INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE...

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD TEPEPAN

SEMINARIO:

“ LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PUBLICO ”

TEMA:

IMPLANTACION DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA EN LA COMPAÑÍA “ PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V.”

INFORME FINAL PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PUBLICO

PRESENTAN:

CARLOS ALBERTO CASTILLO HERNÁNDEZ

DIANA DELGADO LEON

JUAN ANTONIO MENDEZ POBLETE

CRISTINA OJEDA SÁNCHEZ

NANCY ANYLU RETANA BECERRA

CONDUCTOR DEL SEMINARIO C.P. HECTOR HERNÁNDEZ MARQUEZ.

MÉXICO D.F. FEBRERO DE 2006.

AGRADECIMIENTOS

IPN

Soy Politécnico porque mi respetada libertad de joven y estudiante me impone, la razón de

respetar este recinto.

La educación es un gran legado para todos los estudiantes, es por ello que queremos agradecer a

nuestro honorable Instituto Politécnico Nacional por forjar personas con excelentes cimientos en

cuanto a conocimiento y ética, personas de hoy y mañana, aquellos que modifican la situación del

país aquellos que creen que la sociedad puede cambiar y anhelar un futuro prospero.

Jamás olvidaremos a este Instituto que nos abrió sus puertas creyendo en nosotros y brindándonos

una oportunidad de soñar y ser personas productivas para nuestro país.

Como olvidarla si un día soñamos pertenecer a este y hoy años después tristemente nos

despedimos, llevándonos en nuestros corazones esos gratos e inolvidables recuerdos.

ESCA

A nuestra adorable Escuela Superior de Comercio y Administración Unidad Tepepan, por

brindarnos la oportunidad de permanecer a esta, por todos los recuerdos tan gratos que vivimos

dentro y fuera de ella. Aún se recuerdan como ayer esas aulas, pasillos, bancas, jardines, etc. que

en conjunto forman la ESCA, en donde pasamos inolvidables horas, como no recordar épocas de

exámenes y los nervios a flor de piel, de fortalecer amistades, de anhelar un titulo profesional, de

pelear un diez después de una noche de estudios, jamás olvidaremos esos momentos y vivencias.

Hoy en el año 2006 culminamos uno de los sueños más grandes que tiene todo estudiante al ver

terminado tu proyecto de vida y cada ves al pronunciar ESCA los recuerdos vienen a la mente y es

inevitable no sentir melancolía al decir gracias por estos años maravillosos...

PROFESORES

Y por último y no por eso menos importante queremos agradecer a todos aquellos profesores que

nos transmitieron sus valiosos conocimientos, experiencias y ante todo con una ética

inquebrantable digna de admiración y reconocimiento, a quienes mas que profesores en ocasiones

llegaron a romper la barrera y lograron convertirse en amigos, por habernos brindado su apoyo y

confianza, por su tiempo invertido en cada uno de nosotros; sería imposible mencionar a todos

pero gracias porque nos llevamos en nuestros corazones millones de recuerdos, regaños,

reflexiones, etc...

3

Capitulo I. Diferentes tipos de Auditoria dentro del Campo Laboral del Contador Público.

Introducción 12

1. Auditoría 15

1.1. Antecedentes 15

1.2. Concepto 16

1.3. Objetivo 17

2. Clase de Auditoría 17

2.1. Auditoría Externa 18

2.1.1. Antecedentes 18

2.1.2. Concepto 20

2.1.3. Objetivo 20

2.2. Auditoría Interna 21


2.2.2. Concepto 22

2.2.3. Objetivo 23

3. Tipos de Auditoría 23

3.1. Auditoría Administrativa 23


3.1.2. Concepto 24

3.1.3. Objetivo 25

3.1.4. Importancia 25

3.1.5. Proceso Administrativo 25

3.1.5.1. Planeación 26

3.1.5.1.1. Objetivo 27

3.1.5.2. Organización 27

3.1.5.2.1. Objetivo 28

3.1.5.3. Integración 28

3.1.5.3.1. Objetivo 29

3.1.5.4. Dirección 29

3.1.5.4.1. Objetivo 29

3.1.5.5. Control 30

3.1.5.5.1. Objetivo 31

3.2. Auditoría Operacional 31

4


3.2.2. Concepto 34

3.2.3. Objetivo 34


3.2.5. Ciclos de Operaciones 35

3.3. Auditoría Financiera 44


3.3.2. Concepto 45

3.3.3. Objetivo 46


3.3.5. Ciclos de Información 49

3.3.6. Sistema Contable 51

4. La Auditoría Interna dentro del Campo de la Profesión del Contador Público 53

4.1. Concepto 53

4.2. Objetivo 53

4.3. Independencia y Objetividad de los Auditores Internos 53

4.3.1. Independencia 54

4.3.2. Objetividad 54

4.4. Alcance de la Auditoría Interna 55

4.4.1. Concepto 55

4.4.2. Alcance del Trabajo 55

Capitulo II. Estructura del Departamento de Auditoría Interna.

1. Ubicación del Departamento de Auditoría Interna 57

1.1. Análisis de la Correcta Ubicación 58

1.2. Reporte al Consejo de Administración 59

1.3. Reporte a la Dirección General 59

1.4. Reporte a la Dirección de Finanzas 60

1.5. Reporte al Contralor 60

1.6. Reporte a Otros Funcionarios 61

2. Factores que Influyen en la Estructura y Dimensión del Departamento

de Auditoría Interna

61

5

2.1. Tamaño de la Organización 62

2.2. Relación Costo-Beneficio 62

2.3. Recurrencia en Errores o Actos Indebidos 63

2.4. Confianza en la Función de Auditoría Interna 63

2.5. Mente Abierta al Cambio 63

3. Estructura Organizacional 64

3.1. Auditor Supervisor 64

3.2. Auditor por Areas 64

3.3. Auditor Ayudante 65

3.4. Auditor Principiante 65

4. Recursos Humanos en la Auditoría Interna 65

4.1. Director de Auditoría Interna 66

4.1.1. Descripción del Puesto 66

4.1.1.1. Perfil del Puesto 66

4.1.1.2. Principales Obligaciones y Responsabilidades 66

4.1.1.3. Superior Jerárquico 67

4.1.2 Reclutamiento y Selección 67

4.1.3. Atributos y Cualidades 67

4.2. Gerente de Auditoría 68

4.2.1 Descripción del Puesto 68




4.2.2. Reclutamiento y Selección 69


4.3. Supervisor de Auditoría 70

4.3.1 Descripción del Puesto 70






4.4. Encargado de Auditoría 71


6

4.4.1.1 Perfil del Puesto 71





4.5. Auditor Auxiliar 73


4.5.1.1 Perfil del Puesto 73





4.6. Secretaria 75

5. Recursos Operativos 75

5.1. Concepto 76

5.2. Objetivo 76

5.3. Programa de Trabajo 76

5.4. Programa de Auditoría 77

5.5. Sistema de Indices 77

5.6. Marcas de Auditoría 78

5.7. Cuestionario de Evaluación 79

5.8. Control de Horas Trabajadas y Horas No Productivas 81

5.8.1. Objetivo 81


5.8.3. Reportes Periódicos de Ocupación de Tiempo 81

6. Evaluación del Desempeño del Personal 82

6.1. Objetivo 82

6.2. Importancia 83

7. Capacitación y Entrenamiento 83

7.1. Concepto 83

7.2. Objetivo 83

7.3. Importancia 83

7.4. Capacitación Interna 84

7

7.4.1. Planeación de Asignaciones 85

7.4.2. Diversificación 85

7.4.3. Supervisión e Instrucciones del Trabajo 85

7.4.4. Asesoría 86

7.4.5. Desarrollo de Liderazgo 86

7.4.6. Delegación de Responsabilidades 86

7.4.7. Curso o Seminarios Internos 86

7.4.8. Capacitación Externa 87

8. Archivo de Auditoría Interna 87

8.1. Objetivo 87

8.2. Importancia 87

8.3. Estructura Funcional 88

8.3.1. Archivo de Administración Interna 88

8.3.2. Archivo de Auditorias Realizadas 88

8.3.3. Archivo General 88

8.4. Métodos de Custodia, Control y Localización de Información Archivada 89

8.5. Métodos de Custodia y Control de Correspondencia 89

9. Actividades Colaterales dentro y fuera de las Organizaciones 89

9.1. En Coordinación con Auditoría Externa 90

9.1.1. Intereses Primarios de la Auditoría Externa y la Auditoría Interna 90

9.1.2. Intereses Secundarios Interrelacionados 90

9.1.3. Objetivo de la Coordinación 91

9.1.3.1. Componentes de la Coordinación de Esfuerzos de la Auditoría 91

9.1.3.2. Intercambio de Documentación de Auditoría 91

9.1.3.3. Técnicas y Procedimientos de Auditoría 91

9.1.3.4. Aceptación de Trabajos de Auditoría Externa 92

9.1.3.5. Capacitación 92

9.1.3.6. Seguimiento de Hallazgos de Auditoría 93

9.2. En Coordinación con Otros Auditores Internos 93

9.2.1. Objetivo 93

9.2.2. Auditores Internos de Oficina Matriz y Sucursales 93

9.2.3. Con Auditores Internos de Compañías Afiliadas 94

9.2.4. Con Auditores Internos de Organizaciones con Relaciones Comerciales 94

8

10. Comité de Auditoría Interna 95

10.1. Concepto de Comité 96

10.2. Antecedentes del Comité de Auditoría Interna 96

10.3. Concepto del Comité de Auditoría Interna 96

10.4. Objetivo del Comité de Auditoría Interna 96

10.5. Importancia y Beneficios 97

10.6. Estructura del Comité de Auditoría Interna 97

10.6.1. Participación de la Dirección General y del Consejo de Administración 98

10.6.2. Participación de Directores de Areas Operativas 98

10.6.3. Participación del Auditor Externo 99

10.6.4. Participación del Director de Auditoría Interna como Coordinador

del Comité de Auditoría

99

10.6.5. Participación de Especialistas en el Comité de Auditoría 99

10.7. Funciones Específicas del Comité de Auditoría 100

10.8. El Comité de Auditoría en Operación y su Relación con el Departamento

de Auditoría Interna

101

Capitulo III. Código de Etica, Normas y Procedimientos de Auditoría Interna.

1. Código de Etica del Instituto de Auditoría Interna 103

1.1. Propósito 103

1.2. Componentes 103

1.2.1. Principios y Reglas de Conducta 103

1.2.1.1. Integridad 103

1.2.1.2. Objetividad 104

1.2.1.3. Confidencialidad 104

1.2.1.4. Competencia 104

1.3. Aplicación y Cumplimiento 105

2. Normas para la Practica Profesional de la Auditoría Interna 105

2.1. Antecedentes 106

2.2. Concepto 108

2.3. Objetivo 108

2.4. Independencia del Departamento de Auditoría Interna 109

2.4.1. Nivel Organizacional 109

9

2.4.2. Objetividad como Medida de Independencia 109

2.5. Conocimiento Técnico y Capacidad Profesional 110

2.5.1. El Departamento de Auditoría Interna 110

2.5.1.1. Reclutamiento de Personal 110

2.5.1.2. Conocimientos, Experiencias y Disciplinas 110

2.5.1.3. Supervisión 110

2.5.2. El Auditor Interno 111

2.5.2.1. Cumplimiento con las Normas de Conducta 111

2.5.2.2. Conocimientos, Experiencias y Disciplinas 111

2.5.2.3. Relaciones Humanas y Comunicación 112

2.5.2.4. Desarrollo Profesional Continuo 112

2.5.2.5. Debido Cuidado Profesional 112

2.6. Alcance del Trabajo 113

2.6.1. Confiabilidad e Integridad de la Información 114

2.6.2. Cumplimiento con Políticas, Planes, Procedimientos, Leyes y Reglamentos 115

2.6.3. Salvaguarda de los Activos 115

2.6.4. Uso Económico y Eficiente de los Recursos 115

2.6.5. Logro de los Objetivos y Metas Establecidas para las Operaciones o Programas 116

2.7. Ejecución del Trabajo de Auditoría 117

2.7.1. Planeación de la Auditoría 117

2.7.2. Examen y Evaluación de la Información 117

2.7.3. Comunicación del Resultado 118

2.7.4. Seguimiento 119

2.8. Administración del Departamento de Auditoría Interna 119

2.8.1. Propósito, Autoridad y Responsabilidad 120

2.8.2. Planeación de la Auditoría 120

2.8.3. Políticas y Procedimientos 121

2.8.4. Administración y Desarrollo de Personal 121

2.8.5. Auditores Externos 122

2.8.6. Control de Calidad 122

3. Statement on Internal Auditing Standares (SIAS) 123

3.1. Concepto 123

3.2. SIAS 1 Control 123

3.3. SIAS 2 Comunicación de Resultados 128

3.4. SIAS 3 Prevención, Detección, Investigación y Reporte de Fraudes 131

10

3.5. SIAS 4 Seguridad en la Calidad 136

3.6. SIAS 5 Relaciones de los Auditores Internos con Auditores Independientes 142

3.7. SIAS 6 Papeles de Trabajo de Auditoría 145

3.8. SIAS 7 Comunicación con el Consejo de Administración 149

3.9. SIAS 8 Procedimientos Analíticos de Auditoría 152

3.10. SIAS 9 Valuación de Riesgos 154

3.11. SIAS 10 Evaluación del Cumplimiento de Objetivos y Metas Establecidas para

Operaciones Programadas

157

3.12. SIAS 11 Norma General 1992 para la Practica General de Auditoría Interna 159

3.13. SIAS 12 Planeando la Asignación de Auditoría 162

3.14. SIAS 13 Seguimiento de Observaciones de Auditoría Reportadas 166

Conclusiones 169

Capitulo IV. Caso Práctico Implantación del Departamento de Auditoría Interna en la Empresa

“Plásticos Casvid, S.A. de C.V.”.

Introducción 171

1. Historia 174

1.1. Estudio General 175

1.1.1. Misión 175

1.1.2. Visión 175

1.1.3. Política 175

1.1.4. Filosofía de Calidad 176

1.1.5. Valores 176

1.1.6. Capital Social 176

1.1.7. Principales Clientes 176

1.1.8. Principales Proveedores 177

1.1.9. Acta Constitutiva “Principales Cláusulas” 177

1.1.10. Departamentos que Integran la Organización 179

1.1.11. Estados Financieros 182

1.1.12. Estudio del Método “DAFO” 183

1.2. Planteamiento del Problema 184

1.3. Implantación del Departamento de Auditoría Interna dentro de la Organización 185

1.3.1. Alcance de la Auditoría Interna 186

1.3.2. Prevención y Detección de Fraudes 187

11

1.3.3. Estructura del Departamento de Auditoría Interna 188

1.3.4. Programa de Trabajo 190

1.3.4.1. Programa General de Trabajo 190

1.3.4.2. Programa de Trabajo del Area de Inventarios 191

1.3.4.3. Programa de Trabajo del Area de Producción 193

1.3.4.4. Programa de Auditoría Administrativa General 194

1.3.5. Manual de Organización del Departamento de Auditoría Interna 194

1.3.6. Manual de Políticas del Departamento de Auditoría Interna 201

1.3.7. Manual de Procedimientos del Departamento de Auditoría Interna 204

Conclusión 212

Bibliografía 213

12

INTRODUCCION

Este informe es elaborado con el principal objetivo de conocer una parte fundamental de nuestra profesión como es

la auditoría, de este modo durante el desarrollo de los temas va incrementando el asombro al conocer la importancia

que esta tendrá en la vida profesional de un Contador Público.

Este informe se ha desarrollado en tres Capítulos teóricos los cuales se describirán brevemente para dar un amplio

panorama de los temas y así irse involucrando poco a poco y por último el Capítulo número cuatro en el que

desarrollamos un caso práctico en el cual plasmamos lo visto en los capítulos anteriores.

En el Capítulo I como su nombre lo indica “Diferentes tipos de Auditoría dentro del Campo Laboral del Contador

Público” el cual comprende desde los antecedentes así como la definición más general de Auditoría, que si bien es

un examen a las operaciones financieras, administrativas de una entidad pública o de una empresa, con el objeto de

evaluar la situación de la misma, de esta definición se parte para dar a conocer las dos clases de auditorias que

existen, la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, mencionando las principales características de cada una, así

como lo que las diferencia.

Al irse involucrando en este informe y como el nombre del seminario lo menciona existen diversos tipos de

Auditoría, la Administrativa, Operacional y Financiera, para una entidad es de vital importancia que se realicen

periódicamente evaluaciones o auditorias de este tipo. Si bien cada una es importante según sus características y el

papel que juegan en la misma. En cuanto a la primera revisa y evalúa los métodos, sistemas y procedimientos que se

siguen en todas las fases del proceso administrativo y su principal objetivo es evaluar la calidad de la administración

en su conjunto, pero sobre todo este tipo de auditoría va a brindar un panorama sobre la forma como esta siendo

administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando los aciertos y desviaciones de aquellas

áreas cuyos problemas administrativos sean detectados para una rápida solución. La Operacional llega a México en

la década de los setentas, posteriormente se divulga y amplía en los ochentas pero su plena consolidación se da en la

década de los noventas; esta auditoría evalúa la eficiencia, eficacia y economía con la que están siendo utilizados los

recursos y su objetivo es que las operaciones llevadas en una entidad sean realizadas con calidad; cabe mencionar

que la auditoría operacional es un gran reto para la capacidad y calidad profesional del Contador Público como

auditor operacional ya que se requiere amplio conocimiento de diversas disciplinas como ingeniería, sistemas,

mercadotecnia, etc. Esto con la finalidad de brindar un mejor servicio y superar expectativas. Y por último la

auditoría financiera que se realiza en el interior de una entidad asegurando la confiabilidad e integridad de la

información financiera y complementando a las dos anteriores, su finalidad es expresar una opinión sobre las

cuentas o rubros examinados a lo largo de la auditoría.

13

Es importante hacer mención que la auditoría interna dentro de la profesión del Contador Público, es un área a la

cual no se le ha dado la importancia que debiera en toda entidad así como los beneficios que esta aporta a la misma

apoyando a la organización y a sus miembros, descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva,

proporcionándoles análisis, valoraciones, recomendaciones consejos e información concerniente a las actividades

realizadas pero sobre todo la promoción de un control efectivo a un costo razonable. Y una de las finalidades de esta

tesina es que el lector conozca el infinito campo que esta profesión brinda.

En cuanto se refiere al Capítulo II este aborda el tema de la Estructura del Departamento de Auditoría Interna, es

importante hacer mención que existen diversos factores que delimitan de manera directa la dimensión de un

departamento de auditoría, podemos mencionar el tamaño de la organización, relación costo-beneficio, recurrencia

en errores o actos indebidos y mente abierta al cambio. El tamaño y la dimensión de la estructura que se le asignen

al departamento definirá los niveles de mando y operación que adoptará la misma. Se debe hacer énfasis acerca del

nivel o ubicación que ocupa este departamento y sólo resta decir que debe ser un lugar o un nivel relevante y de

vital importancia para el aseguramiento de sus funciones y responsabilidades.

Durante el transcurso de la auditoría el Contador Público debe allegarse de todas las herramientas o elementos

básicos para el desarrollo de la misma, denominados recursos operativos, dentro de estos encontramos el programa

de trabajo que es un documento en cual se consignan y planean las actividades que llevarán a cabo durante un año

calendario, es aquí cuando el departamento de auditoría interna se reúne aportando ideas, comentarios, innovaciones

y mejoras cada año. De este se deriva el programa de auditoría que será realizado a una unidad administrativa,

actividad o rubro contable, especificando los pasos a seguir, las técnicas y procedimientos a utilizar.

Al ir elaborando los papeles de trabajo se le asignan una clave para una fácil y mayor localización de los mismos en

un archivo o expediente , sin olvidar plasmar marcas de auditoría que van de acuerdo al criterio del Auditor y

siempre se deja constancia en los papeles de trabajo del significado de esta marca. Existen muchos recursos de los

cuales no siempre es indispensable hacer uso pero conservan la misma importancia y valor, como es el control de

horas trabajadas y horas no productivas, el cuestionario de evaluación, reportes periódicos de ocupación, etc.

El factor humano siendo esta una herramienta muy importante dentro de cualquier organización ya que él es el

encargado del desarrollo de la operación de la misma se deberá considerar el buen desempeño que cada uno de ellos

va teniendo a fin de evaluar su labor con el propósito de obtener un mejor servicio por parte del personal así el

auditor interno podrá tomar una decisión en función del desempeño del personal y así poder promoverlo en cada una

de las áreas que mejor le convenga al trabajador.

Es una necesidad básica de cada una de las diferentes organizaciones el darle capacitación y entrenamiento que

deben tener los elementos que conforman las diferentes áreas de trabajo, esto permitirá que la organización pueda

14

hacerle frente a los diferentes aspectos básicos que va teniendo el entorno de la organización permitiéndole avanzar

constantemente.

Como la principal fuente de información y evidencia que ha tenido la organización en sus distintos ciclos de

operaciones, es importante mantener segura la información y correspondencia con la que cuenta, ya que mantienen

en ella la historia de cómo ha venido funcionando la empresa, siendo esta la evidencia principal de la cual se puede

basar cualquier persona que quisiera conocer el ciclo de operación que ha tenido la entidad.

Finalmente se llega al Comité de Auditoría Interna que es una unidad staff creada por el Consejo de Administración

que asegura el pleno respeto y apoyo a la función de auditoría interna y externa por todos los miembros de la

organización con la finalidad de cumplir con los objetivos y metas que se ha planteado la misma. La importancia de

este Comité únicamente es expresada en beneficios, como lo es una mayor comunicación, identificación de áreas u

operaciones con problemas presentes para adoptar medidas preventivas y correctivas según sea el caso, ahorro en

auditorias externas, etc.

El Capítulo III se refiere al Código de Etica y a las Normas que rigen la auditoría, como no mencionar el invaluable

y perfecto Códico de Etica que va a guiar el camino durante la vida profesional y que dictará las pautas de conducta

a seguir, nos menciona también la importancia de la integridad y honestidad con la que será desarrollado cualquier

trabajo asignado y la firmeza que debe sustentar una opinión sin la influencia de terceras personas, el debido

cuidado y manejo de la información obtenida durante el transcurso de la auditoría. Pero sobre todo nunca olvidar lo

que se ha plasmado anteriormente y llevarlo a cabo según nuestra moral cimentada durante muchos años por el

ejemplo de una familia que es aquí donde comienzan las bases para que en un futuro se perfeccione y sobre todo

sean puesta en práctica durante la vida profesional.

15

Capitulo I. Diferentes tipos de Auditoría dentro del Campo Laboral del Contador Público.

Si bien la auditoría es un servicio profesional por medio del cual un Contador Público o firma de despacho de

contadores públicos evalúa cierta información financiera, administrativa y operacional preparada por una entidad

económica a la luz de sus procedimientos, controles y aplicando los Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados.

La prestación de este servicio culmina con la emisión de un documento denominado informe o dictamen, en el cual

el auditor expresa su opinión, sugerencias y hallazgos encontrados acerca del cumplimiento de las normas,

procedimientos y controles establecidos en la empresa.

1. Auditoría.

1.1. Antecedentes.

La auditoría es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, basada en la verificación de

los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las

lejanas épocas de la civilización sumeria.

Acreditase, todavía, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta técnica, apareció a finales del

siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.

En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban

de ejecuta funciones de auditorias, destacándose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1310, el

Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1581.

La Revolución Industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió nuevas direcciones a las

técnicas contables, especialmente a la auditoría, pasando a atender las necesidades creadas por la aparición de las

grandes empresas (donde la naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio).

Se preanuncio en 1845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los dominios científicos y ya el "Railway

Companies Consolidation Act" obligada la verificación anual de los balances que debían hacer los auditores.

16

También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las Normas de Auditoría, la cual

publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1939, en tanto otros

consolidaron las diversas normas en diciembre de 1939, marzo de 1941, junio de 1942 y diciembre de 1943.

El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable en el sector auditoría es realmente muy grande, razón

por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseñanza cátedra para el estudio de la materia, incentivando el

aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros países se realizan.

Inicialmente, la auditoría se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los

mismos eran exactos.

Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas

referencias de los registros.

Con el tiempo, el campo de acción de la auditoría ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los que

todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los

registros.

En forma sencilla y clara, escribe Holmes:

"La auditoría es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud,

integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."

Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo

siguiente:

"El examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así como la veracidad de los estados

o situaciones que dichas anotaciones producen."

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoría es la actividad por la cual se verifica la

corrección contable de las cifras de los estados financieros: es la revisión misma de los registros y fuentes de

contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.

1.2. Concepto.

Es el examen de las operaciones financieras, administrativas y de otro tipo de una entidad pública o de una empresa

por especialistas ajenos o que formen parte de ella con el objeto de evaluar la situación de la misma.

17

1.3. Objetivo.

Resume, clasifica y presenta los datos pertinentes, mediante la auditoría se obtiene y se evalúa la evidencia

necesaria para determinar si las afirmaciones de la organización están de acuerdo con los criterios que se han

establecido.

En el caso de las afirmaciones hechas por medio de los estados financieros, el criterio establecido es si dichos

estados concuerdan con los principio de contabilidad generalmente aceptados. En cambio, los citerios que gobiernan

las afirmaciones hechas por medio del sistema contable computarizado constituye juicios acerca de que es un

sistema eficaz y confiable. Los auditores pueden evaluar el grado en que esas afirmaciones satisfacen los criterios de

eficacia y confiabilidad que se consideren apropiados.

2. Clases de Auditoría.

En el campo laboral de la carrera de Contador Público encontramos dos clases de auditoría, la auditoría externa y la

auditoría interna en las cuales este puede desempeñarse. Como muestra el Cuadro N° 1.

Respecto a la auditoría externa, esta es realizada por un Contador Público independiente o despacho de Contadores

Públicos los cuales se enfocan a la auditoría de estados financieros, dictamen fiscal de enajenación de acciones,

devolución de Impuesto al Valor Agregado, etc. Y la conclusión de su revisión es emitir un dictamen u opinión.

Por otra parte la auditoría interna propone, corrige y da seguimiento a los procedimientos y controles establecidos

por una entidad y tiene como finalidad emitir un informe final.

18

Existen diferencias fundamentales entre la auditoría interna y la auditoría externa, algunas de las cuales se pueden

detallar así:

En la auditoría interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la auditoría

externa la relación es de tipo civil.

En la auditoría interna el diagnostico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la auditoría

externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

La auditoría interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras

la auditoría externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

2.1. Auditoría Externa.

2.1.1. Antecedentes.

La auditoría en su concepción moderna nació en Inglaterra o al menos en ese país se encuentra el primer

antecedente. La fecha exacta se desconoce, pero se han hallado datos y documentos que permiten asegurar que a

fines del siglo XIII y principios del siglo XIV ya se auditaban las operaciones de algunas actividades privadas y las

gestiones de algunos funcionarios públicos que tenían a su cargo los fondos del Estado.

La auditoría existe desde tiempos inmemoriales, prácticamente desde que un propietario entregó la administración

de sus bienes a otra persona, lo que hacía que la auditoría primitiva fuera en esencia un control contra el desfalco y

el incumplimiento de las normas establecidas por el propietario, el Estado u otros.

Como elemento de análisis, control financiero y operacional la auditoría surge como consecuencia del desarrollo

producido por la Revolución Industrial del siglo XIX. En efecto, la primera asociación de auditores se crea en

Venecia en el año 1851 y posteriormente en ese mismo siglo se produjeron eventos que propiciaron el desarrollo de

la profesión, así en 1862 se reconoció en Inglaterra la auditoría como profesión independiente. En 1867 se aprobó

en Francia la Ley de Sociedades que reconocía al comisario de cuentas o auditor.

En 1879 en Inglaterra se estableció la obligación de realizar auditorías independientes a los bancos. En 1880 se

legalizó en Inglaterra el título de Charretera Accountants o Contadores Autorizados o Certificados. En 1882 se

incluyó en Italia en el Código de Comercio la función de los auditores y en 1896 el Estado de New York había

designado como Contadores Públicos Certificados, a aquellas personas que habían cumplido las regulaciones

estatales en cuanto a la educación, entrenamiento y experiencia adecuados para ejecutar las funciones del auditor.

19

Debido al mayor desarrollo de la auditoría en Inglaterra, a fines del siglo XIX e inicios del siglo XX se trasladaron

hacia los Estados Unidos de Norte América muchos auditores ingleses que venían a auditar y revisar los diferentes

intereses en este país de las compañías inglesas, dando así lugar al desarrollo de la profesión en Norte América,

creándose en los primeros años de ese siglo el American Institute of Accountants (Instituto Americano de

Contadores).

Es conveniente considerar que la contabilidad y la auditoría que se realizaban en el siglo XIX y a principios del

siglo XX no estaban sujetas a Normas de Auditoría o Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, por lo

que la dificultad para ejecutarlos e interpretarlos generó en el primer cuarto del siglo XX una tendencia hacia la

unificación o estandarización de los procedimientos contables y de auditoría.

En 1917 el ya creado Instituto Americano de Contadores preparó a solicitud de la Comisión Federal de Comercio de

USA un "Memorandum sobre las Auditorías de Balance General" que fue aprobado por la Comisión, publicado en

el Boletín de la Reserva Federal y distribuido en forma de folleto a los intereses bancarios y de negocios y a los

contadores de ese país bajo el nombre de: "Contabilidad Uniforme, propuesta presentada por el Comité de la

Reserva Federal". Este folleto fue reeditado en 1918 bajo un nuevo título, "Métodos Aprobados para la Preparación

de Estados de Balance General", indicando tal vez el cambio de nombre a una realización del enfoque utópico de la

"contabilidad uniforme".

En 1929, el folleto fue revisado a la luz de la experiencia de la década transcurrida. En adición a un cambio del

título, (que se convirtió en "Verificación de Estados Financieros" como evidencia de la creciente toma de conciencia

acerca de la importancia del Estado de Resultado), la revisión contenía la significativa declaración de que "la

responsabilidad por la extensión del trabajo requerido debe ser asumida por el auditor".

En 1936, el Instituto como vocero de una profesión que ya en esa fecha estaba bien establecida, revisó los folletos

previos y emitió de forma independiente bajo su propia responsabilidad un folleto titulado: "Examen de Estados

Financieros por Contadores Públicos Independientes", aparecieron dos interesantes desarrollos de la profesión:

Primero, que la palabra "verificación" utilizada en el título del folleto anterior, no es una representación exacta de la

función del auditor independiente en el examen de los Estados Financieros de una entidad.

Segundo, la aceptación por el Instituto de la responsabilidad de la determinación y publicación de las Normas y

Procedimientos de Contabilidad y Auditoría.

El aprovechamiento del trabajo de los auditores internos como parte del proceso de revisión de las auditorías de

estados financieros ha sido específicamente normado por el Instituto Americano de Contadores Públicos

Certificados.

20

2.1.2. Concepto.

Representa el examen de los estados financieros de una entidad, con objeto de que el Contador Público

independiente emita una opinión profesional respecto a si dichos estados presentan la situación financiera, los

resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de una

empresa, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría externa es el examen crítico, sistemático y detallado

de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales

con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma

como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u

opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el

sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la

información examinada.

La auditoría externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una

opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema

de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por

lo cual tradicionalmente se ha asociado el término auditoría externa a auditoría de estados financieros, lo cual como

se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir auditoría externa del sistema de Información tributario,

auditoría externa del sistema de información administrativo, auditoría externa del sistema de información

automático etc.

2.1.3. Objetivo.

La auditoría externa o independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los

estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.

Una auditoría externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información

examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le de autenticidad y permita a los

usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del auditor.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o

firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta acerca de los resultados de

auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y

concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados

financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.

21

Bajo cualquier circunstancia, un contador profesional acertado se distingue por una combinación de un

conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales

adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.

2.2. Auditoría Interna.


El origen más remoto de la auditoría interna se ubica con el advenimiento de la actividad comercial, cuando un

productor o comerciante ante la realidad de no poder cubrir o abarcar todo un rango de intervención personal sobre

sus procesos productivos o comerciales se ve en la necesidad de contratar o allegarse a personas capacitadas y de su

confianza para que actúen en su representación o por cuenta de el. En este proceso de delegación, el productor o

comerciante idea mecanismos para supervisar, vigilar y controlar a sus empleados, son las primeras acciones de

auditoria interna ejercidas por el propio dueño de la empresa, y se pueden considerar como actividades básicas y

elementales según su concepto de administración.

Con el tiempo, las operaciones en los negocios comenzaron a crecer en volumen y complejidad, se acentuó este

fenómeno a raíz del surgimiento de la denominada Revolución Industrial. Ya no es practico para el dueño o

administrador tener un contacto mas estrecho sobre las operaciones, para revisar que se estén llevando a cabo

satisfactoriamente y con un alto grado de efectividad. Es el momento de crear un nuevo sistema de supervisión, para

que el dueño o administrador extienda su control y vigilancia a través de la ayuda que le pueda proporcionar ese

sistema. Esta ayuda provino de la asignación de uno o mas personas de la organización a quienes se les

responsabilizo directamente de revisar y reportar acerca de los siguientes cuestionamientos: ¿Se están respetándolos

procedimientos establecidos? ¿Están adecuadamente salvaguardados los activos? ¿Trabaja el personal a un buen

nivel de eficiencia? ¿Son efectivas las políticas en vigor, a la luz de las condiciones cambiantes? Es así como tiene

inicio la auditoria interna formal, con un sentido u orientación especifico.

La primera etapa de la naciente función de auditoría interna se ocupo primordialmente de la verificación detallada

de los registros contables, la protección de los activos, y el descubrimiento y prevención de fraudes. Se veía al

auditor interno como un revisor de cuentas o como un policía administrativo de criterio estrecho.

Una segunda etapa en la evolución de la auditoría interna surge como consecuencia de la creación de la Comisión

para la Vigilancia del Intercambio de Valores en los Estados Unidos de Norteamérica en el año 1934, al requerir

este órgano regulador una plena confiabilidad en la información financiera emitida por empresas que tienen

colocadas acciones entre el gran público inversionista.

22

Para llegar a niveles de excelencia en la confiabilidad referida hubo necesidad de reforzar los controles contables,

mejorar los sistemas contables y de reporte, vigilar por el estricto cumplimiento de los nacientes requerimientos

instaurados por la Comisión para la Vigilancia del Intercambio de Valores, y coadyuvar con los auditores externos

independientes en tales propósitos. En esta nueva dimensión administrativa se dio plena participación al auditor

interno, al proporcionarle la ubicación de apoyo profesional que desde entonces viene dando a la administración.

Una tercera etapa nace en la creación del Instituto de Auditores Internos en los Estados Unidos de Norteamérica en

el año de 1941. Instituto que al nuclear a los auditores internos permite el desarrollo de la profesión de manera

armónica y ordenada y la emisión de pronunciamientos normativos que regulan su ejercicio; en suma, la

institucionalización de la auditoría interna vista y reconocida por la sociedad en su conjunto.

La cuarta y última etapa, aun vigente, surge con el advenimiento de dos nuevos tipos de auditoría: La auditoría

administrativa y la auditoría operacional, practicadas por auditores internos independientes de una organización.

Auditorias que al complementarse con la financiera, cierran el amplio ciclo de servicios a la administración.

La profesión de auditoría interna, en si misma, a través de su propio esfuerzo y dedicación, a establecido las bases

para un continuo y ascendente desarrollo.

2.2.2. Concepto.

La unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando auditoría interna

es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una técnicas determinadas y con el

objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de

circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.

Las auditorias internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación

permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos

y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está

dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial

constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los

acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno,

puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración y aunque mantenga una

actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede

afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del

Público.

La auditoría es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de

función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la

23

empresa, a excepción de los que forman parte del departamento de auditoría interna, ni debe en modo alguno

involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y

opinar sobre los mismos, para que la alta dirección tome las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La

auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones

y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.

2.2.3. Objetivo.

El objetivo de la auditoría interna consiste en apoyar a los miembros de la organización en el desempeño efectivo de

sus actividades. Para ello la auditoría interna les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e

información concerniente con las actividades revisadas. Es objetivo de la auditoría interna la promoción de un

control efectivo a un costo razonable.

3. Tipos de Auditoría.

Existen tres tipos de auditoría las cuales son mencionadas en el Cuadro N° 2.

3.1. Auditoría Administrativa.


El maestro Joaquín Rodríguez Valencia señala:

“El padre del la administración, Henry Fayol, mencionó en una entrevista (que le hizo la Cronique Social de France)

en 1925, que el mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias, es estudiar el

24

mecanismo administrativo para determinar si la planeación, la organización, el mando, la coordinación y el control

están siendo atendidos”, es decir, si la empresa está bien administrada.

“El doctor James Mckinsey en los años de 1935 a 1940 llegó a la conclusión de que la empresa debe periódicamente

hacer una auditoría, que consistiría en una evaluación de la empresa en todos sus aspectos, a la vista de un medio

ambiente empresarial...”.

“En México, un antecedente sobre la auditoría administrativa lo tenemos en el libro El análisis factorial-guía para

estudios de economía industrial-elaborado por Nathan Grabinsky y Alfred W. Klein, publicado por el Departamento

de Investigaciones Industriales del Banco de México, S.A. en 1959”.

Y se llega al año de 1961 cuando un ingeniero asesor en administración de nombre William P. Leonard recoge todas

las corrientes en materia de auditoría administrativa, más las suyas propias, y conforma un libro denominado The

Management Audit (La auditoría administrativa) que es editada en 1962 en los Estados Unidos de Norteamérica. Es

a partir de ese año en que los estudiosos e investigadores de esta rama de especialización de la auditoría, consideran

como el del nacimiento formal y estructurado de la auditoría administrativa.

La filosofía impresa por Leonard se centra en que las estructuras administrativas siempre habrán de estar en alerta

permanente, para percibir los cambios que se dan en los negocios, la economía, la política y disposiciones

gubernamentales, y en la sociedad en general, para adecuar la administración. Efecto que se captará por medio de

un ordenado y riguroso procesos de evaluación, que incluye la medición de la calidad de las decisiones,

denominada auditoría administrativa.

La obra de Leonard abarca un repaso a los elementos básicos de la administración por él vista (planeación,

organización, coordinación, dirección y control); evaluación de los métodos y eficiencia administrativa y ejecutiva;

conceptos fundamentales de la auditoría administrativa; preparación, iniciación, recopilación, análisis e

interpretación de información; y preparación, presentación y seguimiento del informe de auditoría administrativa.

Es a partir de la obra de Leonard cuando la auditoría administrativa entra en un proceso de asimilación, aceptación

y desarrollo, primero en los Estados Unidos de Norteamérica, pasa a México durante la década de 1970, en que las

instituciones, investigadores y practicantes de la auditoría han intervenido y coadyuvado en su evolución.

3.1.2. Concepto.

Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso

administrativo, aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones los están

cumpliendo y respetando.

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3.1.3. Objetivo.

Verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del

proceso administrativo y lo que incide en ellos. Es su objetivo también el evaluar la calidad de la administración en

su conjunto.

3.1.4. Importancia.

La importancia de la auditoría administrativa radica en el hecho de que proporciona a los directivos de una

organización un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y

operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos detectados exijan

una mayor o pronta atención.

3.1.5. Proceso Administrativo.

El proceso administrativo es una corriente que estudia y sitúa a la administración separándola a través de las fases o

elementos que la componen, la postura mas aceptada es la que los clasifica en planeación, organización, integración,

dirección y control. Como nos muestra el Cuadro N° 3, el cual se explicará mas adelante.

En este momento es relevante destacar la gran diversidad de criterios y opiniones con que se han pronunciado

diferentes autores e investigadores de la administración, sobre la forma como ven o conciben las fases o elementos

del proceso administrativo.

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El objetivo es separar los componentes de la organización en fases o elementos para su estudio individual, y la

interacción concurrente entre ellos, con el propósito de alcanzar los objetivos de la propia organización.

Para todas las formas de esfuerzo de grupo, la aplicación de un proceso administrativo es universal puesto que es

identificable en todo tipo de organismos sociales, sin importar el sistema económico en que se desenvuelvan y

abarca todos los niveles jerárquicos de a aquellos sin ser solo responsabilidad de los principales administradores.

Se habla de proceso administrativo cuando las funciones administrativas se contemplan como un todo.

3.1.5.1. Planeación.

Cuando la administración se concibe como un proceso, la planeación es la primera función que se realiza. Planear

implica proyectar en forma conciente la acción futura, por tanto, es un proceso intelectual que requiere tiempo,

atención y dedicación suficiente para establecer los resultados que se esperan y la forma en que se pretende

lograrlos.

A pesar de que la planeación se orienta hacia el futuro, siempre es necesario tener en cuenta en análisis de hechos e

informaciones relevantes del presente y pasado, para elegir entre diversas alternativas el curso de acción que

represente un grado de éxito en la consecución de los fines de un organismo social; puesto que el éxito difícilmente

puede llegar de improviso. El ejecutar acciones según el vaivén de las circunstancias y sin ningún plan, es trabajar a

ciegas.

Actualmente el interés y la necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social opera en un

medio que constantemente esta experimente cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales y culturales, a los

que debe adaptarse; hay organizaciones que obtienen provecho de esos cambios y otras que sucumben por no

considerar debidamente su influencia al planear.

La planeación no pretende, ni puede eliminar todos los riesgos; solo influye para evitar situaciones en que se corran

riesgos indebidos. Múltiples investigaciones han demostrado que la planeación formal es un factor de éxito en la

eficiencia y prosperidad de las organizaciones.

La necesidad de planear no es solo función característica de los administradores de alto nivel, si no que involucra a

todos aquellos que ocupan un puesto directivo; por mínimo que sea su nivel jerárquico, surge la necesidad de

planear las actividades que le hayan sido encomendadas.

La planeación sirve de base a las siguientes funciones del proceso administrativo: organización, integración,

dirección y control. Su amplitud esta constituida por diversos tipos de planes, que se clasifican según sus

características y aplicación en: objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias.

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3.1.5.1.1. Objetivo.

Objetivo de la planeación, es llevar a cabo los estudios y toma de decisiones consecuentes, a las que es lo que quiere

la entidad, divididos en etapas o periodos futuros. El objetivo total de la planeación parte desde los más altos niveles

de decisión, así como la determinación de las principales metas y objetivos desagregados, hasta las estrategias

menores y políticas se soporte, más aún, llega hasta el nivel de métodos y procedimientos para su implementación e

implantación operativa.

3.1.5.2. Organización.

En administración la palabra organización tiene dos significados distintos:

1. El que se refiere a un organismo social como un todo: una empresa, una dependencia gubernamental, un

hospital, una escuela, etc.

2. El que significa un proceso de estructura formalmente las funciones y jerarquías dentro de un organismo social,

con este significado se utiliza la palabra organización como etapa del proceso administrativo.

Al describirse el concepto de organización social, se señaló que es un conjunto de personas que en forma sistemática

aportan sus esfuerzos para lograr determinados fines comunes; pero la suma total de esos esfuerzos será mayor

cuando están organizados y coordinados que cuando no lo están, por tanto, la razón de organizar es hacer eficiente

la cooperación humana.

Principios de organización:

En 1938, Lyndall Urwick señaló diez principios fundamentales de organización que han sido considerados como

guías para establecer una adecuada organización. Los principios señalan que:

1. La estructura de la organización debe facilitar la contribución de las personas para el logro de los objetivos.

2. La asignación de actividades, mediante la división del trabajo, debe conducir a la especialización de los

individuos.

3. La coordinación de personas y actividades es un propósito básico de toda organización.

4. Deben establecerse líneas claras de auditoría para cada uno de los ejecutivos.

5. La definición de cada puesto, su jerarquía autoridad, responsabilidad y relaciones, deben quedar establecidas

por escrito y ser comunicadas a todos los miembros del grupo.

6. La responsabilidad de cada jefe es absoluta, en lo que respecta a la actuación de sus subordinados.

7. Toda autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente al nivel que se le confiere.

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8. En cuanto a la capacidad de control, ninguna persona de nivel superior debe supervisar a más bajo el número

debe estar entre ocho y doce subordinados.

9. Es fundamental que exista proporción de autoridad y responsabilidad en las distintas unidades que forman el

organismo.

10. Todo organismo social requiere de una continua revisión de su funcionamiento y estructura.

Los principios señalados por Urwick han sido objeto de estudio constante; lo evidente es que el propósito de la

función de organización es establecer una estructura formal que permita a los integrantes colaborar eficaz y

eficientemente en el logro de los objetivos.

En forma sintetizada, podemos decir con base en los objetivos fijados en la planeación, la organización se encarga

de dividir el trabajo, agrupar actividades, establecer jerarquías, designar las áreas de autoridad y responsabilidad de

los integrantes, coordinar a los grupos en sentido vertical y horizontal, por medio de las relaciones de autoridad y

comunicación.

No debe olvidarse que toda estructura de organización administrativa es producto del pensar humano y, puesto que

ningún organismo social es estático, sino esencialmente dinámico, será indispensable preparar y adaptar los cambios

organizacionales, que en forma inevitable se irán presentando y que modificarán la estructura; de ahí que en su

mayor parte, organización es realmente reorganización, pero el primer término es el que se ha adoptado y sigue

vigente.


El objetivo de la organización visto como un elemento del proceso administrativo, no como entidad, esta

relacionado con la división, a su vez, viene a conformarse en un todo para cumplir con los objetivos propios de la

entidad. La organización le dice a cada individuo que tiene que hacer dentro de la entidad, como lo tiene que hacer,

y como lo puede dirigir y ayudar. El desarrollo de todas estas interrelacionases, en si mismo, una especie de

planeación que se construye sobre la planeación inicial o básica.

3.1.5.3. Integración.

La función de integración consiste en adoptar al organismo social de los diversos recursos que requiere para su

eficiente desempeño. Al planear y organizar, deben tomarse en cuenta los recursos financieros, materiales, técnicos

y humanos con que podrá contarse; por consiguiente, la integración se encuentra estrechamente relacionada con la

planeación y la organización.

Históricamente, todo organismo social ha tenido que adaptar su estrategia administrativa a las condiciones

económicas, tecnológicas, legales, políticas y culturales prevalecientes en su época, es decir, la administración tiene

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que adaptarse al proceso evolutivo que se genera en otros campos; por ejemplo no podríamos seguir administrando

una empresa como se hacía a principios de siglo, puesto que las alternativas disponibles para decidir sobre los

recursos a integrar y por consiguiente a administrar, se van ampliando y/o modificando en virtud de lo que sucede

en otros campos.

El avance tecnológico, por ejemplo, se convierte en uno de los aspectos de importancia primordial que influye

continuamente para aspectos de importancia primordial que influye continuamente para cambiar el marco de la

estrategia administrativa, ya que modifica las funciones de planeación y organización al contar con innovaciones en

maquinaria y herramientas, mobiliario y equipo, sistemas, métodos, etc. Los avances tecnológicos son tan

acelerados que demandan cambios radicales en las organizaciones, y por tanto en su administración.


Paralelamente a los objetivos de la planeación y la organización este el proceso de allegarse de todos los recursos

necesarios. Incluye el procurarse del personal necesario e idóneo para las tareas y responsabilidades que se le van a

asignar y desarrollarlo; hacerse de los recursos naturales (previos a los procesos de transformación) y materiales

como planta, equipo y todo tipo de materiales y suministros, y contar con el capital necesario para operar.

3.1.5.4. Dirección.

La función de dirección implica conducir los esfuerzos de las personas para ejecutar los planes y lograr los objetivos

de un organismo social.

La dirección es la parte central de la administración, puesto que por su conducto se logran los resultados que

finalmente servirán para evaluar al administrador; poco efecto tendrán técnicas complicada de planeación,

organización y control, si la labor de dirección es deficiente. La dirección es la parte más práctica y real ya que trata

directamente con las personas, y éstas son quienes finalmente influyen en el éxito o fracaso en el organismo social.

Auditoría, motivación, comunicación, coordinación y toma de decisiones, son elementos claves en la dirección.


El objetivo de la dirección (dirigir), que bien debería llamarse de administración (administrar) en virtud de que una

entidad se administrada, no se dirige, aparece una vez que se han dado efecto los anteriores apuntados. Incluye tres

diferentes tipos de acciones de soporte y que son básicas para ejecución de las tareas asignadas. La primera de estas

es la administración o dirección que tiene como función primaria el emitir instrucciones y comunicarlas a los

subordinados; la segunda es la coordinación que se refiere a proveer información necesaria todos los trabajadores; y

la tercera el liderazgo que en esencia es la motivación a los trabajadores por medio del ejemplo que proyecta los

supervisores y niveles de alto mando, y como ellos, en calidad de lideres trabajan con sus subordinados.

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3.1.5.5. Control.

El control es la última etapa del proceso administrativo, pero está estrechamente relacionado con la planeación, a la

cual sirve de retroalimentación para futuros planes. Su función consiste en establecer sistemas para medir y corregir

las ejecuciones de los integrantes del organismo social, con el fin de asegurar que los objetivos fijados se vayan

logrando; por tanto, mientras más claros completos y ordenados sean los planes, más se facilitará la función de

control. Los factores sobre los cuales pueden controlarse toda actividad son: cantidad, calidad, tiempo y costo.

El control se utiliza para:

Conocer lo que realmente se ésta logrando.

Evaluar el desempeño de los integrantes.

Detectar fallas o errores.

Corregir las desviaciones.

Modificar los planes.

Mejorar la coordinación.

Establecer un mejor sistema de comunicación.

Predecir problemas y/o soluciones, etc.

El control se aplica básicamente a funciones específicas; por consiguiente, son comunes los sistemas de control de:

Producción.

Calidad.

Inventario.

Mantenimiento.

Costo.

Ventas.

Salarios.

Personal, etc.

Entre los principales mecanismos de control se encuentran:

La observación personal.

Los presupuestos.

Las estadísticas.

Las auditorias.

El control interno.

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Informes verbales y/o escritos.

Información y análisis especiales, etc.


El ejercicio del trabajo diario inevitable se ve afectado por las condiciones cambiantes y por la variedad de

capacidades y por la variedad de capacidades humanas. En consecuencia se requiere identificar aquellas

desviaciones a los planes y rutinas establecidas y darles atención de una manera efectiva. El control es una fase del

proceso administrativo, que tiene como objetivo el coadyuvar en el logro de los objetivos de las otras cuatro fases o

etapas del referido proceso administrativo. Por tal razón, no se deberá ver como una fase aislada, sino formando

parte de las otras cuatro.

3.2 . Auditoría Operacional.


EL primer antecedente formal sobre el origen de la auditoría operacional se remonta al año de 1945, cuando en

ocasión de la conferencia anual de The Institute of internal Auditors se incluye, para discusión en panel, el tema

Scope Of Internal Auditing Of Technical Operations (Alcance de la Auditoria interna en operaciones técnicas). En

este año de 1984, Arthur H. Kent, auditor interno de la Standard Oil Company of California, escribe un articulo

denominado Audits of operations (Auditoria de operaciones).

En 1945 Frederic E. Mints, auditor interno de la lockbeed Aircraft Corporation, comienza a utilizar de manera

formal en sus trabajos y reportes el término auditoría operacional. Como se conoce hasta la fecha, causando gran

revuelo entre la comunidad, por lo novedoso del nombre de esta naciente disciplina.

Y ya el primer pronunciamiento o referencia formal sobre la auditoría operacional lo da The Institute Of Internal

Auditors al incluir, en 1956, en su libro Bibliography of Internal Auditing, un capitulo (dentro de diez) denominado

Operations Audits (Operaciones Auditables).

A partir de entonces comienza a generarse una gran inquietud dentro de los profesionales de la Auditoría Interna

en los Estados Unidos de Norteamérica, por adentrarse en esa nueva rama de especialización.

Las inquietudes derivaron en encomendar The Institute of Internal Auditors a su director de investigación y

educación, Bradford Cadmus, se abocara a investigary presentar una propuesta formal sobre la auditoria

operacional.

32

El trabajo de Bradford Cadmus, que provocó fuera considerado como el padre de la Auditoria Operacional, derivo

en su libro denominado Operational Auditing Handbook (Manual de Auditoría Operacional) que fue publicado en

el año de 1964 por The Institute of Internal Auditors.

El Manual de Auditoría Operacional de Cadmus presenta en su primer capitulo la naturaleza y filosofía de la de la

auditoría operacional, como un análisis constructivo que debe llevar a cabo el auditor interno para coadyuvar en la

mejora de las operaciones tendiendo a obtener mayor rentabilidad de ellas. Los siguientes siete capítulos se refieren

a igual número de funciones, proporcionando un antecedente e información general sobre los objetivos de cada una

de ellas, su problemática, los controles que requieren y programas para auditarlas. Dichas funciones son: compras,

tráfico y transportación, desperdicios, recuperaciones y material obsoleto, operaciones de recepción, inmuebles,

maquinaria y equipo, publicidad y promoción de ventas, y programas de seguros. Concluye este libro sobre la

perspectiva que avizoraba su autor sobre el futuro de la auditoría operacional.

La naturaleza y filosofía de la auditoría operacional, Cadmus la describe en las siguientes citas:

Cuando el autor revisa los registros de ingresos, está haciendo auditoría financiera. Cuando observa cómo se

trata a un cliente está actuando como auditor operacional.

El auditor operacional debe asumir que es el dueño del negocio, que le pertenece. Antes que recomiende un

cambio, que critique una operación, debe preguntarse a sí mismo que haría si fuera el dueño.

El auditor operacional debe cuestionarse ¿cómo revisaría el dueño su negocio si tuviera tiempo para hacerlo?.

La auditoría operacional debe considerarse como un estado de actitud, a manera de análisis enfoque y

raciocinio.

La auditoría operacional infiere familiarizarse con las operaciones y sus problemas, siguiendo con el análisis y

evaluación de los controles para asegurarse de que son los adecuados en las aras de proteger a la organización.

Fue tal impacto de la naciente corriente técnica propuesta por Bradford Cadmus, que provoco que el mismo Victor

Z. Brink impulsor de la auditoría interna moderna modificará y ampliará sus posturas al aceptar la auditoría

operacional en la tercera y cuarta edición de su libro.

La auditoría operacional entra a México en la década de los setentas, se divulga y amplía su aceptación en los

ochentas, y llega a su plena consolidación y madurez en la década de los noventas.

La auditoría operacional evalúa la eficiencia, eficacia y economía con que están siendo utilizados los recursos.

Su objetivo es promover eficiencia en la operación, y evaluar la calidad de la operación.

33

El ejercicio de la auditoría operacional infiere un cambio de actitud del auditor interno que la practica. Ya no se

trata de revisar y examinar las cifras frías de unos estados financieros, ni de evaluar el comportamiento y

desempeño de la administración. La actitud, ahora, es más de compenetrarse anímica y mentalmente en la vida

misma, supervivencia y desarrollo de la entidad a la que presta sus servicios.

El auditor operacional no buscará respuestas satisfactorias que justifiquen un buen o mal resultado de la operación:

su enfoque será el de hacer preguntas inteligentes, en vez de buscar respuestas inteligentes. La filosofía de

actuación del auditor operacional será con un enfoque socrático de la búsqueda de la verdad, cuya respuesta es

infinita. Es aplicar la mayéutica como método para inducir al entrevistado para que explique los resultados de su

actuación en aras de mejorarlos. Es aplicar la dialéctica como una forma de razonar lógica y metódicamente el

porqué de los resultados obtenidos. En síntesis, es saber utilizar y aplicar el vocablo por qué y evaluar la respuesta

que se obtenga. ¿Por qué se obtuvieron estos resultados? ¿Por qué no se pueden mejorar los resultados? ¿por qué

no se optimiza el uso de los recursos? ¿Por qué el personal no tiene una actitud positiva y propositiva? ¿Por qué se

obtienen justificaciones en vez de propuestas? ¿Por qué hay desperdicios, negligencia y apatía? ¿Por qué no somos

mejores? ¿Por qué...?.

Por otro lado, la auditoría operacional es un gran reto a la capacidad y calidad profesional del Contador Público

como auditor operacional. Para una buena ejecución de esa especialidad requerirá introducirse, estudiar, conocer

otras disciplinas como son, a manera de ejemplo: análisis de sistemas, ingeniería industrial, mercadotecnia,

relaciones industriales, el reto es infinito, también lo habrá de ser su voluntad por superarse, ser mejor, brindar un

mejor servicio.

Concomitante con la reflexión anterior, puede surgir la duda de cómo un individuo, como auditor operacional, que

no tienen ningún entrenamiento específico sobre alguna área u operación, puede ser útil: la respuesta a esta duda

descansa en los aspectos de control, lo cual es común a cualquier actividad operacional.

La prueba determinante de que cualquier actividad operacional es aquella que debe tener un propósito definido, es

que este se encuentra determinado por el grado de esfuerzo que se le debe aplicar para que sea alcanzado. En otras

palabras, y hablando en términos de control, se requiere una definición clara de los objetivos, así como, contar con

elementos para comparar lo que se está realizando contra esos objetivo, con el propósito de determinar

desviaciones, analizarlas y evaluarlas para poder tomar medidas correctivas acordes con las circunstancias.

El auditor operacional proporciona la experiencia y el cómo cubrir esas necesidades de trabajo, combinando su

acción con las de aquellas personas que conocen la naturaleza exacta de las actividades de la operación relativa.

Para proporcionar esta ayuda y alcanzar un máximo de provecho, se deberán encontrar fórmulas para administrar

esas operaciones, de tal manera que produzcan los mejores resultados, o lo que es lo mismo, alcanzar en forma

óptima los objetivos establecidos. De este modo, los conocimientos en aspectos de control vienen a ser para el

34

auditor operacional la puerta de acceso a las diferentes áreas operacionales, y serán la base de su contribución hacia

cada directivo responsable de esa área.

3.2.2. Concepto.

Esta auditoría evalúa la eficiencia y economía con que esta siendo utilizados los recursos. Es una auditoria no

financiera cuyo objetivo es la previsión, evalúa y creación de sistemas administrativos con la finalidad de lograr la

mayor eficiencia y efectividad en las operaciones y procedimientos de la organización, así como una mejor

productividad de los empleados.

3.2.3. Objetivo.

Es promover eficiencia en la operación y evaluar la calidad de la operación, como ya se menciono uno de los

principales objetivos de la auditoría operacional es evaluar la efectividad y la eficiencia de los sistemas

administrativos, así como los controles internos sobre las operaciones de la empresa. Para eso los auditores internos

deben tener aquellos estándares que les permitan revisar tales operaciones y llegar a una evaluación completa y

objetiva que le ayude a la administración de la empresa a buscar soluciones y mejoras para un mejor

posicionamiento en el mercado. Estos estándares tienen generalmente dos fuentes: por un lado los objetivos que se

han fijado la propia empresa de acuerdo a sus políticas, metas y presupuestos y por el otro los estándares y mejores

practicas que se observan en la industria o en el medio donde se mueve la empresa.

3.2.4. Importancia.

El ejercicio de la auditoría operacional infiere un cambio de actitud del auditor interno que la practica. Ya no se trata

de revisar y examinar las cifras de unos estados financieros, ni de evaluar el comportamiento y desempeño de la

administración. La actitud ahora es más de compenetrarse anímica y mentalmente en la vida misma, supervivencia y

desarrollo de la entidad a la que presta sus servicios.

El auditor operacional no buscara respuestas satisfactorias que justifiquen un buen o mal resultado de operación; su

enfoque será el de hacer preguntas inteligentes, en vez de buscar respuestas inteligentes.

La filosofía de actuación del auditor operacional será con un enfoque socrático de la búsqueda de la verdad, una

respuesta es infinita, Es aplicar la mayéutica como método para inducir al entrevistado para que explique los

resultados de su actuación en aras de mejorarlos. Es aplicar la dialéctica como una forma de razonar lógica y

metódicamente el porque de los resultados obtenidos. En síntesis es saber utilizar y aplicar el vocablo por que y

evaluar la respuesta que se obtenga.¿Porque se obtuvieron estos resultados? ¿Por qué no se pueden mejorar los

resultados? ¿Por qué se obtuvieron estos resultados? ¿Por qué no se optimiza el uso de los recursos? ¿Por qué el

35

personal no tiene una actitud positiva y prepositiva? ¿Por qué se obtiene justificaciones en vez de propuestas? ¿Por

qué hay desperdicios, negligencia y apatía? ¿Por qué no somos mejores? ¿Por qué?

Por otro lado, auditoría operacional es un gran reto a la capacidad y calidad profesional del contador publico como

auditor operacional. Para una buena ejecución de esta especialidad requiera introducirse, estudiar, conocer otras

disciplinas como son, a manera de ejemplo: análisis de sistemas, ingeniería industrial (para revisar costos y

producción), mercadotecnia (para revisar ventas), relaciones industriales (para revisar la administración de recursos

humanos), etc. El reto es infinito, también lo habrá de ser su voluntad por superarse, ser mejor, brindar un mejor

servicio.

Concomitante con la reflexión anterior, puede surgir la duda de cómo un individuo como el auditor operacional, que

no tiene ningún entrenamiento específico sobre alguna área u operación, puede ser útil; la respuesta a esta duda

descansa en los aspectos de control, lo cual es común a cualquier actividad operacional.

La prueba determinante de que cualquier actividad operacional es aquella que debe tener un propósito definido, es

que este se encuentra determinado por el grado de esfuerzo que se le debe aplicar para que sea alcanzado. En otras

palabras, y hablando en términos de control, se requiere una definición clara de objetivos, con el propósito de

determinar y evaluar para poder tomar medidas correctivas acordes con las circunstancias.

El auditor operacional proporciona la experiencia y el como cubrir estas necesidades de trabajo, combinan do su

acción con las de aquellas personas que conocen la naturaleza exacta de las actividades de la operación relativa.

Para proporcionar esta ayuda y alcanzar un máximo provecho, se deberá encontrar formulas para administrar esas

operaciones de tal manera que produzca los mejores resultados, o lo que es lo mismo, alcanzar en forma optima los

objetivos establecidos. De este modo los conocimientos en aspectos de control vienen a ser para el auditor

operacional la puerta de acceso a las diferentes áreas operacionales y serán la base de su contribución hacia cada

directivo responsable de esas áreas.

3.2.5. Ciclos de Operaciones.

Una entidad en marcha es en si mismo un flujo permanente de operaciones entrelazadas para formar un ciclo global

que tiene un punto de partida, se actúa u opera, y se vuelve a llegar al mismo punto de partida: se cuenta con

recursos financieros, se compra, se produce o transforma, se vende, se cobra, y se vuelve a contar con recursos

financieros. Cada etapa de ese ciclo global es factible segregarla en ciclos individuales de operación para su mejor

análisis y comprensión.

A su vez, cada ciclo individual de operación esta constituido por varias funciones. Cada función es un conjunto de

actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar,

verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso, que las ordena de manera lógica y

36

secuencial. Una transacción es un hecho económico que involucra cambios en la estructura financiera de una

entidad.

Una función esta compuesta por una actividad central, con una actividad antecedente y una actividad consecuente.

A manera de resumen, en sentido inverso a como se inicio la introducción al estudio este tema, el auditor

operacional para el desarrollo de su trabajo primero deberá identificar las actividades que conforman una función;

en seguida las funciones que integran un ciclo global operativo de la entidad. En todo el proceso se identificará las

transacciones que suceden, y en función a ellas se harán cortes operativos para la pena identificación de las

funciones a ellas se harán cortes operativos para la plena identificación de las funciones y los ciclos. De no hacerse

los cortes se entraría en un proceso operativo de revisión sin fin.

Unas de las primeras tareas a las que se debe aplicar el auditor operacional es la de identificar los diversos ciclos de

operación y las funciones que los integra, a efectos de precisar el alcance de su revisión, no existe un receta o

formula clara y especifica que coadyuve en ese intento, y que será la propia experiencia y conocimientos del auditor

los que le indique cual será la segregación a efectuar atendiendo a las propias necesidades y características de la

organización donde intervendrá.

Se recomienda que la auditoría operacional se aplique a funciones; y si el tiempo y circunstancias lo permiten, o si

se hace necesario, revisará las funciones que integren un ciclo. Por ejemplo: el ciclo de operación es la tesorería y

las funciones que lo integran son captación de recursos, su administración, custodia, erogaciones y pagos.

Especificaciones de objetivos con base en los ciclos de operación.

a) Compras. La función básica de compras es el proveer buenos productos y servicios a buen precio, a buen tiempo

y un buen lugar. El término buen es usado aquí como sinónimo de los mejor posibles, en todos los aspectos que se

considere sean en beneficio de los intereses de la organización. Esta es, por supuesto, una determinación que a

menudo no puede ser evaluada con precisión y que por tanto involucra una gran dosis de juicio; además es cierto

debido a que las principales interrelaciones con otras actividades operativas, y a largo plazo, requieren ser evaluadas

continuamente atendiendo a los tipos especiales de beneficio y obstáculos.

Estos conceptos fundamentales de la función básica son al mismo tiempo los objetivos de la actividad de compras.

El interés primordial es que la función básica de compras debe existir a diferentes niveles; en los niveles bajo es la

eficiencia con que el personal auxiliar cumpla con la parte que le corresponde en los procedimientos operacionales,

en el nivel intermedio, hay interés en la efectividad con que las actividades individuales cumplan los aspectos más

importantes, como la selección de proveedores y negociación del proceso; y en los niveles altos, hay preocupación

por el grado en que se puedan percibir las oportunidades de lograr mejores compras para las demás funciones

gerenciales.

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b) Recepción. El ciclo de recepción es una continuación del ciclo operacional que se inicio en la actividad de

procurarse materiales y servicios. Da inicio en el momento en que el transportista hace su entrega a la organización,

o en algún otro sitio estipulado previamente; la mercancía es recibida en las cantidades, especificaciones y

condiciones pactadas en la orden de compra. En adición, el proceso de recepción incluye el cuidado físico de las

mercancías para que sean recibidas y resguardadas por el usuario, o en los almacenes de la organización.

El objetivo del ciclo de recepción estriba en allegarse de una esencial liga entre la procuración básica y el

alojamiento de cada producto, en un lugar que quede disponible para satisfacer la necesidad operacional. Los

retrasos o errores en proporcionar esta liga pueden dar origen a serios conflictos y problemas operativos en otras

actividades, que se afectan dentro de la organización. Una adecuada recepción es además un prerequisito básico

para validar el pago a los proveedores, y es una parte del proceso de cuentas por pagar.

c) Inventarios y Almacenes. Los materiales recibidos pueden ir directamente hacia los procesos productivos, o bien

pasan a formar parte de un inventario en espera de ser utilizado. Estos inventarios son comúnmente conocidos como

almacenes. Los materiales pueden ser de diverso tipo: materias primas, refacciones, partes, subensambles, etc.

Quedan a disposición de un uso posterior para alguna fase del proceso de manufactura, para mantenimiento de

alguna otra actividad operacional, o pueden estar para la venta al consumidor.

De igual manera, los inventarios pueden provenir de algún proveedor y son captados a través del departamento de

recepción, o bien puede originarse de los mismos procesos de manufactura de la organización. La característica

común es que hay que un periodo de espera antes de que sean requeridos para algún uso, por consiguiente, deben ser

conservados en los almacenes durante un periodo de espera. Las actividades en los almacenes están relacionadas

con un gran número de operaciones, como son: recepción, inspección, producción, mantenimiento y ventas. El

objetivo de esta actividad es mantener los materiales correspondientes en buenas condiciones para ser usados, y

tenerlos disponibles en el momento que se requieran.

Otro objetivo se cifra en el interés puesto en todas las actividades operacionales, relativo a reducir los costos de

operación de cada actividad particular, o proveer un amplio rango de servicios que puedan hacer posible la

reducción de costos de operación en otras actividades de la organización. Este es nuevamente el caso de las

actividades de almacenes, no obstante, aquí se presenta una especial dimensión ocasionada por el desembolso de

fondos de la organización para invertir en inventarios.

Este objetivo complementario es el de mantener un nivel en inventarios que represente el mínimo posible de

inversión, y que de manera simultanea pueda cubrir las necesidades de la organización. El cumplimiento de este

objetivo involucra muchos aspectos significativos y muchos factores de detalle a considerar.

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Al final, destaca el hecho de que el ciclo de los inventarios en almacenes se ve involucrado muchas veces en un

amplio campo de actividades operativas; por consiguiente, se requiere dividir el proceso en objetivos específicos

que comprenden este ciclo, desde un punto de vista procesal, y que pueden ser sumariados como sigue:

La determinación del tipo de materiales y cantidades que se van a mover dentro de los almacenes.

La aceptación de los materiales por los almacenes.

El almacenamiento de esos materiales, para que se encuentren adecuadamente salvaguardados y

disponibles cuando se requieran.

La recolección y distribución de materiales específicos bajo requerimientos debidamente autorizados.

d) Producción y Mantenimiento. Producción, como un término, es aplicado a toda situación donde los materiales

son combinados o modificados de una manera significativa por la gente de una organización, a través del uso de

adecuadas instalaciones y equipo. Este enfoque hacia el proceso productivo es aplicado también a los procesos de

manufactura. El ciclo de producción cubre un amplio rango de objetivos, atendiendo a las diversas clases de

manufactura y el gran número de tipos diferentes de productos y servicios que produce y presta una organización. Y

todavía se tiene la característica común de la materia prima y mano de obra con el uso de las instalaciones y el

equipo; al combinar todos estos elementos, el resultante serán productos listos para un uso interno o para la venta al

consumidor.

Los objetivos de producción pueden variar dependiendo de cada organización en lo individual. En algunos casos,

como las cadenas de tiendas departamentales, pueden ser completamente significante; pero en otros, como ejemplo

en la manufactura de un automóvil o de un producto metálico, son muy importantes las operaciones en términos de

costo incurrido y del número de gente involucrada.

Paralelamente, en una gran mayoría, estas situaciones se complican debido al rango y tipo de actividades que

ocurren ya que se presentan actividades enfocadas a la obtención y al proceso de materiales, otras a las instalaciones

y equipo que será usado, otras más al entrenamiento de personal.

Desde el punto de vista, objetivos operacionales se presentan de materiales, uso de máquinas, supervisión de gente,

coordinación de diversas subactividades, necesidad de inspecciones y finalmente, el empaque y transferencia de los

productos elaborados. Además, existen problemas de coordinación con otras importantes actividades de la

organización como son: finanzas, personal y mercadotecnia en función de que todas las actividades se integran en

una organización para aspirar a una rentabilidad total. Los objetivos del ciclo de producción son útiles para la

administración como una parte del problema directo total de una organización. Introducirse el auditor interno en esta

área, es particularmente interesante debido a la gran necesidad de controles efectivos sobre el total de las

operaciones de producción.

Bajo un criterio procesal, se pueden identificar los siguientes objetivos genéricos del ciclo de producción:

39

Determinación de la demanda de productos que pueden provenir de los procesos de fabricación, es decir, que se

va a producir y cuándo.

Planificación qué se debe hacer para fabricar los productos solicitados.

Procurarse los insumos necesarios para llevar a cabo las actividades productivas planeadas.

Recibir, instalar, y probar el equipo en los procesos productivos.

Fabricar los productos planeados.

Por último, transferir los productos elaborados hacia el usuario en la organización o para la venta a clientes.

Este objetivo incluye la entrega de desperdicio y materiales sobrantes.

En otro orden complementario a los objetivos del ciclo de producción, no se deben soslayar los relativos al concepto

mantenimiento. No se podrán alcanzar los objetivos de producción si no se toman en cuenta con un criterio

simbiótico los relativos a mantenimiento. Sin un mantenimiento adecuado a las instalaciones, planta y equipo, no se

puede producir.

El ciclo y objetivos del mantenimiento consisten a las actividades relativas a inspección, servicio y reparación de

instalaciones en una organización, lo cual incluye edificios, equipo y herramientas usadas en los procesos y equipo

de servicio. Pueden ser operaciones de tipo repetitivo o sistemas altamente sofisticados usados por la administración

en coordinación con las actividades de producción. Incluye además la responsabilidad para llevar acabo los arreglos

necesarios de soporte con proveedores de equipo y contratistas.

Las actividades y objetivos de mantenimiento se pueden dividir en cuatro tipos: reparaciones de emergencia,

mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo y eliminación del mantenimiento. Las reparaciones de

emergencia se presentan cuando hay una caída del equipo en operación. Un sistema de mantenimiento preventivo o

programa de reparaciones sirve para mantener el equipo en buenas condiciones de operación, y ayuda a reducir

tiempos muertos de las caídas de los equipos por reparaciones de emergencia. Algunas organizaciones no se apegan

a un programa de mantenimiento preventivo y se encauzan hacia el de tipo correctivo, este programa involucra el

análisis de las actividades de mantenimiento y su costo respectivo, e identifica aspectos desfavorables en el uso de

algunos activos; con base en este análisis, surgen recomendaciones para hacer cambios en el uso, contenido o diseño

de mejoras que incrementen la productividad y reduzcan el mantenimiento.

El último tipo de mantenimiento denominado eliminación de mantenimiento, involucra el monitoreo de las

necesidades de mantenimiento durante el diseño, fabricación del activo, instalación y uso final. Mediante este

enfoque, la naturaleza y alcance de operaciones y reparación son determinados en la fase de planeación del equipo o

instalación que ser trate e incorpora las especificaciones en el diseño conforme a los objetivos de mantenimiento.

e) Instalaciones, maquinaria y equipo. Un importante grupo de actividades operacionales está afectado por las

instalaciones, maquinaria y equipo. A un alto nivel estas actividades tienen que ver con las decisiones

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administrativas que cubren los compromisos de allegarse de capital para ello. A un nivel bajo, involucra el cuidado

diario y la utilización de piezas individuales de equipo. La relación de estas actividades y objetivos operacionales es

en ciertos aspectos màs intensa que en un problema de auditoria financiera. Si embargo, en este punto, el enfoque

estará dirigido a la forma de las operaciones relativas a instalaciones, maquinarias y equipos son manejadas y como

dan un buen servicio en bien de los intereses de organización.

Los objetivos relativos a este ciclo combinan consideraciones de tipo físico y financiero con un enfoque

interrelacionado. En u sentido físico el proceso de instalaciones, maquinaria y equipo involucra el uso tangibles para

el soporte de las operaciones diarias de la organización. Estos activos tangibles incluyen terrenos, edificios,

maquinas, equipo, herramientas y muebles, lo que proveen un rango de servicios que atienden el alojamiento de las

operaciones, la producción directa de bienes y servicios y el soporte de las operaciones en una gran variedad de

formas. Un objetivo importante es asegurarse que los bienes están proveyendo estos servicios, tanto en forma

efectiva como en sentido de físico.

La otra dimensión de los objetivos del ciclo de instalaciones, maquinaria y equipo tiene que ver con aspectos de tipo

financiero. Típico de esto es si representa la mejor forma posible de utilizar el capital de la organización, si se

proveen y alcanzan sus objetivos al mejor costo posible, y si sin utilizados de tal manera que resulte en un máximo

de rentabilidad para la organización. Los objetivos complementarios de tipo financiero involucran la contabilización

de las instalaciones, maquinaria y equipo hacia los periodos operacionales en forma de gastos por depreciación. Los

objetivos físicos y financieros obviamente se entrelazan, sin embargo, habrá que reconocer que en ciertos momentos

se presentan aspectos duales del ciclo que deben controlarse en forma efectiva.

En otro orden, un subsiguiente y especial objetivo del ciclo de instalaciones, maquinaria y equipo radica en los

resultados del carácter especial de las erogaciones por este concepto. En la mayoría de los casos en una organización

la porción principal de erogaciones se hace con propósitos del ciclo ahora en estudio: consecuentemente, es muy

importante debido a que las inversiones que se hacen, con mucha frecuencia se recuperan a través de un largo

periodo. Los activos adquiridos estarán con la organización por muchos años, y durante ese tiempo pocos serán los

cambios que se puedan efectuar. Debido también a que las instalaciones, maquinaria y equipo representan gran

inversión, resalta de manera preponderante el objetivo de establecer adecuados controles y cuidados físicos, la

consecuencia es la necesidad práctica de la organización para obtener todos estos servicios para los activos en

cuestión.

Y, finalmente, las grandes inversiones que tienen que ser derramadas durante varios periodos y hacia varios

periodos y hacia varias actividades operacionales significan un importante impacto en la rentabilidad operacional, y

obviamente, con las decisiones operativas que le son aplicables.

41

Para concluir, es de conveniencia analizar los objetivos de las instalaciones, maquinaria y equipo en términos de las

etapas individuales que conforman su ciclo total. Las etapas individuales pueden observarse sobre la base de

analizar y contemplar sus objetivos desde el punto de vista de cómo logran un control efectivo sobre las actividades

y operaciones involucradas, que son las siguientes:

Justificación inicial para determinar la necesidad de instalaciones, maquinaria y equipo, en la forma que se

asignara a grupos operacionales responsables primarios.

Analizar y evaluar los criterios que aplica la alta administración para aprobar o rechazar adquisiciones de

instalaciones, maquinaria y equipo.

Aprobación y adquisición, que incluyen la aceptación final de los mismos.

Administración de ellos durante su vida productiva.

Retiro final u otras deposiciones al concluir su vida o propósito.

f) Mercadotecnia: el ciclo de mercadotecnia y su impacto en las ventas ha surgido en los años recientes con una

nueva y amplia cobertura que va creciendo en importancia. En su inicio su punto de vista era mas estrecho y se

enfocaba solamente a las actividades de ventas; en la actualidad comprende un vasto campo de desarrollo, sin

olvidar que las actividades relativas que la soportan emanan fundamentalmente del esfuerzo de ventas. En

reconocimiento a este gran alcance y objetivo, el interés y atención de la admisión hacia este ciclo ha ido creciendo

en forma paralela. El auditor interno, en su oportunidad, ha orientado su interés a través de intervenir en aspectos de

control financiero de gran servicio para esta área.

En virtud que el ciclo de mercadotecnia involucra un gran detalle de características de creatividad, habilidades

personales y otras actividades intangibles, el papel del auditor interno puede no ser a primera vista de la misma

importancia como ha sido en algunas de las áreas mas tradicionales. La respuesta a esta duda es que donde quiera

que haya asuntos de interés para la administración, siempre se encontrara la correspondiente necesidad de una

revisión y evaluación independiente, estas acciones son de la competencia del auditor interno. Se puede profundizar

en la respuesta al mencionar que las características centralistas del ciclo de mercadotecnia la hacen más intangible,

de ahí la necesidad de un enfoque sistemático que se enfrente a esas actividades intangibles. En esta última área, el

auditor interno esta en una excelente posición de hacer cualquier contribución importante, consecuentemente. El

esta obligado a conducirse en cautela en virtud de que el aspecto creativo debe tener un correcto reconocimiento y

preservarse de la manera adecuada.

Los objetivos de mercadotecnia pueden ser analizados también desde el punto de vista de etapas o funciones

operacionales que lo conforma, este panorama es aplicable a la organización en su conjunto, o al ciclo de

mercadotecnia de una división, una subsidiaria, o cualquier unidad administrativa que tenga responsabilidades de

producción, las etapas operacionales del ciclo total, son las siguientes:

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Determinación de la estrategia producto/mercado: el objetivo de esta etapa es saber como se evalúan las necesidades

de mercado, como se hace una determinación para satisfacer una necesidad particular, y de que manera se cumple

todo esto.

Planeación y desarrollo del producto: ahora la gran estrategia producto / mercado debe ser trasladada hacia la

planeación y desarrollo de productos específicos que serán fabricados por la organización.

Promoción de ventas y publicidad: el potencial de compradores debe ser informado acerca de los productos, y

condicionarlos a un esfuerzo definitivo de ventas. Este esfuerzo de promoción de ventas incluye el uso de

medios publicitarios.

Distribución y ventas: ahora el esfuerzo definitivo de ventas debe ser hecho a través de uso adecuados canales

de distribución. Esta cuestión involucra también el problema relativo a donde y cuanto nivel de inventarios se

debe mantener.

Soporte a clientes: la venta ya involucra un rango de actividades de soporte al cliente y se inicia con el manejo

de facturación que incluye el servicio y familiarización con cliente, sin olvidad posibles reclamaciones y

ajustes.

g) Tesorería. Frecuentemente se conceptualizan y utilizan de manera sinónima las funciones de administración

financiera y la de tesorería. Aun cuando ambos están intimadamente relacionados en la tarea de allegarse y

administrar los recursos financieros de una organización en la filosofía y en la práctica cabe establecer una

diferencia a efecto de intentar precisar los objetos y actividades que competen a cada función. La diferencia en

ocasiones no es fácil determinar cuando en algunas entidades se requiera la participación de ellas en plan

coadyuvante al proceso administrativo total, como es el caso de la administración de los seguros de la organización

gravita en el área administrativa, o al tratarse de la administración de planes y pensiones al personal, que es

competencia del área de recursos humanos.

h) Cuentas y documentos por cobrar: el objetivo del ciclo de cuentas por cobrar es cubrir cualquier tipo de acción de

la organización, generado por reclamaciones contra individuos o personas morales. Las reclamaciones surgen como

consecuencia de la fase intermedia, o el suspenso por cobrar una cuenta o algún otro tipo de consideración. A

continuación se atenderá primero esta categoría, y después el enfoque será hacia otras de segunda importancia.

Cobrar, al ver cómo los clientes reaccionan hacia sus productos y políticas. Y, finalmente, la organización tienen

como un interés específico sobre la eficiencia de las actividades de cuentas por cobrar y la efectividad de su control.

El ciclo relativo al grupo de cuentas por cobrar cae asimismo dentro de tres fases: la primera tienen que ver con las

condiciones que originan la existencia de una cuenta por cobrar; la segunda cubre la administración de las cuentas

43

por cobrar y la forma como fueron creadas; y la tercera consiste en los mecanismos que hacen que la cuenta sea

finalmente recuperada. El objetivo en cada caso será comprender el rango general de los asuntos involucrados y la

identificación de los principales problemas de control.

Por ultimo, el objetivo fundamental de los documentos por cobrar es garantizar la recuperación de un crédito a favor

de la entidad. El ciclo de documentos por cobrar surge cuando una cuenta por cobrar es cubierta con un pagaré o

letra de cambio, cuyas características jurídicas ofrecen una mejor garantía de recuperación cuando la entidad se ve

obligada a actuar por medios legales.

i) Cuentas por pagar. La operación de cualquier organización requiere necesariamente que haya gastos. Estos gastos

pueden ser por materiales, productos, equipo, sueldos, salarios y servicios de diversa naturaleza. Todos estos gastos

involucran la creación de obligaciones para la organización algunas de las cuales requieren ser liquidadas de

inmediato y otras se pagarán en un futuro determinado. El ciclo de cuentas por pagar y sus objetivos consecuentes

ésta relacionado con el reconocimiento de todas estas obligaciones y el subsecuente control y manejo de ellas. Y

cuando estas obligaciones son liquidadas, el ciclo de cuentas por pagar surge conjuntamente con la función de

egresos.

De esta manera se genera el proceso de cuentas por pagar por las actividades operativas de la organización, y

enfocado especialmente al proceso total de control financiero. Este control financiero está conectado con la rapidez

y seguridad con que tales obligaciones sean formalmente reconocidas, la legitimidad y propiedad de esas

obligaciones, y los procedimientos establecidos para la etapa de liquidación final.

El ciclo de cuentas por pagar involucra actividades y objetivos que caen dentro de grupos perfectamente bien

definidos. La primera de éstas tiene que ver con la creación de la cuenta por pagar, y como se determinara la validez

de ese pasivo. El segundo grupo involucra varias actividades referentes a la administración de las cuentas por pagar,

y que clase de problemas especiales se encontrarán en términos de su registro y control. Finalmente, la referencia es

hacia los procedimientos por los cuales una cuenta por pagar individual es preparada para su pago, lo cual incluye la

emisión del cheque que cubra esa liquidación.

j) Nóminas. Las erogaciones por concepto de sueldos y salarios normalmente representan una gran parte del costo

de operación de una organización. Estos gastos involucran gente, y en consecuencia, inevitables problemas con esa

gente. El ciclo y objetivos que involucran el proceso de nóminas es de un interés relevante debido a que está

íntimamente relacionado con todos los aspectos operativos de la organización, y su esfuerzo por lograr una efectiva

utilización de la mano de obra. Un objetivo por demás preponderante surge de las consideraciones de tipo legal que

se deben de tomar en cuenta, como son la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la Ley Federal de Trabajo, Instituto

Mexicano del Seguro Social (IMSS), Instituto Nacional a la Vivienda de los Trabajadores (INFONAVIT), Sistema

de Ahorro para el Retiro (SAR), etcétera.

44

Los costos de nómina se convierten en uno de los elementos más importantes de las operaciones en conjunto de una

organización. Los objetivos en este punto se enfocarán desde el mecanismo que da inicio a la creación de la nómina,

es subsecuentemente procesada, y concluye con su pago y archivo correspondiente. Se guarda un especial interés

también en alcanzar un control adecuado, es relevante debido a los frecuentes casos de fraudes relacionados con las

actividades de nómina.

k) Impuestos. Pagar impuestos es una acción que involucra el cumplimiento de tres objetivos fundamentales:

primero, como obligación constitucional consignada en la fracción IV de artículo 31 de la Constitución Política de

los Estados Unidos Mexicanos, que señala lo siguiente: Son obligaciones de los mexicanos: contribuir para los

gastos públicos, así de la Federación como del Estado y Municipios en que residan, de la manera proporcional y

equitativa que dispongan las leyes, segundo, como responsabilidad social en virtud de que los impuestos son el

medio por el que el Estado se allega de recursos para anteceder las demandas de la sociedad.

3.3. Auditoría Financiera.


La auditoría financiera, que se practica hacia el interior de una organización, con personal específicamente asignado

para tal propósito, nace cuando grandes fabricantes y comerciantes eligen a alguno o algunos de sus empleados para

que le verifiquen el estado de las cuentas, al no poder hacerlo personalmente el dueño del negocio cuando sus

operaciones han crecido en volumen y complejidad. Así, el enfoque primario de la auditoría financiera se dirigió

hacia las existencias en caja y en inventarios, en las cuentas por cobrar y en las cuentas por pagar. Este enfoque se

hizo más patente y extensivo cuando empiezan a surgir las grandes empresas y organizaciones a raíz del

advenimiento de la Revolución Industrial.

El momento decisivo en la formalización y aceptación de esta técnica, y que prevalece hasta la fecha, se dio a partir

de 1934, año en que se creó la Comisión para la Vigilancia del Intercambio de Valores (Securities and Exchange

Comisión, SEC) en los Estados Unidos de Norteamérica, al requerir este órgano regulador una plena confiabilidad

en la información financiera emitida por las empresas que tienen colocadas acciones entre el gran público

inversionista.

A partir de entonces surge una coadyuvancia y complementariedad entre el auditor externo, revisor de los estados

financieros para fines externos, y el auditor interno en su carácter de revisor de la información financiera y su

complementaria operacional y administrativa para el propósito interno. No habrá de olvidarse que el auditor externo

efectúa su revisión sobre una base anual, cuando ya transcurrió un tiempo considerable entre lo sucedido, su examen

y reporte; en tanto que la auditoría financiera se pueda practicar en cualquier momento y sobre los rubros, cuentas o

conceptos que se consideran convenientes, no necesariamente sobre los estados financieros en su conjunto.

45

La auditoría financiera asegura confiabilidad e integridad en la información financiera, y la complementaria

administrativa y operacional, así como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar, registrar y reportar

esa información.

El objetivo de la auditoría financiera es el examen total o parcial de la información financiera, y la complementaria

administrativa y operacional, con objeto de expresar una opinión para efectos internos sobre las cuentas, rubros o

conceptos examinados.

Quien cuenta con la información confiable, veraz, oportuna, y completa, adquiere poder. Poder para hacer para

cambiar cosas y situaciones, para tomar mejores y bien soportadas decisiones. Un navegante no puede decidir

rumbos para llegar a un destino si no cuenta con instrumentos que le informen cuál es la situación o lugar donde se

encuentra, y los elementos de que dispone para alcanzar su propósito. Un administrador no alcanzará los objetivos,

metas y misión de su organización si no tiene a su alcance los elementos informativos básicos e indispensables que

le ayuden y soporten sus decisiones.

De aquí surge la vital importancia de la auditoría financiera como elemento de la administración, que ayuda y

coadyuva en la obtención y proporcionamiento de información contable-financiera, y su complementaria

administrativa y operacional, base para conocer la marcha y evolución de la organización como punto de referencia

para guiar su destino.

3.3.2. Concepto.

Es concretamente una auditoría parcial o total de los estados financieros de una empresa donde se revisa que las

operaciones hayan sido registradas correctamente, así como hechas en un marco de honestidad. En general, este tipo

de auditoría es propia tanto de auditores externos como internos, aunque en cada caso se persiguen distintos

objetivos:

Por ejemplo los auditores externos realizan de manera parcial o total una revisión de los estados financieros con la

finalidad de que las cifras presentadas sean concretas y verídicas ya que la información que revisan normalmente

será usada por los accionistas de la empresa y el público en general; en cuanto a los auditores internos el fin que

persiguen con las auditorias financieras es ayudar a la organización en el cumplimiento de sus objetivos por medio

de la revisión o creación de un control interno en una entidad, la información que revisan normalmente será usada

para fines internos.

46

3.3.3. Objetivo.

El objetivo de la auditoria financiera para efectos internos será expresar una opinión sobre rubros, cuentas o

conceptos examinados, con la finalidad de emitir comentarios y sugerencias, así como medidas correctivas y

preventivas dándole seguimiento a las mismas.

3.3.4. Importancia.

De aquí surge la vital importancia de la auditoría financiera como elemento de la administración, que ayuda y

coadyuva la obtención y proporcionamiento de información contable-financiera, y su complementaria

administrativa y operacional, base para conocer la marcha y evolución de la organización como punto de referencia

para guiar su destino.

Un administrador no alcanzará los objetivos, metas y misión de su organización si no tiene a su alcance los

elementos informativos básicos e indispensables que le ayuden a soportar sus decisiones.

Controles Financieros Básicos.

Están relacionadas con las operaciones financieras que normalmente son responsabilidad del departamento de

finanzas en una organización moderna de negocios.

Se requiere un criterio general acerca de la aplicación de controles en las finanzas básicas orientadas hacia las

operaciones de una organización. Este criterio iniciara con el establecimiento de la clase de control que puede ser

ideal en cada situación particular; una duda adicional será la determinación del aspecto práctico de los controles en

términos de la relación costo-beneficio. En algunas situaciones los factores geográficos pueden hacer necesarios que

una situación individual se combiné con otras actividades que normalmente se manejan por separado. En otras

situaciones el volumen de una actividad particular puede ser tan pequeña que no hace necesario, desde un punto de

vista practico de negocios, el asignarles personal adicional que se distraiga con ella y se extienda en sus

responsabilidades.

Es muy importante no solo el comprender las bases de la mayoría de los controles y que estas se tomen como guía;

se deberá evaluar, además, su grado de implementación en términos de los aspectos prácticos de cada situación

individual. En adición, se deberán obtener los principios del control dentro de las limitaciones propias de cada

situación.

47

Proceso de cuentas por cobrar.

El proceso de cuentas por cobrar cubre cualquier tipo de acción de la organización generado por reclamaciones

contra individuos o personas morales. Estos reclamos usualmente son contra partes externas de la organización; aún

cuando en ocasiones pueden involucrar también a empleados y funcionarios. Las reclamaciones surgen como

consecuencia de la fase intermedia o el suspenso para cobrar una cuenta o algún otro tipo de consideración.

Mientras estas reclamaciones se pueden originar por una gran variedad de formas la principal y de primordial

categoría esta relacionada con la venta de productos manufacturados o servicios rendidos por la organización.

El proceso de cuentas por cobrar relativo a las ventas tiene un número importante de relaciones. La primera es la

inmediata necesidad de políticas que cubran el otorgamiento de crédito y la subsecuente administración. ¿Quién

debe darle crédito? ¿ Por que cantidades? ¿ Que tan agresiva debe ser la organización para presionar en la

subconsciente de la recuperación? . Un segundo tipo de consideración tienen que ver con estas actividades de

cuentas por cobrar relacionadas con la satisfacción del cliente ya que la organización inevitablemente esta interesada

en como los clientes reaccionan a las autorizaciones de crédito, facturación, y cobranza. Por otro lado, la

organización esta interesada también en lo que pueda aprender a través de sus relaciones de cuentas por cobrar al

ver como los clientes reaccionan hacia sus productos y políticas. Y finalmente, la organización tiene un interés

específico sobre la eficiencia de las actividades de cuentas por cobrar y la efectividad de control.

El proceso relativo al grupo de cuentas por cobrar cae asimismo dentro de tres fases: La primera tiene que ver con

las condiciones que originan la existencia de una cuenta por cobra. La segunda fase cubre la administración de las

cuentas por cobrar y la forma como fueron creadas. Y la tercera fase consiste en el mecanismo que hacen que la

cuenta sea finalmente recuperada. El objetivo en cada caso será comprender el rango general de los asuntos

involucrados y la identificación de los principales problemas de control.

Creación de las cuentas por cobrar.

En virtud de que las cuentas normales se originan por la venta de los productos de la organización o el rendimiento

de determinada clase de servicio, el primer interés estará enfocado hacia el establecimiento de una línea directa con

esas buenas bases de origen; y así el objetivo se enfocará hacia el elemento que ha originado la cuenta por cobrar y

el correspondiente soporte del embarque del producto o la ejecución del servicio; al mismo tiempo, es menester

asegurarse que todas las cuentas por cobrar han sido correctamente registradas. Ambos objetivos pueden ser

satisfechos cuando la creación de la cuenta por cobrar esta ligada directamente con la contabilización de un

inventario o con el registro de un servicio rendido. Consecuentemente, se debe establecer esta liga en un sentido

especifico de procedimiento.

48

Como previamente ya se ha hecho mención también, la generación de la cuenta por cobrar involucra

inmediatamente la cuestión de si la organización desea expedir el crédito requerido por el cliente para poder cubrir

su operación. Esta determinación generalmente puede quedar ubicada dentro de una política general de crédito

expedida por la organización, y ahora esta política general debe ser aplicada a un cliente particular a la luz de la

situación crediticia del cliente y a la propia experiencia con él. Cuando esa aceptación de crédito ha sido

determinada, se inicia la venta regular y el proceso de facturación; y como parte de ese procedimiento se prepara

una factura que es cargada en la cuenta del cliente.

Las principales consideraciones de control aplicables a la creación de la cuenta por cobrar, son como sigue:

1. Revisión Independiente y Aprobación del Crédito. Cuando se recibe un pedido se debe obtener la aprobación

del crédito. Esta aprobación puede ser proporcionada por un departamento o persona independiente dentro del

marco de referencia establecido por las políticas de la organización apoyada en información adecuada acerca

del cliente particular. Esta última información cubre la posición financiera del cliente y su capacidad para

endeudarse; incluye también la experiencia de la organización con el cliente y su actual posición de cartera. La

aprobación misma es hecha por individuos propiamente autorizados, dependiendo del monto involucrado en la

operación.

2. Determinación de la Disponibilidad del Producto. Todas las partidas ordenadas por el cliente pueden no estar

disponibles para embarque en ese momento, y consecuentemente no deben ser incluidas en las factura. Las

mercancías actualmente disponibles deben ser cubiertas por procedimientos denominados back orden

(pendientes de envío), para un posterior embarque.

3. Autorización de Precios y Término. Los precios y términos de la operación deben de estar estandarizados

completamente para todos los clientes. Sin embargo, en algunos casos estos pueden variar dependiendo de los

grupos de clientes y las diferentes cantidades que se pueden vender a ellos. Para efectos de facturación, los

precios y términos deben ser proporcionados con base en políticas establecidas por la organización. La

interpretación de desviaciones especiales deben de ser adicionalmente aprobadas por personas debidamente

autorizadas.

4. Papelería Multicopia para Propósitos Específicos. Las facturas necesitan ser preparadas con suficiente número

de copias que contengan información idéntica para ser usadas en otros propósitos operacionales. De esta

manera, una de las copias autoriza el embarque, otra va al cliente, otra es usada para complicación de

estadísticas de ventas y otra màs es enviada al departamento de cuentas por cobrar para su registro. Se deben

establecer controles que cubran el total de las facturas por un periodo dado de tiempo, usualmente por un día de

actividades.

49

3.3.5. Ciclo de Información.

La vida de cualquier entidad económica depende de las decisiones de quienes las administran. Las mejores

decisiones son las que se toman con base en información confiable, veraz, oportuna, completa. Mientras más

información posea quien toma decisiones, mayores serán las posibilidades de que adopte las más adecuadas. Sin

embargo, en materia de información ésta debe ser la necesaria: demasiada información puede causar tantos

problemas como la muy escasa, de manera que habrá que buscarse la cantidad y calidad óptima de información que

se requiera para satisfacer las necesidades.

La información disponible para quienes toman decisiones se puede clasificar en dos grupos generales:

Información cuantificable. Este tipo de información es la susceptible de ser medida: en unidades monetarias

(pesos, dólares, euros), en peso (kilogramos, libras), en unidades o volúmenes (número de personas, existencias

físicas de inventarios en almacén). En síntesis, todo lo susceptible de medirse debe ser cuantificable. Por lo

general, mientras mayor sea la cantidad de datos medibles de que se pueda disponer, más fácil será la decisión.

Un ejecutivo puede analizar la información (datos medibles) y decidirá qué curso de acción o decisión adoptará.

Información no cuantificable. Se dispone de información no cuantificable, pero que, debe tomarse en cuenta en

el proceso decisorio; en estos casos las estimaciones, apreciaciones, expectativas, perspectivas del que decide

juegan un papel determinante en la vida de su organización. Como ejemplo de ello se tienen las políticas

gubernamentales, cuando no se tiene claro su alcance y objetivo; cambios de satisfactores de los consumidores;

influencias externas en gustos y modas; problemas socio-políticos difíciles de predecir, huelgas potenciales

internas o externas a la entidad y que la afectan, etc.; mientas mayor sea la información no cuantificable – y en

ocasiones imponderable – más difícil será la decisión.

Por otro lado, no se debe soslayar que entre mas información cuantitativa se posea, mayor será el número de

opciones o alternativas a elegir, lo cual dificulta el proceso de decisión. En este punto entra en juego la

información no cuantificable, que al combinarse con la que si se puede medir, amalgamará un conjunto de

elementos informativos que serán el punto de apoyo para tomar la decisión final.

Bajo el preámbulo comentado, se entra ahora en los ciclos de información que se identifican con tres vertientes:

contable-financiera, administrativa y operativa.

Información contable-financiera. El propósito de la contabilidad es proporcionar información cuantitativa, de

carácter financiero primordialmente, representada en informar cual es la situación financiera de una entidad

económica a una fecha dada, y cuales son los resultados de operación por un periodo determinado. Para cumplir de

manera adecuada con su objetivo, el proceso contable infiere un ciclo compuesto por la identificación de las

50

transacciones susceptibles de registro; la medición y valuación de esas transacciones en unidades monetarias, la

clasificación y registro de las transacciones y la comunicación de los resultados del proceso a trabes de los estados

financieros emanados de la propia contabilidad.

Información administrativa. Los estados financieros no informan todo ni representan una verdad absoluta, ya que

parte de su conformación esta desarrollada con base en estimaciones, como es el caso, por ejemplo, del valor en

libros de un activo (valor histórico original menos depreciación acumulada) que jamás será igual al valor del

mercado; o, abundando en ejemplos la amortización de cargos diferidos, o las estimaciones para cuentas

incobrables, o las estimaciones para obsolescencia de inventarios, o las provisiones de pasivos por riesgos que se

puedan cuantificar de manera indubitable.

Lo anterior no quiere decir que la contabilidad no sirva, es indispensable e insustituible, pero también se le deben

reconocer sus limitaciones.

En este aspecto es donde entra en juego la información administrativa, para complementar a la información

contable-financiera. Al respecto, la profesión contable ha desarrollado las denominadas notas a los estados

financieros, que viene a coadyuvar en este proceso de generar información. Las notas a los estados financieros las

prepara el contador y las revisa el auditor con base en información que obtienen de la administración. La definición

más aceptada dice que:

Las notas de los estados financieros son explicaciones que amplían el origen y significado de los datos y cifras que

se presentan en dichos estados, aluden a políticas o procedimientos contables, reglas particulares, cambios de un

periodo a otro en las citadas políticas o procedimientos, o proporcionan información acerca de ciertos eventos

económicos que han afectado o podrían afectar a la entidad. Las notas a los estados financieros forman parte de los

estados financieros.

El ciclo de información administrativa se complemente con los reportes e informes de tipo administrativo que

fluyen dentro de la organización; de nivel a nivel, de ejecutivo a subordinado, y de subordinado a ejecutivo. Los

reportes e informes, además de información contable-financiera, las más de las veces incluyen también información

operativa.

Información operativa. El estado de resultados –emanado de la contabilidad–dice, por ejemplo, cuanto vendió la

entidad en un periodo determinado, pero no informa el tipo, producto o línea de ventas; ni en que zona o región

geográfica; ni que vendedor o vendedores hicieron las ventas. El mismo estado informa cuanto se gastó por

concepto de mano de obra, pero no dice cuanto personal provocó ese gasto, ni sus categorías.

El estado de posición financiera informa la cantidad de dinero que se tiene invertido en inventarios en almacenes,

pero no dice como está conformado ese inventario. El mismo estado señala cuanto se tiene en cuentas por cobrar,

51

pero no comenta a quien se le tiene que cobrar, reporta la inversión efectuada en inmuebles, maquinaria y equipo,

pero no desglosa como esta conformada esa inversión.

Como resultado, se observa que existe una verdadera necesidad de que la información contable-financiera sea

complementada con información operativa, que habrá de ser preparada por las propias áreas operativas que la

generan y manejan. El punto central es que la información operativa y operacional de detalle debe ser igual (en su

cuantificación y totalización) a las cifras totales de control consignadas en la contabilidad.

De lo comentado, se puede inferir que el ciclo global de información está íntimamente interrelacionado, y que es

dependiente uno de otro; por lo que se hace necesario (al igual que como se comentó en el apartado

correspondiente al ciclo de operaciones tratado en el capítulo que antecede), hacer cortes operativos del ciclo

global de información para examinar y evaluar cada ciclo que se identifique.

Por último, y en merito de reconocimiento, se puede concluir que el ciclo de información tiene como eje central a

la contabilidad y a la información que de ella emana. La contabilidad es el eje del control; una entidad sin

contabilidad correcta y confiable, es una entidad sin control. Por tanto, el punto de partida del ciclo de información

se inicia con la contabilidad.

3.3.6. Sistema Contable.

Un sistema de contabilidad esta constituido por el conjunto de métodos y procedimientos que se emplean en una

entidad económica para registrar las transacciones y reportar sus efectos. Desde un punto de vista procesal, un

sistema contable es aquel que registra datos de manera lógica y ordenada para proveer información. El ciclo

operativo de un sistema de contabilidad inicia con la preparación y obtención de una forma o documento comercial

(factura o cheque), o un documento operativo (remisión, entrada o salida de almacén, nomina); continúa con la

cuantificación y captación de los datos contenidos en esos documentos y su respectivo flujo a través de los pasos o

etapas del sistema; clasificación, registro, proceso de resumen, e información a suministrar. Un sistema de

contabilidad se consigna en un manual de contabilidad que debe contener, enunciativamente: flujo de sistema

contable, catálogo de cuentas, instructivo para el manejo de cuentas, guía de contabilización, catálogo de formas

que inciden en el sistema, paquete de estados financieros, y claros señalamientos del apego y respeto a Principios

de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Flujo del sistema contable. Para la mejor comprensión del flujo del sistema contable habrá que dividir las etapas de

su proceso inherente, llevando un orden en la siguiente secuencia:

Identificación de las transacciones o conceptos a contabilizar, como son: ingresos a caja, egresos de caja,

ventas, compras, registro de sueldos y salarios, salidas de almacén, contabilización de costos, provisiones para

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amortización, provisiones de gastos acumulados, impuestos por pagar, comisiones por pagar, notas de cargo,

notas de crédito, movimientos varios complementarios.

Concomitante con esa etapa inicial será el allegarse de documentación que soporte las transacciones o

conceptos a registrar.

Las transacciones o conceptos a registrar más la documentación que los soporta constituyen la información

fuente que se consignara en una póliza de registro contable. Según la naturaleza del movimiento a contabilizar

las pólizas pueden ser las siguientes: de ingresos, de egresos y de diario.

Los tres tipos de pólizas se registraran en el libro general y en los diarios o registros auxiliares que se

considere necesario utilizar, según las necesidades de información y control que demande la organización,

como son: diario de bancos, diario de compras, diario de ventas, diario de gastos, etc.; y los registros auxiliares

que se requieran: ingresos, egresos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tarjetas de almacén, etcétera.

Los registro efectuados en el libro diario general pasarán en forma concentrada al libro mayor o principal.

Los registros resumidos consignados en el libro mayor o principal se vacían en una hoja de trabajo que servirá

de base para la elaboración del balance general o estado de posición financiera, y el estado de resultados,

también llamado de pérdidas y ganancias.

Catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Es una relación

secuencial y ordenada de las cuentas contables que conforman un sistema de contabilidad cuya clasificación básica

comprende: activo, pasivo, capital contable, cuentas de resultados deudoras, cuentas de resultados acreedoras y

cuentas complementarias de activo.

Instructivo para el manejo de cuentas. Sirve de base y orientación al contador de una entidad para registrar las

transacciones y operaciones. Estandariza y homogeneiza los criterios de registro de las operaciones, para evitar

discrepancias que provoquen falta de continuidad en los métodos y procedimientos de registro; y asegura

consistencia en los criterios para efectos de lograr comparabilidad entre estados financieros de diferentes fechas y

periodos, con el propósito de conocer la evolución de la organización.

El instructivo para el manejo de cuentas señala la naturaleza del saldo de la cuenta que se trate, lo que representa

ese saldo para la organización, y el registro contable de cada transacción y operación susceptible de darse en la

misma cuenta.

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4. La Auditoría Interna dentro del Campo de la Profesión del Contador Público.

4.1. Concepto.

La auditoría interna es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización, para

examinar y evaluar sus actividades como ente de servicio.

La auditoría interna se relaciona con la actividad del Contador Público independiente ya que de acuerdo con los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, estos deben de tener el conocimiento y capacitación adecuada

para poder llevar a cabo la revisión del control interno que se esta llevando en la empresa y emitir una opinión

acerca del funcionamiento de la misma.

El Contador Público brinda un servicio a la organización, el cual consiste en una valoración independiente de la

actividad establecida dentro de la misma. Es el control que funciona por medio del examen y evaluación de lo

adecuado y efectivo de otros controles.

4.2. Objetivo.

Consiste en apoyar a los miembros de la organización, descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva.

Con este fin les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e información concerniente a las

actividades revisadas. El objetivo de la auditoría incluye la promoción del control efectivo a un costo razonable.

4.3. Independencia y Objetividad de los Auditores Internos.

La auditoría interna, desde su inicio, surge como herramienta para el cuidado de los intereses de los propietarios de

las empresas. Sin embargo, aunque el departamento de auditoría interna es parte inherente de la empresa a la que

pertenece pues emplea personal contratado por esta y hace uso de los recursos que la misma le ha asignado, sus

actividades deben guardar el máximo nivel de independencia posible.

Cuando se habla de “independencia del departamento de auditoría interna” se requiere de cierta aclaración.

Significa que “El auditor interno debe ser independiente de las actividades que audita”, no de la empresa en donde

lleva a cabo la auditoría. La necesidad de que el auditor desempeñe su trabajo de manera libre y objetiva

emitiendo juicios imparciales. La falta parcial o total de independencia atenta contra la naturaleza, objetivos y

responsabilidades de la auditoría interna.

Una de las formas más efectivas para lograr la independencia del departamento de auditoría interna, depende del

nivel organizacional o jerarquía que se le otorgue al departamento dentro de la organización; pero para obtener

éxito esta deberá combinarse con otros factores tales como la objetividad en el trabajo de auditoría.

54

4.3.1. Independencia.

Una de las formas de lograr que el departamento de auditoría interna consiga la independencia es mediante el nivel

organizacional que tenga dicho departamento dentro de la empresa.

En este caso “el nivel organizacional deberá ser jerárquicamente tal que le permita al auditor interno el

cumplimiento de sus responsabilidades” contando con el apoyo del Consejo de Administración y de la Dirección.

Así obtendrá la cooperación al mas alto nivel de toma de decisiones en la empresa, realizando el trabajo libre de

interferencias; a la vez gozará de un incentivo para que los auditados le otorguen la importancia requerida a las

observaciones hechas en cada informe de auditoría.

De hecho el director o responsable del departamento de auditoría interna deberá responder a una persona la

organización que goce de suficiente autoridad para fomentar su independencia y asegure una amplia cobertura de la

auditoría; esta persona proveerá una adecuada consideración a sus informes y apropiadas acciones en las

recomendaciones de la auditoría.

De preferencia, el director de auditoría deberá mantener comunicación directa con el consejo de administración, de

forma que se garantice la independencia y a la vez constituya un medio para el consejo de administración y el

director permanezca informado sobre asuntos de mutuo interés. Esta comunicación con el consejo de

administración se puede favorecer mediante organismos como de auditoría del cual se habla más adelante.

Naturalmente el propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna se plasma por escrito

en un departamento formal. El documento debe tener la siguiente información:

La posición del departamento dentro de la organización.

La autoridad para el acceso a registros personal y propiedades físicas relevantes en la realización de las

auditorias; y

El alcance de las actividades de la auditoría.

4.3.2. Objetividad.

“Los auditores internos deben ser objetivos en el desarrollo de sus auditorias”, esta objetividad es una de las

actitudes mas importantes que deberán observar los auditores internos al realizar su trabajo. Al ser objetivos, los

auditores internos logran la independencia de las actividades que auditan; esto implica que no deben subordinar sus

juicios a los de otro en materia de auditoría, ni dejar que se influya de manera alguna sobre su trabajo con

opiniones ajenas.

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La objetividad también requiere que los auditores internos profesen plena confianza y honestidad hacia el producto

de su trabajo, por lo que no deben existir compromisos significativos que afecten la calidad; es decir; los auditores

internos deben evitar colocarse en situaciones en las que se sientan imposibilitados para hacer juicios profesionales

objetivos.

4.4. Alcance de la Auditoría Interna.

4.4.1. Concepto.

Este considera el examen y evaluación de la adecuación y eficiencia del sistema de control interno de la

organización y la calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas.

El alcance de la auditoría interna incluye:

Revisión de la veracidad e integridad de la información financiera y operativa y los medios utilizados para

identificar, medir, clasificar y reportar esa información.

Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de políticas, planes, procedimientos y

ordenamientos legales que puedan tener un impacto significativo en las operaciones y los reportes, y

determinar si la organización cumple con tales sistemas.

Revisar las medidas para salvaguardar activos y si son adecuadas; verificar la existencia de tales activos.

Evaluar el aspecto económico y la eficiencia con que los recursos están siendo utilizados.

Revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que los resultados sean acordes con los

objetivos y metas establecidos, y si esas operaciones o programas están siendo llevados a cabo según lo

planeado.

4.4.2. Alcance del Trabajo.

Esta norma establece el alcance del trabajo a cargo del departamento de auditoría interna; en principio quien lo

define es la administración de la empresa.

Para ello la empresa debe delimitar que actividades deberán ser auditadas, con que detalle y mediante que tipos de

auditoría; además es importante hacer una revisión de la adecuación y efectividad del sistema de control interno,

con el fin de verificar que tanto ayudan y se adaptan los controles a las necesidades y objetivos específicos de la

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organización. Sin necesidades y objetivos específicos de la organización. Sin duda, mientras mas efectivo sea

dicho sistema, se proporcionara una mayor seguridad de que los objetivos y metas de la organización se cumplan

de manera eficiente y económica. Además, con estas definiciones se reduce la necesidad de extensión y detalle de

las futuras auditorias.

El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma

coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la contabilidad y confiabilidad de su

información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas preescritas por la

organización.

Capitulo II. Estructura del Departamento de Auditoría Interna.

Cada empresa se caracteriza por su organización, su estructura y dimensión; es el punto de partida para conocer la

estructura de la entidad, y todas las cuestiones que esta plantea. La posición organizacional del departamento de

auditoría interna debe ser lo suficientemente relevante para que le permita el cumplimiento de sus

responsabilidades y asegurando un amplio margen de cobertura de acciones efectivas y recomendaciones de

auditoría.

La posición organizacional que debe ocupar el departamento de auditoría interna, debe ser un lugar relevante ya

que este debe asegurar el cumplimiento de las responsabilidades que le son asignadas, así como de detectar de

forma oportuna los errores, irregularidades y desviaciones para evaluarlas y recomendar las medidas correctivas a

cada caso.

Es importante hacer mención que no existen lineamientos, criterios definidos o recomendados que nos ayuden a

determinar la estructura y dimensión que se le dará a un departamento de auditoría interna, pero existen factores

como: tamaño de la organización, relación costo-beneficio, recurrencia de errores o actos indebidos, confianza en

la función de auditoría interna y mente abierta al cambio que mencionaremos mas adelante a detalle, y nos

ayudarán a tomar una decisión acerca de cuántos auditores deben conformar el departamento de auditoría interna,

qué niveles jerárquicos lo integrarán y con qué infraestructura se le dotara. Todo esto va a depender de la

importancia que representa el departamento de la auditoría interna para la administración.

Un aspecto importante en el tamaño y dimensión de la estructura del departamento de auditoría interna definirán

los niveles de mando y operación partiendo siempre del director de auditoría hacia gerentes, supervisores,

encargados, auxiliares y secretarias aspectos que retomaremos mas adelante.

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1. Ubicación del Departamento de Auditoría Interna.

La posición organizacional del departamento de auditoría interna debe ser relevante, para asegurar el cumplimiento

de las responsabilidades, en lo individual, ante la organización, y habrá de ser establecido con autoridad suficiente

para promover la independencia del departamento y para asegurar un amplio margen de cobertura de auditoría,

que se han aceptados de manera adecuada los informes de auditoría, y que se adopten acciones apropiadas con

base en las recomendaciones de auditoría.

La cita anterior tomada y traducida del Statement of Resposabilities of Internal Auditing emitido por the Institute

of Internal Auditors encierra la gran importancia de ser un pronunciamiento institucional, un acuerdo de criterios

y posturas de auditores internos a nivel internacional unidos entorno a ese instituto. La relevancia de esta

definición de criterio estriba en que cada investigador estudiado, practicante o académico de la auditoría interna

pruebe su propio punto de vista sobre la ubicación que debe guardar la función de auditoría interna en una

organización lo que deriva en discrepancia de opciones y puntos de vista con frecuencia contradictorios entre unos

y otros que provocan confusión los pronunciamientos institucionales son la normatividad por excelencia a ser, y

será el punto de referencia fundamental para el tratamiento del tema para este apartado.

A continuación se analizará el sentido de la cita en sus aspectos aplicables más relevantes:

La frase debe ser relevante infiere que el departamento de auditoría interna debe estar dentro de los primeros

niveles de organización, como posición jerárquica que permita asegurar el cumplimiento de responsabilidades de

auditoría que le son asignadas hacia los mismos niveles colaterales donde se ubique y hacia los inferiores; es por

demás entendible que si se ubica el departamento de auditoría interna a un tercer, cuarto o nivel mas bajo no tendrá

la ascendencia suficiente para auditar, ser aceptado y respetado por los niveles superiores. Como se muestra en el

Cuadro Nº 1.

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La aseveración para que se adopten acciones apropiadas con base en las recomendaciones de auditoría refuerza el

contenido del comentario que antecede a mayor nivel jerárquico del departamento de auditoría interna, mayor peso

tienen dentro de la organización y mayor respeto y autoridad encontrara sobre los hallazgos u observaciones

detectados como producto de su trabajo, así como, la aceptación a las recomendaciones sugerencias propuestas de

lo anterior se concluye que entre mas alto sea el nivel donde se ubique al departamento de auditoría interna dentro

de la organización, mas será su aceptación y respeto a esta función, en concomitancia mayor será la interacción

con niveles de toma de decisiones y por presupuestos, mayor y mejor será el servicio que presentara a la

organización.

1.1. Análisis de la Correcta Ubicación.

En el tratamiento de los temas que anteceden ya se dieron elementos para que el lector saque sus propias

conclusiones respecto de la ubicación del departamento de auditoría interna en una entidad. En complemento habrá

de considerarse un elemento indispensable para reforzar el juicio al que se llegue, este elemento es el tamaño de la

entidad u organización.

En las entidades medias o pequeñas que no se cuentan con una gran infraestructura administrativa es mas común

que el departamento de auditoría interna dependa del director general o dueño de la entidad, ya que por no ser

mayor su rango de control o supervisión le permite a este mejor acercamiento a sus auditores internos.

En organizaciones de mayor envergadura debe pugnarse por el reporte directo del director de auditoría interna

hacia el director o gerente general o al menos, reportar directamente al contralor, quien depende del director

general. Nunca a un menor nivel nunca al director de finanzas. Como se muestra en el Cuadro N° 2.

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En esta decisión de ubicación, se debe tomar en cuenta la relación costo-beneficio nunca crear más infraestructuras

de la indispensable requerida, el exceso de intermediaciones distorsiona el proceso de comunicación y reporte, y

por supuesto, repercute en el incremento de los costos administrativos.

1.2. Reporte al Consejo de Administración.

Este enfoque aunque deseable en un departamento de auditoría interna en una organización, tal vez no puede ser

muy afortunado desde un punto de vista práctico y de oportunidad.

Por el lado de la oportunidad no se debe perder de vista que la función de auditoría debe ser planeada y dentro de

esta planeación habrá de considerarse la atención en intervención de asuntos emergentes, que tal vez no fueron

incorporados de manera específica dentro de un programa o plan de intervenciones de auditoría.

El director de auditoría interna, por su experiencia, capacidad y libertad de acción puede decidir una intervención

sin necesidad de que se le autorice, pero el problema será: ¿cuándo reportará los resultados de su trabajo? ¡hasta

que se reúna el consejo de administración! posiblemente, para entonces, ya se perdió una de las bondades por

excelencia de la auditoría interna, por que se desaprovecho la oportunidad en la toma de decisiones derivadas de un

resultado o reporte de auditoría interna.

Por otro lado, no hay que eludir la eventualidad de que el jefe de auditoría interna participe en el consejo de

administración de una entidad controladora cuando se trata de auditores internos corporativos. En este caso, si es

mas viable que el jefe de auditoría interna corporativa reporte al consejo de administración de una entidad

controladora ya que la dinámica de acción de consejo es más acelerada y recurrente que en el caso de las empresas

controladas, al fin y al cabo que la función y misión básica de una empresa controladora es precisamente la de

controlar y uno de los elementos mas útiles para sus propósitos es su grupo de auditoría corporativa.

1.3. Reporte a la Dirección General.

El principal responsable en y por una entidad u organización es el director o gerente general . Responderá por el o

ella ante sus accionistas, su consejo de administración sus deudores y acreedores, el fisco, su personal, y por los

recursos que se han confiado para que los administre. Hacer frente a esta responsabilidad infiere que se le alleguen

los elementos necesarios para que el director general pueda responder ante sus superiores. Un elemento de control

básico e indispensable, es el departamento de auditoría interna.

El director de auditoría interna proveerá al director general de un aspecto esencial en toda buena organización:

información. A través de este profesional el director general sabrá hasta que punto es confiable y veraz la

información administrativa, operacional y financiera que se le esta presentando; sabrá qué tanto la organización se

esta apegando y respetando las políticas, criterios y procedimientos en función de una operación sana y rentable;

60

sabrá qué tan bien utilizados y protegidos están lo recursos de que dispone la organización. El departamento de

auditoría interna es el elemento idóneo para estos propósitos.

Un director general sensato e inteligente no permitirá que este valioso elemento del control, sea administrado por

algún otro directivo que no sea él.

1.4. Reporte a la Dirección de Finanzas.

Un atributo natural en cierta medida generalizado en el ser humano es el deseo de poder, poder en sentido

aprensivo de allegarse o hacerse de facultades para hacer, ordenar, imponer una acción o decisión, en síntesis,

tener poder para cambiar las cosas.

Una entidad en sentido organizacional, esta constituida por la combinación de recursos humanos, naturales y

capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los que

fue creada la propia entidad. Al director de finanzas su entidad le da facultades para administrar uno de los

recursos, el capital obviamente dentro de las políticas, criterios y lineamientos acordes con los fines que persigue

la propia entidad. Esta facultad redunda directa o indirectamente en el poder, el poder del dinero, el director de

finanzas tiene poder para decidir como allegarse de recursos como administrarlos cuando obran en su poder y

como erogarlos. Este simple hecho le da poder dentro de la organización y si ha ese poder que proporciona

administrar el dinero se le añade el poder que da el contar con información delicada y altamente relevante e

importante, que suministra auditoría interna, así como, el poder de decidir, cuándo, dónde, cómo y a quién auditar

simple y sencillamente se esta haciendo al director de finanzas uno de los hombres más poderosos, sino que el más

poderoso de la organización, en ocasiones por encima del propio director general.

Salvo verdaderos casos de excepción y por circunstancias que así lo ameriten, el departamento de auditoría interna

no deberá depender del director de finanzas, el ya tiene suficiente con el poder que le da administrar el dinero.

Mensaje para el director general: el poder se ejerce, no se comparte en conclusión, no deberá permitir el director

general que el poder que aporta la auditoría interna quede en beneficio del director de finanzas, el beneficio debe

ser para la organización en su conjunto el director general responde por y representa a la organización.

1.5. Reporte al Contralor.

En primer orden debe quedar claro que un director general es responsable por el sistema de control interno

instaurado en su entidad. Le corresponde al contralor la instauración, seguimiento, respeto y vigilancia para que

ese sistema de control interno sea el necesario y eficaz.

61

Una estructura organizacional ideal de contraloría estará integrada por las siguientes áreas:

Organización y métodos. En donde, entre otras, actividades, se le encargará la elaboración de manuales de

organización, de sistemas y procedimientos en los que invariablemente se incluyan temas relativos al control

interno a observar en las funciones y actividades que regulan y norman esos manuales.

Contabilidad general. La contabilidad general es el mayor y mejor elemento de control interno en una entidad. La

contabilidad capta, compendia, registra e informa todos los resultados de operación de una entidad por un periodo

dado, y dice cuál es su situación financiera a una fecha dada. Una entidad sin contabilidad es un entidad sin

control, por tanto, depende del contralor para controlar. Por contabilidad general se entenderá el proceso contable

al que se incorpora el control presupuestal (elaborar el presupuesto corresponde al área de finanzas), vía la

comparación resultados-presupuesto, y la contabilidad de costos.

Contabilidad de costos. Es la capacitación, compendio, derrama, registro e informe de los costos de producción.

Una buena contabilidad de costos, y control de los mismos, que depende del contralor es la que informa el costo

unitario de fabricación, las desviaciones o variaciones al costo estimado o estándar previstos, identifica el porqué

de estas variaciones o desviaciones, y es en la que coinciden sus registros analíticos con los registros mayores de

la contabilidad general.

Auditoría interna. Con esta función se cierra el ciclo de control a ejercer por el contralor. Y su justificación para

ubicarla dentro de la contraloría obedece a que esta función es un control cuyas funciones consisten en evaluar y

examinar la adecuación y eficiencia de otros controles, por lo tanto la auditoría interna en términos sencillos es un

control de controles, suena adecuado o razonable que depende del contralor.

1.6. Reporte a Otros Funcionarios.

En una buena administración no es concebible que la función de auditoría interna dependa de otro funcionario que

no sea el director general. Sin embargo, hay un caso que es la excepción, se justifica; cuando depende del

contralor.

2. Factores que Influyen en la Estructura y Dimensión del Departamento de Auditoría Interna.

Uno de los aspectos más importantes en la relación administración-auditoría interna es la estructura y dimensión

que se le habrá de dar al departamento de auditoría interna. El punto determinante es cuántos auditores lo deben

conformar, que niveles jerárquicos lo integrarán, y con qué infraestructura se les dotará. Decisión difícil y

complicada. Con el propósito de aportar elementos de juicio que contribuyan en este intento y por lo tanto

dependerá de la importancia que represente el departamento de auditoría interna para la administración, nivel o

62

grado de servicios deseados, y la capacidad de convencimiento del director de auditoría interna sobre el gran

potencial de apoyo y servicio que pueda aportar su departamento a la administración.

En el Cuadro Nº 3. se muestra los factores que influyen en la estructura del departamento de auditoría interna, los

cuales se mencionaran mas delante de una manera detallada.

2.1. Tamaño de la Organización.

El tamaño de la organización o entidad, medio en la magnitud de sus activos, volúmenes de producción y venta,

personal con que cuenta, complejidad y variabilidad de sus operaciones, son elementos básicos a considerar. A

mayor amplitud, mayor control se requiere, auditoría interna es parte esencial de ese control. Es evidente que entre

más pequeña sea la organización, su director o gerente general podrá ejercer mayor supervisión sobre las

operaciones en su conjunto y disminuirá el tamaño del departamento de auditoría interna.

2.2 Relación Costo-Beneficio.

Un departamento de auditoría interna la mayoría de las veces se considera como un costo para la organización.

¿Cuánto se está dispuesto a gastar y a cambio de qué?. Auditoría interna no es un costo, es una inversión, y como

tal habrá de redituar beneficios y rendimientos. Este aspecto en ocasiones es factible de ser medido, analícense, por

ejemplo, los tres siguientes cuestionamientos: ¿cuánto se perdió o desperdició por falta de vigilancia o supervisión

oportuna y adecuada?, ¿cuánto se ahorró o se obtuvieron beneficios gracias a una oportuna intervención y

recomendación de auditoría interna?, ¿en cuánto coadyuva o colabora auditoria interna en el bienestar y futuro de

63

la organización? El prescindir de los servicios de auditoría interna, o el dotarla con una raquítica infraestructura

puede ser un ahorro mal entendido.

2.3. Recurrencia en Errores o Actos Indebidos.

¿Son frecuentes y relevantes los errores administrativos y operativos? ¿Es frecuente la incidencia en actos

indebidos, fraudes, irregularidades e ineficiencias? Si la respuesta a estas preguntas es afirmativa, es un signo

inequívoco de falta de control y supervisión; se hace urgente la necesidad de contar con un sólido y bien

estructurado departamento de auditoría interna, que intervenga en plan preventivo para evitar su comisión. Es más

económico, y con un cúmulo de beneficios, prevenir que corregir.

2.4. Confianza en la Función de Auditoría Interna.

La evolución y desarrollo que ha alcanzado la profesión de auditoría interna, producto de un esfuerzo firme y

sostenido, la ha hecho acreedora de merecer la confianza de quienes creen y se apoyan en sus servicios. A mayor

confianza, mayor necesidad de ella y mayor apoyo e infraestructura para dotárselo. Corresponde al auditor interno

actuar con honradez, disciplina, esmero, entusiasmo y profesionalismo para mantener, y superar la confianza que la

administración ha depositado en él.

2.5. Mente Abierta al Cambio.

Aceptar los servicios de una auditoría interna moderna infiere una amplitud de criterio, y mente abierta para

administrar con apoyo en esta disciplina.

Auditoría interna reportara aciertos y errores que fueron cometidos por el personal de la organización a cualquier

nivel, lo cual incluye mandos de dirección, y habrán de reconocerse y aceptarse. Así mismo recomendará cambios

en estilos y modos de administrar y operar, a las recomendaciones serán evaluadas y aceptadas en lo aplicable con

un espíritu de superación y mejora. Auditoría interna, para el que la ejerce, y para el que se vale de sus servicios

debe ser una dimensión de interacción hacia el cambio positivo, ya que no comulga con interactuantes de criterio

estrecho y resistentes al cambio.

El tamaño y la dimensión de la estructura que se asigna al departamento de auditoría interna definirán los niveles

de mando y operación a adoptar, partiendo de su director hacia gerentes, supervisores, encargados y auditores

auxiliares.

64

3. Estructura Organizacional.

Para una adecuada actuación de los distintos elementos que componen la empresa es necesario que se establezca

una división del trabajo; para ello hay que tener en cuenta lo que cada sección debe realizar y lo que cada elemento

de la empresa debe de ejecutar.

Conociendo el trabajo que se debe realizar en el interior de la empresa, se analizarán las cualidades o características

para una idónea ubicación del personal en la organización y dividiendo estas tareas por áreas jerárquicas en los

distintos departamentos.

La estructura organizacional debe estar conformada según el tamaño de la organización y de acuerdo a las

necesidades de la misma según nos muestra el Cuadro Nº 4.

3.1. Auditor Supervisor.

Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditoría administrativa y esta encargado de

elaborar el plan de auditoría, y de autorizar los procedimientos y programas de revisión.

3.2. Auditor por Areas.

Es aquel profesional a quien después de dominar las técnicas de la auditoría administrativa, se le clasifica y se le

especializa por áreas de trabajo.

65

3.3. Auditor Ayudante.

Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de áreas en la recopilación de información y

cuando se trata de empresas pequeñas puede coordinar actividades.

3.4. Auditor Principiante.

Al encargado de este puesto generalmente se le asignan trabajos de rutinas, en la práctica a esta persona se le guía y

supervisa en el desarrollo de su trabajo.

4. Recursos Humanos en la Auditoría Interna.

Un departamento de recursos humanos se establece cuando en su proceso normal de crecimiento, los gerentes y

administradores de la empresa empiezan a sentir la necesidad de contar con un área especializada en ciertas

funciones que se van haciendo progresivamente complicadas.

Las relaciones laborales, la selección de personal, la capacitación, los sueldos y salarios, la seguridad e higiene, son

unos de los pilares fundamentales de la administración de los recursos humanos y tal vez el más importante porque

de ella derivan todos los demás.

Los recursos humanos son considerados por las actuales teorías de organización de la empresa como uno de los

activos de los que dispone más valiosos. Es por ello, que el reflejo que va a tener en la empresa es importante. De

igual forma de estos dependerán las diferentes operaciones en el ciclo de la entidad, así como el tipo de

capacitación que deberá tener.

El manejo del personal, su buen trato y una acertada elección de las personas, con quienes se pretende trabajar, son

puntos que deben ser tomados en cuenta por cualquier empresa ya que junto con la maquinaria, el dinero, las

instalaciones, sistemas, y los procedimientos, la llevan a la obtención de sus objetivos.

Además del tamaño de la empresa, lo que también va a determinar la relación de la función de personal con el resto

de la estructura de la empresa, es el criterio administrativo y el estilo de dirección de los gerentes generales. Los

ejecutivos que creen en el profesionalismo de la disciplina de personal son los que están en mayor posibilidad de

dar al departamento de personal una participación importante dentro de la empresa.

Los recursos humanos son las personas que le dan a la organización su talento, su trabajo, creatividad y esfuerzo

para encaminarla a la realización de sus objetivos. Los recursos humanos son el corazón de la organización ya que

es lo que le da vida a la empresa; propone y da las herramientas necesarias para su formación es muy importante

66

que los integrantes de los recursos humanos estén conscientes de la importancia de su labor dentro de la empresa,

pues su actividad es parte de una cadena.

Tal actividad trae como consecuencia el alcance de un objetivo, esfuerzo que, si se hiciera en forma aislada, no

cumpliría su propósito.

4.1 Director de Auditoría.

4.1.1 Descripción del Puesto.

4.1.1.1 Perfil del Puesto.

Planear, coordinar y dirigir la ejecución de auditorias a todas las unidades administrativas (direcciones,

departamentos, secciones y oficinas) que conforman la organización, así como, a las funciones que de ellas

dependen.

4.1.1.2 Principales Obligaciones y Responsabilidades.

Dirigir a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoría interna, lo cual incluye la

planeación, coordinación y dirección de sus actividades.

Desarrollar políticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de auditoría interna.

Planear a corto, mediano y largo plazo (de 0 a 1 año, 1 a 3 años, mas de 3 años, respectivamente) las

actividades de auditoría interna.

Disponer la práctica de auditorias y trabajos especiales tendientes a proveer asistencia a la administración y a

la solución de sus problemas.

Disponer la práctica de revisiones especiales en caso de fraudes, su seguimiento y alegatos, en estrecha

coordinación con los abogados designados para el efecto.

Disponer la revisión permanente a la eficiencia con que esta operando el sistema de control interno establecido

en la organización.

Desarrollar un efectivo programa de desarrollo de personal de auditoría interna que incluya reclutamiento,

entrenamiento, evaluación de desempeño y promoción.

Asistir a la administración con reporte de auditoría individuales, y resúmenes periódicos de hallazgos y

observaciones de auditoría.

Mantener un sistema de seguimiento de deficiencias detectadas en auditoría, y determinar la adecuación de las

acciones tomadas para su ejecución.

Monitorear la preparación del presupuesto para el departamento de auditoría interna y hacerse responsable de

su ejercicio.

67

Coordinar la planeación de las auditorias y otras actividades de auditoría interna con auditores externos.

Vigilar que el cumplimiento desempeño y trabajo de sus subordinados se lleven a cabo dentro de los mas altos

niveles de conducta, honradez, ética personal y profesional, apego a los lineamientos y disposiciones de orden

legal y de pronunciamientos y criterios institucionales.

4.1.1.3. Superior Jerárquico.

Reportará única y exclusivamente al superior jerárquico inmediato establecido en el cuadro de organización.

4.1.2. Reclutamiento y Selección.

Las fuentes más comunes de reclutamiento de un director de auditoría inician con la propia promoción de un

gerente de auditoría con los méritos, capacidades y cualidades suficientes para merecer un ascenso. Los despachos

de auditores externos son una importante fuente de capacitación, en especial los de aquellos que ya trabajaron y

conocen la organización reclutante. Directores de auditoría de otras organizaciones que buscan un cambio o

mejora, pueden ser una buena fuente. Por último, valerse de agencias especializadas de reclutamiento, las cuales

además suelen ser coadyuvantes en el proceso de selección. La decisión final al proceso de selección la dará el

consejo de administración o el director general de la organización.

4.1.3. Atributos y Cualidades.

Los atributos y cualidades que debe tener el director de auditoría son:

Contador Público preferentemente debe tener estudios de posgrado y debe estar técnicamente actualizado.

Experiencia previa indispensable.

Madurez personal y profesional.

Casado.

Sin limitaciones para viajar y trabajar en condiciones de exigencia.

Mesurado.

Imparcial.

Objetivo.

Justo en apreciaciones y comentarios.

Independencia de criterio y acción.

No influenciable.

Don de mando.

Excelentes relaciones humanas.

Alta capacidad de interacción.

Probada honradez.

68

4.2. Gerente de Auditoría.

4.2.1. Descripción del Puesto.

4.2.1.1. Perfil del Puesto.

Disponer la ejecución de las auditorias a las unidades administrativas y actividades de la organización que le

fueron asignadas a auditar, de conformidad con el plan o programa general de auditoría, e instrucciones especiales

o extraordinarias que reciba el director de auditoría. Mantener permanentemente informado al director sobre el

avance de las auditorias y los problemas principales que se van presentado.

4.2.1.2. Principales Obligaciones y Responsabilidades.

Asistir al director de auditoría en el cumplimiento de sus obligaciones; cubrir sus ausencias sobre base

rotatoria entre los gerentes de auditoría.

Prever requerimientos de carga de trabajo a corto, mediano y largo plazo en las unidades administrativas y

actividades que le son asignadas a auditar.

Prever requerimientos de personal para cubrir sus asignaciones de auditoría, asegurándose de que sea capaz y

esté disponible para efectuar los trabajos.

Llevar a cabo planes, desarrollos y revisiones del desempeño de aquel segmento del plan general de auditoría

que este trabajando bajo su responsabilidad.

Proporcionar asistencia técnica en la resolución de problemas especiales o complejos, que puedan surgir

durante una auditoría.

Proporcionar los reportes finales de auditoría, asegurándose de que se cumplió con la normatividad y los

estándares aplicables, para garantizar la calidad del trabajo efectuado.

Participar, evaluar y recomendar acciones apropiadas, a requerimiento específico, en los casos de fraudes.

Promover sugerencias e innovaciones de auditoría y revisar los métodos para conducir las auditorias.

Asegurarse de que los trabajos de auditorias se efectúen de acuerdo con la normatividad y los estándares

profesionales, y que son llevados a cabo dentro del presupuesto de tiempo asignado.


Trabaja directamente bajo la supervisión del director de auditoría, recibe de la orientación y el apoyo que sean

necesarios.

69


La primera fuente de reclutamiento será la promoción de un supervisor del mismo departamento de auditoría

interna, quien se haya hecho acreedor a este crecimiento. Como fuentes alternas se pueden considerar a los

miembros de despachos de auditores externos, de preferencia aquellos que ya trabajaron en o conocen la entidad

reclutante. Se puede acudir, también a gerentes de auditoría interna inactivo o que trabajaron en posiciones

semejantes en otras organizaciones. Este proceso puede apoyarse en agencias de colocaciones, a las que se les

encarga el trámite de propuesta de selección. La selección correrá por cuenta de un grupo integrado por el director

general de la organización, el director de auditoría y los otros gerentes de auditoría.


Los atributos y cualidades que debe tener el gerente de auditoria son:

Contador Público preferentemente debe tener estudios de posgrado no se descarta la eventualidad de allegarse

de un profesional no Contador Público con experiencia o especialidad en los diversos tipos de auditoría a

desarrollar.

Técnicamente actualizado.



Casado.


Mesurado.

Imparcial.

Objetivo.

Justo en apreciaciones, comentarios y observaciones.


No influenciable.

Don de mando.



Probada honradez.

70

4.3. Supervisor de Auditoría.



Supervisar la ejecución de auditorias a las unidades administrativas y actividades de la organización que le fueron

asignadas para supervisar de conformidad con el plan o programa general de auditoría, e instrucciones especiales o

extraordinarias que reciba del gerente de auditoría a quien reporta. Es el responsable de mantener independencia

durante el cumplimiento de una asignación de auditoría. Recibirá todo el apoyo que sea necesario para la solución

de los problemas importantes que se presenten durante el desarrollo de una auditoría.


Supervisar el cumplimiento de dos o más auditorias en que concurra.

Planear el trabajo a desarrollar y establecer prioridades en la auditoría.

Seleccionar y asignar al personal que sea necesario para ejecutar las auditorias planeadas.

Proporcionar guía y orientación al personal de auditoría en aquellas áreas de especial importancia, y para el

cumplimiento de tiempos establecidos.

Coordinar con los otros supervisores la planeación de auditorias, así como la asignación de personal.

Proporcionar asistencia técnica para el cumplimiento del plan de auditoría, y la ejecución del trabajo en

campo.

Asegurarse de que la normatividad y los estándares aplicables a la planeación, trabajo en campo, y reporte de

resultados son conocido por los auditores subordinados.

Monitorear la conducción de las auditorias para asegurarse de que se cumpla con los tiempos asignados.

Aprobar los cambios en el alcance de las revisiones, así como los ajustes correspondientes en cuanto a tiempos

de trabajo.

Participar en el reclutamiento, selección, entrenamiento y evaluación del personal.

Identificar áreas que requieran especial atención por parte de la administración, incluyendo patrones de

deficiencias y asuntos delicados.


Trabaja bajo la dependencia de un gerente de auditoría, provee información tanto a su superior jerárquico

inmediato como al director de auditoría.

71


Promoción de un encargado de auditoría. Miembros de despachos externos, de preferencia aquellos que conocen o

han trabajado en la organización. Auditores internos de otras organizaciones que han alcanzado un nivel

equivalente al puesto a cubrir. La selección puede darse en un grupo colegiado, en el que participen el director de

auditoría, los gerentes de auditoría y los otros supervisores de auditoría. Solicitar ratificación de la dirección

general a la decisión adoptada.


Los atributos y cualidades que debe tener el supervisor de auditoría son:

Contador Público preferentemente debe tener estudios de posgrado no se descarta la eventualidad de allegarse

de un profesional no Contador Público con experiencia o especialidad en los diversos tipos de auditoría a

desarrollar.





Mesurado.

Imparcial.

Objetivo.


Don de mando.



Probada honradez.

4.4. Encargado de Auditoría.



Llevar acabo los trabajos de auditoría a las unidades administrativas y actividades de la organización y atender

instrucciones especiales de revisión que se le encomienden. Trabajar con independencia en la ejecución de sus

asignaciones, las cuales son revisadas por un supervisor para asegurar consistencia y competencia profesional en

72

todos los trabajos que se le confíen. Recibir asignaciones con instrucciones generales respecto de los propósitos y

objetivos a perseguir, y el tratamiento de problemas que se puedan presentar.


Planear y conducir auditorias en las unidades administrativas y actividades de la organización, y actuar como

líder frente a un equipo de auditores. Ejercer un alto grado de responsabilidad y juicio profesional.

Evaluar la eficiencia del control interno reflejado en políticas, procedimientos y prácticas administrativas y de

operación.

Determinar la confiabilidad en la contabilidad y otros registros, y la información que de ellos emana.

Evaluar el grado en que las prácticas administrativas son conducidas de una manera eficiente y económica, en

que las operaciones están de acuerdo con las políticas y regulaciones, y el grado en que se van alcanzando los

resultados de los planes y programas.

Asistir al supervisor en la planeación de la auditoría y efectuar cada una de las etapas que le son establecidas

para el ejercicio de una auditoría o revisión. Instruir a cada uno de los miembros de su equipo de trabajo en las

responsabilidades que le corresponden.

Conducir la presentación y cierre de entrevistas con funcionarios o empleados auditados. Es responsable de

informarles respecto de los hallazgos y observaciones que va encontrando, y las respuestas que se han dado.

Revisar los papeles de trabajo preparados por sus subordinados, y preparar el borrador del informe de

auditoría.

Preparar reportes internos, tales como planes y programas de auditoría, reportes de avance y reportes de

hallazgos significativos.


Está bajo la supervisión técnica y administrativa de un supervisor de auditoría.


Promoción producto de la evolución y crecimiento natural de un auditor auxiliar. Miembros de despachos de

auditores externos, de preferencia aquellos que conocen o han trabajado en la organización. Auditores internos de

otras organizaciones que han alcanzado un nivel equivalente al puesto a cubrir. La selección se hará de forma

colegiada, con la participación del director de auditoría, los gerentes auditoría y los supervisores de auditoría.


Los atributos y cualidades que debe tener el encargado de auditoría son:

73

Contador Público, profesional con experiencia o especialidad en los diversos tipos de auditoria a desarrollar.





Mesurado.

Imparcial.

Objetivo.



No influenciable.

Don de mando.



Probada honradez.

4.5. Auditor Auxiliar.



Recibir, por parte del auditor encargado de la auditoría asignaciones con instrucciones específicas respecto del

propósito de su revisión, y como llevar a cabo el trabajo que le ha sido encomendado. Recibe orientaciones

continuamente y su trabajo es monitoreado muy de cerca por el encargado y el supervisor de la auditoría.

4.5.1.2 Principales Obligaciones y Responsabilidades.

Asistir al encargado de la auditoría en la planeación del trabajo y en el desarrollo del enfoque aplicado a la

auditoría.

Desempeñar el trabajo asignado, o aquel segmento para ser revisado con la dirección y orientación del auditor

encargado.

Desarrollar o asistir en la preparación del programa de auditoría.

Evaluar la adecuación y eficiencia de los controles de operación.

Asistir en la selección de procedimientos de auditoría, y en la ejecución del programa de auditoría.

74

Preparar papeles de trabajo que sumaricen y den eficiencia de la información obtenida, y de conclusiones a que

se llegó.

Discutir con la administración los resultados del trabajo, que incluye observaciones, deficiencias encontradas,

y acciones correctivas recomendables.

Participar en la preparación del informe de auditoría, el cual concluye hallazgos y recomendaciones

efectuadas.


Está bajo la supervisión técnica y administrativa de un encargado de auditoría.


Transferencia de personal de la propia organización, interesado y con cualidades para ser integrado al

departamento de auditoría interna. Miembros de despachos de auditoría externa. Captación recién egresados de

escuelas y universidades. Auditores internos de otras organizaciones. Medios masivos de reclutamiento, por

ejemplo, anuncios en periódicos o publicaciones especializadas. La selección se hará de manera colegiada, en la

que participarán, supervisores, y encargados de auditoría.


Los atributos y cualidades que debe tener el gerente de auditoría son:

Contador Público o pasante de la carrera, profesional o pasante de otra carrera con especialidad en los diversos

tipos de auditoría a desarrollar.


Experiencia no indispensable.

Formalidad e incipiente madurez personal y profesional.

Casado o soltero.


Mesurado.

Imparcial.

Objetivo.



No influenciable.


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Adecuada capacidad de interacción.

Honrado.

4.6. Secretaria.

Y finalmente dentro del departamento de auditoría interna, es indispensable contar con una secretaria, la cual debe

cumplir con ciertos atributos y cualidades como son:

Excelente presentación.

Cuidadoso manejo de la documentación que tenga a su cargo.

Conocimientos básicos de auditoría o contabilidad.

Discreción en el manejo de la información.

5. Recursos Operativos.

Para comenzar una auditoría es indispensable allegarse de todas las herramientas o elementos necesarios para

llevar a cabo esta, tal como lo indica el Cuadro N°5, en el se muestran los recursos operativos que utiliza el auditor,

sin embargo cada auditor planea y trabaja de una manera diferente, por tal motivo podemos encontrar variantes o

modificaciones en estos elementos.

Comencemos analizando estos recursos operativos. Al planear la auditoría sin duda lo mas importante es diseñar

un programa de trabajo en el cual se van a consignar las actividades que se van a llevar a cabo durante un año

76

calendario, dentro del programa de trabajo debe incluirse el programa de auditoría en donde se especificarán los

pasos a seguir, los procedimientos a utilizar, la extensión de los mismos y la forma de elaborar los papeles de

trabajo, al realizar estos se les asignarán claves que permitan una fácil localización dentro de un expediente o

archivo, sin duda alguna se trata del sistema de índices que será elaborado según el criterio del auditor a cargo.

Otros recursos operativos son: las marcas de auditoría, el control de horas trabajadas y horas no productivas y el

cuestionario de evaluación, las primeras son utilizadas por el auditor para facilitar su supervisón, cada auditor tiene

sus propias marcas y es por ello que tiene que escribir el significado de cada una de ellas en los papeles de trabajo;

el siguiente recurso habla de la oportunidad de tener un mejor manejo del tiempo de los auditores auxiliares es

decir, saber cuanto tiempo dedican a cada revisión a sus avances y finalmente el cuestionario de evaluación es

formulado por el auditor para el estudio y evaluación del control interno de acuerdo a sus propias características y

necesidades de cada entidad.

5.1. Concepto.

La estructura operativa se refiere a los elementos básicos, considerados para el ejercicio de la auditoría interna,

partiendo del programa de trabajo, los programas específicos de auditoría que se aplicarán, y el uso de índices;

estos elementos se complementan con el enfoque específico y particular de cada tipo de auditoría a practicar:

administrativa, operacional o financiera.

Como adición a los elementos referidos, también se considerarán aquellos conceptos propios de la evaluación, el

desarrollo y el control de la función de auditoría interna, como son: control de tiempos de auditoría, la evaluación

de desempeño de los auditores, capacitación y entrenamiento, y el archivo de auditoría interna.

5.2. Objetivo.

Es identificar los elementos básicos de la estructura operativa soporte para el ejercicio y práctica de la auditoría

interna en sus tres modalidades: administrativa, operacional y financiera.

5.3. Programa de Trabajo.

El programa de trabajo de auditoría interna es un documento de planeación en el cual se consignan los trabajos a

realizar a las unidades administrativas y actividades susceptibles de ser auditadas. El programa de trabajo por lo

regular se diseña para un año de calendario, sin menoscabo de extenderlo hacia el mediano plazo (uno a tres años)

o a largo plazo (más de tres años); estas extensiones son poco viables o prácticas, en virtud de los cambios de

requerimientos y prioridades de la administración, cambios en las políticas y reglamentaciones, y cambios en los

procesos operativos.

77

En el diseño del programa de auditoría interna para un año se considerarán:

La definición de prioridades y otras intervenciones que se pueden desahogar durante el transcurso del año.

Los requerimientos de la administración y otras áreas interesadas.

La atención a auditores externos y auditores de gobierno.

Espacios razonables de tiempo de fuerza de auditoría, que se reservan para atender emergencias o

requerimientos no planeados de origen.

Resulta conveniente derramar por mes el programa anual de trabajo.

En la preparación del programa de trabajo, el director de auditoría interna solicitara sugerencias de la

administración y de otras áreas interesadas en que se les revise, lo cual incluye tanto a los ejecutivos de nivel

medio, como a la alta administración. Los gerentes y supervisores de auditoría también pueden requerir y presentar

propuestas de auditoría a efectuar, sin soslayar la participación de los encargados de y auditores auxiliares, para

recibir de ellos ideas e innovaciones. La intervención de los referidos estimula el proceso de programación y

apertura de la función de auditoría interna, así como un servicio a la organización.

En complemento a lo anunciado, también son elementos a considerar en la formulación del programa anual de

auditoría los siguientes: volumen de incidencias, hallazgos u observaciones detectados en las auditorias anteriores,

asimismo las acciones emprendidas por los auditados para solucionarlos y su seguimiento; coberturas previas de

auditoría, es decir, las unidades administrativas y actividades ya auditadas, y las que no lo han sido; y las áreas que

por naturaleza de sus actividades u operaciones requieran evaluación y revisión con mayor frecuencia.

5.4. Programa de Auditoría.

Es una herramienta que sirve para planear, dirigir y controlar el trabajo de auditoría a efectuar a una unidad

administrativa, actividad o rubro contable. Representa la especificación clara de los pasos y las acciones a seguir

para la consecución de la auditoría, indicando los procedimientos a aplicar, la extensión de su aplicación y su

relación o conexión con los papeles de trabajo, también sirve para dejar constancia del trabajo realizado.

5.5. Sistema de Indices.

Indización. Es el hecho de asignar índices o claves de identificación que permitan localizar y conocer el lugar

exacto donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de referencia permanente, y el legajo de

auditoría. Los índices son anotados con lápiz rojo en la parte superior derecha de la cédula de auditoría.

La indización (también llamada indexación), o asignación de índices conlleva, enunciativamente, las siguientes

ventajas para el auditor:

78

Simplifica la localización, dentro de los papeles de trabajo, de una cuenta, rubro, área u operación sujeta a

auditoría o en proceso de auditarse.

Simplifica la localización de evidencias que soportan el informe de auditoría.

Simplifica la revisión del avance de auditoría, ya que constituye un medio de ordenación de los papeles de

trabajo.

Ayuda al control de la auditoría, ya que al asignarse un lugar y clave específica para cada cédula se elimina el

riesgo relativo de una eventual duplicidad de trabajo.

Facilita la secuencia entre auditorias, ya que por lo general trabajos similares se localizan con el mismo índice.

El sistema de índices de auditoría pueden ser de las siguientes clases: alfabéticos, numéricos, alfanuméricos,

(incluyendo números arábigos o romanos); existen variantes de utilización de mayúsculas, minúsculas o

combinación de ambas. En fin, la diversidad puede ser tan grande como imaginación tenga el auditor, sin embargo,

aunque aparentemente sea sencilla la decisión de los índices a utilizar, ésta debe ser definitiva puesto que no resulta

nada fácil ni práctico cambiar los índices una vez que éstos han sido ya definidos y consignados en los papeles de

trabajo.

5.6. Marcas de Auditoría.

Las marcas de auditoría son símbolos utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de

revisión y prueba efectuados.

El uso de las marcas de auditoría reporta los siguientes beneficios:

Facilitar el trabajo y aprovechar el espacio al anotar, en una sola ocasión, el trabajo realizado en varias

partidas;

Facilitar su supervisión al poderse comprender en forma inédita el trabajo realizado.

Las marcas de auditoría a utilizar infieren mucho en el criterio de los auditores. Habrá algunos que estandarizan las

marcas para que sean utilizadas por todo el grupo de auditores en una auditoría o inclusive, en la misma firma de

auditores o grupos de ellos. Habrá otros que dejan el criterio de cada supervisor, encargado o auditor auxiliar el uso

de las marcas como a ellos se les facilite mejor o como estén familiarizados con ellas; es decir, sin obedecer a un

estándar específico. Y aún habrá otros que estandarizan ciertas marcas para propósitos comunes y específicos y

dejan al libre albedrío del grupo de auditores la aplicación o uso de otras marcas adicionales.

No obstante la diversidad de criterios que puede prevalecer en este punto, existe un común denominador que

siempre deberá ser acatado y respetado; dejar constancia en papeles de trabajo del significado de las marcas

utilizadas en la auditoría.

79

Afectos de comprender el significado y uso de las marcas de auditoría, se presenta un ejemplo de ellas. Son sólo un

modelo; cada auditor o grupo de auditores decidirán las marcas de auditoría a utilizar. Un ejemplo de algunas de

ellas se muestran en el cuadro N° 6.

5.7. Cuestionarios de Evaluación.

Cuestionario para Evaluar los Objetivos de Control Interno por Ciclos de Transacciones.

El propósito de evaluar el control interno por ciclos de transacciones obedece a la conveniencia de agrupar a éstas

en un ciclo de operaciones interrelacionadas e interactuantes a fin de no perder su propia dinámica individual;

enfoque que no se da cuando se trata de revisar una actividad o transacción en forma aislada o independiente. En

tal sentido, la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría de Instituto Mexicano de Contadores Públicos

ha identificado y se ha pronunciado por los siguientes ciclos de transacciones: ingresos, compras, producción,

nóminas, tesorería. El auditor interno estará en condiciones de formular sus propios cuestionarios para el estudio y

evaluación del control interno por ciclos de transacciones de su organización, de acuerdo a sus propias

características y necesidades imperantes; en el entendido de que el auditor, además, podrá identificar ciclos de

transacciones adicionales a los referidos, identificación que será el punto de partida para el diseño de los

cuestionarios consecuentes.

1. Objetivos Generales Aplicables a Cualquier Ciclo de Transacciones.

a) Objetivos de Contabilización y Registro. La administración debe contar con eficientes sistemas de contabilidad

financiera y contabilidad administrativa que permitan:

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Identificar y registrar únicamente transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la

administración.

Describir oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada clasificación.

Cuantificar el valor de las transacciones en unidades monetarias.

Registrar las transacciones en el periodo correspondiente.

Presentar y revelar adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.

b) Objetivos de Autorización. Todas las operaciones deben de realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o

específicas de la administración:

Las autorizaciones deben dar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel apropiado de administración.

Las transacciones deben ser válidas para conocerse y someterse a su aceptación con oportunidad.

Todas y solamente aquellas transacciones que reúnan los requisitos establecidos por la administración, deben

reconocerse como tales y procesarse oportunamente.

Los resultados del procesamiento de transacciones deben informarse en tiempo y forma y estar respaldados por

archivos adecuados.

c) Objetivos de Salvaguarda Física. El acceso a los activos sólo debe permitirse de acuerdo con políticas prescritas

por la administración; cuidando de manera específica el pleno apego y respeto a las debidas autorizaciones.

Mantener en archivos apropiados datos y documentación soporte de propiedad relativos a los activos sujetos a

custodia.

d) Objetivos de Verificación y Evaluación. Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben

compararse, a intervalos de tiempo razonables, con los activos físicos existentes. Tomar medidas apropiadas y

oportunas respecto a las deferencias que se detecten.

Asimismo, deben existir controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan

en los estados financieros. Este objetivo complementa en forma importante a todos los objetivos contemplados en

el presente apartado. El contenido de los informes y de las bases de datos y archivos deben ser verificados y

evaluados periódicamente.

2. Objetivos Específicos.

Los boletines 6010, 6020, 6030, 6040 y 6050 relativos a las Guías para el Estudio y Evaluación del Control Interno

por los Ciclos de Transacciones de Ingresos, Compras, Producción, Nómina y Tesorería, respectivamente, emitidos

por la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos,

contemplan de manera profesa y detallada los objetivos específicos de control interno para cada uno de los ciclos

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referidos; abundan señalando los riesgos en que se incurre por su incumplimiento, y la políticas y disposiciones

administrativas a instaurar y observar para el logro de dichos objetivos.

5.8. Control de Horas Trabajadas y Horas No Productivas.

5.8.1. Objetivo.

El objetivo es contar con un elemento de control adecuado y oportuno que permita conocer las horas empleadas en

auditoría (productivas), y las horas en que el auditor interno se encuentre sin asignación de trabajo directo en

auditoría (no productivas en auditoría). Vale aclarar, para no crear confusión o tergiversación, que el concepto no

productivas en auditoría se refiere a las horas no ocupadas o empleadas en la asignación directa de auditoría, pero

que se utilizaron en otras actividades dentro del departamento de auditoría interna.

5.8.2. Importancia.

El establecimiento de un sistema de control de tiempos, de cada uno de los miembros del departamento de

auditoría interna, permite conocer en qué se ha invertido su tiempo laborable, cómo se ocupó, qué se hizo, cuándo

se hizo. Herramienta de extrema importancia en la administración del departamento de auditoría interna, y básica

para su propio control interno. Además, es de alta utilidad para efectos de control de tiempo empleado en una

asignación de auditoría.

5.8.3. Reportes Periódicos de Ocupación de Tiempo.

Es un reporte o cedula de control de tiempos que permite, conocer y controlar el tiempo invertido u ocupado por

cada uno de los miembros del departamento de auditoría interna, su llenado se hará bajo las siguientes

indicaciones:

En la sección de Asignación se indicará el tipo de auditoría que se está practicando y la unidad administrativa,

actividad o área sujeta intervención. En el mismo renglón, y en la sección de actividad desarrollada, se informará lo

que se hizo, para pasar a la siguiente sección, en el mismo renglón, donde se asentará el numeró de horas

trabajadas y el día que corresponda. En igual sentido, la columna de Total se sumará las horas aplicadas en esa

quincena, a la asignación y actividad desarrollada. El subtotal sumará el total de horas empleadas en auditoría, por

día y por quincena.

La sección de horas no empleadas en auditoría, actividades desarrolladas se utilizará para informar el tiempo

invertido en otras actividades que no son propiamente de auditoría, pero que se ocuparon en el mismo

departamento de auditoría, por ejemplo: participación en la administración interna del departamento de auditoría,

capacitación y entrenamiento impartido, juntas y reuniones internas de evaluación y desarrollo, etc. De igual

82

manera se usará para reportar otras incidencias, como: vacaciones, enfermedades, permisos especiales o para

atender asuntos escolares, académicos, etc. La mecánica de llenado de los cuadros de fechas y total es igual a la

comentada en el párrafo que antecede.

El renglón de total recibirá la suma de los subtotales de horas empleadas en auditoría y horas no empleadas en

auditoría, actividad desarrollada, para llegar al estándar de ocho horas diarias, que multiplicadas por el número de

días laborables, dará el total de horas ocupadas en la quincena. La cédula de control de tiempos contempla una

sección de observaciones para la información complementaria que se necesite. Por último se asentará la firma de

cada uno de los que intervienen en el proceso para conocimiento y aprobación.

El siguiente Cuadro Nº 7. Nos muestra un ejemplo de un reporte de control de horas laboradas.

6. Evaluación del Desempeño del Personal.

6.1.Objetivo.

Tiene como objetivo informar a los diversos niveles de la administración, al director, gerente y supervisores de

auditoría de las habilidades del personal de auditoría interna, así como, de la forma como se ha venido

desempeñando.

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6.2. Importancia.

La evaluación proporciona información importante básica para promociones, definir remuneraciones,

transferencias, e incluso, recomendaciones. También es una valiosa herramienta para efectos de entrenamiento,

por lo siguiente: a través de la evaluación periódica se determinan puntos fuertes y débiles del evaluado; coadyuva

a determinar las necesidades básicas de entrenamiento y planeación de métodos para optimizar el trabajo; sirve de

base para la asignación de personal de trabajos individuales; ayuda a que el evaluado relacione sus propias

habilidades con los estándares de ejecución; y permite un registro permanente de las tendencias individuales.

Las evaluaciones de personal normalmente son efectuadas al finalizar cada asignación de trabajo en adicción, estos

resultados (parciales) se integran en un resumen anual en el que concurrieron diferentes supervisores para evaluar a

un auditor. Se puede incrementar de manera significativa el valor de una evaluación cuando el valuador recibió

adecuadas instrucciones sobre la manera de llenar cada hoja de evaluación, y cuando discute con el evaluado los

resultados, lo cual involucra, por un lado, que el evaluador comprenda que la evolución es un mecanismo para

ayudar a sus subordinados, y por parte del evaluado, que comprenda que las evaluaciones guardan una naturaleza

constructiva, y son básicas para ayudarle en su progreso y desarrollo.

7. Capacitación y Entrenamiento.

7.1.Concepto.

Es una parte del proceso de la administración de recursos humanos, mediante la cual se mantiene permanentemente

actualizado y preparado al personal, para hacer frente y atender a las necesidades de una organización, en el mundo

cambiante donde actúa.

7.2. Objetivo.

Tiene como objetivo prepararlo para atender a las necesidades de la organización, desarrollarlo como un incentivo

acorde con el crecimiento de la misma, mantenerlo actualizado a la luz de las condiciones cambiantes del entorno

general en que gravita la propia organización, en suma, hacer lo cada vez más útil a sí mismo y a quien le presta

sus servicios.

7.3. Importancia.

No es suficiente el haber reclutado a un auditor debidamente actualizado, capacitado y entrenado; al igual que no

es suficiente entrenar a un auditor y esperar que siga siempre competente en grado sumo. Pasado cierto tiempo

surgen nuevas técnicas, nuevas disposiciones y reglamentaciones, nuevos equipos y sistemas, nuevas ideas, en

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síntesis, innovaciones que desplazan, actualizan o modernizan lo que actualmente está en uso. Es importante e

indispensable capacitar y entrenar, en forma constante y permanente; para no caer en la obsolescencia, rezago e

indolencia. Por tanto, el director de auditoría interna deberá desarrollar un programa vigoroso de capacitación y

entrenamiento, no sólo para el personal de nuevo ingreso, también para al corriente a su plantilla actual.

Debido a la importancia que reviste la capacitación y el entrenamiento, sus objetivos deben incorporarse a los

propios objetivos del departamento de auditoría interna, por tanto, el programa de capacitación y entrenamiento

debe ser incorporado y formar parte de su programa anual de trabajo. En tal virtud, se torna indispensable que los

auditores internos se desentienden de sus trabajos de auditoría, para dedicarse por completo a los recursos de

entrenamiento, a demás, se debe presupuestar tiempo suficiente en las asignaciones, para prevenir oportunidades de

desarrollo. Observar estas consideraciones en el corto plazo, redunda en una evolución del auditor y su

departamento en el largo plazo.

7.4. Capacitación Interna.

En la capacitación y entrenamiento interno, es decir, sobre la marcha, llega a la mente la necesidad de resolver

problemas, hechos que permite evaluar la capacidad, conocimientos, calidad y experiencia de cada auditor. ¿cuáles

son los estándares para la practica profesional de la auditoría interna y normatividad aplicable, cuyo conocimiento

permite un desenvolvimiento y actuar satisfactorio de los auditores internos? ¿ qué tan bien se llevan a la practica

estos estándares y normatividad por el grupo de auditoría interna? ¿qué debe hacer el director de auditoría interna

para mejorar la experiencia, conocimiento y capacidades de sus subordinados?. Algunos ejemplos de capacitación

interna se muestran en el Cuadro N° 8.

85

7.4.1. Planeación de Asignaciones.

Siempre que sea práctico, no se deben de dar asignaciones solo para cubrir huecos y cambiar continuamente a los

auditores sin que concluyan con nada; un buen plan para desarrollar a un auditor requiere que se le asigne el tiempo

que sea necesario para concluir con el trabajo que le fue asignado. Sin embargo, vale reconocer que en ocasiones

no es posible, debido a situaciones de carga de trabajo ocasionada por requerimientos de auditorias fuera de

programa. La participación de los supervisores es esencial para que la planeación de las asignaciones permita el

desarrollo de los auditores.

La asignación de un auditor a diferente supervisor se considera que es altamente positiva, aunque hay que

reconocer que en ocasiones no es así, ya que el supervisor inicial está familiarizado con el desempeño del auditor,

y en consecuencia conoce la áreas que requiere reforzar en conocimiento y experiencia. Para solucionar este

problema, se requiere que el nuevo supervisor revise cuál ha sido el desarrollo del auditor y se allegue de

información a través de otros miembros del departamento de auditoría, para aspirar a lograr estos dos objetivos es

necesario cumplir con la asignación de auditoría, y permitir el desarrollo deseado en el campo de trabajo.

7.4.2. Diversificación.

El desarrollo de un auditor auxiliar para aspirar a ser auditor encargado, supervisor o gerente requiere de

entrenamiento para alcanzar habilidad en el manejo de problemas más complejos. Es a través de la diversificación

de las asignaciones de auditoría como los auditores adquieren experiencia, para atender diferentes tipos de

problemas de auditoría, provenientes de distintos tipos de intervenciones. Por ejemplo, el auditor que ha trabajado

durante un año en la auditoría de inventarios ha adquirido una gran experiencia solamente en esa área; por otro

lado, un auditor que ha sido asignado durante un año a diferentes áreas operacionales, ha logrado mejores

oportunidades para adquirir experiencia personal, lo que le permite en un futuro mediato a aspirar a mejores

posiciones. Para solucionar este problema es conveniente establecer un riesgo de asignaciones que se han dado a

cada miembro del grupo de auditoría.

7.4.3. Supervisión e Instrucciones del Trabajo.

Hay muchas oportunidades para que un supervisor de auditoría pueda ayudar a entrenar subordinados sobre la

marcha, en materia de planeación, organización y control de desarrollo de la auditoría asignada. Un supervisor

siempre debe tener en mente que él es responsable por el entrenamiento en campo del personal que tiene asignado;

esta responsabilidad en ocasiones no están similar debido a las propias presiones del trabajo, sin embargo, el

supervisor debe recordar que el desarrollo de sus subordinados dependerá de gran parte la solidez del área de

auditoría a su cargo. Este entrenamiento puede adoptar diversas posiciones: instrucciones, demostraciones,

86

estímulos, críticas y orientaciones. A su vez el subordinado debe recibir las críticas de una manera constructiva por

que tienen como objeto ayudarlo.

7.4.4. Asesoría.

Debe detectarse la importancia de la asesoría, ya que es un elemento que sirve para aumentar y hacer mas sólido el

proceso de aprendizaje interno. Un efectivo programa de asesorías ayuda a detectar puntos débiles de un auditor y

sugerir la forma de corregirlos. La asesoría sirve para captar el punto de vista del personal de auditoría, mismo que

será tomado en cuenta para la preparación de un programa formal de entrenamiento; además, a través de la asesoría

del personal se ajusta a las políticas y practicas comunes desarrolladas en y para el grupo de auditoría. Con el uso

efectivo de las técnicas de asesoría, el personal de auditoría es motivado a acelerar su aprendizaje y habilidad, en

función de su progreso.

7.4.5. Desarrollo de Liderazgo.

El desarrollo personal del auditor es un importante elemento en el entrenamiento interno. Especial atención

requiere el desarrollo de habilidad para llevarse bien con los demás. Es muy importante la habilidad para concebir

y vender ideas. Ser un líder de los subordinados es también una parte integral del desarrollo del auditor.

Para el supervisor hay muchas oportunidades de desarrollar estas habilidades sobre la marcha. El personal de

auditoría debe ser motivado para expresarse con libertad en las diversas situaciones de trabajo que se le presenten;

se le debe permitir participar en discusiones con los jefes de las áreas auditadas y con sus superiores; se le debe

estimular allegar a decisiones independientes y a obtener suficiente evidencia que soporte sus posturas. Debe

hacerse notar la habilidad para planear, organizar y controlar el trabajo de sus subordinados, así como para llevarse

bien con ellos.

7.4.6. Delegación de Responsabilidades.

El auditor se desarrolla, primeramente, a través de la absorción de responsabilidades adicionales. Los supervisores

deben estar alerta a captar los puntos fuertes y debilidades adicionales. Los supervisores deben estar alerta a captar

los puntos fuertes y débiles de los auditores a su cargo, y continuamente tratar de asignarles trabajos más difíciles.

Cada nuevo trabajo debe ser un reto para el auditor, por que se beneficia y gana experiencia.

7.4.7. Cursos o Seminarios Internos.

Dentro del programa de capacitación interna se considerara la organización de cursos, seminarios y talleres

diseñados en especial para el departamento de auditoría interna.

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En estos eventos los capacitadotes serán los propios funcionarios del departamento, como es el caso del director,

gerentes, supervisores, y aun los encargados de auditoría.

7.4.8. Capacitación Externa.

Proviene de fuentes diferentes, parte de un alto nivel, como es la obtención de un diploma de especialidad o un

grado académico de maestría o doctorado impartido por instituciones educativas de reconocido prestigio.

La ventaja de este tipo de capacitación es el tratamiento concreto de los temas y tópicos en los que requiere

actualizarse el auditor interno.

8. Archivo de Auditoría Interna.

La información que una organización presenta, es el legado del esfuerzo de los distintos ciclos de operaciones que

va teniendo la empresa con el transcurso del tiempo, siendo este un acervo que crece constantemente. Se alimenta a

diario de documentos y la correspondencia que se generan como reflejo propio de las funciones de la misma,

conservándose en los archivos para servir como fuente de información y evidencia de sus labores.

De lo cual se puede definir al archivo como: Conjunto organizado de documentos en cualquier soporte que son

producidos y/o recibidos en el ejercicio de atribuciones, funciones o actividades por personas físicas o morales,

públicas o privadas. Institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de

documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura, siendo este el lugar donde

se conservan y consultan diversos expedientes.

8.1. Objetivo.

Es contar con un sistema de archivo completo, actualizado, ordenado y debidamente resguardado que conserve la

historia de la función de auditoría interna, y proporcione información y documentación que soporte su actuación y

sirva de apoyo para la plantación y programación de sus actividades.

8.2. Importancia.

Es una herramienta de consulta permanente para la administración y otros niveles de jerarquía.

Conserva la historia de la función y sus intervenciones en las diversas unidades administrativas, actividades o áreas

auditadas y el desarrollo de la organización en atención al cumplimiento de observaciones y recomendaciones

presentadas.

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Es un instrumento de vital importancia, como elemento de soporte para la plantación y programación de auditoría

interna con proyección a corto, mediano y largo plazo.

8.3. Estructura Funcional.

Del archivo de auditoría interna se divide en tres áreas principales:

Archivo de administración interna.

Archivo de auditorias realizadas.

Archivo general.

8.3.1. Archivo de Administración Interna.

Este archivo es básico y determinante para que el director de auditoría interna se apoye en el, para administrar la

función de la que es responsable.

Contiene un expediente personal de todos y cada uno de los miembros del departamento de auditoría, con el mismo

tipo de documentos y referencias que debe incluir un expediente similar integrado por el área de recursos humanos

de la organización.

Esta área de archivo será responsable, además, de conservar y controlar los aspectos presupuéstales y

programáticos de la función.

Se responsabilizara a esta área de archivo por la guarda, custodia y suministro de programas y cuestionarios de

auditoría, además de programas y esquemas, y material correspondiente de capacitación y entrenamiento.

8.3.2. Archivo de Auditorias Realizadas.

Esta área de archivo debe estar celosa y severamente protegida. Guarda y custodia los expedientes y papeles de

trabajo de las auditorias e intervenciones realizadas, e incluye el archivo de referencia permanente.

8.3.3. Archivo General.

Conservará toda la correspondencia, de entrada y salida, clasificada en expedientes. Resulta practico que en el

expediente aplicable se incluya una copia de cada informe de auditoría realizada, así como, de las acciones de

seguimiento y respuesta a las recomendaciones de auditoría.

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8.4. Métodos de Custodia, Control y Localización de Información Archivada.

Es altamente deseable y conveniente que el departamento de auditoría interna cuente con un área de administración

interna, cuyo titular sea responsable por la guarda y custodia de su correspondiente archivo y del de auditorias

realizadas.

8.5. Métodos de Custodia y Control de Correspondencia.

La función de auditoría interna es de alto cuidado y confidencialidad en una organización; no es conveniente ni

adecuado que la correspondencia que cruza sea interferida o conocida por otro personal que no pertenezca al

departamento de auditoría.

Respecto de correspondencia de salida, en cada gerencia de auditoría se emitirá la correspondencia que surja de su

grupo, fechada y con un número consecutivo de escrito interrumpido, ningún miembro del grupo emitirá

correspondencia que no sea bajo este control.

9. Actividades Colaterales dentro y fuera de las Organizaciones.

Las tareas de la auditoría pueden realizarse por personal de la propia organización o por personal externo,

generalmente mediante una firma especializada.

La auditoría interna está presente de forma continua en todas las tareas relacionadas con la entidad, los auditores

deben ser siempre personas independientes de las involucradas en las áreas que se van a auditar.

No es fácil para todas las organizaciones tener personal capacitado para realizar una auditoría, y que al mismo

tiempo ese personal no tenga relación con el área auditada. Las Auditorías Internas son una herramienta

fundamental para la detección de focos rojos en las actividades de la administración lo que le permitirá a la

empresa corregir las diferentes situaciones que la estén afectando.

Por otra parte, esta auditoría no puede supervisar de forma continua la realización de las tareas, como hace la

auditoría interna. Existen en el mercado empresas especializadas en la realización de auditorías, que pueden contar

en su experiencia con el análisis de diferentes organizaciones. Estas empresas tienen normalmente mayor grado de

libertad en la realización de la auditoría que el personal interno.

En el campo de las finanzas los objetivos de auditoría interna y externa son diferentes. La auditoría financiera

externa tiene un carácter legal y no se puede sustituir por una interna.

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La diferencia entre control interno y externo de una auditoría estriba en las personas encargadas de su ejecución. Si

el control se efectúa de una forma permanente y por personal totalmente vinculado a la empresa, se trata de control

interno; cuando el trabajo de revisión y comprobación está adscrito, sea de forma permanente o esporádica, a

personal ajeno a la empresa, el control será por lo tanto externo.

El auditor es normalmente un especialista ajeno a la empresa que se dedica a la comprobación sistemática de los

libros de cuentas, comprobantes y otros registros financieros y legales, con el propósito de determinar la exactitud

e integridad de la contabilidad y mostrar la verdadera situación financiera y el resultado de las operaciones de la

misma.

9.1. En Coordinación con Auditoría Externa.

9.1.1. Intereses Primarios de la Auditoría Externa y la Auditoría Interna.

La necesidad de coordinación entre ambas auditorias es indiscutible. El auditor externo empieza su labor partiendo

de resultados finales y de ahí hacia la forma como se alcanzaron estos. El auditor interno empieza revisando las

actividades básicas de una organización con miras al futuro.

Auditor externo su interés primario esta en poder expresar una opinión sobre la razonabilidad de la situación

financiera de una organización así como los resultados de operación por el periodo que le es relativo, por

consiguiente, este auditor esta mas orientado hacia los saldos finales de los estados financieros y la evidencia que

soporta la validez de estos.

Auditor interno, por su parte, esta más enfocado hacia la efectividad de la administración y las actividades

operativas básicas así como su grado de contribución en los resultados y en el bienestar económico de la

organización.

Todo lo anterior significa que los dos grupos de auditoría, y con la misma fuente de información tienen prioridades

secundarias diferentes y objetivos primarios completamente diferentes.

9.1.2. Intereses Secundarios Interrelacionados.

Un interés común entre ambas disciplinas se ubica en el control interno. En el auditor interno por ser de pieza

central del alcance de su intervención al vigilar por el cumplimiento de los objetivos que persigue el control

interno. El auditor externo porque dependiendo de la calidad del control interno en la organización cuya

información esta sujeta a su revisión.

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9.1.3. Objetivo de la Coordinación.

Se debe de coordinar el trabajo de auditoría interna y externa a efectos de asegurar una adecuada cobertura de

auditoría y minimizar así la duplicación de esfuerzos.

9.1.3.1. Componentes de la Coordinación de Esfuerzos de la Auditoría.

Las actividades de coordinación pueden ser relativamente simples entre ambos auditores cuando cada uno se

preocupa por su propia misión.

9.1.3.2. Intercambio de Documentación de Auditoría.

Intercambio de papeles de trabajo.- el poner el auditor interno sus papeles de trabajo a disposición del auditor

externo es una practica que puede ser sana y con teniente en virtud de que el auditor interno puede haber

desarrollado ciertos tipos de revisión o examen que eventualmente sea de utilidad para el auditor externo.

Intercambio de informes y cartas de observación.- los informes de auditoría interna, las respuestas a dichos

informes por parte de los auditores y las revisiones subsecuentes sobre el seguimiento de observaciones, deberán

ser puestos a la disposición de los auditores externos, toda esta información ayuda a los auditores externos en la

determinación y ajustes sobre los alcances de su trabajo.

Reuniones periódicas para discutir asuntos de interés reciproco.- es de alta conveniencia llevar a cabo estas

reuniones entre ambos grupos de auditores en las que se discutan, analicen y se lleguen a acuerdos sobre temas,

cuestionamientos y asuntos que deben ser tratados en ese contexto y así evitar la duplicidad de esfuerzos en un

campo de plena coordinación y cooperación mutua.

9.1.3.3. Técnicas y Procedimientos de Auditoría.

Es practica común y regularmente deseable, que el auditor interno utilice en su trabajo las técnicas y

procedimientos de auditoría que aplica el auditor externo; ello con el propósito de unificar criterios técnicos que al

ser plasmados en las cédulas de auditoría permiten un mejor entendimiento y compresión por parte del auditor

extremo cuando se apoya en el trabajo realizado por el auditor interno. Sin que ello implique el acercamiento y

comunicación al expresarse ambos en un mismo lenguaje.

Además un hecho indispensable es que las técnicas y procedimientos de auditoría desarrollados para el ejercicio de

la auditoría de estados financieros son aplicables a cualquier tipo de auditoría; por tanto, el conocerlas y aplicarlas

el auditor interno y externo propicia el acercamiento y comunicación al expresarse en un mismo lenguaje.

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9.1.3.4. Aceptación de Trabajos de Auditoría Externa.

En ocasiones el auditor interno puede ser asignado para trabajar directamente con el auditor externo y bajo su

supervisión; tal es el caso de investigaciones especiales, entrenamientos de la estructura de control interno, en la

toma de inventarios físicos, arqueos, cuantificación de fraudes, etcétera. Cualquiera que se la condición o trabajo a

desarrollar, este esquema de condición desde manejarse con cuidado extremo.

Es tales casos deberán definirse cuales son las responsabilidades de ambos auditores, los objetivos de los

procedimientos de auditoría aplicar, la objetividad e independencia de cada uno, y los asuntos que pueden afectar

la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar. Habrá de definirse, además, en

poder de cual auditor quedaran los papeles de trabajo que se generen.

Será importante precisar también el tiempo que involucrara este apoyo y que representa una intervención de

coordinación, para despejar cualquier intento o apreciación de que el auditor interno es un ayudante o subordinado

más del auditor externo.

9.1.3.5. Capacitación.

El crecimiento natural de las firmas de contadores públicos les obliga a crear áreas de especialidad alrededor o en

apoyo de su actividad básica de auditoría de estados financieros practicada en forma externa o independiente; tal es

el caso de las áreas de impuestos, consultaría en diversas ramas, informática, etcétera. Es difícil que un grupo de

auditoría interna pueda desarrollar este tipo de infraestructura.

La capacitación es básica y esencial para ambos grupos de auditoría. En el caso de los auditores externos es

practica común que la capacitación se de partiendo de sus propias áreas de especialidad; situación que no es

frecuente para el caso de los auditores internos. En tal virtud, se deriva una magnifica oportunidad de coordinación

y acercamiento cuando las firmas de contadores participan su programa de capacitación de auditoría interna de sus

clientes; dicha participación puede darse en forma directa, o bien proporcionando los primeros a los segundos el

material elaborado para la capacitación.

En el enfoque referido se habrá de precisar si ese esquema de capacitación tiene algún precio que deberá cubrir la

organización que capacitara por este medio sus auditores internos.

9.1.3.6. Seguimiento de Hallazgos de Auditoría.

Tanto el auditor interno como el auditor externo determinarán hallazgos y presentaran recomendaciones que

influirán o afectaran las actividades y operaciones de las organizaciones. Aun cuando el personal de la

93

organización, en lo individual o colateral, es responsable por aceptar las recomendaciones y adoptar acciones

correctivas, los dos grupos de auditores guardan un interés común respecto a la naturaleza y alcance de las

observaciones o deficiencias reportadas y la forma como serán solucionadas. Por lo anterior, es altamente

comprensible que ambos grupos de auditores estén alertas a los desarrollos en esta materia y trabajen de manera

coordinada para alcanzar los altos niveles de eficiencia deseada en las operaciones y procedimientos de la

organización auditada; además de que deberán estar pendientes del avance de las medidas correctivas y la forma

como están siendo atendidas.

Muy importante es que los auditores internos y los externos compartan información que permita promover la

eficiencia en la operación, en especial en áreas relacionadas con el sistema de control interno. El trabajo conjunto

asegura la mejor adaptación de medidas correctivas; al mismo tiempo, también, deberán estar ambos en la mejor

disposición de conjuntar esfuerzos de auditoría en el seguimiento de sus hallazgos.

9.2. En Coordinación con Otros Auditores Internos.

9.2.1. Objetivo.

Identificar los elementos de coordinación y actuación de los auditores internos dependientes de una organización

individual con los grupos de auditoría interna de entidades con las que tiene vínculos de organización, como es el

caso de oficina matriz, sucursales, afiliadas y con otras con las que se guardan relaciones comerciales.

Hasta el punto del desarrollo que se viene dando del tema La Función de Auditoría Interna en Entidades se ha

visto a esta como un área de servicio a la organización de la que depende y las relaciones de coordinación a

establecer con otro grupo de auditores internos.

9.2.2. Auditores Internos de Oficina Matriz y de Sucursales.

Los auditores internos de la oficina matriz, comúnmente llamados auditores corporativos, y máxime cuando esa

oficina es controladora de varias empresas, desarrollaran su actividad en los términos hasta ahora comentados; con

la novedad de que habrán de ampliar el alcance de su intervención hacia el revisar y evaluar el desempeño de los

grupos de auditoría interna de las empresas o sucursales a controlar, al igual que a cualquier otra unidad

administrativa de la corporación en su conjunto. Y en los más de los casos, esos auditores corporativos son

quienes imponen un programa mínimo de auditoría a cumplir por los auditores internos de las controladas y cuya

ejecución, avance y resultados son evaluados por los corporativos.

En estos casos, los auditores internos de las empresas controladas o sucursales disciplinaran su actuación de los

lineamientos de los de la casa matriz o controladora, pero buscando siempre un ambiente de coordinación y

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cooperación mutua, y sin perder su independencia de actuación; visto todo ello, ahora, en interés de la corporación.

El esquema contemplado en este apartado es aplicable también para el caso de auditores corporativos

internacionales cuya sede de la casa matriz se encuentra en el extranjero.

9.2.3. Con Auditores Internos de Compañías Afiliadas.

Las compañías afiliadas son aquellas que dependen de otra, esto es que ejercen dominio sobre otra u otras por

tener participación considerable en su capital.

Cada grupo de auditoría interna desarrollara sus actividades, en su organización, de conformidad con los

lineamientos hasta ahora tratados. Pero tratándose en coordinar sus trabajos con auditores internos de compañías

afiliadas, habrán de abrir el abanico del alcance se su trabajo al interactuar con sus colegas de filiales.

Tal interacción se dará a través de la revisión de transacciones ínter compañías con el animo preferencial de evitar

la duplicidad del esfuerzo de auditorias. Así por ejemplo si la compañía “A” vende productos a su filial compañía

“B”, los auditores de la compañía “A” revisaran dichas ventas, y resultaría ocioso que los auditores de la

compañía “B” revisaran las compañías correspondientes. Con una revisión es suficiente, lo mismo en sentido

inverso. En este enfoque se requiere una alta dosis de cooperación y coordinación mutua desde el momento mismo

de la programación y plantación conjunta de las auditorias, intercambio de documentación y de informes, de

aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría, de capacitación, y de hallazgos de resultados de auditoría.

Mención especial merece el caso de los trabajos de revisión a la consolidación de resultados de operación con sus

correspondientes ajustes, reclasificaciones y eliminaciones. Normalmente la consolidación es llevada a cabo por un

área ex profeso de la corporación, y virtualmente su revisión corre por cuenta de los auditores corporativos; sin

embargo, los auditores internos de las compañías filiadas habrán de revisar, de ser posible, de manera conjunta, la

información base tal consolidación.

9.2.4. Con Auditores Internos de Organizaciones con Relaciones Comerciales.

En ciertos medios comerciales se dan esquemas en que una organización deja a otra mercancía en calidad de

depósito o consignación; Y es de esperarse que la entidad depositaria o consignataria cuente con un grupo de

auditoría interna que vigile por el buen uso, guarda y custodia de la mercancía recibida en tales condiciones. Por su

parte, es de considerar, también, que el grupo de auditoría interna de la entidad depositante o consignante vigile por

el buen, uso, guarda y custodia de la mercancía dada en depósito o consignación. Evidente duplicidad de esfuerzos

de auditoría.

95

Ante esta situación, es claro que la entidad depositante o consignante tiene jerarquía en fijar las condiciones de

estas transacciones, ya que al fin y al cabo es la dueña de la mercancía. En tal sentido, su grupo de auditoría interna

impondrá los esquemas de vigilancia y revisión que habrán de seguir los auditores internos de la depositaria o

consignataria; y la labor de los primeros se puede circunscribir a recibir y revisar los papeles de trabajo en informes

de auditoría de aquellos y, dentro de sus propios procedimientos, incorporar esquemas de revisión a base de

pruebas selectivas.

Resulta pues preponderante que a relación referida quede formalmente asentada en el contrato de depósito o

consignación correspondiente. Para comprender lo anterior se muestra un ejemplo en el Cuadro N° 9.

10. Comité de Auditoría Interna.

Empecemos definiendo Comité, si bien es un grupo de individuos que se reúnen para tratar asuntos que son de

interés común y llegar a un acuerdo que beneficie a todos, de igual forma va a llevar implícito el cumplimiento de

la misión y objetivos de la propia organización. Generalmente los comités son una poderosa herramienta de

información que será de gran apoyo para la toma de excelentes decisiones.

Sin duda alguna la instauración de un comité en una empresa solo puede traer consigo beneficios a la misma.

Se hablara de la estructura del comité y quienes participan en ella, así como la función que desempeñan, dirección

general, directores de áreas operativas, auditor externo, director de auditoría interna y especialistas; también se

mencionaran las funciones especificas del comité de auditoría.

96

Teniendo en cuenta que tener un comité es una herramienta de alto valor para la organización en materia de

vigilancia y control siendo el gran reto de los auditores internos comprender las necesidades del mismo y darle

servicio como lo requiere, ser útiles en la medida que den respuestas a las necesidades de la empresa.

10.1. Concepto de Comité.

Grupo o conjunto de personas que se reúnen para lograr un objetivo o meta en común.

10.2. Antecedentes del Comité de Auditoría Interna.

Los comités de auditoría comienzan a hacer su aparición en los Estados Unidos de Norteamérica durante los

primeros años de la década de 1970. Su enfoque inicial se dio bajo la hegemonía del auditor externo, como un

servicio hacia los consejos de administración de empresas que contrataban sus servicios para el examen de los

estados financieros. La participación del auditor interno en esta etapa fue en calidad de coadyuvante del auditor

externo.

Con independencia de razonamientos de índole financiera y administrativa, que vieron en los nacientes comités de

auditoría una poderosa herramienta de información, que orientara y apoyara la toma de decisiones del consejo de

administración, en esos años se dieron otras circunstancias que consolidaron la necesidad de su instauración e

impulso.

10.3. Concepto del Comité de Auditoría Interna.

Es una unidad staff creada por el consejo de administración para asegurar el pleno respeto y apoyo a la función de

la auditoría interna y externa por parte de todos los integrantes de la organización, para asegurar los objetivos del

control interno y para vigilar por el cumplimiento de la misión y objetivos de la propia organización. Es una unidad

de consulta, asesora y apoya a la administración.

10.4. Objetivo del Comité de Auditoría Interna.

Coordinar los esfuerzos de auditoría de una organización, bajo un esquema de directriz centralizada que dicta

políticas y lineamientos tendentes al apoyo y cumplimiento de los objetivos de auditoría interna en coordinación

con los auditores externos hacia el comité de auditoría instaurado por el consejo de administración.

97

10.5. Importancia y Beneficios.

La importancia del comité de auditoría se puede identificar en términos de los beneficios a aportar a la

organización destacando, entre otros, los siguientes:

La importancia de la auditoría-interna y externa- como un servicio a la organización y a todos y cada uno

de los componentes que la integran.

Comunicación directa con el consejo de administración en materia de acciones de auditoría.

Comunicación e interacción directa entre los miembros del comité, evitando así interferencias y distorsiones

en el proceso comunicativo.

Identificar áreas u operaciones con problemas presentes o potenciales para adoptar acciones preventivas y

evitar sorpresas.

Uso institucional y ordenado del esfuerzo de auditoría para evitar acciones aisladas en detrimento del

procedimiento integral de la fuerza auditoría.

Compromiso interdisciplinario y de las acciones conjuntas entre los miembros del comité.

Fomento de una buena comunicación y relación entre los auditores internos y los auditores externos. Máximo

aprovechamiento del esfuerzo de ambos.

Ahorros en costos de auditoría externa.

Respaldo a informes de auditoría interna y dictámenes de auditoría externa.

Seguimiento institucional a recomendaciones de auditoría.

10.6. Estructura del Comité de Auditoría Interna.

El comité de auditoría estará integrado por el director de auditoría interna; el auditor externo; el director general de

la organización; los directores o responsables de las principales áreas operativas, como son: producción,

comercialización, finanzas, administración y contraloría; y eventuales especialistas que sean requeridos atendiendo

a necesidades específicas. Todos ellos coordinados por el director de auditoría interna, como responsable director

por el funcionamiento del comité.

Un comité cualquiera que sea su naturaleza u objetivos, instaurado en una organización, es un grupo de individuos

que se reúnen para tratar asuntos que a todos competen o es de su interés, con el propósito de recibir, analizar,

disfrutar y llegar a acuerdos o conclusiones relacionadas con el objetivo para el que fue creado el comité. En un

comité se debe despersonalizar la jerarquía de sus integrantes para evitar imposiciones por autoridad; es decir, sus

integrantes deben considerarse en un mismo nivel jerárquico, lo cual conlleva a la necesidad de un alto grado de

madurez profesional y administrativo de sus componentes para aceptar la condición apuntada. El coordinador del

comité es la más alta autoridad del mismo; ello representa una clásica autoridad funcional.

En tal sentido se deberá ver y aceptar la autoridad funcional que habrá de ejercer el director de auditoría interna

como coordinador del comité de auditoría.

98

10.6.1. Participación de la Dirección General y del Consejo de Administración.

El director general es el primer y principal receptor de los informes y acciones del esfuerzo de auditoría, tanto

interna como externa, por la razón obvia de tener que responder ante el consejo de administración por los recursos

que le ha confiado para que los administre; la auditoría coadyuva con él para hacer frente a esa responsabilidad.

En tal sentido, el director general habrá de tener una clara visión de lo que puede esperar y en lo que le puede

ayudar auditoría centralizando su acción a través del comité. Propondrá, en consecuencia, la revisión de aquellas

unidades administrativas o actividades en las que sea su interés se aplique mayor énfasis en el esfuerzo de auditoría

y en el seguimiento a la acciones o recomendaciones propuestas por los auditores.

El director general será el enlace entre el comité de auditoría y el consejo de administración; evaluara la

conveniencia o necesidad de que el director de auditoría, en su carácter de coordinador del comité de auditoría,

participe en el consejo de administración, o bien a petición expresa de este.

Obviamente que de la intervención que tenga el director general en consejo de administración se derivarán políticas

y disposiciones relacionadas con el grupo de auditoría interna y el comité de auditoría y, por supuesto, hacia

organización en su conjunto derivado de los informes y dictámenes de auditoría y sus correspondientes

recomendaciones y sugerencias. Corresponderá al director general la implementación consecuente.

10.6.2. Participación de Directores de Areas Operativas.

La visión de la administración moderna infiere una estrecha y constante comunicación e interacción entre todos los

participantes en una organización hacia un fin o propósito común plenamente identificado. Por ningún motivo es

aceptable que un segmento de la organización vea para sus propios intereses, aunque sean legítimos y correctos;

deberá siempre ver por los intereses en conjunto de la organización. ¿Para qué quiere ventas un almacén

abarrotado de mercancía que no se vende? ¿Para qué quiere ventas vender, por vender, mercancía cuyas facturas no

se cobran? ¿ Para qué quiere finanzas recursos líquidos excedentes si no se necesitan? ¿Porqué se pide más

personal sólo porque en otras áreas aparentemente tienen personal en exceso? ¿Porqué se exagera en la petición de

informes cuando a veces éstos no se requieren ni se consultan?

Un director de área deberá siempre ver, además de su propia área, la o las que le anteceden y la o las que le son

consecuentes. Véase, por ejemplo, dentro de la dirección de administración, la función de compras: compras

deberá investigar, y se habrá de precisar, antes de comprar, bajo qué condiciones de pago contratará sus

adquisiciones (recurrir a la función antecedente; finanzas); llevará a cabo su propia actividad de comprar; y

satisfará las necesidades de sus requerientes (funciones consecuentes). Habrá, en consecuencia, de considerarse

todo el proceso o ciclo operativo.

99

El auditor interno es el profesional idóneo para evaluar tales ciclos e identificar casos de conflicto por mala

comunicación, mala interacción, o poca o nula visión de espíritu de grupo. Y el comité de auditoría, con la

participación de los directores de áreas operativas, es el mecanismo ideal par dirimir diferencias, aclarar posturas y

dictar acuerdos resolutivos. Todo ello bajo el esquema de identificar necesidades de intervención de auditoría

atendiendo a efectos operativos adversos, conocidos o potenciales; y discusión de hallazgos u observaciones de

auditoría que suceden o tienen efectos en diversas áreas operativas.

En conclusión, la participación de los directores de áreas operativas en el comité de auditoría tienen como

propósito el eliminar barreras de comunicación, fomentar la interacción, y provocar sínergia en las operaciones en

conjunto. Todo ello bajo la coordinación del director de auditoría interna.

10.6.3. Participación del Auditor Externo.

La participación del auditor externo en el comité de auditoría es determinante para evitar duplicidad de esfuerzos

de auditoría, buscar ahorros en pagos de honorarios como producto de inversión de menos horas de auditoría al

brindarle facilidades al auditor externo en el desempeño de su trabajo, crear el indispensable enlace de

comunicación entre el auditor interno y externo, y buscar el punto de vista profesional y objetivo de este

participante.

10.6.4. Participación del Director de Auditoría Interna como Coordinador del Comité de Auditoría.

El origen y evolución de los comités de auditoría ha creado una inercia natural que ha derivado en confiar en el

director de auditoría interna la responsabilidad de coordinar el esfuerzo y trabajo de este comité. Confianza

producto del buen prestigio e imagen que ha alcanzado la profesión de auditor interno, su ubicación dentro de la

estructura de la organización, y que además es el elemento idóneo para ejercer dicha coordinación merced a las

propias características operativas y administrativas que gobiernan al comité de auditoría.

10.6.5. Participación de Especialistas en el Comité de Auditoría.

La naturaleza y complejidad de algunos temas que requieran ser tratados en el comité pueden llegar a rebasar en

algunas ocasiones a los conocimientos y experiencias de los integrantes del mismo; tal es el caso de aspectos

fiscales y jurídicos; computacionales; nuevas tecnologías; adquisición de equipos modernos o sofisticados; o

nuevas edificaciones, ampliaciones y mejoras. El primer paso en este proceso es que los propios miembros del

comité reconozcan sus limitaciones para opinar o dictar acuerdos en áreas que no son de su conocimiento,

especialidad o competencia. Es en extremo peligroso emitir juicios o resoluciones cuando se desconoce. Además,

debe reconocerse que no se puede ser experto en todo.

100

Ante una clara evidencia de situaciones como las señaladas, el comité de auditoría se debe apoyar en los expertos

que se requieran para completar el esfuerzo de auditoría. Tales expertos o especialistas pueden provenir de la

propia organización o bien recurriendo a servicios externos.

Tratándose es especialistas internos deberá buscarse independencia y objetividad en los juicios y opiniones que

éstos emitan; ya que al fin y al cabo forman parte de la propia organización y sus intereses personales y de sus

compañeros de trabajo pueden verse afectados, y por ende influirán en sus intervenciones. Cuando la decisión sea

que este colaborador participe en un trabajo formal de auditoría, deberá desligarse por completo de su labor

operativa normal y ponerse a las órdenes del director de esta auditoría interna sobre la base de tiempo completo; no

deberá tener dos jefes: el auditor y el operación. Una vez concluida la asignación se reincorporará a su rutina

normal.

Cuando la decisión sea de recurrir a servicios externos se deberá decidir y definir, entre otros, los siguientes

conceptos: naturaleza de la intervención, objetivo que se persigue, alcance a aplicar, tiempo en que se desahogará

la intervención, apoyos a dársele, habilitarlo formalmente como auditor especialista, no limitarlo en su trabajo,

producto final esperado de su intervención y honorarios a cubrir. Es necesario que esta relación se formalice bajo

contrato.

10.7. Funciones Específicas del Comité de Auditoría.

1. Implementar las políticas dictadas por el consejo de administración en materia de auditoría. Vigilar y reportar

su cumplimento.

2. Monitorear la correcta secuencia de los ciclos de transacciones, los sistemas de operación que les son

aplicables, y la observancia a las medidas de control interno inherentes.

3. Revisar y aprobar el programa anual de trabajo de auditoría interna.

4. Recibir y comentar los informes de auditoría interna. Disponer acciones de seguimiento a observaciones o

hallazgos reportados.

5. Contratar los servicios de auditoría externa.

6. Recibir, revisar, aprobar y apoyar el programa de trabajo de auditoría externa.

7. Recibir y aprobar los dictámenes de auditor externo.

8. Recibir y dar seguimiento a las cartas de recomendaciones y sugerencias al control interno preparadas por el

auditor externo.

9. Vigilar por las buenas relaciones, comunicación y armonía entre auditoría interna y auditoría externa.

10. Preparar informe para el consejo de administración sobre resultados relevantes de auditoría interna y auditoría

externa.

101

11. Ser enlace entre auditoría interna y auditoría externa con el consejo de administración, a través del director

general de la organización o el director de auditoría interna en su carácter de coordinador del comité de

auditoría.

10.8. El Comité de Auditoría en Operación y su Relación con el Departamento de Auditoría Interna.

El comité de auditoría, en circunstancias normales, sesionará una vez al mes procurando que sus reuniones sean a

pocos días después de la elaboración y presentación de los estados financieros mensuales para que sea este un

punto a analizar y evaluar; sin que ello limite a sesionar cuando sea necesario ante situaciones o casos

extraordinarios. El comité designará dentro de sus miembros a uno que haga las veces de secretario, quien se

encargará de convocar a reuniones, preparar la orden del día, levantar minuta o acta sobre los asuntos tratados y

acuerdos a que se llegó en el comité, u otros miembros de la organización, aun cuando no formen parte del comité,

propondrán asuntos a tratar en las secciones. El comité permitirá, en sus secciones, la participación de otros

miembros de la organización para el tratamiento de asuntos específicos, y cuya presencia se juzgue adecuada o

necesaria para el desahogo del asunto en cuestión. El director de auditoría interna coordinará las actividades del

comité y presidirá sus secciones.

Una vez que el consejo de administración haya asignado funciones y responsabilidades especificas al comité de

auditoría, éste se repartirán a su vez a los miembros del referido comité. Como previamente quedó señalado, el

comité estará integrado por el director de auditoría interna, el auditor externo, el director general de la

organización, los directores o responsables de las principales áreas operativas, y eventuales especialistas que

requiere el comité.

Existe la gran desventaja de que los directores o responsables de las principales áreas operativas en un momento

dado tengan que evaluar sus propias actividades (es decir, se vuelven juez y parte); por su lado, el auditor externo

está limitado ya que su participación por lo regular es sobre base anual; el director general, por su parte, la

naturaleza de su responsabilidad y el tiempo que ocupa para ello le impide vigilar y dar seguimiento operativo al

funcionamiento del comité. Sólo queda el director de auditoría interna quien si puede satisfacer, con sus revisiones

detalladas, las responsabilidades del comité de auditoría; siempre y cuando reporte al director general, ya que de

reportar a otros funcionarios es obvio que satisfará y servirá primeramente a las necesidades del grupo al que

pertenece, limitación que no se deberá permitir bajo el contexto de un comité de auditoría que se instaure para dar

servicio a toda la organización.

Por lo anterior, el comité de auditoría no deberá limitar la utilización de los recursos de que dispone por medio de

cada uno de sus miembros, y muy en especial de su grupo de auditoría interna; por el contrario, en el caso de este

último, deberá interesarse y apoyar la competencia e independencia de sus auditores internos así como la forma

como sean utilizados óptimamente en beneficio de la organización. El director de auditoría interna, por su parte,

102

tendrá que estudiar y analizar la naturaleza y alcance de las responsabilidades y necesidades del comité de auditoría

y desarrollar lo que sea necesario para satisfacerlas, sin olvidar que tales responsabilidades y necesidades son

establecidas `por el consejo de administración; de tal suerte que el auditor interno al dar servicio al comité de

auditoría, automáticamente lo está dando también al consejo de administración.

Capitulo III. Código de Ética y Normas que Rigen a la Auditoría Interna.

Comencemos definiendo qué es ética, si bien es una parte de la filosofía que va a guiar las actividades de cada

persona entonces traemos bases bien cimentadas por nuestras familias, dichas bases se verán reflejadas al cumplir

con el Código de Etica de nuestra profesión. Ser íntegros, es decir, realizar en todo momento nuestro trabajo con

honestidad, no involucrándonos en actos que desmeriten nuestra profesión. Objetivos en todo momento y

circunstancia al formar juicios y mantenernos firmes en la decisión que hemos tomado sin la influencia de terceras

personas.

En cuanto a confidencialidad se debe proteger y resguardar la información obtenida durante el desarrollo de la

auditoría y finalmente aplicar en todo momento las aptitudes y experiencias obtenidas al desempeñar nuestro

trabajo como profesionistas.

Pero lo mas importante es creer firmemente en lo anterior y plasmarlo en todo momento durante nuestra vida

profesional. El Cuadro N° 1. Muestra de manera gráfica los principios que integran el Código de Etica.

103

1. Código de Etica del Instituto de Auditoría Interna.

1.1. Propósitos.

El propósito del Código de Etica del Instituto es promover una cultura ética en la profesión de auditoría interna. La

auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta concebida para agregar

valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando

un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos,

control y dirección. Es necesario y apropiado contar con un Código de Etica para la profesión de auditoría interna,

ya que esta se basa en la confianza que se imparte a su aseguramiento objetivo sobre la gestión de riesgos, control

y dirección.

1.2. Componentes.

El Código de Etica del Instituto abarca mucho más que la definición de auditoría interna , llegando a incluir dos

componentes esenciales:

1. Principios que son relevantes para la profesión y práctica de la auditoría interna.

2. Reglas de conducto que describen las de comportamiento que se esperan sean observadas por los auditores

internos. Estas reglas son de ayuda para interpretar los Principios en aplicaciones prácticas. Su intención es

guiar la conducta ética de los auditores internos.

El Código de Etica junto al enfoque para la práctica profesional y otros pronunciamientos emitidos por el Instituto,

proveen orientación a los auditores internos para servir a los demás.

La mención de “auditores internos” se refiere a los socios del Instituto, a quienes han recibido o son candidatos a

recibir certificaciones profesionales del Instituto, y a aquellos que proveen servicios de auditoría interna.

1.2.1. Principios y Reglas de Conducta.

1.2.1.1. Integridad.

La integridad de los auditores internos establece confianza y provee la base para confiar en su juicio.

1. Desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad.

2. Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y la profesión.

104

3. No participarán a sabiendas de una actividad ilegal ó de actos que vayan en detrimento de la profesión de

auditoría interna o de la organización.

4. Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la organización.

1.2.1.2. Objetividad.

Los auditores internos exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar, y comunicar

información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Auditores internos hacen una evaluación equilibrada de

todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o

por otras personas.

1. No participarán en actividades en actividades o relaciones que puedan perjudicar o que aparentemente puedan

perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que puedan

estar en conflicto con los intereses de la organización.

2. No aceptarán nada que pueda perjudicar su juicio profesional.

3. Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados, puedan distorsionar el

informe de las actividades sometidas a revisión.

1.2.1.3. Confidencialidad.

Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgan información sin

la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo.

1. Serán prudentes en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su trabajo.

2. No utilizarán información para lucro personal o de laguna manera que fuera contraria a la ley o en detrimento

de los objetivos legítimos y éticos de la organización.

1.2.1.4. Competencia.

Loa auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencias necesarias al desempeñar los servicios de

auditoría interna.

1. Participara solo en aquellos servicios para los cuales tengan los suficientes conocimientos aptitudes y

experiencias.

2. Desempeñarán todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las Normas para la Práctica Profesional

de Auditoría Interna.

3. Mejorarán continuamente sus aptitudes y efectividad y calidad de sus servicios.

105

1.3. Aplicación y Cumplimiento.

Este Código de Etica se aplica tanto a las personas como a las entidades que proveen el servicio de auditoría

interna. En el caso de los socios del Instituto y de aquellos que han recibido o son candidatos a recibir

certificaciones profesionales del Instituto, el incumplimiento del Código de Etica será evaluado y administrado de

conformidad con los Estatutos y Reglamentos Administrativos del Instituto. El hecho de que una conducta

particular no se halle contenida en las reglas de conducta no impide que ésta sea considerada inaceptable o como

un descrédito, y en consecuencia, pueda hacer que se someta a acción disciplinaria al socio, poseedor de una

certificación.

2. Normas para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna.

Las Normas de Auditoría Interna, son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional

del auditor, orientados a uniformar el trabajo de la auditoría y a obtener resultados de calidad.

Constituyen un medio técnico para fortalecer el ejercicio profesional del auditor, permitiendo la evaluación del

desarrollo y resultados de su trabajo, promoviendo el grado de economía y eficiencia, en la gestión de la entidad

auditada.

Los auditores deben seleccionar y aplicar las pruebas y demás procedimientos de auditoría que, según su criterio

profesional, sean apropiadas en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada auditoría. Esas pruebas y

procedimientos deben planearse de tal modo que permitan obtener evidencia suficiente, competente y relevante

para fundamentar razonablemente las opiniones y conclusiones que se formulen en relación con los objetivos de la

auditoría.

Las Normas de auditoría Interna son de cumplimiento obligatorio, bajo responsabilidad, por los auditores de la

Contraloría General de la República, de los Organos de Auditoría Interna de las entidades sujetas al Sistema y de

las Sociedades de Auditoría designadas por el Organismo Superior de Control. Asimismo, son de observancia, por

los profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de la auditoría.

Las Normas están constituidas por las Normas sobre Atributos, las Normas sobre Desempeño y las Normas de

Implantación. Las primeras tratan y describen las características de las organizaciones y los individuos que

desarrollan actividades de auditoría interna; mientras que las de Desempeño describen la naturaleza de las

actividades de auditoría interna y proveen criterios de calidad contra los cuales puede medirse la práctica de estos

servicios, las normas mencionadas anteriormente se aplican a los servicios de auditoría interna en general y

finalmente, las Normas de Implantación emplean las Normas sobre Atributos y sobre Desempeño a tipos

específicos de trabajos por ejemplo, una auditoría de cumplimiento, una investigación de fraude, o un proyecto de

autoevaluación de control.

106

El Consejo de Normas sobre Auditoría Interna realiza consultas extensivas al preparar las Normas, antes de emitir

cualquier documento, el Consejo de Normas expone borradores en el ámbito internacional para comentarios del

público. De ser necesario, dicho Consejo recurre también a consulta con aquellos que tengan especial experiencia o

intereses en el tema.

El propósito de las Normas es:

1. Definir principios básicos que representen el ejercicio de la auditoría interna tal como este debería ser.

2. Proveer un marco para ejercer y promover un amplio rango de actividades de auditoría interna de valor

añadido.

3. Establecer las bases para evaluar el desempeño de la auditoría interna.

4. Fomentar la mejora en los procesos y operaciones de la organización.

2.1. Antecedentes.


examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la organización. El objetivo de la auditoría interna consiste

en apoyar a los miembros de la organización en el desempeño de sus responsabilidad. Para ello la auditoría interna

le proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesorías e información concerniente con las actividades

revisadas.

Los miembros de la organización a quien los auditores internos apoyan, incluye a la Gerencia y al Consejo de

Administración. Los auditores internos son responsables ante ambos, proporcionándoles información acerca de la

adecuación y efectividad del sistema de control interno de la organización y la calidad de la gestión. La

información que se proporciona a cada uno puede diferir en formato y detalle, dependiendo de los requisitos y

solicitudes de la Gerencia y el Consejo.

El departamento de auditoría interna es una parte integrante de la organización y funciona de acuerdo a las políticas

establecidas por la Gerencia y el Consejo de Administración. El establecimiento del propósito, autoridad,

responsabilidad (Manual de Organización) del departamento de auditoría interna aprobada por la Gerencia y

aceptada por el Consejo de Administración deberá ser congruente con las Normas para la Práctica Profesional de la

Auditoría Interna.

El Manual de Organización deberá establecer claramente los propósitos del departamento de auditoría interna,

especificar que el alcance del trabajo no debe de tener restricciones y señalar que los auditores internos no tendrán

autoridad y/o responsabilidad respecto alas actividades que auditan.

107

En todo el mundo la auditoría interna se realiza en diferentes ambientes y dentro de organizaciones que varían en

propósitos, tamaño y estructura. Además las leyes y costumbres de los países son diferentes. Estas diferencias

pueden afectar la práctica de la auditoría interna en cada ambiente. En consecuencia la adopción de estas normas

estará regulada por el ambiente en el cual los departamentos de auditoría interna realizan las responsabilidades

asignadas. Sin embargo, es esencial el cumplimiento de los conceptos enunciados por estas normas, antes que el

cumplimiento de cualquier otra responsabilidad de los auditores internos.

El término “independencia”, utilizado en estas normas requiere de aclaración. El auditor interno debe ser

independiente de las actividades que audita. Esta independencia permite que el auditor interno realice su trabajo

libre y objetivamente. Sin independencia no se puede obtener los resultados deseados con la auditoria interna.

Al desarrollar estas normas se tomó en consideración lo siguiente:

1. Cada día se responsabiliza más al Consejo de Administración sobre lo adecuado y efectivo del sistema de

control interno de la organización y la calidad del trabajo.

2. Los miembros de la Gerencia cada vez aceptan más la auditoría interna como una manera de obtener análisis

objetivos, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información sobre los controles organizacionales y su

observancia.

3. Los auditores externos están usando cada vez más el resultado de las auditorias internas para complementar su

propio trabajo, en aquellos casos en que los auditores internos proporcionan evidencia apropiada de

independencia y un adecuado trabajo de auditoría profesional.

Debido a estos desarrollos, los propósitos de estas normas son:

1. Difundir un entendimiento sobre el papel y las responsabilidades de las auditorias internas a todos los niveles

gerenciales, Consejo de Administración, entidades públicas, auditores externos y organizaciones profesionales

relacionadas.

2. Establecer las bases para guiar y medir la realización de la auditoría interna.

3. Mejorar la práctica de la auditoría interna.

Las normas establecen las diferentes responsabilidades que tienen en la Organización, el departamento de auditoría

interna, el director de auditoría interna y los auditores internos.

Las normas comprenden:

1. La independencia del departamento de auditoría interna respecto de las actividades auditadas y la objetividad

de los auditores internos.

108

2. El conocimiento técnico, la capacidad y el cuidado profesional de los auditores internos con los que deben de

ejercer su función.

3. El alcance del trabajo de auditoría interna.

4. El desarrollo de las responsabilidades asignadas a los auditores internos.

5. La administración del departamento de auditoría interna.

Las normas y los lineamientos relativos emplean tres términos a los que se les ha dado un significado específico

como sigue:

El término Consejo de Administración incluye a la Junta Directiva, al Consejo de Directores, Comités de

Auditoría, Titulares de Dependencias Gubernamentales o Cuerpos Legislativos a quien los auditores internos

reportan, patronatos de organización no lucrativas y cualquier órgano de gobierno de las organizaciones.

El término director de auditoría interna y director, identifica a la autoridad máxima de un departamento de

auditoría.

El término departamento de auditoría interna incluye cualquier unidad o actividad dentro de la organización que

realiza funciones de auditoría interna.

2.2. Concepto.

Son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor y al trabajo que desempeña, que se

derivan de la naturaleza profesional de la actividad de auditoría.

Si bien las normas de auditoría tienden a constituir una base educacional y de entrenamiento para alcanzar el nivel

deseado de excelencia.


examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la organización.

2.3. Objetivo.

Es el aportar una comprensión del papel y responsabilidad de auditoría interna a todos los niveles de la

administración así mismo establecer las bases para la guía y medición de la ejecución de la auditoría interna,

apoyar a los miembros de a organización en el desempeño de sus responsabilidades. Para ello la auditoría interna

les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente con las actividades

revisadas.

109

Las normas para la práctica profesional de la auditoría interna paulatinamente han establecido diversos

lineamientos que constituyen los marcos conductuales, que se encuentran estructuradas de la siguiente manera:

2.4. Independencia del Departamento de Auditoría Interna.

Los auditores internos deben ser independientes de las actividades que auditan. El auditor está llamando para dar

opinión con respecto a hechos, registros y circunstancia, emite el concepto el juicio correspondiente al trabajo

realizando por las personas que integran al ámbito de su intervención, tanto para el beneficio de ellas mismas como

para la organización que usará sus productos y resultados.

Se busca lograr que el auditor interno desempeñe su trabajo de manera libre y objetiva emitiendo juicios

imparciales, para que el auditor interno mantenga el suficiente sentido de independencia es conveniente, conservar

al debido nivel jerárquico de dependencia de los más altos niveles de la organización, así como la debida

remuneración de los servicios proporcionados. Por lo que debe evitarse actuar como auditor en aquellos eventos en

que existan motivos que pudieran influir sobre su juicio objetivo y que por consiguiente redujeran su

independencia, o en aquellos casos en que la organización pueda establecer una duda razonable sobre la propia

independencia y objetividad del auditor.

2.4.1. Nivel Organizacional.

Una de las formas más efectivas para lograr la independencia del departamento de auditoría interna, va a depender

del nivel organizacional o jerarquía que se le otorgue al departamento dentro de la organización.

El nivel organizacional del departamento de auditoría interna deberá ser jerárquicamente tal, que permita el

cumplimiento de las responsabilidades de auditoría.

2.4.2 Objetividad como Medida de Independencia.

Los auditores internos deben ser objetivos en el desarrollo de su trabajo, esto implica que no deben subordinar sus

decisiones a los de los otros, ni permitir que se involucren de manera alguna sobre su trabajo con opiniones ajenas.

Lo objetividad también le permite al auditor trasmitir plena confianza y honestidad hacia el producto de su trabajo

lo cual conlleva a que el auditor deberá evitar situaciones en las que se sienta imposibilitado para hacer juicios

profesionales objetivos.

110

2.5. Conocimiento Técnico y Capacidad Profesional.

Las auditorias internas deberán realizarse con la capacidad y debido cuidado profesionales. El campo de la

auditoría interna definir qué tanta capacitación y entrenamiento debe recibir un auditor es una tarea compleja; sin

embargo, los recursos que se emitan fundamentales son: el establecimiento de objetivos/propósitos de la

intervenciones y la definición de marcos de referencia sobre bases matriciales, por cuyo medio se puedan perfilar

en las coordenadas, por un lado la amplitud del dominio de la abstracciones de la administración y , por otro, la

profundidad del conocimiento requerido sobre las labores y recursos manejados jerárquicamente en el ámbito de su

intervención.

El entrenamiento técnico no es un recurso que se adquiere de una sola vez, sino que debe ser actividad constante.

La organización hoy en día enfrenta permanentes cambios, por lo que es necesario avanzar en la investigación y el

estudio, a fin de que el auditor profesional mantenga el conocimiento técnico y la capacidad que se requiere.

Las normas relativas al conocimiento técnico y capacidad profesional del auditor en realidad son comunes a todas

las profesiones, ya que de ellas se desprende precisamente el carácter de profesional. En ellas se comenta que “si

bien es cierto que a un profesionista no se le puede exigir éxito en todos sus cargos profesionales, también es cierto

que asume una profunda responsabilidad moral, si la ausencia de éxito se debe a limitaciones en su capacidad

necesaria para el desempeño de las actividades profesionales o negligencia en el desempeño de las labores

encomendadas”.

2.5.1. El Departamento de Auditoría Interna.

2.5.1.1. Reclutamiento de Personal.

El departamento de auditoría interna deberá asegurase que la experiencia técnica y la formación académica de los

auditores, sean las apropiadas para realizar las auditorias.

2.5.1.2. Conocimientos, Experiencias y Disciplinas.

El departamento de auditoría interna deberá contar u obtener los conocimientos, experiencias y disciplinas

necesarias para llevar a cabo sus responsabilidades.

2.5.1.3. Supervisión.

El departamento de auditoría interna deberá asegurarse que las auditorias son supervisadas en forma apropiada.

111

2.5.2. EL Auditor Interno.

2.5.2.1. 240 Cumplimiento con las Normas de Conducta.

Los auditores internos deberán de cumplir con las normas profesionales de conducta.

.01 El código de ética del Instituto de Auditores Internos establece normas de conducta y proporciona las bases

para la observancia entre sus miembros. El código demanda altos grados de honestidad, objetividad, diligencia y

lealtad a los que los auditores internos deberán apegarse.

2.5.2.2. 250 Conocimientos, Experiencias y Disciplinas.

Los auditores internos deberán poseer los conocimientos, experiencias y disciplinas esenciales para la ejecución de

las auditorias internas.

01 Cada auditor interno deberá poseer ciertos conocimientos y experiencias como sigue:

.1 Se requiere pericia en la aplicación de las normas, procedimientos y técnicas de auditoría interna para el

desarrollo de las revisiones. Se entiende por pericia, a la habilidad para aplicar los conocimientos que se poseen, a

las situaciones que posiblemente se encuentren, ocupándose de ellas sin tener que recurrir a ayudas o

investigaciones técnicas en exceso.

.2 Se requiere pericia en principios y técnicas de contabilidad, para aquellos auditores internos que trabajan

extensamente con registros e informes financieros.

.3 Se requiere de un entendimiento de los principios de administración, a fin de estar en aptitud de reconocer y

evaluar la importancia y efecto de las desviaciones respecto a las buenas practicas de los negocios en general. Este

entendimiento significa tener habilidad para: aplicar amplios conocimientos situaciones que posiblemente se vayan

encontrando, reconocer las desviaciones significativas, y poder llevar a cabo las investigaciones necesarias para

alcanzar soluciones razonables.

.4 Se requiere una comprensión de los fundamentos de materias tales como contabilidad, economía, leyes

comerciales, impuestos, finanzas, métodos cuantitativos y sistemas computarizados de información. Esta

comprensión significa la habilidad para reconocer la existencia de problemas o problemas potenciales y para

determinar la investigación adicional que debe emprenderse o la asistencia técnica que se debe obtener.

112

2.5.2.3. 260 Relaciones Humanas y Comunicación.

Los auditores internos deben tener habilidad para tratar con las personas y para comunicarse efectivamente.

01 Los auditores internos deben entender las relaciones humanas y mantener las relaciones satisfactorias con los

auditados.

02 Los auditores internos deben tener habilidad para comunicarse tanto oral como por escrito, de tal manera que

pueda transmitir clara y efectivamente asuntos tales como: los objetivos de auditoría, evaluaciones, conclusiones y

recomendaciones.

2.5.2.4. 270 Desarrollo Profesional Continuo.

Los auditores internos deben mantener su competencia técnica a través de la educación continua.

01 Los auditores internos son responsables de continuar su desarrollo profesional para poder mantener su pericia

profesional. Deberán mantenerse informados acerca de las mejoras y desarrollos recientes sobre las normas,

procedimientos y técnicas de auditoría interna. El desarrollo profesional continuo se puede obtener por medio de la

membresía y participación en asociaciones profesionales, asistiendo a conferencias, seminarios, cursos, programas

de capacitación interna y participando en proyectos de investigación.

2.5.2.5. 280 Debido Cuidado Profesional.

Los auditores internos deberán ejercer el debido cuidado profesional al realizar sus auditorias internas.

01 El debido cuidado profesional demanda el empleo del cuidado y habilidad que se esperaría de un auditor interno

razonable, prudente y competente, en iguales o similares circunstancias. El cuidado profesional por lo tanto, deberá

estar de acuerdo a la complejidad de la auditoría que se realiza. Al ejercer el debido cuidado profesional, los

auditores internos deben estar alertas a las posibilidades de errores intencionales, errores, omisiones, e ineficiencia,

desperdicio, inefectividad y conflicto de intereses. También deberán estar alertas a aquellas condiciones y

actividades donde es más posible que existan irregularidades. En adición ellos deberán de identificar controles

inadecuados y recomendaciones para promover el cumplimiento con procedimientos y practicas aceptables.

02 Debido cuidado implica un razonable cuidado y capacidad, no infalibilidad ni acciones extraordinarias. El

debido cuidado requiere que el auditor conduzca exámenes y verificaciones con un alcance razonable, pero no

quiere auditorias detalladas de todas las transacciones. Por consiguiente, el auditor interno no puede dar una

absoluta seguridad de que no existen incumplimientos o irregularidades. Sin embargo las posibilidades de que

113

existan irregularidades materiales o que no se cumplan las disposiciones deben ser consideradas siempre que el

auditor interno emprende una auditoría interna.

03 Cuando el auditor interno sospeche un mal manejo deberá informarlo a las autoridades adecuadas de la

organización. El auditor interno puede recomendar cualquier información que considere necesarias en esas

circunstancias. Posteriormente el auditor deberá efectuar su seguimiento para verificar que las responsabilidades

del departamento de auditoría han sido cumplidas.

04 El ejercicio del debido cuidado profesional significa el uso razonable de las experiencias y juicios en el

desarrollo de la auditoría. Para este fin el auditor interno deberá considerar:

.1 El alcance del trabajo de auditoría necesario para lograr los objetivos de la auditoría

.2 La materialidad o importancia relativa de los asuntos a los que se aplican los procedimientos de auditoría.

.3 La adecuación y efectividad de los controles internos.

.4 El costo de la auditoría en relación a los posibles beneficios.

.5 El cuidado profesional incluye la evaluación de los estándares de operación establecidos, determinando en

consecuencia si tales estándares son aceptables y si son cumplidos. Cuando tales estándares son vagos deberán

solicitarse interpretaciones autorizadas. Si los auditores internos son requeridos para interpretar o seleccionar

estándares de operación, deberán buscar el acuerdo de los auditados para determinar los estándares necesarios para

medir las operaciones realizadas.

2.6. 300 Alcance del Trabajo.

EL ALCANCE DE LA AUDITORIA INTERNA DEBE INCLUIR EL EXAMEN Y LA EVALUACIÓN DE LA

ADECUACION Y FECTIVIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN Y DE

LA CALIDAD DE EJECUCIÓN EN EL DESEMPEÑO DE LAS RESPONSABILIDADES ASIGNADAS.

01 El alcance del trabajo de auditoría interna como se especifica en esta norma, abarca el trabajo de auditoría que

debe ser ejecutado; sin embargo, se reconoce que la Gerencia y el Consejo de Administración proporcionan una

dirección general sobre el alcance del trabajo y las actividades que serán auditadas.

114

02 El propósito de revisar la adecuación del sistema de control interno, es el de cerciorarse si el sistema

establecido, proporciona una razonable seguridad de que los objetivos y metas de la organización se cumplirán

eficiente y económicamente.

03 El propósito de revisar la efectividad del sistema de control interno, es el de cerciorarse si el sistema esta

funcionando como debería.

04 El propósito de revisar la calidad de ejecución el de cerciorarse si se han logrado los objetivos y metas de la

organización.

05 Los objetivos elementales del control interno son para asegurar:

.1 La confiabilidad e integridad de la información.

.2 El cumplimiento con las políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos.

.3 La salvaguarda de los activos.

.4 El uso eficiente y económico de los recursos.

.5 El logro de los objetivos y metas establecidas para las operaciones o programas.

2.6.1. 310 Confiabilidad e Integridad de la Información.

Los auditores internos deberán revisar la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y los

medios usados para identificar, medir, clasificar y reportar dicha información.

01 El sistema de información proporciona datos para la toma de decisiones, control y cumplimiento con

requerimientos externos. Por ello los auditores internos deben examinar los sistemas de información y cuando se

apropiado asegurarse de:

.1 Que los registros e informes financieros y operacionales contienen información precisa, confiable, oportuna,

completa y útil.

2 Que los controles sobre los registros e informes son adecuados y efectivos.

115

2.6.2. 320 Cumplimiento con Políticas, Planes, Procedimientos, Leyes y Reglamentos.

Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para asegurarse del cumplimiento con las políticas,

planes y procedimientos, leyes y reglamentos que pueden tener un impacto significativo en las operaciones e

informe, y deben determinar si la organización cumple con ellos.

01 La Gerencia es responsable de establecer objetivos y metas, desarrollar e implantar procedimientos de control y

lograr los resultados de operación o programas esperados.

Los auditores internos revisaran si los objetivos y metas coinciden con los de la organización y si se están

cumpliendo.

02 Los auditores internos pueden proporcionar apoyo a los gerentes en el desarrollo de los objetivos, metas y

sistemas, determinando si los supuestos utilizados son los apropiados; si la información utilizada es precisa, actual

y relevante y, si se incorporaron los controles adecuados para las operaciones o programas.

2.6.3. 330 Salvaguarda de los Activos.

Los auditores internos revisarán los métodos de salvaguarda de los activos y si éstos son apropiados, verificando

además la existencia de dichos activos.

01 Los auditores internos deberán revisar los métodos empleados para salvaguardar los activos de diferentes tipos

de riesgos teles como: robo, incendios, actividades impropias o ilegales y contra elementos naturales como

terremotos, inundaciones, etc.

02 Los auditores internos, para verificar la existencia de los activos, deberán revisar los procedimientos de

auditoría más adecuados.

2.6.4. 340 Uso Económico y Eficiente de los Recursos.

Los auditores internos deberán evaluar si el empleo de los recursos se realiza en forma económica y eficiente.

01 La administración es responsable de establecer estándares de operación para medir la eficiencia y economía en

el uso de los recursos. Los auditores internos son responsables de determinar si:

.1 Los estándares para medir la economía y eficiencia en el uso de los recursos han sido establecidos.

116

.2 Los estándares de operación establecidos, han sido entendidos y se cumplen.

.3 Las desviaciones a los estándares de operación se identifican, analizan y se comunican a los responsables para

que tomen las medidas correctivas.

.4 Se toman las medidas correctivas.

02 Las auditorias relacionadas con el uso económico y eficiente de los recursos deberán identificar situaciones tales

como:

.1 Subutilización de instalaciones.

.2 Trabajo no productivo.

.3 Procedimiento que no justifican su costo.

.4 Exceso o insuficiencia de personal.

2.6.5. 350 Logro de los Objetivos y Metas Establecidas para las Operaciones o Programas.

Los auditores internos deberán revisar las operaciones o programas para cerciorarse de que los resultados coincidan

con los objetivos y metas establecidos y, si las operaciones o programas se llevan a cabo como fueron planeados.

01 La administración es responsable de establecer objetivos y metas, desarrollar e implantar procedimientos de

control y lograr los resultados de operación o programas esperados.

Los auditores internos revisarán si los objetivos y metas coinciden con los de la organización y si se están

cumpliendo.

02 Los auditores internos pueden proporcionar apoyo a los gerentes en el desarrollo de objetivos, metas y sistemas,

determinando si los supuestos utilizados son los apropiados, si la información utilizado es precisa, actual y

relevante y, si se incorporaron los controles adecuados para las operaciones o programas.

117

2.7. 400 Ejecución del Trabajo de Auditoría.

EL TRABAJO DE AUDITORIA DEBERA INCLUIR LA PLANEACION DE LA AUDITORIA, EL EXAMEN

Y EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN, COMUNICACIONES DE LOS RESULTADOS Y

SEGUIMIENTO.

01 El auditor interno es responsable de planear y conducir la auditoría asignada, la cual estará sujeta a revisión y

aprobación por parte del supervisor.

2.7.1. 410 Planeación de la Auditoría.

El auditor interno deberá planear cada una de las auditorias.

01 La planeación deberá ser documentada e incluirá:

.1 El establecimiento de los objetivos y alcance del trabajo.

.2 La obtención de información de apoyo sobre las actividades que se auditarán.

.3 La determinación de los recursos necesarios para realizar la auditoría.

.4 El establecimiento de la comunicación necesaria con todos los que estarán involucrados con la auditoría.

.5 La realización, en la forma mas apropiada, de una inspección física para familiarizarse con las actividades y

controles a auditar, identificar la áreas en las que se beberá hacer énfasis al realizar la auditoría y promover

comentarios y sugerencias de los auditados.

.6 La preparación por escrito del programa de auditoría.

.7 La determinación de cómo, cuándo y a quién se le comunicará los resultados de la auditoría.

.8 La obtención de la aprobación del plan de trabajo de la auditoría.

2.7.2. 420 Examen y Evaluación de la Información.

Los auditores internos deberán obtener, analizar, interpretar y documentar la información que respalde los

resultados de la auditoría.

118

01 El proceso de examen y evaluación de la información es el siguiente:

.1 Se debe obtener la información de todos los asuntos relacionados con los objetivos y alcance de la auditoría.

.2 La información deberá ser suficiente, competente, relevante y útil para que proporcione bases sólidas para los

hallazgos y recomendaciones de la auditoría.

La información suficiente significa que está basada en hechos, es adecuada y convincente, de tal forma que una

persona prudente e informada, puede llegar a las mismas conclusiones que el auditor.

La información competente significa que es confiable y puede obtenerse de la mejor manera, usando las técnicas de

auditoría apropiadas.

La información relevante, apoya los hallazgos y recomendaciones de auditoría y es consistente con los objetivos de

la auditoría. La información útil ayuda a la organización a lograr sus metas.

.3 Los procedimientos de auditoría, incluyendo el empleo de las técnicas de pruebas selectivas y muestreo

estadístico deberán ser elegidas con anterioridad, cuando esto sea posible y ampliarlas o modificarlas cuando las

circunstancias lo requieran.

.4 El proceso de recabar, analizar, interpretar y documentar la información deberá supervisarse, para proporcionar

una seguridad razonable de que la objetividad del auditor se mantuvo y que las metas de auditoría se cumplieron.

.5 Los papeles de trabajo que documentan la auditoría, deberán ser preparados por los auditores y revisados por la

gerencia de auditoría. Estos papeles deberán registrar la información obtenida y el análisis realizado y deben de

apoyar las bases de los hallazgos de auditoria y las recomendaciones que se harán.

2.7.3. 430 Comunicación del Resultado.

Los auditores internos deberán informar los resultados de su trabajo de auditoría.

.1 Se emitirá un informe por escrito y firmado al terminar la auditoría. Se podrán elaborar por escrito o transmitir

oralmente, tanto formal como informalmente, informes parciales.

.2 El auditor interno deberá discutir las conclusiones y recomendaciones con los niveles apropiados de la

administración, antes de emitir su informe final.

119

.3 Los informes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.

.4 Los informes presentarán el propósito, alcance y resultados de la auditoría y cuando se considere apropiado,

contendrán la opinión del auditor.

.5 Los informes pueden incluir recomendaciones para mejoras potenciales y reconocer el trabajo satisfactorio y las

medidas correctivas.

.6 Los puntos de vista de los auditados respecto a las conclusiones y recomendaciones pueden ser incluidas en el

informe de auditoría.

.7 El director de auditoría interna o quien él designe, deberá revisar y aprobar el informe final, antes de emitirlo y

decidirá a quién distribuirlo.

2.7.4. 440 Seguimiento.

Los auditores internos deberán hacer el seguimiento correspondiente para cerciorarse de que se tomarán las

medidas apropiadas sobre los hallazgos de auditoría reportados.

01 La auditoría interna deberá determinar si la medida correctiva tomada logra los resultados deseados o sí la

Gerencia o el Consejo de Administración asumieron la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva

sobre los hallazgos reportados.

2.8. 500 Administración del Departamento de Auditoría Interna.

EL DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA DEBERA ADMINITAR APROPIADAMENTE EL

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA.

01 El Director de auditoría interna es responsable de que el departamento esté apropiadamente administrado, a

efecto de que:

.1 El trabajo de auditoría cumpla con los propósitos generales y las responsabilidades aprobadas por la gerencia y

aceptadas por el Consejo de Administración.

.2 Los recursos del departamento de auditoría interna sean empleados eficiente y eficazmente.

.3 El trabajo de auditoria se realice de acuerdo a las normas para la práctica profesional de la auditoría interna.

120

2.8.1. 510 Propósito, Autoridad y Responsabilidad.

El director de auditoría interna deberá elaborar una declaración de propósitos, autoridad y responsabilidad del

departamento de auditoría interna.

01 El director de auditoría interna es responsable de obtener la aprobación de la gerencia y la aceptación del

Consejo de Administración del documento formal escrito ( manual de organización), del departamento de auditoría

interna.

2.8.2. 520 Planeación de la Auditoría.

El director de auditoría interna deberá establecer los planes correspondientes para cumplir con las

responsabilidades del departamento de auditoría interna.

01 Estos planes deberán ser consistentes con la organización del departamento de auditoría interna y con las metas

de la organización.

02 El proceso de planeación comprende el establecer:

.1 Metas.

.2 Programas.

.3 Planes de contratación de personal y presupuesto financiero.

.4 Informes de actividades.

03 Las metas del departamento de auditoría se deberán establecer de tal manera que se pueda lograr su

cumplimiento, en base a los planes específicos de operación y a los propuestos y hasta donde sea posible deberán

ser cuantificables. Deberán acompañarse de los criterios para medirlas y de fechas límite para su logro.

04 Los programas de trabajo de auditoría deberán incluir : (a) las actividades que van a auditar; (b) cuándo serán

auditadas; (c) el tiempo estimado requerido, tomando en consideración el alcance del trabajo de auditoría planeado

y la naturaleza y extensión del trabajo de auditoría realizado por otros.

Los asuntos a considerarse al establecer las propiedades del trabajo de auditoría deberán incluir: (a) la fecha y

resultado de la última auditoría; (b) revelación financiera; (c) pérdidas y riesgos potenciales; (d) solicitudes de la

gerencia; (e) cambios importantes en las operaciones, programas y controles; (f) oportunidades para lograr

121

beneficios operacionales; y (g) cambios y capacidades del personal de auditoría. Los programas de trabajo deberán

ser lo suficientemente flexibles para cubrir demandas imprevistas.

05 Los planes de contratación de empleados, los presupuestos financieros, incluyendo el número de auditores, su

conocimiento, su experiencia y las disciplinas requeridas para realizar su trabajo, deberán contemplarse al elaborar

los programas de trabajo de auditoría; así como las actividades administrativas, la escolaridad y el adiestramiento

requeridos, la investigación sobre auditoría y los esfuerzos de desarrollo.

06 Los informes de actividades deberán presentarse periódicamente a la consideración de la Gerencia y del

Consejo de Administración. Estos reportes compararán: (a) lo realizado contra las metas del departamento y los

programas de auditoría y (b) los gastos realizados contra los presupuestos financieros. Se deberán explicar las

razones de las principales variaciones e indicar las medidas adoptadas y las necesidades.

2.8.3. 530 Políticas y Procedimientos.

El director de auditoría interna deberá proporcionar por escrito políticas y procedimientos necesarios para guiar al

personal de auditoría.

01 La forma y contenido de las políticas y procedimientos deberán ser apropiados al tamaño y estructura del

departamento de auditoría interna y a la complejidad de su trabajo. Los manuales de administración y de auditoría

interna técnicas formales, pueden no ser necesarias para todos los departamentos de auditoría. Un departamento de

auditoría interna pequeño puede ser administrado informalmente. Su personal de auditoría puede ser dirigido y

controlado diariamente, con una estrecha supervisión y a través de memoranda. En un departamento de auditoría

interna de gran magnitud, son esenciales políticas y procedimientos mas formales e integrales, para guiar al

personal de auditoría interna a que cumpla en forma consistente con las normas del departamento.

2.8.4. 540 Administración y Desarrollo de Personal.

El Director de auditoría interna deberá establecer un programa para selección y desarrollo de los recursos humanos

del departamento de auditoría interna.

01 El programa deberá contemplar:

.1 Descripciones de puestos por cada nivel del departamento de auditoría interna.

.2 Selección de individuos calificados y competentes.

122

.3 Entrenamiento y oportunidad de capacitación profesional continua para todos y cada uno de los auditores.

.4 Evaluación del trabajo de cada uno de los auditores internos por lo menos una vez al año.

.5 Asesoría a los auditores internos en lo referente a su trabajo y a su desarrollo profesional.

2.8.5. 550 Auditores Externos.

El director de auditoría interna deberá coordinar los esfuerzos de auditoría interna y externa.

01 El trabajo de auditoría interna y externa deberá coordinarse para asegurar la adecuada cobertura y para

minimizar duplicidad de esfuerzo.

02 La coordinación de los esfuerzos de auditoría interna y externa incluye:

.1 Reuniones periódicas para discutir asunto de interés mutuo.

.2 Acceso mutuo a los programas y papeles de trabajo de auditoría.

.3 Intercambio de informes de auditoría y cartas de observaciones.

.4 Común entendimiento respecto a técnicas, métodos y terminologías.

2.8.5. 560 Control de Calidad.

El director de auditoría interna deberá establecer y mantener un programa de control de calidad que permita

evaluar las operaciones del departamento de auditoría interna.

01 El propósito de este programa es proporcionar seguridad razonable de que el trabajo de auditoría está de

acuerdo con las normas de auditoría interna, con el manual de organización del departamento de auditoría interna y

con otras normas aplicables. Un programa de control de calidad deberá incluir los siguientes elementos:

.1 Supervisión.

.2 Revisiones Internas.

.3 Revisiones Externas

123

02 La supervisión del trabajo de los auditores internos deberá llevarse acabo continuamente para asegurar que están

trabajando de acuerdo con las normas, políticas y programas de auditoría interna.

03 Las revisiones internas deberán realizarse periódicamente por el personal del miembro del departamento de

auditoría realizado. Estas revisiones deberán llevarse acabo de la misma manera que cualquier otra auditoría

interna.

04 Para evaluar la calidad del trabajo del departamento de auditoría interna, deberán practicarse revisiones

externas. Estas revisiones deberán llevarse acabo por personas calificadas e independientes de la organización y

que no tengan conflicto de interés real o aparente. Estas revisiones deberán realizarse por lo menos una vez cada

tres años. Al concluir la revisión deberá emitirse un informe escrito. El informe expresará la opinión sobre el

cumplimiento del departamento en relación a las normas para la práctica de profesional de la auditoría interna y

cuando se considere conveniente incluirá recomendaciones para un mejor desempeño.

3. Statement on Internal Auditing Standares (SIAS).

3.1. Concepto.

Las declaraciones sobre las Normas de Auditoría Interna con sus siglas en ingles SIAS, son emitidas por el Comité

de Normas y Responsabilidades Profesionales, el cual es elegido por el Instituto de Auditores Internos, como

Comité Técnico Superior, para hacer declaraciones sobre temas de auditoría. Estas declaraciones son

interpretaciones aprobadas de las Normas para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna.

Las organizaciones, los departamentos de auditoría interna, los directores de auditoría interna y los auditores

internos, deben hacer lo posible de acuerdo con las normas. El cumplimiento de las normas y estas declaraciones

relacionadas con las mismas, se manejaran conforme a las condiciones en las cuales los departamentos de auditoría

interna lleven a cabo las responsabilidades asignadas. La adopción y el cumplimiento de las normas y las

declaraciones relativas, ayudarán a los profesionales de la auditoría interna a cumplir con sus responsabilidades.

3.2. SIAS 1 Control.

El ámbito de la auditoría interna debe incluir el examen y evaluación de la suficiencia y eficacia del control interno

de la organización y de la calidad del desarrollo en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas.

01 El ámbito de la auditoría interna, como se especifica en esta declaración, incluye lo que se debe de cumplir en

el trabajo de auditoría. Sin embargo, se reconoce que la administración y el consejo de administración, dan las

directrices generales en lo que se refiere a la esfera de acción y a las actividades a las que se practica la auditoría.

124

02 El propósito de la revisión, de la suficiencia del sistema de control interno, consiste en determinar si el sistema

establecido da una garantía razonable de que se alcanzaran, económica y eficientemente, los objetivos y metas de la

organización.

.1 Los objetivos son los conceptos más amplios que la organización escoge para ser llevados a cabo. El

establecimiento de los objetivos, precede a la selección de metas y al diseño, implantación y mantenimiento de

sistemas, cuyo propósito es cumplir con los objetivos y metas de la organización.

.2 Las metas son objetivos específicos de sistemas específicos y por otra parte pueden ser referidos como objetivos

operativos o programáticos o como metas, estándares de operación, niveles de rendimiento, objetivos o resultados

esperados. Las metas para cada sistema se deben identificar y definir con claridad, deben ser capaces de realizarse

y medirse, ser adecuados a los objetivos mas amplios y establecidos y deben observar con claridad los riesgos a los

que esta expuesto en caso de no alcanzar esos objetivos.

.3 Un sistema (proceso, operación, función o actividad) es un orden establecido o un conjunto de conceptos,

partes, actividades y/o gente que esta conectada o relacionada para lograr metas y objetivos, (esta definición se

aplica a sistemas, tanto manuales como automatizados), un sistema también puede ser un conjunto de subsistemas

que operan en combinación, para lograr una meta u objetivo en común.

.4 Se contará con un adecuado control. Si la administración se ha dispuesto y organizado (programado), de tal

manera que proporcione una garantía razonable de que se alcanzarán las metas y objetivos, eficiente y

económicamente. El propósito de diseño de sistemas empieza con el establecimiento de las metas y los objetivos.

Este continua con la conexión o interrelación de conceptos, partes, actividades, y/o personas, de tal manera, que

puedan trabajar juntos y lograr las metas y objetivos establecidos. Si el diseño del sistema se ha realizado

adecuadamente, las actividades planeadas se deben ejecutar como se planeo y los resultados esperados se deberán

alcanzar.

.5 Se logra una confianza razonable cuando se toman acciones de costo-eficacia para limitar las desviaciones a

nivel tolerable, esto implica por ejemplo, que se prevendrán o detectaran los errores materiales y los actos

impropios o ilegales y se corregirán en un periodo oportuno, por los empleados, en el curso normal del desempeño

de sus funciones asignadas.

La relación costo-beneficio debe considerarse por la administración en el diseño de sistemas. La perdida potencial

asociada a cualquier exposición o riesgo, se debe comparar con el costo para controlarla.

.6 El desarrollo eficiente implica el cumplimiento de los objetivos y metas en forma precisa y oportuna, con el

mínimo empleo de recursos.

125

.7 El rendimiento económico cumple los objetivos y metas a un costo que va a proporción al riesgo, el término

eficiente incorpora el concepto de rendimiento económico.

03 El propósito de la revisión del sistema de control interno es averiguar si el sistema trabaja como se intentaba.

.1 Se tiene un control eficaz cuando la administración opera los sistemas de tal manera que proporcionen una

garantía razonable de que las metas y objetivos se lograrán.

.2 La dirección implica, además del cumplimiento de los objetivos y de las actividades planeadas, la autorización y

supervisión del desempeño, comparando periódicamente lo realizado con el rendimiento planeado e implica

documentar estas actividades, para tener una garantía adicional de que los sistemas operan como se planeo.

2.1. La autorización incluye el permitir el inicio o la realización de actividades o transacciones: la autorización

implica que la autoridad que da la aprobación, ha verificado y validado que la actividad o transacción este de

acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.

2.2. La supervisión incluye la revisión, observación y prueba de las actividades y el informe correspondiente de las

personas responsables. La supervisión implica verificación sobre la marcha, de los avances hacia el logro de las

metas y objetivos.

2.3. La comparación periódica, entre lo realizado y el rendimiento planeado, aumenta las posibilidades de que las

actividades se lleven a cabo como se planeo.

2.4. La documentación proporciona la evidencia del ejercicio de la autoridad y del cumplimiento de la

responsabilidad: si se actuó de acuerdo con las políticas, procedimientos y estándares del rendimiento; si se llevo a

cabo la supervisión, observación y prueba de las actividades y la verificación del rendimiento planeado.

04 El propósito de la revisión de acciones, es averiguar si se han logrado las metas y los objetivos de la

organización.

05 Los objetivos primarios del control interno son para asegurar:

.1 La veracidad e integridad de la información.

.2 Que se actué de acuerdo a las políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos.

126

.3 La protección de los activos.

.4 El uso económico y eficiente de los recursos.

.5 El cumplimiento de los objetivos y metas establecidos de acuerdo a las operaciones y programas.

06 Un control es cualquier acción que lleva a cabo la administración para aumentar la probabilidad de que se

lograrán las metas y los objetivos. La administración, organiza y dirige el cumplimiento de las acciones necesarias,

en tal forma que pueda proporcionar una garantía razonable de que se lograran las metas y los objetivos, por tanto,

el control es el resultado, de una adecuada planeación, organización y dirección por parte de la administración.

.1 Los controles pueden ser preventivos (para evitar que ocurran hechos no deseados), capaces de poder detectar

(para encontrar y corregir los hechos no deseados que ya han ocurrido), o capaces de poder dirigir (para hacer que

sucedan o bien propiciar los hechos que se deseen).

.2 Todas las variantes del termino control (control administrativo, control interno contable, control interno, control

gerencial, control de resultados, control preventivo, etc.), se pueden incluir en el termino genérico. Estas variantes

difieren principalmente en lo que corresponde a los objetivos que se han de alcanzar, ya que estas variantes útiles al

describir aplicaciones de control específico. Los participantes en el proceso de control se familiarizan, tanto con los

términos, así como con sus aplicaciones, sin embargo, la metodología que aplica la auditoría interna al evaluar

dichos controles es consistente para todas las variantes.

.3 La variante “Control Interno” llegó a ser de uso general, para distinguir los controles dentro de una organización,

de los que existen fuera de esta (como las leyes). Si consideramos que los auditores internos desarrollan sus

actividades dentro de la organización y tienen entre otras, la responsabilidad de revisar el cumplimiento de las

obligaciones externas, por parte de la administración (por ejemplo las leyes), no es necesaria ninguna distinción

entre los controles internos y los externos. También desde el punto de vista de la organización, los controles

internos son todas las actividades que intentan asegurar el logro de las metas y objetivos de la organización. Para

efectos de esta declaración se considera el control interno como sinónimo del control dentro de la organización.

.4 El sistema integral del control es conceptual por naturaleza. Es el conjunto integrado de sistemas de control,

utilizados por la organización para lograr sus metas y objetivos.

07 La administración planea, organiza y dirige de tal manera que pueda proporcionar una garantía razonable de que

se alcanzarán las metas y objetivos establecidos.

127

.1 La planeación y la organización incluye el establecimiento de metas y objetivos y el empleo de instrumentos

tales como organigramas, diagramas de flujo, procedimientos, registros e informes, para establecer; el flujo de

información, las responsabilidades del personal en la realización de actividades, el establecimiento de rastreos de

información y la fijación de estándares de rendimiento.

.2 La dirección incluye ciertas actividades, para proporcionar una garantía adicional de que los sistemas trabajan

como se planeo. Estas actividades comprenden la autorización y supervisión de actividades, la comparación

periódica de lo realizado contra lo planeado y la adecuada documentación de estas actividades.

.3 La administración asegura que las metas y objetivos sigan siendo adecuados y que los sistemas continúen siendo

actuales, en consecuencia, la administración revisa periódicamente sus metas y objetivos y modifica sus sistemas

para adecuarlos a los cambios de condiciones internas y externas.

.4 La administración establece y mantiene un ambiente que fomente el control.

08 La auditoría interna examina y evalúa los procesos de planeación, organización y dirección para determinar si

existe una garantía razonable de que se lograrán las metas y objetivos, dichas evaluaciones en conjunto,

proporcionan información para evaluar el sistema integral de control.

.1 Todos los sistemas, procesos, operaciones, funciones y actividades dentro de la organización, están sujetos a las

evaluaciones de auditoría interna.

.2 Las evaluaciones de auditoria interna deben incluir lo necesario para determinar si existe una seguridad

razonable de que:

a) Se han establecido objetivos y metas.

b) Las actividades de autorización, supervisión y comparación periódica, se han planeado, realizado y

documentado como se requiere, para lograr las metas y objetivos y

c) Se han logrado los resultados planeados (las metas y objetivos se han alcanzado).

.3 La autoridad interna realiza evaluaciones en momentos específicos, pero debe estar alerta a los cambios reales o

potenciales en las condiciones, que pudiera afectar la posibilidad de tener una adecuada respectiva, en esos casos,

la auditoria interna debe tener en cuenta el riesgo de los cambios reales potenciales que pudieran influir en el

desarrollo de la auditoria.

128

3.3. SIAS 2 Comunicación de Resultados.

Los auditores internos deberán informar los resultados de su trabajo de auditoría.

01 Se emitirá un informe por escrito y firmado al terminar la auditoría. Se podrá elaborar por escrito o trasmitir

oralmente, tanto como informalmente, informes parciales.

1. Podrán emplearse informes parciales para comunicar información que requiera atención inmediata. Para

comunicar un cambio en el alcance de la auditoría sobre la actividad que se esta revisando, o para mantener

informada a la administración sobre el progreso de aquellas auditorias que se desarrollan en períodos largos, el

empleo de informes parciales no disminuye ni elimina la necesidad de un informe final.

02 El auditor interno debe discutir las conclusiones y recomendaciones de los niveles apropiados de administración

antes de emitir su informe final.

.1 La discusión de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante el curso de la auditoría y/o

en posteriores a la terminación de la auditoría (entrevistas finales). Otra técnica consiste en la revisión de los

borradores de los informes de auditoría por el jefe de la unidad auditada. Estas discusiones y revisiones ayudan a

asegurar que no ha habido inadecuadas interpretaciones ni malos entendidos de los hechos, al dar oportunidad al

auditado de aclarar asuntos específicos y de expresar sus puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y

recomendaciones.

.2 Aunque el nivel de participantes en las discusiones y revisiones puede variar en función de las estructuras de

organización o por la naturaleza del informe, por lo general participan aquellas personas que tienen un

conocimiento detallado de las operaciones, así como aquellos que pueden autorizar la aplicación de las acciones

correctivas.

03 Los informes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.

Los informes objetivos, son aquellos que contienen información verdadera, imparcial y sin distorsiones. Las

observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio.

Los informes claros, son aquellos que se entienden con facilidad y son lógicos. La claridad se puede mejorar

evitando un lenguaje técnico innecesario y proporcionando la suficiente información adicional de respaldo.

Los informes concisos van al grano y evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos completos en el menor

número de palabras posible.

129

Los informes constructivos son los que, como resultado de su tono y contenido, ayudan tanto a los auditados como

a la organización y promueven el mejoramiento donde es requerido.

Los informes oportunos son emitidos sin retraso indebido y permiten la pronta y efectiva toma de acciones.

04 Los informes presentarán el propósito, alcance y resultados de la auditoría, y cuando se considere apropiado,

contendrán la opinión del auditor.

1. Aunque el formato y el contenido del informe de auditoría pueden variar por la organización o por el tipo de

auditoría, deben contener, en lo mínimo, el propósito, alcance y los resultados de la auditoría.

2. Los informes de auditoría pueden incluir información de antecedentes y de resumen. La información de

antecedentes puede identificar las unidades organizacionales y las funciones revisadas y proporcionar información

explicatoria importante. También puede incluir el estado que guardan las observaciones, conclusiones y

recomendaciones de informes anteriores, así como indicaciones de si el informe corresponde a una auditoría

programada o a una solicitud específica. Cuando se incluyan resúmenes, estos deberán representar en forma

equilibrada el contenido del informe de auditoría.

3. La declaración de propósitos deberá describir los objetivos de la auditoría y cuando sea necesario deberá

informar al lector los motivos para su realización y lo que se esperaba lograr a través de ella.

4. La declaración de alcances deberá identificar las actividades e incluir, cuando sea conveniente, información

adicional, como la referida al periodo sujeto a examen. En ocasiones es necesario identificar las actividades no

auditadas. Para delinear los limites de auditoría, debiéndose asimismo describir la naturaleza y extensión de la

auditoría realizada.

5. Los resultados pueden abarcar observaciones, conclusiones y recomendaciones.

6. Las observaciones corresponden a declaraciones pertinentes sobre hechos. Aquellas observaciones que se

consideren necesarias para apoyar las recomendaciones y conclusiones del auditor interno o para evitar su mal

entendimiento se deberán incluir en su informe final. La información u observaciones de menor importancia se

pueden comunicar oralmente a través de correspondencia menos formal.

Las observaciones de auditoría resultan de un proceso de comparación entre “lo que debería ser” con “lo que es”

de cualquier manera, existan o no diferencias, la comparación proporciona al auditor interno las bases para la

elaboración del informe. Cuando los resultados del examen sean positivos puede ser conveniente incluir en el

130

informe de auditoría el reconocimiento de un cumplimiento satisfactorio. Las observaciones planteadas deberán

considerar los siguientes atributos.

Criterios: Las normas, medidas o expectativas empleadas al hacer una evaluación y/o verificación (lo que debería

existir).

Condición: La evidencia real que el auditor interno encontró en el curso de su examen (lo que existe).

Si existe diferencia entre lo que se esperaba y las condiciones actuales, se deberán también considerar:

Causa: La razón de la diferencia entre lo que se esperaba y las condiciones reales, (por qué existen diferencias).

Efecto: El riesgo o peligro al que están expuestos la organización y/o otros en virtud de que las condiciones

prevalecientes difieren de los criterios establecidos (el impacto de la diferencia).

Las observaciones de auditoría reportadas también pueden incluir recomendaciones, las correcciones efectuadas

por los auditados así como información adicional necesaria que no haya incluida en otra parte del informe.

7. Las conclusiones constituyen la evaluación del control interno sobre los efectos de las observaciones en las

actividades realizadas: por lo general las observaciones de auditoría se plantean en perspectiva, considerando

implicaciones en conjunto. Cuando el informe de auditoría incluya conclusiones, estas deberán estar claramente

identificadas como tales. Las conclusiones pueden referirse a todo el ámbito de una auditoría o a aspectos

específicos, y aunque no se limitan únicamente a ello pueden referirse a determinar si las operaciones o los

programas van de acuerdo con los de la organización; si se están alcanzando las metas y los objetivos de la

organización; y si las actividades examinadas funcionan como debe ser.

05. Los informes pueden incluir recomendaciones para mejoras potenciales y reconocer el desempeño satisfactorio

y las medidas correctivas.

1. Las recomendaciones se basan en las observaciones y conclusiones del auditor interno. Tienen por objeto llamar

la atención para que se corrijan las condiciones existentes o para que se mejoren las operaciones. Las

recomendaciones pueden sugerir alternativas para corregir o mejorar la gestión, sirviendo de guía a la

administración para el logro de los resultados deseados. Las recomendaciones pueden ser generales o especificas,

por ejemplo: bajo algunas circunstancias, puede ser conveniente recomendar un curso general de acción así como

sugerencias especificas para su adopción; en otras circunstancias puede ser mas adecuado sugerir solamente

estudios o investigaciones posteriores.

2. Los logros de los auditados, en términos de mejoras, desde la última auditoría, o el establecimiento de una

operación bien controlada, pueden incluirse en el informe de la auditoría. Esta información puede ser necesaria

131

para dar una adecuada visión de las condiciones existentes y para dar una correcta perspectiva y un razonable

equilibrio al informe de auditoría.

06. Los puntos de vista de los auditados respecto a las conclusiones y recomendaciones pueden ser incluidos en el

informe de auditoría.

1. Como parte de la discusión del informe entre el auditor interno y el auditado, el auditor interno deberá tratar de

llegar a un acuerdo sobre los resultados de auditoría y/o sobre adecuado plan de acción para mejorar las

operaciones; en caso de no llegar a dicho acuerdo, en el informe se podrán declarar ambas posiciones así como las

razones del desacuerdo. Los comentarios por escrito que presente el auditado se pueden incluir como un apéndice

del mencionado informe. Otra alternativa es que los puntos de vista del auditado se presenten en el cuerpo del

informe o en documento por separado.

07. El director de auditoría interna o quien él designe, deberá revisar y aprobar el informe final antes de emitirlo y

decidirá a quienes distribuirlo.

1. El director de auditoría interna o la persona que el designe para ello deberá aprobar y firmar todos los informes

finales. Si las circunstancias específicas lo permiten, se debe tomar en cuenta el auditor encargado o al supervisor

encargado para que firme el informe como representante del director de auditoría interna.

2. Los informes de auditoría se deben entregar a aquellos miembros de la organización que puedan asegurar que los

resultados de auditoría serán debidamente considerados, esto significa que el informe de auditoría debe llegar a

aquellos funcionarios que están en una posición en la que pueden tomar medida correctivas o asegurar que se estén

tomando dichas medidas. El informe final de auditoría debe asimismo entregarse al jefe de la unidad auditada. Por

su parte los niveles superiores de la organización pueden recibir solo informes concentrados. Los informes también

pueden ser entregados a otros involucrados como son los auditores externos y los comités de auditoría.

3. En ocasiones alguna información no conviene que sea revelada a todos los que reciben el informe, en virtud de

su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando esta relacionada con actos ilegales o impropios. En tales casos

dicha información podrá ser presentada en un informe por separado. Si las situaciones reportadas involucran los

niveles de mayor rango en la administración, el informe de auditoría deberá ser entregado al Comité de Auditoría

de la junta directiva o a alguna otra unidad que posea un nivel parecido dentro de la organización.

3.4. SIAS 3 Prevención, Detección Investigación y Reporte de Fraudes.

Los auditores deberán ejercer un debido cuidado profesional al llevar a cabo sus auditorias internas.

Lineamiento 280.01

132

Al ejercitar el debido cuidado profesional los auditores deberán estar alerta de hechos falsos, errores u omisiones,

ineficiencia, desperdicio, inefectividad y conflicto de intereses. Deberán estar alerta de estas actividades y

situaciones en las áreas que sea más posible que ocurran.

Lineamiento 280.02

El auditor interno deberá considerar la posibilidad de encontrar irregularidades materiales o inconformidades cada

vez que emprenda una asignación de auditoría interna.

Lineamiento 280.03

Cuando el auditor interno sospeche de actos de mala fe, deberá informar a la autoridad apropiada dentro de la

organización. El auditor interno podría recomendar cualquier investigación que se considere necesaria en las

circunstancias. Después de eso el auditor deberá dar un seguimiento para ver que las responsabilidades del

departamento de auditoría interna hayan sido cumplidas.

Norma 300 Alcance del Trabajo.

El alcance del auditor interno deberá abarcar el examen y evaluación de lo adecuado y efectivo del sistema de

control interno de la organización y de la calidad en el desempeño de las responsabilidades asignadas.

Lineamiento 330.01

Los auditores internos deberán revisar los medios usados para la salvaguarda de activos de varios tipos de perdidas

como resultarían de robo, incendio, actividades ilegales o impropias y exposición a los elementos.

Características del fraude.

1. El fraude abarca un orden de irregularidades y actos ilegales caracterizados por un engaño intencional. El fraude

puede ser penetrado en beneficio o detrimento de la organización y por personas de fuera o dentro de la

organización.

2. El fraude considerado para beneficiar a la organización generalmente se traduce en ganancias injustas o

deshonestas y podría ocultarse a personas fuera del grupo. Los perpetradores de dichos fraudes usualmente se

benefician indirectamente. Así que el beneficio personal se ve incrementado cuando la organización es ayudada en

estos actos.

Algunos ejemplos son:

a) Venta o cesión de activos falsos o ficticios.

133

b) Pagos impropios, así como una política ilegal de donativos, cohechos, operaciones fraudulentas y pagos hechos

a las autoridades oficiales o intermediarias de autoridades, clientes o proveedores.

c) Representaciones impropias o incorrecta valuación de transacciones, activos, pasivos o utilidades.

d) Transferencias de precios impropia de manera intencional (ejemplo: Valuación incorrecta de bienes

intercambiados entre entidades relativas). Con el propósito de estructurar técnicas de precios impropias, la gerencia

puede mejorar los resultados de operación de una organización en detrimento de otra organización.

e) Transacciones impropias entre gentes, en las cuales una recibe algún beneficio que no hubiera obtenido por los

procedimientos normales.

f) Descuido intencional de los registros o revelación de información significativa para mejorar el panorama

financiero de la organización o de otras entidades ajenas.

g) Actividades prohibidas tales como: violar estudios gubernamentales, leyes, regulaciones o contratos.

h) Fraudes fiscales.

3. El fraude perpetrado en detrimento de la organización en general y con beneficio directo o indirecto para un

empleado en forma individual o a otra firma.

Algunos ejemplos son:

a) Aceptar sobornos o actos fraudulentos.

b) Engaño hacia un empleado, o un extraño en una transacción potencial que formalmente genera utilidades a la

organización.

c) Abuso de confianza tipificado como la apropiación de dinero o propiedades ajenas o la satisfacción de registros

financieros para encubrir este acto y dificultar su detección.

d) Ocultar intencionalmente o falsear datos.

e) Reclamaciones presentadas por bienes o servicios que no hayan sido informados a la organización.

Prevención del fraude.

4. La prevención del fraude consiste en tomar las acciones necesarias para desalentar que un fraude sea perpetrado

y limitar el riesgo de que esto ocurra. El principal mecanismo para prevenir el fraude es el control. En principio la

responsabilidad para establecer y mantener el control descansa en la gerencia.

5. El auditor interno es responsable de asistir en la prevención del fraude a través del examen y evaluación de lo

adecuado y efectivo del control de acuerdo con el riesgo potencial en los diferentes segmentos de operación de la

organización. Para llevar a cabo esta responsabilidad el auditor interno deberá determinar si:

a) Se fomenta en el medio ambiente la conciencia de control.

134

b) Establecen metas y objetivos reales.

c) Existen políticas corporativas por escrito (ejemplo: Código de conducta que describa lo que debe entenderse por

actividades prohibidas y las acciones requeridas cuando esas violaciones sean descubiertas).

d) Establecen y mantienen políticas para la autorización de transacciones.

e) Políticas, prácticas, procedimientos, reportes y otros mecanismos son desarrollados para controlar actividades y

salvaguardar activos particularmente en las áreas de alto riesgo.

f) Los canales de comunicación proporcionan a la Gerencia información adecuada y confiable.

g) Son necesarias recomendaciones para el establecimiento y mejoramiento de controles efectivos que ayuden a

determinar fraudes

Detección de fraude.

6. La detección consiste en identificar suficientes indicadores de un fraude, que garanticen recomendar una

investigación.

Estos indicadores podrán surgir como resultado de los controles establecidos por la gerencia, las pruebas llevadas a

cabo por los auditores, u otras fuentes de dentro o fuera de la organización.

7. Al llevar a cabo una auditoría, la responsabilidad del auditor interno para detectar un fraude es:

a) Tener conocimiento suficiente del fraude para estar capacitado para identificar indicadores de que un fraude

podría haber sido cometido. Este conocimiento incluye la necesidad de conocer las características del fraude, las

técnicas usadas para cometer fraudes y los tipos de fraudes asociados con las actividades auditadas.

b) Estar alerta para las oportunidades, así como las debilidades de control, que podrían permitir un fraude.

Si son identificadas debilidades de control significativas, se deberá ampliar el alcance de las pruebas de auditoría

que permitan la identificación de otros indicadores de fraude. Algunos ejemplos de indicadores son transacciones

no autorizadas, perdidas de controles, variaciones inexplicables en los precios, en general, la presencia de más de

un indicador que aumente la posibilidad de que un fraude haya sido cometido.

c) Evaluar los indicadores de que un fraude podría haber sido cometido y decidir si es necesario efectuar mas

acciones adicionales o recomendar una investigación.

d) Notificar a las autoridades apropiadas dentro de la organización. Cualquier determinación que se haga y si hay

suficientes indicadores de que un fraude haya sido cometido para recomendar una investigación.

8. Los auditores internos no deben esperar tener un conocimiento equivalente a la persona cuya responsabilidad

primaria es detectar e investigar el fraude.

135

Además los procedimientos de auditoría en forma individual, aun cuando sean llevados a cabo con el debido

cuidado profesional, no garantizan que el fraude sea detectado.

9. La investigación consiste en llevar a cabo los procedimientos necesarios para determinar si un fraude ha sido

cometido como lo sugieren los indicadores. Esto incluye la recopilación de evidencia suficiente acerca de los

detalles específicos del fraude descubierto. Auditores internos, abogados, investigadores, personal de seguridad y

otros especialistas dentro y fuera de la organización, son las gentes que usualmente participan y conducen una

investigación de fraude.

Responsabilidades de los auditores internos.

10. Cuando se lleve a cabo una investigación de fraude, deberán:

a) Asegurarse del nivel que se ha extendido la complicidad en el fraude dentro de la organización.

Esto puede ser crucial para asegurarse que el auditor interno evite proporcionar u obtener información engañosa de

las personas que pudieran estar involucradas.

b) Determinar el conocimiento, habilidades y disciplinas necesarias para llevar a cabo una investigación efectiva.

Asegurarse que los auditores internos y los especialistas disponibles tengan la habilidad y que estén calificados

para participar en la investigación para asegurar que esta es conducida por personas que tengan un nivel apropiado

de experiencia técnica.

Esto podría incluir asegurarse de que tengan títulos profesionales, licencias, reputación y relación con las personas

sujetas a investigación o con cualquier empleado o gerente de la organización.

c) Designar procedimientos a seguir para intentar identificar a los perpetradores, extensión del fraude, técnicas

usadas y causa del fraude.

d) Coordinar actividades con la gerencia de personal, asesor legal; y otros especialistas durante la investigación.

e) Estar consciente de los derechos de las personas declarantes y de las personal del alcance de la investigación y la

reputación de la organización.

11. Una vez que una investigación de fraude es concluida, el auditor interno deberá asegurarse de los datos

recopilados, con el objeto de:

a) Determinar si los controles deben ser implementados o fortalecidos para reducir la vulnerabilidad en el futuro.

136

Reporte del fraude.

12. El reporte consiste en comunicaciones a la gerencia, verbales o escritas, intermedias o finales, del estado y

resultado de investigaciones de fraude.

Responsabilidades de Auditoría Interna.

13. Un reporte preliminar o final podría ser deseable a la conclusión de la fase de detección. El reporte debe incluir

la conclusión del auditor interno, así como si existe suficiente información para conducir una investigación.

Debería incluir un resumen de los hallazgos que sirvan de base para dicha decisión.

14. Comunicación de resultados, el cual específicamente en el estándar 430, proporciona interpretaciones, es

aplicable para los reportes de auditoría emitidos como resultados de investigaciones de fraudes.

Interpretaciones adicionales como guías sobre reportes de fraude, son las siguientes:

a) Cuando se haya determinado que tan significativo ha sido el fraude y su incidencia, deberá ser notificado de

inmediato a la gerencia.

b) Los resultados de la investigación del fraude podrían indicar que este no pudiera haber sido descubierto desde

tiempo atrás, y tener un efecto importante en los resultados de operación de una organización, por uno o más años,

en los cuales los estados financieros hayan sido emitidos.

El auditor interno deberá informar a la gerencia apropiada y al comité de auditoría, así como al consejo de

administración, de dicho descubrimiento.

c) Un reporte escrito deberá ser emitido a la conclusión de la fase de investigación. Este deberá incluir todos los

hallazgos, conclusiones, recomendaciones y acciones correctivas tomadas.

d) Un borrador del reporte sobre el fraude deberá ser turnado al asesor legal para su revisión. En aquellos casos en

los cuales el auditor quiera invocar el privilegio de cliente, esta consideración deberá ser dada al dirigir el reporte al

asesor legal.

3.5. SIAS 4 Seguridad en la Calidad.

Lineamiento 560.01

Señala que el propósito de un programa de seguridad en la calidad es el de proporcionar seguridad razonable de

que el trabajo de auditoría esta de acuerdo con las Normas de Auditoría Interna, con el Manual de Organización del

137

Departamento de Auditoría y con otras normas aplicables. Un programa de seguridad en la calidad deberá incluir

los siguientes elementos:

a) Supervisión

b) Revisiones Internas

c) Revisiones Externas

1. La “Seguridad Razonable” mencionada en este lineamiento será de utilidad a diversos elementos interesados,

además del director de auditoría interna.

2. De conformidad con las normas aplicables “tiene un significado mas profundo y no solamente referirse a

cumplir con políticas y procedimientos establecidos. Debe comprender una ejecución de las labores de auditoría

manteniendo un alto nivel de eficacia y efectividad. Seguridad en la calidad es indispensable para cumplir con esta

condición de un alto grado de ejecución, además de mantener el prestigio del departamento de auditoría en todas

las áreas a quienes presta su apoyo técnico.

3. Conforme se menciona en el lineamiento 560.01, un criterio básico contra el cual se debe medir el departamento

de auditoría interna en su propio Manual de Organización. Al considerar el Manual de Organización se debe

prestar el mayor cuidado al evaluarlo, en términos de los elementos señalados por la Norma 110. Lineamientos

110.01.4 referido al nivel organizacional del departamento de auditoría interna.

4. Los siguientes son ejemplos de “otras normas aplicables”, y criterios potenciales de evaluación, al juzgar sobre

la forma como el departamento de auditoría interna desarrolla sus actividades:

El Código de Ética Profesional del Instituto.

Los objetivos, políticas y procedimientos del propio departamento de auditoría Interna.

Las políticas y procedimientos que utilice la organización, en cuanto a funciones de auditoría interna.

Leyes, Reglamentos y Normas del Gobierno o de la industria que señalen requisitos sobre auditoría e

Información.

Sistemas que definen el universo de las auditorias, señalen riesgos y determinen la frecuencia y alcance de las

auditorias.

Documentos que precisen la planeación de las Auditorias en especial aquellos que hayan sido autorizados por el

Comité de Auditoría y por la Gerencia General.

El plan de organización, los requerimientos sobre cada puesto, descripción de puestos y sus funciones así como

los planes de desarrollo Profesional, todo referido al departamento de auditoría interna.

138

Lineamiento 560.02

Señala que la supervisión del trabajo de los auditores internos deberá llevarse a cabo continuamente, para asegurar

que están trabajando de acuerdo a las normas, políticas y programas de auditoría interna.

1. Una adecuada supervisión elemento fundamental en un programa de Seguridad en la Calidad. Como tal, se

convierte en base importante sobre la cual se podrán apoyar subsecuentes Revisiones Internas y Externas.

2. La naturaleza y la responsabilidad relativa a procesos de supervisión quedan definidos en las Normas para la

Práctica Profesional de la Auditoría Interna, especialmente la Norma 230 denominada precisamente supervisión y

sus correspondientes lineamientos. Conforme a esta norma y sus lineamientos, el proceso de supervisión incluye

entre otras, las siguientes reglas:

Planeación adecuada con instrucciones cuidadosamente estructuradas para los subordinados.

Convencimiento de que el programa de auditoría previamente autorizado, ha sido respetado y cumplido,

quedando documentado con los papeles de trabajo y con el reporte de auditoria que consecuentemente se

estiman adecuados y razonables.

Seguridad de que todas las actividades de auditoría han sido debidamente “supervisadas”, de manera adecuada

y documentada, todo lo cual constituye la responsabilidad mas sobresaliente del director de auditoría interna.

3. En el lineamiento 560.02 se hace constar que “la supervisión del trabajo de los auditores internos se deberá

llevarse a cabo continuamente”,

La expresión “continuamente” indica que la supervisión deberá realizarse sobre todo el proceso de auditoría, con

énfasis especial en la planeación, examen, evaluación, información y seguimiento de observaciones. La tarea de

supervisión, deberá entenderse, además a la capacitación de personal, evaluación de sus actuaciones, controles

sobre tiempos y gastos así como similares áreas administrativas.

Lineamiento 560.03

Establece que las revisiones internas deberán realizarse periódicamente por el personal miembro del departamento

de auditoría interna, para evaluar la calidad del trabajo de auditoría realizado. Estas revisiones deberán llevarse a

cabo de la misma manera que cualquier otra auditoría interna.

1. Las revisiones internas de carácter formal llevan al departamento de auditoría interna al convencimiento de que

su trabajo ha sido realizado correcta y razonablemente. Estos exámenes son realizados, en términos generales, por

un equipo de auditores, o por un auditor en particular, seleccionados por el director de auditoría interna. Los

departamentos de auditoría que puedan clasificarse como grandes, en cuanto al número de auditores que los

integran, tendrán un gerente en la calidad, o con titulo similar.

139

2. Las revisiones enfocadas a lograr una seguridad en la calidad interna, son utilizadas ante todo, por el director de

auditoría interna, pero pueden servir también a la Gerencia General y al Comité de Auditoría ofreciéndoles

respaldos razonables sobre la forma como se desarrolla la función de auditoría interna en la empresa. Estas

revisiones deberán estructurarse en tal forma que cumplan sobre todo con las Normas Profesionales. Además

deberán mantenerse en un alto nivel de efectividad para comprobar el grado de cumplimiento con las políticas y

reglamentos de la organización. Las revisiones deberán por ultimo proporcionar recomendaciones que permitan

corregir las observaciones reportadas.

3. Un programa de revisión interna, especialmente en el departamento de auditoría interna de tamaño reducido,

deberá estar adaptado a los alcances que el departamento pueda incluir en sus intervenciones y la intervención

personal que el director pueda realizar en cada auditoría.

4. Cuando las revisiones internas antes descritas resultan inadecuadas o incompletas para satisfacer los

requerimientos del departamento de auditoría, podrán complementarse y reforzarse mediante la adopción de los

siguientes métodos:

a) Revisiones que realicen el director de auditoría interna, los gerentes de auditoría o los supervisores, de muestras

sobre las áreas de auditoria que fueron desarrolladas por otros gerentes o supervisores. Este método, si se establece

como un proceso permanente, puede proporcionar beneficios sobre capacitación de auditores, intercambio de ideas

y opiniones, mayor uniformidad en cuanto a reportes y mayores seguridades para el director de auditoría interna.

b) Obtener retroalimentación sobre las áreas auditadas por medio de cuestionario, contacto personal y obtención de

opiniones ya sea que estas acciones se realicen en forma rutinaria después de cada auditoría o solamente en casos

especialmente seleccionados.

Este método llamara la atención de la gerencia general respecto a las acciones de auditoría y permitirá ofrecer

sugestiones practicas que vengan a reforzar la función de auditoría en beneficio directo de las necesidades

gerenciales.

5. El director de auditoría interna deberá iniciar y establecer un seguimiento adecuado sobre todo el proceso de

revisiones internas. Al seleccionar o instruir al equipo que se haya seleccionado para realizar la auditoría interna, el

director de auditoría interna deberá cerciorarse de que el equipo reúne condiciones de capacidad profesional,

independencia y experiencia practica en la organización.

6. El director de auditoría interna deberá recibir un informe por cada revisión interna, sobre el cual tomara medidas

para garantizar que se inicien acciones correctivas. Ya se ha indicado que el propósito fundamental de las

140

revisiones internas es el de lograr un convencimiento de que las funciones de auditoría se desarrollen en forma

correcta.

Además, como propósito secundario, se podrán discutir los resultados de la revisión con el personal ajeno al

departamento, tal como el gerente general, el Comité de Auditoría y los auditores externos independientes.

Las revisiones internas en forma complementaria proporcionaran elementos de seguridad sobre el trabajo interno

que permitan la preparación posterior de revisiones externas.

7. Información mas detallada sobre las características de las revisiones internas podrá obtenerse de las

declaraciones y publicaciones del IIA (INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS), incluyendo EL MANUAL

SOBRE REVISIONES DE SEGURIDAD DE CALIDAD PARA LA AUDITORIA EXTERNA, publicado por el

Instituto en 1984.

Lineamiento 560.04

Señala que “para evaluar la calidad del trabajo del departamento de auditoría interna, deben practicarse revisiones

externas. Estas revisiones deberán llevarse a cabo por personas calificadas e independientes de la organización y

que no tengan conflicto de interés real o aparente. Estas revisiones deberán realizarse por lo menos una vez cada

tres años. Al concluir la revisión, deberá emitirse un informe escrito. El informe expresará la opinión del

cumplimiento del departamento en relación a las Normas para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna y

cuando se considere conveniente, incluirá recomendaciones para un mejor desempeño.

1. Las revisiones externas significan un enorme potencial de recursos para el director y demás miembros del

departamento de auditoría interna; además las revisiones externas proporcionaran opiniones independientes sobre

seguridad en la calidad que será de gran utilidad en la gerencia general, el Comité de Auditoría y auditores externos

quienes se apoyan técnicamente sobre el trabajo realizado por el departamento de auditoría interna.

2. El director de auditoría interna deberá cambiar impresiones con la gerencia general, y el Comité de Auditoría

sobre la naturaleza y el contenido de una revisión externa sobre el Programa de Seguridad en la Calidad y además

los deberá involucrar en la selección de un examinador externo.

3. Este lineamiento 560.04 pone énfasis en que las revisiones externas deberán llevarse a cabo por personas

calificadas e independientes a la organización y que no tengan conflicto de interés real o aparente.

“Personas calificadas” son aquellas que reúnen habilidad técnica y amplios antecedentes de educación superior que

por tanto los capacitan para ejecutar este tipo de revisiones. En esta categoría se pueden incluir auditores internos

provenientes de fuera de la organización, consultores externos y auditores externos independientes,

“Independientes de la organización” significa que no forman parte ni están bajo el control de la empresa, bajo

revisión ni de alguna de sus dependencias. Al seleccionar un revisor externo, se tomaran precauciones para que

141

este no tenga conflictos de interés, reales o aparentes que provengan de relaciones permanentes o pasadas con la

empresa o sus departamentos de auditoría interna.

4. Los Colegios Profesionales o Institutos de Auditores Externos, en muchos países han autorizado determinados

procedimientos de revisión que sus miembros deben de seguir cuando procedan a evaluar o utilizar el trabajo de

departamentos de auditoría interna. Estos procedimientos se refieren principalmente a la calidad del trabajo y el

grado de independencia de los auditores externos tengan respecto a las áreas auditadas. Estas intervenciones de loa

auditores externos se orientan regularmente al examen de los estados financieros de la empresa, por lo que

constituyen una “revisión externa” conforme la define el lineamiento 560.04.

5. Tan pronto como se concluya una revisión externa, el equipo de revisores procederá a formular un reporte que se

culminara con su opinión respecto a si el departamento de auditoría interna ha cumplido con las Normas para la

Práctica Profesional de la Auditoría Interna. El reporte también hará mención sobre si el departamento de auditoría

interna observo las especificaciones de su manual de organización y otros posibles reglamentos y normas

aplicables en las circunstancias.

Finalmente, el reporte incluirá recomendaciones para lograr un mejor desempeño. El reporte estará dirigido a la

persona o entidad que haya solicitado la revisión. En respuesta a los comentarios y recomendaciones del reporte, el

director de auditoría interna procederá a preparar un plan de acción que atienda y corrija las situaciones reportadas.

También será responsabilidad del director establecer un seguimiento adecuado que culmine con el cumplimiento de

las acciones autorizadas.

6. El lineamiento 560.04 señala en forma especifica “las revisiones externas deberán realizarse por lo menos una

vez cada tres años”.

A pesar de lo anterior, pueden existir circunstancias que justifiquen un intervalo diferente. Estas circunstancias

pueden incluir:

a) Que existió suficiente control por parte del Comité de Auditoría.

b) Que realizaron revisiones suficientemente profundas por parte de los auditores externos u otros organismos

similares y

c) La relativa estabilidad del manual de organización del departamento de auditoría interna de la propia empresa,

del equipo de auditores y del universo de auditoría. Además de lo anterior, para juzgar sobre el intervalo de las

revisiones externas, deberán considerarse la naturaleza, alcances, grado de independencia y resultados definidos del

programa de revisión interna.

7. La revisión externa es un elemento muy importante del programa enfocado para obtener una seguridad sobre la

calidad de la auditoría interna. Sin embargo, puede suceder que el departamento de auditoría interna no cuente con

142

recursos suficientes o haya confrontado algunas de las dificultades antes mencionadas, por lo que puede quedar

imposibilitado para obtener una revisión externa. En estas circunstancias se tendrá que recurrir en forma mas

acentuada, a la supervisión revisiones internas periódicas y cualquier otro método que permita configurar una

razonable seguridad sobre la calidad y que estén a la disposición del departamento. Es responsabilidad del director

de auditoría interna calificar cada año las circunstancias que puedan restringir una revisión externa. Otro método

interno puede ser la utilización de grupos internos capacitados especialmente para ejecutar revisiones. (Por

ejemplo: ex gerentes de auditoría empleados por la empresa, directores de auditoría provenientes de áreas

descentralizadas o personal asesor de la gerencia general). Tales revisiones realizadas por estos grupos, no podrán

llenar todas las exigencias y objetivos de las revisiones externas regulares.

8. Mayor información relativa a revisiones externas se encuentra en otras definiciones y publicaciones,

principalmente el Manual sobre Revisión de Seguridad en la Calidad de la Auditoría Interna, que fue publicado por

el Instituto de auditores internos en 1984.

3.6. SIAS 5 Relaciones de los Auditores Internos con Auditores Independientes.

Lineamiento 550.01

Este lineamiento declara que “El trabajo de auditoría interna y el de la auditoría externa independiente deberán

coordinarse para asegurar la adecuada cobertura y para minimizar duplicidad de esfuerzos”.

1. El alcance de los trabajos de auditoría interna abarca tanto objetivos y actividades financieras como

operacionales. El alcance de la auditoría interna esta cubierto por la Norma 300. Por otra parte el examen que

llevan a cabo los auditores externos independientes tiene como objetivo fundamental obtener suficiente evidencia

documental y práctica que permita apoyar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros anuales. El

alcance de los trabajos que deben realizar los auditores externos independientes esta determinado por sus propias

Normas Profesionales. Estas normas son responsables de que los auditores puedan juzgar respecto a si, los

procedimientos utilizados y la evidencia obtenida, permiten expresar una opinión sobre los estados financieros

anuales.

2. Es responsabilidad del comité de auditoría o su equivalente, ejercer una vigilancia adecuada sobre el trabajo que

realizan los auditores externos independientes, incluyendo su coordinación con los trabajos de auditoría interna.

Una coordinación efectiva con estas áreas será la responsabilidad directa del director de auditoría. Este director

requerirá del decidido respaldo del comité de auditoría o su equivalente para lograr una coordinación efectiva sobre

todos los trabajos de auditoría.

3. Al coordinar los trabajos de los auditores internos con los trabajos de los auditores externos independientes., el

director de auditoría interna deberá tomar providencias para asegurarse que los auditores internos rigen por la

143

Norma 300 y por lo tanto no duplicar los trabajos cuya realización queda a cargo de los auditores externos

independientes, trabajos que en todo caso, pueden ser utilizados como complemento a la cobertura de la auditoría

interna. Conforme a la extensión que permiten las responsabilidades profesionales e institucionales en materia de

información, los auditores internos deben conducir sus exámenes de tal forma que les permita obtener la máxima

coordinación y eficiencia.

4. Los auditores internos pueden aceptar realizar trabajos de auditoría para los auditores externos independientes

con relación a su auditoría anual de estados financieros En estos casos, todo el trabajo que la auditoría interna

realice en apoyo de los auditores externos independientes deberá regirse por los señalamientos de las Normas para

la Práctica Profesional de la Auditoría Interna.

5. El director de auditoría interna deberá hacer evaluaciones relativas a la coordinación entre los auditores internos

y los auditores externos independientes. Estas evaluaciones incluirán un juicio sobre la eficiencia global de todos

los trabajos de auditoría, tanto internos como externos, y sobre los costos agregados de las auditorias.

6. Al ejercer su papel de vigilancia, el comité de auditoría o su equivalente puede solicitar al director de auditoría

interna que exprese un juicio sobre el trabajo que desarrolla el auditor externo independiente. Cualquier juicio que

en este sentido emita el director de auditoría interna, deberá estar suficientemente sustentado en evidencias

respecto a la eficiencia y efectividad de los trabajos de auditor externo independiente.

Lineamiento 560.02

Este lineamiento establece que “La coordinación de los esfuerzos de la auditoría interna con la externa incluye":

1. Reuniones periódicas para discutir asuntos de interés mutuo.

2. Acceso mutuo a los programas y papeles de trabajo de auditoría.

3. Intercambio de informes de auditoría y cartas de observaciones.

4. Común entendimiento respecto a técnicas, métodos y terminología de auditoría.

Cada uno de estos puntos se repite y se amplia como sigue:

1. Reuniones periódicas para discutir asuntos de interés mutuo.

.11 La planeación de las actividades a cargo de los auditores internos y de las que sean desarrolladas por los

auditores externos independientes deberá ser discutida ampliamente.

El objetivo de estas discusiones será lograr una coordinación que asegure la adecuada cobertura y minimice

duplicidad de esfuerzos en los trabajos de auditoría. Suficientes reuniones deberán programarse en el curso del

144

proceso de auditoría para lograr la coordinación en los trabajos. También se precisara la oportuna y eficiente

terminación de las actividades de auditoría. Finalmente se tendrán elementos para determinar si los trabajos del

trabajo desarrollado hasta la fecha requieren de ajustes sobre los alcances del trabajo originalmente planeado.

2. Será muy importante que el auditor interno tenga acceso a los papeles de trabajo y a los programas de los

auditores externos independientes. En esta forma, el auditor interno podrá quedar satisfecho respecto a que su

trabajo de auditoría interna se apoya razonablemente sobre el trabajo realizado por los auditores externos

independientes. Al tener acceso a tales documentos, los auditores internos adquieran la responsabilidad de respetar

la confidencialidad de los mismos. En forma similar se deberá dar acceso a los auditores externos independientes

sobre programas y papeles de trabajo de la auditoría interna para que los auditores externos queden satisfechos

sobre la confiabilidad del trabajo realizado por los auditores internos.

3. Intercambio de informes de Auditoria y cartas de observaciones.

3.1 Los informes de auditorías internas, las respuestas de la gerencia general a dichos informes y las revisiones

subsecuentes sobre el seguimiento de observaciones, deberán ser puestas a disposición de los auditores externos

independientes. Toda esta información ayuda a estos últimos auditores en la determinación y ajustes sobre los

alcances de su trabajo.

3.2 Por su parte, los auditores internos requieren tener acceso s las cartas de observaciones elaboradas por los

auditores externos independientes. Los temas que sean tratados en cartas de observaciones serán de apoyo

importante para la planeación futura del trabajo de auditoría interna ponga énfasis en aquellas áreas que fueron

motivo de observaciones especiales. Tan pronto como la gerencia general y el consejo de administración tomen

acciones correctivas sobre el contenido de las cartas de observaciones, el director de auditoría interna debe tomar

las providencias necesarias para lograr que las medidas correctivas seas cumplidas y en todo caso llevar un

seguimiento sobre las mismas.

4. Común entendimiento sobre las técnicas, métodos y terminología de auditoría.

4.1 El director de auditoría interna deberá comprender el alcance de los trabajos de los auditores externos

independientes y debe quedar satisfecho de que estos trabajos, en forma conjunta con los trabajos planeados para la

auditoría interna, satisfacen la exigencia de la Norma 300 denominada Alcance del Trabajo. Esta satisfacción por

parte del director de auditoría interna requiere que comprenda muy bien:

1. El nivel de elementos materiales que los auditores externos independientes hayan utilizado para planear su

trabajo y;

2. La naturaleza y extensión de los procedimientos planeados por los auditores externos independientes.

145

4.2 El director de auditoría interna debe asegurarse que las técnicas, métodos y terminología utilizados por los

auditores externos independientes son comprendidos cabalmente por los auditores internos en tal forma que el

director de auditoría interna queda capacitado para:

1. Coordinar los trabajos de auditoría interna con los trabajos de auditoría externa independiente.

2. Evaluar, para efectos de confiabilidad, el trabajo de los auditores externos independientes.

3.Asegurarse de que los auditores externos independientes, están capacitados para comunicarse efectivamente con

los propios auditores externos independientes.

4.3 El director de auditoría interna deberá proporcionar la información la información suficiente que permita a los

auditores externos independientes comprender las técnicas, métodos y terminologías que utilicen los auditores

internos. En esta forma se lograra la confianza de los auditores externos independientes, sobre los trabajos

desarrollados en cumplimiento de tales técnicas, métodos y terminología.

4.4 Resultará más efectivo y eficiente que los auditores internos como los auditores externos independientes

utilicen similares técnicas, métodos y terminología, con objeto de mejor coordinación de su trabajos y que cada

uno deposite confianza completa sobre el trabajo del otro.

3.7. SIAS 6 Papeles de Trabajo de Auditoría.

Lineamiento 420.01.5

Este lineamiento declara que “los papeles de trabajo que documentan la auditoría deberán ser preparados por los

auditores y revisados por la gerencia auditoría. Estos papeles deberán registrar la información obtenida y el análisis

realizado y deben apoyar las bases de los hallazgos de auditoría y las recomendaciones que se harán”.

Funciones.

5.1 Los papeles de trabajo de auditoría generalmente sirven para:

a) Proporcionar la evidencia principal que respalde el informe de los auditores internos.

b) Auxiliar en la planeación, desarrollo y supervisión de las auditorias.

c) Documentar si los objetivos de la auditoría fueron logrados.

d) Facilitar la supervisión por parte de otros auditores o revisores.

e) Proporcionar bases para evaluar el programa de seguridad en la calidad del departamento de auditoría interna.

f) Proporcionar apoyos documentales en las circunstancias como reclamaciones de seguros. Casos de fraude,

demandas judiciales.

g) Auxiliar en el desarrollo profesional del cuerpo de auditores internos.

146

h) Apoyar el cumplimiento, por parte del departamento de auditoría interna de las Normas para la Práctica

Profesional de la Auditoría Interna.

Contenido.

5.2 La organización, el diseño y el contenido de los papeles de trabajo de auditoría dependerá de la naturaleza de la

auditoría que se pretenda realizar. Sin embargo, los papeles de trabajo de auditoría, deberán documentar

fehacientemente los siguientes aspectos del proceso de auditoría.

a) Planeación.

b) Examen y evaluación respecto a si se considera que el sistema de control interno sea adecuado y efectivo.

c) Los procedimientos de auditoría aplicados, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.

d) Supervisión y revisión.

e) Información.

f) Seguimiento.

5.3 Los papeles de trabajo de auditoría deben quedar completos e incluir el soporte adecuado sobre las

conclusiones de auditoría que se hayan expresado.

Entre otras condiciones, los papeles de trabajo de auditoría incluirán:

a) Documentos relativos a la planeación así como los programas de auditoría.

b) Cuestionarios referidos al control interno, diagramas de flujo, listas de pruebas y narrativos.

c) Notas y memoranda resultantes de las entrevistas.

d) Información relativa a la estructura interna como diagramas organizacionales y descripciones de puestos.

e) Copiar de contratos y convenios que se consideren importantes.

f) Información relativa a las políticas financieras y operativas

g) Resultados sobre evaluación de los controles.

h) Cartas de confirmación y representación.

i) Análisis y pruebas sobre las operaciones, procesos y saldos de las cuentas.

j) Resultado de los procedimientos analíticos de revisión.

k) El informe de auditoría y los comentarios de la gerencia general.

l) Correspondencia de auditoría si contribuye a documentar las conclusiones alcanzadas de auditoría.

5.5. Los papeles de trabajo de auditoría pueden estar constituidos por hojas de trabajo, cintas magnéticas, discos,

diskettes, películas y otros medios semejantes. Si los papeles de trabajo están constituidos por elementos diferentes

a hojas de trabajo, se debe considerar la posibilidad de generar copias de soporte.

147

5.6 Si el auditor interno fórmula reportes sobre información financiera, los papeles de trabajo de la auditoría

deberán demostrar que los registros contables concuerden con tal información financiera.

5.7 Algunos papeles de trabajo de auditoría pueden ser catalogados como archivos permanentes o como archivos

de seguimiento de auditoría. Estos expedientes continuos de auditoría generalmente contienen información de

considerable importancia.

5.8 El director de auditoía interna debe establecer políticas relativas a tipos de expedientes que deban mantenerse

sobre los papeles de trabajo de auditoría, papelería que debe utilizarse, índices y otros temas similares. La

uniformidad sobre los papeles de trabajo de auditoría como es la utilización de cuestionarios y programas

contribuirá a mejorar la eficiencia de una auditoría y a facilitar delegación de trabajos de auditoría.

5.9 Las siguientes son técnicas para la preparación típica de papeles de trabajo de auditoría:

a) Cada papel de trabajo de auditoría debe tener un encabezado. Este encabezado usualmente comprende el nombre

de la organización o empresa o bien de la función que se este examinando, un titulo o descripción del contenido u

objetivo del papel de trabajo y la fecha o el periodo que abarca la auditoría.

b) Cada papel de trabajo de la auditoría debe ser firmado o inclinado y además fechado por auditor interno.

c) Cada papel de trabajo de auditoria debe contener un índice o numero de referencia.

d) Los símbolos o marcas de verificación de auditoría deben explicarse debidamente.

e) Las fuentes de información deben identificarse con toda claridad.

Proceso de revisión.

5.10 Todos los papeles de trabajo de auditoría deben ser revisados para garantizar que soporten en forma adecuada

el informe de auditoría y que se utilizaron todos los procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.

Evidencias sobre exámenes de supervisión deben documentarse debidamente en los papeles de trabajo de auditoria.

El director de auditoría interna tiene completa responsabilidad sobre la supervisión, pero puede designar a

miembros del departamento de auditoría interna para que realicen dicha supervisión. La supervisión deberá ser

realizada por auditores de niveles de responsabilidad superiores al nivel del auditor que preparo los papeles de

trabajo.

5.11 La evidencia sobre el examen de supervisión consistirá en las iniciales y fechas consignadas por el supervisor

una vez que la revisión ha quedado concluida.

148

5.12 Otras técnicas de revisión que producen evidencia sobre el examen de supervisión incluyen el cumplimiento

de una lista de pruebas sobre los papeles de trabajo, o bien la preparación de un reporte o memorando que detalle,

la naturaleza, el alcance y los resultados de la revisión.

5.13 Los supervisores pueden formular un reporte o notas de revisión (también llamadas listas de pendientes) sobre

preguntas o dudas que hubieren surgido en el curso de la revisión. Al hacer las aclaraciones sobre los reportes o

notas de revisión se tendrá especial cuidado en comprobar que los papeles de trabajo contienen suficiente evidencia

de que las dudas y preguntas surgidas en el proceso de revisión, han quedado resueltas.

Propiedad, custodia y actualización.

5.14 Los papeles de trabajo de auditoría son propiedad de la organización o empresa.

5.15 Los expedientes sobre papeles de trabajo de auditoría generalmente deben quedar el control del departamento

de auditoría interna y solamente estarán a disposición del personal autorizado.

5.16 La gerencia general así como otros miembros de la empresa pueden solicitar acceso a los papeles de trabajo de

auditoría. Este acceso podrá ser necesario para comprobar o explicar los resultados de la auditoría. Este acceso

podrá ser necesario para comprobar o explicar los resultados de auditoría o bien para utilizar documentación de

auditoría para otros propósitos relacionados con la empresa. El director de auditoría interna deberá autorizar tales

solicitudes.

5.17 Es practica común entre auditores internos y auditores externos independientes permitir el acceso reciproco a

sus respectivos papeles de trabajo de auditoría. En todo caso, será el director de auditoría interna quien autorice la

práctica de permitir a los auditores externos independientes tener acceso a los papeles de trabajo de la auditoría

interna.

5.18 Existen circunstancias por las cuales surgen solicitudes para tener acceso a los papeles de trabajo e informes

de auditoría por parte de personas ajenas a la empresa, fuera de los auditores externos independientes. Antes de

otorgar el acceso a dicha documentación, el director de auditoría interna deberá obtener la autorización de la

gerencia general o del área jurídica, según resulte conveniente.

5.19 El director de auditoría interna debe implementar los requisitos necesarios para la conversación y

actualización de los papeles de trabajo de auditoría. Estos requisitos deberán estar de acuerdo con las políticas de la

empresa y cualesquiera otras condiciones legales o de otra naturaleza que resulten aplicables en las circunstancias.

149

3.8. SIAS 7 Comunicación con el Consejo de Administración.

Definición

El termino ”Consejo” conforme se utiliza en las normas y en esta declaración, comprende a los Consejos de

Administración, Titulares de Agencias o Cuerpos Legislativos a quienes los auditores internos deben reportarse,

Consejos de Gobernadores o Depositarios de instituciones con fines no lucrativos así como cualesquiera otras

juntas de gobiernos similares que puedan existir en las organizaciones o empresas.

Lineamiento 110.01.2 Comunicación directa

Señala: “El director de auditoría interna deberá tener comunicación directa con el Consejo. La comunicación

regular con el Consejo ayuda a asegurar la independencia y constituye un medio para que el Consejo y el director

se mantengan informados sobre asuntos de mutuo interés”.

2.1. La comunicación directa se realiza cuando el director asiste con regularidad y participa en aquellas sesiones

del Consejo e las cuales se traten temas relacionados con sus funciones como organización de gobierno en cuanto a

auditoría, información financiera, mandos organizacionales y control. La ausencia del director a estas sesiones y su

presentación de reportes verbales y/o escritos, constituyen un intercambio de información sumamente valiosos

sobre los planes y actividades del departamento de auditoría interna. El director de auditoría interna deberá reunirse

en forma privada con el Consejo cuando menos una vez al año.

Lineamiento 110.01.4 Manual de Organización

Establece: “El propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna deben ser establecidos

por escrito en un documento formal (Manual de Organización). El director de auditoría interna deberá procurar la

aprobación del manual por parte de la gerencia general así como aceptación por el Consejo.

El Manual debe:

a) Establecer la posición del departamento dentro de la organización

b) La autoridad para el acceso a registros, personal y propiedades físicas, relevantes en la realización de las

auditorias, y

c) Definir el alcance de las actividades de auditoría.

4.1 El director de auditoría interna deberá evaluar periódicamente si el propósito, autoridad y responsabilidad del

departamento según se define en su manual de organización. Siguen siendo adecuados para que el departamento

pueda cumplir con sus objetivos. El resultado de esta evaluación periódica deberá ser comunicado a la gerencia

general y al Consejo.

150

Lineamiento 110.01.5 Planes

Establece: El director de auditoría interna debe presentar anualmente a la gerencia para su aprobación y al Consejo

para su información un resumen del programa de auditoría del departamento, el plan de reclutamiento de personal

y el presupuesto financiero.

El director también debe presentar para su aprobación e información todos los cambios significativos que ocurran

durante el año. El programa de trabajo de auditoría, el plan de reclutamiento y el presupuesto financiero permitirán

conocer a la gerencia general y al consejo, el alcance del trabajo de auditoría y sobre todo cualquier limitación en

relación a tal alcance.

5.1 El programa de auditoría, el plan de reclutamiento y el presupuesto financiero que hayan quedado autorizados

junto con los cambios mas significativos deben acompañarse de la información suficiente y necesaria para que el

consejo pueda asegurarse respecto a si los objetivos y planes del departamento de auditoría interna sustentan los

objetivos y planes e la organización y el propio consejo. Esta información deberá ser consignada, de preferencia,

por escrito.

5.2 Una limitación en el alcance de los trabajos de auditoría representa una restricción impuesta sobre el

departamento de auditoría interna que le imposibilita para cumplir con sus objetivos y planes. Entre otras

posibilidades, una limitación en el alcance de los trabajos puede restringir:

a) El alcance definido en el manual de organización

b) El acceso por parte del departamento a los registros, personal y propiedades físicas que sean importantes para

la realización de las auditorias.

c) La realización del programa de auditoría autorizado.

d) El desarrollo de procedimientos de auditoría que resulten necesario.

e) La realización del plan de reclutamiento de personal y presupuesto financiero.

5.3 Una limitación en el alcance de los trabajos de auditoría así como sus efectos potenciales, deberán ser

comunicados de preferencia por escrito al consejo.

5.4 El director de auditoría interna deberá considerar si resulta adecuado informar al consejo respecto a

limitaciones en el alcance de los trabajos de auditoría que ya hubieren sido comunicadas con anterioridad y

aceptadas por el consejo. Esto resultará necesario específicamente cuando hayan ocurrido cambios en la

organización, en el consejo y en la gerencia general o cambios de cualquiera otra naturaleza.

Lineamiento 110.01.6 Informes de actividades

151

Señala: El director de auditoría interna deberá presentar a la gerencia general y al consejo informes sobre sus

actividades en forma anual o con la frecuencia que sea necesario. Los informes de actividades deben incluir

aquellos hallazgos relevantes de auditoría, así como sus recomendaciones y deberán informar tanto a la gerencia

general como al consejo, sobre las desviaciones significativas en el programa de trabajo de auditoría autorizado, en

los planes de reclutamiento y en el presupuesto financiero, iniciando las razones de dichos cambio.

6.2 Hallazgos significativos de auditoría son aquellas condiciones que, a juicio del director de auditoría interna

puedan afectar a la organización en forma adversa. Hallazgos significativos de auditoría pueden incluir condiciones

relacionadas con irregularidades, actos ilegales, errores, ineficiencia, desperdicio, ineficacia, conflictos de interés y

debilitamientos de los controles internos. Después de examinar estos hallazgos con la gerencia general, el director

de auditoría interna deberá comunicar los hallazgos que considere mas importantes al consejo ya se que hubieren

quedado resueltos satisfactoriamente.

6.3 Es responsabilidad de la gerencia general tomar decisiones respecto a las acciones que deban seguirse para

atender y corregir los hallazgos significativos de la auditoría. Corresponde a la gerencia general decidir si asume

los riesgos de no corregir aquellos hallazgos de auditoría que le fueren reportados, debido a consideraciones de

costo o de cualquier otra índole. El consejo deberá ser informado respecto a las decisiones que hubiere tomado la

gerencia general sobre todos los hallazgos importantes de la auditoría.

6.4 El director de auditoría interna si resulta adecuado informar al consejo sobre importantes hallazgos de auditoría

previamente reportados y sobre los cuales tanto la gerencia general como el propio consejo asumieron los riesgos

de no corregir las situaciones reportadas. Esto resultara necesario específicamente cuando hallan ocurrido cambios

en la organización, en el consejo y en la gerencia general o cambios de cualquier otra naturaleza.

6.5 Las razones para haber realizado desviaciones importantes en los programas de auditoría, planes de

reclutamiento y presupuestos financieros, que requieren justificaciones adecuadas, incluyen:

a) Cambios en la organización y en la gerencia general.

b) Condiciones económicas.

c) Requisitos legales y reglamentarios.

d) Cambios en el personal de auditoría interna.

e) Peticiones de la gerencia general.

f) Aplicaciones y reducciones en los alcances de las auditorias conforme hubieren sido determinadas por el

director de auditoría interna.

Lineamiento 550.01 Auditores Externos

152

Señala: “El trabajo de auditoría interna y externa deberá coordinarse para asegurar la adecuada cobertura y para

minimizar duplicidad de esfuerzos”. Guías adicionales sobre el lineamiento 550.01:

.7 El director de auditoría interna deberá comunicar los resultados de sus evaluaciones respecto a la coordinación

entre el auditor interno y el auditor externo a la gerencia general y al consejo, junto con sus principales comentarios

respecto a la actuación del auditor externo.

.8 Los auditores externos podrán ser requeridos por sus propias normas profesionales de asegurarse que ciertos

asuntos sean puestos en conocimiento del consejo. El director de auditoría interna deberá ponerse en comunicación

con el auditor externo respecto a tales asuntos, para manejarlos de común acuerdo. Estos asuntos pueden referirse

a:

a) Importantes debilitamientos de los controles internos.

b) Errores e irregularidades.

c) Actos ilegales.

d) Juicios de la gerencia general y estimaciones contables.

e) Ajustes de auditoría que resulten significativos.

f) Desacuerdo con la gerencia general.

g) Dificultades confrontadas en la realización de la auditoría.

3.9. SIAS 8 Procedimientos Analíticos de Auditoría.

Lineamiento 420.01.1 Obteniendo información

Este lineamiento establece: La información debe ser obtenida de todas las formas relacionadas con los objetivos de

auditoría y alcance del trabajo.

Naturaleza

a) Los procedimientos analíticos de auditoría se llevan a cabo mediante el estudio y comparación de las relaciones

y estudios entre la información financiera y no financiera.

b) La aplicación de procedimientos analíticos de auditoría esta basada en la premisa de que, en la ausencia de

condiciones conocidas de lo contrario, las relaciones en la información, pueden esperarse razonablemente a existir

y continuar. Ejemplos de condiciones contrarias incluyen transacciones o eventos inusuales o no recurrentes;

cambios contables, organizacionales, operaciones, ambientales y tecnológicos; ineficiencias; in efectividades;

errores; irregularidades o actos ilegales.

c) Los procedimientos analíticos de auditoría proveen al auditor interno la eficiencia y efectividad al efectuar la

valoración de la información obtenida en una auditoría. La valoración resulta de comparar dicha información con

situaciones identificadas o desarrolladas por el auditor interno:

153

Los procedimientos analíticos de auditoría son útiles para identificar entre otras cosas:

Diferencias que no eran esperadas.

La ausencia de diferencias cuando estas eran esperadas.

Errores potenciales.

Irregularidades potenciales o actos ilegales.

Otras transacciones o eventos inusuales o no recurrentes.

Técnicas.

Los procedimientos analíticos de auditoria pueden incluir:

Comparación de información del presente periodo con información similar de periodos pasados.

Comparación de información del presente periodo con presupuestos o pronósticos.

Estudio de las relaciones de información financiera con la apropiada información no financiera (por ejemplo

gasto registrado por nomina comparada con los cambios en el saldo deudor correspondiente).

Estudio de las relaciones entre elementos de la información (por ejemplo, fluctuación en el gasto registrado por

intereses comparado con los cambios en el saldo deudor correspondiente).

Comparación de información con información similar para otras unidades organizacionales.

Comparación de información con información similar de la industria en la cual opera la organización.

d) Los procedimientos analíticos de auditoría se pueden llevar a cabo usando valores monetarios, cantidades

físicas, proporciones o porcentajes.

e) Procedimientos analíticos de auditoría específica incluyen, pero no están limitados a proporción, tendencias y

análisis de regresión, prueba de racionabilidad, comparaciones periodo a periodo, comparaciones con presupuestos,

pronósticos e información económica externa.

Uso de procedimientos analíticos de auditoría.

Los procedimientos analíticos de auditoría apoyan al auditor interno en la identificación de condiciones que pueden

requerir procedimientos de auditoría subsecuentes. Los auditores internos pueden usar procedimientos analíticos de

auditoría en la planeación de la misma, de acuerdo con los lineamientos obtenidos en la sección

410 de las Normas, “Planeando la Auditoría”.

9. Los auditores internos deben comunicar los resultados de la auditoría a los niveles apropiados de la gerencia.

154

El reporte debe mencionar el criterio establecido por la gerencia y el utilizado por los auditores internos para

definir la existencia o falta de adecuación de un criterio necesario. Si los auditores internos formularon un criterio

para medir el cumplimiento de los objetivos o metas, el reporte debe mencionar claramente que los auditores

internos formularon el criterio y entonces presentar los resultados de la auditoría.

3.10. SIAS 9 Valuación de Riesgos.

Lineamiento 520.04 Planeación

El lineamiento establece: Los planes de trabajo de auditoría deben incluir: a) Que actividades va a ser auditadas; b)

Cuando van a ser auditadas; c) El tiempo estimado requerido, tomando en consideración el alcance de la revisión

planeada y la naturaleza y profundidad de trabajos de auditoría llevados a cabo por otras personas.

Los aspectos a considerar en el establecimiento de prioridades en el plan de auditoría son: a) Fecha y resultados de

la ultima auditoría; b) Exposición financiera en términos de riesgo; c) Riesgos y perdidas potenciales; d)

Requerimientos de la gerencia: e) Mayores cambios en operaciones, programas, sistemas y controles; f)

Oportunidades para lograr beneficios operativos; g) Cambios en y capacidad del equipo de auditoría.

El plan de trabajo debe ser lo suficientemente flexible como para cubrir requerimientos no anticipados del

departamento de auditoria interna.

Naturaleza del riesgo

1. El termino riesgo, como se usa en esta norma es la probabilidad de que un evento o acción pueda afectar en

forma adversa a la organización.

2. Los efectos de riesgo pueden involucrar:

a) Una decisión errónea usando información incorrecta, inoportuna, incompleta y poco importante.

b) Registros erróneos, contabilidad inapropiada, reportes financieros fraudulentos, pérdidas y exposición

financiera.

c) Fallas en la adecuada salvaguarda de activos.

d) Descontento de los clientes, publicidad negativa y daños a la reputación de la organización.

e) Fallas en el cumplimiento a políticas, planes y procedimientos de la organización y falta de cumplimiento con

leyes y reglamentos.

Identificación de actividades auditables.

155

3. La primera fase en el proceso de valuación de riesgos es identificar y catalogar actividades auditables.

4. Las actividades auditables consisten en aquellos sujetos, unidades o sistemas que son capaces de ser definidos

o evaluados.

Las actividades auditables pueden incluir:

a) Políticas, procedimientos y practicas.

b) Centros de costos, centros productivos y centros de inversión.

c) Saldos de cuentas de mayor general.

d) Sistemas de información (manuales y computarizados).

e) Contratos y programas mayores.

f) Unidades organizacionales como líneas de producto o servicio.

g) Funciones como proceso electrónico de datos, compras, mercadotecnia, producción, finanzas, contabilidad y

recursos humanos.

h) Sistemas de transacción para actividades como ventas, cobranza, compras, inventarios y contabilidad de costos,

producción, tesorería, nominas y activos de capital.

i) Estados financieros.

j) Leyes y reglamentos.

Factores de riesgo

5. Factores de riesgo son el criterio usado para identificar el significado relativo de y probabilidad que, condiciones

y/o eventos puedan ocurrir que puedan afectar adversamente a la organización.

6. El número de factores de riesgo utilizados deben ser limitados, pero suficientes para proporcionar al director de

auditoría interna la confianza de que la valuación de riesgo es considerada.

7. Los factores de riesgo pueden incluir:

a) Clima de ética y presión a la gerencia para el logro de objetivos.

b) Competencia, aptitud e integridad del personal.

c) Tamaño del activo, liquidez, o volumen de transacciones.

d) Condiciones financieras y económicas.

e) Condiciones competitivas.

f) Complejidad y volatilidad de las actividades.

g) Impacto en clientes, proveedores y reglamentos gubernamentales.

h) Nivel de sistemas computarizados de información.

i) Dispersión geográfica de las operaciones.

j) Oportunidad y efectividad de los sistemas de control interno.

156

k) Cambios organizacionales, operacionales, tecnológicos y económicos.

l) Juicios generales y estimaciones contables.

m) Aceptación de hallazgos de auditoría y acciones correctivas tomadas.

n) Fecha y resultados de auditoría previas.

8. El director de auditoría interna puede decidir en sopesar los factores de riesgo para identificar su significado

relativo.

El sopesar los factores de riesgo refleja el juicio del director sobre el impacto relativo que algún factor pueda tener

al seleccionar una actividad para auditarse.

Valuación de riesgo

9. La valuación de riesgo es un proceso sistemático para valuar e integrar juicios profesionales sobre condiciones

y/o eventos adversos probables. La valuación de riesgo debe proporcionar recursos para organizar e integrar juicios

profesionales para el desarrollo del plan de auditoría. El director de auditoría interna debe generalmente asignar

mayores prioridades de auditoría a actividades con mayores riesgos.

10. El director debe incorporar información de varias fuentes en el proceso de valuación de riesgo. Dichas fuentes

pueden incluir, pero no están limitadas a: discusiones con la dirección o miembros de la gerencia; discusiones entre

la gerencia y el personal de auditoría interna; discusiones con los auditores externos; consideraciones de leyes y

regulaciones aplicables; análisis de información financiera y operacional; revisión de auditorias anteriores; y

amenazas industriales y económicas.

11. El proceso de valuación de riesgo debe permitir al director de auditoría interna el establecer prioridades en el

plan de trabajo de auditoría. El director podrá ajustar el plan de trabajo de auditoría después de considerar otra

información como en la coordinación con los auditores externos y requerimientos por la dirección y/o la gerencia

12. Debe existir una valuación periódica del efecto de cualquier cambio mayor en el catalogo de actividades a

auditar o factores de riesgo relativo que hayan ocurrido después de que el plan de trabajo de auditoria fue

preparado. Dicha valuación ayudara al director de auditoría interna a efectuar los ajustes necesarios en las

prioridades del plan de trabajo.

Correcciones

13. La sección 560.01.4 (e) de la codificación de Normas para la Prática Profesional de la Auditoría Interna y la

sección 560.01.4 de las Declaraciones a las Normas de la Auditoría Interna No. 4 Aseguramiento de la Calidad, se

157

corrigen como sigue: “Los sistemas para establecer el universo de auditoría, valuación de riesgos, y determinación

de la frecuencia y alcance de las auditorias” se modifica para leerse, “Los métodos para la identificación de

actividades auditables, valuando riesgos y determinando la frecuencia y alcance de las auditorias”.

3.11. SIAS 10 Evaluación del Cumplimiento de Objetivos y Metas Establecidas para Operaciones

Programadas.

Lineamiento 350.01 Objetivos y metas

La Norma establece: La gerencia es responsable del establecimiento de objetivos y metas para operaciones o

programas, desarrollando e implementando procedimientos de control y cumpliendo con los resultados de

operaciones y programas deseados. Los auditores internos se deben asegurar si dichos objetivos y metas están de

acuerdo con la organización y si fueron alcanzadas.

1. El termino “operaciones” como se establece en la sección 350 se refiere a actividades recurrentes de una

organización orientadas hacia la producción de un producto o la prestación de un servicio. Dichas actividades

pueden incluir, pero no se limitan a, mercadotecnia, ventas, compras, producción, recursos humanos, finanzas y

asistencia gubernamental.

Los resultados de la operación se pueden medir contra objetivos y metas establecidos que puedan incluir

presupuestos, tiempos o programas de producción, y/o planes operativos.

2. El termino “programas” como se establece en la 350 se refiere a actividades especiales de una organización.

Dichas actividades pueden incluir pero no se limitan a: incrementos de capital, venta de una planta, campañas para

incrementos de fondos, campañas de introducción de nuevos productos o servicios, desembolsos de capital, y

donativos especiales del gobierno. Las actividades especiales pueden ser a corto o largo plazo, transcurriendo

varios años. Cuando un programa es concluido, generalmente deja de existir. Los resultados de un programa

pueden ser medido contra objetivos y metas del programa establecidos.

3. La gerencia es responsable del establecimiento de criterios para determinar si los objetivos y metas fueron

cumplidos.

4. Los auditores internos deben asegurarse si el criterio fue establecido. Si es así, el auditor interno debe utilizar

dicho criterio para su evaluación si se considera adecuado.

5. Si la gerencia no estableció criterio, o si el criterio establecido, en la opinión del auditor interno, es menos que

adecuado, el auditor interno deberá reportar dichas condiciones al nivel apropiado de la gerencia.

158

Adicionalmente, los auditores internos pueden recomendar cursos apropiados de acción dependiendo de las

circunstancias.

6. Los auditores internos pueden recomendar fuentes alternas de criterios a la gerencia como:

a) Normas aceptables de la industria.

b) Normas desarrolladas por profesionales o asociaciones.

c) Normas en leyes o reglamentos gubernamentales.

7. Si el criterio adecuado no fue establecido por la gerencia, los auditores internos aun pueden formular criterios

que consideren adecuados, con el objeto de desarrollar una auditoria, formarse una opinión, y emitir un reporte

sobre el cumplimiento de objetivos y metas establecidos.

8. La evaluación del auditor interno sobre el cumplimiento de objetivos y metas puede llevarse a cabo con respecto

a una operación o programa completo o únicamente de una parte de él. Los objetivos de auditoría deben incluir el

determinar si:

a) Los objetivos y metas establecidos por la gerencia para una operación o programa propuesto, nuevo o existente

son adecuados y fueron efectivamente constituidos y comunicados

b) La operación o programa logra el nivel deseado de resultados durante su proceso y al final.

c) Los factores que impiden la ejecución satisfactoria están identificados, evaluados y controlados de una manera

apropiada.

d) La gerencia ha considerado alternativas para dirigir una operación o programa de la cual pueda ser desviada

hacia resultados más efectivos y eficientes.

e) Una operación o programa complementa, duplica, infiere o crea conflictos con otras operaciones o programas.

f) Los controles para medir y reportar el cumplimiento de los objetivos y metas están establecidos y son adecuados

g) Una operación o programa esta de acuerdo con políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos.

9. Los auditores internos deben comunicar los resultados de la auditoría a los niveles apropiados de la gerencia.

El reporte debe mencionar el criterio establecido por la gerencia y el utilizado por los auditores internos para

definir la inexistencia o falta de adecuación de un criterio necesario. Si los Auditores Internos formularon un

criterio para medir el cumplimiento de los objetivos o metas, el reporte debe mencionar claramente que los

auditores internos formularon el criterio y entonces presentar los resultados de la auditoría.

159

3.12. SIAS 11 Norma general 1992 para la Práctica General de Auditoría Interna.

El CNAI considero apropiado hacer una modificación técnica a la Norma General 300 Alcance del Trabajo.

La modificación se refiere al cambio del termino en ingles “Internal Audit.” Para “Internal Auditing”.

El termino “Internal Auditing” se considera mas apropiado ya que se refiere al alcance completo del departamento

de Auditoría Interna, en vez del alcance de una auditoría individual. Adicionalmente, la revisión es consistente con

la Norma de Responsabilidades de Auditoría Interna recientemente revisada.

Lineamiento 420.01.5 (m):

Notas de revisión de papeles de trabajo de auditoría

El boletín de Normas Profesionales 87-10 habla sobre la retención de notas de revisión una vez que estas han sido

adecuadamente aclaradas. El lineamiento 87-10 es incorporado al Lineamiento 420.15 (m) como sigue resaltado

m. Los supervisores podrán hacer notas escritas (notas de revisión) de preguntas generadas del proceso de revisión.

Al aclarase las notas de revisión se deberá tener cuidado de que los papeles de trabajo proporcionan la evidencia

adecuada de que las preguntas generadas durante la revisión, fueron resueltas. Alternativas aceptables con relación

a la disposición de notas de revisión, son como sigue:

Retener las notas de revisión como registro de las preguntas generadas por el supervisor y los pasos tomados

para su solución.

Descartar las notas de revisión después de que las preguntas fueron resueltas y los papeles de trabajo de

auditoria apropiados fueron corregidos para proporcionar la información adicional solicitada.

Lineamiento 420.01.5 (p) y (q):

Papeles de trabajo de auditoría-acceso

La última oración de los lineamientos 420.01.5 (p) y (q) se modifican de acuerdo a lo que se resalta posteriormente.

Estas modificaciones técnicas se consideraron necesarias con el objeto de clarificar la intención de los

lineamientos.

(p) La dirección y otros miembros de la organización pueden solicitar acceso a los papeles de trabajo de auditoría.

Dicho accesos puede ser necesario para soportar o explicar hallazgos de auditoría o para utilizar documentación de

auditoría para otros propósitos del negocio. Estas solicitudes de acceso deben estar sujetas a al aprobación del

director de auditoría interna.

160

(q) Es práctica común para los auditores internos y externos garantizarse mutuamente el acceso a papeles de

trabajo de auditoría. El acceso a los papeles de trabajo de auditoría por parte de los auditores externos debe estar

sujeto a la aprobación del director de auditoría interna.

Lineamiento 430.01:

Comunicación de resultados-reporte firmado

La siguiente modificación técnica al lineamiento 430.01 se establece con el objeto de clarificar el lineamiento.

.01 Un reporte escrito y firmado debe emitirse después de terminado el examen de auditoría. Los reportes parciales

pueden ser escritos u orales y pueden ser transmitidos formal e informalmente.

.1 Podrán emplearse informes parciales para comunicar información que requiera atención inmediata para

comunicar un cambio en el alcance de la auditoría sobre la actividad que se está revisando o para mantener

informada a la administración sobre el progreso de aquellas auditorias que se desarrollan en periodos largos.

El empleo de informes parciales no disminuye ni elimina la necesidad de un informe final.

.2 Los reportes sumarios señalando los resultados de la auditoría pueden ser apropiados para niveles gerenciales

superiores al auditado. Pueden enviarse por separado o conjuntamente con el reporte final.

.3 El término “firmado” significa el que el nombre del auditor interno autorizado debe aparecer manualmente en el

reporte. Alternativamente, la firma puede aparecer en una carátula. El auditor interno autorizado a firmar el reporte

debe ser designado por el director de auditoría interna.

.4 Si los reportes de auditoría son distribuidos por medios electrónicos, una versión firmada del reporte deberá

permanecer en el departamento de auditoría interna.

Lineamiento 430.0301:

Comunicación de resultados: Corrección de errores.

El boletín de Normas Profesionales 84-4 menciona como debe corregirse un error en un reporte final de auditoría.

El lineamiento contenido en dicho boletín 84-4 se incorpora al Lineamiento 430.03.01 para su identificación.

.03 Los reportes deben ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.

161

.1 Los informes objetivos son aquellos que contienen información verdadera, imparcial y sin distorsiones. Las

observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libre de todo perjuicio.

a) Si se determina que el reporte final de auditoría contiene un error, el director de auditoría interna debe considerar

la necesidad de enviar un reporte corregido que identifique la información que está siendo corregida.

El reporte de auditoría corregido debe distribuirse a todas las personas que recibieron el reporte de auditoría con el

error.

b) Un “error” es definido como una mal interpretación u omisión no intencional de información importante en un

reporte final de auditoría.

Lineamiento 430.04.7:

Comunicación de resultados-hallazgo de auditoría

En respuesta a la recomendación hecha por la Comisión Nacional en reportes financieros fraudulentos, CNAI está

agregando la siguiente interpretación resaltado al lineamiento 430.04.7.

.7 Los hallazgos de auditoría resultan de un proceso de comparación entre “lo que debería ser” con “lo que es", de

cualquier forma, existan o no diferencias, la comparación proporciona al auditor interno, las bases para la

elaboración del informe. Cuando los resultados del examen sean positivos puede ser conveniente incluir en el

informe de auditoría el reconocimiento de un cumplimiento satisfactorio. Las observaciones planteadas deberán

considerar los siguientes atributos.

a) CRITERIOS: Las normas, medidas o expectativas empleadas al hacer una evaluación y/o verificación (lo que

debería existir).

b) CONDICIÓN: La evidencia real que el auditor interno encontró en el curso de su examen (lo que existe). Si

existe diferencia entre lo que se esperaba y las condiciones actuales, se deberá considerar.

c) CAUSA: La razón de la diferencia entre lo que se esperaba y las condiciones reales (por qué existen

diferencias).

d) EFECTO: El riesgo o peligro al que están expuestos la organización y/o otros en virtud de que las condiciones

prevalecientes difieren de los criterios establecidos (el impacto de la diferencia). Al determinar el grado de riesgo o

exposición, los auditores internos deben considerar el efecto que sus hallazgos de auditoría pueden tener en los

estados financieros de la organización.

162

Las observaciones reportadas también pueden incluir recomendaciones las correcciones efectuadas por los

auditados así como información adicional necesaria que no haya sido incluida en otra parte del informe.

3.13. SIAS 12 Planeando la Asignación de Auditoría.

Los auditores internos deben planear cada auditoría. El lineamiento 410.01 establece: La planeación debe ser

documentada y debe incluir:

.1 Estableciendo objetivos de auditoría y alcance de trabajo

a) Los objetivos de auditoría son declaraciones generales desarrolladas por los auditores internos y definen los

logros deseables de la auditoría. Los procedimientos de auditoría son los medios para el cumplimiento de los

objetivos de auditoría. Los objetivos y procedimientos de auditoría, en conjunto, definen el alcance del trabajo del

auditor interno.

b) Los objetivos y procedimientos de auditoría deben cubrir los riesgos asociados con la actividad auditada.

El termino “riesgo”, como se utiliza en ésta declaración, es la probabilidad de que un evento o acción pueda afectar

en forma adversa la actividad auditada. Los lineamientos contenidos en la Declaración sobre las Normas de

Auditoria Interna (SIAS) No. 9, Valuaciones del riesgo, se deben utilizar por los auditores internos para valuar el

riesgo para asignaciones individuales de auditoría.

c) El objetivo de la evaluación del riesgo durante la fase de planeación de la auditoría es para identificar áreas

importantes de la actividad auditada.

.2 Obteniendo información general sobre la actividad auditad.

a) Se debe desarrollar una revisión de la información general para determinar el impacto en la auditoría.

Lo anterior incluye:

Servicio, metas y planes.

Información organizacional como nombres y cantidad de empleados, empleados clave, descripciones de

puestos, manuales de políticas y procedimientos y detalles sobre cambios recientes en la organización,

incluyendo cambios mayores al sistema.

Información presupuestal, resultados operativos e información financiera de la actividad auditada.

Papeles de trabajo de auditorias anteriores.

Resultados de otras auditorias incluyendo el trabajo de auditores externos, realizado o en proceso.

163

Archivos de correspondencia para determinar puntos de auditoría potencialmente importantes.

Literatura de autorización y técnica apropiada a la actividad.

b) Otros requerimientos de la auditoría deben ser determinados como el periodo cubierto en la auditoría y fechas

estimadas de terminación. Se debe considerar el formato del reporte final de auditoría, ya que la adecuada

planeación en esta etapa facilita la escritura del reporte final de auditoría.

.3 Determinación de recursos necesarios para desarrollar la auditoría.

a) El número y nivel de experiencia del equipo requerido de auditoría interna se debe basar en la naturaleza y

complejidad de la asignación de auditoría, restricciones de tiempo y recursos disponibles.

b) Se debe considerar conocimientos, herramientas y disciplinas del equipo de auditoría interna al seleccionar a

los auditores internos para la asignación de auditoría.

c) Se deben considerar requerimientos de entrenamiento de los auditores internos ya que cada asignación de

auditoría sirve como base para lograr requerimientos de desarrollo para el departamento de auditoría interna.

d) Consideración del uso de recursos externos en circunstancias donde se necesiten conocimientos, herramientas y

disciplinas adicionales.

4. Conocimiento con todo aquel que necesite saber sobre la auditoría.

a) Se deben realizar reuniones con la gerencia responsable de la actividad que se esta examinando.

Los temas de conversación pueden incluir:

Objetivos de auditoría planeados y alcance del trabajo.

Tiempos para el trabajo de auditoría.

Auditores internos asignados a la auditoría.

El proceso de comunicación durante la auditoría, incluyendo métodos, tiempos e individuos responsables.

Condiciones del negocio y operaciones de la actividad a auditarse, incluyendo cambios recientes en la

administración o principales sistemas.

Asuntos de interés o preocupación particular del auditor interno.

Descripción de los procedimientos de reporte del departamento de auditoría interna y proceso de seguimiento.

164

b) Se debe preparar un sumario de los asuntos trabajados en la junta y cualquier conclusión obtenida,

distribuyendo a cada integrante de la junta si se considera apropiado y reteniéndolo para los papeles de trabajo de

la auditoría.

5. Desarrollo, si se considera apropiado, de una encuesta para familiarizarse de las actividades, riesgos y controles

para identificar áreas de profundidad para la autoridad y para proporcionar comentarios y sugerencias del auditado.

a) Una encuesta es un proceso de compartir información, sin una verificación detallada, de la actividad examinada.

Los objetivos principales son para:

Entender la actividad a revisar.

Identificar áreas que requieran mayor profundidad.

Obtener información para utilizar al realizar la auditoría.

Determinar si se requiere una revisión mas profunda.

b) Una empresa permite un acercamiento con más información para planear y llevar a cabo el trabajo de auditoria y

es una herramienta efectiva para aplicar los recursos del departamento de auditoría interna donde pueden ser

utilizados con mayor efectividad.

c) El enfoque de la encuesta puede variar dependiendo de la naturaleza de la auditoría.

d) El alcance del trabajo y los requerimientos de tiempo de una encuesta podrán variar. Los factores que

contribuyen a ello incluyen el entrenamiento y experiencia del auditor interno, conocimiento de la actividad que

esta siendo examinada, el tipo de auditoría a desarrollar y si la encuesta es parte de una asignación recurrente o de

seguimiento. Los requerimientos de tiempo serán también influenciados por el tamaño y complejidad de la

actividad que se esta examinando y por la dispersión geográfica de la actividad.

e) Una encuesta puede involucrar el uso de los siguientes procedimientos:

Platicas con el auditado.

Entrevistas con personas afectadas por la actividad, como usuarios del trabajo terminado de dicha actividad.

Observaciones locales.

Revisión de reportes y estudios gerenciales.

Procedimientos analíticos de auditoría.

Diagramación.

Revisión funcional (pruebas para trabajos específicos de principio a fin).

Documentación de actividades clave de control.

165

f) Se debe preparar un sumario de resultados al término de la encuesta. El sumario debe identificar:

Puntos relevantes de auditoría y razones para investigarlos con mayor profundidad.

Información pertinente desarrollada durante la encuesta.

Objetivos de auditoría, procedimientos de auditoría y aproximaciones especiales como técnicas de auditoría con

apoyo computacional.

Puntos de control potencialmente críticos, deficiencias de control y/o excesos de control.

Estimaciones preliminares de tiempo y requerimientos de recursos.

Fechas revisadas para la fase de reporte y terminación de la auditoría.

6. Escribiendo el trabajo de auditoría.

a) Los programas de auditoría deben:

Documentar los procedimientos del auditor interno para obtener, analizar, interpretar y documentar la

información durante la auditoría.

Establecer los objetivos de la auditoría.

Proponer el alcance y grado de examinación requerido para lograr los objetivos de auditoría en cada fase de la

misma.

Identificar aspectos técnicos, riesgos, procesos y transacciones que deben ser examinadas.

Establecer la naturaleza y nivel de examen requerido.

Estar preparado antes del inicio del trabajo de auditoría y hacer cambios, si se considera apropiado, durante el

curso de la auditoría.

7. Determinando cómo, cuándo y a quién se comunicaran los resultados de auditoría.

a) El director de auditoría Interna es responsable de determinar cómo, cuándo y a quién se comunicarán los

resultados de auditoría.

Esta determinación debe ser documentada y comunicada a la gerencia, al grado de que se considere más práctico,

durante la fase de planeación de la auditoría. Cambios subsecuentes que afecten los tiempos para reportar los

resultados de la auditoría, deberán también ser comunicados a la gerencia si se considera apropiado.

8. Obtener la aprobación del plan de trabajo de auditoría.

a) Los planes de trabajo de auditoría deben ser aprobados por escrito por el director de auditoría interna o por quien

el designe, antes de iniciarse el trabajo de auditoría.

166

b) Los ajustes a los planes de trabajo de auditoría deben ser aprobados oportunamente. Inicialmente la aprobación

se podrá obtener oralmente, si los factores impiden obtener la aprobación escrita de empezar el trabajo de auditoría.

3.14. SIAS 13 Seguimiento de Observaciones de Auditorías Reportadas.

Lineamiento 440.01 Acción correctiva sobre hallazgos reportados:

Este lineamiento establece: Los auditores internos deben determinar que las acciones correctivas se han tomado y

se han logrado los resultados deseados, o la dirección ha asumido el riesgo de no tomar acciones correctivas sobre

hallazgos reportados.

Definición.

1. El seguimiento se define con un proceso por el que los auditores internos determinan la propiedad, efectividad y

oportunidad de las acciones tomadas por la Gerencia sobre los hallazgos de auditoría reportados. Dichos hallazgos

incluyen también hallazgos importantes de auditores externos y otros.

Responsabilidad.

2. La responsabilidad del seguimiento debe estar definida en la carta de autoridad del departamento de auditoría

interna.

3. La gerencia es responsable de decidir la acción apropiada a tomar como respuesta a los hallazgos de auditoría

reportados.

El director de auditoría interna es responsable de evaluar dichas acciones gerenciales en cuanto a la solución

oportuna de los asuntos reportados como hallazgos de auditoría. Al decidir la dimensión del seguimiento, los

auditores internos deben considerar los procedimientos de seguimiento realizados por otros en la organización.

4. Como se establece en la sección 110.01.6 de las Normas, la alta gerencia puede decidir sumir el riesgo de no

corregir la condición reportada por el costo o alguna otra consideración. La dirección debe estar informada por la

alta gerencia de las decisiones relacionadas con hallazgos de auditoría importantes.

Naturaleza, tiempo y dimensión.

5. La naturaleza, tiempo y dimensión del seguimiento deben ser determinados por el director de auditoría Interna.

6. Los factores a considerar para determinar los procedimientos apropiados de seguimiento, son:

a) Importancia de hallazgos reportados.

167

b) Grado de esfuerzo y costo necesario para corregir la condición reportada.

c) Los riesgos que puedan ocurrir deben ser acciones correctivas con fallas.

d) La complejidad de la acción correctiva.

e) El periodo involucrado.

7. Ciertos hallazgos reportados pueden ser tan importantes que requieran acciones inmediatas por parte de la

gerencia. Estas acciones deben ser monitoreadas por los auditores internos, hasta su corrección, por el efecto que

puedan tener en la organización.

8. Pueden haber también casos donde el director de auditoría interna juzgue que la respuesta verbal o escrita de la

gerencia muestre que la acción tomada es suficiente medida contra la importancia relativa del hallazgo de auditoría.

En ocasiones como estas, el seguimiento se podrá efectuar como parte de la siguiente auditoria.

9. Los auditores internos deben asegurarse que las acciones tomadas sobre los hallazgos de auditoria, remediaron

las condiciones negativas.

Programación

10. El director de auditoría interna es responsable de programar las actividades de seguimiento como parte del

desarrollo del plan de trabajo de auditoría.

11. La programación del seguimiento se debe basar en el riesgo y exposición implicada, así como el grado de

dificultad e importancia del tiempo para implementar la acción correctiva.

Proceso.

12. El Director de Auditoría Interna debe establecer procedimientos para incluir lo siguiente:

a) Un programa de tiempos en el que se requiera la respuesta del gerente sobre el hallazgo de auditoría.

b) Una evaluación de la respuesta del gerente.

c) Una verificación de la respuesta, si se considera apropiado.

d) Una auditoría de seguimiento si se considera apropiado.

e) Un procedimiento de reporte que informe respuestas o acciones poco satisfactorias, incluyendo la presunción del

riesgo al nivel apropiado de la gerencia.

Técnicas.

168

13. Las técnicas utilizadas para el logro efectivo del seguimiento incluyen:

a) Enviar el reporte de hallazgos de auditoría a los niveles apropiados de la gerencia responsable de tomar las

acciones correctivas.

b) Recibir y evaluar las respuestas de la Gerencia sobre los hallazgos de auditoría, durante la auditoría o dentro de

un lapso razonable de tiempo después de que el reporte fue emitido. Las respuestas son más útiles si incluyen

información suficiente para el director de auditoría interna para evaluar la propiedad y oportunidad de la acción

correctiva.

c) Recibir actualizaciones periódicas de la gerencia con el objeto de evaluar el nivel de esfuerzo de la gerencia para

corregir condiciones previamente reportadas.

d) Recibir y evaluar reportes de otras unidades organizacionales asignando responsabilidad de procedimientos para

un seguimiento.

e) Reportar a la Dirección del estado que guardan las respuestas a los hallazgos de auditoría.

169

CONCLUSIONES

Si bien la auditoría es un servicio por medio del cual el Contador Público tiene la certeza de implantar

controles, políticas y procedimientos los cuales serán las principales herramientas que tendrá la entidad para

servirse de la evaluación realizada a sus operaciones, de los cuales la auditoría representa el examen que el

auditor observo en base a los registros y documentos que la entidad mostró con el objeto que el Contador

Público independiente pueda emitir una opinión profesional.

Es importante señalar que conforme el transcurso del tiempo va creciendo la necesidad de implantar sistemas

de operaciones nuevos, en el cual un grupo de personas se va preocupando por las diferentes necesidades que

van surgiendo en las áreas administrativas, es por ello que surge la necesidad de ir evolucionando en todos los

aspectos; lo que se muestra en este trabajo es la importancia que va teniendo la Auditoría Operaciona-

Administrativa, la cual nos ha permitido darnos cuenta que es una rama de suma importancia, ya que gracias

ha esta se puede cerciorar de los diferentes tipos de controles con los que cuenta una organización.

Algo muy importante de mencionar en este trabajo, es que, se aprende a trabajar con la auditoría, ya que, el

concepto que usualmente se tiene de una auditorìa es el de detectar errores, fraudes, malos registros en el

estudio a los estados financieros, sin embargo podemos darnos cuenta que si no existe una buena implantación

de controles esto se conduce hacia una mala organización; la función que viene a desarrollar una auditoría en

si, es el de evitar todos aquellos posibles problemas que puede enfrentar una empresa, el auditor interno a

través de su revisión le permite darse cuenta de aquellas deficiencias que pueda tener una organización,

emitiendo así una opinión razonable de acuerdo al alcance y al examen practicado, haciendo observaciones y

sugerencias sobre lo examinado, para que estas puedan coadyuvar al consejo de administración para una

correcta toma de decisiones, cabe señalar que, para que esto pueda ser posible el Contador Público debe

basarse en su ética profesional, habilidades, conocimientos y sus valores adquiridos en su amplia experiencia,

ya que él es la persona que hará posible el buen funcionamiento de la organización. El Contador Público debe

de tener una visión constante de cómo quiere ver a la entidad tanto presente y futuro.

El futuro de nuestro país, se encuentra ligado en cada uno de nosotros, ya que cada uno tenemos el

compromiso con el desarrollo del mismo. La buena actuación que estemos brindando en los diferentes sectores

de trabajó nos dará la certeza de un buen funcionamiento en nuestro entorno social lo cual tendrá como fruto

un México más sólido.

Es por eso que el Contador Público debe tener una capacitación constante ya que al estar completamente

actualizado, tendrá la capacidad de poder enfrentar los diferentes restos y problemas que se le presenten a lo

largo de su vida profesional, el estudio constante del que se allegue le permitirá conocer las diferentes áreas

170

que existen en la carrera de Contador Público, teniendo como resultado un amplio conocimiento derivado de

una constante preparación para el ámbito profesional.

En este mundo tan competitivo y lleno de cambios socioeconómicos, políticos y culturales nos damos cuenta

que el campo de trabajo del Contador Público es infinito además de interesante y que es indispensable brindar

un optimo servicio así como una constante actualización para finalmente concluir con la emisión de

información oportuna, objetiva y veraz, pero sobre todo que cumpla con los objetivos, misión y visión de la

propia organización.

En este momento nuestra percepción acerca de la importancia de un departamento de auditoría interna en una

entidad ha dado un cambio radical al concluir este trabajo de investigación, ya que es indispensable que para

que el auditor pueda iniciar una revisión o auditoría a una entidad se debe empezar desde la obtención de un

organigrama de la misma, de no contar con ello, razón de mas para que el auditor la realice, es el momento

justo para conocer la administración y la operación y funcionamiento de las diversas áreas que integran la

entidad. Y posteriormente debido a una evaluación minuciosa realizada a sus políticas manuales y

procedimientos se puede culminar con la emisión de observaciones y recomendaciones a las mismas; así como

implantar medidas preventivas y correctivas según sea el caso.

Y de esta manera, a través de esta investigación esperamos haber involucrado al lector y de ser posible

ampliar la información que se tenga del concepto de auditoría, así como plasmar claramente los diversos tipos

que de esta existe, como es la auditoría interma y la auditoría externa.

En cuanto ética se refiere comprobamos que es la mejor llave para alcanzar nuestros objetivos y metas,

traemos bases bien cimentadas por cada una de nuestras familias; de igual manera guiará nuestra conducta

durante nuestra vida profesional.

Finalmente creemos que la Etica Profesional en todas las carreras es de suma importancia ya que de aquí se

parte para que todo profesionista realice su trabajo de una manera objetiva, honesta, integra y sobre todo con

calidad

171

INTRODUCCION

El caso práctico que se presenta da seguimiento a la teoría mencionada en los capítulos anteriores esto es la

metodología en su forma general de la Auditoría Operacional-Administrativa iniciando ¿por qué implantar un

departamento de auditoría interna dentro de una organización? para lo cual nos apoyamos de una entidad

económica llamada PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V.

Para poder implantar un departamento de auditoría interna dentro de una organización debemos tener en

consideración los siguientes pasos: el primero es el estudio preliminar, que consiste en pruebas limitadas en

áreas funcionales, para aislar áreas críticas de problema. Con base en este estudio pueden tomarse decisiones

respecto a las áreas funcionales que deben auditarse con mayor -profundidad, a fin de determinar las causas de

indicios adversos significativos. El segundo es la auditoría profunda, que indaga en las áreas funcionales

selectas.

El estudio preliminar incluye el empleo de entrevistas programadas de cada área funcional mayor,

eslabonadas a manuales de auditoría operacional y administrativa ya programadas, así como el empleo de

técnicas de entrevistas sofisticadas. De acuerdo con este método puede darse énfasis a cualquier área de

problema sugerida por el recorrido físico de las plantas, bodegas, oficinas administrativas, o por el trabajo de

análisis financiero. Un examen limitado de los documentos, registros, informes, o una revisión de los métodos

y procedimientos de prueba, pueden proporcionar evidencia de respaldo adicional a los hallazgos

preliminares.

Los manuales y programas de auditoría operacional y administrativa para cada área funcional del negocio,

deben seguirse de modo que los problemas mayores, si los hay de la organización auditada, puedan

identificarse y dárseles prioridad de atención en una subsecuente auditoría profunda. De este modo pueden

descubrirse circunstancias no conocidas por el auditor, aislarse y evaluarse en cuanto a su relativo significado

en la situación general.

Para poder implantar un departamento de auditoría interna dentro de una organización se necesita ejecutar las

siguientes directrices:

Familiarización: Consiste en aprender la estructura, organización, objetivos, políticas y lineamientos de la

empresa en general.

Visita a las Instalaciones: Es la inspección ocular al desarrollo de las propias actividades u operaciones de la

empresa tendiente a detectar posibles problemas en los controles operacionales o en la realización de estas.

172

Análisis Financiero: Su finalidad es conocer la marcha de la empresa su situación actual, tendencias, etc.

Dando como resultado el descubrimiento de problemas operacionales. Para ello se requiere efectuar

comparaciones y análisis, tanto de carácter interno como externo, y estar en posibilidades de situar a la

empresa en relación con los negocios en general y en particular con los de su ramo.

Análisis de Información Operativa y Administrativa (no financiera): Referente al estudio de la información

operativa y administrativa interna como: estadísticas de producción, rotación de personal, estadísticas de

ventas por articulo, zonas o responsabilidades.

Una vez que se ha implantado el departamento de auditoria interna en la entidad, estos deben ser los pasos a

seguir.

Entrevista: Deben realizarse con los funcionarios responsables de la ejecución de las operaciones objeto del

examen.

Examen de Documentación: Su objeto es verificar la información recopilada en etapas anteriores.

Selección de Operaciones a Examinar: Estas deben exigirse en función a la característica de cada operación,

procurando sean aquellas que ofrezcan mayores posibilidades de mejoría.

Ejecución: Su realización se llevara cabo mediante el uso de cuestionarios, programas de trabajo, manuales

de procedimientos, cuadros, estadísticas y otros papeles de trabajo; así como la elaboración de diagramas de

flujo que son de gran utilidad para detectar las deficiencias en los controles operacionales.

Resumen de los Problemas Detectados: Se apoya en el compendio de los relevantes descubrimientos de

deficiencias en los controles operacionales o administrativos que representen oportunidades de disminuir

costo o aumentar eficiencias.

Discusión Previa de los Problemas Detectados: El ventilar las observaciones localizadas con el personal

calificado, evita errores de apreciación e interpretación.

Diagnósticos: El producto final de su labor, es la preparación de un informe de auditoría interna a la gerencia,

llamándole la atención sobre factores importantes de problemas o áreas que pueden estar inhibiendo la

maximización de objetivos de productividad generales.

El primer paso en la solución de problemas de funcionamiento, es hacer que la gerencia se de cuenta del

lugar, índole y dimensiones de las áreas de problema. Las pericias analíticas y de diagnósticos del auditor,

173

para que las áreas de problemas importantes sean aisladas y se logre la suficiente penetración para reconocer

la envergadura y características de las áreas de problemas importantes, resulta un servicio valioso en extremo,

ya que enfoca la atención de la gerencia sobre tales áreas, y frecuentemente incluye recomendaciones

especificas para su corrección. Por lo tanto, el informe formal de la auditoría interna es de diagnostico.

A menudo, las condiciones descritas en los informes de auditoría interna pueden corregirse o mejorarse,

mediante la modificación o iniciación de instructivos sobre políticas o controles en áreas funcionales

particulares. En ocasiones tal acción correctiva puede efectuarse mediante una simple designación de deberes.

En otras situaciones, la complejidad de un problema podría impulsar al auditor a recomendar que contrate

personal adicional, o un especialista en determinada rama.

174

A continuación anexamos un caso práctico, consistente en la implantación de un departamento de auditoría

interna en una compañía privada dedicada a la fabricación de bolsas y películas de polietileno, cabe

mencionar que la información plasmada en esta es de una empresa real y que por establecerlo así y mediante

al Código de Etica de la profesión, nos reservamos los nombres originales para anteponer los actuales que son

ficticios.

IMPLANTACION DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA EN LA EMPRESA

PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V.


Av. Taxqueña No.10001

Col. Paseos de Taxqueña.

C.P. 02244

Delegación: Coyoacán.

Giro Comercial: Fabricación de películas y bolsas de polietileno.

1. Historia.

Nace en el año de 1982 con el nombre de VIPLASTIC, S.A. DE C.V. El cual su función inicial era

sumamente comercial compra y venta de bolsas y rollos de polietileno introduciéndose en el mercado

popular la merced y central de abastos de la ciudad de México.

Debido a la gran distribución que tenían a finales del año 1989 al tener bodegas de venta, se necesitaba

producto para tener el círculo cerrado de la producción y la distribución.

Es por eso que nace la necesidad de fabricación para lo cual, en el año de 1990 se conformo la compañía

PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. para así poder abastecer a las bodegas con los articulos necesarios.

Actualmente PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. fabrica bolsas y rollos de polietileno para venta a la

industria y abastecimiento de bodegas de VIPLASTIC, S.A. DE C.V. Esta a su vez tiene venta hacia el

público en general e industria.

Hoy en día la compañía PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. esta en crecimiento ya que actualmente cuenta

con una amplia infraestructura con máquinas de tecnología de punta de extracción y co extracción de

polietileno de baja y alta densidad, máquinas bolseras de sello de fondo y sello lateral máquinas flexo gráficas

(máquinas de impresión en polietileno)

175

También cuenta con un eficiente control de calidad y capacidad instalada, gracias a esto han logrado una

importante producción, ofreciendo un buen servicio y precios competitivos, logrando un lugar privilegiado en

el mercado como una empresa honesta, líder y que cumple con las expectativas de sus clientes.

1.1. Estudio General.

PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. Es una empresa preocupada por mejorar día con día, debido a esto ha

tomado como estrategia la implementación del Sistema ISO 9001:2000, considerando lograr la eficiencia de

sus procesos y la mejora continua, dando como resultado la entrega de productos de calidad en tiempo y

forma requeridos por sus clientes.

PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. es una empresa ordenada, estructurada y con un ambiente laboral

apropiado, con personal capacitado, responsable, comprometido, respetuoso, con alto sentido de pertenencia y

permanencia, orientado a resultados y remunerado en forma justa; lo cual nos permita en corto tiempo

posicionarnos en forma exitosa en el mercado de la transformación del polietileno, logrando con esto nuestro

crecimiento, la captación de nuevos clientes, la satisfacción nuestros clientes actuales así como de nuestros,

proveedores y accionistas

1.1.1. Misión.

Las actividades operativas y administrativas son realizadas en un ambiente de motivación y seguridad

logrando con esto la mejora continua.

1.1.2. Visión.

PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. es una empresa comprometida a ser líder en la fabricación y

comercialización de la bolsa de polietileno, enfocado a un mercado con necesidades de empaque industrial

para la protección de sus productos cubriendo requerimientos de calidad, precio y servicio.

1.1.3. Política.

La aplicación del sistema de calidad es desarrollada bajo lineamientos de las normas ISO 9001-2000 las

cuales son mandatarias para todas las actividades mencionadas en los manuales del sistema de calidad de


176

1.1.4. Filosofía de Calidad.

La dirección general de PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. se encuentra comprometida en la calidad

solicitada por sus clientes, es por esto que se ha determinado la visión, misión y política asegurándose que

será entendida y mantenida a través de la organización.

1.1.5. Valores.

Promover el desarrollo integral de todos los miembros de la organización a través de la vivencia y práctica de

los valores como son: compromiso, calidad, disciplina, honestidad, justicia, actitud positiva y salud.

Generalidades


Fecha de constitución 08 de marzo de 1990

1.1.6. Capital Social

Accionistas

Número

de Valor por Capital

Acciones Acción Aportado

Alejandro Castañeda Vidal 700.00 1,000.00 $ 700,000.00

Juan Carlos Castañeda Vidal 300.00 1,000.00 $ 300,000.00

Rosa Maria Castañeda Vidal 500.00 1,000.00 $ 500,000.00

Total de Capital Contable 1,500.00 $1,500,000.00

Duración de la Empresa 99 años

Constituida con 100% de Capital Mexicano

Giro Comercial: Fabricación de películas y bolsas de polietileno

1.1.7. Principales Clientes.

Grupo BIMBO, S.A. DE C.V.

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Grupo Gamesa, S.A. DE C.V.

Ricolino, S.A. DE C.V.

Envases Cuautitlan, S.A. DE C.V.

Owens Ilinois Poducts Plastic de México, S.A. DE C.V.

Ganaderos y Productores de Leche, S.A. DE C.V. (Alpura).

Nestle de México, S.A. DE C.V.

Plásticos BOSCO, S.A. DE C.V.

Caja Plax, S.A. DE C.V.

Abrasivos Austromex, S.A. DE C.V.

Entre otros.

1.1.8. Principales Proveedores.

Consorcio Distribuidor Químico Industrial, S.A. DE C.V.

Corporación Telch, S.A. DE C.V.

PEMEX.

Plastisor, S.A. DE C.V.

1.1.9. Acta Constitutiva.

Principales Cláusulas

La asamblea general ordinaria de accionistas se reunirá por lo menos cada año en el domicilio de la

sociedad en la fecha que fije el consejo de administración o el administrador único en su caso. Los accionistas

podrán asistir a la asambleas generales personalmente o por medio de apoderado.

Para que la asamblea general tenga validez, se requiere por lo menos la mitad de las acciones presentes.

Las resoluciones de las asambleas ordinarias se tomaran a mayoría de votos computables en la asamblea y

contándose un voto por cada acción.

La dirección y administración de la sociedad estará encaminada a un consejo de administración.

El consejo de administración o administrador único en su caso, tendrán las siguientes facultades:

1.- Poder general para pleitos y cobranzas.

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2.- Representar a ala sociedad ante toda clase de autoridades civiles, judiciales, penales, corporaciones,

funcionarios y personas físicas y morales ante la Secretaria de Trabajo y Previsión Social, juntas federales y

locales de conciliación y arbitraje y ante cualquier oficina administrativa, pudiendo presentar además

denuncias y acusaciones, querellas, otorgar el perdón en su caso, transigir, recusar, exigir la reparación de

daños, constituyendo en parte civil, hacer y recibir pagos, comprometer ante árbitros o arbitradores, hacer

posturas o mejoras de remate, coadyuvar con el ministerio público, facultad para firmar, aceptar, endosar,

avalar y en cualquier forma negociar títulos de crédito, facultad para establecer agencias y sucursales de la

sociedad y suprimirlas, facultad para otorgar y revocar poderes generales, facultad para firmar toda clase de

documentos.

La asamblea elegirá al mismo a los miembros del consejo de administración, o el administrador único, o en su

caso, un comisario propietario y suplente.

Los comisarios podrán ser socios o personas ajenas alas sociedades y ejercerán la vigilancia de la misma.

Los comisarios duraran en su cargo hasta que la asamblea haga nueva designación.

Las utilidades que arroje el balance que se formula al concluir cada ejercicio social se distribuirá de la

siguiente manera.

Un 5% para la constitución del fondo de reserva hasta que este fondo alcance un valor igual a la quinta parte

del capital social y este mismo fondo deberá ser reconstituido de la misma forma, cuándo haya disminuido

por cualquier motivo.

Se separaran las cantidades que la asamblea señale para la formación de los fondos de previsión o pare fines

especiales.

El remanente será distribuido entre los accionistas en proporción al número de acciones.

Las perdidas serán soportadas por los accionistas en proporción al importe de acciones y hasta el valor

nominal de las mismas.

Los otorgantes no se reservan participación especial en las utilidades de la sociedad en su carácter de

fundadores.

179

Llegado el caso de disolución de la sociedad por otro motivo diferente al de la quiebra, por declaración

judicial. La asamblea general de accionistas hará el nombramiento de uno o más liquidadores, propietarios y

de uno o más suplentes quienes tendrán las facultades que la misma asamblea les fije.

1.1.10. Departamentos que Integran la Organización.

Dirección General.

Proporciona evidencia de su compromiso con desarrollo e implementación de procedimientos y controles, así

como con la mejora continua de su eficacia.

Comunica a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y

reglamentarios.

Asegura la disponibilidad de los recursos, de acuerdo a los resultados obtenidos día a día con acciones

correctivas y/o preventivas, revisiones gerenciales, resultados de auditorías, reclamaciones de clientes y

actividades de mejora continua.

Dirección Administrativa.

La dirección general de PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. ha designado como representante de la

dirección a la dirección administrativa quien, con independencia de otras responsabilidades.

Asegurarse de que se establecen, e implementan y mantienen los procedimientos, controles y procesos

necesarios para el buen funcionamiento de la organización.

Informar a la dirección general sobre el buen desempeño de la organización y medidas correctivas o

preventivas a cualquier necesidad de mejora.

Departamento de Producción.

El departamento de producción es de los más importantes ya que de el depende que el producto fabricado

dentro de la organización se realice de acuerdo a las necesidades del clientes en la condiciones y formas

requeridas

180

Dentro del Departamento de Producción existen dos áreas:

1. El área de extrusión : Es donde se ingresa la materia prima denominada resina en maquinas como el tema lo

dice de nombre extrusoras las cuales se alimentan de energía eléctrica por medio de un motor reductor de

velocidad variable el cual da por finalizado la película plana.

2. El área de bolseo donde se lleva a cabo el corte y sellado de la película plana salida de la maquina extrusora,

en esta área de bolseo es donde finaliza el proceso de fabricación con bolsas ya sea suelta o en rollada.

El inventario de producción en proceso se realiza conjuntamente con el inventario de productos terminados.

Actualmente se cuenta con la siguiente maquinaria:

12 bolseras, 25 extrusoras, 2 compactadoras, y 5 vehículos de transporte de materiales.

En promedio en el mes se fabrican mas de 500,000.00 kilos de polietileno.

Departamento de Ventas.

En el departamento de ventas se encarga de recibir por fax, email, los pedidos de los clientes, los cuales se

pasan al área de producción con su respectiva orden de trabajo, también en esta área es donde se realizan las

facturaciones o en su caso remisiones (tres personas).

Agentes de ventas, mercadotecnia.

Objetivo.

1. Mantener y reforzar a los clientes actuales y potenciales dentro del área metropolitana.

2. Recordarles a los consumidores de los productos y de los precios existentes.

3. Reforzar la imagen de PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V.

4. Que el consumidor tenga la oportunidad de comprar otro producto cuando asista a la empresa y no solo

el que pensaba.

5. Hacer llegar la mercancía a los lugares correctos en el momento oportuno.

6. Lograr un equilibrio dentro de la empresa.

7. En producción mantener y mejorar constantemente la calidad en el servicio, por parte de los vendedores.

8. Que el cliente se sienta a gusto con la empresa y que se sienta como parte importante de esta, así como

asegurar el buen desempeño de los vendedores.

181

Departamento de Contabilidad.

Esta área se encarga de realizar todos los registros de las operaciones realizadas, se procesa la nómina y se

calculan los impuestos, la empresa cuenta con alrededor de 78 personas en planta de producción y 15 personas

en el área de oficinas, y tres agentes de ventas que trabajan bajo comisión sobre ventas cobradas más un

honorario base.

Departamento de Crédito y Cobranza.

Se encarga de otorgar créditos, así como del cobro de estos.

Departamento de Compras.

En este departamento esta vinculado con el departamento de calidad ya que por medio de el departamento de

compras se localiza al mejor proveedor con respecto a los productos que cuenten con la mejor la calidad, el

servicio y sobre todo el costo.

Departamento de Calidad.

Verifica el aseguramiento de la producción en cuanto a la calidad e higiene para la satisfacción del cliente.

Almacén.

En cuanto al almacén se divide en dos materias primas y productos terminados y se encarga de su correcta

ubicación y entrega asegurándose de la correcta medida preventiva de guarda y custodia de los materiales. El

inventario físico se realiza cada fin de mes.

182

1.1.11. Estados Financieros


ESTADO DE SITUACION FINANCIERA AL 31 DE OCTUBRE DE 2005

ACTIVO PASIVO

Caja y Bancos 284,159.00 Proveedores 5,238,476.00

Cuentas por Cobrar 3,812,456.00 Otras Cuentas por Pagar 288,503.96

Almacén 1,254,896.00 Impuestos por Pagar 256,124.00

Impuestos por Recuperar 548,179.00

Total Pasivo 5,783,103.96

Capital

Activo Fijo 4,896,253.00 Capital Social 1,500,000.00

Reserva Legal 168,553.00

Activos y Cargos Diferidos 184,657.00 Resultados Anteriores 356,894.00

Resultado del Ejercicio 3,172,049.04

Total Capital 5,197,496.04

Total Activo $10,980,600.00 Total Capital + Pasivo = Activo

$10,980,600.

00


ESTADO DE RESULTADOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE OCTUBRE DE 2005.

(EN MILES DE PESOS)

VENTAS 93,558,125.00

DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE VENTAS 689,524.00

VENTAS NETAS 92,868,601.00

COSTO DE VENTAS 77,717,539.96

UTILIDAD BRUTA 15,151,061.04

183

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 5,236,841.00

GASTOS DE VENTA 6,589,745.00

GASTOS FINANCIEROS 55,124.00

PRODUCTOS FINANCIEROS 158,923.00

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 3,428,274.04

ISR, PTU 256,225.00

UTILIDAD NETA $3,172,049.04


Cédula de Ventas por Año terminado

Año Ventas

2000 36,548,256.00

2001 58,895,678.00

2002 55,124,562.00

2003 65,789,256.00

2004 76,852,345.00

*2005 112,412,751.00

* Esta cifra se espera alcanzar al 31 de diciembre de 2005.

1.1.12. Estudio del Método “DAFO”.

Amenazas:

Competencia (Plastibolsa, S.A. DE C.V., Polietileno Azteca, S.A. DE C.V., Grupo Funsam, S.A. DE

C.V.).

La empresa no quiere mercancía de dudosa procedencia debido a las condiciones los consumidores

prefieren productos más económicos (chinos, coreanos o de muy mala calidad).

184

Oportunidades:

Los insumos (materias primas) llegan en óptimas condiciones y de muy buena calidad, cuenta con buena

infraestructura.

Debilidades:

La empresa ha perdido clientes por competencia masiva.

El material cambia muy constantemente en el precio sin previo aviso.

Fortalezas:

PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. se preocupa por que la materia prima sea de la más alta calidad.

Cuenta con transporte propio.

Cuenta con surtido constante.

Cuenta con gran variedad de bolsas en medidas y calibres.

1.2. Planteamiento del Problema.

De acuerdo al estudio general de la compañía y en base a un estudio y evaluación general del control interno

establecido en la empresa nos demostró que la estructura de la operación y administración que se esta

ejecutando en la organización denominada PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. tiene deficiencias en cuanto

al área de producción y almacén ya que se encontró lo siguiente:

1. En primer lugar el Director General de la empresa PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. en cuanto al acta

constitutiva es el principal accionista de la empresa, el cual es el mas preocupado por el funcionamiento de la

misma ya que por la magnitud de la entidad no tiene el conocimiento de lo que realmente esta pasando dentro

de la misma. En cuanto a que si tiene conocimiento de la empresa es por los resultados e informes que le

presenta el departamento de contabilidad. El director general menciona y enfatiza el porque existe mucha

merma o desperdicio de material al momento de fabricar las películas de polietileno.

2. De acuerdo al estudio realizado el problema fuerte de la empresa es que no existen formatos de requisición

del departamento de producción hacia el departamento de almacén de materia prima y en cuanto a la salida

del departamento de producción no existe formato alguno de salida hacia el almacén de producto terminado

esto implica y se deduce que entre estos procesos no existe control alguno, el cual nos indique si realmente la

materia prima recibida del proveedor este siendo procesada y transformada de igual manera.

185

3. Que al momento de realizar el inventario no se registra correctamente o en pocas palabras no es el

inventario real en términos monetarios al cual se esta reflejando en los estados financieros ya que no se lleva

un control analítico de las entradas y salidas del almacén tanto de materia prima como de producto terminado.

En lo que se refiere al departamento de almacén y producción en nuestro punto de vista son los más

importantes ya que es donde se reflejan la mayor cantidad de operaciones o en términos monetarios la

concentración del mayor activo de la empresa, y esto a corto plazo podría ocasionar un costo muy fuerte a la

organización.

En cuanto a los demás departamentos se pide de inmediato a la dirección general de PLASTICOS CASVID,

S.A. DE C.V. Que se estudie y evalué el control interno en los diferentes departamentos ya que también son

de vital importancia y posiblemente tengan deficiencias, para posteriormente se tomen las medidas correctivas

y preventivas que se tengan que implementar.

1.3. Implantación del Departamento de Auditoría Interna dentro de la Organización.

De acuerdo a los problemas antes mencionados la empresa PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. se ve

envuelta en auxiliarse de un departamento de auditoría interna ¿por qué?.

La continua expansión de la empresa PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V. ha añadido pesada carga a la

dirección general a la hora de mantener el control sobre operaciones extensas. El incremento en las

actividades regulares y la dispersión geográfica de ventas han puestos por si mismos serios retos al control

de la dirección. Hay que añadir además los nuevos problemas relacionados con la diversificación de

productos, la informática y otras tecnologías, el grado de complejidad alcanzado reclama una ejecución

sobresaliente en todos los niveles de dirección.

Anteriormente, la dirección podía mantener el control a través del constante contacto personal con las

operaciones de la empresa, con otros niveles de dirección hasta con los empleados individualmente. Los

problemas que van surgiendo durante el transcurso de la operación han hecho necesario delegar

responsabilidades y autoridad en numerosos niveles de supervisión. Sin embargo la responsabilidad de la

dirección no termina con esta asignación de funciones pues no puede delegar su responsabilidad general

Esto lleva a que con la delegación de responsabilidades la dirección tiene que encausar el control a través de

especialistas en este caso un departamento de auditores internos, esto es para poder mantener la vigilancia

sobre la cadena de control de dirección. Es necesario un programa sistemático de revisión y valoración para

comprobar que las responsabilidades delegadas han sido bien encausadas y que las políticas y procedimientos

establecidos se han llevado a cabo como estaban previstos. Más, aun si pudiese existir de planta un

186

departamento de auditoría interna calificado para determinar que el sistema de control ha sido el adecuado y,

a través de pruebas constantes, determinar que a resultado operativamente efectivo podría asegurarse la

integridad del control y de la información. Sin tal seguridad, la dirección podría dudar de los estados

financieros cuando se utilicen como guía para la toma de decisiones diaria. Sin tal seguridad el auditor no

puede confiar en el sistema de control interno, ano ser que incremente mucho sus evidencias y la extensión

de los procedimientos de auditoría.

El motivo por el cual también se debe implantar un departamento de auditoría interna es por lo que esta es una

serie de procesos y técnicas, a través de los cuales se da una seguridad de primera mano a la dirección

respecto a los empleados de su propia organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a: si los

controles establecidos por la dirección son mantenidos adecuada y efectivamente; si los registros e informes

(financieros, contables o de otra naturaleza) reflejan las operaciones actuales y los resultados en cada división,

departamento u otra unidad, y si estos se están llevando fuera de los planes, políticas o procedimientos de los

cuales la auditoría es responsable.

1.3.1. Alcance de la Auditoría Interna.

El alcance de la auditoría interna comprende el examen y valoración de lo adecuado y lo efectivo del sistema

del control interno de una organización, y de la calidad de ejecución al llevar acabo las responsabilidades

asignadas. El alcance de la auditoría interna incluye:

La revisión de la confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa y de los juicios

utilizados para identificar, medir, clasificar e informar de tal información.

Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento con aquellas políticas, planes y

procedimientos, leyes, regulaciones que pueden tener un impacto significativo en las operaciones e

informes y determinar si la organización los cumple.

Revisar las medidas de la salvaguarda de activos y, cuando sea apropiado, verificar la existencia de los

mismos.

Valorar la economía y eficacia con que se emplean los recursos.

Revisar las operaciones o programas para asegurar que los resultados son coherentes con los objetivos y

las metas establecidas, y que las operaciones y programas han sido llevados a cabo como estaba previsto.

Las funciones de la auditoría interna están bajo las políticas establecidas por la dirección y el consejo de

administración. El propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna debe

definirse en un documento formal por escrito, aprobado por la dirección y aprobado por el consejo. Dicho

documento debe establecer claramente el propósito del departamento de auditoría interna, especificando

el alcance no restringido de su trabajo y declarando que los auditores no tienen autoridad o

responsabilidad sobre las actividades que auditan.

187

La responsabilidad de la auditoría interna es la de servir a la organización de una manera congruente

con las normas profesionales de conducta, como las del código de ética profesional. Esta responsabilidad

incluye la coordinación de las actividades de auditoría interna con terceros, así como el mejor logro de

los objetivos de auditoría y de los objetivos de la organización.

1.3.2. Prevención y Detección de Fraudes.

El departamento de auditoría interna es verificar que el control interno sea efectivo que cualquier

irregularidad no pueda existir un tiempo prolongado sin ser detectada. Dentro de estos mismos lineamientos

los auditores internos no pueden descubrir los fraudes en su inicio, pero deben estar siempre alertas de las

posibilidades de descubrirlos. La confabulación de dos o más empleados pueden ocultar el fraude por un

tiempo, y es responsabilidad del auditor interno hacer que los controles sean tales que las desviaciones de los

procedimientos establecidos o registros llamen rápidamente la atención de los encargados ha un posible

fraude.

Con respecto a los fraudes que posiblemente se localicen es sobre todo que el sistema puede deteriorarse

respecto a su solidez fundamental si no es revisado periódicamente. El relajamiento es contagioso y si se

permite su expansión, puede convertir rápidamente cualquier principio de control en inservible. El auditor

interno enfatizara en la responsabilidad del encargado para mantener controles adecuados y actuar sin rodeos

en situaciones anormales. Debe llamarse la atención del departamento de auditoría interna por cualquier

infracción de los controles. En caso de algún fraude dentro de la organización, el departamento de auditoría

interna no es unánime en cuanto al papel del auditor. Esto depende de la organización misma. En cualquier

caso si algún auditor interno tiene sospecha de fraude, deberá notificarlo a las autoridades competentes dentro

de la organización, indicando si considera necesario futuras investigaciones o acciones. También tendrá la

obligación de seguir el caso para asegurarse de que este se ha resulto a satisfacción de la dirección y de que

en el sistema de control interno ha sido corregida cualquier deficiencia.

Por último y en consecuencia de lo ya antes mencionados existen los errores humanos el departamento de

auditoría interna deberá corregir e implementar nuevos controles que sean adecuados para detectar errores,

así como desfalcos. Se espera que el auditor descubra fallos de control y que sugiera acciones correctivas

apropiadas para limitar la posibilidad de cometer los errores tanto los errores humanos y los mas numerosos y

costosos en la industria, pues contribuyen mas al gasto o al falta de beneficio que es lo que se esta acumulando

en el desperdicio de tanto material de polietileno, y tanto los desfalcos y falsificaciones de registros.

Cuando uno en particular permanece aislado y puede no ser significativo, pero representara un modelo de

muchos errores que indicara un problema fundamental, tal como un entrenamiento pobre, una supervisión

deficiente y una mala selección, se necesitara una corrección inmediata.

188

1.3.3. Estructura del Departamento de Auditoría Interna.

El estatus del departamento de auditoría interna dependerá en gran medida de su lugar en la organización y

del respaldo que reciba. La alta dirección determina el alcance de las responsabilidades y de las políticas

básicas que gobernaran las operaciones del departamento.

La unidad de auditoría administrativa se estructura de la siguiente manera:

Director de auditoría

Encargado de auditoría

Auxiliar de auditoría (2)

Y en su caso Contador de costos especialista o ingeniero en administración industrial.

Factores que se consideraron para su estructura:

Actividad.

Tiempo de la auditoría.

Tamaño de la organización.

Quienes integran el departamento de auditoría interna

Director de Auditoría: Cristina Ojeda Sánchez.

Encargado de Auditoría: Juan Antonio Méndez Poblete.

Auxiliar: Nancy Retana Becerra.

Auxiliar: Diana Delgado León.

Funciones

Director de Auditoría Interna:

Planificación, dirección, supervisor y control de la auditoría interna en escala nacional.

Encargado de la Auditoría:

Asistir al director, controlar y llevar acabo el programa de trabajo y coordinar a los auxiliares de auditoría.

Auxiliares de Auditoría:

189

Llevar a cabo la aplicación del programa de auditoría y elaborar los papeles de trabajo. Esta bajo la

supervisión del supervisor de auditoría.

Para la realización de la distribución eficaz del personal fue necesario ejercer un criterio profesional al

escoger las alternativas que pueden afectar a una selección de personal para un encargo.

Aunque las alternativas no se prestan a una valoración precisa, se consideraron los factores siguientes:

1. Tamaño y complejidad del encargo.

2. La semejanza entre las personalidades de la organización y del personal.

3. Disponibilidad de personal.

4. Realización eficaz del encargo.

5. Continuidad y rotación periódica del personal.

6. Experiencia o conocimientos especiales necesarios.

7. Oportunidades de preparación profesional durante el trabajo.

8. Experiencia o conocimientos del personal.

9. Situaciones en las que podrían plantearse cuestiones sobre la independencia o donde podrían aparecer

conflictos de intereses.

10. Capacidad para realizar el trabajo en un plazo razonable.

11. Grado de participación del personal supervisor.

Presupuesto de remuneraciones para los empleados del Departamento de Auditoría Interna. (Un año)

PUESTO IMPORTE DURACION TOTAL

MENSUAL AUDITORÍA AUDITORÍA

Director 20,000.00 12 MESES 240,000.00

Encargado 10,000.00 12 MESES 120,000.00

Auxiliar 1 5,000.00 12 MESES 60,000.00

Auxiliar 2 5,000.00 12 MESES 60,000.00

TOTAL $480,000.00

190

1.3.4. Programa de Trabajo.

Objetivo: Es la preparación por escrito que consta generalmente de una lista o serie de listas, o al menos de

los pasos principales que se han de realizar en el transcurso del examen. Así el programa de auditoría

establece la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos del auditor, contribuye a informar a los

asistentes sobre el trabajo que se ha de realizar, ayuda a organizar y distribuir el trabajo y sirve de protección

contra posibles omisiones o duplicaciones.

Algunos factores a considerar

Las áreas sensibles que podrían dar como resultado de errores o irregularidades significativos. Se deben de

tomar los siguientes factores:

Asuntos que presenten un alto grado de juicio subjetivo inusual por parte de la dirección.

Transacciones inusuales difíciles de comprender o que llevan a cuestiones técnicas complejas

especialmente las que afectan a las partes vinculadas.

Deficiencias significativas en los controles de contabilidad internos.

La estructura de la organización y el sistema de presentación de los estados financieros y la forma en que

estos pueden afectar al alcance y enfoque de la auditoría.

Las estimaciones preliminares, de los niveles de importancia para fines de auditoría.

Las facultades y experiencia del personal encargado de desarrollar el programa de auditoría interna. Un

programa que ha de ser completado por personal sin experiencia exigirá por lo general la utilización de

términos mas sencillos e instrucciones mas detalladas y explicitas que un programa preparado para personal

con experiencia.

1.3.4.1. Programa General de Trabajo.

1. Hacer hincapié en aquellos enfoques de revisión y analíticos de auditoría que permitan conocer las normas

y procedimientos de la entidad. Esto se adquiere mediante la revisión y evaluación de los controles

internos de la organización y da como resultado una auditoría mucho más eficaz que la que se obtendría

realizando muchos trabajos detallados.

2. Realizar todos los pasos de la auditoría, en grado en que sea posible, alo largo del año, de forma que

coincidan con las actividades asociadas de la organización. Donde la existencia de un control interno eficaz

191

de la organización lo justifique en donde los inventarios, activo fijo, cuentas a cobrar y otros rubros de la

organización requieran un tiempo de auditoría considerable, entre uno y dos meses antes del termino de la

auditoría.

3. Llevar a cabo todos los procedimientos de auditoría cíclicamente, donde exista un cargo recurrente de año

en año.

4. Asignar personal joven para el trabajo de auditoría, con el fin de darles la oportunidad de aprender y

permitir que el auditor desarrolle sus capacidades de supervisión. La utilización eficaz del personal

aumenta la flexibilidad en la distribución del mismo y disminuye la cantidad de tiempo empleada de

forma improductiva.

5. Intentar maximizar la utilización del personal de la organización para preparar algunos papeles y otros

tipos de ayuda mecánica, en coherencia con las exigencias operacionales normales de este tipo de

personal.

6. Organizar el programa de forma que la revisión de los papeles de trabajo preparados por los asistentes no

queden para el final de la auditoría. El supervisor deberá proceder a la revisión de cada una de las

secciones lo más pronto posible después de su acabado para impedir que aparezcan ineficacias o una

revisión insuficiente. Entonces puede evaluarse el tiempo de los ajustes necesarios en los procedimientos

para los cambios adecuados en el programa. La realización de una revisión conjunta permite además unos

ajustes y redistribuciones de horas dentro del presupuesto de tiempo establecido. El auditor encargado

puede, planificando con cuidado las modificaciones del presupuesto tener una mayor seguridad de que,

aunque cambie el número de horas realizadas por un individuo, el tiempo total empleado presentará una

variante razonable respecto al presupuesto de un principio.

Posibles modificaciones al Programa de Auditoría.

A medida que avance la auditoría, puede ser necesario que se modifique el programa debido a los problemas

encontrados o los cambios de situación; en consecuencia, el programa de auditoría, aunque preparado con

sumo cuidado, debe considerarse siempre como provisional. El personal debe a lo largo de la auditoría,

mostrarse atento ante la eventual necesidad de modificarlo

1.3.4.2. Programa de Trabajo del Area de Inventarios.

El auditor interno tiende a estar enfocado a descubrir y dar parte de las deficiencias y logros de los controles

establecidos para su gestión.

192

El auditor interno esta muy interesado en los inventarios desde su creación en el departamento de compras

pasando por los de recepción, inspección y almacenamiento. Puede desarrollar programas de examen con el

fin de evaluar la eficacia global del funcionamiento de estos departamentos en la manipulación de

existencia.

Al realizar una revisión al área de inventarios el auditor comentara las tendencias y problemas de la empresa

con el personal financiero y operacional de la organización. Deberá estudiar de forma general el sector a que

pertenece la empresa y todos los materiales recientes sobre los progresos efectuados en las técnicas de

auditoría aplicables al mismo; obtener información sobre otras empresas del sector y hacer comparaciones.

También deberá estudiar los registros estadísticos, presupuestos e informes internos de la empresa.

Programa a corto plazo.

1. Comparar el volumen de ventas (expresado en su valor absoluto o en unidades) con el de periodos

anteriores, predicciones del departamento de ventas, informes presentados a la administración de la

organización e inclusive al mismo gobierno federal.

2. Comparar las tendencias de venta y beneficios con los valores medios del sector obtenidos de fuentes

como el consejo de administración, el director general, el contador etc.

3. Estudiar el volumen de cantidades de inventario a ventas y costo de productos vendidos para cada grupo de

productos. Compara estos resultados con los correspondientes a ejercicios anteriores.

4. Establecer una relación entre las cantidades de inventarios y la capacidad de las instalaciones de

almacenamiento y las cantidades de producción recientes y capacidad nominal de las instalaciones de

producción.

5. Comparar los datos estadísticos de los departamentos operacionales con los resultados registrados en los

registros contables.

6. Comparar la cantidad de unidades en el inventario inicial, mas las unidades adquiridas (este punto puede

verificarse en los registros de desembolsos), menos las unidades vendidas (de los registros de ventas y

beneficios de venta de desperdicios), menos una provisión (porcentaje) para perdidas en curso(normalmente

suele ser un valor conocido para la organización ) con el inventario final ( inventarios físicos ) observados

por el auditor.

193

El auditor podrá a criterio de él mismo ejecutar otros pasos de revisión analítica cuando establezca una

relación entre la razonabilidad y fiabilidad de los inventarios y las actividades de la empresa.

1.3.4.3. Programa de Trabajo del Area de Producción.

El costo de producción de cualquier producto consta de tres elementos: 1) material directo 2) mano de obra

directa, 3) gastos de fabricación. Cada uno de estos tres elementos representa una inversión significativa para

la empresa y, por lo tanto, es importante para el auditor interno examinarlos desde un punto de vista

operacional o funcional. Los conceptos operativos de que las inversiones se han optimizado y que los

elementos del costo están bien controlados, deben ser tan importantes para el auditor interno como el

concepto financiero de que los costos de producción están adecuadamente acumulados e informados.

El movimiento e integración coordinados del material, mano de obra y gastos de fabricación son

extremadamente complicados y requieren un alto grado de control. Dependiendo del tamaño de la

organización en particular, el auditor puede realizar una auditoría general incluyendo muchas de las áreas

específicas, pero si la organización es muy grande, preferir revisar cada área separadamente.

Programa a corto plazo.

1. Observación de los recuentos físicos de inventarios e inspección física de algunos de sus componentes.

2. Confirmar de las existencias propiedad de la organización en poder de terceros mediante comunicación

directa de los custodios.

3. Confirmación de los saldos en cuentas por pagar a proveedores de bienes y servicios.

4. Conciliación de los saldos y movimientos registrados en la contabilidad de la organización, con la

información obtenida de custodios de inventarios y proveedores.

5. Respaldar documentalmente lasa transacciones de compra, consumo de materias primas y materiales,

inició y terminación de procesos productivos, ventas, devoluciones y rebajas sobre compras, pagos y

anticipos a proveedores, durante los últimos días del periodo de auditoría y los primeros días del periodo

siguiente para verificar el corte correcto al último día del periodo, sin diferimiento ni adelanto en la

contabilización de las respectivas transacciones.

6. Confirmar con las instituciones financieras con que opera la empresa, los inventarios ignorados, y cuales

quiera otros gravámenes o restricciones sobre su disponibilidad.

194

7. Conciliación de las existencias inspeccionadas físicamente por el auditor y de aquellas cuyo recuento

observo, con las respectivas anotaciones en las hojas de compilaciones de inventarios; verificaciones de

extensiones y sumas.

8. Recomputo de costos unitarios de materias primas, materiales indirectos y cuotas de aplicación de mano

de obra y gastos de fabricación.

9. Respaldo documental de las clasificaciones hechas por la compañía respecto a los diversos grados de

avance de la producción en proceso y, en su caso, subemsables y componentes de fabricación interna.

10. Recomputo de las estimaciones por obsolescencia, lento movimiento y otras deducciones a inventarios,

de acuerdo con las políticas aplicadas consistentemente por la organización y determinación de su

suficiencia.

11. En su caso, recomputo de la reducción a los costos unitarios por capacidad de producción no utilizada.

1.3.4.4. Programa de Auditoría Administrativa General.

Objetivo: Verificar que se encuentren establecidas las políticas y procedimientos de la organización así como

los documentos para su aplicación.

Evaluar si la emisión de la función sujeta a auditoría es congruente con la emisión de la entidad.

Investigar si el personal conoce la misión de la organización.

Investigar los objetivos y metas del departamento de administración y evaluarlos.

Investigar si el personal de la organización tiene conocimiento de los objetivos de la función en que

participa.

Evaluar la jerarquía de esos objetivos y si se están cumpliendo.

Investigar si se aplica la administración por objetivos. Evaluar la calidad y precisión de su aplicación.

Investigar si se da seguimiento para el personal cumpla con los objetivos que le conciernen, establecidos

en los manuales.

1.3.5. Manual de Organización del Departamento de Auditoría Interna.

General.

195

Objetivos.

El manual de organización del departamento de auditoría interna, fue creado con la intención de

proporcionar una visión general del mismo en cuanto a su perfil dentro de la organización, que consiste en su

estructura y el personal que lo integra así como también nos muestra las actividades a realizar de cada uno

de los integrantes del departamento de auditoría.

Es importante que el auditor como integrante del departamento de auditoría interna tenga, conocimiento de el,

para no llegar a intervenir en actividades que no le corresponden afectando así al trabajo de los demás

auditores, lo que por consiguiente afectara a los resultados satisfactorios de la auditoría interna.

Por tal motivo será una obligación para el supervisor de auditoría estar en pleno conocimiento de él y

entregar una copia a los auxiliares de auditoría que estén a su cargo.

El departamento de auditoría interna de la empresa Plasticos Casvid, S.A. de C.V.

Somos un departamento cuyo objetivo es apoyar a PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V., a través de una

evaluación a los sistemas establecidos, a fin de asegurar el cumplimiento de políticas, planes, procedimientos

y ordenamientos legales y fiscales que puedan tener un impacto en las operaciones de la organización.

Misión.

Dentro de la organización nuestro compromiso es promover la eficiencia, eficacia y calidad en la

administración del capital de la organización, verificando el cumplimiento de las normas legales, políticas y

planes de acción establecidas, mediante el proceso de auditoría interna.

Visión.

Dentro de la organización, el área de auditoría interna ofrezca a corto plazo un servicio de calidad para

lograr aumentar la satisfacción de la administración de la empresa, con la aplicación eficaz de procesos,

incluida la mejora continua.

Nuestros Valores.

Servicio de calidad, respeto, honradez, ética, consistencia, eficacia, honestidad

196

El departamento de auditoría interna fue creado como un departamento descentralizado dentro de la

organización con el propósito de revisar o comprobar si las operaciones de la empresa se están llevando a

cabo en base a las metas, objetivos leyes o reglamentos emitidos.

El departamento estará integrado por personal capacitado para eses cargo, con la experiencia suficiente para

ocuparlo. En algunos casos podrá ser personal titulado, pasante o estudiante, dependiendo del lugar a ocupar

en el departamento.

El personal requerido no necesariamente estará conformado por contadores, ya que algunas veces se

solicitara personal de alguna otra profesión.

De acuerdo a Normas Personales de Auditoría (Requisitos y cualidades del Auditor y/o Contador Público)

Son las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter

profesional de la auditoría impone, un trabajo de este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el

auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoría y cualidades que

debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional.

El Contador Público es un profesionista y como tal, poseedor de habilidades en la técnica contable; habilidad

desarrollada con el estudio y la práctica. Como todos los profesionistas, el Contador Público debe reunir

ciertos atributos de carácter personal y técnico que lo capaciten plenamente en el ejercicio de su profesión.

Estos requisitos pueden agruparse en: requisitos morales, capacidad intelectual y requisitos técnicos.

Requisitos morales.

Atañe directamente a la conciencia e integran el cúmulo de valores intangibles que todos los individuos

tienen, que pueden y deben de ser desarrollados con particular ahínco en el caso de un profesionista como el

Contador Público.

Integridad: Es la capacidad de ser honrado, en este caso, con un sentido mas amplio al que normalmente se le

da, es decir, ser honrado en las ideas y creencias, con fuerza suficiente para afirmar lo que se piensa y

sostener la verdad por encima de todo.

Independencia de criterio: Es la capacidad para expresar juicios y opiniones imparcialmente, sin alterarnos en

sentido alguno por presiones económicas, familiares, sociales o de cualquier naturaleza.

197

El Código de Etica Profesional expedido por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos de México, hace

hincapié en este requisito y establece reglas precisas de las situaciones en las que se supone que el Contador

Público no tiene independencia de criterio, y por tanto, no puede dictaminar; por ejemplo, cuando es pariente

en línea recta del propietario o administrador de la empresa a auditar, cuando es director o propietario de la

misma empresa, etc.

Disciplina: Es este un requisito esencial del hombre con aspiraciones; es la capacidad de adaptar nuestros

deseos personales a las necesidades que nos imponen las circunstancias. Ser disciplinado es ser ordenado en

nuestra conducta, voluntarioso en el cumplimiento de nuestros propósitos y con un alto sentido de

responsabilidad hacia nuestras obligaciones.

Puntualidad: La puntualidad es signo de buena educación pero a demás es la materialización del grado de

responsabilidad con que aceptamos nuestros compromisos. Ser puntuales es no solo estar a tiempo a una cita,

si no además concluir nuestros compromisos en la fecha prometida.

Trato social y presentación apropiada: Estos requisitos se desarrollan plenamente en el trabajo mismo, el

primero se refiera a la manera de comportarse con las personas con las que se ha de tratar, tanto con el cliente,

como en la propia oficina saber ser cortés, y enérgicos al mismo tiempo, obtener servicios sin causar

molestias y en general, causar buena impresión al desarrollar su trabajo.

La presentación adecuada es el arte de llevar puesta la ropa que requieran las circunstancias, es decir: el traje

adecuado en una oficina, la ropa de trabajo en un inventario.

Capacidad intelectual.

Se refiere a las cualidades de la mente y guarda relación directa con la inteligencia; no obstante, como un

elemento indispensable de nuestro desarrollo profesional y personal, puede ser cultivada y mejora.

Se localizan en este grupo de requisitos personales siguientes:

Criterio y tacto.

Habilidad y corrección al expresarse.

Habilidad para captar y analizar los problemas.

Habilidad constructiva.

Cultura general.

Propósito continúo de estudios.

198

En este último requisito es fundamental para el desarrollo de los demás y de indiscutible necesidad; ya que

todas las profesiones están sujetas están sujetas a evolución y cambios en los que debe participar activamente

quien las ejerza, para estar en condiciones de prestar un servicio con las mejores armas de las que pueda

disponer cada día. El propósito continuo de estudios garantiza el estar al día en los conocimientos más

recientes de las técnicas contables y de administración.

Requisitos técnicos

Son las columnas centrales que soportan la calidad de profesionistas, ya que se refieren concretamente a los

conocimientos específicos necesarios para el ejercicio de una profesión. En el caso particular del contador

público son:

Conocimientos sólidos de contabilidad y auditoría.

Dominio pleno de sistemas contables y controles.

Conocimiento básico de la administración de sistemas de computo básicamente para utilizarlos con

habilidad como usuario de dichos sistemas.

Nociones de administración de negocios.

Economía y estadística.

Elementos de matemáticas aplicadas.

Otros conocimientos técnicos auxiliares.

Cabeza del Departamento.

La personalidad y experiencia de auditoría interna tendrá una influencia decisiva en la organización del

departamento. Si tiene una desarrollada capacidad para entender y calibrar el potencial de la auditoría interna,

probablemente podrá convencer a la dirección de las ventajas de un amplio abanico de actividades.

Director de Auditoría.

Función principal.

Supervisión general de toda la auditoría interna realizada dentro de la empresa. Control del sistema del

control interno, determinación del cumplimiento con las políticas y procedimientos de la empresa y con las

leyes y regulaciones y salvaguarda de activos.

199

Responsabilidad y Autoridades.

Desarrollar y mantener un programa de auditoría para todas las unidades.

Revisar y valorar la adecuada aplicación de la contabilidad, controles financieros y operativos.

Informar de los hallazgos de auditoría y sugerir medios de corrección.

Asegurar de la extensión del cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en la empresa.

Asegurase de la certeza de la información contable.

Asegurase que los activos están adecuadamente salvaguardados .

Coordinar el programa de auditoría interna con el de los auditores externos.

Contratar, entrenar y reemplazar a los miembros del personal de auditoría cuando sea necesario.

Relaciones.

Responsabilizarse ante el director general en relación con la interpretación de sus responsabilidades y

autoridades.

Supervisar el personal de auditoría, la ejecución del trabajo y todo el personal del departamento y

oficinistas.

Responsabilizarse de dar el asesoramiento requerido por los jefes de departamento y otros que tengan

que establecer y mantener un sistema efectivo de control interno.

Responsabilizarse en coordinar los esfuerzos de auditoría con los auditores externos, para tener la

máxima cobertura sin duplicaciones.

Cualidades Personales.

Grado universitario con conocimientos contables, preferible auditor titulado, con estudios subsiguientes

especiales.

Mínimo de diez años de experiencia diversa en auditoría interna y o externa, incluyendo cinco años en

una posición supervisora de auditoría.

Un alto grado de habilidad técnica y administrativa.

Habilidad demostrada para mantener una buena relación con los supervisores y otras personas cuyo

trabajo es auditado.

Habilidad para organizar efectivamente el departamento de auditoría interna y mantener una buena

moral.

Debe ser capaz de comunicarse bien oralmente y por escrito.

200

Limitaciones a su Autoridad

Políticas, objetivos, y estructura del departamento.

Presupuesto de auditoría y requerimientos de personal.

Cambios mayores en programas y planes.

Cambios de personal.

Adquisición de activos.

Obligaciones y contribuciones.

Encargado de Auditoría.

El encargado de auditoría recibirá órdenes solamente del director de auditoría interna.

Responsabilidades

Tendrá la responsabilidad de reportar el trabajo de los auditores auxiliares al director de auditoría

interna.

Deberá sustituir temporalmente al director de auditoría en caso de ausencia.

Deberá reportar al director de auditoría interna los avances de la auditoría de acuerdo al programa de

trabajo proporcionado por los auxiliares.

Informar por escrito de las designaciones pendientes al director de auditoría interna.

El encargo de auditoría tendrá la obligación de verificar que el auditor auxiliar este llevando a cabo el

plan de trabajo de auditoría

Supervisar los avances de la auditoría para evitar alguna anomalía.

Autoridad

El encargado de auditoría tendrá la autoridad sobre los auditores auxiliares.

Estará capacitado para dar instrucciones que subsanen errores o deficiencias, en algunos casos si son de

importancia deberá consultarlo con el director de auditoría interna.

Cualidades personales

Grado universitario pasante conocimientos contables, preferible Contador Público titulado.

Mínimo cinco años en una posición como supervisor de auditoría.

Un alto grado de habilidad técnica y administrativa.

201

Habilidad demostrada para mantener una buena relación con los auxiliares y otras personas cuyo

trabajo es auditado.

Habilidad para coordinar el departamento de auditoría interna.


Auditor Auxiliar

Obligaciones

Mantener el archivo de papales de trabajo al día.

Desarrollar o contribuir en la preparación del programa de auditoría interna.

Evaluar la eficiencia de los controles aplicados en cada uno de los departamentos en base al alcance que

se le de a la auditoría.

Elaborar los papeles de trabajo y dejar evidencia de los resultados obtenidos a si como de las

conclusiones a que se llego en la auditoría.

Elaborar el borrador del informe para ser revisado posteriormente por el encargado de auditoría.

Discutir con el encargado de la auditoría interna las observaciones y deficiencias encontradas en al

auditoría, así como de las recomendaciones para corregirlas.

Autoridad

Esta autorizado para dar instrucciones de corregir o subsanar, alguna operación contable ordinarias, siempre

y cuando se encuentren las recomendaciones por escrito o verbalmente por el encargado de auditoría.

Cualidades Personales

Grado universitario estudiante o técnico en contaduría conocimientos contables.

Mínimo un año en una posición auxiliar o sin experiencia en auditoría.

Conocimientos básicos de administración.

Habilidad demostrada para mantener una buena relación con personas cuyo trabajo es auditado.

Habilidad para expresarse hacia el encargadote del el departamento de auditoría interna.


1.3.6. Manual de Políticas del Departamento de Auditoría Interna.

Este manual contiene las normas de conducta del auditor interno dentro de la organización en relación con

los directivos y el personal operativo. También hace mención de las reglas generales que deberá acatar

202

dicho departamento para el mejor cumplimiento de la auditoría, como las siguientes; tiempos de entrada y

salida, relación entre compañeros de trabajo, comportamiento ante personal fuera del departamento de

auditoría interna.

Son diferentes las Normas de Actuación del auditor interno dependiendo de las personas con las que se

tenga roce las cuales pueden ser : clientes, directores, personal de la organización o personal de instituciones

públicas, es por eso el motivo de establecimiento de políticas que delimiten su relación dependiendo la

situación en que se encuentren.

Objetivo: El objetivo de este manual es normar la forma de actuar del auditor interno dentro de la

organización frente a personal directivo y personal operativo.

Políticas Generales.

1. El horario laboral es de 9:00 am. a 18:00 pm. Teniendo 10 minutos de tolerancia; y de ocupar la

tolerancia, se repondrá a la hora de salida.

2. La hora de la comida se realizará de 14:00 pm. a 15:30 pm., durante este tiempo se mantendrá cerrada la

oficina y no se tendrá acceso hasta la hora especificada.

3. La presentación del personal, será el adecuado para poder tener presencia dentro de la organización.

4. El equipo tendrá un responsable directo, el cual será el usuario de dicho equipo, y responderá por daños

ocasionados.

5. Los permisos se harán con 24 horas de anticipación.

6. Se tomarán vacaciones en periodos que no afecten las operaciones de la empresa, y no se juntarán con

los de otra persona.

7. Si hay necesidad de trabajar horas extras, estas se presentarán en formatos para autorización del director

de auditoría.

8. La relación entre los integrantes del departamento será cordial, y se evitara tener mala relación con el

resto del personal.

9. El departamento de auditoría, portará un gafete que lo acredite como miembro del departamento, donde

especifique nombre completo y el cargo que desempeña.

10. Para el nuevo personal del departamento, habrá un periodo de entrenamiento y capacitación de dos

semanas.

11. Se elaborara y registrará un plan para cada trabajo, que incluye el alcance, los objetivos y programas de

trabajo.

12. Desempeñara su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad.

13. Los objetivos de los trabajos deberán ser compatibles con los valores y las metas generales de la

organización.

203

14. El director de auditoría deberá proporcionar asesoría competente y asistencia si el personal de auditoría

interna carece de conocimientos, las aptitudes u otras competencias necesarias para llevar a cabo la

totalidad o parte del trabajo.

15. El auditor interno debe ejercer el debido cuidado profesional durante un trabajo de consultoría, teniendo

en cuenta lo siguiente: las necesidades y expectativas del cliente, incluyendo la naturaleza, oportunidad y

comunicación de los resultados del trabajo.

Políticas para Directivos y Encargados.

1. El nivel de dirección deberá tener la capacidad y entrenamiento técnico para desempeñar su función.

2. El nivel de dirección o supervisión deberá actuar conforme a las normas de auditoría y el Código de

Etica Profesional.

3. Los directivos o supervisores pertenecientes al departamento de auditoría deberá tener cuidado y

diligencia para realizar su trabajo de auditoría y con la habilidad necesaria para resolver problemas

inmediatos.

4. Al momento de delegar responsabilidades deberá existir respeto hacia sus colegas así sean de niveles

jerárquicos más bajos para no menoscabar la dignidad de la profesión sino que se enaltezca actuando con

espíritu de grupo.

5. El nivel de dirección deberá aceptar su responsabilidad personal cuando alguno del personal a su cargo

no cumpla con lo que se le encomendó.

6. El nivel directivo o de supervisión deberá ejercer supervisión directa durante la realización del trabajo

de auditoría, sin hacer responsable a alguna otra persona la cual no tiene la obligación.

7. El nivel de dirección o supervisión deberá transmitir sus conocimientos a las personas a su cargo,

inculcando las normas que regulan la profesión para la obtención de resultados satisfactorios de la

auditoría.

8. El director de auditoría deberá emitir una opinión imparcial, sin incurrir en arreglos o asuntos que no

cumplan con la moral.

9. El director deberá establecer un programa de calidad en el cual evalué a su personal cada terminación de

la auditoría. Este programa servirá para promover a su personal o cambiarlo.

Políticas para Encargados y Auxiliares.

1. Los auxiliares de auditoría deberán actuar conforme a las Normas de Auditoría y el Código de Etica

Profesional.

2. Deberán trabajar con el debido cuidado profesional y ser responsables ante su supervisor de los errores

cometidos durante su trabajo de auditoría.

204

3. En caso de observar algún mal comportamiento de su supervisor que desacredite la profesión y afecte

el trabajo de la auditoría, deberá reportarlo oportunamente.

4. No deberá incurrir en sobornos por parte del personal ajeno al departamento que los obligue a no

proporcionar una información fehaciente.

5. No deberá hacerse de amistades con personal fuera del departamento de auditoría, lo cual afectaría a la

obtención de información necesaria para el trabajo de auditoría.

1.3.7. Manual de Procedimientos del Departamento de Auditoría Interna.

Elaborado con la finalidad de guiar al personal de auditoría en la revisión de las diversas cuentas de activo,

pasivo y capital, siendo estos la unificación de criterios para obtención de resultados satisfactorios en la

auditoría financiera, operacional y administrativa lo que por consiguiente en beneficios de la propia

organización.

En términos generales los pasos a seguir en una auditoría son:

Plantación de la auditoría.

Visita a las instalaciones (Encargado, auxiliares).

Conocimiento de la organización: actividades generales.

Conocimiento de los diferentes departamentos.

Estudio y evaluación del control interno en los diferentes departamentos y áreas.

Elaboración de los reportes sobre hallazgos, y reporte por parte del director de auditoría interna hacia el

consejo de administración.

Después de platicar y exponer las notas antes mencionadas se da seguimiento a la implantación y

modificación de los controles internos autorizados.

Supervisión del trabajo de auditoría.

Obtención de resultados de los programas de auditoría.

Concentración de observaciones.

Elaboración del borrador del informe.

Revisión y corrección del borrador.

Elaboración y entrega del informe.

Papeles de Trabajo de Auditoría.

Conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su examen y la descripción

de las pruebas realizadas.

205

Importancia:

Constituye la prueba del trabajo realizado.

Fundamentan la opinión o informe que emite el auditor.

Son una fuente de aclaración o ampliación de información.

Califican la calidad y el avance de la planeación de la auditoría.

La información que deben contener:

Nombre de la entidad.

Tipo de auditoría a realizar.

Fecha en que se este efectuando la revisión.

Nombre de la cuenta.

Clave de identificación.

Firma y nombre de que lo reviso y elaboro.

Los papales de trabajo son propiedad absoluta de este profesional, por lo que la información en ellos contenida

debe quedar salvaguardada en términos de secreto profesional y responsabilidad moral hacia la entidad que se

les confió.

Procedimientos a seguir en el rubro de inventarios.

Importancia: La única partida de activo en el balance de situación de una empresa que generalmente es más

característica del negocio que las demás es la formada por los inventarios. En el caso de empresas

manufactureras, presentan problemas de gestión y contabilización muy complejos. La continuidad o fracaso

de una empresa depende del tratamiento que se de a estos problemas.

Los inventarios puede decirse que son el alma de la empresa, constituyen el centro de todo el esfuerzo

productivo y la principal fuente de ingresos. Sirven para proporcionar el efectivo necesario para pagar las

nóminas, impuestos y otros gastos de la empresa.

Recepción de material.

El impreso del parte de recepción debe ser prenumerado y tener copias para el departamento de compras

para poder efectuar el seguimiento de recepciones parciales en el caso de pedidos de compras según el

precio acordado; deben facilitar copias del mismo al grupo d auditoría de comprobantes de cuentas a pagar,

con el fin de justificar los comprobantes de desembolsos, se deben facilitar copias para revisión, para los

almacenes o para otras necesidades. Debe guardarse un acopia en el departamento de recepción, junto con

206

las demás, ordenadas numéricamente. El auditor debe visitar el departamento de almacén al comienzo de su

examen y revisar el funcionamiento del mismo como parte eficaz del control interno sobre los desembolsos e

inventarios.

El funcionamiento correcto del departamento de almacén esta a veces rodeado de problemas cuando los

agentes de ventas entreguen directamente artículos de considerable valor o cuando los expedidores pretendan

inspeccionar rápidamente y obtener la compensación del pago. Un buen procedimiento consistiría en exigir

al personal de los departamentos de compras y de inspección que devuelvan tales entregas al departamento

de recepción para que este efectué un registro y proceso de las mismas.

Alcance.

Los procedimientos que continuación se mencionan son la guía para la auditoría de inventarios de materia

prima y producto terminado en el giro de la fabricación de bolsas de plástico, sin incluir otros accesorios que

también distribuye la organización, para lo cual se mencionan procedimientos por separado.

1. Almacén de materia prima.

2. Verificar que el saldo del auxiliar de libros de contabilidad en el rubro de almacén de materias primas sea el

mismo al del inventario físico levantado al día de iniciación de la auditoría.

3. Clasificar cada materia prima utilizada para la elaboración del producto.

4. En base al inicio anterior hacer inventario físico sorpresivo para verificar que los saldos en auxiliares por

cada materia prima sea correcto.

5. Solicitar al departamento de producción información sobre mermas incurridas en la fecha de la auditoría

para conocer en cuanto afecta al almacén de materias primas.

6. Verificar contra auxiliar de compras de materias primas si las entradas que reporta el almacén de materias

primas es el adecuado.

7. Verificar que sea correcta la elaboración de las tarjetas de entrada y salida de materia prima.

8. Verificar que existan políticas adecuadas para salvaguarda de materia prima y evitar mermas indebidas.

207

Producto terminado

1. Solicitar al departamento de almacén el método utilizado para la evaluación de inventarios y verificar que

los cálculos estén correctos, para evitar multas ante el fisco.

2. Determinar el monto correcto de inventarios para el cálculo del impuesto al activo.

3. Obtener el procedimiento para la toma de inventarios o el control que se lleva a cabo para el mismo, en cual

aparezcan los siguientes datos:

Fecha de elaboración.

Persona que levanto el inventario y firma. Para la elaboración de este punto deberá estar presente el

encargado del almacén y el gerente de contabilidad y el supervisor de auditoría.

Cantidad y tipo de producto.

4. Realizar un inventario sorpresivo antes de la fecha del inventario normal y visitar las bodegas o sucursales

de la organización. Obtener una copia de este para soporte de esta revisión.

5. Al presenciar la toma de inventarios:

Verificar que se cumplan con los lineamientos establecidos en el número tres.

Hacer pruebas selectivas en números suficientes para determinar que los recuentos sean razonablemente

exactos. Las pruebas deben cubrir los distintos tipos de inventarios, así como las diferentes bodegas.

Las hojas de nuestras pruebas físicas deben contener el detalle suficiente para cotejar posteriormente con

el inventario final.

6. Para la toma de inventarios debemos considerar lo siguiente:

El saldo final del inventario anterior que sea el mismo saldo inicial para el inventario correspondiente.

Revisar las ventas del último día del inventario y cerciorarse de que no se haya incluido como existencias

de ese día.

Investigar si hay existencias en poder de la compañía o de alguna otra persona, que hubierán sido

excluidas del inventario.

Cerciorarse de que no se incluyan en los inventarios mercancías recibidas con posterioridad a la fecha del

cierre.

208

7. Obtenga las hojas de inventarios del almacén y prepare resumen de inventarios. Verifique las

operaciones aritméticas como sigue:

Verificar multiplicaciones.

Verificar sumas de las hojas de inventarios.

Comprobar los traspasos de las sumas de las hojas de inventario al resumen.

Verificar la suma del resumen.

Concilie los totales con libros.

Verificar e investigar los ajustes de libros.

Procedimientos y preguntas de auditoría.

El propósito de la auditoría es evaluar los controles sobre lo adecuado de la planificación de la inversión en el

activo y el proceso de adquisición. El auditor debe revisar una muestra de los proyectos de inversión en el

activo fijo ya terminados y verificar lo siguiente:

¿Son adecuados los procedimientos de inversión para asegurar una planificación de inversiones en activo fijo

coherente y efectiva?

¿Están las necesidades de capital adecuadamente identificadas y justificadas por los requisitos de producción,

como estaba especificado y aprobado en los planes de producción?

¿Existen controles que aseguren que cualquiera que esté implicado en el proceso de planificación utilizará las

mismas premisas, incluyendo los niveles de producción y las demandas anticipadas de mercado, y que se

comunicarán rápidamente los cambios?

¿Existen controles para estimar adecuadamente los costos de adquisición?

¿Se consideran adecuadamente las capacidades del equipo, volúmenes, rendimientos de tiempo, turnos, ciclos,

utilización, etc.?

¿Existen métodos alternativos que identifiquen y consideren cuando sea posible, los análisis comparativos de

factores relevantes, como costo de adquisición, costos operativos, efecto en los ingresos, beneficios, etc.?

¿Se evalúa la capacidad del equipo en términos de la alternativa hacer o comprar?

209

¿Se aprueban adecuadamente los proyectos y los controles de información del proyecto para evaluar el

progreso e identificar las variaciones?

¿Se capitalizan rápidamente los proyectos acabados y se amortizan de conformidad con las políticas de la

empresa?

¿Se llevan a cabo revisiones después de finalizado el proyecto para comparar los resultados reales con los

planificados?

¿Existen controles que identifiquen activos finos innecesarios para su oportuna disposición (venta,

desperdicios, etc.)?

Para evaluar la utilización y productividad del equipo, el auditor debe primero determinar:

¿Qué informes y análisis de maquinaria utilizan la dirección y si muestran su utilización y eficacia?

¿Acepta la dirección tales cifras como realistas y concluyentes?

¿Se asignan tiempos industriales estándares a los distintos trabajos y operaciones?

Estos son:

Estándares establecidos para métodos de fabricación de ingeniería.

Estándares temporales.

Estimaciones.

¿Están de acuerdo los estándares de fabricación y de ingeniería industrial con los utilizados?

¿Existe un programa activo para revisar y poner al día trabajos y operaciones con o sin tiempos estándar?

¿Cuál fue la justificación económica de la compra original de las máquinas automáticas seleccionadas para la

auditoría? ¿Se han realizado las justificaciones de compra?

El auditor usualmente encontrará que el tiempo registrado de la mano de obra directa es el factor básico para

determinar la utilización del equipo. Sin embargo, debe establecerse lo adecuado y confiable de estos registros

de tiempo.

210

Si el registro del tiempo de mano de obra directa se hace en distintos de trabajos y operaciones sin tiempo

estándar industrial establecido, existirá una falta de comparabilidad efectiva y fiable.

El operador de la máquina debe registrar su tiempo basándose en un código de mano de obra de maquinaria en

operación, pues en realidad podría estar fijando utillajes, etc., y no utilizando la máquina.

Esta situación genera distintas cuestiones:

¿Existen suficientes códigos de tiempo de mano de obra directa para cubrir cualquier situación?

¿Existen estándares industriales establecidos de tiempo para las operaciones de maquinaria?

¿Qué hace la dirección para mejorar lo adecuado y fiable del registro del tiempo?

El registro inadecuado del tiempo de mano de obra directa tiene los siguientes efectos adversos:

Afecta directamente a la utilización de maquinaria y los ratios de rendimiento.

Fuerza a los programas de producción automatizados a ajustarse manualmente.

Afecta directamente al costo unitario de las partes trabajadas.

Reduce la efectividad del informe utilizado por la dirección.

Procedimientos y preguntas de auditoría en cuanto a los gastos de fabricación.

El enfoque del auditor, al igual que el de la dirección, es determinar si los gastos de fabricación están bajo

control y si el método contable de tales costos es el mejor reflejo de los productos implicados.

Control de los gastos de fabricación.

Lo más deseable sería poder controlar los gastos de fabricación tan rígidamente como se controlan los costos

directos. Para hacer esto, estos costos deben cargarse directamente al personal que tiene responsabilidad sobre

ellos y los medios para controlarlos.

El nivel de cargo y responsabilidad depende del grado de control deseado. El mejor control de los gastos de

fabricación es aquél en el que cada empleado se siente responsable de los costos indirectos. Algunos puntos a

considerar por el auditor podrían ser:

¿Cómo se contabiliza la mano de obra no utilizada?

¿Cómo se contabiliza el tiempo de máquina no utilizada?

211

¿Cuáles son las principales cuentas de los gastos de fabricación?

¿Hasta qué punto estas cuentas se controlarían mejor a través de más subdivisiones?

¿En qué difiere un centro de costo de un departamento y para qué propósitos sirve?

En una industria de multi-productos, ¿puede existir un control razonable de los gastos de fabricación sin la

departamentalización de los costos?

¿Cómo controla la dirección los gastos de fabricación en comparación con los costos directos?

¿Cómo afecta un cambio en los procesos de producción al modelo de los gastos de fabricación?

¿Qué incentivos se han desarrollado para mejorar el rendimiento de los costos?

¿Cuál es el método utilizado para alentar el registro de las variaciones de costos en los distintos niveles de

dirección?

212

CONCLUSIONES

Con el estudio realizado en lo que respecta al grupo de auditoría, que entre varios factores es un recurso

importante para realizar una Auditoría Operacional-Administrativa. Consideramos que el Contador Público ha

adquirido un papel distintivo en el examen de los controles, procedimientos y administración de una entidad,

para la satisfacción en alguna forma donde se ven afectados con el resultado positivo de una organización.

Esta distinción la ha logrado el Contador Público mediante sus cualidades y virtudes, de las que sobresale su

capacidad técnica y profesional, su dependencia mental y el hecho de garantizar un grado de confiabilidad en

el resultado de su intervención misma que la refleja a través de su trabajo de auditoría (Informe o dictamen).

En nuestra sociedad el informe que suscribe el Contador Público además de representar una seguridad de que

se esta dando seguimiento y proponiendo otras alternativas de controles dentro de la organización nos muestra

la calidad y ética con que cuenta el auditor con respecto y apegándose a las Normas para la Práctica

Profesional de la Auditoría Interna.

Lo antes expuesto nos hace confirmar que el Contador Público es el único profesional capacitado para llevar a

cabo una Auditoría Operacional-Administrativa a una entidad económica pública y privada.

213

BIBLIOGRAFIA

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México, 1999.

www.monografias.com

www.gestiopolis.com

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