuda y el importe que se quiere reintegrar de los fondos FEDER, y una vez hecho esto se subirá a su

expediente en Facilit@.

La intervención delegada del Ministerio de Economía, Industria y Competitividad procederá entonces a

emitir los modelos 069, los cuales serán enviados por la SGGEACI al beneficiario para que proceda a realizar

el reintegro voluntario en la delegación de hacienda correspondiente. Una vez realizado el pago por el

beneficiario, se deberá escanear el justificante en pdf y subirse a su expediente en Facilit@.



CONVENIO FEDER

CONVENIO FEDER

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8 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN

En cualquier momento se puede comprobar los documentos adjuntados en el enlace de gestión de

documentación del apartado de gastos:

9 DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS DEL GASTO

Generalmente, la justificación documental del gasto se realiza mediante facturas pagadas, que deberán

reunir los requisitos establecidos el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el

Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Si la acreditación de los gastos se efectúa mediante facturas electrónicas, emitidas de acuerdo con lo

previsto en la norma antes indicada, se presentará el documento PDF obtenido mediante el visor de estas

facturas. En cualquier caso no se aceptarán facturas proforma.

Gastos de personal

En el caso de que el gasto coincida con el pago del salario bruto o de un complemento salarial, se presentará

el contrato y la nómina. El total devengado es el importe que debe haber sido cargado en la aplicación web.

En el caso de que el gasto coincida con el pago de la cuota patronal, se deberá presentar el contrato y el TC2

correspondiente al periodo seleccionado. Deberá identificarse mediante subrayado al trabajador en el TC2

de forma que pueda ser fácilmente localizable.

Viajes y dietas

Los gastos de alojamiento se justificarán mediante la comisión de servicio debidamente autorizada y la

factura. Los gastos de transporte se justificarán mediante la comisión de servicio debidamente autorizada y

la factura o billete/tarjeta de embarque. El pago de transportes públicos (metro, autobús o taxi) o gastos de

X12345678Y

Q1234567A

Q1234567H

Q1234567D


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aparcamiento de vehículos se justificarán mediante comisión de servicios y tickets, donde debe figurar la

fecha y hora de emisión. En el caso de imputar gastos de kilometraje por haber utilizado el vehículo

particular se justificará mediante comisión de servicio debidamente autorizada y la liquidación de la

comisión. Los gastos de dietas se justificarán mediante comisión de servicio debidamente autorizada y la

liquidación de la comisión.

10 DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS DEL PAGO

Los justificantes de pago que acrediten que las facturas o documentos equivalentes están pagados deberán

reflejar la fecha efectiva de salida de los fondos y permitir identificar al beneficiario de la ayuda como

pagador, al tercero que percibe las cantidades pagadas (proveedor, seguridad social, etc.), la fecha de pago o

salida efectiva de los fondos del organismo (debiendo coincidir ésta con la fecha introducida en la aplicación

de justificación) y el importe a justificar, debiendo coincidir con el imputado para el documento de gasto en

la aplicación.

Entre los justificantes de pago más habituales están:

Pago por transferencia bancaria

Deben figurar, al menos, como ordenante del pago el beneficiario de la ayuda, como destinatario el

perceptor del pago, el importe que se paga y el concepto, debiendo quedar reflejado con claridad el gasto.

Pago por transferencia bancaria + detalle de remesa

Si el justificante de pago agrupa varias facturas/nóminas, deberá estar acompañado de una relación de las

mismas que permita identificar el importe individual que se quiere justificar y el global de la remesa que se

corresponde con el importe del cargo en la cuenta de la entidad (que justifica la efectiva salida de fondos). El

gasto debe marcarse por el beneficiario para su mejor identificación. En las remesa de transferencias se

ENTIDAD EMPRESARIAL S.A. 123400000X1234001Y 0000 00 000000000

LKJFLAJSDLASKDJFLKLKSDFLSJDKLFJKLS 0123456789

1234567890

ENTIDAD EMPRESARIAL S.A.

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incluirá la primera página, la página donde figure el gasto o gastos seleccionados y la última página en la que

figure el importe total de la transferencia, que ha de coincidir con el justificante de pago por transferencia

bancaria.

Cuando una factura sea pagada en más de una transferencia bancaria, se recomienda reflejar claramente en

cada justificante de transferencia que se haga para un mismo documento de gasto, que se trata de un pago

parcial mediante indicación (ej.: primer, segundo pago, adelanto/atraso, etc.).

Certificaciones de la entidad bancaria

Deben contener el titular y el número de la cuenta, el ordenante de la transferencia (organismo

beneficiario), el perceptor del pago, el concepto, el importe y la fecha del pago, así como el firmante de

dicho certificado y a la entidad que lo expide.

Extractos de cuenta del movimiento

En caso de que el organismo utilice la banca electrónica, será válida la consulta realizada, en la que aparezca

la fecha del cargo y los datos correspondientes a la factura, dirección URL, etc., siempre que cumpla los

requisitos exigidos para su aceptación en el ámbito tributario.

Cheque o talón

Se aportará copia del cheque emitido a nombre del proveedor que emite la factura o documento

equivalente y el extracto de la cuenta donde figure el cargo del cheque que justifique la salida efectiva de

fondos (la fecha del citado cargo en cuenta del talón es la fecha de pago que se indica en la aplicación de

justificación), o bien certificado de la entidad bancaria en la que conste el número del cheque, su importe,

identificación de quién lo cobra y fecha del cobro, e identificación del número de la cuenta en la que se haya

cargado el cheque y del titular de la misma (que debe coincidir con la entidad beneficiaria).

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Pagos en divisa extranjera

Junto con el justificante de pago se deberá aportar el tipo de cambio aplicable en la fecha de pago.

TC1

Deberá ir sellado o con validación mecánica, sino se adjuntará el TC1 más el recibo o certificado emitido por

la entidad bancaria.

Ejemplo de TC1 junto con recibo bancario

Ejemplo de TC1 junto con certificado emitido por el banco

Ejemplo de TC1 validado mecánicamente

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Pagos en efectivo

Se justificará mediante la presentación del documento acreditativo del recibo del proveedor, debidamente

firmado con identificación del sujeto deudor que efectúa el pago. Junto a este documento se acompañará

ineludiblemente copia del asiento contable de la cuenta de caja del citado pago.

11 CIERRE DE LA JUSTIFICACIÓN

Para cerrar una justificación que se ha abierto por el Ministerio en JUSTIWEB y poder así enviar los gastos

imputados en el periodo establecido, acceder al apartado “Cerrar justificación”. Aparecerá la información de

la justificación a cerrar, el plazo en el que la ventanilla estará activa, el tipo de justificación (si es económica,

científica o ambas) y una breve descripción de la ventana de justificación.

Para proceder al cierre de la justificación acceder mediante el botón correspondiente:

En esta etapa puede descargarse un borrador que mostrará cómo queda la justificación enviada al

ministerio, mediante el botón “Borrador”.

En el caso de que el lugar físico donde se encuentre custodiada la documentación justificativa sea distinto al

detallado, asegúrese de indicar el correcto. Este dato es importante a la hora de realizar la verificación sobre

el terreno de las ayudas FEDER. Proceda al cambio mediante el botón “Guardar lugar físico de los

justificantes”. A continuación, proceda al cierre mediante el botón “Cerrar con Registro electrónico”.





Entidad 1

Secretaría General

Avda. Innovación, 1, CP LOCALIDAD


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En la siguiente pantalla puede descargarse el informe definitivo mediante el botón “Ver informe”.

Por último, proceda a firmar electrónicamente la justificación mediante el enlace “registro telemático”.

Desde este momento se deberá tener el certificado electrónico como representante legal.

A partir de aquí siga las instrucciones que aparecen en la ventana abierta.

12 DUDAS E INCIDENCIAS SOBRE LA JUSTIFICACIÓN

Para resolver cualquier duda sobre la justificación económica remitir la consulta al correo electrónico:

[email protected]

Para resolver cualquier duda sobre la justificación científica de la línea ICTS/ESFRI remitir la consulta al

correo electrónico:

[email protected]



mailto:[email protected]


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Para resolver cualquier duda sobre la justificación científica de la línea CPI remitir la consulta al correo

electrónico:

[email protected]

En el caso de tener cualquier incidencia con la aplicación telemática de JUSTIWEB, remitir la consulta al

correo electrónico:

[email protected]



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