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Instrucciones para cumplimentar el formulario electrónico para KA347: Diálogo entre jóvenes y responsables de la elaboración de políticas Actualizado el 17/03/2017

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KA347: Diálogo entre jóvenes y responsables de la elaboración de políticas

Actualizado el 17/03/2017

Instrucciones para cumplimentar el formulario electrónico

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Índice

Introducción...................................................................................................................................... 4

Requisitos técnicos y configuración necesarios para utilizar el formulario electrónico de solicitud ............................................................................................................... 4

Acceso a la solicitud ..................................................................................................................... 4

Conceptos básicos sobre la funcionalidad del formulario ....................................... 6

Pantalla de inicio ............................................................................................................................ 8

Pestaña "Convocatorias abiertas" .................................................................................... 8

Pestaña "Mis solicitudes" ...................................................................................................... 9

Cómo rellenar un formulario electrónico de solicitud .............................................. 10

Fundamentos básicos............................................................................................................ 10

Comprobaciones previas ..................................................................................................... 10

Parte 1: Pestaña "Contexto" ............................................................................................. 11

Selección de la agencia nacional ................................................................................ 12

Parte 2: Organizaciones participantes ........................................................................ 14

Usar su código PIC en un formulario electrónico .............................................. 14

Actualizar los datos de la organización .................................................................. 16

PIC duplicados de las organizaciones participantes ........................................ 17

Añadir una organización socia ..................................................................................... 17

Parte 3: Descripción del proyecto .................................................................................. 18

Parte 4: Perfil de los participantes ................................................................................ 19

Parte 5: Preparación .............................................................................................................. 19

Parte 6: Actividades............................................................................................................... 19

Detalles de las actividades ............................................................................................ 19

Flujos ......................................................................................................................................... 20

Días de viaje .......................................................................................................................... 23

Duración del flujo no válida para un tipo de actividad dado ...................... 23

Presupuesto ........................................................................................................................... 23

Viaje ........................................................................................................................................... 24

Apoyo organizativo ............................................................................................................ 24

Costes excepcionales ........................................................................................................ 26

Parte 7: Actividades posteriores ..................................................................................... 26

Parte 8: Presupuesto ............................................................................................................. 27

Parte 9: Resumen del proyecto ....................................................................................... 27

Parte 10: Anexos ..................................................................................................................... 28

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Anexar una declaración responsable ....................................................................... 28

Anexar un calendario de actividades ....................................................................... 28

Instrucciones técnicas para los anexos .................................................................. 30

Parte 11: Lista de comprobación ................................................................................... 32

Enviar una solicitud .................................................................................................................... 33

Historial de envíos .................................................................................................................. 33

Enviar una solicitud más de una vez ............................................................................ 34

Envío tardío de la solicitud ................................................................................................. 34

Compartir una solicitud ............................................................................................................ 34

Imprimir PDF .................................................................................................................................. 36

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Introducción Este documento describe el manejo de los formularios electrónicos de solicitud (en lo sucesivo las solicitudes) para las acciones del programa Erasmus+ gestionadas por las agencias nacionales en los países del programa https://webgate.ec.europa.eu/web-eforms. Por razones de simplicidad, en esta guía se las denominará "acciones descentralizadas". Tenga en cuenta que: La calidad de su solicitud se evaluará comparándola con los criterios de concesión especificados en la Guía del programa. Puede encontrar más información en http://erasmusplus.injuve.es/materiales/guias.html?categoryfolder=/modules/downloads/guiasyformularios/G.F.4.Guias/ Asegúrese de facilitar toda la información necesaria en su solicitud. Esto permite a los expertos evaluar todos los criterios de concesión. Si desea obtener más información sobre el modo en que los expertos utilizarán los criterios de concesión para evaluar, consulte los demás documentos de referencia disponibles en el sitio web: http://erasmusplus.injuve.es/opencms/export/download/documentacion/Guiaexpertosevaluacionjuventud.pdf

Requisitos técnicos y configuración necesarios para utilizar el formulario electrónico de solicitud Los formularios electrónicos de solicitud se basan en los últimos estándares de la plataforma web. Los formularios son compatibles con todos los navegadores modernos. Los formularios se han probado con éxito en los siguientes navegadores:

Internet Explorer 11.0

Firefox 45.7

Chrome 56.0 Los formularios electrónicos de solicitud son formularios en línea y para su funcionamiento necesitan, por tanto, una conexión rápida a internet. No es posible trabajar con los formularios sin conexión. Se necesitarán una impresora y un escáner para completar la presentación del formulario virtual de solicitud. Será necesario adicionalmente un programa de lectura de PDF (preferiblemente Adobe Reader) para imprimir, firmar y escanear la declaración responsable.

Acceso a la solicitud

Importante: Si usted es un usuario nuevo debe crear una cuenta de acceso de la UE (EU Login) antes de acceder a los formularios virtuales de solicitud. Hay más información disponible en http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents-for-applicants/model-application-forms_en

Importante: Los usuarios nuevos deben crear una cuenta de acceso de la UE (EU Login) antes de acceder a los formularios electrónicos de solicitud. Utilice el siguiente enlace: https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi Hay más información disponible en: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/sites/erasmusplus/files/eu-login-

information_en.pdf

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Puede acceder a los formularios aquí https://webgate.ec.europa.eu/web-eforms. Para acceder al formulario primero debe registrarse en EU Login. La información completa sobre cómo inscribirse en EU Login, puede consultarlos en: http://erasmusplus.injuve.es/opencms/export/download/documentacion/Guia_URF.pdf

Importante: Para cerrar sesión necesita cerrar completamente el navegador en el que está trabajando.

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Conceptos básicos sobre la funcionalidad del formulario 1. El formulario se guarda automáticamente cada 2 segundos.

2. Después de cerrar el formulario, puede acceder a él de nuevo en la pestaña Mis solicitudes de la

página de inicio.

3. El idioma predeterminado de las pantallas está configurado en inglés. Para cambiarlo, haga clic en el icono de idioma situado a la derecha de su pantalla y seleccione el idioma deseado en la lista desplegable.

4. Los campos obligatorios están claramente identificados en rojo en la solicitud.

5. Las secciones marcadas con indican que hay información que falta o que no se respetaron todas las reglas para rellenar la solicitud. La mayoría de las preguntas individuales se marcarán de la misma manera para facilitar la detección y corrección de problemas.

6. Una vez que se han rellenado todos los campos obligatorios y cumplido las reglas de validación en

una sección, las secciones se marcarán en verde .

7. A lo largo del formulario es posible obtener más información acerca de determinadas partes

colocando el puntero del ratón sobre el signo de interrogación .

8. En varias partes de la solicitud, hay un botón de MENÚ disponible; por ejemplo, en las secciones "Organizaciones participantes" o "Actividades".

9. Dependiendo de la sección, hay diferentes opciones disponibles para seleccionar una vez que se pulsa sobre ellas.

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10. Puede acceder a los datos de varios elementos de la solicitud haciendo clic en los vínculos subrayados.

11. En la mayor parte del formulario puede navegar dentro de las secciones utilizando el menú superior

como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

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Pantalla de inicio La pantalla de inicio del formulario electrónico es su punto de partida para presentar la solicitud. Desde aquí puede acceder a 2 pestañas principales.

Pestaña "Convocatorias abiertas" Esta página muestra todas las convocatorias abiertas para acciones descentralizadas. La pantalla tendrá el siguiente aspecto:

Leyenda:

1. Nombre de usuario de EU Login. 2. Selección de idioma. 3. Pestaña "Convocatorias abiertas". 4. Pestaña "Mis solicitudes". 5. Información, búsqueda, notificaciones, configuración y menú. 6. Botón para cursar solicitudes.

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Pestaña "Mis solicitudes" Esta página muestra todas sus solicitudes enviadas o borradores de solicitud. Si se trata de la primera vez que accede a los formularios en línea y no comenzó a rellenar ningún formulario, la lista estará vacía.

Leyenda 1. Utilice la función de búsqueda para encontrar sus solicitudes enviadas o sus borradores.

2. La lista completa de las solicitudes enviadas o los borradores se muestra por defecto aquí. Si ha

definido algunos criterios de búsqueda, la lista se filtra de acuerdo con su selección.

3. El botón Menú le permite editar, compartir o eliminar la(s) solicitud(es).

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Cómo rellenar un formulario electrónico de solicitud En esta sección se le guiará a través de las principales funcionalidades y aspectos importantes de los formularios electrónicos.

Fundamentos básicos Para comenzar su solicitud pulse el botón SOLICITAR de la página de inicio. El formulario consta de las siguientes secciones principales: • Contexto • Organizaciones participantes • Descripción del proyecto • Perfil de los participantes • Preparación • Actividades • Actividades posteriores • Presupuesto • Resumen del proyecto • Anexos • Listado de control

Comprobaciones previas Antes de empezar a trabajar con su solicitud y de rellenarla es importante comprobar que ha abierto el formulario correcto de la acción para la que presenta su solicitud. Esta información se puede ver en la parte superior de la pantalla de la solicitud.

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El encabezado muestra información sobre:

Convocatoria y ronda

Acción Clave

Tipo de acción

Id. del formulario: el código de identificación de su solicitud

Fecha límite para la solicitud

Parte 1: Pestaña "Contexto" Todos los campos obligatorios están indicados en ROJO y tienen que rellenarse. Esto se aplica a todas las secciones de la solicitud.

Tenga en cuenta que: No puede cambiar el contenido de estos campos. Si descubre que ha seleccionado el formulario de solicitud incorrecto, debe cerrarlo y elegir el formulario correcto en la página de

inicio. Para acceder a la página de inicio rápidamente, haga clic en el botón INICIO.

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Una vez que se ha introducido toda la información, todos los campos quedan marcados en verde. En la parte izquierda, la pestaña CONTEXTO del menú se señaliza también con una marca verde para indicar que se ha completado esta sección de su solicitud.

Selección de la agencia nacional Un aspecto importante a tener en cuenta en este paso es la agencia nacional a la que desea enviar su solicitud. Encontrará una lista desplegable con las correspondientes agencias nacionales de Erasmus+ que abarcan cada ámbito de la educación, la formación y la juventud. La lista desplegable identifica a cada agencia nacional mediante un código único acompañado del nombre del país en la lengua nacional:

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Si un país tiene más de una agencia nacional, consulte la lista completa de agencias nacionales en este enlace https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/contact para encontrar el código de la agencia nacional responsable de su ámbito de educación, formación o juventud a la que debe enviar su solicitud. Este enlace también está disponible en la pestaña de contexto. La información que debe buscar es Código de agencia nacional (NA Code)y los ámbitos en los que opera.

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Parte 2: Organizaciones participantes

Usar su código PIC en un formulario electrónico Todas las organizaciones participantes han de estar registradas en el Portal del Participante y usar su PIC (Código de Identificación del Participante) al cumplimentar una solicitud. Consulte la Guía de usuarios (http://erasmusplus.injuve.es/opencms/export/download/documentacion/Guia_URF.pdf) y el Portal del Participante para el ámbito educativo, audiovisual, cultural, la ciudadanía y el voluntariado http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html para obtener más información. Una vez que usted y sus organizaciones socias o miembros del consorcio tengan un PIC puede comenzar a usar estos identificadores en su solicitud. Introduzca el Código de Identificación del Participante en el campo para el PIC. El nombre legal y el país se rellenarán automáticamente.

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Como se puede ver en la captura de pantalla anterior, todavía hay un signo de exclamación rojo junto al PIC. Para resolverlo tiene que rellenar los datos de la organización. Haga clic en el botón de

menú y seleccione Datos de la organización.

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Actualizar los datos de la organización Algunos campos ya aparecen aquí rellenados con los datos obtenidos del Portal del Participante pero todavía tiene que cumplimentar toda la información marcada con el signo rojo de exclamación o los campos destacados en rojo como la información de Personas asociadas o los datos sobre Antecedentes y experiencia. Las personas asociadas son personas relacionadas con el proyecto: el representante legal y la persona de contacto. Para añadir personas asociadas tiene que pulsar el botón del menú para cada una de ellas y pulsar Datos de la persona.

Nota: Una vez hecho esto, todos los campos se marcarán en verde. Para volver a la pantalla Datos de la organización solicitante puede pulsar en Organización solicitante en el menú superior, según muestra la captura de pantalla siguiente.

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PIC duplicados de las organizaciones participantes Una vez que se utiliza un PIC para una de las organizaciones participantes, el mismo PIC no puede utilizarse para otra organización. En caso de que intente introducir el mismo PIC más de una vez, recibirá el siguiente mensaje

Añadir una organización socia En la pantalla Organizaciones participantes también puede añadir organizaciones socias. Para ello, haga clic en el botón AÑADIR SOCIO.

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Al igual que con su propia organización, debe introducir el PIC de la organización socia:

Una vez introducido el PIC correcto, el nombre legal y el país se actualizarán. Después hay que

actualizar los datos de la organización. Esto se hace de la misma manera que con su propia

organización.

Una vez realizado esto, la pestaña "Organizaciones participantes" en el lado izquierdo de la pantalla quedará señalizada con una marca verde.

Parte 3: Descripción del proyecto Continúe con la solicitud rellenando la descripción del proyecto. En esta parte de la solicitud debe seleccionar los temas más relevantes que aborda su proyecto. Aquí tiene una lista desplegable y puede seleccionar hasta tres temas marcando las casillas de verificación apropiadas.

Una vez realizado esto, la pestaña "Descripción del proyecto" en el lado izquierdo de la pantalla quedará señalizada con una marca verde.

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Parte 4: Perfil de los participantes En este paso de su solicitud debe proporcionar información sobre el perfil de los participantes. La información que hay que introducir es:

Contexto de los participantes implicados.

Información general sobre la edad de los participantes y el equilibrio de género.

Participantes con menos oportunidades y

Resultados del aprendizaje Una vez realizado esto, la pestaña "Perfil de los participantes" en el lado izquierdo de la pantalla quedará señalizada con una marca verde.

Parte 5: Preparación Continúe con su solicitud e introduzca los datos de la preparación. Una vez realizado esto, la pestaña "Preparación" en el lado izquierdo de la pantalla quedará señalizada con una marca verde.

Parte 6: Actividades En esta parte de la solicitud, introducirá la información sobre las principales actividades del proyecto, incluido el importe de subvención de la UE que está solicitando para llevarlas a cabo. El primer paso es responder a la pregunta sobre las actividades principales. A continuación, puede empezar a introducir cada una de las actividades que tiene previsto realizar en su proyecto pulsando el botón AÑADIR ACTIVIDAD.

Detalles de las actividades El primer paso al comenzar a cumplimentar la pantalla de los "Detalles de las actividades" es seleccionar el tipo de actividad de la lista desplegable. Luego introduzca el título de su actividad.

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Flujos Puede iniciar la introducción de los flujos de su actividad haciendo clic en el botón AÑADIR FLUJO.

Ahora, en la ventana recién abierta puede especificar los siguientes datos:

País de origen

País de destino

Ciudad de realización

Fecha de inicio, fecha de finalización

Tramo de distancia

Días de viaje

Nº total de participantes

Nº de participantes con necesidades especiales

Nº de participantes con menos oportunidades

Nº de jóvenes participantes

Nº de personas acompañantes

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Cálculo del tramo de distancia Para seleccionar el tramo de distancia correcto para el viaje primero tiene que obtener la distancia calculada por la herramienta en línea (calculadora de distancia) a la que puede acceder a través de este hipervínculo: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/tools/distance_en.htm Con esta herramienta puede introducir las ciudades de origen y destino de dos países dados y obtener el cálculo de la distancia en un sentido. Si el participante necesita ir a una ciudad más lejana para llegar a su destino final (para llegar al aeropuerto por ejemplo) es posible tomar esta ciudad como punto de partida. A partir de esta información debe seleccionar el tramo de distancia correspondiente en el menú desplegable de su solicitud. El tramo de distancia elegido determinará el importe de la subvención disponible para esa distancia, tal como se especifica en la Guía del programa Erasmus+. Tenga en cuenta que los tramos de distancia corresponden a la distancia desde el lugar de origen hasta el de destino y no en ambos sentidos. El coste unitario se calcula tomando como base un único sentido. Sin embargo, la subvención correspondiente es una contribución a los gastos de viaje en ambos sentidos.

Cómo utilizar la calculadora de distancia Para utilizar la calculadora debe: 1. Empezar por teclear una ubicación en la casilla "Desde:" (From). Cuando se le proporcione la lista

de ubicaciones pulse la correcta. 2. Repita el procedimiento para la casilla "Hacia:" (To). 3. Haga clic en "Calcular" (Calculate) para obtener la distancia facilitada en kilómetros.

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Tenga en cuenta que: Debe elegir una ciudad, municipio o pueblo específico y no un país. Si no pulsa una opción de las casillas "Desde" y "Hacia" no se mostrará ningún resultado. Si recibe una distancia de "NaN", actualice su página y siga las instrucciones del sitio. http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/tools/distance_en.htm Para obtener información detallada sobre las normas de financiación consulte la Guía del programa Erasmus+. Si tiene dificultades para ver la calculadora de distancia puede acceder a una versión alternativa en este sitio web. (http://ec.europa.eu/assets/eac/erasmus-plus/distance/dc_en.html.)

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Días de viaje La calculadora de tramo de distancia calcula la distancia real. Como consecuencia, puede darse una situación en la que viajar de un país a otro podría comportar el uso de diferentes tramos de distancia dependiendo del lugar real de origen y llegada para cada movilidad. En tales casos, si lo desea, puede crear varios flujos con los mismos países de origen y destino para obtener el desglose que necesitará para indicar diferentes tramos de distancia en la sección de presupuesto.

Duración del flujo no válida para un tipo de actividad dado Cada flujo dentro de un tipo de actividad está limitado por varias reglas que garantizan que se respeta la duración subvencionable por tipo de actividad. Asegúrese de no introducir una duración inferior a la mínima o superior a la máxima permitida.

Presupuesto Ahora que ha introducido los datos para el flujo es hora de examinar la sección del presupuesto donde se deben especificar los fondos necesarios para subvencionar el flujo. Uno de los principios más importantes de Erasmus+ es el amplio uso de partidas presupuestarias basadas en costes unitarios. En el caso de los costes unitarios no es necesario calcular el coste real de los gastos, sino indicar el número de unidades (número de días o número de participantes) para una partida determinada de la subvención. Basándose en ese número, el sistema calcula automáticamente el importe de la subvención que se puede solicitar, multiplicando el número de unidades por el coste unitario correspondiente. Puede encontrar toda la información en la Guía del programa para verificar el tipo de costes subvencionables en cada partida de la subvención, los niveles de costes unitarios y las reglas de asignación.

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Viaje Debe especificar cuántos participantes recibirán una ayuda para viajar y cuántos participantes recibirán el complemento adicional para viajes internos. Para ello, introduzca los campos obligatorios Nº de participantes y Participantes receptores del complemento. Los campos Subvención de viaje por participante, Complemento para costes adicionales de viaje interno y Subvención de viaje total se rellenarán automáticamente.

La solicitud obtendrá la subvención de viaje por participante apropiada a partir del tramo de distancia introducido para el flujo. Si está debidamente justificado en el formulario de solicitud, un participante puede tener derecho a recibir dos complementos para costes adicionales de viaje interno: uno para llegar a un centro de comunicaciones principal/ aeropuerto y/o a una estación de tren/autobuses dentro del país de origen y otro más para llegar a un destino final alejado dentro del país de acogida. Si un participante recibe dos complementos debe computarse dos veces al calcular e introducir el número de participantes que reciben el complemento. Algunos participantes no necesitarán recibir una ayuda para viajar. En ese caso, puede disminuir el Nº de participantes y financiar un número inferior al total de participantes indicado previamente:

Apoyo organizativo

Debe especificar asimismo cuántos participantes recibirán una ayuda para apoyo organizativo.

Introduzca la cantidad de personas en el campo Nº de participantes. Los otros campos se actualizarán automáticamente.

Tenga en cuenta que aquí puede solicitar financiación para un número inferior de participantes cambiando las unidades que en este caso son el número de participantes. La solicitud obtendrá la ayuda apropiada por participante basada en el país de destino y calculará la subvención total para apoyo organizativo basada en la duración y el número de participantes.

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Apoyo a necesidades especiales Esta sección del presupuesto es diferente de las mencionadas anteriormente: la solicitud no realizará ningún cálculo automático. Tiene que indicar el importe adicional que desea recibir como subvención para aquellas actividades que incluyen a participantes con necesidades especiales. Para añadir los Participantes con necesidades especiales utilice el botón AÑADIR COSTE en la sección Apoyo a las necesidades especiales en la pantalla Detalles de la actividad para la actividad concreta. Deberá introducir el número de participantes, describir los costes necesarios y la subvención total solicitada.

Puede encontrar más información en la Guía del programa Erasmus+. http://erasmusplus.injuve.es/opencms/export/download/formularios/2017-Erasmus-Plus-Guia.pdf

Tenga en cuenta que: Los participantes con necesidades especiales se refieren exclusivamente a las personas con discapacidad, tal como se especifica en la Guía del programa Erasmus+. El número de participantes indicado por actividad no puede superar el número total de participantes con necesidades especiales mencionado en la sección Detalles de la actividad.

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Costes excepcionales Al igual que la parte de las necesidades especiales, esta sección del presupuesto es diferente de las mencionadas anteriormente: la solicitud no realizará cálculos automáticos. Para añadir costes excepcionales utilice el botón AÑADIR COSTE en la sección Costes excepcionales en la pantalla Detalles de la actividad. Usted tiene que indicar el número de participantes, describir los costes necesarios y la subvención total solicitada.

Puede encontrar más información en la Guía del programa Erasmus+. Una vez que se hayan completado los detalles de la actividad y los flujos para al menos una actividad, la pestaña "Actividades" en el lado izquierdo de la pantalla quedará señalizada con una marca verde.

Parte 7: Actividades posteriores En la sección Actividades posteriores debe facilitar información sobre la repercusión esperada de su proyecto, así como de las actividades de difusión y evaluación. Al describir la repercusión esperada, los solicitantes han de incluir la estimación en términos cuantitativos: a cuántas personas pretende llegar la organización a través de la ejecución del proyecto.

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Una vez realizado esto, la pestaña "Actividades posteriores" en el lado izquierdo de la pantalla quedará señalizada con una marca verde.

Parte 8: Presupuesto Toda la información de la pestaña PRESUPUESTO se rellena automáticamente y solo puede leerse. Resume todos los costes del proyecto. Usted verá el coste para viaje, apoyo organizativo, apoyo a necesidades especiales y los costes excepcionales.

Parte 9: Resumen del proyecto Rellene su resumen del proyecto.

El resumen de organizaciones participantes, resumen de actividades y participantes, resumen presupuestario y subvención total del proyecto se rellenan previamente y solo pueden leerse. Todos los datos se han tomado de la información anterior facilitada en su solicitud. Una vez realizado esto, la pestaña "Resumen del proyecto" en el lado izquierdo de la pantalla quedará señalizada con una marca verde.

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Parte 10: Anexos Debe adjuntar algunos archivos a su solicitud. Esto se hace a través de la sección Anexos de su solicitud. Los archivos obligatorios para presentar su solicitud son: • Declaración responsable • Calendarios de actividades que se realizarán

Anexar una declaración responsable Uno de los archivos que se requiere para anexar a su solicitud es una declaración responsable debidamente firmada. 1. Debe descargarla usando el botón DESCARGAR DECLARACIÓN RESPONSABLE. 2. Imprímala y que la firme la persona legalmente autorizada para representar a su organización.

Tenga en cuenta que el documento se descargará en el idioma elegido en la esquina superior derecha de su solicitud.

3. Una vez firmada, escanéela y cárguela usando el botón AÑADIR DECLARACIÓN RESPONSABLE

Anexar un calendario de actividades

Si planea organizar varias actividades dentro del mismo proyecto, debe: 1. Completar un calendario para cada actividad. 2. Imprimir y agrupar todas las tablas de actividades en un documento. 3. Escanear el documento único y adjuntarlo.

Alternativamente, puede 1. Rellenar un calendario para cada actividad en un solo documento de Excel con una actividad por

hoja de trabajo. 2. Adjuntar el archivo Excel que contenga todos los calendarios de actividades.

De esta manera puede ajustarse al número de archivos permitidos para los anexos.

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Debe seguirse el mismo procedimiento para anexar los mandatos de las organizaciones participantes en el proyecto. Una vez que se haya anexado la declaración responsable, la pestaña "Anexos" en el lado izquierdo de su pantalla quedará señalizada con una marca verde. Tenga en cuenta que:

Si solicita una subvención superior a 60.000 euros y su organización no es un organismo público ni una organización internacional, debe haber cargado los documentos necesarios para acreditar su capacidad financiera en el Portal del Participante en el que registró su organización. Estos documentos deben estar a disposición de su agencia nacional a más tardar antes de firmar el convenio de subvención si su proyecto es seleccionado.

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En cuanto al anexado de documentos justificativos, solo ha de anexar los documentos requeridos para el tipo de organización en cuestión. Para más información, consulte los requisitos nacionales que su agencia nacional podría haber establecido y las normas aplicables a su tipo de organización.

Instrucciones técnicas para los anexos Existen algunas restricciones para agregar anexos tales como el número permitido de archivos adjuntos, los tipos de archivo utilizados y el tamaño total de todos los archivos adjuntos.

Nº máximo de archivos: 10

Tamaño máximo de todos los archivos agrupados: 10.240 kB; lo que quiere decir que puede tener archivos de distintos tamaños siempre y cuando su tamaño total resultante no supere este límite.

Si supera esas limitaciones, su formulario no será válido y no podrá enviar la solicitud. Los tipos de archivo permitidos son:

PDF

DOC (documento de Word anterior a 2007)

DOCX (documento de Word posterior a 2007)

XLS (documento de Excel anterior a 2007)

XLSX (documento de Excel posterior a 2007)

JPG (archivo de imagen en formato JPEG)

TXT (documento de texto)

ODT (documento del procesador de textos Open Office)

ODT (hoja de cálculo de Open Office)

CDOC,DDOC,BDOC ( firma electrónica) Consejo: Si necesita anexar una gran cantidad de documentos a su formulario electrónico de solicitud, debe escanearlos, agruparlos y adjuntarlos para que se ajusten a los 10 espacios disponibles para los anexos. Un ejemplo serían los mandatos de las organizaciones participantes. Puede perfectamente agrupar todos los mandatos escaneados en un solo archivo PDF y anexarlo al formulario.

Algunos consejos sobre cómo reducir el tamaño total de los documentos A menudo, el gran tamaño de un documento se debe a las imágenes. Estas imágenes pueden ser un archivo directo o adjunto dentro de un documento como un documento de Word o un documento PDF.

Antes de aplicar cualquiera de estas soluciones siguientes, realice una copia de seguridad de sus documentos.

Después de aplicar las soluciones, compruebe la calidad del resultado y asegúrese de que los documentos todavía se puedan leer sin dificultad.

Documentos PDF Hay múltiples herramientas en línea gratuitas para comprimir archivos PDF de gran tamaño. Usted puede encontrarlos fácilmente mediante la búsqueda "comprimir archivo PDF" en internet. Puede

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utilizar el más conveniente para sus criterios: utilizando su idioma, con más o menos garantía de confidencialidad, y así sucesivamente. DOC/DOCX: Documento de Word con imagen incorporada Las versiones recientes de MS Word tienen una opción para comprimir una imagen seleccionada o todas las imágenes del documento. Esta opción cambia de lugar de una versión a otra, así que no podemos explicar aquí cómo llegar hasta ella. Consulte su documentación o busque en internet su versión concreta.

Documentos ODF Desde la versión 4.0, Libre Office tiene la opción de comprimir todas las imágenes igual que Microsoft Word. Documentos escaneados Si todavía tiene el archivo original puede considerar volver a digitalizar el documento con una calidad inferior. Esto se puede hacer respondiendo a estas preguntas:

¿Necesita que sea a color? ¿Es suficiente en escala de grises o en blanco y negro?

¿Necesita una buena resolución (ppm/ppi)? Generalmente 300 dpi son suficientes para las imágenes e incluso menos para el texto.

¿Guarda el archivo en un formato comprimido? Dependiendo de la herramienta que utilice podría ser difícil saber la respuesta y puede que tenga que hacer algunas pruebas diferentes para comparar el tamaño del archivo resultante.

Tenga en cuenta que *.JPG es un formato de archivo de imagen comprimida.

El resultado en PDF podría comprimirse o no (si no está comprimido, puede aplicar la solución anterior).

Recuerde Cualquier efecto adicional para reducir el tamaño de sus documentos también hará que el envío sea más rápido, ya que se necesitan transferir menos datos en línea.

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Parte 11: Lista de comprobación Después de haber completado el formulario de solicitud necesita comprobar los puntos enumerados en la Lista de comprobación para asegurarse de que su solicitud cumple todos los requisitos básicos antes de enviarla a la agencia nacional. Revise todos los elementos y marque las casillas respectivamente.

Una vez que se hayan marcado todos los campos, la pestaña "Lista de comprobación" en el lado izquierdo de la pantalla quedará señalizada con una marca verde.

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Enviar una solicitud

Si todas las secciones de su solicitud son válidas (están marcadas en verde) y anexó todos los documentos necesarios, puede enviar su formulario a la agencia nacional.

El envío de un formulario electrónico de solicitud se realiza utilizando el botón ENVIAR en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Nota: Este botón sólo estará activo si todas las secciones de las solicitudes están completamente rellenadas y señalizadas con una marca verde.

.

Historial de envíos

El historial de envíos se encuentra en la pestaña Mis solicitudes.

Las solicitudes a la agencia nacional solo pueden hacerse en línea. No tiene que enviar una versión impresa de la solicitud ni de los anexos. La opción de impresión disponible en el formulario electrónico está pensada para su propio uso.

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Enviar una solicitud más de una vez El formulario mantendrá un seguimiento de todos los envíos y su estado en la tabla Resumen de envío.

La columna del tiempo le muestra la fecha y hora en las que envió su formulario de acuerdo con la zona horaria de Bruselas.

Si desea realizar algún cambio antes de enviar el formulario o después del envío pero antes de la fecha límite para el mismo, utilice el botón MENÚ junto a la solicitud y seleccione EDITAR y el formulario se abrirá para su edición.

Envío tardío de la solicitud

Si no cumple con el plazo oficial de solicitud, no podrá cursar ninguna solicitud.

Sin embargo, se hace una excepción si puede probar que trató de cursar su solicitud antes de la fecha límite oficial y no fue capaz de hacerlo por motivos técnicos.

En ese caso su agencia nacional todavía podría tener su solicitud en consideración si se cumplen las tres condiciones siguientes:

1. La fecha y hora de su último intento de envío según se menciona en la sección Resumen de envío

del formulario electrónico de solicitud son anteriores a la fecha límite oficial aplicable.

2. Ha informado a su agencia nacional en el plazo de las 2 horas siguientes al plazo límite de la

solicitud (horario de Bruselas). Después de este plazo, su solicitud ya no puede tenerse en

consideración.

3. Ha enviado su formulario de solicitud completo sin modificar después de intentarlo a su agencia

nacional en el plazo de las 2 horas siguientes al plazo límite de la solicitud (horario de Bruselas) por

correo electrónico.

Compartir una solicitud Usted tiene la posibilidad de compartir la solicitud en formato de solo lectura con sus compañeros de trabajo o socios, mediante la introducción de la dirección de correo electrónico de la persona a quien da acceso. Tenga en cuenta que cualquier persona que acceda al formulario necesitará una cuenta de acceso EU Login con la dirección de correo electrónico que introdujo.

Importante: Si usted es un usuario nuevo debe crear una cuenta de acceso de la UE (EU Login) antes de acceder a los formularios electrónicos de solicitud. Utilice el siguiente enlace: https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi Hay más información disponible en: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/sites/erasmusplus/files/eu-login-information_en.pdf

Instrucciones para cumplimentar el formulario electrónico

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1. Pulsar en Compartiendo historial en el menú de la parte izquierda. 2. Pulsar en COMPARTIR LA SOLICITUD 3. Introducir el usuario de correo electrónico y un comentario (opcional) 4. Pulsar en COMPARTIR Y también puede compartir su solicitud desde la pestaña "Mis solicitudes" de la pantalla de inicio. Utilice el botón MENÚ junto a la solicitud que desea compartir, seleccione COMPARTIR e introduzca los datos de contacto.

Importante: Tenga en cuenta que en la primera versión del formulario no se enviarán correos electrónicos

al usuario al que desea enviar una copia y deberá informar al usuario usted mismo.

Instrucciones para cumplimentar el formulario electrónico

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Puede imprimir la solicitud en formato PDF utilizando el botón que encontrará en la esquina izquierda de la pantalla. Por favor, "Habilite todas las funciones" para poder completar la solicitud.